Inspiration til bestyrelsesarbejdet 1
Profilering Ledelse Sortiment Forord I dette katalog kan du hente inspiration til det konkrete arbejde med bestyrelsens opgaver. Brugsforeningsbestyrelser og bestyrelser i Coop-ejede butikker har på mange områder de samme opgaver, og alle opgaver nævnt i dette katalog kan anvendes af alle. I foreningssekretariatet vil vi gerne bakke alle bestyrelser op i bestræbelserne på at gøre ord til handling, og som led i disse bestræbelser udgiver vi derfor dette katalog. Vi håber, det vil være til inspiration for bestyrelsesarbejdet. Det er væsentligt at understrege, at dokumentet er tænkt anvendt som et opslagsværk. Det betyder, at det kun er nødvendigt at læse det, som man aktuelt har brug for. De enkelte afsnit er bygget op på følgende måde: Overskrift, som de findes i cirklerne på forsiden. Indledende tekst med en kort beskrivelse af opgaven Et eller flere skemaer, som er bygget ens op efter følgende model: Selve opgaven (obs: Der kan være mere end 1 skema pr. overskrift) Praktiske anvisninger Grunde til at gøre det Eksempler fra butikker, der arbejder med opgaven er valgt ud fra bestyrelsernes tilbagemeldinger til foreningskonsulenterne i 2014 og 2015. Dette dokument opdateres mindst en gang om året. Har du og din bestyrelse gode eksempler på, hvordan I har arbejdet med opgaverne, så send dem meget gerne til distriktets foreningskonsulent. På Coopforum.dk kan du ved at vælge Foreningen > Foreningssekretariatet: Hvad kan vi hjælpe med finde kontaktoplysningerne til foreningskonsulenterne. Læs mere Læs mere om opgaver, formål og gensidig inspiration på Coopforum.dk under henholdsvis opgavebeskrivelser, bestyrelse og inspiration. Indhold Medlemsdemokrati side 3 og kundeaktiviteter side 5 Medlemsinvolvering side 8 Profilering side 10 Ledelse side 12 Sortiment side 13 Butiksstrategi side 14 Partner side 15 side 16 Ta på kursus side 17 2
Profilering Ledelse Sortiment Medlemsdemokrati Bestyrelsen arbejder for demokratiet i Coop. I holder bl.a. årsmøde, afgiver stemmer ved valg til Coops landsråd, I opstiller måske kandidater til landsrådet og overvejer kandidater til jeres egen bestyrelse og måske Coops foreningsbestyrelse. Den vigtigste grund til at arbejde med medlemsdemokrati er, at butikken er medlemsejet. Det gør os unikke. Det faktum skal de medlemsvalgte synliggøre over for medlemmerne, der skal motiveres til at bruge deres demokratiske indflydelse. Der er to delopgaver i arbejdet med medlemsdemokrati. Profilere bestyrelsesarbejdet og synliggøre muligheden for at være medlemsvalgt Præsenter bestyrelsen via opslag i butikken, på butikkens facebookside, i lokalavisen, via sms, eget netværk i byen m.m. Lav flyer som indstik til Samvirke et par gange om året, hvor bestyrelsen fortæller om sine seneste og kommende arrangementer og om sin indflydelse i samarbejdet med uddeler/varehuschef i perioden. Brug også øvrige ikke digitale og digitale medier som f.eks butikkens facebookside, opslag i idrætsforeningen m.m. Stil op i butikken 1 gang i kvartalet for at tale med kunder/medlemmer, og hav gerne et konkret emne hver gang, der også kan spørges ind til f.eks udbuddet af lokale varer. Inviter forældre til butikkens ungarbejdere ind i butikken for at opleve, hvad butikken/bevægelsen kan i forhold til medindflydelse, lokal involvering, madoplevelser m.m. Fortæl om bestyrelsesarbejdet. Gør det tydeligt, hvordan frivilligt arbejde i bestyrelsen anerkendes af uddeler/varehuschef, butikkens personale samt af Coop. Stå bag kundeinvolveringsaftener sammen med butikkens personale. Et antal medlemmer inviteres til at give meninger og input til forretningen og foreningen. Det bliver klart for medlemmer og kunder, at bestyrelsen har indflydelse og arbejder aktivt for butikken på en række centrale områder. På den måde får flere øjnene op for, at det er attraktivt at være med og bliver måske mulige at rekruttere til bestyrelse eller udvalg. De medlemsvalgte får erfaringer og kompetencer via økonomiindsigt, at afholde arrangementer og at deltage i kurser, som kan skrives på ens CV. SuperBrugsen Hinnerup har afholdt en Prale-aften hvor butikkens ungarbejdere viser deres arbejdsplads til forældre og bedsteforældre. Bestyrelsen var naturligvis med og mødte her en række mennesker, som har en relation til butikken. Til sådan et arrangement er det nemmere at fortælle, hvad bestyrelsen arbejder med på deres barn/barnebarns arbejdsplads og evt. udse sig mulige kandidater til bestyrelsen. 3
Profilering Ledelse Sortiment Medlemsdemokrati Arrangere årsmøde (ÅM)/generalforsamling (GF) Arbejd med indholdet: Sæt mad og jubilæum på dagsordenen. Brug maksimum 30 min. på den formelle del af ÅM/GF. Tilrettelæg ÅM/GF, så indholdet er afstemt efter butikkens kundegrundlag og motiverer flere til at deltage. Inviter oplægsholder til et kort oplæg om enten lokale varer, økologi eller kvalitet i hverdagen i tråd med Coops Madmanifest. Book en Savannah storyteller. Vis, hvad bestyrelsen kan på fyrtårnene både Coops og de lokale så det giver oplevelser for deltagerne. Lav en tipskupon om butikken, bestyrelsen, varerne og ejerskabet. Fortæl, hvordan I arbejder med kundetilfredshedsmålinger. Vis, at bestyrelsen lytter til medlemmerne og til deres ønsker til kvalitet og sortiment f.eks. ved at fremvise årets ændringer motiveret af medlemshenvendelser, ved at præmiere årets bedste medlemsmotiverede tiltag eller lignende. Arbejd med rammerne: Sørg for børnepasning f.eks. biografforestilling, involver spejderne. Inviter også på butikkens facebookside, og/eller i de lokale medier, som målgruppen ser. Tag billeder, og fortæl efterfølgende om ÅM på Facebook og i andre relevante medier. Bestyrelsen bevidsthed om, at medlemmerne gennem ejerskab har indflydelse på egen butik. Bestyrelsen Vi -følelse og knytter flere loyale og måske købestærke kunder til butikken. SuperBrugsen Hadsund har altid en afdeling i butikken på til at fortælle om varerne. I år var det delikatessen. Derudover fik alle medlemmer en demonstration af X-tra-varerne og nogle smag forskellen varer med hjem. Dagli Brugsen Tranum har haft en fra Thorupstrand-fiskerne, Coops samarbejdspartner, ude at holde oplæg til deres generalforsamling. Han fortalte bl.a. om opstart, skånsomt fiskeri og meget mere. Hertil blev der serveret fiskelagkager. SuperBrugsen Galten har i 2015 stillet sig udfordringen: at skabe en GF, som er attraktiv for medlemmer ml. 25 55 år. SuperBrugsen Ferritslev arbejder med en ny form for generalforsamling. Dagli Brugsen Bogø har rigtig mange deltagere til årsmødet i den lille by, hvor der er en tradition for at deltage i årsmødet. 4
Profilering Ledelse Sortiment kundeaktiviteter Bestyrelsen planlægger og deltager i butiksaktiviteter i samarbejde med uddeleren/varehuschefen. Aktiviteterne tager udgangspunkt i kædens og Coops mål og indsatsområder samt butikkens traditioner. og kundeaktiviteter er en god måde at få kunder og medlemmer i snak og samtidig synliggøre butikkens og Coops bud. Bestyrelsen deltager også i medlemshvervning og andre fælles Coop aktiviteter. Bestyrelsen fastlægger hvert år senest d. 1/12 i samarbejde med uddeleren/varehuschefen en plan for medlems- og kundeaktiviteter for det kommende år. Bestyrelsen udarbejder også budget for brug af aktivitetsmidlerne. De vigtigste grunde til at arbejde med medlems- og kundeaktiviteter er at: opnå større kundeloyalitet, større kundekurv, blive vigtigste indkøbssted for flere medlemmer og rekruttere flere kunder til Coop Bank. udbrede kendskab til/bevidsthed om kædens og Coops værdier og fokusområder i forretningen/foreningen. Der er tre delopgaver i arbejdet med medlems- og kundeaktiviteter. Lave en plan for det kommende år ud fra et strategisk blik på arbejdet med aktiviteter, så aktiviteterne bakker op om butikkens fokus Arbejd strategisk med nedenstående grupper. Det kan være ud fra, at de udgør en væsentlig del af den nuværende kundegruppe, eller fordi butikken gerne vil tiltrække nye grupper: Familier med små børn (vuggestue/børnehave) Familier med skolesøgende børn (GoCook) Købestærke kvinder (og deres mænd) Voksne, modne Ældre (transport) De vininteresserede De økologiinteresserede M. fl. Tag udgangspunkt i butikkens NPS/kundemeterundersøgelse. Hvilke indsatsområder har vi, som vi kan løfte gennem aktiviteter iværksat af bestyrelse og butikkens personale? Lav en aktivitetsplan pr. år inkl. budget og ansvarlig bemanding f.eks. i forhold til: Aktiviteter i tråd med Coops Madmanifest Medlemshvervning Lokalt relevante aktiviteter I værdi til butikken, når I arbejder målrettet med aktiviteter. Samarbejdet mellem bestyrelse og butik giver mening for kunder/medlemmer, og det styrker bundlinjen. SuperBrugsen Vildbjerg når der afholdes Vildbjerg-cup, kommer der 3000 fodboldspillere til byen. Byen vokser med 10.000 (byen er mere end fordoblet). Bestyrelsen er ude på campingpladserne med flyers med tilbud for at trække de nye kunder til. Det kan mærkes i butikken, som oplever ekstra omsætning, og har ekstra bemanding på i den uge. Dagli Brugsen Tebstrup arbejder aktivt med at skabe festivalstemning for Smukfest gæsterne, som, de håber, vil lægge lidt af deres handel i butikken (butikken ligger tæt på festivalen ved Skanderborg). Du er velkommen til at kontakte din foreningskonsulent, som kan hjælpe din bestyrelse i gang med det strategiske blik på arbejdet med aktiviteter. 5
Profilering Ledelse Sortiment kundeaktiviteter Medlemshvervning få flere kunder til at melde sig ind i Coop og opnå medlemsfordele Sæt en stand op i butikken med uddeling af smagsprøver, hvor bestyrelsen fortæller om fordelene ved at være medlem (hvor hurtigt de 200 kr. er tjent ind igen). Sæt en stand op til kundehvervning i Coop Bank efter samme model som nævnt ovenfor. Bestil ekstra eksemplarer af Samvirke, og giv et gratis blad til ikke medlemmer. Placer en stand ved siden af butikkens scanner, og vis konkrete eksempler på personlige tilbud. I uger hvor der er medlemstilbud i tilbudsavisen, kan I f.eks på et bord forrest i butikken vise, hvor meget man kan spare ved at være medlem. Opstil to indkøbsvogne, hvori I lægger varer, der er medlemstilbud på. På vognene skrives priserne for henholdsvis medlemmer og ikkemedlemmer. Omtal muligheden for at blive medlem på butikkens facebookside. Lav særlige arrangementer kun for medlemmer, og reklamer for det. Sæt særligt fokus på at opfordre ungarbejdere og ikke mindst deres forældre til at blive medlem. I kan holde møde for ungarbejderes forældre, fortælle om arbejdet i butikken, at Coop er medlemsejet og derfor væsentligt anderledes end vores konkurrenter og opfordre til medlemskab (10 procent medarbejderrabat). Oplys til de foreninger, som søger donationer via jeres donationsstander, at Coop er medlemsejet (overskuddet går ikke til aktionærer, men til medlemmerne osv.). Oplys også om, at det enkelte medlem får fordele. Bed foreningerne om at sprede dette budskab i deres netværk. Med flere medlemmer vil der handles oftere og købes mere i vores butikker med større omsætning og bedre avance til følge. LokalBrugsen Thisted arbejder med udflugter for medlemmer. Hvert andet år arrangerer de fx en medlemstur uden for Danmarks grænser. De har bl.a. været i Prag og Sydtyskland for at smage på øl, og 3 gange i Frankrig for at smage på vin. I år gik turen til Italien. Prisen var 6.000, og den var udsolgt på et kvarter. Året bød også på en tur til Thorup Strand, hvor de besøgte Gutterne på Kutterne, som ligeledes blev hurtigt udsolgt. Bestyrelsen underholder om Coop i bussen. Turene tiltrækker også nye medlemmer. Kvickly Slagelse arbejder bevidst med medlemshvervning. 6
Profilering Ledelse Sortiment kundeaktiviteter Lave aktiviteter om Coops Madmanifest sammen med medlemmer, medarbejdere og partnere vil vi fremme det gode måltid og udvikle den danske madkultur Vær med til lokalt at fremme Coops fokus på at ville konkurrere på kvalitet og oplevelser om mad og ikke kun pris. Hent inspiration i aktivitetskassen (udsendt november 2014), hvor der er forslag til hver af de 6 løfter i Madmanifestet: 1. Vi vil sætte mere smag på hverdagen. 2. Vi vil gøre det sundere at leve nemt. 3. Vi vil give flere gode madoplevelser. 4. Vi vil vide, hvad vi spiser. 5. Vi vil gøre økologi til hvermandseje. 6. Vi vil give lokale varer en hovedrolle. Der er 24 kort med inspiration til at få Coops Madmanifest ud at leve i din butik. Der er både små, mellem og store aktiviteter, som er lavet i samarbejde med kæderne. I foråret 2016 vil bestyrelsen modtage flere kort. Du kan læse mere og se, hvilke materialer du kan understøtte dine aktiviteter med her: http://coopforum.dk/aktiviteter/madmanifest-sammen-om-bedre-mad Bestyrelsen hjælper butikken med at skabe oplevelser med mad til kunder og medlemmer. Oplevelser giver et positivt indtryk og et godt omdømme for butikken. Butikken bliver mere end et sted at handle. På den måde knytter vi vores kunder og medlemmer til butikken og loyalitet. SuperBrugsen Nørrebrogade har i samarbejde med Suhrs Madhøjskole afviklet en event i butikken med fokus på at hylde økologi og gode madoplevelser. Eleverne fra højskolen stod for forskellige aktiviteter i butikken. Bl.a. var der arrangeret middag mellem kølediskene, hvor kunder i butikken bookede et bord og fik serveret en lækker tre-retters øko-menu. Der var også lej en kok, hvor to elever havde forberedt en måltidskurv, tog med kunden hjem og tilberedte en middag for fire personer i kundens hjem. SuperBrugsen Kongerslev har afholdt en forbrugeraften, hvor de slog et slag for økologien. Der var flere økologi-smagsprøver og konkurrencer inspireret fra aktivitetskortene. Dagli Brugsen Lund har tradition for sidste fredag i skolernes sommerferie at holde en fælles middag for hele Lund by. Ca. 600 mennesker spiser sammen. Byen har 800 husstande, så alle, der kan og har lyst, er faktisk med. Det koster 50 kr., men så tager brugsen også opvasken. Dagli Brugsen Lund gør det ikke for at tjene penge, men de har valgt, at det er en del af Brugsens image, og de får god profilering på arrangementet. Derudover har de lavet madlavningskurser for mænd i skolekøkkenet på den lokale folkeskole - 3 i efteråret og 3 i foråret. Råvarerne leveres af butikken, kokken er fra lokalområdet, og der er et tema. Det koster 100 kr. pr. gang og afholdes i hold på 25. Den yngste deltager er 22. I 2016 gentages kurserne i efteråret. Kontakt projektleder Maria Toronczyk, der kan besvare spørgsmål angående aktivitetskassen og andet vedrørende Madmanifestet. 7
Profilering Ledelse Butiks- Sortiment Medlemsinvolvering Butikken er ejet af medlemmerne, og det er derfor oplagt at høre, hvad medlemmerne har på hjerte løbende og ikke kun i forbindelsen med årsmødet. Bestyrelsen arbejder for og med involvering af medlemmer både digitalt og ikke-digitalt. I synliggør også bestyrelsen og foreningsaktiviteter i butikken via digitale medier. I kan f.eks. i samarbejde med uddeler/ varehuschef invitere alle medlemmer til en forbrugeraften, eller I kan opfordre medlemmerne til at give deres meninger til kende på butikkens facebookside. Den vigtigste grund til at arbejde med medlemsinvolvering er at få et stigende antal kunder/medlemmer til at tage del i de aktiviteter, som udbydes fra butikken digitale og ikke digitale. Der er to delopgaver i arbejdet med medlemsinvolvering. Digital involvering Tag medansvar for, at butikken har en facebookside, der er opdateret og rummer tilbud, aktiviteter, mærkedage, lokale arrangementer hvor butikken er involveret, konkurrencer m.m. Skriv f.eks. på Facebook: Kom med din bedste idé til grønt-afdelingen, brød, kød osv. Butikken præmierer hvert kvartal den bedste medlems-idé, der er blevet effektueret. Lav afstemninger om bedste æblesorter i sæson, øl, honning. Bed om opskrifter, hvor der er brugt særlige varer, som butikken har i sortiment. Bed kunder/medlemmer om strikkeopskrifter, og fokuser på garnsalg. Lad spørgsmål, der stilles digitalt, være få og meget konkrete. Humor og skæve vinkler fungerer godt på de digitale medier. Præmiér hvert kvartal den bedste medlemsidé, der er blevet effektueret. Der er mulighed for at melde idéer ind både digitalt og ikke digitalt. Præmiér den i bestyrelse, der hverver flest sms-kunder pr. halve år. Bestyrelsen er ambassadører for butikkens sms-kommunikation. Send her og nu tilbud og reminders via sms. I bevidsthed om butikken hos kunder og medlemmer også når de ikke lige er nede og handle. LokalBrugsen Rødding borgerne i byen tager selv initiativ til at nominere hinanden på Facebook til at handle for kr. 100 og efterfølgende lægge deres bon på butikkens facebookside. Det hævede omsætningen markant, gav nye loyale kunder og var med til at sikre brugsens overlevelse. Dagli`Brugsen Hviding sendte tilbud via sms på frostvarer fra en ødelagt fryser. Alle varerne blev solgt på to timer op mod lukketid. Der findes en guide til, hvordan man kommer i gang med Facebook se coopforum.dk 8
Profilering Ledelse Butiks- Sortiment Medlemsinvolvering Ikke-digital involvering Arrangér en forbrugeraften: Afhold f.eks. 1-2 medlemsmøder om året i butikken evt. i åbningstiden, hvor man kan komme og gå. En flipover bruges til at notere f.eks.: Hvad er vigtigt for mig i min butik? Hvad kan få mig til at handle mere i min butik? Hvad synes jeg, at min butik også skal kunne? Arrangér et minidistriktsmøde: Bestyrelsen afholder et minidistriktsmøde i butikken i åbningstiden, hvor det er muligt at blive klogere på: Hvad vil kæden? Karrieremuligheder i foreningen Muligheden for at danne forbrugergrupper i butikken Andet Arrangér et kundeinvolveringsmøde, eller dan en forbrugergruppe, hvor I udvikler butikken på kundens præmisser. Det giver mulighed for: At høre kundernes holdning til butikken med flere ord end NPS en/ kundemeterundersøgelsen og dermed mulighed for at spørge mere ind til de egentlige bevæggrunde for kundernes prioriteter. At teste kundernes opfattelse af nye tiltag i butikken. Arbejd face to face med medlemmerne og stil flere og uddybende spørgsmål, som går bagom: Hvad skal der til, for at kunden lægger en større del af sin handel i butikken? Tænk over: Hvilken målgruppeskal inviteres? Medlemmer eller ikke-medlemmer Hvor meget kunderne i forvejen handler i butikken Bestyrelsen får konkrete bud på tiltag til driften. Den får nogle gode ambassadører for butikken, og den kan udse gode medlemmer til arbejdet i bestyrelsen eller på anden vis fastholde dem i et forbrugerudvalg. Kvickly Herning har mødtes med en forbrugergruppe 3 om året. Forbrugergruppen giver input på alt, hvad der laves af aktivitet. Der tages referat og følges op. Det er et godt supplement til bestyrelsen, som flytter sig på baggrund af det, de siger. NPS bliver inddraget til at fortælle om butikken, forbrugergruppen supplerer den. Dagli Brugsen Selde har anvendt Dagli -LokalBrugsens model for kundeinvolvering. Kontakt din butiks slagschef eller din foreningskonsulent. SuperBrugsen Kongerslev har anvendt Coop Amba modellen for forbrugergrupper. Kontakt også din foreningskonsulent, hvis du gerne vil i gang med denne model. 9
Ledelse Sortiment Profilering Bestyrelsen profilerer butikken og Coop i lokalsamfundet. Bestyrelsen kan f.eks. være aktiv og opslå nyheder om medlems- og kundeaktiviteter til f.eks. forbrugeraftener eller mærkedage på butikkens facebookside. Bestyrelsen kan i samarbejde med uddeler/varehuschef sende pressemeddelelser, faste indlæg om gode historier fra butikken til lokale medier eller deltage aktivt i f.eks. foreningsnetværket i byen eller bydelen. Den vigtigste grund til at arbejde med profilering er, at omgivelserne oplever butikken, sådan som den selv gerne vil opleves såvel forenings- som forretningsmæssigt. Der er én opgave knyttet til profilering. Profilering af butikken Søg at blive repræsenteret én gang om året i omkringliggende foreninger for at fortælle om planerne for det kommende år kan f.eks. ske på et koordinerende møde for flere foreninger. Læg bestyrelsens handleplan for det kommende år som indstik i Samvirke. Indbyd én gang om året de medlemmer, der er kommet til i løbet af det forgangne år, til en fejring i butikken med mundgodt og oplysninger om foreningen. Brug områdets foreninger m.m. som platform til at informere om aktiviteter. På samme måde som foreningerne bruger butikken til at informere om deres aktiviteter. Benyt enhver lejlighed til at fortælle, hvad der sker i butikken: Resultater og handling på butikkens NPS/kundemeter to gange årligt Nye varer i sortiment Blomster Aktiviteter - før, under og efter afholdelse Velkommen til nye medlemmer Antal opsparede point medlemmer kan handle for i butikken Nyt inventar Mærkedage Konkurrencer Tag medansvar for en facebookside, der er opdateret. Brug lokale medier, send en flyer ud i byen/bydelen og brug sms. I en levende butik og et positivt omdømme til glæde for butikken, butikkens personale og bestyrelsen. Dagli Brugsen Gl. Rye har lavet en flot pjece om butikken og foreningen, der er blevet husstandsomdelt. Derudover har de en Facebookgruppe: En tyver mere om ugen støt Gl. Rye Brugsforening, deres egen hjemmeside: www.glryebrugs.dk, og de sørger for at få gode historier om bestyrelsens arbejde med i Gl. Rye Aktuelt. 10
Ledelse Sortiment Profilering DB Tved har lavet indkøbsnet til erstatning for de klassiske plastikposer. De skal bruges til at gøre reklame for Dagli Brugsen. På poserne opfordres med eget tryk til at handle i Brugsen: Man handler lokalt i DB Tved på begge sider. Poserne er af god kvalitet. Bestyrelsen uddeler dem gratis, sammen med smagsprøver. Dagli Brugsen Glejbjerg samler ind til fødselsdage. Hver uge sendes et skriv ud i lokalområdet, hvor kommende runde begivenheder listes. Brugsen lægger et telegram frem, og kunderne kan skrive deres navn på listen og betale kr. 20,- pr. par. Brugsen gør listen op på dagen. De samler ofte 2-3 fl. vin + chokolade, resten af beløbet får personen på et gavekort til DB Glejbjerg (ikke gavecheck). En lokal pensionist kører ud med gaven. De samler også ind, når de unge bliver konfirmeret, men de får alle pengene udbetalt. Initiativet giver god kundestrøm. I 2015, blev der næsten samlet kr. 40.000,- SuperBrugsen Terndrup har en søndag om året, hvor bestyrelsen passer butikken (dagen efter julefrokost) sammen med en ungarbejder. Det giver bestyrelsen et godt indblik i butikken og er sjovt for kunderne. Dagli Brugsen Starup Tofterup giver konfirmander et gavekort, der kan bruges i butikken. Dagli Brugsen Vemmelev har en nystartet bestyrelse, der omtaler sine aktiviteter tydeligt for omverdenen, og den profilerer sig selv som bestyrelse. 11
Profilering Sortiment Ledelse Det er formandens ansvar, at bestyrelsen ledes, men alle bestyrelsesmedlemmer bidrager til, at det er attraktivt at være medlem af bestyrelsen, at bestyrelsen styrker butikken, og at bestyrelsens øvrige opgaver varetages. Bestyrelsen: vælger en formand og en næstformand. udarbejder plan og budget for bestyrelsens arbejde og følger op på økonomien. hverver aktive medlemmer og kandidater til bestyrelsen. sørger for, at nye medlemmer introduceres til. bestyrelsesarbejdet og opgaverne samt sikrer, at de føler sig velkommen. beslutter organisering f.eks. nedsættelse af aktivitetsudvalg. vedtager egen forretningsorden. Det er vigtigt at arbejde med ledelse. Dels for at bestyrelsen sammensættes, så den repræsenterer forskellige medlemstyper/grupper, og dels for at der er tilstrækkelige kompetencer og en klar rollefordeling. Der er én opgave knyttet til ledelse. God ledelse af bestyrelsen Formanden deltager i formandsuddannelsen, som Coop udbyder. Drøft og fordel rollerne i bestyrelsen på første møde efter årsmødet, og tydeliggør, hvad den enkelte bidrager med. Fastlæg succeskriterier og indsatsområder. Brug opgavebeskrivelserne til at fastslå, hvor de enkelte medlemmer har hovedfokus. Drøft hvilken profil, bestyrelsen ønsker at have udadtil. Brug forbrugerundersøgelser til at vise bestyrelsens image i omgivelserne. Udarbejd politikker for modtagelse af nye bestyrelsesmedlemmer, rekrutteringsstrategi, fastholdelsesstrategi, anerkendelse af medlemsvalgte og medlemmer af aktivitetsgrupper m.m. Udarbejd handleplaner for arbejdet med bestyrelsens opgaver, aktivitetsplaner, mødeplaner og budget. Brug 2 timer på bestyrelsesværktøjet: Sammen om vores opgaver. Book evt. en mødeleder hos din foreningskonsulent. Prioritér opgaverne med uddeler/varehuschef ud fra butikkens fokus Hvad forventer kunderne af os? (NPS/kundemeter) Hvilke opgaver kan vi med fordel tage fat på med det samme? Hvad gør vi senere? Organisér jer med aktivitetsudvalg: Overvej at etablere et aktivitetsudvalg under bestyrelsen, som er tovholder og udførende på aktiviteter iværksat af bestyrelsen. Større bundlinje, sjovere at være med, lettere at afklare nødvendige kompetencer ved udskiftning, let at fortælle omverdenen, hvad bestyrelsen har fokus på og attraktivt for nye at engagere sig, fordi de ved, hvad de går ind til. Dagli Brugsen Hammershøj har fået 3 nye medlemmer ind i bestyrelsen i 2015. Forud for generalforsamlingen gjorde bestyrelsen et stort opsøgende arbejde særligt blandt medlemmer, som er bosiddende i landsbyerne rundt om Hammershøj, hvor der ingen forretninger er. De brugte meget tid på at fortælle nye kandidater, hvad bestyrelsesarbejdet indebærer og dets omfang, men de fortalte også om de konkrete fordele ved at handle i Dagli Brugsen, og om værdien af at deltage i fællesskabet for at bevare muligheden for at handle lokalt fremover. SuperBrugsen Hirtshals har defineret ansvar og roller i bestyrelsen ud fra motivation og interesse blandt medlemmerne i bestyrelsen. Dagli Brugsen Gærum har nedsat to grupper under bestyrelsen en frivillighedsgruppe og en sundhedsgruppe. SuperBrugsen Sorø har en tydelig uddelegering af opgaver til hele bestyrelsen. 12
Profilering Ledelse Sortiment Hvad har jeres butik på hylderne, og hvad har I ikke på hylderne? Kunder har ofte ønsker til sortimentet og vil f.eks. ofte gerne købe lokale varer. Kan ønskerne opfyldes, kan det være til gavn for butikken. I drøfter medlemmernes og kundernes ønsker til sortiment med uddeleren eller varehuschefen. I kan f.eks. høre kundernes ønsker til sortiment, når I er til stede i butikken eller er i kontakt med jeres netværk. I kan også i samarbejde med uddeleren/varehuschefen invitere til forbrugeraftener, hvor medlemmerne kan ytre deres holdninger. Beslutningskompetencen vedr. sortiment ligger hos uddeleren/varehuschefen (inden for kædens regler). Den vigtigste grund til at arbejde med sortiment er, at bestyrelsen altid er opmærksom på kundernes behov og butikkens udbud. Der er én opgave knyttet til sortiment. Bestyrelsen samarbejder med butik om sortiment Hav fokus på at tale med kunder/medlemmer, når I som bestyrelsesmedlemmer selv handler. Lav træffetid for bestyrelsen i butikken på et fast tidspunkt 1-2 gange om måneden. Stil en gang om måneden 3-4 spørgsmål i interviewform til medlemmer, der vurderes at repræsentere den samlede kundegruppe. Stil hvert kvartal 5 spørgsmål skriftligt. Der trækkes lod om vinpræmier til 3 kunder, der svarer. Lyt til kunderne Engager jeres netværk Efterlys lokale varer Medlemmerne oplever, de har indflydelse på butikkens sortiment med øget loyalitet og ejerskabsfølelse til følge. Kvickly Hadsten har lavet et samarbejde med en økologisk producent, som kan levere grønt, når sæsonen går i gang. Det graves op, og en time efter er det i butikken. Derudover har varehuschefen også landet en aftale med stor æg-producent, og der annonceres også på årsmøde, at hvis nogen har kendskab til lokale varer, så må de gerne henvende sig. Kvickly Odder har indgået et samarbejde med en lokal gartner, som leverer lokale varer til butikken. Varerne var så populære, at gartneren ikke kunne følge med. Det blev afhjulpet, ved at Kvickly Odders ungarbejdere hjalp til med høsten. Dagli Brugsen Lejre, SuperBrugsen Maribo og Kvickly Nykøbing F arbejder alle med at fremme lokale varer. 13
Medlemsinvolvering Profilering Ledelse Sortiment Partner Butiksstrategi Butikkens strategi er vigtig for butikkens resultat og i nogle tilfælde overlevelse. Bestyrelsen drøfter som minimum butikkens situation, strategioplæg, investeringsmuligheder og handlingsplaner med uddeleren/varehuschefen som optakt til uddelerens/varehuschefens strategimøde med salgschefen. I indgår også i dialog med uddeleren/varehuschefen om butikkens kundetilfredshedsmålinger samt driftsmæssige og økonomiske situation. Skal der ansættes ny uddeler eller varehuschef, drøfter formanden for bestyrelsen ønsket profil med salgschefen. Den vigtigste grund til at arbejde med butiksstrategi er at kvalificere arbejdet med butikkens strategi, drift og økonomi. Der er én opgave knyttet til butiksstrategi. Dialog mellem uddeler/varehuschef om butikkens og kædens strategier samt driftsmæssige og økonomiske situation I bestyrelser er det oplagt at drøfte butikkens udvikling, når kunderne har talt gennem de to årlige NPS/kundemeterundersøgelser. I oktober- målingen kommer resultaterne i november, og her fremlægger uddeler/varehuschef butikkens måling og hvilke indsatsområder, butikken har i den kommende periode. Kædens strategi for det kommende år tages med i betragtningen, og i fællesskab drøfter I, hvordan bestyrelsen i sit arbejde kan medvirke til at styrke butikkens fokusområder. Dette arbejde danner basis for bestyrelsens handleplan for det kommende år. I april- målingen kan I se, om I er på sporet i forhold til at medvirke til at løfte butikkens fokusområder. I kan justere ved at styrke særligt fokus, fastholde eller mindske fokus på indsatsområder. Forstærket fokus på bestyrelsens rolle med at skabe værdi for forretningen. Dagli Brugsen Bindslev har en særlig service til ældre og gangbesværede kunder, som bor inden for byskiltet. Hver torsdag finder de varer i butikken og bringer dem ud på en budcykel indkøbt til formålet. Servicen koster 30 kr. Dette er en del af strategien for at bibeholde butikken i byen. Dagli Brugsen Fuur har gennemgået NPS/kundemetermålingen og indført kundekurve med hjul for at vise, at de lytter til kunder/medlemmers feedback. Dagli Brugsen Mou havde en stor forudbetaling i Coop. Derfor foreslog deres revisor, at de placerede pengene, så brugsforeningen fik et større udbytte af dem. Bestyrelsen besluttede at investere i et solcelleanlæg, så nogle af pengene forrentes nu i solceller. Efterfølgende har de i forbindelse med ombygning til fremtidens Dagli Brugs udskiftet freon-anlægget til et CO2-anlæg og fået en aftale med det lokale fjernvarmeværk om, at det modtager butikkens overskudsvarme. Kvickly Års har kørt et projekt med flaskeautomaten, hvor de samlede ind til et lokalt formål. Normalt samles der årligt 11.000 kroner ind, men der blev samlet 14.000 ind med det lokale formål. Du kan altid kontakte din foreningskonsulent for gode råd om arbejdet med butikstrategi. 14
Medlemsinvolvering Profilering Ledelse Butiks- Sortiment strategi Partner I er i dialog med uddeleren/varehuschefen om mulige lokale interne og eksterne partner til gavn for bestyrelse og butik. Partner kan f.eks. være med lokale foreninger om fælles arrangementer til gavn for begge parter f.eks. om Coops Madmanifest. Det kan også være drøftelse af aftaler med lokale leverandører, som til gengæld stiller sig til rådighed for kundernes spørgsmål i butikken eller på forbrugeraftener. Den vigtigste grund til at arbejde med partner er, at bestyrelsesmedlemmerne via sit lokale kendskab tager initiativer til, at butikken og lokale partnere indgår aftaler og etablerer aktiviteter, der er til gavn for begge parter. Der er én opgave knyttet til partner. Bestyrelsen samarbejder med butikken om at indgå partner Bestyrelsen sikrer, at donationer og sponsoraftaler bliver en win-win situation for begge parter. Der kan være tale om arbejdskraft, synlighed, handel i butikken m.m. Arrangér Fagenes fest et sted i nærområdet med bestyrelsen som ansvarlig og med repræsentanter fra foreninger, organisationer, erhvervsdrivende, institutioner m.m som medtilrettelæggere. Butikken viser sin faglighed på områderne: slagter, vin, frugt og grønt m.m. Invitér alle foreninger m.m. til at lægge flyers i Samvirke. Afhold 1-2 gange om året en messe ved butikken. Butikken sørger for spisning til favorable priser. Sørg for at være repræsenteret i lokale organer, der etablerer lokale byfester, sportsuger m.m. Butikken bliver en anerkendt del af det lokale fællesskab omkring butikken og i området. Dagli Brugsen Skodborg har i samarbejde med Børnehaverne i Skodborg og Skodborg Skole inviteret til julefrokost for byens børn og voksne. Prisen pr. deltager var 25 kr. Butikken sponsorerede 6.000,- til råvarer og drikkevarer, bestyrelse og uddeler stod under arrangementet for salg af drikkevarer, og overskuddet blev fordelt mellem de forskellige klassekasser. Forældrene fik billig aftensmad og pengene gik til deres egne børn. SuperBrugsen Kolt sponsorerer et lokalt amatør teater, som til gengæld er parat med kreative indspark og skuespillere til aktiviteter i butikken til f.eks. Halloween og til jul. Samarbejdet betyder, at butikken bliver en kendt aktør i byen, fordi den støtter en vigtig del af det lokale kulturliv. Aktiviteterne i butikken får et professionelt og meget troværdigt udtryk til målgruppen børnefamilier, som butikken gerne vil stå stærkt overfor. Og så sparer man en masse penge på at indkøbe dyre eksterne aktører til aktiviteter. SuperBrugsen Sæby har bedt dem, der er kommet med i donationsstanderen om at lave en event i butikken. Hvis det fx er et orkester, så har de været ude at spille i butikken. SuperBrugsen Ringkøbing har lavet et samarbejde med Røde Kors om at lave 24 julekurve til værdigt trængende familier. De stillede hylder op i Brugsen, så kunder kunne donere varer til dem. Det blev til 22 flyttekasser. Succesen gentages i år. SuperBrugsen Kerteminde afholder 6 lørdage hen over sommeren marked, hvor lokale foreninger stiller arbejdskraft til rådighed mod at modtage sponsorpenge fra OK og SB. Dagli Brugsen Skovby afholder leverandørmarked med lokale leverandører. Kvickly Haderslev har på skift foreninger i butikken. De enkelte foreninger kan dermed i en periode træffe Kvicklys kunder og profilere sig. En række butikker har holdt Farmers marked i efteråret 2014. SuperBrugsen Sorø har sammen med kommunen aktiviteter omkring affaldshåndtering og om udsatte unge. 15
Profilering Ledelse Sortiment Verden omkring os fornyer sig hele tiden, og det gør Coop, butikkerne og vores konkurrenter også. Bestyrelsen drøfter fornyelse af butikken og indgår i dialog med uddeler/varehuschef om fornyelsestiltag. Til hjælp for jeres dialog kan I bl.a. bruge Coops innovationsredskab: coopforum.dk/innovation. I kan også invitere kunderne til at give deres forslag, eller I kan hente inspiration hos andre bestyrelser og butikker. Den vigtigste grund til at arbejde med fornyelse er, at butikken altid kan skabe opmærksomhed og vække nysgerrighed. Der er én opgave knyttet til fornyelse. Bestyrelsen arbejder med fornyelse i butikken og i bestyrelsen til gavn for butikken, Coop og medlemmerne Drøft, hvordan bestyrelsen kan støtte op med en medlemsaktivitet, når butikken fornyer sig. Afsæt 1 gang om året plads på dagsordenen til at udvikle/beslutte én ny aktivitet, som inden for mindst 5 år ikke har været afholdt en aktivitet, der afholdes i/ved butikken. Afhold med bestyrelsen og personalet samlet én gang om året en brainstormingdag på nye tiltag til det kommende år. Bestyrelsen kan konkret: komme med ideer til indretning. give gode input til, hvad der kan forstærke den lokale forankring. være kundernes talerør være tæt på, hvad der sker lokalt. Butikken bliver kendt som en butik, der fornyer sig både i forretningen og i forhold til aktiviteter. Dagli Brugsen Stevnstrup drømmer om en Dagli stue. Indtil de får den, bruger de et lille hjørne i butikken, den sidste fredag i måneden, til at servere en kop kaffe med kage. Her får de en snak med kunderne om butikken, og hvad der ellers sker i byen. Dagli Brugsen Herskind har i samarbejde med byens landsbyråd og folkekøkkenets madhold haft fokus på madspild. Brugsen donerede datovarer til den fælles aftensmad, som blev serveret til byens årlige landsbydag. I samarbejde med Dagli Brugsen har madholdet i månederne op til arrangementet indsamlet datovarer, som ellers var blevet kasseret som affald. Datovarerne er løbende blevet tilberedt til bl.a. supper, tærter og gratiner, som så blev frosset ned. Prisen for at spise med var 50 kr., og 350 mennesker nød i fællesskab den dejlige menu. Overskuddet går til landsbyrådets fortsatte drift. Flere af byens teenagere, som er datovare-forskrækket, fik en øjenåbner. Arrangementet var med til at give Brugsen profilering i form af omtale i bl.a. Midtjyllands Avis. Dagli Brugsen Agerbæk inviterede ungarbejderne til et møde med fornyelsestiltag. Nu lukker butikken kl. 21.08. 16
Ta på kursus en styrke for dig og Coop Ny i foreningen? Besøg Coops digitale introduktion på coopelearning.dk eller tag med på velkomstaften. Ny formand? I 2016 introduceres et nyt obligatorisk basismodul til dig, som er ny formand. Se det nye INSPIRATIONS- OG UDDANNELSES- KATALOG 2016 på coopforum.dk 100 GRATIS KURSER INSPIRATIONS- OG UDDANNELSESKATALOG FOR BESTYRELSESMEDLEMMER GÆLDENDE FOR 2016 Inspirations- og Uddannelseskatalog 2016 / / 1 17