Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation

Transkript

1 Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation Side 1 af 11

2 Indledning I nærværende bilag er oplistet Ordregivers mindstekrav til opfyldelse af udbuddets rammeaftaler. Disse mindstekrav er benævnt MK i kolonnen ID. Oplistet i bilaget er Ordregivers opstillede spørgsmål til tilbudsgivers tilbudte kvalitet og service konkurrenceparametre. Disse er benævnt KP i kolonne ID og besvares af tilbudsgiver i Rammeaftalebilag E Tilbudsbesvarelse. Kravspecifikation Mindstekrav (MK): Mindstekrav skal opfyldes for at tilbuddet tages i betragtning. Konkurrenceparameter (KP): Tilbudsgivers besvarelse af hvorledes ordregivers ønske opfyldes indgår i tilbudsvurderingen. ID MK eller KP gælder; Kategori Mindstekrav MK1 Alle delaftaler Generelt De til enhver tid gældende regler for mærkning jf. fødevarestyrelsens oversigt MK2 Alle delaftaler Generelt Den til enhver tid gældende handelsnorm eller varestandard skal overholdes jf. fødevarestyrelsens oversigt over gældende handelsnormer eller varestandarder. de.aspx Side 2 af 11

3 MK3 Alle delaftaler Generelt De tilbudte produkter, skal efterleve Fødevarestyrelsens Handelsnormer. I tillæg hertil, skal produkter der til enhver tid optræder på/er omfattet af Foodsam s fokuskoder, efterleve de heri specifikt definerede kvalitetskrav. I det tilfælde, et kvalitetsaspekt måtte være defineret på to forskellige niveauer i hhv. Fødevarestyrelsens Handelsnormer og i Foodsam s fokuskoder, har Ordregiver krav på højeste kvalitetsniveau. Ordregiver har til enhver tid ret til at påpege hvilket kvalitetsniveau man ud fra de to nævnte standarder ønsker i forhold til et konkret produkt. MK4 Alle delaftaler Service Faguddannet personale ved personlig henvendelse. MK5 Alle delaftaler Service, erstatningsvarer Kan en eller flere bestilte varer ikke leveres, skal der i stedet leveres erstatningsvarer inden kl MK6 Alle delaftaler Service Konsulentbesøg minimum 1-2 gange årligt, vederlagsfrit, og altid efter aftale. MK7 Alle delaftaler Service, returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret på langtidsholdbare produkter og for produkter med kort holdbarhed skal disse kunne ombyttes indenfor 2 dage. Tilbagelevering er dog betinget af at dette fødevarekontrolbetingelser. overholder leverandørens MK8 Alle delaftaler Service, levering Levering er mulig 5 gange pr uge. MK9 Alle delaftaler Service, emballage Alle fødevarer skal være emballeret mindst muligt. Der betales ikke pant for emballage såsom plastkasser, paller og bure m.v. Al emballage skal være ren og hygiejnemæssigt i forsvarlig stand. Emballagen der benyttes til indpakning af de enkelte fødevarer SKAL være PVC fri og må i øvrigt ikke indeholde midler som er optaget på EU s og/eller Side 3 af 11

4 Miljøstyrelsens lister over uønskede kemikalier og skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning. Dokumentation på alle krav skal kunne tilvejebringes såfremt ordregiverne udtrykker ønske herom. Emballage benyttet til indpakning af fødevarer, herunder plastfolie med overfladetryk, metaldåser med lakeret inderside, plastlaminat med metallag m.fl., skal overholde kravene beskrevet i Fødevareministeriets Bekendtgørelse nr af 18. december Produkter som er kølet, herunder kød, skal kunne leveres enten vakuumpakket eller pakket i kontrolleret atmosfære. Fersk kød skal leveres i rene retur transportkasser eller poser, som skal være nummereret og være mærket med præcist indhold. MK10 Alle delaftaler Service, levering De bestilte varer skal afleveres på den af ordregiver anviste tilgængelige plads (primært kølerum eller fryser). Der kan ikke forventes hjælp fra personalet. MK11 Alle delaftaler Service, levering Såfremt der måtte være varer i restordre skal dette meddeles ordregiver senest dagen før forventet levering, forudsat at bestilling ikke er foretaget med henblik på dag-til-dag levering. Ved bestilling med henblik på dag-til-dag levering, skal varer i restordre meddeles ordregiver samme morgen inden levering. MK12 Alle delaftaler Service, levering Levering af bestilte varer skal ske i køretøjer som er godkendt af fødevaremyndighederne til leverancer af fødevarer. MK13 Alle delaftaler Service, levering Pakninger der vejer over 11 kg. skal være pakket i bunden på pallen MK14 Alle delaftaler Service, levering Levering op til og i forbindelse med helligdage aftales i hvert enkelt tilfælde med udbyder. Side 4 af 11

5 MK15 Alle delaftaler Service, bestilling og levering Tilbudsgiver skal fremsende skriftlig orientering til ordregiver om bestillings- og leveringsfrister i forbindelse med helligdage og andre relevante ferieperioder i rette tid forinden ferieperioden. MK16 Alle delaftaler Service, reklamation Ved reklamation skal produktet uden omkostninger for ordregiver tages retur. MK17 Alle delaftaler Service, økologi Tilbudsgiver kan levere lister med økologigrad opgjort på den enkelte bestillingsenhed, i kroner og i kilo. Listerne skal indeholde de til en hver tid gældende krav til oplysninger, som skal indmeldes til fødevareministeriet for at opnå det Økologiske Spisemærke eller den fortsatte opgørelse af økologiprocenten. MK18 Alle delaftaler Service, bestilling og levering Listerne for foregående måned fremsendes pr. mail til den enkelte bestillingsenhed senest ved udgang af næstkommende måneds første 3 hverdage. Alle varer skal leveres næstkommende hverdag, jf. krav til levering i Rammeaftalebilag D Leveringsadresser og tidspunkter. Følgende er krav til bestilling pr. delaftale: Delaftale 1: Grønt og frugt - Bestilling mulig frem til kl. 16 med personlig betjening, og efterfølgende ordreafgivelse uden personlig betjening. Delaftale 2: Mejeri, kolonial, frostvarer mv. - Bestilling mulig frem til kl. 16 med personlig betjening, og efterfølgende ordreafgivelse uden personlig betjening. Delaftale 3: Fersk og frossen fisk - Bestilling mulig frem til kl. 15 med personlig betjening, og efterfølgende ordreafgivelse uden personlig betjening. - Delaftale 4: Fersk og frossen kød Bestilling mulig frem til kl. 15 med personlig betjening, og efterfølgende ordreafgivelse uden personlig betjening. Side 5 af 11

6 Tilbudsgiver angiver i svar på KP6 på hvilke(n) måde(r), samt hvor sent det er muligt for Ordregiver, at afgive bestilling og opnå levering næstkommende dag jf. Rammeaftalebilag D Leveringsadresser- og tidspunkter. MK19 Alle delaftaler Service, sporbarhed Ordregiver forventer rettidig information såfremt fødevarer omfattet af Tilbudsgivers sortiment er tilbagetrukket fra markedet, eller fra myndigheders side erklæres uegnet som føde- og eller drikkevare. Tilbudsgivers oplysningspligt er begrænset til varer i sit nuværende og tidligere sortiment, og varer der er relevante i relation til udbuddets delaftaler. Information herom er af væsentlig karakter, da den skal anvendes til Ordregivers lovpligtige egenkontrol program. MK20 Alle delaftaler Kvalitet, holdbarhed Alle varer/varegrupper, hvor andet ikke specifikt fremgår, skal der være en restholdbarhed på 2/3 regnet fra produktionsdato. På frostvarer, hvor andet ikke specifikt fremgår, skal der være en restholdbarhed på 1/2 regnet fra produktionsdato. MK21 Alle delaftaler Kvalitet Hvis påkrævet skal udleveres produktdatablade på varer i det til en hver tid aktuelle sortiment. KP1 Alle delaftaler Service Tilbudsgivers faguddannede personale Ordregiver ønsker så vidt muligt, at tilbudsgiver har faguddannet personale, som nemt kan assistere i forhold til konkrete henvendelser og behov, fx vedrørende håndtering, anvendelse og opbevaring af fødevarer. Der lægges vægt på, at det er muligt, at få hurtig og kompetent besvarelse på henvendelser. KP2 Alle delaftaler Service Salgs/ordre personale Ordregiver ønsker at tilbudsgiver beskriver hvorledes det sikres, at personale der håndtere salg og ordrer (pr. tlf. / Mail) på faglig vis kan bistå ordregiver med råd og vejledning omkring indkøb. Side 6 af 11

7 KP3 Alle delaftaler Service Bistand i forbindelse med aftaleimplementering Ordregiver har jf. tidsplan i udbudsbetingelser afsat tid til at rammeaftalen kan implementeres i perioden mellem tildeling af aftale og planlagt aftalestart. Hensigten er, at tilbudsgiver medvirker aktivt til at implementere aftalens varer og indhold for brugerne af aftalen. Herunder understøtter ønsker til at anvende aftalen hensigtsmæssigt fx ved at benytte et skærpet sortiment og oprette favoritlister i webshop. Hvorledes vil tilbudsgiver aktivt understøtte denne proces og dermed medvirke til at aftalerne hurtigt vil blive opfattet som en succes? KP4 Alle delaftaler Service Håndtering af fejlleverancer Ordregiver ønsker, at fejlleverancer afhjælpes hurtigt og med et minimum af ressourceforbrug forbundet hermed. KP5 Alle delaftaler Service Håndtering af fejlbestillinger Ordregiver ønsker, at fejlbestillinger afhentes/tilbagesendes med et minimum af ressourceforbrug forbundet hermed. KP6 Alle delaftaler Service Procedure ved senere afgivne bestillinger Det er væsentligt for ordregiver, at modtage varer selvom anførte bestillingstidspunkter i MK19 overskrides. KP7 Alle delaftaler Service Adgang til aftalte priser og datablade Ordregiver ønsker hurtig adgang til aftalte priser og datablade i relevant form og som kan anvendes af Ordregivers institutioner. KP8 Alle delaftaler Service Bestillingsprocedure Ordregiver ønsker at bestilling om det foretages elektronisk eller telefonisk - er forbundet med brugervenlighed (dvs. simpelt, intuitivt) og i en proces, som de fleste personer generelt, og særligt de involverede medarbejdere, opfatter som en tilfredsstillende og hensigtsmæssig bestillingsprocedure. Side 7 af 11

8 KP9 Alle delaftaler Service Tilgængelighed af konsulentbistand Ordregiver ønsker adgang til at aftale besøg fra tilbudsgiver, som tilbyder konsulentbistand uden betaling. Dette med henblik på fx at optimere på indkøb, procedurer omkring indkøb, forbedring af økologigrad mv. Bemærk, at MK6 udtrykker, at Ordregiver skal have adgang til konsulentbistand, og tilgængeligheden af konsulentbistand derfor betragtes som Tilbudsgivers yderligere service. KP10 Alle delaftaler Service, sortiment Ændringer i sortiment Ordregiver ønsker informationer vedrørende ændringer i sortimentet, således det er muligt at planlægge køkkenernes produktion bedst muligt. KP11 Alle delaftaler Service, levering Levering I forlængelse af MK8 vedrørende antal gange det er muligt, at få leveret varer pr. uge ønsker Ordregiver uddybet, hvorvidt Tilbudsgiver tilbyder yderligere leveringer end det som minimum påkrævet. KP12 Alle delaftaler Service, erstatningsvarer Erstatningsvarer I forlængelse af MK5 vedrørende seneste tidspunkt Tilbudsgiver er berettiget til at levere erstatningsvarer, ønsker Ordregiver uddybet og redegjort for, hvorvidt Tilbudsgiver tilbyder hurtigere levering end det som minimum påkrævet. KP13 Alle delaftaler Service, økologi Tilbudsgivers service i relation til Det økologiske Spisemærke: Ordregiver har stor fokus på at opnå Det økologiske spisemærke, og det er således hensigten, at dette skal opnås for alle kantinerne ved indgangen af Indkøb foretaget i perioden fra primo oktober 2014 ultimo december 2014 er tiltænkt, at ligge til grund for kantinernes individuelle ansøgninger. Side 8 af 11

9 I denne forbindelse ønskes det oplyst, hvorledes Tilbudsgiver i samarbejde med Ordregiver vil bibringe denne ansøgningsproces værdi, og løbende aktivt understøtte, at de relevante data omkring opgørelsen af økologisk indkøb bliver opsamlet og indrapporteret, med fokus på at de respektive kantiner, skal bruge så få ressourcer som muligt i forbindelse med praktiske opgaver relateret til Det økologiske Spisemærke. KP14 Alle delaftaler Kvalitet Der ønskes en ensartet kvalitet i de leverede fødevarer. Hvordan vil tilbudsgiver opfylde dette ønske som leverandør? MK22 Delaftale 1, Frugt og Grønt Kvalitet Friske varer skal være gennemgået i forhold til overholdelse af krav til varernes kvalitet inden levering. MK23 Delaftale 1, Frugt og Grønt Kvalitet Varen må ikke have stødmærker, og skal være modnet og klar til brug. MK24 Delaftale 1, Frugt og Grønt Kvalitet Minimum klasse II. jf. fødevarestyrelsens handelsnorm. MK25 Delaftale 1, Frugt og Grønt Kvalitet, holdbarhed Minimum 50 % resterende holdbarhed for gulerødder og kartofler. MK26 Delaftale 2, Mejeri-, kolonial- og frostvarer mv. Kvalitet, holdbarhed Min. 5 dage for mælk (dog 5 dage for kærnemælk) Min. 9 dage for surmælksprodukter Min. 6 dage for fløde Min. 30 dage for smør og smørbare blandingsprodukter Min. 35 dage for hele oste Min. 30 dage for skiveoste, revet ost, fløde/frisk ost Min. 30 dage for skimmeloste Min. 2/3 af holdbarhedsperiode for æg friske og forarbejdede Min. 4 uger for pasteuriserede æg MK27 MK28 Delaftale 2, Mejeri-, kolonial- og frostvarer mv. Delaftale 2, Mejeri-, kolonial- og frostvarer mv. Kvalitet Service, emballage Indhold må ikke være beskadiget. Emballage skal være hel ved modtagelsen. Side 9 af 11

10 MK29 KP15 Delaftale 2, Mejeri-, kolonial- og frostvarer mv. Delaftale 2, Mejerivarer, kolonialvarer og frostvarer mv. Kvalitet Kvalitet, holdbarhed Dåser må ikke indeholde sundhedsskadelige belægninger. Holdbarhed, mejeriprodukter Ordregiver ønsker oplyst om tilbudsgiver tilbyder en yderligere holdbarhed på mejeriprodukter end minimum påkrævet i kravspecifikationen særligt mejeriprodukter med kort holdbarhed såsom mælkeprodukter og fløde. MK30 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Kvalitet Frisk fisk, lugtfri, klare øjne, røde gæller, frisk slimlag, holdbarhed 72 timer fra leveringstidspunktet, fisken skåret lige over og ingen afbrækkede/ beskadigede kanter, glaseringer max 5%, MK31 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Kvalitet, holdbarhed Der må maksimalt gå 12 timer fra produktion til levering af fiskefars/hakket fisk. MK32 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Kvalitet, holdbarhed Holdbarhed på frisk fisk skal minimum være 72 timer fra leveringstidspunktet. MK32 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Holdbarhed, frossen fisk Frossen fisk skal have minimum 50% af holdbarhedsperioden tilbage på leveringstidspunktet. MK33 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Kvalitet, frossen fisk Skal have oplysninger om fangstområde. MK34 Delaftale 3, Fersk og frossen fisk Kvalitet, frossen fisk Lidt isslag på frossen fisk. MK35 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Såfremt at tilbudsgiver ikke kan levere kød udskåret i henhold til FOKUS, SKAL dokumentation for udskæringskvaliteter vedlægges. MK36 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Fersk kød skal mærkes med oprindelsesland. Desuden skal det fremgå af oksekød, kalvekød samt ungdyr hvor dyret er født, opvokset og slagtet. MK37 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Hakket kød opmærkes med oplysning om hakningstidspunkt, dato og tidspunkt samt fedtprocent. Gælder ikke langtidsholdbart kød = mere end 24 timer. MK38 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, holdbarhed Holdbarhed hakket kød - minimum 24 timer fra hakningstidspunktet eller 3 dage fra levering, hvis produktet er pakket i kontrolleret atmosfære eller vakuumpakning. MK39 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Fremstillingsdato samt oplysninger om dyreart, herunder procentvis fordeling, hvis produktet er fremstillet af kød fra flere dyrearter skal fremgå af færdigpakkede kødvarer. MK40 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, levering Fjerkræ: Temperaturen ved levering skal være max +5 0 C. Hakket kød skal leveres ved +2 0 C. Side 10 af 11

11 MK41 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, holdbarhed Fjerkræ: Holdbarhed minimum 5 dage fra leveringstidspunkt. MK42 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Fjerkræ: Fremstillingsdato samt oplysninger om dyreart, herunder procentvis fordeling, hvis produktet er fremstillet af kød fra flere dyrearter skal fremgå af færdigpakkede kødvarer. MK43 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, pålæg Temperaturen ved levering skal være max +5 0 C. MK44 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, fersk pålæg Holdbarhed - minimum 12 dage fra levering. MK45 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet Marmoreringen skal minimum være på 2 % på reelt svinekød og 5 % på reelt oksekød. MK46 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, fersk kød Produktet skal have duft, farve og smag af frisk kød og have en mørhed og marmorering der svarer til fornuftig spisekvalitet. MK47 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, fersk kød Dryptab pakket/behandlet/udskåret fersk kød på maksimum 2 %. MK48 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, frossen kød Temperaturen ved levering skal være C. MK49 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, frossen kød Fremstillingsdato samt oplysninger om dyreart, herunder procentvis fordeling, hvis produktet er fremstillet af kød fra flere dyrearter skal fremgå af færdigpakkede kødvarer. MK50 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, frossen kød Marmoreringen skal minimum være på 2 % på reelt svinekød og 5 % på reelt oksekød. MK51 Delaftale 4, Fersk og frossen kød Kvalitet, holdbarhed, Mindstekrav til holdbarhed på frossen kød: frossen kød Oksekød: 6 måneder Svinekød: 2 måneder Lammekød: 4 måneder Indmad: 2 måneder Pålæg: 1 måned Hakket oksekød: 4 måneder Hakket svine- og lammekød: 2 måneder Side 11 af 11