Kollegianersamfundet på OTTO MØNSTEDS KOLLEGIUM Halvårlig rapport september 2014 februar 2015
Indhold Erklæringer... 3 Ledelsespåtegning... 3 Revisorerklæring... 4 Ledelsesberetning... 5 Kollegianersamfundets oplysninger... 5 Beretning... 6 Regnskab og budget 1.september 2014 28. februar 2015... 7 Anvendt regnskabspraksis... 7 Resultatopgørelse... 8 Balance... 9 Tabeller og noter... 10 Side 2 af 15
Ledelsesberetning Kollegianersamfundets oplysninger Otto Mønsteds Kollegium Rektorparken 1 2450 København SV Telefon: 30 38 96 30 Hjemmeside: www.omk.dk E-mail: formandskabet@omk.dk Etableret: 6. februar 1956 CVR-nummer: 33186843 Hjemsted: København Regnskabsår: 1. september 2014 28. februar 2015 Daglig ledelse Liv Birkemose Hans Prytz Henriksen Ida Vægter Rasmussen Bogholdere Sebastian Hoelgaard Maria Smed Sahlholdt Side 5 af 15
Ledelsesberetning Beretning Aktivitet Kollegianersamfundets aktiviteter består i at varetage kollegianerne på Otto Mønsteds Kollegiums interesser og organisere et velfungerende og integreret kollegianersamfund. Væsentlige begivenheder i regnskabsåret Den elektroniske fakturering har vist sit sande potentiale i dette regnskabsår, da man efter opsætningen af elektroniske låse på alle klubbers døre, både kan blive indmeldt og faktureret for medlemskabet pr. mail. Derved kræver det ikke længere, at man møder personligt op nede i Formandskabets kontortid. Bogholderen har arbejdet på et bedre overblik for REP over kollegianersamfundets økonomiske status, og i det kommende halvår er planen, at der fremlægges en kort status ved hvert andet REP. Her til skal nævnes, at den tidligere bogholder Sebastian Hoelgaard har fratrådt sin stilling, og der derved i marts 2015 har været oplæring af den nye bogholder Maria Smed Sahlholdt. Kollegianersamfundet har på nuværende tidspunkt en noget bedre økonomi end foregående perioder. Dette skyldes god økonomistyring af Formandskabet, bogholderen og Repræsentantskabet, og fremtidigt vil disse arbejde på en endnu sundere økonomi. En sund økonomi indeholder følgende: En passende opsparing, projektbudget samt regnskaber, tilpasning af lønninger, overholdelse af budget, tættere samarbejde med parlamentariske revisorer samt fuld regnskabspraksis overalt i kollegianersamfundet. Det kommende halvår kræver fokus mht. barens økonomi samt ølkælderens økonomi. Derudover skal der udarbejdes en fælles festregnskabsfil, så skiftende arrangører har lettere ved at aflevere regnskab. Indtægterne var for dette halvår 272.714,67 kr. eksklusiv fondsindtægter, der var ekstraordinære store. Det er tidligere lavet til praksis, at kollegianersamfundets opsparing skal bestå af 10 % af halvårets indtægter, i dette tilfælde 27.271,47 kr. I øjeblikket står der 28.146,26 kr. på opsparingskontoen, hvilket skal udlignes og i den forbindelse overføres kr. fra opsparingen til driftskontoen 874,79, hvilket Formandskabet vil sørge for sker primo april. Det regnskabsmæssige resultat Periodens resultat er på 26.034,66 ekskl. de 100.000 kr. i fondsindtægter, og vurderes at være rimelig ud fra det budgetterede resultat på 15.745 kr. samt de foregående perioder. Hændelser efter regnskabsårets udløb Der er blevet oprettet en konto til Otto Festival for at give et bedre overblik over festivalens økonomi, hvilket samtidig gør den økonomisk styring nemmere. Ud over dette er der sket meget få hændelser, og disse er kommenteret i denne rapport under noter eller i overstående beretning. Side 6 af 15
Regnskab og budget 1.september 2014 28. februar 2015 Anvendt regnskabspraksis Den anvendte regnskabspraksis er i hovedtræk følgende: Generelt Rapporten omfatter kun kollegianersamfundets indkomst og formueforhold. Formuefordeling: Der er ikke foretaget fordeling af kollegianersamfundets aktiver og passiver. Vederlag til indehaver: Da kollegianersamfundet på Otto Mønsteds Kollegium består af kollegiets midte, og da det ikke er foreningens formål at skabe overskudsgivende forretning, er der ikke foretaget vederlag hertil. Resultatopgørelsen Nettoomsætning: Nettoomsætning indregnes i resultatopgørelsen. 1) Ordinære indtægter: indeholder kontingenter, udlejning af Efor + spejlsale, udlejning af ladcykel, overskud fra fester, ansøgningsgebyrer, renteindtægter, øvrige indtægter og tilskud fra OMKnet, KAB samt Ottos Trøst. 2) Afgifter: Indtægt fra brandafgifter, studieaktivitetskontrol samt rykkergebyrer. 3) Fondsindtægter Udgifter: 4) Omkostninger til faciliteter: Indbefatter OMKnet, avisordning, bevillinger fra Repræsentantskabet samt diverse udgifter. 5) Udgifter ifm. fondsbevillinger: Denne post indeholder udgifter som direkte følge af fondsindtægter. 6) Omkostninger ved arrangementer: Indbefatter kollegianerarrangementer, ramangangsjang, dørmænd til fester, underskud fra fester og huslejepræmie ved julebingo. 7) Administrationsomkostninger: Omfatter nøgleindkøb, gebyrer fra KAB, kontoromkostninger, repræsentation, finansielle poster som renteudgifter og bankgebyrer samt kassedifferencer. 8) Personaleomkostninger: Personaleomkostninger omfatter lønninger. 9) Frivillighedsomkostninger: Omfatter de ulønnedes påskefrokost, øl/vand til REP, introfester samt frivillighed. Budget: Der budgetteres kun med poster, som eksisterer i perioden samt med deres fulde værdi. Side 7 af 15
Resultatopgørelse Resultat Budget Budget Tabel 2. halvår '14 2. halvår '14 1. halvår '15 Nettoomsætning Ordinære indtægter 1+1.2 kr. 262.494,67 kr. 280.930,50 kr. 290.732,50 Indtægt fra afgifter 2 kr. 10.220,00 kr. 4.000,00 kr. 7.500,00 Fondsindtægter 3 kr. 100.000,00 kr. 15.000,00 kr. 15.000,00 Dækningsbidrag kr. 372.714,67 kr. 299.930,50 kr. 313.232,50 Udgifter Omkostninger til faciliteter 4+4.2 kr. -150.146,44 kr. -154.704,00 kr. -140.756,00 Udgifter if. fondsbevillinger 5 kr. - kr. -20.000,00 kr. -20.000,00 Omkostninger ved arrangementer 6 kr. -18.680,20 kr. -30.257,00 kr. -30.500,00 Administrationsomkostninger 7 kr. -5.348,60 kr. -5.000,00 kr. -2.000,00 Personaleomkostninger 8 kr. -67.124,50 kr. -66.724,50 kr. -69.124,50 Frivillighedsomkostninger 9 kr. -5.380,27 kr. -7.500,00 kr. -14.000,00 Udgifter i alt kr. -246.680,01 kr. -284.185,50 kr. -276.380,50 Årets resultat kr. 126.034,66 kr. 15.745,00 kr. 36.852,00 Resultatdisponering Overført til egenkapital kr. 126.034,66 Oversigt 1 - Resultatopgørelse Side 8 af 15
Balance Aktiver Tabel 2. halvår '14 Tilgodehavender Driftkapital bundet i Ølkælderen kr. 20.000,00 Tilgodehavender 10 kr. 39.887,60 Tilgodehavender i alt kr. 59.887,60 Likvide beholdninger Kasse kr. - Driftkonto kr. 35.196,86 Opsparingskonto kr. 28.146,26 Fondsindtægtkonto kr. 100.039,83 Klubber og nøgledepositakonto kr. 57.171,36 Ansøgningskonto kr. 1.225,70 Otto Festival kr. - Likvidebeholdninger i alt kr. 221.780,01 Aktiver i alt kr. 281.667,61 Passiver Tabel 2. halvår '14 Egenkapital Egenkapital 11 kr. 212.011,83 Gældsforpligtelser Kortfristede gældsforpligtelser Indestående fra klubber/udvalg 12 kr. 54.275,78 Nøgledeposita 13 kr. 15.380,00 Gældsforpligtelser i alt kr. 69.655,78 Passiver i alt kr. 281.667,61 Oversigt 2 - Balance Side 9 af 15
Tabeller og noter Resultat Budget Budget 2. halvår '14 2. halvår '14 1. halvår '15 Tabel 1 Note Ordinære indtægter Kontingent - Kollegianersamfund kr. 110.520,00 kr. 110.520,00 kr. 110.520,00 Kontingent - OMKnet 1 kr. 111.134,00 kr. 114.204,00 kr. 125.256,00 Udlejning - Efor + Spejlsale kr. 16.850,00 kr. 20.000,00 kr. 20.000,00 Overskud fra fester 2 kr. 3.782,49 kr. 8.000,00 kr. 8.000,00 Ansøgningsgebyrer 3 kr. 1.575,00 kr. 1.500,00 kr. 400,00 Renteindtægter kr. 138,41 kr. 150,00 kr. - Øvrige indtægter kr. 241,00 kr. 400,00 kr. 400,00 Tilskud - Bogholderens løn kr. 3.385,50 kr. 3.385,50 kr. 3.385,50 Tilskud - Bardirektørernes løn kr. 6.771,00 kr. 6.771,00 kr. 6.771,00 Tilskud - KAB beboerkonto 4 kr. 7.637,27 kr. 15.000,00 kr. 15.000,00 Udleje - Ladcykel 5 kr. 460,00 kr. 1.000,00 kr. 1.000,00 Ordinære indtægter i alt kr. 262.494,67 kr. 280.930,50 kr. 290.732,50 Tabel 1.2 Øvrige indtægter 1 Printerstation - Læsesalen kr. 191,00 Overførsel af ukendt årsag kr. 50,00 Øvrige indtægter i alt kr. 241,00 Oversigt 3 - Noter til resultatopgørelsen - indtægter Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 1 1) Kontingent OMKnet Lavere grundet forkert indkrævning i november 2) Overskud fra fester Mindre end forventet, grundet manglende bogføring af halvårets fester pga. manglende bilag og overførsler 3) Ansøgningsgebyrer - vil i løbet af kommende halvår frafalde, da kollegiet i fremtiden ikke står for ansøgninger fra mulige beboere 4) Tilskud KAB beboerkonto Der kan bevilges op til 15.000 kr., men dette blev ikke udnyttet til fulde 5) Udleje ladcykel - Lavere end forventet grundet manglende kontinuerlig indkrævning i dette halvår Tabel 1.2 1) Udspecificering af øvrige indtægter, som det fremgår af konto-oversigten Side 10 af 15
Tabeller og noter Resultat Budget Budget 2. halvår '14 2. halvår '14 1. halvår '15 Tabel 2 Indtægter fra afgifter Brandafgifter 1 kr. 2.400,00 kr. 500,00 kr. 2.000,00 Studieaktivitetskontrol afgift kr. 3.700,00 kr. 2.000,00 kr. 2.500,00 Rykkergebyr 2 kr. 4.120,00 kr. 1.500,00 kr. 3.000,00 Indtægter fra afgifter i alt kr. 10.220,00 kr. 4.000,00 kr. 7.500,00 Tabel 3 Fondsindtægter Fondsindtægter 1 kr. 100.000,00 kr. 15.000,00 kr. 15.000,00 Fondsindtægter i alt kr. 100.000,00 kr. 15.000,00 kr. 15.000,00 Oversigt 4 - Noter til resultatopgørelsen - indtægter Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 2 1) Brandafgifter Højt resultat skyldes flere antal brandrunder samt ændret procedure. 2) Rykkergebyr høj grundet fortsat stort fokus på ubetalte fakturaer Tabel 3 1) Fondsindtægter Resultat meget højere end forventet grundet fondsindtægter på 100.000 kr. til Grøn Profil Side 11 af 15
Tabeller og noter Resultat Budget Budget 2. halvår '14 2. halvår '14 1. halvår '15 Tabel 4 Note Omkostninger til faciliteter Lokaler, reparation/vedligeholdelse kr. - kr. - kr. - OMKnet kr. -111.134,00 kr. -114.204,00 kr. -125.256,00 Avisordning kr. -29.299,50 kr. -30.000,00 kr. - Bevillinger fra REP 1 kr. -7.398,99 kr. -10.000,00 kr. -15.000,00 Diverse udgifter kr. -2.313,95 kr. -500,00 kr. -500,00 Omkostninger til faciliteter i alt kr. -150.146,44 kr. -154.704,00 kr. -140.756,00 Tabel 4.2 Diverse udgifter 1 Projektorpære til biografen kr. 1.375,00 Af Allans penge - Musikklubben - Div. trommeudstyr kr. 136,00 Reparation af cykel ifm. cykelrazzia kr. 200,00 FMS Kalender kr. 159,95 Kabel til biografen kr. 93,00 IU Øl Ditte kr. 200,00 Dyne til gæsteværelse kr. 150,00 Diverse udgifter i alt kr. 2.313,95 Tabel 5 Udgifter if. fondsbevillinger Udgifter - Fondsbevillinger 1 kr. - kr. -20.000,00 kr. -20.000,00 Udgifter if. fondsbevillinger i alt kr. - kr. -20.000,00 kr. -20.000,00 Tabel 6 Omkostninger ved arrangementer Kollegianerarrangementer kr. -1.750,95 kr. -3.000,00 kr. -3.000,00 Ramagangsjang kr. -3.734,75 kr. -5.000,00 kr. -5.000,00 Dørmænd til fester 1 kr. -10.937,50 kr. -15.000,00 kr. -17.500,00 Underskud fra fester kr. - kr. -5.000,00 kr. -5.000,00 Huslejepræmie ved julebingo kr. -2.257,00 kr. -2.257,00 kr. - Omkostninger ved arrangementer i alt kr. -18.680,20 kr. -30.257,00 kr. -30.500,00 Oversigt 5 - Noter til resultatopgørelsen - udgifter Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 4 1) Bevillinger fra REP - budget for næste halvår højere pga. god økonomi Tabel 4.2 1) Udspecificering af diverse udgifter, som det fremgår af konto-oversigten. Især høj grundet projektorpære til biograf Tabel 5 1) Udgifter - Fondsbevillinger - ingen fondsudgifter af modtagne fondsmidler i dette halvår Tabel 6 1) Dørmænd til fester - højere for næste halvår grundet en ekstra dørmand til Otto Festival Side 12 af 15
Tabeller og noter Resultat Budget Budget 2. halvår '14 2. halvår '14 1. halvår '15 Tabel 7 Note Administrationsomkostninger Indkøb af nøgler kr. - kr. - kr. - KAB gebyr 1 kr. -750,00 kr. -1.500,00 kr. - Kontorhold 2 kr. -2.584,00 kr. -3.000,00 kr. -1.500,00 Repræsentation kr. -736,10 kr. -500,00 kr. -500,00 Bankgebyrer kr. -150,00 kr. - kr. - Renteudgifter kr. - kr. - kr. - Kassedifferencer 3 kr. -1.128,50 kr. - kr. - Administrationsomkostninger i alt kr. -5.348,60 kr. -5.000,00 kr. -2.000,00 Tabel 8 Personaleomkostninger Løn - Formandskab kr. -27.084,00 kr. -27.084,00 kr. -27.084,00 Løn - Bogholder kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 Løn - IU kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 Løn - Bardirektører kr. -13.542,00 kr. -13.542,00 kr. -13.542,00 Løn - Ølmand kr. -3.385,50 kr. -3.385,50 kr. -3.385,50 Løn - FSU kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 kr. -6.771,00 Løn - Brandudvalg kr. -2.400,00 kr. -2.400,00 kr. -2.400,00 Løn - Læsesalsudvalg 1 kr. -400,00 - kr. -2.400,00 Personaleomkostninger i alt kr. -67.124,50 kr. -66.724,50 kr. -69.124,50 Tabel 9 Frivillighedsomkostninger Ulønnedes påskefrokost 1 - kr. - kr. -6.500,00 Øl/vand til REP 2 kr. - kr. -2.000,00 kr. -2.000,00 Introfester 3 kr. - kr. -4.500,00 kr. -4.500,00 Omkostninger til frivillige kr. - kr. -1.000,00 kr. -1.000,00 Omkostninger projekter KAB dækker 4 kr. -5.380,27 kr. - kr. - Frivillighedsomkostninger i alt kr. -5.380,27 kr. -7.500,00 kr. -14.000,00 Oversigt 6 - Noter til resultatopgørelsen - udgifter Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 7 - noter 1) KAB gebyr - mindre da gebyret er udfaset 2) Kontorhold - budgetteret lavere, da driften af kollegiets printer er overgået til OMKnet 3) Kassedifferencer - dette beløb er en kassedifference fra sidste halvår, der nu er blevet udlignet. Tabel 8 - noter 1) Løn - Læsesalsudvalg - nyt udvalg per 1. februar Tabel 9 - noter 1) Ulønnedes påskefrokost - med udgangspunkt i sidste år 2) Øl/vand til REP - ingen omkostninger grundet manglende betaling fra Formandskabet, hvilket er betalt i marts 2015 3) Introfester - ingen omkostninger, da efterårets introfest ikke er afsluttet på regnskabet endnu 4) Omkostninger projekter KAB dækker - ny projektor til biograf Side 13 af 15
Tabeller og noter Resultat Resultat 2. halvår '14 1. halvår '14 Tabel 10 Note Tilgodehavender Debitorer 1 kr. 15.567,67 kr. 11.817,67 Tilgodehavender hos fonde kr. - kr. - OMKnonstars 2 kr. 9.978,58 kr. 4.931,71 Baren kr. - kr. 12.150,75 Eksterne lån 3 kr. 2.991,00 kr. 2.991,00 Introfest - efterår 4 kr. 3.309,68 kr. - Otto Festival 5 kr. 574,00 kr. - Efterårsfest 6 kr. 7.466,67 kr. - Tilgodehavender i alt kr. 39.887,60 kr. 31.891,13 Oversigt 7 - Noter til balancen - Tilgodehavender Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 10 - noter 1) Debitorer - posten er steget, derfor fortsat fokus på ubetalte fakturaer 2) OMKnonstars - gælden er steget, men klubben mangler overførsler fra fester i efteråret grundet manglende overførsel fra baren samt høj udgift ved betaling af hal-leje 3) Eksterne lån - skyldigt beløb for ødelæggelse af dør ved nytårsfesten 13/14 4) Introfest - efterår - posten er ikke bogført endnu grundet manglende bilag - dette vil ændres til en udgift for næste halvår 5) Otto Festival - grundet nyopdaget mellemværende med festivalen - dette indbetales i marts 2015 6) Efterårsfest - grundet manglende overførsel fra baren Side 14 af 15
Tabeller og noter Egenkapital Tabel 11 Resultat Resultat 2. halvår '14 1. halvår '14 Note Saldo pr. 1. september 2014 kr. 85.977,17 Årets resultat kr. 126.034,66 Saldo 28. februar 2015 kr. 212.011,83 Tabel 12 Indestående tilhørende klubber/udvalg Værkstedsklubben kr. 10.458,45 kr. 9.049,55 DISC kr. 10.350,17 kr. 5.921,02 Sportsklubben kr. 19.075,32 kr. 13.119,17 Musikklubben kr. 6.921,00 kr. 2.060,00 Ottos piger kr. 1.672,82 kr. 3.617,82 Bodega kr. 400,00 kr. - Baren kr. - kr. 7.313,59 Forårsfest 2014 1 kr. 1.398,02 kr. 1.398,02 Eksterne lån - depositum 2 kr. 4.000,00 kr. - Indestående tilhørende klubber i alt kr. 54.275,78 kr. 42.479,17 Tabel 13 Nøgledeposita 1 Værkstedsklubben kr. 1.110,00 kr. 1.210,00 DISC kr. 2.200,00 kr. 3.100,00 Sportsklubben kr. 5.950,00 kr. 8.950,00 Musikklubben kr. 6.120,00 kr. 6.000,00 Nøgledeposita i alt kr. 15.380,00 kr. 19.260,00 Oversigt 8 - Noter til balancen - Egenkapital og passiver Bemærkninger til de enkelte punkter: Tabel 12 - noter 1) Forårsfest 2014 - Mangler at blive bogført grundet manglende overførsel fra baren 2) Eksterne lån - depositum - grundet fremleje af værelse fra Formandskabet i en måned - udlignes i marts 2015 Tabel 13 - noter 1) Generelt - forventes at falde drastisk i kommende halvår grundet nye elektroniske låse Side 15 af 15