Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a.

Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. Referat af 12. maj 2014 Kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Deltagere Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokale, Rugvænget 31 tirsdag den 6. maj 2014 kl. 17.00 Fra bestyrelsen Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Grete Kristiansen, Laila Arlofelt, Svend Erik Pedersen, Paul Nielsen, Kim Gunnarson Fra repræsentantskabet Michael Jensen Suppleanter Maria Nielsen, Svend Vang Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen Afbud Irene Jørgensen, Torben Ljungkvist, Bjarne Rasmussen og Lene Terpe Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra det kombinerede bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 29. oktober 2013 3. Optagne lån i perioden 29. oktober 2013-6. maj 2014 4. Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år 5. Boligorganisationens medlems- og administrationsaftale 6. Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber a. Afdeling Kirstinelund b. Afdeling Kornvænget c. Afdeling Egebjerghaven d. Afdeling Børneinstitutionen e. Boligorganisationen Kirstinevang f. Sideaktiviteter g. Spørgeskema h. Revisionsprotokollat 7. Budget 2015 a. Fastsættelse af administrationsbidrag b. Retningslinier for afdelingernes budgetter 8. Renoveringsarbejder: a. Udvendig gavlisolering - afdeling Kirstinelund 9. Regler for husdyrhold a. Hundetegn b. Pasningsregler for hunde Almenbo a.m.b.a Hold-an Vej 16 2750 Ballerup Telefon 4466 7261 almenbo@almenbo.dk www.almenbo.dk Ekspeditionstid: mandag-onsdag kl. 10-13 torsdag 14-17 fredag 10-12

ad 1 - Valg af dirigent 10. Flyttelejligheder samt syn heraf 11. Råderetten 12. Orientering om elektronisk syn 13. Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen 14. Behandling af indkomne forslag 15. Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse - vælges af generalforsamlingen b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse c. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling 16. Valg af revisor 17. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 18. Fastsættelse af dato for næste møde. Forslag torsdag 9. oktober 2014 19. Eventuelt. Lars Andersen blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 29. oktober 2013 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. ad 3 - Optagne lån i perioden 22. april - 29. oktober 2013 Der er ikke optaget lån i perioden. Administrationen oplyste, at lånet på 5 mio. kr., der var optaget til finansiering af køkkenrenoveringer i afdeling Kirstinelund, var brugt på renovering af 78 køkkener. Administrationen vil vurdere, om der er behov for at optage yderligere lån til køkkenrenoveringer. ad 4 - Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning, herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år Så er det igen blevet tid til årets beretning. Bestyrelsen har igen det sidste år ikke afholdt mange møder, faktisk kun dem som har været nødvendigt at afholde. For ude i afdelinger har der det forgangne år været travlt med at få gennemført større renoveringsarbejder, som vores afdelingsbestyrelser har været travlt optaget af, Egebjerghaven samt Kornvænget har i det år der er gået kunne læne sig tilbage med hensyn til renovering, det har vi ladet Kirstinelund om. Jeg må det svære konstatere, at vores regnskaber generelt ikke ser pæne ud kun én afdeling er kommet ud med et mindre overskud, værst ser det ud for Egebjerghaven, her vil der være noget som skal tænkes over, for at få rettet op til et positivt regnskabs år, dette vil desværre også betyder at vores afdelinger igen må sætte huslejen i op.

Men skal man se lidt positivt, så har flere afdelinger fået gang i at finde besparelse på varmen, da der er opsat klimalogger op for at kunne forudse vejret, og deraf kunne sende varme frem før det ellers har kunne lade sig gøre. Vi skal i afdelingsbestyrelserne samt selskabsbestyrelsen stadig have står fokus på afdelingernes huslejeniveau, så vi må nok se i øjnene, at der på flere fronter skal findes en løsning, så vi ikke kommer til at stå med lejemål som bliver svære at få lejet ud. Vi vil i fremtiden højt sandsynligt kunne se frem til, at der muligvis kan komme forandringer på det område, hvor selskabet kan blive mere synligt, således vi får nye boligsøgende som vil leje vores boliger også så vores beboere ved de bor i Kirstinevang og ikke Almenbo Ellers så vil jeg afslutningsvis sige tak til både administration, bestyrelse, repræsentantskab samt ansatte i vores afdelinger for et godt samarbejde i året som er gået og ser frem til endnu et år. ad 5 - boligorganisationens medlems- og administrationsaftale Administrationen fremlagde en opdateret medlems- og administrationsaftale til underskrift. ad 6 - Endelig godkendelse af boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber Generelt for alle afdelinger er der ikke modtaget renteindtægt fra boligorganisationen, der i 2013 har haft et markant kurstab på boligorganisationens investeringer. Der har således ikke været et positivt renteindestående i boligorganisationen til at give videre til afdelingerne. Det betyder, at afdelingerne ikke har modtaget den renteindtægt, som der var budgetteret med i 2013. a. Afdeling Kirstinelund Årsregnskabet anviser et underskud på 50.062 kr., der skyldes mindre renteindtægt end budgetteret. Der blev spurgt, hvad merleje omfatter? Et beløb 27.188 kr., der er fratrukket lejeindtægterne. Merleje er et begreb, der omfatter kapitaltilskud/finansieringstilskud ved opførelse af en ejendom med lejligheder til mindstbemidlede, især børnerige lavindkomstfamilier. Disse tilskud blev givet af stat og kommune i perioden 1946-1967. Efter ophævelse af denne ordning fra 1967 blev afdelinger, der havde modtaget kapitalindskud pålagt at kompensere for disse tilskud ved betaling af en merleje. Denne merleje indbetales til Landsbyggefonden og anvendes blandt andet til støtte til afdelinger med økonomiske vanskeligheder. Der spurgt hvor indtægterne for leje af afdelingsbestyrelsens mødelokale står i regnskabet. Indtægten ville fremgå af note 8 på side 9 med en tekst: Drift af selskabs- og mødelokale. Der er dog umiddelbart ingen indtægt modtaget for 2013. Det blev meddelt, at der har været udlejninger i 2013. Efterfølgende har det vist sig, at indtægten, som er modtaget på 4.687,50 kr. fejlagtigt er bogført i en anden afdeling administreret af Almenbo. Fejlen er rettet og beløbet flyttet til afdeling Kirstinelund og vil fremgå af regnskabet for 2014.

Afdeling Kirstinelunds regnskab for 2013 blev herefter godkendt. b. Afdeling Kornvænget På trods af en mindre renteindtægt end budgetteret anviser årsregnskabet et overskud på 147.674 kr., der skyldes refusion vedrørende ejendomsskat. Afdeling Kornvængets regnskab for 2013 blev godkendt. c. Afdeling Egebjerghaven Årsregnskabet anviser et underskud på 433.095 kr., der skyldes mindre renteindtægt end budgetteet samt et markant merforbrug vedrørende vandforbrug i forhold til det budgetterede. Der er et stigende forbrug af vand i afdelingen, idet der er forbrugt ca. 3.000 m³ mere vand end budgetteret. Der vil på det kommende budgetforhandlingsmøde med afdelingsbestyrelsen blive drøftet en indsats for at begrænse vandforbruget. Der blev spurgt hvor i regnskabet indtægten på el fra Grundejerforeningen Egebjerggård fremgår. Denne indtægt på 2.000 kr. om året er en del af beløbet 21.410 kr. på side 9, note 8 indtægter fællesfaciliteter. Der blev også spurgt, hvor man i regnskabet kunne se tilskuddet fra dispositionsfonden på halvdelen af renoveringsudgiften af Egebjerghavens fælleshus. Renoveringen af fælleshuset afsluttes i foråret med udgift på 145.795 kr. Denne udgift kan ses i afdelingens regnskab på side 8 under overskriften Planlagt og periodisk vedligeholdelse. Renoveringsudgiften på 145.795 kr. er indeholdt i den samlede PPVudgift for 2013 på i alt 1.514.818 kr. Dette beløb er dækket af afdelingens opsparede henlæggelser. Desværre blev der ikke reduceret med tilskuddet i udgiften til renoveringen af fælleshuset i 2013. Der vil blive korrigeret for dette i Egebjerghavens regnskab for 2014. således at afdelingens opsparede henlæggelser til PPV forøges med 73.000 kr. Afdeling Egebjerghavens regnskab 2013 blev herefter godkendt. d. Afdeling Børneinstitutionen Årsregnskabet anviser et underskud på 148.099 kr., der skyldes mindre renteindtægt end budgetteret samt et udestående vedrørende varmebidrag for 2012. Afdeling Børneinstitutionens regnskab for 2013 blev godkendt. e. Boligorganisationen Kirstinevang Årsregnskabet anviser et underskud på 18.648 kr., der skyldes et kurstab på 616.250 kr. på boligorganisationens investeringer i obligationer. Dette er medvirkende til at nettorenten bliver negativ og dermed giver underskud. Boligorganisationens balance udgør 17.254,846 kr. Egenkapitalen udgør 6.448.851 kr., hvor dispositionsfonden udgør 5.420.759 kr. og arbejdskapitalen udgør 1.028.092 kr. f. Sideaktiviteter Boligorganisationens regnskab for sideaktiviteter 2013 blev godkendt. g. Spørgeskema Boligorganisationens spørgeskema 2013 blev godkendt

h. Revisionsprotokollat Samtlige årsregnskaber er forsynet med revisionspåtegning uden forbehold. Boligorganisationens Kirstinevangs revisionsprotokollat for 2013 blev godkendt. ad 7 Budget 2015 a. Fastsættelse af administrationsbidrag Boligorganisationen Kirstinevangs bidrag til Almenbo fastholdes i 2015 med 3.800 kr. pr. lejemålsenhed årligt inkl. moms. Afdelingernes bidrag til boligorganisationen Kirstinevang fastholdes i 2015 med 4.059 kr. pr. lejemålsenhed årligt inkl. moms. Af Almenbos takstoversigt for 2015 fremgår det, at der fra 2015 ikke længere opkræves for supplerende energiledelse. Almenbo har indskud i andelsselskabet Energi og Miljø, hvorfra hver enkel boligorganisations afdelinger kan købe ydelser. Det foreløbige administrationsbidrag blev godkendt. Administrationsbidraget godkendes endeligt ved fremlæggelse af Boligorganisationens budget for 2015 på efterårsmødet. c. Retningslinier for afdelingernes budgetter. Retningslinierne for afdelingsbudgetter 2015 blev taget til efterretning. ad 8 Renoveringsarbejder a. Udvendig gavlisolering afdeling Kirstinelund På det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. januar 2014 blev udvendig gavlisolering af 24 blokke godkendt. På dette møde blev økonomien ligeledes fremlagt, der anviste en finansiering uden lejeforhøjelse. Efter afholdt licitation er der budgetteret med en udgift på 9,8 mio. kr. der finansieres ved lån af afdelingens midler og lån fra dispositionsfonden. Gavlisoleringen går i gang i medio maj og forventes afsluttet i november 2014. Renoveringsarbejdet blev godkendt tillige med finansieringen heraf. ad 9 Regler for husdyrhold Det blev stillet i forslag, at hundeejere én gang om året skulle indkaldes til tjek af hundetegn samt oprettet lovpligtig hundeforsikring. Dette tjek vil kunne ses på afdelingernes område ved, at hunden bære et tegn det ene år med fx farven sort og det andet år med fx farven rød. Der skiftes hvert år mellem disse to farver. Skal en beboer passe en hund som det er tilladt jf Regler for husdyrhold, skal barnepigen henvende sig på ejendomskontoret for at få udleveret en pasningsbrik, som hunden skal bære. Der skal ligeledes vises en tegnet hundeforsikring for den hund, der skal passes. Ovennævnte ændringer til Regler for husdyrhold blev godkendt og indføjes i reglementet. Der informeres om disse regler på afdelingens hjemmeside, ved opslag i opgangene og ved opslag uden for ejendomskontoret.

ad 9 Flyttelejligheder samt syn heraf Punktet flyttes til næste bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i efteråret 2014. ad 10 Råderetten Punktet flyttes til næste bestyrelses- og repræsentantskabsmøde i efteråret 2014. ad 12 Orientering om elektronisk syn Den 4-årige rammeaftale om priser for maler-, gulv- og rengøringsarbejde i flyttelejligheder udløber med udgangen 2014. Der skal indgås ny aftale, hvor Almenbo anbefaler, at lade Årstidernes Arkitekter udarbejde udbudsmaterialet ud fra den erfaring, der er oparbejdet siden de udarbejdede det første materiale. Udgiften hertil indregnes i afdelingernes langtidsbudget og fremadrettet hvert 4 år. De enkelte ejendomsmestre og stedfortrædere sammen med Almenbo deltager i erfamøderne med Årstidernes Arkitekter for at præge udbudsmaterialet med deres erfaringer gennem de fire år, der snart er gået. Der var et ønske om åben licitation og ikke som anvendt første gang indbudt licitation. Det blev frarådet af Almenbo, fordi det erfaringsmæssigt ofte viser sig, at det falder ud til en negativ oplevelse ved åbne bud. Der ønskes dog flere indbudt end første gang. Der var ligeledes et ønske om en kortere rammeaftale på 3 år i stedet for 4 år. Det er bestyrelsens oplevelse, at 4 år er lang tid med et firma, der ikke leverer varen. Det blev aftalt, at bestyrelsen orienteres løbende i processen indgåelse af ny rammeaftale vedrørende maler-, gulv- og rengøringsarbejder i flyttelejligheder ad 13 valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valget vil blive foretaget på bestyrelses- og repræsentantskabsmødet i efteråret 2014. ad 14 Behandling af indkomne forslag Ingen forslag var modtaget. ad 15 Almenbos ordinære generalforsamling den 27. maj 2014 a. Opstilling af kandidat til Almenbos bestyrelse- vælges af generalforsamlingen Tina Jensen blev opstillet som kandidat til Almenbos bestyrelse. b. Valg af suppleant for boligorganisationens medlem til Almenbos bestyrelse Tina Jensen er valgt som suppleant til boligorganisationens medlem Marie-Louise Scharling af Almenbos bestyrelse. d. Udlevering af valgkort til Almenbos generalforsamling Administrationen udleverede 7 valgkort til boligorganisationens formand, som fordelte valgkortene således: Lars Andersen, Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Svend Erik Pedersen, Grethe Kristiansen og Maria Nielsen. Ikke anvendte valgkort medbringes til generalforsamlingen.

ad 16 Valg af revisor. Deloitte blev genvalgt. ad 17 Meddelelser a. Fra formanden Intet at bemærke. b. Fra administrationen Styringsdialogmødet med Ballerup Kommune blev afholdt den 11. december 2013. Bestyrelse og repræsentantskab har modtaget referatet heraf. Almenbo er i gang med at indføre Webfaktura det vil kort sagt betyde ingen papirfaktura længere mellem hænderne. Ejendomsmestre og administrationsarbejdere modtager og godkender fakturaerne elektronisk. Almenbo vokser den 1. januar 2015 begynder administrationen af Almenbos nye medlem AKB Lyngby. Denne boligorganisation omfatter 816 boliger samt 15 erhverv i alt 920 lejemålsenheder. Almenbos bestyrelseskonference er fastsat til den 14. og 15. november 2014 og afholdes på hotel Comwell i Køge. BLs arrangement: Almene boliger afholdes den 5. og 6. september 2014, der er en konference for samtlige boligorganisationer i Denmark. Almenbo opfordrer bestyrelsen til at tilmelde sig. c. Fra afdelingerne Afdeling Kirstinelund mindede om, at Bagerens kontrakt, med reduceret husleje for ét år, skal genforhandles. Afdeling Egebjerghaven orienterede om, at en del butikker stod tomme. CPM-Invest, der ejer butiksarealet har åbenbart svært ved at leje butikkerne ud. e. Fra medarbejderrepræsentanten Intet at bemærke. d. Fra kommunens repræsentant Irene Jørgensen kommunens repræsentant havde meldt afbud. ad 18 Fastsættelse af næste møde Næste møde blev aftalt til onsdag den 8. oktober 2014. ad 19 Eventuelt Der var intet til punktet. Mødet sluttede kl. 19.30. referent formand dirigent Lisbet Schaltz Lars Andersen Lars Andersen