Skoler, Lejre, Træf & Camps Drejebog -------------------------------------------------- Inspiration til planlægning af gymnastikskoler & -lejre i DGI Vestjylland Leg Sjov Aktivitet Udfordringer - Venskab 2013
Kære forening Et gymnastiktræf, en skole, på lejr! Hver sin måde at mødes på. Men alle kategorier har et tilfælles: De giver oplevelser Blod på tanden Nye venner Udfordringer Og ikke mindst fællesskabsfølelsen for vore gymnaster Træf Et arrangement mellem 3 6 timer. Oftest 3 timer, for så giver børnene den gas under hele arrangementet og har stadig lyst til mere, når træffet slutter. Skole Et arrangement mellem 2 5 dage og minimum 6 timer pr. dag. F.eks. fra 9.00-15.00 hvor forældrene bringer og henter deres børn hver dag. En skole kan også være sammensat af forskellige idrætsgrene, løb i skoven, en tur i svømmehallen osv.osv. Lejr/Camp Skal som minimum have 1 overnatning. F.eks. fra fredag aften kl. 18.00 til lørdag kl. 14.00. En lejr kan udover gymnastikken, indgå andre oplevelser end gymnastik, natløb, nat gymnastik, konkurrencer, underholdning osv. Rigtig god fornøjelse DGI Vestjylland 1
Sådan kommer I i gang med planlægningen Der findes ikke én, men 1000 rigtige måder at arrangere en gymnastikskole eller -lejr. Hvordan I ender med at gøre, er helt op til jer. Har i lyst til en skole eller en lejr. Det første der tages stilling til er målgruppen, tidspunktet og skolen/lejrens varighed. Målgruppe: junior, puslinge, børn, drenge, piger, åben for alle Tidspunkt: Weekend, skoleferie, efterår, forår, sommer, vinter Varighed: 2-3 dage 1 døgn, en uge Sæt det rette team Gymnastikskolen/-lejren kan arrangeres af en lokal idrætsforening evt. i samarbejde med DGI Vestjylland. Som udgangspunkt skal hver skole/lejr som minimum have en ansvarlig koordinator/skoleleder. Desuden skal der findes en gruppe mennesker, der brænder for at give børnene en fantastisk oplevelse. Overvejelser inden I går i gang Hvor mange instruktører og hjælpere er der pr. deltager? Hvordan vil I sikre at der er plads og udfordringer til alle? Hvordan sikres spring og sikkerhed? Anbefalinger til jer På en gymnastikskole kan instruktørfordelingen f.eks. se således ud: 0-20 deltagere = 2 instruktører og 1 hjælper 21-40 deltagere = 2 instruktører og 2 hjælper 41-60 deltagere = 3 instruktører og 3 hjælper 61-80 deltagere = 4 instruktører og 4 hjælper 81-100 deltagere = 5 instruktører og 5 hjælper Ved afholdelse af arrangementet bør der min. Være en voksen ansvarlig tilstede hele tiden. 2
Bemærk: Der skal indhentes børneattester på ALLE voksne husk køkkenpersonale og nattevagter. Læs mere på www.dgi.dk/borneattester Huskeliste Laves i god tid: Afklare målgruppe Afklare dato og varighed Overordnet planlægning af programmet (herunder afklaring i forhold til forplejning) Udarbejdelse og godkendelse af budget, herunder fastsættelse af pris Booke lokaler Find person og/eller gruppe, der er ansvarlig for koordineringen af skolen/lejren Udarbejde indbydelse og PR materialer (se skabelon) Begynde at søge efter instruktører og frivillige hjælpere. Reklamere for arrangementet Kan laves efter tilmeldingsfristen Afklare det endelige antal nødvendige instruktører og hjælpere (evt. skrive kontrakt) Endelig planlægning af program. Finde nødvendige rekvisitter Lave instruktørkartotek Indhente børneattester (for alle involverede) Disse opgaver kan DGI Vestjylland være jer behjælpelige med Tilmelding og udsendelse af program og informationer til deltagerne. PR, flyers, plakater, nyhedsbrev, hjemmeside, Facebook mm.. Udsende deltagerbrev + regneark med nyttige oplysninger på deltagerne til skoleleder og instruktører Lave pressemeddelelser + udsende dem Indhente T-shirt størrelser på deltagere + bestilling Husk at sætte tilmeldingsfristen, så I har tid til at nå det hele. Tag kontakt til DGI Vestjylland, Gymnastik- & Fitnesskonsulent Susanne Olesen, 79404261, susanne.olesen@dgi.dk. Vi kan være behjælpelige med tilmelding, udsendelse af informationer, PR osv. Læs mere, få inspiration og find bilag på www.dgi.dk/vestjylland/gymnastik. 3
PR/annoncering Start i god tid med at reklamere for arrangementet. En god PR og annoncering kan betyde, at der er flere, som tilmelder sig. Brug forskellige metoder og gør reklame fra begyndelsen af planlægningen og hele vejen frem til arrangementet er slut. Her er nogle forslag: Her kan i gøre reklame Sådan kan I gøre reklame Lokalforeningens hold Flyers Naboforeninger Salgs tale, gymnastikopvisning, forældremøder og lign. Lokale butikker Personligt brev Klubhuset Annonce Gymnastiksale Nyhedsbreve Haller Plakater Lokale aviser Pressemeddelelse Kommunale kalendere DGI Vestjyllands hjemmeside Tidligere deltagere på skoler og lejre Facebook Skolintranet 4
Deltagerliste Når tilmeldingsfristen er udløbet, udsendes et brev til deltagerne med praktiske informationer. Denne deltagerliste udsender DGI Vestjylland for jer til alle deltagerne. Deltagerlisten udsendes elektronisk pr. mail. Med brevet tilsendes også program for skolen eller lejeren eller anden vigtig information. Vigtigt indhold i brevet er: Tid, sted, Liste over ting der skal medbringes (sygesikringsbevis, telefonnummer på mor og far, med videre) Telefonnummer på skolens/lejrens kontaktperson(er). Forplejning Undersøg hvordan reglerne er for medbragt mad, der hvor skolen /lejren skal holdes. Må man selv medbringe mad. Eller skal den købes på stedet. Når børnene er aktive, bliver de sultne, derfor er det en god ide med mellemmåltider/drikkepauser ind i programmet. Husk også at instruktørerne skal have forplejning. Lokalebehov Overvej hvad i har behov for af lokaler, og book dem. Rekvisitter/redskaber Undersøg hvilke rekvisitter og redskaber der er på stedet. Førstehjælp/skader Sørg altid for, at der er en fyldt førstehjælpstaske på stedet med is, plaster og forbindingsmateriale. 5
Kontakt til forældre Forældre er en kæmpe ressource, som I kan få stor hjælp fra. Som forudsætning for det er det vigtigt, at de er meget velinformerede. Når der er overblik, over de opgaver der ønskes løst af forældre, gælder det om at informere dem hurtigst muligt. Mange forældre vil rigtig gerne give en hånd med, hvis de kan presse det ind i kalenderen. Forældremøde Involvering i opgaveløsning madlavning, skaffe redskaber, nattevagter osv. Upload gerne billeder til foreningens hjemmeside under forløbet, så dem der hjemme kan følge med. Lav en mini-opvisning på arrangementets sidste dag for forældrene. Husk Meld klart ud hvordan forældrene får fat i jer og sørg for at I ved hvordan I kan komme i kontakt med forældrene. Regler Opstil så få regler som muligt. En hovedregel er, at man skal bruge sin sunde fornuft men vigtigt at opstille meget skarpe regler omkring spring/sikkerhed. Eksempler på regler kan være: Du (gymnasterne) kommer til tiden Du deltager i alle programpunkter Du springer ikke, uden en instruktør er til stede. Overvej regler for brug af elektroniske medier, mobil, ipod, computer osv. 6
Merchandise Det kan være en god ide at udlevere merchandise til sådan et arrangement, det kan være med til at give PR og kan få betydning for næste års arrangement. Samtidigt er det med til at forlænge oplevelsen for deltagerne. Husk årstal på merchandises, evt. logo. Drikkedunke Håndklæde diplom Taske Cap Merchandise Bukser T-shirts Key-hanger Trøje Læs mere, få inspiration, find bilag på www.dgi.dk/vestjylland/gymnastik 7