From: Liv Vibe Andersen Sent: Tue, 17 Nov 2015 14:39:37 +0100 To: ssand@assens.dk;cthyg@faaborgmidtfyn.dk;polhlu@kerteminde.dk;bn@langelandkommune.dk;man@nordfynskommune.dk;anker Boye;Lars Erik Hornemann;joj@aeroekommune.dk;figjo@assens.dk;bba@faaborgmidtfyn.dk;tij@kerteminde.dk;Stefan Birkebjerg Andersen;Erik Meldgård Bendorf;lr@aeroekommune.dk;kmu@nyborg.dk;jch@langelandkommune.dk;mvp@nordfynskommune.dk; lsv@nyborg.dk;'smh@nyborg.dk';bepou@faaborgmidtfyn.dk Cc: 'Lars-Bo Lund Johansen';Allan Krogh Filtenborg;'gic@nordfynskommune.dk';'gumar@assens.dk';jch@langelandkommune.dk;'la@aeroekommun e.dk';'anders M. Sørensen';Kirsten Pilely Pedersen;'Susanne Larsen';Mogens Bjerregaard;'smh@nyborg.dk';'pak@aeroekommune.dk';Mogens Bjerregaard;Sigurd Simmelsgaard Kristensen Subject: Formel stiftelse af Beredskab Fyn Attachments: Overdragelsesaftale.pdf, Stiftelsesdokument til underskrivelse.pdf, Vedtægter med ændringsmarkering 12.11.15.pdf Til borgmestre og kommunaldirektører i Beredskab Fyns deltagerkommuner Nu er Beredskab Fyn politisk godkendt Den 10. november 2015 godkendte kommunalbestyrelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune etableringen af Beredskab Fyn. Dermed har kommunalbestyrelserne/byrådet i alle ni deltagerkommuner godkendt Beredskab Fyn. Flere kommuner har fremsat ønsker af især beredskabsfaglig karakter til Beredskab Fyn i forbindelse med godkendelsen af det nye fælles beredskab. Disse ønsker er videresendt til Beredskab Fyn ved beredskabschef Mogens Bjerregaard. Ønskerne vil bl.a. indgå i arbejdet med den fælles risikobaserede dimensionering for Fyn og resultatet heraf forelægges for den nye beredskabskommission. Godkendelse af vedtægter og underskrift på stiftelsesdokument Parallelt med processen for den politiske godkendelse har vedtægterne for Beredskab Fyn været til godkendelse i Statsforvaltningen. Statsforvaltningen forhåndsgodkendte vedtægterne med nogle enkelte betingelser i brev dateret den 27. oktober 2015, og meddelte den endelige godkendelse i brev dateret 13. november 2015 efter, at der var foretaget de af Statsforvaltningen krævede justeringer. Statsforvaltningen nævner i godkendelsen, at de vil forelægge spørgsmålet om en stemmeberettiget medarbejderrepræsentant for Forsvarsministeriet, og vender tilbage, når de har modtaget svar fra ministeriet. Der er vedlagt en udgave af vedtægterne, hvor Statsforvaltningens krav er indføjet og markeret med gult. Der er desuden tilføjet, at Beredskab Fyn har valgt Odense Kommunes eksterne revisor, Ernst & Young som selskabets revisor. Det er sekretariatets juristers vurdering, at tilføjelserne er af administrativ karakter, og derfor ikke giver anledning til politisk tvivl. På den baggrund vurderes det, at ændringerne kan godkendes af deltagerkommunernes respektive borgmestre som en formandsafgørelse, jf. styrelseslovens 31, stk. 1,
med efterfølgende orientering til kommunalbestyrelsen/byrådet. Der skulle således ikke være behov for en ny politisk behandling. Sekretariatet skal på vegne af beredskabschef Mogens Bjerregaard i forbindelse med godkendelse af vedtægterne henlede opmærksomheden på, at myndighedsopgaven i forbindelse med fyrværkeri og sikringsrum forbliver i deltagerkommunen, mens Beredskab Fyn vil foretage det sagsforberedende arbejde (jf. 2.3 i vedtægterne). Ud over godkendelse af vedtægterne, skal deltagerkommunerne underskrive vedhæftede stiftelsesdokument. Når alle deltagerkommuner har underskrevet stiftelsesdokumentet, herunder godkendt vedtægterne, kan Beredskab Fyn formelt stiftes. Deltagerkommunernes endelige godkendelse af vedtægter samt underskrevne stiftelsesdokument bedes af hensyn til tidsplanen fremsendt til sekretariatet ved Liv Vibe Andersen (livva@odense.dk) senest den 24. november 2015. Såfremt der skulle være kommuner, der har behov for en egentlig politisk behandling af ovenstående, og som derfor ikke kan overholde den udmeldte frist, bedes den pågældende kommune hurtigst muligt orientere sekretariatet herom. Det første møde i den nye fælles beredskabskommission Det første møde i den nye fælles beredskabskommission er som bekendt planlagt til den 15. december 2015 i tilknytning til mødet i Borgmesterforum Fyn. I henhold til vedtægterne består beredskabskommissionen af de ni borgmestre, politidirektøren i politikredsen Fynsk Politi og en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager to repræsentanter fra de frivillige i redningsberedskabet som observatører. Repræsentanterne for de frivillige er udpeget, og der pågår netop nu valg af medarbejderrepræsentanten. På det første møde skal der bl.a. vælges formand for beredskabskommissionen, godkendes forretningsorden og udstedes instruktionsbeføjelse til beredskabschefen. Desuden skal overdragelsen af beredskabschefen til Beredskab Fyn formelt godkendes. Der udsendes dagsorden til mødet i beredskabskommissionen fra Beredskab Fyn, der sekretariatsbetjener kommissionen. Overdragelse af medarbejderne Efter at den politiske godkendelse af Beredskab Fyn i alle ni deltagerkommuner har fundet sted, kan overdragelsen af de berørte medarbejdere til Beredskab Fyn nu sættes i gang. Overdragelsen foretages af de respektive kommuner og koordineres af en HR-gruppe med repræsentanter fra alle kommuner. Godkendelse af overdragelsesaftale Af den udsendte sagsfremstilling til kommunernes politiske behandling fremgår det, at der skal udarbejdes en overdragelsesaftale, der indeholder en oversigt over de aftaler og principper, der i forbindelse med etableringen af selskabet indgås kommunerne imellem, og som ikke fremgår af selskabets vedtægter. Det fremgår, at overdragelsesaftalen skal lægge inden for rammerne af sagsfremstillingen. Den forvaltningsfaglige arbejdsgruppe og den administrative styregruppe indstiller vedlagte udkast til overdragelsesaftale til kommunernes tiltrædelse.
Tiltrædelse af aftalen sker ved godkendelse pr. mail til sekretariatet ved Liv Vibe Andersen (livva@odense.dk) senest den 31. december 2015. Øvrige forhold Sideløbende med ovenstående arbejdes der med følgende øvrige forhold: - Efter et udbud, hvor Svendborg og Odense bød ind, er Odense valgt som administrationskommune for Beredskab Fyn. Aftalen er indstillet af den forvaltningsfaglige arbejdsgruppe og godkendt af den administrative styregruppe. Beredskab Fyn og Odense Kommune er i fuld gang med at forberede åbningsbalance, udarbejde budget og oprette medarbejderne i lønsystem mv. - Beredskab Fyn og deltagerkommunerne er i gang med at forberede overdragelse af aktiver og aftaler til Beredskab Fyn. - Beredskab Fyn har igangsat et udbud af selskabets forsikringer. Afslutning Jeg er på Fyns vegne glad og stolt over, at vi er ved at nå i mål med etableringen Beredskab Fyn. Jeg ser frem til et godt samarbejde om beredskabet i de kommende år. På vegne af borgmester Kenneth Muhs, Nyborg Kommune Venlig hilsen Liv Vibe Andersen Konsulent, Sekretariatet for beredskabssammenlægning på Fyn Telefon: 6138 4783 Mail: livva@odense.dk
OVERDRAGELSESAFTALE Mellem Assens Kommune Faaborg-Midtfyn Kommune Kerteminde Kommune Langeland Kommune Nordfyns Kommune Nyborg Kommune Odense Kommune Svendborg Kommune Ærø Kommune Hver især benævnt Part og sammen Parterne er der indgået følgende overdragelsesaftale i forbindelse med etableringen af Beredskab Fyn (herefter benævnt "Aftalen"). 1. BAGGRUND 1.1. Som følge af Økonomiaftalen for 2015 mellem KL og regeringen hvor de nuværende 87 kommunale redningsberedskaber i Danmark skal reorganiseres i op til 20 enheder pr. 1. januar 2016, har Parterne i fællesskab bestræbt sig på at etablere Beredskab Fyn (herefter benævnt Selskabet ). 1.2. I oktober og november 2015 godkendte Parternes respektive byråd/kommunalbestyrelser samarbejdet, herunder vedtægterne indeholdende finansieringsmodel og ejerfordeling. Det af sekretariatet udarbejdede standarddagsordenspunkt, som kommunerne kunne anvende i forbindelse med vedtagelsen, er vedlagt som Bilag 1 (herefter benævnt Dagsordenspunktet ). Hver Part har dog haft adgang til at foretage individuelle justeringer i Dagsordenspunktet, hvorfor der ikke er tale om identiske dagsordenstekster for samtlige parter. 1.3. Tidspunktet for den politiske godkendelse af samarbejdet har været nødvendigt af hensyn til etableringen af selskabet, herunder særligt med henblik på varsling af virksomhedsoverdragelsen og evt. væsentlige ændringer i ansættelsesforholdet i forhold til de berørte medarbejdere. 1.4. Det fremgår af Dagsordenspunktet, at der skal udarbejdes en overdragelsesaftale, der skal indeholde en oversigt over de aftaler og principper, der i forbindelse med etableringen af Selskabet er indgået kommunerne imellem, og som ikke fremgår af Selskabets vedtægter. Det følger videre af Dagsordenspunktet, at Aftalen skal indgås inden for rammerne af Dagsordenspunktet. 2. FORMÅL 2.1. Der udarbejdes ikke en ejeraftale for samarbejdet, idet alle væsentlige forhold er søgt reguleret i vedtægterne. 2.2. Formålet med Aftalen er således at synliggøre de aftaler, der er indgået mellem Parterne, og som ikke er medtaget i vedtægterne, men som dog for størstedelens vedkommende er be- 1/4
skrevet i Dagsordenspunktet. Foruden synliggørelsen skal Aftalen tillige præcisere indholdet af sådanne aftaler. 3. IKRAFTTRÆDEN OG OPHØR 3.1. Aftalen træder i kraft, når den er tiltrådt af alle parter og er uopsigelig for Parterne. 3.2. Tiltrædelse af Aftalen sker ved godkendelse pr. mail til sekretariatet (livva@odense.dk) senest den [INDSÆT DATO] 3.3. Uanset den i pkt. 3.1. anførte uopsigelighed, er en Part dog berettiget til at opsige Aftalen i forbindelse med en udtræden af samarbejdet. En Parts udtræden af samarbejdet jf. vedtægternes regler herom betragtes således automatisk som en opsigelse af Aftalen. 4. EJERANDELE 4.1. Den indbyrdes ejerfordeling i Selskabet fremgår af vedtægternes 9.1. Ejerfordelingen er fastlagt på grundlag af Parternes nettoudgifter (korrigerede nettoregnskabstal til eget beredskab i 2014). I nettoudgifterne (korrigerede nettoregnskabstal) er medregnet omkostninger ved indtægtsgivende virksomhed og den hertil knyttede indtægt, jf. vedtægternes punkt 9.2. (Notat med beregning af ejerandelene er vedlagt som Bilag 2) 4.2. Anvendelsen af den i pkt. 4.1. anførte fordelingsnøgle er begrundet i et overordnet ønske om, at samarbejdet i udgangspunktet ikke må blive dyrere for nogen Part set i forhold til den enkelte Parts nuværende økonomiske rammer for samarbejdet. 4.3. Parterne er enige om, at der skal iværksættes en analyse af, hvilke objektive faktorer der er udgiftsdrivende for Selskabet med henblik på med virkning fra 1. januar 2019 - at indgå en aftale om at ændre fordelingsnøglen, så Parternes bidrag til Selskabet sker på baggrund af disse faktorer. 4.4. Parterne er enige om, at det overlades til den for Selskabet ansvarlige Beredskabskommission at igangsætte den i pkt. 4.3. beskrevne analyse, herunder at beslutte rammerne for analysen samt finansieringen. 4.5. Ændring af fordelingsnøglen er at betragte som en vedtægtsændring og skal derfor vedtages med det for vedtægtsændring gældende flertal, jf. vedtægternes 14.1. 2/4
5. OVERDRAGELSE AF AKTIVER 5.1. Som udgangspunkt overdrages de aktiver, der i dag anvendes af kommunernes beredskaber, herunder ejendomme, køretøjer samt øvrigt materiel til Selskabet. 5.2. Øvrige ejendomme udlånes på de i bilag 1 beskrevne præmisser. 5.3. Ærø Kommune har afhændet brandstationen i Marstal, men har i henhold til købsaftalen brugsret indtil 2017. Beredskab Fyn vurderer, hvorvidt der skal opføres en ny brandstation i Marstal som erstatning for den nuværende. Såfremt det besluttes at opføre en ny brandstation, stiller Ærø Kommune forlods provenuet på 650.000 kr. til rådighed til finansieringen. Restfinansieringen sker i henhold til fordelingsnøglen i vedtægterne. 5.4. Det følger af vedtægternes punkt 14.3 og 14.4, at en Part ved udtræden eller opløsning af samarbejdet har ret til forlods at få udbetalt et beløb svarende til værdien pr. 1. januar 2016 af de af Parten indskudte aktiver. 5.5. Uanset punkt 5.4. er Parterne enige om, at den forlods udbetaling i henhold til vedtægterne alene gælder for indskudte aktiver med en værdi, der enkeltvis overstiger 100.000 kr. 5.6. For så vidt angår småaktiver, hvis værdi ikke enkeltvis overstiger 100.000 kr., er Parterne enige om, at i tilfælde af en Parts udtræden er den pågældende Part berettiget til at udtage de aktiver, der på udtrædelsestidspunktet er lokaliseret på de beredskabsfaglige lokationer, der er placeret inden for den udtrædende Parts kommunegrænser. (Oversigt over Svendborg og Odenses indskudte småaktiver er vedlagt som Bilag 3) 5.7. Formålet med det i pkt. 5.6. anførte er, at den udtrædende Part også efter udtrædelsen skal være i stand til at opretholde et funktionsdygtigt og driftssikkert beredskab uden at skulle foretage massive nyinvesteringer. 5.8. Såfremt den i pkt. 5.6. anførte beskrevne udtagelsesret måtte have utilsigtede og/eller uhensigtsmæssige konsekvenser for enten den udtrædende Part eller de tilbageværende Parter, er Parterne enige om at søge at skabe en for alle Parter hensigtsmæssig løsning. 6. TJENESTEMÆND 6.1. De af samarbejdet berørte tjenestemænd udlånes til Selskabet, således at de fortsat er ansat hos den oprindelige arbejdsgiver, men således at den daglige instruktionsbeføjelse (ledelsesretten) bortset fra spørgsmål om disciplinære forhold og afskedigelsessager overlades til Selskabet. 6.2. Såfremt Selskabet måtte ønske at opsige en tjenestemand er Parterne enige om, at Selskabet, i henhold til de til enhver tid gældende regler herfor, skal forpligtes til at søge at tilbyde tjenestemanden en passende stilling inden for Selskabets områder. 6.3. Såfremt Selskabet ikke kan finde en anden passende stilling til den pågældende tjenestemand, forpligtes Selskabet til at afholde udgifterne til rådighedsløn i henhold til de til enhver tid gældende regler herfor. 6.4. Den enkelte Part er selv ansvarlig for - såfremt det vurderes relevant at indgå en skriftlig udlånsaftale med Selskabet, ligesom den enkelte Part selv indgår aftale om Selskabets afholdelse af eventuelle udgifter til rådighedsløn jf. pkt. 6.3. 3/4
6.5. Betalingen for den pensionsalder tjenestemændene optjener hos Selskabet fastsættes til 20,3 % af tjenestemændenes pensionsgivende løn. 7. RISIKOBASERET DIMENSIONERING 7.1. I forbindelse med etableringen af samarbejdet har Beredskabsstyrelsen krævet, at der udarbejdes en ny samlet risikobaseret dimensionering for de 9 deltagende beredskaber. De foreslåede besparelser på det afhjælpende beredskab kan først vurderes og iværksættes, når den nye dimensionering er udarbejdet, hvilket vurderes først at kunne være færdiggjort medio 2016. 7.2. På baggrund af det i pkt. 7.1. anførte er Parterne af Selskabet orienteret om, at det kan blive vanskeligt at opnå den fulde besparelse på 6 mio. kr. i 2016. Måtte det konkret vise sig at være tilfældet, er Parterne enige om, at spørgsmålet tages op i Beredskabskommissionen. 8. SAMARBEJDE 8.1. Parterne forpligter sig til at samarbejde loyalt og samvittighedsfuldt med henblik på at sikre et velkørende og driftssikkert beredskab. 8.2. Parterne anerkender, at etableringen af Selskabet er sket på baggrund af den viden, der har været tilgængelig på tidspunktet for Selskabets etablering. Såfremt der på et senere tidspunkt måtte opstå udfordringer som følge af (a) forhold der ikke tidligere har været kendt, (b) aftaler der er indgået under urigtige forudsætninger, eller (c) i øvrigt uhensigtsmæssige/utilsigtede konsekvenser af de ved etableringen indgåede aftaler, er Parterne indstillet på at søge disse udfordringer løst med en for alle Parter, samt Selskabet, acceptabel løsning. BILAG: Bilag 1: Sekretariatets dagsordenspunkt med tilhørende bilag 1-5 Bilag 2: Notat af 22. september 2015 fra EY, Gennemgang af økonomiske data Bilag 3: Oversigt over Parternes småaktiver 4/4
Stiftelsesdokument Undertegnede deltagerkommuner: Assens Kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Odense Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune har dags dato indgået en aftale om et fælles beredskab i form af stiftelse af interessentskabet Beredskab Fyn på følgende vilkår. 1. Stiftelsen af Beredskab Fyn sker i henhold til 60 i den kommunale styrelseslov og 10 i beredskabsloven. 2. Stiftelsen sker på grundlag af nedenstående vedtægter. 3. I forlængelse af stiftelsen indskyder hver deltagerkommune per 1.1.2016 vederlagsfrit sit hidtidige beredskab til Beredskab Fyn i henhold til særskilte overdragelsesaftaler. 4. Beredskab Fyn træder i virksomhed den 1.1.2016. 5. Stiftelsen er betinget af Statsforvaltningens endelige godkendelse. Vedtægter for Beredskab Fyn 1. Navn, hjemsted og retligt grundlag 1.1. Fællesskabets navn er Beredskab Fyn. 1.2. Fællesskabets hjemsted er Odense. 1.3. Fællesskabet er et kommunalt fællesskab (interessentskab) og er en selvstændig juridisk enhed omfattet af 60 i den kommunale styrelseslov. 1.4. Fællesskabet er etableret ved en sammenlægning af de kommunale beredskaber i Assens Kom- mune, Faaborg-Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Odense Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune (i det føl- Vers. 11.11.2015. 30840-0006 HHB/dm
gende tillige kaldet Deltagerkommunerne) og i øvrigt i henhold til Økonomiaftalen for 2015 mellem Kommunernes Landsforening og regeringen. 1.5. Ved etableringen af Fællesskabet overtager Fællesskabet de opgaver, der er anført i pkt. 2 og Deltagerkommunerne afgiver deres beføjelser på de i pkt. 2.1.angivne opgaveområder, herunder i henhold til beredskabslovens kapitel 4, til Fællesskabet. 2. Fællesskabet opgavevaretagelse 2.1. Fællesskabet virksomhed omfatter primært Deltagerkommunernes samlede opgavevaretagelse i henhold til beredskabsloven 12 15 og 34 37 og hertil knyttet myndighedsudøvelse. Fællesskabet varetager som et led her i anlægsopgaver, der tjener beredskabsmæssige formål, herunder anlægsplaner, bygge- og anlægsarbejder, anskaffelse af materiel, udrustning, inventar m.m. 2.2. Fællesskabet varetager desuden andre aktiviteter, som Fællesskabet kan udføre i henhold til den skrevne lovgivning eller kommunalfuldmagten. 2.3. Endelig varetager Fællesskabet opgaver omfattet af lov om fyrværkeri og beskyttelsesrum. 2.4. Vedhæftede bilag 1 oplister de fremtidige opgavetyper for Fællesskabet omfattet af pkt. 2.1., 2.2. og 2.3. og herunder opgaver, der løses mod vederlag. 2.5. Fællesskabet kan i overensstemmelse med gældende regler indgå samarbejdsaftaler med andre kommunale fællesskaber, andre kommuner eller private samt oprette eller deltage i selskaber til varetagelse af opgaver, der ligger indenfor Fællesskabet område jf. pkt. 2.1. 2.3. Fællesskabet indgåelse af sådanne samarbejdsaftaler eller deltagelse i selskaber, som omtalt i denne bestemmelse, hvorved der sker indskrænkning i Fællesskabet beføjelser, kræver efter kommunestyrelseslovens 60 godkendelse af Deltagerkommunernes byråd og af tilsynsmyndigheden. 3. Fællesskabet ledelse 3.1. Fællesskabet overordnede ledelse og styrende organ udgøres af en Fælles Beredskabskommission (Beredskabskommissionen) i overensstemmelse med beredskabslovens 10 stk. 2. 3.2. Den fælles Beredskabskommission består af de 9 borgmestre i Deltagerkommunerne, af politidirektøren i politikredsen Fyns Politi og af en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager to repræsentanter, der udpeges efter indstilling fra de frivillige i redningsberedskabet, som observatører på Beredskabskommissionens møder. 3.3. Beredskabskommissionen vælger selv sin formand blandt de deltagende borgmestre. 2
3.4. Beredskabskommissionens medlemmer, bortset fra politidirektøren, sidder for 4 år ad gangen og repræsentanterne for de frivillige udpeges tilsvarende for 4 år. Perioden følger den kommunale valgperiode. 3.5. Beredskabskommission ansætter en beredskabschef, der i samarbejde med Beredskabskommissi- onen sikrer varetagelsen af de opgaver, der er anført i pkt. 2. 3.6. Beredskabschefen, der varetager Fællesskabet daglige ledelse, er underlagt Beredskabskommissionens instruktionsbeføjelse og skal følge dennes generelle anvisninger, herunder med hensyn til budget- og økonomiansvar. Beredskabschefen refererer i det daglige til Beredskabskommissionens formand. 3.7. Beredskabschefen foretager ansættelser og afskedigelser af Fællesskabet medarbejdere. 3.8. Beredskabschefen kan kun udøve myndighedsudøvelse efter konkret bemyndigelse fra Bered- skabskommissionen. 4. Tegningsregel 4.1. Fællesskabet tegnes af 2 medlemmer af Beredskabskommissionen i forening eller af et medlem af Beredskabskommissionen i forening med beredskabschefen. Beredskabschefen kan dog tegne selskabet i anliggender, der ligger indenfor dennes stillingsfuldmagt. 5. Møder og Beslutninger i Beredskabskommissionen 5.1. Beredskabskommissionen udøver sin virksomhed i møder, der forberedes og indkaldes af formanden. På det første møde i et kalenderår fastlægger Beredskabskommissionen antallet og tidspunkterne for afholdelse af møder til og med det første møde i det følgende kalenderår. Ekstraordinært møde i Beredskabskommissionen skal afholdes senest 4 uger efter det er begæret af formanden eller af en tredjedel af Beredskabskommissionens medlemmer. 5.2. De i Beredskabskommissionen trufne beslutninger er bindende for Deltagerkommunerne, herun- der med hensyn til betaling af bidrag jf. pkt. 10 og 11. 5.3. Beredskabskommissionen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af Beredskabskommissio- nens medlemmer er til stede. 5.4. Hvert medlem af Beredskabskommissionen har én stemme. Medmindre andet fremgår af pkt. 5.5. træffes alle beslutninger med simpelt stemmeflertal. 3
5.5. Følgende beslutninger kræver tilslutning fra 2/3 af samtlige borgmestre i Beredskabskommissionen. Såfremt en beslutning omfattet af nedennævnte pkt. C medfører, at en Deltagerkommunes låneramme vil blive overskredet, har denne Deltagerkommune vetoret mod beslutningen og det uanset overskridelsen kan afværges ved deponering jf. lånebekendtgørelsens 6. A. Vedtagelse af årsbudget, der medfører forhøjelser, ud over almindelig prisregulering, af det bidrag Deltagerkommunerne skal betale til Fællesskabet. B. Beslutning om optagelse af nye interessenter i Fællesskabet. C. Beslutning om optagelse af lån, herunder indgåelse af finansielle leasingaftaler, der vil påvirke Deltagerkommunernes låneramme. D. Beslutninger der medfører væsentlige organisatoriske ændringer. E. Beslutning om opløsning af Fællesskabet. 5.6. Beredskabskommissionens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. 5.7. Beredskabskommissionen skal vedtage en forretningsorden, hvorved der fastsættes nærmere bestemmelser om udførelsen af Beredskabskommissionens hverv. 6. Opgaver for Beredskabskommissionen 6.1. Beredskabskommissionen er pligtig at sikre varetagelsen af Fællesskabet opgaver jf. pkt. 2. og herunder opgaver, der i øvrigt i henhold til lovgivningen pålægges landets beredskaber. 7. Beredskabsplaner 7.1. Hver af de Deltagende Kommuners kommunalbestyrelser skal i henhold til beredskabslovens 25 udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal vedtages af de respektive kommunalbestyrelser i et møde. 7.2. Beredskabsplanen for hver enkelt kommune udarbejdes på initiativ af beredskabschefen og koor- dineres med kommunernes kommunaldirektører. 8. Administration, m.v. 4
8.1. Fællesskabet etablerer egen administration. Administrationen er regnskabsførende for Fællesska- bet og varetager alle administrative opgaver for Fællesskabet og bistår Beredskabschefen i dennes daglige virke. Endvidere virker administrationen som sekretariat for Beredskabskommissionen. 8.2. Administrationen kan efter behov og til løsning af sine opgaver jf. pkt. 8.1., købe ydelser hos tredjemand, herunder hos en eller flere af Deltagerkommunerne. Indkøb sker under pligtig hensyntagen til gældende udbudsregler og lov 548 om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. 9. Ejerandele 9.1. De enkelte Deltagerkommuner ejer hver en ideel andel af Fællesskabet som følger. Assens Kommune, 9,03 % Faaborg-Midtfyn Kommune, 9,69 % Kerteminde Kommune, 6,35 % Langeland kommune, 4,88 % Nordfyns Kommune, 8,74 % Nyborg Kommune, 8,89 % Odense Kommune, 39,31 % Svendborg Kommune, 10,36 % Ærø Kommune, 2,75 % 9.2. Ejerandelene er fastlagt på grundlag af Deltagerkommunernes nettoudgifter (korrigere nettoregn- skabstal) til eget beredskab i 2014. I nettoudgifterne (korrigerede nettoregnskabstal) er medregnet omkostningerne ved indtægtsgivende virksomhed og den hertil knyttede indtægt. 10. Udgiftsfordeling 10.1. Alle udgifter til løsning af Fællesskabet opgaver afholdes inden for Fællesskabet budget. 10.2. Deltagerkommunerne betaler et årligt bidrag til Fællesskabet. Bidraget fastsættes i forhold til ejerandele. 10.3. Bidraget betales helårligt forud primo januar. 11. Budgetkompetencen og godkendelsesproceduren 11.1. Beredskabskommissionen udarbejder hvert år inden 1. juni forslag til budget og flerårige budget- overslag for Fællesskabet virksomhed. Budgetforslaget fremsendes til Deltagerkommunerne senest 15. juni. 5
11.2. Deltagerkommunerne er pligtige at meddele Beredskabskommissionen alle relevante oplysninger til brug for budgetternes udarbejdelse. 11.3. Budgettet godkendes af Beredskabskommissionen. 12. Regnskabs- og revisionsregler 12.1. Beredskabskommissionen udarbejder for hvert kalenderår et årsregnskab for Fællesskabet virk- somhed med ledelsesberetning, resultatopgørelse og balance. 12.2. Regnskabet revideres af Odense Kommunes eksterne revision. Beredskabskommissionen kan med Statsforvaltningens samtykke afskedige revisor og antage en anden revisor. 12.3. Det reviderede regnskab skal være udarbejdet og godkendt af Beredskabskommissionen senest den 1. april i det følgende regnskabsår. Beredskabskommissionen træffer afgørelser med hensyn til fremkomne revisionsbemærkninger og disse afgørelser indsendes til Statsforvaltningen sammen med regnskabet, alt i henhold til 57 i den kommunale styrelseslov. 13. Hæftelse 13.1. Deltagerkommunerne hæfter solidarisk og ubegrænset for Fællesskabet forpligtelser overfor tred- jemand. 13.2. Indbyrdes fordeles hæftelsen i forhold til udgiftsfordelingen i pkt. 10.2. 14. Procedure ved ændringer i eller opsigelse af aftalen samt ved opløsning 14.1. Ændringer i nærværende vedtægt skal godkendes af hvert enkelt byråd i Deltagerkommunerne. 14.2. En Deltagerkommune kan opsige sin deltagelse i Fællesskabet med 12 måneders varsel til et ka- lenderårs udløb. Opsigelse kan dog tidligst ske den 31.12.2020 til udtræden den 31.12.2021. 14.3. Ved en Deltagerkommunes udtræden af Fællesskabet har den udtrædende Deltagerkommune en ret til forlods at få udbetalt et beløb svarende til værdien pr. 1. januar 2016 af det indskud vedkommende præsterede ved etableringen af Fællesskabet. Der laves en udtrædelsesbalance, hvor alle Deltagerkommunerne tilsvarende forlods krediteres værdien af deres indskud pr. 1. januar 2016 (bogføres som gæld i udtrædelsesbalancen). Den herefter værende restegenkapital positiv eller negativ fordeles mellem Deltagerkommunerne (inklusiv den udtrædende Deltagerkommune) i forhold til deres ejerandele. Er restegenkapitalen negativ, skal den udtrædende Deltagerkommune indbetale sin del til Fællesskabet med et varsel på 14 dage. Er restegenkapitalen positiv 6
skal den udtrædende Deltagerkommune have udbetalt sin del fra Fællesskabet med et varsel på 14 dage 14.4. Ved opløsning af Fællesskabet har hver Deltagerkommune en ret til forlods at få udbetalt et beløb svarende til værdien pr. 1. januar 2016 af det indskud vedkommende præsterede ved etableringen af Fællesskabet. Den herefter værende restegenkapital positiv eller negativ fordeles mellem Deltagerkommunerne i forhold til deres ejerandele. Er restegenkapitalen negativ, skal hver Deltagerkommune indbetale sin del til Fællesskabet med et varsel på 14 dage. Er restegenkapitalen positiv udbetales hver Deltagerkommunes del hurtigst muligt. 14.5. Såfremt der, uden for tilfælde af opløsning, som følge af en eller flere Deltagerkommuners udtræden må forudses uforholdsmæssige store byrder for de resterende Deltagerkommuner, herunder som følge af overkapacitet, strandede omkostninger etc., skal der i forbindelse med opgørelsen af egenkapitalen tages skyldig hensyn hertil og afsættes de fornødne beløb til en passende afdækning af disse byrder. 15. Tvisteløsning 15.1. Enhver tvist, der ikke løses ved forhandling eller i det administrative klagesystem, afgøres ved domstolene. Som deltagerkommuner: For Assens Kommune Assens den For Faaborg-Midtfyn Kommune Ringe den For Kerteminde Kommune Kerteminde den 7
For Langeland Kommune Rudkøbing den For Nordfyns Kommune Bogense den For Nyborg Kommune Nyborg den For Odense Kommune Odense den For Svendborg Kommune Svendborg den For Ærø Kommune Ærøskøbing den Godkendt af Statsforvaltningen den 8
Stiftelsesdokument Undertegnede deltagerkommuner: Assens Kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Odense Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune har dags dato indgået en aftale om et fælles beredskab i form af stiftelse af interessentskabet Beredskab Fyn på følgende vilkår. 1. Stiftelsen af Beredskab Fyn sker i henhold til 60 i den kommunale styrelseslov og 10 i beredskabsloven. 2. Stiftelsen sker på grundlag af nedenstående vedtægter. 3. I forlængelse af stiftelsen indskyder hver deltagerkommune per 1.1.2016 vederlagsfrit sit hidtidige beredskab til Beredskab Fyn i henhold til særskilte overdragelsesaftaler. 4. Beredskabs Fyn træder i virksomhed den 1.1.2016. 5. [eventuelt; stiftelsen er betinget af Statsforvaltningens endelige godkendelse] [Gule markeringer vedrører ændringer til opfyldelse af krav i Statsforvaltningens brev af 27.10.2015 Herudover er der i pkt. 12.2. indsat Odense vedrørende eksterne revisor.] Vedtægter for Beredskab Fyn 1. Navn, hjemsted og retligt grundlag 1.1. Fællesskabets navn er Beredskab Fyn. 1.2. Fællesskabets hjemsted er Odense. 1.3. Fællesskabets er et kommunalt fællesskab (interessentskab) og er en selvstændig juridisk enhed omfattet af 60 i den kommunale styrelseslov. Vers. 6.11.2015. 30840-0006 HHB/dm
1.4. Fællesskabet er etableret ved en sammenlægning af de kommunale beredskaber i Assens Kommune, Faaborg-Midtfyn Kommune, Kerteminde Kommune, Langeland Kommune, Nordfyns Kommune, Nyborg Kommune, Odense Kommune, Svendborg Kommune og Ærø Kommune (i det følgende tillige kaldet Deltagerkommunerne) og i øvrigt i henhold til Økonomiaftalen for 2015 mellem Kommunernes Landsforening og regeringen. 1.5. Ved etableringen af Fællesskabet overtager Fællesskabet de opgaver, der er anført i pkt. 2 og Deltagerkommunerne afgiver deres beføjelser på de i pkt. 2.1.angivne opgaveområder, herunder i henhold til beredskabslovens kapitel 4, til Fællesskabet. 2. Fællesskabet opgavevaretagelse 2.1. Fællesskabet virksomhed omfatter primært Deltagerkommunernes samlede opgavevaretagelse i henhold til beredskabsloven 12 15 og 34 37 og hertil knyttet myndighedsudøvelse. Fællesskabet varetager som et led her i anlægsopgaver, der tjener beredskabsmæssige formål, herunder anlægsplaner, bygge- og anlægsarbejder, anskaffelse af materiel, udrustning, inventar m.m. 2.2. Fællesskabet varetager desuden andre aktiviteter, som Fællesskabet kan udføre i henhold til den skrevne lovgivning eller kommunalfuldmagten. 2.3. Endelig varetager Fællesskabet opgaver omfattet af lov om fyrværkeri og beskyttelsesrum. 2.4. Vedhæftede bilag 1 oplister de fremtidige opgavetyper for Fællesskabet omfattet af pkt. 2.1., 2.2. og 2.3. og herunder opgaver, der løses mod vederlag. 2.5. Fællesskabet kan i overensstemmelse med gældende regler indgå samarbejdsaftaler med andre kommunale fællesskaber, andre kommuner eller private samt oprette eller deltage i selskaber til varetagelse af opgaver, der ligger indenfor Fællesskabet område jf. pkt. 2.1. 2.3. Fællesskabet indgåelse af sådanne samarbejdsaftaler eller deltagelse i selskaber som omtalt i denne bestemmelse hvorved der sker indskrænkning i Fællesskabet beføjelser, kræver efter kommunestyrelseslovens 60 godkendelse af Deltagerkommunernes byråd og af tilsynsmyndigheden. 3. Fællesskabet ledelse 3.1. Fællesskabet overordnede ledelse og styrende organ udgøres af en Fælles Beredskabskommission (Beredskabskommissionen) i overensstemmelse med beredskabslovens 10 stk. 2. 3.2. Den fælles Beredskabskommission består af de 9 borgmestre i Deltagerkommunerne, af politidirektøren i politikredsen Fyns Politi og af en medarbejderrepræsentant. Herudover deltager to repræsentanter, der udpeges efter indstilling fra de frivillige i redningsberedskabet, som observatører på Beredskabskommissionens møder. 2
3.3. Beredskabskommissionen vælger selv sin formand blandt de deltagende borgmestre. 3.4. Beredskabskommissionens medlemmer, bortset fra politidirektøren, sidder for 4 år ad gangen og repræsentanterne for de frivillige udpeges tilsvarende for 4 år. Perioden følger den kommunale valgperiode. 3.5. Beredskabskommission ansætter en beredskabschef, der i samarbejde med Beredskabskommissi- onen sikrer varetagelsen af de opgaver, der er anført i pkt. 2. 3.6. Beredskabschefen, der varetager Fællesskabet daglige ledelse, er underlagt Beredskabskommissionens instruktionsbeføjelse og skal følge dennes generelle anvisninger, herunder med hensyn til budget- og økonomiansvar. Beredskabschefen refererer i det daglige til Beredskabskommissionens formand. 3.7. Beredskabschefen foretager ansættelser og afskedigelser af Fællesskabet medarbejdere. 3.8. Beredskabschefen kan kun udøve myndighedsudøvelse efter konkret bemyndigelse fra Bered- skabskommissionen. 4. Tegningsregel 4.1. Fællesskabet tegnes af 2 medlemmer af beredskabskommissionen i forening eller af et medlem af Beredskabskommissionen i forening med beredskabschefen. Beredskabschefen kan dog tegne selskabet i anliggender, der ligger indenfor dennes stillingsfuldmagt. 5. Møder og Beslutninger i Beredskabskommissionen 5.1. Beredskabskommissionen udøver sin virksomhed i møder, der forberedes og indkaldes af formanden. På det første møde i et kalenderår fastlægger Beredskabskommissionen antallet og tidspunkterne for afholdelse af møder til og med det første møde i det følgende kalenderår. Ekstraordinært møde i Beredskabskommissionen skal afholdes senest 4 uger efter det er begæret af formanden eller af en tredjedel af beredskabsmedlemmerne. 5.2. De i Beredskabskommissionen trufne beslutninger er bindende for Deltagerkommunerne, herun- der med hensyn til betaling af bidrag jf. pkt. 10 og 11. 5.3. Beredskabskommissionen er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af Beredskabskommissio- nens medlemmer er til stede. 5.4. Hvert medlem af Beredskabskommissionen har en stemme. Medmindre andet fremgår af pkt. 5.5. træffes alle beslutninger med simpelt stemmeflertal. 3
5.5. Følgende beslutninger kræver tilslutning fra 2/3 af samtlige borgmestre i Beredskabskommissionen. Såfremt en beslutning omfattet af nedennævnte pkt. C medfører, at en Deltagerkommunes låneramme vil blive overskredet, har denne Deltagerkommune vetoret mod beslutningen og det uanset overskridelsen kan afværges ved deponering jf. lånebekendtgørelsens 6. A. Vedtagelse af årsbudget, der medfører forhøjelser, ud over almindelig prisregulering, af det bidrag Deltagerkommunerne skal betale til Fællesskabet. B. Beslutning om optagelse af nye interessenter i Fællesskabet. C. Beslutning om optagelse af lån, herunder indgåelse af finansielle leasingaftaler, der vil påvirke Deltagerkommunernes låneramme. D. Beslutninger der medfører væsentlige organisatoriske ændringer. E. Beslutning om opløsning af Fællesskabet. 5.6. Beredskabskommissionens beslutninger skal indføres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer, der har deltaget i mødet. 5.7. Beredskabskommissionen skal vedtage en forretningsorden, hvorved der fastsættes nærmere bestemmelser om udførelsen af Beredskabskommissionens hverv. 6. Opgaver for Beredskabskommissionen 6.1. Beredskabskommissionen er pligtig at sikre varetagelsen af Fællesskabet opgaver jf. pkt. 2. og herunder opgaver, der i øvrigt i henhold til lovgivningen pålægges landets beredskaber. 7. Beredskabsplaner 7.1. Hver af de Deltagende Kommuners kommunalbestyrelser skal i henhold til beredskabslovens 25 udarbejde en samlet plan for kommunens beredskab. Planen skal vedtages af de respektive kommunalbestyrelser i et møde. 7.2. Beredskabsplanen for hver enkelt kommune udarbejdes på initiativ af beredskabschefen og koor- dineres med kommunernes kommunaldirektører. 8. Administration, m.v. 4
8.1. Fællesskabet etablerer egen administration. Administrationen er regnskabsførende for Fællesska- bet og varetager alle administrative opgaver for Fællesskabet og bistår Beredskabschefen i dennes daglige virke. Endvidere virker administrationen som sekretariat for Beredskabskommissionen. 8.2. Administrationen kan efter behov og til løsning af sine opgaver jf. pkt. 8.1., købe ydelser hos tredjemand, herunder hos en eller flere af Deltagerkommunerne. Indkøb sker under pligtig hensyntagen til gældende udbudsregler og lov 548 om kommuners udførelse af opgaver for andre offentlige myndigheder. 9. Ejerandele 9.1. De enkelte Deltagerkommuner ejer hver en ideel andel af Fællesskabet som følger. Assens Kommune, 9,03 % Faaborg-Midtfyn Kommune, 9,69 % Kerteminde Kommune, 6,35 % Langeland kommune, 4,88 % Nordfyns Kommune, 8,74 % Nyborg Kommune, 8,89 % Odense Kommune, 39,31 % Svendborg Kommune, 10,36 % Ærø Kommune, 2,75 % 9.2. Ejerandelene er fastlagt på grundlag af Deltagerkommunernes nettoudgifter (korrigere nettoregn- skabstal) til eget beredskab i 2014. I nettoudgifterne (korrigerede nettoregnskabstal) er medregnet omkostningerne ved indtægtsgivende virksomhed og den hertil knyttede indtægt. 10. Udgiftsfordeling 10.1. Alle udgifter til løsning af Fællesskabet opgaver afholdes inden for Fællesskabet budget. 10.2. Deltagerkommunerne betaler et årligt bidrag til Fællesskabet. Bidraget fastsættes i forhold til ejerandele. 10.3. Bidraget betales helårligt forud primo januar. 11. Budgetkompetencen og godkendelsesproceduren 11.1. Beredskabskommissionen udarbejder hvert år inden 1. juni forslag til budget og flerårige budget- overslag for Fællesskabet virksomhed. Budgetforslaget fremsendes til Deltagerkommunerne senest 15. juni. 5
11.2. Deltagerkommunerne er pligtige at meddele Beredskabskommissionen alle relevante oplysninger til brug for budgetternes udarbejdelse. 11.3. Budgettet godkendes af Beredskabskommissionen. 12. Regnskabs- og revisionsregler 12.1. Beredskabskommissionen udarbejder hvert kalenderår et årsregnskab for Fællesskabet virksom- hed med ledelsesberetning, resultatopgørelse og balance. 12.2. Regnskabet revideres af Odense Kommunes eksterne revision. Beredskabskommissionen kan med Statsforvaltningens samtykke afskedige revisor og antage en anden revisor. 12.3. Det reviderede regnskab skal være udarbejdet og godkendt af Beredskabskommissionen senest den 1. april i det følgende regnskabsår. Beredskabskommissionen træffer afgørelser med hensyn til fremkomne revisionsbemærkninger og disse afgørelser indsendes til Statsforvaltningen sammen med regnskabet, alt i henhold til 57 i den kommunale styrelseslov. 13. Hæftelse 13.1. Deltagerkommunerne hæfter solidarisk og ubegrænset for Fællesskabet forpligtelser overfor tred- jemand. 13.2. Indbyrdes fordeles hæftelsen i forhold til udgiftsfordelingen i pkt. 10.2. 14. Procedure ved ændringer i eller opsigelse af aftalen samt ved opløsning 14.1. Ændringer i nærværende vedtægt skal godkendes af hvert enkelt byråd i Deltagerkommunerne. 14.2. En Deltagerkommune kan opsige sin deltagelse i Fællesskabet med 12 måneders varsel til et ka- lenderårs udløb. Opsigelse kan dog tidligst ske den 31.12.2020 til udtræden den 31.12.2021. 14.3. Ved en Deltagerkommunes udtræden af Fællesskabet har den udtrædende Deltagerkommune en ret til forlods at få udbetalt et beløb svarende til værdien pr. 1. januar 2016 af det indskud vedkommende præsterede ved etableringen af Fællesskabet. Der laves en udtrædelsesbalance, hvor alle Deltagerkommunerne tilsvarende forlods krediteres værdien af deres indskud pr. 1. januar 2016 (bogføres som gæld i udtrædelsesbalancen). Den herefter værende restegenkapital positiv eller negativ fordeles mellem Deltagerkommunerne (inklusiv den udtrædende Deltagerkommune) i forhold til deres ejerandele. Er restegenkapitalen negativ, skal den udtrædende Deltagerkommune indbetale sin del til Fællesskabet med et varsel på 14 dage. Er restegenkapitalen positiv 6
skal den udtrædende Deltagerkommune have udbetalt sin del fra Fællesskabet med et varsel på 14 dage 14.4. Ved opløsning af Fællesskabet har hver Deltagerkommune en ret til forlods at få udbetalt et beløb svarende til værdien pr. 1. januar 2016 af det indskud vedkommende præsterede ved etableringen af Fællesskabet. Den herefter værende restegenkapital positiv eller negativ fordeles mellem Deltagerkommunerne i forhold til deres ejerandele. Er restegenkapitalen negativ, skal hver Deltagerkommune indbetale sin del til Fællesskabet med et varsel på 14 dage. Er restegenkapitalen positiv udbetales hver Deltagerkommunes del hurtigst muligt. 14.5. Såfremt der, uden for tilfælde af opløsning, som følge af en eller flere Deltagerkommuners udtræden må forudses uforholdsmæssige store byrder for de resterende Deltagerkommuner, herunder som følge af overkapacitet, strandede omkostninger etc., skal der i forbindelse med opgørelsen af egenkapitalen tages skyldig hensyn hertil og afsættes de fornødne beløb til en passende afdækning af disse byrder. 15. Tvisteløsning 15.1. Enhver tvist, der ikke løses ved forhandling eller i det administrative klagesystem, afgøres ved domstolene. Som deltagerkommuner: For Assens Kommune Assens den For Faaborg-Midtfyn Kommune Ringe den For Kerteminde Kommune Kerteminde den 7
For Langeland Kommune Rudkøbing den For Nordfyns Kommune Bogense den For Nyborg Kommune Nyborg den For Odense Kommune Odense den For Svendborg Kommune Svendborg den For Ærø Kommune Assens den Godkendt af Statsforvaltningen den 8