Dagsorden: 1. Projektets formål 2. Udfordringerne i forhold til kommunernes eksisterende rammeaftaler 3. Hvilke redskaber blev anvendt for at realisere formålet? 4. Hvad var resultatet? 5. Hvad har vi lært? 1
1. Hvad var formålet med projektet I projektet er det kommunernes ambition at sikre sammenhæng mellem kommunens mål om mad og måltider som motor for vækst og velfærd og kommunens fødevareindkøb. Projektet skal afdække funktionsudbuddet som et praktisk redskab til dette, samt hvordan kommunerne får mulighed for at fremme den lokale madkultur ved at indkøbe lokale og regionale råvarer inden for EU's udbudsregler. At klæde kommunerne på til at agere som effektive og kvalitetsbevidste fødevareindkøbere over for lokale fødevareleverandører gennem strategiske funktionsudbud Projektet tog udgangspunkt i et ønske om at øge andelen af grønne, lokale fødevareindkøb i kommunerne 2
2. Udfordringer i forhold til kommunernes nuværende indkøbsaftaler: Der var ingen lokale fødevarer på aftalerne Prisen var konstant og afspejlede ikke sæsonvarernes udsving Sortimentet på aftalerne var begrænset Kvaliteten på visse produkter var af svingende karakter Mulighed for at føle varerne og tale fagligt med leverandørerne vedrørende kvalitet Mulighed for at tale med slagter og grønthandler i forhold til inspiration Styrket kulinarisk kommunikation Øget medarbejdermotivation Leveringssikkerhed Få leveringer én per dag Økologiandel 3
3. Hvilke redskaber blev anvendt for at realisere formålet? Forudgående markedsdialog Opdeling i delaftaler Funktionsudbud Sortimentsmodel herunder sæsonvarer Delydelsesregel 4
Forudgående markedsdialog Markedsdialogen havde til formål: At klæde de lokale leverandører på i forhold til at give bud, herunder at give dem et forståelse for, hvad en udbuddet indebærer Øge sandsynligheden for, at lokale leverandører kunne afgive konditionelle tilbud og hermed komme i spil til at blive tildelt en delaftale 5
Opdeling i delaftaler På baggrund af den forudgående markedsdialog blev udbuddet opdelt i en række delaftaler Opdelingen havde til formål at sikre, at de lokale leverandører i videst mulige omfang kunne afgive tilbud - sammenholdt med den ordregivende myndigheds krav til leveringssikkerhed og mængdebehov 6
Funktionsudbud Ved funktionsudbud forstås udbud, hvor den udbudte opgave (delvis) beskrives ved funktionelle krav. I funktionsudbud har en den ordregivende myndighed ikke på forhånd beskrevet, hvordan opgaven skal løses proceskrav), men i stedet opstillet en række funktionskrav (mål). Funktionsudbud er således karakteriseret ved et overvejende fokus på resultater og effekt frem for aktiviteter og proces. 7
Funktionsudbud Der var 2 centrale overvejelser i forhold til at anvende funktionskrav i udbuddet: 1. Understøtte konkurrenceelementet og sandsynligheden for, at køkkenerne fik tilfredsstillet deres behov i forhold til den, der får tildelt rammeaftalen 2. Øge sandsynligheden for at lokale leverandører kunne blive tildelt en delaftale 8
Sortimentsmodel Der er blevet arbejdet med en sortimentsstruktur, hvor det vil være muligt at tilføje nye produkter i rammeaftalens løbetid i angivne kategorier i forhold til den givne prisstruktur. Mulighed for at den vindende leverandør kunne tage (lokale) varer med i sortimentet og sælge dem til køkkenerne. Mulighed for at modne de lokale producenter i forhold til samhandel med de kommunale køkkener og tillige en potentiel afsætningskanal Der blev stillet et krav om, at leverandøren skulle påføre producent og sted på de tilbudte varer og løbende i deres webindkøbsløsning. 9
Sortimentsmodel - fortsat Udfordringen med høje priser på sæsonvarer blev håndteret vha. en utraditionel prisreguleringsmekanisme, hvor sæsonpriserne afspejlede markedspriserne og således ikke var faste hele året. Prisreguleringsmekanismen blev anvendt på de produkter, hvor dette gav mening for køkkenerne. Det gav køkkenerne en mulighed for at indkøbe disse produkter, til lavere pris når de var i sæson modsat en konventionel prisregulering. Økologioptimering blev håndteret på delaftalerne igennem kravspecificering på varelinjeniveau. 10
Delydelsesreglen Der blev undtaget en række produkter fra udbuddet efter køkkeners ønsker, som kunne erhverves via delydelsesreglen og således lokalt. Der var bl.a. tale om følgende produkter: Friske grøntsager og frugter Økologisk kød Mælkeprodukter 11
Godt købmandsskab udbud af fødevarer 4. Hvad var resultatet? Kolonial mv.: Ingen lokale leverandører afgav tilbud Frisk fisk: Kun 1 lokalt leverandør afgav tilbud tilbuddet var dog ikke konditionsmæssigt Fersk kød: Skønt at udbuddet var opdelt i to delaftaler for fersk kød havde afgav ingen lokale leverandører tilbud 12
5. Hvad har vi lært? Det er svært funktionsudbud, gør det ikke nemmere! Der er behov for gradvis modning af det lokale marked Der er behov for fortsat vidensformidling til de lokale leverandører for at give leverandørerne en forståelse for, hvad en udbuddet indebærer (særligt med fokus på nye krav i udbudsloven eks. ESPD) Den ordregivende myndighed bør fastsætte sortimentet på enkelte delaftaler ud fra en forudgående dialog med de lokale leverandør Den ordregivende myndighed kan fastsætte sine krav, som skal være proportionelle til leveringssikkerhed og mængdebehov under hensyntagen til de lokale leverandørers kapacitet 13
6. Opfølgningspunkter (hvornår ved vi mere?) Hvordan fungerer delydelsesreglen i praksis Hvordan fungerer sortimentsmodellen i praksis i forhold til At tilføje lokale produkter Billigere sæsonvarer? 14
7. Eksempel på funktionskrav Delkriterium 1 Det vurderes positivt, at tilbudsgiver vil indgå i et samarbejde med det enkelte køkken omkring faglig sparring og opfølgning på eventuelle problemstillinger, og tilbudsgiver udviser en samarbejdsvilje, som tilfører værdi til Ordregivers medarbejdere og madproduktion. Dette kan f.eks. være mulighed for faglig udvikling i form af fx workshops, fyraftensmøder og lignende. Delkriterium 2 Det vurderes positivt, at Ordregiver i forbindelse med bestillingen kan modtage rådgivning fra en slagteruddannet person i forhold til eks. valg af produkter, udskæringer og inspiration, der understøtter, at de anvendte fødevarer afspejler skiftende årstider, sæsoner og højtider. Tilbudsgiver bede beskrive, om Ordregiver tilbydes rådgivning fra en slagterudannet person i forhold til ovenstående forhold. Delkriterium 3 Det vurderes positivt, at tilbudsgiver tilbyder fleksibilitet i dagligdagen. Dette kan eksempelvis være i tilfælde af, at Ordregiver skal levere mad til pludselig opstået arrangementer. Tilbudsgiver bede beskrive, i hvilken omfang denne tilbyder fleksibilitet i forhold til at kunne løse ovenstående situationer. Delkriterium 4 Det vurderes positivt, at tilbudsgiver kan levere erstatningsvarer hurtigere end mindstekravet i Bilag 7 Kravspecifikation (MK 47). 15