Drejebog til arrangører

Transkript

1 QuickTime and a decompressor are needed to see this picture. Drejebog til arrangører Vi er meget taknemmelige over, at I vil lægge frivillige kræfter i at arrangere dette sponsorcykelløb og støtte Folkekirkens Nødhjælps arbejde! Der er mange ting, der skal overvejes og arrangeres, for at løbene bliver en succes. Derfor har vi samlet nogle praktiske og overordnede informationer i denne drejebog, som I kan bruge, når I skal planlægge løbene, invitere ryttere samt skaffe sponsorer og frivillige. Vi håber, at dette dokument besvarer nogle af de spørgsmål, I måtte have. I er altid velkomne til at kontakte os på / ubj@dca.dk Indholdsfortegnelse Baggrunden for Vi Cykler mod Sult... 2 Hvad går pengene til?... 2 Konceptet - sponsorcykelløb... 2 Det gør Folkekirkens Nødhjælp... 3 Det gør arrangøren... 3 Sådan gør du... 3 Planlægning af løbet... 3 Deltagere... 4 Sponsorer... 4 Presse... 5 Afvikling af løbet... 5

2 Baggrunden for Vi Cykler mod Sult Vi Cykler mod Sult er opstået, fordi vi i Folkekirkens Nødhjælp gerne vil etablere en årligt tilbagevendende begivenhed i september, som er lokalt forankret i sognene, foregår samtidig i flere byer og inddrager frivillige kræfter. Begivenheden skal give enkeltpersoner og virksomheder mulighed for at bidrage til at hjælpe verdens fattigste på en sjov, aktiv og involverende måde. Da vi desuden fokuserer på klima og bæredygtighed, har vi besluttet, at et sponsorcykelløb er en god form. I 2008 blev Vi Cykler mod Sult gennemført i 9 byer og indtjente samlet kr Hvad går pengene til? Vi Cykler mod Sult handler om at samle midler ind til Folkekirkens Nødhjælps hjælpearbejde for en verden uden sult. Vi arbejder med retten til mad i en lang række lande i Afrika, Asien og Mellemamerika. Et eksempel på, hvad pengene fra Vi Cykler mod Sult kan gå til, er donation af cykler til fattige kvinder i Malawi. En cykel betyder forbindelse med omverdenen og adgang til markeder, hvor kvinderne kan sælge deres afgrøder. På den måde er en cykel ikke blot et bæredygtigt transportmiddel den kan også hjælpe kvinderne ud af fattigdom og sult. Folkekirkens Nødhjælp har haft kampen mod sult som kernesag i snart 100 år. Der er mere om vores arbejde mod sult på hjemmesiden: Konceptet - sponsorcykelløb Et sponsorcykelløb er et cykelløb, hvor deltagerne er sponsoreret og kæmper om at indsamle flest penge. Der er tre måder at deltage på: som enkeltperson, som hold eller som virksomhed. Alle er velkomne til at deltage børn, gamle, kærester, hele slænget fra kontoret, præster i kjole, borgmestre, professionelle cykelryttere og glade amatører. De eneste betingelser for at deltage er, at man er sponsoreret og at man kan medbringe en cykel på løbsdagen. Deltagerne skal selv sørge for at finde sponsorer. Sponsoreringen kan fx foregå ved at deltageren sponsoreres af en virksomhed fx den lokale brugs eller ens egen arbejdsplads. Deltageren kan også sponsoreres af privatpersoner fx familie, venner og naboer. Sponsoraterne kan have to former: Et fast beløb for at deltage og gennemføre Et beløb per kørt kilometer Hvis det er svært at finde sponsorer, kan man indføre et deltagergebyr. Deltagergebyret kan være et fast beløb eller et beløb pr. kilometer, deltageren vælger at cykle. Virksomheder kan stille medarbejderhold, hvor virksomheden sponsorerer sine medarbejdere. Her er der også mulighed for, at

3 medarbejderne kan sponsorere hinanden medarbejderne kan sponsorere chefen medarbejderne og chefen får en hyggelig, aktiv og sjov dag sammen virksomheden sponsorerer sine kunder og samarbejdspartnere Virksomheder kan trække sponsoraterne fra i skat. Det gør Folkekirkens Nødhjælp Folkekirkens Nødhjælp er tovholder på Vi Cykler mod Sult. Det betyder at vi står for: - Udarbejdelse af pressemeddelelser - Aftale med eventuelle hovedsponsorer - Design og tryk af plakater, sponsorkontrakter, flyers ol. grafisk materiale til hver by. - Inddrivelse af sponsorater efter løbene - Hjemmeside med artikler og information til sponsorer, deltagere og arrangører. Udover denne drejebog, har vi samlet en række praktiske skabeloner til jer: - Ansøgning om tilladelse fra kommune og politi til at afholde løbet på offentlig vej - Invitation til deltagere - Sponsorkontrakter Disse skabeloner kan downloades på under fanebladet Arrangører. Og skabeloner til deltagerne: - Sponsorkontrakter - Mailskabelon de kan sende ud til familie og venner og bede om sponsorater Disse skabeloner kan downloades på under fanebladet Sponsorer ligesom informationer om skattefradrag, tiderne på løbene og andet praktisk info om tilmelding. Det gør arrangøren - Opsætning af løbet; finder bane eller fastlægger rute, får tilladelse, fastsætter tidspunkt og løbets form. - Promoverer arrangementet i lokalsamfundet og skaffer deltagere - Kontakt til lokal presse i samarbejde med Folkekirkens Nødhjælp - Hverver frivillige til at hjælpe på dagen - Afvikler løbet på dagen, sørger for at indsamle og indsende sponsorkontrakter Sådan gør du Planlægning af løbet 1. Dato fastlægges. Løbet skal afvikles i de sidste to uger af september. 2. Bane findes eller rute tilrettelægges og der indhentes godkendelse hos politiet og kommunen.

4 3. Overvej, om der skal være andre discipliner end cykelløb, fx løb. 4. Institutioner kontaktes omkring deltagelse. Vær opmærksom på, at skoler, klubber mm. oftest planlægger næste skoleår inden sommerferien - for det meste længe før. Jo tidligere, desto bedre. 5. Invitationer sendes ud, plakater hænges og anden promovering sættes op i lokalområdet. 6. Frivillige hverves. På løbsdagen skal der bruges folk til at modtage tilmeldte og indsamle kontrakter, til at sørge for sikkerhed omkring banen, evt. til forplejning mm. Deltagere En af de helt store udfordringer er, at skaffe deltagere til løbene. Som arrangører er det vigtigt at få invitationer ud til så mange, som muligt. Det er kun fantasien, der sætter grænser for, hvem der kan inviteres. Nogle arrangører har inviteret lokale virksomheder som deltagere/sponsorer, andre inviterer præster og biskopper, konfirmandhold, spejderklubber, skoler, lokale foreninger mm. Tre hovedgrupper, du kan tage kontakt til: - Skoler og andre institutioner (eks. plejehjem). Invitér i meget god tid, inden sommerferien. - Lokale klubber, spejderforeninger og lignende frivillige grupper. Her skal invitationerne også ligge god tid forinden. Inddrag dem evt. som frivillige i arrangementet. - Lokale virksomheder, der har en aktiv forankring Vi laver plakater til de enkelte byer med opfordring til deltagelse. Men det er vigtigt at kontakte potentielle deltagere mere direkte, for at sikre sig, at løbet bliver et tilløbsstykke. Vi har derfor lavet invitationsskabeloner til både enkeltryttere, virksomheder og sponsorer, som I kan tage udgangspunkt i, når I skriver til folk. I kan finde dem på under fanebladet Arrangører. Start med at sende Sæt kryds i kalenderen meddelelsen af sted, når I har besluttet jer for en dato. Så ved folk, at cykelløbet foregår, samt hvilken dag det foregår. Den rigtige invitation med endelige informationer kan I så sende ud fra starten af august og send gerne påmindelser. Inden I sender invitationen er det vigtigt, at I husker at udfylde de blanke felter med navnet på jeres by, stedet hvor løbet holdes, tidspunkt, dato og jeres kontaktinfo. Med invitationen sendes også en sponsorkontrakt (eller et link til den), som deltagerne kan tage med til sin(e) sponsor(er). Sponsorkontrakter kan downloades på under fanebladet Sponsorer Følg gerne invitationer til virksomheder og foreninger op med et telefonopkald og henvis dem endelig til os, hvis de har spørgsmål omkring formål eller andet. Sponsorer En vigtig del af Vi Cykler mod Sult er at finde nogle gode sponsorer. Det er primært deltagernes eget ansvar, at finde sponsorer. Som arrangør er det dog en fordel, hvis I også kan finde nogle sponsorer til de deltagere, der ikke selv kan finde nogen.

5 Presse Så snart I har dato, tid og sted på jeres løb, trykker Folkekirkens Nødhjælp en plakat med jeres bys navn eksempelvis Sønderborg Cykler mod Sult samt dato og sted for løbet, som I kan hænge op for at promovere løbet. Vi laver også pressearbejde på vores egen hjemmeside og promoverer Vi Cykler mod Sult i national og lokal presse. Her er det mest effektive et samarbejde, hvor I tager kontakten til jeres lokale presse for at få omtale af jeres løb. Afvikling af løbet Det kan selvfølgelig være, at I allerede har helt styr på, hvordan løbet skal afvikles. Ellers har vi samlet en lille huskeliste her, med elementer man skal huske at have styr på, så løbet kan afvikles til alles fornøjelse: I skal etablere en bane eller en rute, som løbet kan afvikles på. Nogle arrangører vælger at holde løb inde i bykernen, andre i en park, på parkeringspladsen foran indkøbscentret, på en smuk strækning langs vandet eller hvor det nu kan lade sig gøre. Der skal bare være plads nok. Ligger banen i trafikeret område, skal der afspærres og opstilles folk til trafikregulering i samarbejde med kommunen. I alle tilfælde skal der indhentes tilladelse fra kommunen. Dette hjælper vi gerne med, hvis det er nødvendigt. Det er en god idé at lave flere løb af forskellig varighed, så børn, firmahold, motionscyklister og konkurrenceryttere ikke cykler oveni hinanden. Start for eksempel med et børneløb på en halv time, så et motionsløb og til sidst en konkurrenceløb, for dem der kører ræs. Når løbet er skudt i gang, skal kilometerne tælles. Dette kan enten gøres af jer, eller I kan stole på deltagerne og lade dem tælle selv. Det skal bare gøres klart før start. Det er vigtigt at have en god kommentator. Denne skal vælges med omhu og kunne høres af publikum. Sørg for megafon eller anlæg, som løbet kan kommenteres i. Kommentatoren skal jævnligt informere om tidsplan og starttider, udover løbets gang. Hav et synligt infopoint ved startområdet, hvor der altid er nogle ansvarlige. Her kan sponsorkontrakterne afleveres inden løbet, og der kan gives informationer etc. Hav mindst én person der er ansvarlig for at registrere deltagere og indsamle sponsorkontrakter. Print deltagerlisterne ud på forhånd og sørg også for, at kommentatoren har dem, så vedkommende kan læse deltagerlisten op. Efter løbet skrives kørte kilometer på de enkelte sponsorkontrakter, det endelig sponsorat udregnes og I sender kontrakterne til Folkekirkens Nødhjælp. Herefter fremsender vi opkrævning til sponsoren. Sørg for, at de ansvarlige arrangører og frivillige hjælpere har ens t-shirt, vest eller lignende på, så deltagere og publikum altid ved, hvem de skal snakke med, hvis de har spørgsmål. I kan rekvirere CREW -veste hos os. Koordiner med lokale cafeer, barer, cateringfirmaer eller andre, at de sørger for, at sælge mad og drikke ved løbet. Det er en god indtjeningsmulighed for dem også. Har I spørgsmål? Kontakt Ulrik Bjørn: / ubj@dca.dk