Forretningsorden for Hawerthi 1. Rødovre 1 Grundlag 1. Det Danske Spejderkorps love udgør det formelle grundlag for gruppens arbejde, formål og værdier. 2 Gruppen 1. Gruppen består af følgende afdelinger: Mikro for børn i 0. 1. Klasse (ca. 6-8 år) Mini for børn i 2. 3. Klasse (ca. 8-10 år) Junior for børn i 4. 6. Klasse (ca. 10-12 år) Trop for unge 7. 9. klasse (til og med 14 år) Senior for unge mellem 15 23 år 2. Alle afdelinger er fælles for drenge og piger. 3. Ledergruppen har mulighed for at dispensere for alder ved særlige behov. 4. Gruppen har hjemsted i Rødovre kommune. 3 Kontingent 1. Indmeldelse skal ske senest efter 3 gæstebesøg. Ved indmeldelse skal betales et indmeldelsesgebyr, samtidig modtages tørklæde, spejderbøger m.m. Indmeldelsesgebyrets størrelse fastsættes på grupperådsmødet. 2. Kontingentet fastsættes på grupperådsmødet for det indeværende år. 3. Kontingentet opkræves for hele året umiddelbart efter grupperådsmødet. Der vil være mulighed for halvårsbetalinger. 4. Ved indmeldelse i løbet af året, betales der fuld kontingent ved indmeldelse i januar marts, og for et halvt år ved indmeldelse i juli september. I de øvrige måneder betales der 1/12 pr. måned fra førstkommende måned efter indmeldelsen og året ud. 5. Kontingent skal være indbetalt senest 1 måned efter opkrævning. Ved manglende kontingent indbetaling fremsendes rykker af kassereren, som skal være betalt indenfor 14 dage. Manglende indbetaling medfører udmeldelse. Forældre kan skriftligt søge om dispensation/udsættelse hos bestyrelsen. 4 Grupperådet 1. Grupperådet er gruppens øverste myndighed. 2. Grupperådet består af spejdere over 15 år, forældre til spejdere under 18 år og den siddende bestyrelse. 3. Grupperådets medlemmer har hver en stemme. 5 Grupperådsmødet 1. Grupperådsmødet afholdes hvert år før 1. marts. Vers. 08.02.2009 Side 1 af 5
2. Alle interesserede kan deltage i grupperådsmødet, dog kan kun de formelle medlemmer af grupperådet med tale- og stemmeret. Herudover har inviterede gæster og hjælpere taleret. 3. Grupperådsmødet indkaldes skriftligt med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden, revideret regnskab, samt budget for det indeværende år. 4. Eventuelle forslag skal være bestyrelsen i hænde 14 dage før mødet. 5. Forslag skal være grupperådet i hænde 1 uge før grupperådsmødet. 6. Ekstraordinært grupperådsmøde kan indkaldes efter gældende love. 6 Grupperådsmødets dagsorden 1. Dagsorden for det ordinære grupperådsmøde skal mindst omfatte: a. Valg af dirigent og referent. b. Beretning fra bestyrelsen og ledergruppen. c. Fremlæggelse af årsregnskab og status for det foregående år til godkendelse. d. Revision og vedtagelse af gruppens forretningsorden, herunder bestyrelsens sammensætning under hensyntagen til lovene. e. Behandling af indkomne forslag. f. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid, herunder: 1. forelæggelse af planer for indeværende år, 2. beslutninger i øvrigt om gruppens udvikling, spejderarbejde mv. og 3. vedtagelse af budget for indeværende år, herunder fastsættelse af medlemskontingent. g. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer under hensyntagen til 17.2. h. Valg til bestyrelsen 1. Lige år: Kasserer for 2 år Forældrerepræsentanter for 2 år Ungdomsrepræsentanter over 15 år for 1 år 1 revisor for 1 år 1 revisorsuppleant for 1 år Ledere for 1 år Evt. suppleanter for 1 år 2. Ulige år: Formand for 2 år Forældrerepræsentanter for 2 år Ungdomsrepræsentanter over 15 år for 1 år 1 revisor for 1 år 1 revisorsuppleant for 1 år Ledere for 1 år Evt. suppleanter for 1 år i. Valg af to medlemmer til Korpsrådet. j. Valg af fem medlemmer til Divisionsrådet. k. Valg af 1-2 repræsentanter til BUS l. Eventuelt. Vers. 08.02.2009 Side 2 af 5
7 Referat af grupperådsmødet 1. Referat af grupperådsmødet underskrevet af dirigenten og bestyrelsesformanden udsendes til grupperådet senest 2 måneder efter mødet. Senest 14 dage efter mødet sendes et referat og et eksemplar af det godkendte regnskab til en divisionschef til orientering. 8 Gruppens bestyrelse 1. Bestyrelsen har mellem grupperådsmøderne ansvaret for: a. at gruppen og dens afdelinger ledes i overensstemmelse med korpsets formål, arbejdsgrundlag og værdier b. at gruppen i øvrigt overholder korpsets love c. gruppens økonomi, herunder ledernes rådighedsbeløb til indkøb og aktiviteter d. opfølgning på grupperådets beslutninger e. koordination og beslutninger vedrørende gruppens dagligdag f. indstilling af voksne medlemmer til godkendelse. g. at godkende enkeltaktiviteter og indkøb over 500 kr. 9 Bestyrelsesmødet 1. Der afholdes minimum 4 ordinære bestyrelsesmøder fordelt hen over året. Disse fastsættes på bestyrelsens første møde efter grupperådsmødet. 2. Bestyrelsesmødet indkaldes med forslag til dagsorden af formanden med 14 dages varsel. 3. Bestyrelsesmedlemmerne varetager på skift hvervene som ordstyrer og referent. 4. Forældre og andre interesserede kan efter aftale med formanden deltage i bestyrelsesmøderne uden stemmeret. 10 Styrelsesmødets dagsorden 2. Styrelsesmødernes dagsorden skal mindst omfatte: a. valg af ordstyrer b. valg af referent c. godkendelse af dagsorden d. godkendelse af referat e. meddelelser fra formanden, kassereren, gruppeledelsen og fra eventuelle udvalg. f. verserende sager, herunder godkendelse af budgetter for kommende arrangementer, indkøb mv. g. dato for næste møde h. eventuelt. 3. Eventuelle forslag til ændret dagsorden såsom punkter, bilag og forslag skal sendes til formanden senest en uge før mødet. Herefter rundsender formanden senest 2 dage forud for mødet en eventuel revideret dagsorden med eventuelle bilag. Vers. 08.02.2009 Side 3 af 5
11 Referat af Bestyrelsesmødet 1. Styrelsesmødernes referater rundsendes til bestyrelsen og til webmaster senest 14 dage efter mødets afholdelse. 12 Ledergruppen 1. Ledergruppen består af 1-2 gruppeledere og øvrige ledere i gruppen.. 2. Ledergruppen planlægger, leder og afholder aktiviteter og møder for gruppens medlemmer under ansvar overfor bestyrelsen. 3. Gruppens assistenter og hjælpere kan lave individuelle aftaler med gruppelederen omkring deres engagement i spejderarbejdet. 4. Gruppelederen vælges af ledergruppen for 2 år af gangen. Gruppelederen har ansvaret for at koordinere arbejdet i ledergruppen og fungere som led mellem bestyrelsen og lederne. 5. Ledergruppen indstiller forud for det årlige grupperådsmøde repræsentanter til bestyrelsen, divisionsrådet og korpsrådet. 13 - Ledergruppemødet 1. Der afholdes minimum 8 ordinære ledergruppemøder fordelt hen over året. Disse fastsættes på ledergruppens første møde efter Vestskovdagen (Divisionens planlægningsdag). 2. Mødet indkaldes af Gruppelederen med 14 dages varsel. 3. Ledergruppens medlemmer varetager på skift hvervene som ordstyrer og referent. 4. Møderne er åbne for hjælpere og aktive forældre efter aftale med gruppelederen. 14 Ledergruppemødets dagsorden 1. Ledergruppemødernes dagsorden skal mindst omfatte: a. valg af ordstyrer b. valg af referent c. godkendelse af dagsorden d. godkendelse af referat e. meddelelser fra gruppelederen f. meddelelser fra afdelingslederne g. evaluering af afviklede aktiviteter h. planlægning og ansvarsfordeling af kommende aktiviteter i. dato for næste møde j. eventuelt. 2. Eventuelle forslag til ændret dagsorden såsom punkter, bilag og forslag skal sendes til gruppelederen senest en uge før mødet. Herefter rundsender gruppelederen senest 2 dage forud for mødet en eventuel revideret dagsorden med eventuelle bilag. 15 Referat af gruppeledelsesmødet 1. Ledergruppens referater rundsendes til lederne og til webmaster senest 14 dage efter mødets afholdelse. Vers. 08.02.2009 Side 4 af 5
16 Tegningsregler 1. Gruppen tegnes juridisk og økonomisk af gruppelederen i forening med enten bestyrelsesformanden eller gruppekassereren. Ved erhvervelse af, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom kræves dog underskrift af bestyrelsesformanden, gruppekassereren og gruppelederen i forening. Vers. 08.02.2009 Side 5 af 5