Katarina Flodquist indledte mødet med at byde velkommen og takke for fremmødet.

Transkript

1 REFERAT Amgros I/S Dampfærgevej 22 DK-2100 København Ø Tel: Fax: Orienteringsmøde om HA udbud 2017, afholdt fredag den 3. juni kl i Danske Regioner Dato: 10. juni 2016 Katarina Flodquist indledte mødet med at byde velkommen og takke for fremmødet. Den nye udbudslov, der er trådt i kraft den 1. januar 2016, blev nævnt og de nye betingelser i forbindelse med det nye fælles udbudsdokument, ESPD et, blev omtalt. Det blev oplyst, at formålet med dagens møde var at orientere tilbudsgiverne om udbudsmateriale og at sikre, at tilbudsgiverne havde forståelse for, hvordan særligt tilbudsskemaet og ESPD-dokumentet skal udfyldes. Leverandørerne blev opfordret til at spørgsmål omkring materialet stilles skriftligt efterfølgende. Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt. Dagens præsentation, mødereferat samt løbende spørgsmål og svar vil blive lagt på forsiden af Kent Raun Moritzen indledte præsentationen med gennemgang af dagsorden. Tilbudsgiverne blev opfordret til at stille spørgsmål undervejs. Spørgsmål af teknisk karakter bedes stillet skriftligt. Rammeaftale og tilbudsskema Udbudsmaterialets indhold blev overordnet gennemgået. Der blev i den forbindelse gjort opmærksom på, at der er sket en række ændringer i rammeaftalen både i forhold til den eksisterende rammeaftale, men også i forhold til det udkast til rammeaftale, der tidligere har været i markedshøring. Det blev særligt fremhævet, at tilbudsgiverne skulle være opmærksomme på, at der var sket en række ændringer omkring forpligtelsen til at levere forbrugsartikler. Tilbudsskemaet blev herefter overordnet gennemgået. Der er anvendt en systematik, der svarer til den under de tidligere udbud. Der er dog sket en ændring i antallet af og opdeling af behandlingskategorier. Endvidere er der sket en justering af de tekniske mindstekrav i tilbudsskemaet, hvor en række krav er udgået, en række krav er tilføjet og en række krav er omformuleret. Tilbudsgiverne skal levere dokumentation for, at de tekniske mindstekrav er opfyldt, og for at høreapparater er deklareret efter de i udbudsmaterialet angivne standarder (eller tilsvarende standarder). Der findes i tilbudsskemaet mulighed for at lave henvisninger til den relevante dokumentation. Den største nyskabelse i tilbudsskemaet er, at udbuddet denne gang i en række behandlingskategorier er baseret på, at tilbudsgiverne skal give tilbud på hele høreapparatfamilier. Definitionen af en høreapparatfamilie blev gennemgået. Tilbudsgiverne må gerne tilbyde flere høreapparatfamilier i samme behandlingskategori.

2 For en række konkrete behandlingskategorier kan den samme høreapparatfamilie alene tilbydes to gange. Baggrunden for denne begrænsning er, at der ønskes en bredde i sortimentet, således at denne samme høreapparatfamilie ikke tilbydes i samtlige behandlingskategorier. En høreapparatfamilie, der er tilbudt to gange i disse behandlingskategorier, kan dog godt tilbydes i de øvrige behandlingskategorier. Tilbudsskemaet er baseret på, at der alene gives tilbud på formfaktorerne BTE og RIC/RIE/RITE. Dette er de formfaktorer, hvor det største forbrug forekommer. Tilbuddet vil dog, hvis der er angivet et krav om, at der tilbydes høreapparatfamilier i den pågældende behandlingskategori, omfatte hele høreapparatfamilien, som nærmere beskrevet i rammeaftalen. Baggrunden for, at der alene gives tilbud på de to formfaktorer er, at dette forenkler processen for såvel tilbudsgiverne som for Amgros. Hvis en tilbudsgiver tilbyder flere høreapparatfamilier i en kategori, og der i en af de tilbudte høreapparatfamilier er en formfaktor, der ikke lever op til et teknisk mindstekrav, bliver hele den tilbudte høreapparatfamilie ukonditionsmæssig. Tilbuddet vil dog fortsat samlet set være konditionsmæssigt, hvis mindst en hel høreapparatfamilie opfylder de tekniske mindstekrav. Amgros vil i den situation alene indgå kontrakter på de høreapparatfamilier, hvor alle de krævede formfaktorer opfylder alle de stillede tekniske mindstekrav. Behandlingskategorierne har tidligere været opdelt bl.a. med fokus på output. Ved dette udbud er denne opdeling forbeholdt behandlingskategorierne, hvor der er stillet krav om power-apparater. Endvidere er strukturen for behandlingskategorierne ændret, således at betegnelsen hørebehov ikke længere anvendes. Baggrunden for dette er drøftelser i ekspertgruppen alle patienter har et stort hørebehov, hvorfor det ikke giver mening at opdele på denne måde. I samarbejde med ekspertgruppen er der således valgt en ny betegnelse; kompleksitetsniveau. Betegnelsen kompleksitetsniveau er valgt på baggrund af den vurdering, klinikken foretager af den pågældende patient og dennes høretab. Tilbudsskemaets faner for fjernbetjeninger/streamer, ørepropper og børnetilbehør blev overordnet gennemgået. Disse indeholder kravene til de relevante enheder. Tilbudsgiverne skal være opmærksomme på, at der skal gives tilbud på fjernbetjeninger/streamere samt ørepropper, for at tilbuddet er konditionsmæssigt. Der skal tilbydes fjernbetjeninger/streamere, der til sammen dækker alle de tilbudte høreapparater. Såfremt der gives tilbud i børnekategorierne, skal der tillige gives tilbud på børnetilbehør. ESPD og dokumentation I forbindelse med den nye udbudslov skal tilbudsgiver udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD et). ESPD et skal udfyldes en gang pr. tilbudsgiver. Hvis en tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der afgives en støtteerklæring (udbudsbilag 3), og der skal også indsendes et ESPD for den støttende virksomhed. ESPD et tjener som foreløbig dokumentation for tilbudsgiverens oplysninger vedrørende de anførte udelukkelsesgrunde og udvælgelseskrav. Side 2 af 5

3 Det blev overordnet gennemgået, hvordan ESPD et udfyldes elektronisk. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udarbejdet en vejledning i, hvordan ESPD et udfyldes elektronisk. Det blev understreget, at tilbudsgiverne skal huske at aflevere ESPD et i xml-format manglende aflevering af dette vil være udelukkelsesgrund. Tilbudsgiverne blev opfordret til ligeledes at aflevere ESPD et i pdf-format. Er der fejl eller mangler i ESPD kan dette efterfølgende i stor udstrækning korrigeres. Det er imidlertid ikke muligt for tilbudsgiverne at indsende ESPD et efterfølgende, hvorfor dette skal være en del af tilbuddet. Oplysningerne i ESPD et skal først dokumenteres efterfølgende, når det er konstateret, hvilke tilbudsgivere der vil blive tildelt kontrakt. Amgros vil i den forbindelse forventeligt kontakte tilbudsgiverne ultimo august/primo september og anmode om den endelige dokumentation. En tilbudsgiver spurgte, om dokumentation må afleveres sammen med tilbuddet. Tilbudsgivere må gerne vedlægge dokumentation sammen med tilbuddet, men dette er ikke et krav. Amgros vil under alle omstændigheder være forpligtet til at give en frist for indsendelse af dokumentationen efterfølgende. For danske virksomheder med danske ledelsesmedlemmer vil dokumentationen for udelukkelsesgrundene være en serviceattest, der kan bestilles hos Erhvervsstyrelsen. Det er vigtigt, at denne indeholder straffeoplysninger vedrørende ledelsesmedlemmerne. Amgros vil give en nærmere beskrivelse af, hvordan man indhenter denne endelige dokumentation, når der udsendes breve med anmodning herom. Der blev særlig gjort opmærksom på, at udenlandske tilbudsgivere og tilbudsgivere med udenlandske ledelsesmedlemmer (bestyrelse og direktion) skal indhente den relevante dokumentation i disses hjemland, da disse ikke vil være dækket af en serviceattest. Det kan derfor være en god idé, at tilbudsgivere i en af disse situationer i god tid afklarer, hvad der er den relevante dokumentation og eventuelt indhenter denne. Der findes ikke på nuværende tidspunkt et samlet register, der viser, hvor tilbudsgivere kan indhente de relevante dokumenter til dokumentation for oplysningerne i ESPD et. EU har et register (benævnt e-certis), der indeholder oplysninger om de relevante myndigheder i de forskellige medlemsstater. Oplysningerne er dog ikke opdaterede. På nuværende tidspunkt er oplysningerne her den bedste indikation af, hvilke myndigheder der er relevante at kontakte i de forskellige medlemsstater. Amgros er klar over, at det kræver ekstra ressourcer og opfordrer tilbudsgiver til at være meget omhyggelige med at udfylde ESPD et korrekt og fremskaffe den fornødne dokumentation. Såfremt en tilbudsgiver ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, vil Amgros være forpligtet til at afvise tilbuddet fra denne tilbudsgiver i sin helhed. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har indikeret, at man som ordregiver skal give omkring 2,5 uge til at fremlægge dokumentation. Dette vil dog afhænge af de konkrete omstændigheder. Amgros vil oplyse nærmere herom, når der anmodes om den endelige dokumentation. Side 3 af 5

4 Generelt om levering Det blev understreget, at ændringerne i PostDanmarks leveringstid ikke skal gå ud over patienterne. Det er op til tilbudsgiverne at vælge en passende transport/logistikløsning. Der blev rejst et spørgsmål, om levering er at betragte som værende på audiologisk afdeling eller ved modtagelse på hospital. Levering er ved modtagelse på høreklinikkens oplyste postadresse. Leverandøren bærer således ikke ansvaret for, om der på hospitalerne er en intern forsinkende postgang. Afsluttende bemærkninger af afgivelse af tilbud Afslutningsvis blev det gennemgået, hvilke dokumenter tilbuddet skal indeholde og leverandørerne bedes i tilbudsskemaet henvise til den nødvendige dokumentation som (ved sidste høreapparatudbud). Der blev gennemgået et eksempel, der illustrerer, hvordan disse bilagshenvisninger kan se ud Tilbudsgiverne blev mindet om, at tilpasningssoftwaren skal afleveres som en del af tilbuddet (på usb). Endelig blev tilbudsgiverne mindet om, at der ikke må tages forbehold i tilbuddet. Spørgsmål Tilbudsgiverne havde en række spørgsmål til forståelsen af udbudsmaterialet. Der blev bl.a. andet spurgt til, hvad man skulle gøre, hvis medlemmer i ledelsen bliver udskiftet fra afgivelse af tilbud til indhentning af dokumentation for oplysninger i ESPD. Hvilken personkreds skal dokumentationen omfatte? Hvis en tilbudsgiver undervejs i processen foretager udskiftning i ledelsen, skal dokumentationen dække den ledelse der er fungerende ved indhentning af dokumentation, dvs. på det tidspunkt, hvor Amgros anmoder om den endelige dokumentation. En tilbudsgiver spurgte til forståelsen af rammeaftalens punkt 3.2 om udskiftning og/eller supplering af sortiment. Der blev konkret spurgt til, hvilke muligheder en leverandør har for, at der kan komme nye produkter med i sortimentet efter kontraktindgåelse? Tilbudsgiverne blev gjort opmærksomme på rammeaftalens punkt 3.1, og at det i nogle tilfælde var en forpligtelse for tilbudsgiverne, at f.eks. nye udgaver af en høreapparatfamilie, der var en del af sortimentet, bliver omfattet af rammeaftalen. Såfremt en tilbudsgiver ønsker det, kan denne anmode om enten at få suppleret sit sortiment, dvs. få tilføjet yderligere høreapparater i en behandlingskategori eller at få udskiftet i sortimentet, dvs. få erstattet et høreapparat i en behandlingskategori med et andet. Ændringer i sortiment vil i alle tilfælde være betinget af Amgros godkendelse. Det er et krav for, at Amgros kan acceptere en sådan ændring, at de høreapparater eller høreapparatfamilier, der skal indgå i sortimentet, opfylder de tekniske mindstekrav i den relevante kategori, samt at de kan købes på de samme vilkår. For en nærmere beskrivelse af proceduren, henvises til rammeaftalens punkt 3.2. En tilbudsgiver spurgte, om der i tilbuddet skal oplyses om samtlige udgaver af høreapparater i en høreapparatfamilie? Side 4 af 5

5 Tilbudsgiverne skal alene angive oplysninger for en udgave i BTE hhv. RIC/RIE/RITE. Der er således ikke krav om, at tilbudsgiverne oplister samtlige udgaver af en høreapparatfamilie. I forbindelse med indlevering af prislisterne vil leverandøren skulle angive samtlige udgaver af høreapparaterne i de tilbudte høreapparatfamilier. Endeligt spurgte en tilbudsgiver til, om det var selve stregkoden eller den underliggende kode, der skulle oplyses i prislisten. Det blev bekræftet, at det var den underliggende kode, der skulle oplyses. Der var herefter ikke yderligere spørgsmål. Kent Raun Moritzen takkede for tilbudsgivernes deltagelse i orienteringsmødet. Amgros ser frem til at modtage tilbud på udbuddet af Høreapparater Side 5 af 5