Referat fra HovedMED Sted: Hørsholm Rådhus Dato: 22. august 2013 Deltagere: Ida Andrea Stoltze Rasmussen, TR for DJØF, næstformand Marianne Lindholdt, FTR for DLF Charlotte Fick, FTR for DSR Anette Pollas, TR for FOA (pædagogmedhjælperområdet) Ena Brandt Clausen, FTR for FOA (SOSIområdet) Jens-Jakob Jakobsen, kommunaldirektør, formand Allan Ludvigsen, centerchef, Center for Arbejdsmarked (arbejdsleder i AMG) Birgit Beckmann Olsen, arbejdsmiljøkoordinator Marlene Dalsgaard, FTR for BUPL Jane Wagner-Tingrupp, FTR for HK Lone Skovsbøll, arbejdsmiljørepræsentant Kenneth Kristensen, direktør for Børn, Sundhed og Social Mette Jensen, direktør for Teknik, Kultur og Arbejdsmarked Susanne Lyngsie, personalekonsulent (sekretær) Fraværende: Palle Jensen, TR for 3F Henrik Pedersen, arbejdsmiljørepræsentant Dato: 16-09-2013 Ref. 13/1 Center for Økonomi og Personale Ådalsparkvej 2 2970 Hørsholm Tlf. 4849 1499 lop-post@horsholm.dk www.horsholm.dk Kontaktperson Susanne Lyngsie Personalekonsulent Referat af møde i HovedMED (Hovedmedindflydelsesudvalget) den 22. august 2013.
1. Godkendelse af referat fra mødet den 15. maj 2013 På møde den 15. maj 2013 blev der efterlyst en beskrivelse af de tilbud Hørsholm Kommune tilbyder fra AS3, Rigshospitalets krisepsykiatri, nye coaches mv. Se pkt. 3.4 i referatet. Center for Udvikling og Digitalisering er i gang med at udarbejde beskrivelse om den nye coachuddannelse, herunder snitfladerne mellem de øvrige tilbud. Dette bliver behandlet 24.09.2013 i Chefforum, og eftersendt til HovedMed. Referatet blev herefter godkendt. Side 2/77 2. Orientering. 2.1. Orientering om budget 2014 Jens-Jakob Jakobsen orienterede. Da HovedMed samme dags morgen har været i ØU netop om budgettet, blev det en kort orientering. Budget og kassebeholdning ser stort set gunstigt ud. Dog bliver servicerammen skåret ned med 6.7 mio.kr., og det kan give udfordringer. Vi forventer at kunne dække via puljer på administrationsrammen, herunder at kommunen overvejer at være selvforsikret på arbejdsskadeområde, samt at flere indkøbsaftaler forventes at kunne finansiere ca. 2 mio.kr. Så er der en række nye mål fra udvalgene, som hvert udvalg selv skal skabe råderum til. Ellers er det mest optimalt at få et tværgående overblik. Det forventes, at der afsættes et rammebeløb på 32 mio.kr. i hele budgetperioden til at sænke skat, grundskyld eller daginstitutionstakster. Politikerne har givet udtryk for, at det er godt, at TR erne er så åbne og har en så professionel tilgang til budgetforhandlingerne. Ida Stoltze Rasmussen bemærkede, at det er vigtigt, at man ud fra budgetmaterialet ikke kan identificere enkeltpersoner, altså at det ikke er for detaljeret i det offentlige materiale. Jens-Jakob Jakobsen er enig i hensynet, men mener at det i praksis er svært. Vi er opmærksomme på sagen og prøver, men budgetarbejdet er nu en gang sådan, at meget er i spil, og meget alligevel ikke bliver til noget. TR erne vil meget gerne have budgetmaterialet på papir eller som en samlet pdf-fil. Det tager meget lang tid at printe ud, når materialet ligger som separate filer. Jens-Jakob Jakobsen vil undersøge det, men ved ikke om det kan lade sig gøre.
2.2. Orientering om sygefravær Oversigt over sygefravær i årene 2011, 2012 og 2013 (til 30.06.2013) er eftersendt til HovedMed. Jens-Jakob Jakobsen oplyste, at vi ligger noget højere end i 2012. Vi skal dog være opmærksomme på, at korttidsfraværet er faldende i hver af de seneste 3 måneder. Langtidssygefraværet kan der ikke gøres meget ved, og vi prøver stadig at forebygge stressrelaterede sygdomme. HovedMed tager statistikken til efterretning, og bemærker, at det er vigtigt, at der stadig er fokus. Charlotte Fick spurgte til sygefravær i andre kommuner. Hertil kunne Jens- Jakob Jakobsen oplyse, at Hørsholm Kommune ligger pænt uden at have helt præcise procenter som paratviden. Side 3/77 2.3. Retningslinier for seniorjobs Allan Ludvigsen orienterede. Et seniorjob er til ledige over 55 år, som falder for dagpengeretten, og har ret til efterløn. Ordningen har indtil nu levet et rimeligt stille liv i Hørsholm Kommune, men regeringens nye dagpengeregler medfører, at der nu er mange, der ønsker seniorjob. Vi betragter ordningen som en midlertidig ordning for de pågældende, som et springbræt til at komme i et almindeligt job uden for kommunen. Seniorjobberne må ikke skubbe allerede ansatte ud af jobbet. Ordningen er blevet politisk behandlet i maj 2013 (dagsordenspunktet vedlagt dette referat). Det er politisk vedtaget, at vi som hovedregel tilbyder seniorjobs inden for lavtlønsområderne, f.eks. pædagogmedhjælpere, ikke uddannede sosu-personale, specialarbejdere og ikke uddannede HK til den overenskomstmæssige mindsteløn. Hvis der er job inden for den pågældendes relevante uddannelsesområde, så kan vi tilbyde jobbet på det lønmæssige niveau, som i et almindeligt job, men det er til enhver tid en individuel vurdering. Jane Wagner-Tingrupp spurgte om rollefordelingen mellem Center for Arbejdsmarked og Center for Økonomi og Personale. Nye seniorstillinger hører til i Arbejdsmarked, og selve en praktiske del af sagen, f.eks. lønfastsættelse hører til Økonomi og Personale. Spurgte videre til, om kommunen som arbejdsgiver kan rumme alle disse nye job på særlige vilkår, der må jo være en smertegrænse. Jens-Jakob Jakobsen svarede, at vi ikke har noget valg, vi må fordele smerten og tale løbende om sagerne. Kenneth Kristensen tilføjede, at det jo er
lovgivning, men at det vil være interessant at få oplyst, hvor mange vi har ansat i særlige jobs seniorjob, løntilskud, flexjob etc.. Sekretæren undersøger muligheder for udtræk fra lønsystemet, og vender tilbage til HovedMed med personaletal. 2.4. Sikkerhedsvejledning, videoovervågningspolitik,risikostyringspolitik og sikringspolitik Bilag herom blev eftersendt. Ingen bemærkninger til punktet. Side 4/77 2.5. Tjekliste ved processer ved eventuelle større afskedigelser Jens-Jakob Jakobsen sagde, at BUPL har sendt forslag til tjekliste, som synes meget omfattende. Nu står kommunen ikke lige over for en større afskedigelsesrunde, men økonomien kan jo forandre sig. Vi vil gerne udarbejde retningslinier, og Team Løn og Personale er i gang med at lave et forslag. Ida Stoltze Rasmussen vil indgå i det videre arbejde, og sagen kommer med til førstkommende møde i HovedMed i november 2013. 3. Arbejdsmiljø 3.1. Status for Arbejdstilsynets besøg Bilag er blevet eftersendt. Birgit Beckmann Olsen orienterede. Det er et flot resultat for 2012 og 2013, og ellers ingen bemærkninger. 3.2. Orientering om APV og Trivselsundersøgelse Bilag er eftersendt. Birgit Beckmann Olsen oplyste, at tidslinie er sendt ud, men at vi ikke er sikre på, at tidsplanen kan overholdes. Det skyldes 2 IT-systemer, der skal køres sammen, for at sikre, at materialet kan udsendes til alle medarbejdere på mail. Endvidere skal alle på skolerne også skal have en mailadresse. Der bliver informeret på intranettet og resultatet forelægges HovedMed på mødet 19.11.2013. 3.3. Arbejdsulykker for første halvår af 2013 Bilag er blevet eftersendt. Birgit Beckmann Osen orienterede om, at der er sket en mindre stigning i forhold til
2012. Der har været 40 skader med i alt 52 sygedage i det første halvår af 2013. Centerchef for Sundhed og Omsorg har fået sendt oversigten, da der sker flest arbejdsulykker i hjemmeplejen. Der vil blive sendt nyheder ud fra BAR (Branchearbejdsmiljørådet) kaldet undgå ulykker. Charlotte Fick spurgte til, hvor langt ned i detaljen vi skal gå i statusrapporterne. Hvor går grænsen før det betegnes som en arbejdsulykke. Selv små ting kan jo bruges fremadrettet og til at evaluere på. Birgit Beckmann Olsen sagde, at sagerne skal starte i arbejdsmiljøgrupperne og herfra skal informationen køre fra de lokale medudvalg til CenterMed og videre til HovedMed. Der vil blive afholdt et supplerende kursus om arbejdsskader i september 2013. Side 5/77 3.4. Status hjertestartere registrering og place ring. Birgit Beckmann Olsen orienterede. Alle de kommunale hjertestartere er sat op, bortset fra svømmehallen. Vedr. hjertestartere uden for kommunens regi, har Sundhedsudvalget haft møde med interessenter omkring hjertestartere (Beredskabet, Erhvervsforeningen og Seniorrådet) ultimo august 2013. Det er for at sikre tilpas dækning i byen. Det er ikke en kommunal opgave, men Hørsholm Kommune vil gerne initiere at sagen skrider frem, og vi kan signalere, at vi har gjort vores pligt som kommune. Hjertestarteren på Rådhuset sidder uden for hovedindgangen, og Borgerservice sætter en liste over kontaktpersoner op, og den lægges også på intranettet. 4. Drøftelse 4.1. KL og KTO om innovatøruddannelse Jens-Jakob Jakobsen sagde, at han faktisk er noget i tvivl om disse kurser. Ikke om innovation som begreb, men om et kursus med 5 personer er nok i en organisation med 1.700 ansatte. Det er klart nok spændende for den enkelte, men hvordan er effekten i Hørsholm Kommune. Spørgsmålet er også om man kan arbejde projektorienteret med innovation overhovedet. Jane Wagner-Tingrupp sagde, at der skal afsluttes med et innovationsprojekt, og er der projekter til det i enhederne, og hvordan får du det afstemt med din leder, og hvordan kan det bruges. Kenneth Krist-
nensen sagde, at de kommuner der tilslutter sig innovationsuddannelserne gør det for at få styr på begrebet. Altså man skal tænke den anden vej rundt. Gav et eksempel fra Københavns kommune, hvor der skulle bygges et nyt plejehjem, og man her havde taget de ældre med på råd, om f.eks. hvad der var vigtig for den enkelte. Her havde man lavet videoptagelser fra samtalerne med de ældre. HovedMed konkluderede, at vi ikke kaster os ud i det pt. Side 6/77 4.2. Introduktion til projektet Helhedsorienteret HR. Ida Stoltze Rasmussen orienterede om projektet. Formålet med projektet er at skabe en større sammenhæng i HRaktiviteterne f.eks. uddannelsesindsatser, udviklingssamtaler, lederevaluering etc. Tanken er at starte med funktionsbeskrivelser for alle niveauer. Inspirationen kommer fra Offentlig Leadership Pipeline. Her ses der bl.a. på hvilke kompetencer, der er behov for på de forskellige niveauer / i forskellige funktioner, og hvad man tillære og fralære sig, hvis man skifter fra et niveau til et anden f.eks. fra at være leder af medarbejdere til leder af ledere. 5. Beslutning 5.1. Intet 6. Eventuelt Kenneth Kristensen fortalte om et projekt om strategi for aktivt medborgerskab vedtaget i KB 27.05.2013. Det er politisk spændende at se på ressourcer og potentiale i tæt dialog med frivillige og ildsjæle. Forslag til strategi bliver ikke udarbejdet på denne side af valget. Det skal drøftes, hvad Hørsholm Kommunes rolle er kontra Civilsamfundets, og hvordan skal f.eks. idrætsforeninger, frivillige mv. inddrages. Der kommer mere konkret udmelding i begyndelsen af 2014. Vi må ikke se bort fra, at frivillighed kan udfordre vores faglighed, og frivillige er ikke tænkt til at overtage de faste jobs. Det er slet ikke den retning der tænkes i. De faglige organisationer ønsker også et forslag til spillereglerne for brug af frivillige. Tanken er gensidig synergi og udbytte. Kulturområdet er et godt sted at starte, og dette samt socialområdet er nok de mest oplagte. Kenneth Kristensen foreslog at emnet drøftes videre på HovedMed, eller
som et selvstændigt møde. Et møde om grænser mellem frivillighed og faglighed, som kan bruges til de konkrete drøftelser i 2014. Ida Stoltze Rasmussen mente at et temamøde var at foretrække, så der er mere tid til at gå i dybden. Kommissoriet fra KB møde i maj 2013 er vedlagt dette referat. 7. Evaluering af mødet Side 7/77 Godt og effektivt møde. Jens-Jakob Jakobsen / Ida Andrea Stoltze Rasmussen