Brugervejledning 1 Brugervejledning Lønrapportpakken
Brugervejledning 2 Hvad indeholder Lønrapportpakken Rapportpakken indeholder følgende rapporter: 1. Personoversigt med løn, fravær og ferie. 2. Medarbejderes grundløn og tillæg på én linje. 3. Lønprognose. 4. Lønprognose med sideskift efter første gruppering. Kommende rapporter: 1. Ferieopgørelse med optjent, afholdt ferie samt restferie på en given dato. Om denne vejledning Eksemplerne i denne vejledning er baseret på testdata og kan derfor ikke genskabes i noget ØS LDV. Nogle af eksemplerne forudsætter også, at man har en særlig dimension, hvilket ikke alle institutioner har, så derfor vil visning af data afhænge af ens egen dimensionsopsætning. Lønprognoserapporten Der har været mange ønsker til denne rapport, og derfor har det være en udfordring at få meget funktionalitet i den samme rapport samtidig med, at den skal være nem at anvende. En anden udfordring har været, at mange institutioner har driften af deres ØS LDV hos en hostingleverandør. Vi har derfor måttet fravælge noget funktionalitet, som ville kræve ekstra installation hos hostingleverandøren. Rapporten kan fremskrive lønninger, men som vist senere i denne vejledning, er den ikke en avanceret, men en lønfremskrivning baseret på nogle procenter, som man selv skal tage stilling til. Hensættelse af feriepenge er en simpel beregning, nemlig stigningen i lønningerne (Løn og pension) * 12,5 procent, som er den forventede merhensættelse i enten positiv eller negativ retning. Rapporten har mulighed for at anvende data fra både Navision Stat og SLS. Hermed kan man samle eventuelle posteringer op i Navision, som af en eller anden årsag ikke er i SLS. Rapporten viser, hvilke differencer der er mellem de to systemer. Lønfremskrivningen er dog udelukkende baseret på SLS, hvis den skal være på personniveau eller på andre data, der kun findes i SLS. Navision Stat indeholder ikke posteringer på samme niveauer som SLS. Vælger man at køre rapporten med både Navision Stat data og SLS data, vil man kun kunne anvende de dimensioner/segmenter, som findes i begge systemer.
Brugervejledning 3 Lønprognoserapportens side 1 Den første side er en overordnet lønprognose, som normalt henvender sig til ledelsen. Den viser de faktiske tal og prognosen for det valgte år samt en prognose for de næste 3 år. 2010 2010 2011 2012 2013 Lønfordeling ÅTD Prognose Prognose Prognose Prognose Løn ekskl. pension 22.151.876,82 132.886.354,21 140.926.982,05 148.331.003,83 156.124.018,11 Pension 3.446.286,91 20.450.053,45 21.640.954,49 22.777.926,96 23.974.633,69 Engangsvederlag 45.069,12 0,00 0,00 0,00 0,00 Feriepengeforpligtelse 0,00 17.619.106,63 1.153.941,11 1.067.624,28 1.123.715,13 Udb. feriedage, særlig 85.561,65 0,00 0,00 0,00 0,00 feriegodtgørelse mm. Over-/merarbejde 79.595,67 0,00 0,00 0,00 0,00 Refusioner -288.813,60 0,00 0,00 0,00 0,00 Flexjobafgift 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Åremålshensættelser 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Øvrige lønudgifter -63.405,23 0,00 0,00 0,00 0,00 Ikke fordelt 15.039,90 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 25.471.211,24 170.955.514,30 163.721.877,65 172.176.555,08 181.222.366,93
Brugervejledning 4 Mange kombinationsmuligheder - Lønrapportens side 2 Kører man rapporten uden at vælge grupperinger og Detail visning, vil den vise lønninger fordelt på nedenstående typer: 2008 2009 Løn ekskl. Pension 0,00 10.461.274,70 Pension 0,00 1.622.120,21 Engangsvederlag 0,00 78.229,62 Feriepengeforpligtelse 0,00-4.085.853,62 Udb. feriedage, særlig feriegodtgørelse mm. 0,00 472.228,53 Over-/merarbejde 0,00 342.884,55 Refusioner 0,00-1.602.555,56 Øvrige lønudgifter 0,00-260.591,67 Ikke fordelt 0,00 0,00 Total 0,00 7.027.736,76
Brugervejledning 5 Vil man ned og kigge mere detaljeret på, hvilke løndele der er inkluderet i ovennævnte beløb, kan man vælge for eksempel Detail visning Løndel. For det valgte år kan du vælge, om du vil se omkostningerne fordelt pr. måned således: Januar 2010 2010 2011 Februar Marts April Maj Juni Juli August September Oktober November December Regulering ÅTD Prognose Prognose 9.944.078,56 11.156.617,55 10.925.460,34 10.937.860,34 11.156.617,55 11.156.617,55 11.156.617,55 11.156.617,55 11.156.617,55 11.379.749,90 11.379.749,90 11.379.749,90 0,00 22.151.876,82 132.886.354,21 140.926.982,05 1.679.633,91 1.679.633,91 1.713.226,59 1.713.226,59 1.713.226,59 1.713.226,59 1.713.226,59 1.747.491,12 1.747.491,12 1.747.491,12 0,00 3.446.286,91 20.450.053,45 21.640.954,49 1.568.952,74 1.713.226,59 45.069,12 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 45.069,12 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 17.619.106,63 1.153.941,11 0,00 0,00 78.728,94 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 85.561,65 0,00 0,00 6.832,71 0,00 68.861,07 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 79.595,67 0,00 0,00 10.734,60 0,00-204.230,40 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00-288.813,60 0,00 0,00-84.583,20 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00-63.405,23 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00-63.405,23 0,00 0,00 0,00 0,00 5.013,30 5.013,30 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 15.039,90 0,00 0,00 5.013,30 0,00 12.535.131,05 12.622.507,55 12.869.844,14 12.869.844,14 12.869.844,14 12.869.844,14 12.869.844,14 13.127.241,02 13.127.241,02 13.127.241,02 0,00 25.471.211,24 170.955.514,30 163.721.877,65 11.451.028,71 12.869.844,14 Eller uden månedsvisning således: 2008 2009 2010 2010 2011 2012 2013 ÅTD Prognose Prognose Prognose Prognose Løn ekskl. pension 0,00 10.461.274,70 22.164.276,82 131.506.407,16 136.431.234,58 140.478.907,38 144.646.667,46 Pension 0,00 1.622.120,21 3.446.286,91 20.236.242,59 20.950.580,91 21.572.147,49 22.212.154,85 Engangsvederlag 0,00 78.229,62 45.069,12 0,00 0,00 0,00 0,00 Feriepengeforpligtelse 0,00-4.085.853,62 0,00 17.457.406,85 704.895,72 583.654,92 600.970,93 Udb. feriedage, særlig feriegodtgørelse mm. 0,00 472.228,53 85.561,65 0,00 0,00 0,00 0,00 Over-/merarbejde 0,00 342.884,55 79.595,67 0,00 0,00 0,00 0,00 Refusioner 0,00-1.602.555,56-308.015,60 0,00 0,00 0,00 0,00 Øvrige lønudgifter 0,00-260.591,67-63.405,23 0,00 0,00 0,00 0,00 Ikke fordelt 0,00 0,00 15.039,90 0,00 0,00 0,00 0,00 Total 0,00 7.027.736,76 25.464.409,24 169.200.056,60 158.086.711,21 162.634.709,79 167.459.793,24 De faktiske beløb står uden baggrundsfarve og de beregnede beløb med baggrundsfarve. Af uransagelige årsager, har Microsofts valgt at vise det samme farvenummer henholdsvis som blå og lilla, afhængig af om rapporten ses i Reporting Services eller er eksporteret til Excel.
Brugervejledning 6 Detail visning Løndel Lønrapportens side 2 Vælger du at vise rapporten med Detail visning på Løndel, vil den vise lønomkostninger fordelt på de enkelte løndelstyper og løndele. 2008 2009 Løn ekskl. Pension 0,00 2.414.743,02 SLS Total 0,00 2.414.743,02 1-Almindelige Løndele 0,00 1.934.471,85 31-Løbende løndele 0,00 1.934.471,85 2000-Løn 0,00 1.930.439,53 2019-Tillæg vedr. pension 0,00 89,81 2165-Plustid 0,00 3.456,31 4320-Pensionsgivende tillæg 0,00 486,20 2-Regulerede Tillæg 0,00 390.004,33 31-Løbende løndele 0,00 390.004,33 2245-Rådighedstillæg 0,00 106.285,93 2893-Særligt tillæg 0,00 0,00 2898-Merarbejdskompensation 0,00 0,00 2908-Merarbejdskompensation, 0,00 1.739,53 pensg 3821-Kvalifikationstillæg, pensg. 0,00 243.580,26 3822-Kvalifikationstillæg, pensg. 0,00 28.879,81 3823-Kvalifikationstillæg 0,00 0,00 3824-Kvalifikationstillæg 0,00-2.247,34 3825-Kvalifikationstillæg, pensg. 0,00 3.511,47 3861-Indivimanelt tillæg, ikkepensg 0,00 3.327,80 3891-Udligningstillæg - pensg. 0,00 4.926,87 8-Timeløn 0,00 83.307,50 31-Løbende løndele 0,00 7.359,95 4690-Timeløn, fast løbende timer 0,00 7.359,95 39-Engangsløndele 0,00 75.947,55 4986-Timeløn 0,00 75.947,55 19-Gruppeliv 0,00 433,40 31-Løbende løndele 0,00 433,40 3940-Gruppeliv for tjm. m.fl. 0,00 0,00 3950-Tillæg til gruppeliv 0,00 433,40 28-Lokal-/Chefløn Løb. 0,00 6.525,94 31-Løbende løndele 0,00 6.525,94 2656-Personligt midl. Tillæg 0,00 3.198,14 2657-Personligt varigt tillæg 0,00 3.327,80 2664-Personligt varigt tillæg 0,00 0,00
Brugervejledning 7 Detail visning Person-Personalekategori - Lønrapportens side 2 Vælger du at vise rapporten med Detail visning på Person-Personalekategori, vil den vise lønomkostninger fordelt på de enkelte personer og personalekategorier. 2008 2009 Løn ekskl. Pension 0,00 2.414.743,02 SLS Total 0,00 2.414.743,02 22-Civiløkonomer 0,00 129.335,49 080466-4294 Katrine Jensen 0,00 30.549,95 130175-4654 Gretha Olsen 0,00 28.367,44 190372-3495 Jens Nielsen 0,00 31.383,49 240164-3589 Thor Pedersen 0,00 39.034,61 44-Ingeniører 0,00 264.856,58 46-Jurister/økonomer 0,00 1.093.213,14 49-Magistre 0,00 218.555,86 201-Tjenestemænd 0,00 13.558,29 238-Edb-Medarb. HK 0,00 296.642,61 240-Kontorfunktionærer 0,00 390.997,10 285-Piccolo/piccoline 0,00 7.583,95 Vær opmærksom på, at der nu er summeringer for hver personalekategori og for hver person.
Brugervejledning 8 Detail visning Person-Stilling - Lønrapportens side 2 Vælger du at vise rapporten med Detail visning på Person-Stilling, vil den vise lønomkostninger fordelt ud på de enkelte personer og stillingsbetegnelser. 2008 2009 Løn ekskl. Pension 0,00 2.414.743,02 SLS Total 0,00 2.414.743,02 152-Afdelingsleder 0,00 146.338,11 151155-1702 Elisabeth Jensen 0,00 28.794,08 221055-2920 Lilli Jørgensen 0,00 29.119,70 230960-1866 Sofie Hansen 0,00 32.003,07 290859-1461 Ole Jensen 0,00 28.167,41 301153-1696 Lise Olsen 0,00 28.253,85 315-Assistent 0,00 21.900,75 251073-4732 Bente Winther 0,00 21.900,75 390-Bachelor 0,00 62.979,90 010554-2089 Jozef Stripaj 0,00 31.468,34 111077-2597 Dan Pedersen 0,00 31.511,56 892-Civilingeniør 0,00 30.742,17 071062-2302 Emilie Hansen 0,00 30.742,17 1099-EDB-medarbejder 0,00 34.956,56 180950-2574 Anna Olsen 0,00 34.956,56 1445-Fuldmægtig 0,00 904.420,04 010380-4424 Ida Ibsen 0,00 0,00 010477-2989 Jens Nielsen 0,00 33.859,57 011179-3028 Elena Holm 0,00 26.539,27 020276-4273 Børge Olsen 0,00 33.485,33 030257-1689 Sture Nielsson 0,00-78.697,62 030361-1441 Ole Olsen 0,00 36.842,16 030581-3153 Anders Bro 0,00 32.127,42 050584-3926 Jane Jensen 0,00 30.852,48 050656-3617 Bo Jensen 0,00 30.705,19 051184-3567 Tore Olsen 0,00 26.539,27 051266-2339 Erik Nielsen 0,00 36.515,76 060156-3095 Mikkel Jensen 0,00 38.279,17 070485-2786 Marianne Nielsen 0,00 0,00 070878-3770 Tine Hjul 0,00 33.849,31 080466-4294 Karin Bager 0,00 30.549,95 080966-1913 Børge Børgesen 0,00 39.078,70 Vær opmærksom på, at der nu er summeringer for hver stillingsbetegnelse og for hver person.
Brugervejledning 9 Grupperinger - rapportens side 2 Du kan vælge at gruppere i rapporten. Måske ønsker du at se lønomkostninger fordelt på en dimension Sted og omkostningerne pr. person. Det er også muligt at sætte et filter på, så du kun ser et enkelt sted. 2008 2009 71-Område 26 0,00 1.297.294,54 Agnete Olsen 111075-3274 0,00 1.125,93 Aline Pedersen 091293-3824 0,00 8.682,42 Anders Bro 110158-1527 0,00-38.296,38 Anika Jensen 110965-1494 0,00-24.420,80 Annabella Sigurdsen 180950-2574 0,00 10.278,95 Anne Jørgensen 200381-4052 0,00 9.078,36 Annisette Ottesen 190260-1936 0,00 37.119,64 Asbjørn Dahl 051266-2339 0,00 29.805,00 Asger Lauridsen 181059-2283 0,00-34.771,27 Astrid Lauritzen 290673-3382 0,00 25.095,56 Bendt Børgesen 020276-4273 0,00 24.963,07 Benjamin Baggesen 080966-1913 0,00 51.015,64 Benjamin Hald Nielsen 141067-1451 0,00 34.287,89 Brian Frederiksen 080359-1943 0,00 29.837,39 Camilla Karlsen 151054-1792 0,00-26.887,38 Carina Lauritsen 121076-3828 0,00 44.735,84 Charlotte Rosenholm 170344-3498 0,00-17.317,54 Christian Pedersen 191267-1635 0,00 21.466,99 Vær opmærksom på, at der nu er summeringer for hvert sted og for hver person. Ovenstående kan naturligvis også kombineres med Detail datavisning pr. Løndel, således at du også kan se den enkelte persons løndele.
Brugervejledning 10 Lønrapportens side 3 Hvis du kun anvender SLS data, er det kun muligt at se stigningen i lønniveauet og dermed, hvor meget feriepengeforpligtigelsen skal være, hvis der ikke allerede er hensat til det. Beregning af feriepengeforpligtelse 2010 2011 2012 2013 Stigning i lønniveau 139.659.254,84 5.639.165,74 4.669.239,38 4.807.767,44 Feriepengeforpligtelse (12.5 %) 17.457.406,85 704.895,72 583.654,92 600.970,93 Kører du også rapporten med Navision Stat data, vil beregningen se således ud, da den eksisterende feriepengehensættelse vil indgå i beregningen: Beregning af feriepengeforpligtelse 2010 2011 2012 2013 Stigning i lønniveau 139.346.695,16 5.651.565,74 4.669.239,38 4.807.767,44 Feriepengeforpligtelse (12.5 %) 17.418.336,89 706.445,72 583.654,92 600.970,93 Hensættelse til feriepenge - status 32.038.195,53 Anvendes både Navision Stat data og SLS data vil nedenstående differencekontrol også blive vist men desværre nogle gange på side 2 og andre gange på side 3: 2008 2009 ÅTD Differencekontrol 0 0-9.851.533,29 Lønprognose -173.000.873,71-207.310.603.35 25.471.211,24 Navision 173.000.873,71 207.310.603,35 35.322.744,53 Til sidst vises, hvad rapporten har beregnet, men samtidig gør vi opmærksom på, at det er en god ide at regne videre over i Excel på andre ting. For eksempel at trække omkostningerne ud på afgående medarbejder eller lægge til, hvis man har planer om nye stillinger. Budgetterede udgifter 2010 2011 2012 2013 Beregnet 17.418.336,89 706.445,72 583.654,92 600.970,93 feriepengeforpligtelse Procentregulering april 127.272,66 129.537,35 133.380,49 137.337,66 Procentregulering oktober 97.242,57 98.972,90 101.909,25 106.156,93 Lønforhandlingspulje 5.444.840,40 5.606.379,16 5.772.710,49 Varige tillæg 1.814.946,80 1.868.793,05 1.924.236,83 Engangstillæg 3.629.893,60 3.737.586,11 3.848.473,66 Til- og afgående medarbejdere Barsel og orlov m. og u. løn Overførsel mellem regnskaber Seniorbonus og andre bonusser Budgetterede udgifter i alt
Brugervejledning 11 Rapportens side 4 Den sidste side viser de parametre, som rapporten er kørt med: Rapportparametre: Indeværende år 2010 Procentregulering - april 1.0087 % Procentregulering - oktober 0.763 % April/oktober regulering brugt i de næste år Ja Lønforhandlingspulje 3.5 % Feriepengeforpligtelse 12.5 % Navision brugt Ja SLS og Navision i den samme datakilde Ja Delregnskab SLS [Kode-Navn] 99 - Test Delregnskab Navision [ID: Kode-Navn] 1: 10-Test OBS! Vælger du rigtig mange værdier i et filter, måske 300 personer, kan de ikke vises alle sammen, men står som i nedenstående eksempel: Filter 1: Efternavn Albertsen, Andersen, Andreasen, Arnum, Asmussen, Bach, Bagger, Bentsen, Bertelsen, Bjerre, Bjerregaard, Bonde, Bondsgaard, Brodersen, Bøgh, Canon, Carlsen, Christiansen, Christiensen, Christoffersen, Clausen, Dahl, Dalgård, Dam, Damgaard, Damm, Davidsen, Drachmann, Dzungales, Ebbesen, Ericsson, og flere...
Brugervejledning 12 Hvordan fungerer lønfremskrivningen Som det fremgår af nedennævnte, er det altid den faktiske løn, der gælder. Er der endnu ikke en løn for perioden, anvendes den forrige måneds løn plus en eventuel procentregulering, som er angivet som parameter. I nedenstående eksempel får Ole 2 % mere i april til september, hvorefter han yderligere får 1,5 % fra oktober. I 2011 er sat en ekstra forhandlingspulje ind, og nu beregnes med samme procentregulering i henholdsvis april og oktober fra 2010, og der lægges yderligere en tredjedel af puljen på 5 % til. Tredjedelen, der anvendes, skyldes fordelingen mellem varige tillæg og engangstillæg. Ole 2010 Ole 2011 Januar 25.000,00 26.433,33 Februar 25.000,00 26.433,33 Marts 25.000,00 26.433,33 April 25.500,00 26.962,00 April procent 2 Maj 25.500,00 26.962,00 Juni 25.500,00 26.962,00 Juli 25.500,00 26.962,00 August 25.500,00 26.962,00 September 25.500,00 26.962,00 Oktober 25.882,50 27.366,43 Oktober Procent 1,5 November 25.882,50 27.366,43 December 26.000,00 27.366,43 Lønfordelingspulje procent 5 1,666666667
Brugervejledning 13 Hvordan benyttes parametrene Oversigt over parametre, og hvad de kan ændres til: Parameter Anvendelse Brug Navision Ja eller Nej Vis Måneder Ja eller Nej for om måneder skal vises på side 3. Delregnskab SLS Det ønskede delregnskab Delregnskab NS Navision Stat Det ønskede delregnskab Indeværende år Årstallet for data skal være 4 cifre. April procentregulering Et procenttal kan både være negativt og positivt. Oktober procentregulering Et procenttal kan både være negativt og positivt. Lønforhandlingspulje Et procenttal kan både være negativt og positivt. Gruppering 1, Gruppering 2, Gruppering Navnet/navnene på de felter rapporten skal gruppere på. 3 og Gruppering 4 Følgende værdier kan vælges: -Ingen- Ansaettelsesform Beskaeftigelsesordning Hovedgruppe Kreditor Loenform Loengruppe Personalekategori Stillingsbetegnelse FagligOrganisation Forsoegsordning Vikarordning CPRnummer_Formateret + FornavnEfternavn CPRnummer_Formateret + EfternavnFornavn CPRnummer_Formateret CPRnummer Loennummer_Formateret + FornavnEfternavn Loennummer_Formateret + EfternavnFornavn Loennummer_Formateret Loennummer EfternavnFornavn + CPRnummer_Formateret FornavnEfternavn + CPRnummer_Formateret EfternavnFornavn + Loennummer_Formateret FornavnEfternavn + Loennummer_Formateret EfternavnFornavn FornavnEfternavn Efternavn Fornavn Koen Derudover kan du vælge de segmenter/dimensioner, som dit eget SLS- og Navisionmiljø anvender. Da de er individuelle, er de af gode grunde ikke nævnt i denne vejledning. Klip
Brugervejledning 14 Filter 1, Filter 2, Filter 3 og Filter 4 eventuelt navnet ind fra ovenstående liste, da de skal være præcis, som de er skrevet her. Navnet/navnene på de felter du ønsker at lægge et filter på. Følgende værdier kan vælges: -Ingen- Ansaettelsesform Beskaeftigelsesordning Hovedgruppe Kreditor Loenform Loengruppe Personalekategori Stillingsbetegnelse FagligOrganisation Forsoegsordning Vikarordning CPRnummer_Formateret CPRnummer Loennummer_Formateret Loennummer EfternavnFornavn FornavnEfternavn Efternavn Fornavn Koen Derudover kan mdu vælge de segmenter/dimensioner, som dit eget SLS- og Navisionmiljø anvender. Da de er individuelle, er de af gode grunde ikke nævnt i denne vejledning. Klip eventuelt navnet ind fra ovenstående liste, da de skal være præcis, som de er skrevet her. Filter værdier Detail visning Dine egne data. Her kan vælges Ingen, Person-Stilling, Person- Personalekategori og Løndel.