KOMMUNIKATIONSSTRATEGI FOR KRONBORG KNIGHTS

Transkript

1 1. Erfaringer Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været? List i punktform. Nyhedsbrev Hjemmeside Facebook Helsingør Dagblad Twitter liveopdatering fra kampe ligger på hjemmesiden Flyers hvem er klubben, hvert hold har sin egen Faktabog A5-folder Kalender fælles kamp- og aktivitetskalender Klubmøder Generalforsamlingen Banketten Hvad har især virket? (List max. 1 år gamle eksempler på god kommunikation i punktform) angiv hvorfor det har virket. Hvad er eksemplerne (fakta) på at tidligere kommunikationsstrategier har virket? Hvor har klubben rykket sig markant? Nyhedsbrev Hjemmeside (meget trafik) Helsingør Dagblad Side 1 af 9

2 2. Afklaring og målsætning A. Målgruppe(r) (kopier målgruppen fra politikken): Målgruppen er interne og eksterne interessenter. Interne interessenter: Spillere, trænere, forældre og hjælpere. Eksterne interessenter: Kommune, Helsingør Ungdomsskole, skoler og gymnasier, Idrætsudvalget, sponsorer, medier, publikum, DAFF, DIF, HSU, US football, andre klubber, hjælpe organisationer, fonde På kort sigt prioriterer vi den interne kommunikation og på længere sigt prioriteres den eksterne kommunikation. B. Afklaring Hvor er de gode rollemodeller? Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? Hvilke medier og teknologier anvender de? Helsingør FC (tidl. Elite 3000), Gold Diggers (løbende skift af sponsorlogoer), Snekkersten Fodbold, Hudl (særligt til amerikansk fodbold coaching software) C. Mål Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Kommunikation Kort sigt Hvilke kommunikative mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for 1. Organisationsplanen skal være kendt af alle trænere og 80 % af medlemmer/forældre (april 2013) Organisationsplanen på hjemmesiden (november 2012) Præsenteres på generalforsamlingen (november 2012) Afklare hvem der har rettigheder til sociale medier (december 2012) Side 2 af 9

3 Kommunikation Kort sigt Hvilke kommunikative mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for Organisationsplanen præsenteres på klubmødet (marts 2013) Organisationsplanen hænges på i containeren (april 2013) Revision af kommunikationsstrategien (november 2014) 2. Alle nøgledokumenter skal være elektroniske tilgængelige (marts 2013) Afklare hvad der er nøgledokumenter (januar 2013) Afklare adgangsrettigheder (januar 2013) Trænerkontrakter udarbejdet (januar 2013) 3. Vi har en elektronisk medlems- og økonomisystem (april 2013) Integrere hjemmeside/klubmodul (januar 2013) Bogføring via Klubmodul (februar 2013) Indførsel af Klubmodul (april 2013) 4. Øget antallet af unikke hits med 10 % fra sæson 2012 til og med sæson 2014 (december) Nyhedsbrev 4 gange om året (december 2012) Opdatering af hjemmeside (marts 2013) Alle tilmeldinger sker via hjemmesiden klubmodul (april 2014) Billeder af alle hold på hjemmesiden (april 2014) Min 1 artikel om ugen i den lokale avis (april 2014) Side 3 af 9

4 Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Kommunikation lang sigt Hvilke kommunikative mål opstilles på lang sigt (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for 1. Øget antallet af unikke hits med 20 % fra sæson 2012 til og med sæson 2016 (december) 2. xx 3. xx 4. xx 3. Organisatorisk A. Vision omkring kommunikation Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?. Kommunikationen bygger på tilgængelighed, relevans og er brugervenligt Side 4 af 9

5 B. Organisatoriske mål for kommunikationsområdet Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Organisatoriske mål for kommunikation kort sigt Hvilke organisatoriske mål opstilles på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for 1. xx 2. xx 3. xx 4. xx Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på længere sigt (3-5 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for Handlingerne placeres under afsnittet strategi. Start med at formulér målene! Organisatoriske mål for kommunikation lang sigt Hvilke organisatoriske mål opstilles på lang sigt (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for 1. xx 2. xx 3. xx 4. xx Side 5 af 9

6 C. Ressourcemæssige krav Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold til realisering af kommunikationsstrategien?. Vi mangler en fodboldkyndig skribent med journalistiske evner. Hvilke andre ressourcer, teknologier (fx SMS-service) skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien?. Hvordan vil klubben gøre brug af sociale medier? (fx Facebook) Klubben har sin egen facebook side med lukkede grupper. De enkelte hold benytter facebook til annoncering og intern kommunikation. I forhold til Nyheder og information er der sammenhæng mellem hjemmeside og facebook. I forhold til SMS-service kan det overvejes i forhold til skiftet til Klubmodul. D. Økonomi Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikation de kommende 5 år) kræver det at realisere en kommunikationsstrategi og hvordan skal de skaffes? Hvad er de nødvendige prioriteringer? År Nøgleposter Klubmodul Hjemmeside Kopiering m.v I alt E. Kommunikation Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)? Interne: Forældremøder en gang årligt (marts). Opstartsmøde for spillere i februar 2013 skal skrives ind i trænerkontrakter (januar 2013). Klubmøde for spillere, forældre, trænere m.v. (marts 2013). Side 6 af 9

7 Eksterne: Efter hver kamp skrives omkring kampene. Den lokale avis er opsøgende ofte via klubbens hjemmeside. Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen? Via nyhedsbrev og hjemmeside Hvilken frekvens? Nyhedsbreve 4 gange årligt Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e- mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v.) Vi udarbejder en designmanual med en rød tråd/tomme skabeloner (januar 2013), der minimum indeholder logo, kontaktinfo, pp-skabelon, sponsorkontrakter, referater, , brochurer, hjemmeside, indmeldelsesblanketter Hvor ofte skal informationsmateriale m.v. opdateres? (skriv år/måned) Det opdateres efter behov. Hvem er ansvarlig? Hvem udtaler sig, hvornår? Ved krisekommunikation er det formanden som udtaler sig. I hans fravær er det næstformanden. Det indføres i trænerkontrakter. Hvordan brandes klubbens kommunikationsstrategi løbende? (hvordan gøres den synlig og tilgængelig?) Politikken synliggøres på klubbens hjemmeside i december en placeres i klubbens elektroniske dokumentsystem (dropbox). Side 7 af 9

8 4. Overordnet handlingsplan Hvem gør hvad, hvornår i de enkelte år. Herudover opstilles mål for hvert år. Hvad (beskriv opgaven) Hvornår (år/måned) Hvem (én person til hver opgave) Organisationsplanen på hjemmesiden November 2012 Kommunikationsstrategien præsenteres på generalforsamlingen Afklare hvem der har rettigheder til sociale medier November 2012 December 2012 Nyhedsbrev 4 gange om året December 2012 Kommunikationspolitikken lægges på www December 2012 Kommunikationsstrategien lægges i drop-box December 2012 Afklare hvad der er nøgledokumenter Januar 2013 Afklare adgangsrettigheder Januar 2013 Trænerkontrakter udarbejdet skrives ind at der skal afholdes opstartsmøde Januar 2013 Integrere hjemmeside/klubmodul Januar 2013 Designmanual med en rød tråd/tomme skabeloner Januar 2013 Opstartsmøde Februar 2013 Bogføring via Klubmodul Februar 2013 Forældremøde Marts 2013 Alle nøgledokumenter skal være elektroniske tilgængelige Marts 2013 Klubmøde Marts 2013 Organisationsplanen præsenteres på klubmødet Marts 2013 Side 8 af 9

9 Hvad (beskriv opgaven) Hvornår (år/måned) Hvem (én person til hver opgave) Opdatering af hjemmeside Marts 2013 Indførsel af Klubmodul April 2013 Organisationsplanen skal være kendt af alle trænere og 80 % af medlemmer/forældre Vi har en elektronisk medlems- og økonomisystem April 2013 April 2013 Organisationsplanen hænges på i containeren April 2013 Alle tilmeldinger sker via hjemmesiden klubmodul April 2014 Billeder af alle hold på hjemmesiden April 2014 Min 1 artikel om ugen i den lokale avis April 2014 Revision af kommunikationsstrategien November 2014 Øget antallet af unikke hits med 10 % fra sæson 2012 til og med sæson 2014 Øget antallet af unikke hits med 20 % fra sæson 2012 til og med sæson 2016 December 2014 December 2016 Det som er skrevet med fed er delmålene Side 9 af 9