Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 27. januar 2014, kl. 19.00 i Egedal Centret 53C, 1., Stenløse Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsensmødet den 18. november 2013... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Meddelelser fra formandsskabet... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 4 Sager til behandling/beslutning... 5 5. Blanket til udlevering af ipad... 5 6. Referater af repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder... 5 Sager til orientering... 6 7. Ejendomsvurderinger og betydning for husleje... 6 8. Beboerklagenævnssager... 7 9. Status og opdatering af igangværende sager... 8 10. Nyt fra udvalgene... 9 11. Emner til næste møde... 9 1/10
12. Kommende møder... 9 13. Eventuelt... 10 14. Referat fra mødet - fortrolighed... 10 Bilag 1: Regler og ansvar for anvendelse af ipad... 5 Bilag 2: Statistik for beboerklagenævnssager 2011-2014... 7 2/10
1. Referat fra organisationsbestyrelsensmødet den 18. november 2013 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 18. november 2013 er udsendt den 4. december 2013. at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Meddelelser fra formandsskabet Formandskabet håber i alle har haft en rigtig dejlig jul og kommet godt ind i det nye år, samtidig vil vi takke, for samarbejdet og støtten i 2013 og håber at det vi fortsætte her i det nye år. Vi syntes vi havde et rigtig hyggeligt jule arengement og syntes vi skal gøre det til en årlig tilbagevendende begivenhed. Tak til de mange der deltog. Kommunen har modtaget et brev, med en del anklager og beskyldninger mod boligforeningen, fra Lise Nielsen,(afd.7). Kommunen har sendt os brevet og bedt os om en parthøring, som P.T. er ved at blive udarbejdet, brevet og svaret, vil blive omdelt på næste H.B. møde. Michael Larsen som har varetaget de 6 Ølstykke afdelinger, vil på KAB`s foranledning blive udskiftet pr. 1.3 formandskabet skal til møde med KAB den 21.1 hvor vi forventer at hører hvem der skal betjene de afdelinger fremover. Som i jo nok har fornemmet, har vores samarbejde med kommunen, vedrørende deres ønske om flere boliger, ikke været det bedste, vi har meget følt at de har talt ned til os og ikke rigtig har troet på hvad vi fortalte dem. Kommunen har nu erkendt at vi nok er kommet lidt skæve ind på hinanden og spurgt John Gilbert om han ikke troende vi kunne starte forfra og få talt ud med hinanden, John vil derfor arrangerer et møde, hvor vi fortæller dem hvorfor vi ikke mener de skal have flere boliger, vi 3/10
mener blandt andet, at kommunen kun følger indflytteren til døren, for så bagefter at forvente at boligforeningens afdelinger overtager og selv løser de problemer der måtte opstå. Hvor vi mener det er kommunernes pligt, at lære de beboere de sætter ind, hvad og hvordan det vil sige at bo alment, selvfølge gerne med hjælp fra os, men det må være kommunens ansvar at tingene fungere for os alle. I vil selvfølgelig alle hører nærmere om dette. På formandskabets vegne Bjørli Denbak 4. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 21. oktober 2013 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Bjørli Denbak (afd. 8) 2014 Formand Steffen Bargholz (afd. 3) 2014 Næstformand Nina Møller (afd. 24) 2015 Næstformand Brian Øllegaard (afd. 1) 2014 Medlem Anne Sørensen (afd. 5) 2014 Medlem Birgit Petersen (afd. 8) 2014 Medlem Jens Kristensen (afd. 11) 2014 Medlem Vanda Jakobsen (afd. 12) 2015 Medlem Leif Fynbo (afd. 13) 2014 Medlem Jette Thaarup (afd. 14) 2015 Medlem Torben Tingstrup (afd. 16) 2015 Medlem Aase Brøndsted (afd. 5) 2014 Medlem Anne Larsen (afd. 25) 2015 Medlem Mogens Poulsen (afd. 26) 2014 Medlem Tina Degn (afd. 28) 2014 Medlem Jørn Schmidt (afd. 3) 2015 Medlem Lene Søberg (afd. 3) 2015 Medlem Laila Søttrup Olsen (afd. 8) 2015 Medlem Karin Lassen (afd. 5) 2014 Medlem Aksel Hein Pedersen (afd. 1) 2015 Medlem Flemming Sørensen (afd. 6) 2015 Medlem at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/10
Sager til behandling/beslutning 5. Blanket til udlevering af ipad Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 18. november 2013, at der skal udarbejdes en blanket, hvor medlemmet skriver under på modtagelse af ipad, samt accepterer regler og ansvar for anvendelse af ipad. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes, at medlemmer der udtræder af organisationsbestyrelsen får mulighed for at købe den udleverede ipad. Købsprisen beregnes ud fra, hvor længe medlemmet har haft ipad en til rådighed. Købsprisen vil dog som minimum udgøre 500 kr. Bilag 1: Regler og ansvar for anvendelse af ipad at organisationsbestyrelsen godkender blanket til udlevering af ipad. 6. Referater af repræsentantskabsmøder og organisationsbestyrelsesmøder Formandsskabet i har drøftet reglerne for udsendelse af referater til medlemmer af repræsentantskabet og organisationsbestyrelsen og ønsker i den forbindelse en drøftelse af og en præcisering af hvem der fremadrettet skal modtage referater fra møderne. Repræsentantskabet I henhold til normalvedtægter og vedtægter for skal der i en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere, senest seks uger efter mødets afholdelse. Det fremgår ikke af reglerne, hvordan en offentliggørelse skal ske, men det kan gøres, ved at lægge referatet på hjemmesiden eller på ejendomskontoret. I forretningsorden for repræsentantskabsmødet i skal referatet underskrives af dirigenten og formanden, og kopi sendes til repræsentantskabets medlemmer senest to uger efter mødet. 5/10
Organisationsbestyrelsen I henhold til normalvedtægter og vedtægter for skal der i en protokol optages et kort referat af forhandlingerne. Referatet underskrives af dirigenten og formanden eller i dennes fravær næstformanden/ næstformændene. En udskrift af protokollen skal gøres tilgængelig for organisationens lejere, senest fire uger efter mødets afholdelse. Det fremgår ikke af reglerne, hvordan en offentliggørelse skal ske, men det kan gøres ved at lægge referatet på hjemmesiden eller på ejendomskontoret. I forretningsorden for organisationsbestyrelsesmødet i skal referatet udsendes til repræsentantskabets og organisationsbestyrelsens medlemmer, samt suppleanter senest tre uger efter mødet. I administrationsaftale med KAB om sekretariatsbetjening er der indgået aftale om, at KAB kopierer og udsender referater af repræsentantskabsmøder til repræsentantskabsmedlemmer, og kopierer og udsender referater af organisationsbestyrelsesmøder til bestyrelsesmedlemmer. Endelige versioner af dokumenter skal i henhold til KAB s instrukser om udsendelse af dokumenter låses. Således skal referater, forretningsordener, vedtægter mv. de konverteres til PDF inden udsendelse. Ikke færdige Word-dokumenter kan udsendes i Word-format, hvis dokumentet markeres med UDKAST. at organisationsbestyrelsen godkender, at referater fra repræsentantskabsmøder sendes til repræsentantskabsmedlemmer og referater af organisationsbestyrelsesmøder til organisationsbestyrelsesmedlemmer. Øvrige henvises til at læse referater på KAB s hjemmeside eller hente referater på Stenløse-Ølstykkes hovedkontor. Sager til orientering 7. Ejendomsvurderinger og betydning for husleje Rigsrevisionen fremlagde i august 2013 en beretning, der viste, at SKAT i tre ud af fire tilfælde fastsætter forkerte ejendomsvurderinger. I forlængelse heraf, har der i den seneste tid i medierne været en række historier om forkerte ejendomsvurderinger. KAB har også deltaget i debatten med omtale af SKAT s fejlagtige ejendomsvurderinger, og den almene sektors betaling af grundskyld (ejendomsskat). KAB har både i de landsdækkende aviser, TV2 og DR 6/10
påpeget tilfældighederne i systemet og kommunikeret, at almene lejere også bærer en væsentlig del af de samlede ejendomsskattebetalinger. KAB har igennem årene haft en fastlagt procedure for håndtering af SKAT s vurderinger, og eventuel påklage af vurderinger. KAB vil også fremover være opmærksom på, at ejendomsskatten fastsættes korrekt. Hvis man er privat husejer, betaler man ejendomsværdiskat og grundskyld (ejendomsskat). Når man er lejer i en almen bolig, betaler man kun grundskyld, men det er alligevel store beløb, der er tale om. I KAB-fællesskabet udgør udgiften til grundskyld i gennemsnit ca. 70 kr./m² pr. år. Den gennemsnitlige leje er i 2013 på 913 kr./m², så grundskylden svarer i gennemsnit til ca. 8 % af huslejen. Det betyder, at hvis man betaler en årlig leje på 55.000 kr. for en 60 m² lejlighed, er de ca. 4.400 kr. grundskyld. Der er store forskelle fra kommune til kommune, så selvom gennemsnittet er 8 % af huslejen, kan grundskylden svinge fra 0,5 % til 24 % af huslejen. I ca. 10 år har KAB rejst sager mod SKAT og haft held til at få nedsat grundværdien og dermed den stigning i grundskylden, som SKAT s vurderinger udløser. Til at føre sagerne har KAB indgået et samarbejde med rådgivningsfirmaet Rafn & Søn, der foreløbig har rejst 180 sager. Heraf er 110 sager indtil videre endt med en tilbagebetaling på 25 mio. kr. Herudover har KAB indgået et samarbejde med advokatfirmaet Kirk Larsen & Ascanius samt Property Consult. Som følge af SKAT s fejlagtige ejendomsvurderinger har regeringen besluttet, at der skal etableres et nyt ejendomsvurderingssystem fra 2015. Dette vil ske på baggrund af anbefalinger, som et udvalg af uafhængige eksperter skal fremlægge senest den 1. juni 2014. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 8. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2011-2014. Bilag 2: Statistik for beboerklagenævnssager 2011-2014 7/10
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9. Status og opdatering af igangværende sager 5701 Stenløsebo Opmåling af grunden Stenløsebo 3 er foretaget, og resultatet blev, at skelpælen i det nord østlige hjørne skulle flyttes ca. en meter ind på nabogrunden (privat ejer). Der skal herefter sættes ny hæk, hvor udgiften deles mellem Stenløsebo og den private ejer. 5702 Vestervang Den 15. januar 2014 afholdes sidste følgegruppemøde vedrørende udskiftning af boligernes gaskedler. På mødet fremlægges byggeregnskab, og sagen evalueres. 5703 Halkær Arbejdet med udbedringer af skader på afdelingens badeværelser er udført. Ved en tidligere gennemgang af badeværelserne blev der konstateret skader på vægfliser og fuger i bruserhjørnerne. Udskiftning af hække mod vej er udført, ifølge aftale og budget. 5705 Boelholm I og 5706 Boelholm II Der er flere steder i afdelingerne etableret nye dræn og regnvandsbrønde. Det har været et stigende problem med afvanding af arealerne efter de sidste års store regnmængder. Udgiften var budgetlagt. Betontrappen fra brandvejen til Krogholmvej er nu renoveret, og beboerne kan nu færdes sikkert på trappen. 5708 Stengården Afdelingens vandmålere er blevet skiftet. Dog kunne der ikke lukkes for vandet i 10 boliger, så i disse boliger skal der også skiftes stophane sammen med vandmåleren. Dette udføres den 29. januar 2014. 5713 Veksølund Der har den 8. januar 2014 været afholdt rådgivergennemgang på udskiftning af afdelingens ovenlysvinduer. Rådgivergennemgang er en mulighed for de bydende entreprenører, kan se på opgaven, inden de afgiver bud på sagen. Licitationen på byggesagen afholdes den 27. januar 2014. 5720 Kelstedgård Der har været afholdt et ekstraordinært afdelings møde den 8. januar 2014, hvor bestyrelsen ønskede nogle tilføjelser til afdelingens husorden. 8/10
5723 Fortehusene Der er igangsat arbejde med rottesikring ved tre boligers udhuse, etablering af flisebelægning på gangsti mellem boligerne 4 G og 4 H. Herudover er igangsat dræn i haven ved boligen 4 A, da regnvand samles ved havedør med risiko for skader på boligen. 5725 Marienlyst Park og 5726 Æblehaven Afdelingernes undertage er gennemgået og fundet i orden. Det er aftalt, at undertagene i Marienlyst Park og Æblehaven skal gennemgås en gang om året. Stormen den 5.-6. december 2013 (Bodil) Der skete kun mindre skader under stormen, nogle tag og rygsten, lidt hegn o.l. blev beskadiget. Skaderne der er dækket af forsikringen, er anmeldt og udbedret. Stengården 5708, 5714 og 5716 Den 30. januar 2014 afholdes der et møde med afdelingsbestyrelserne angående planlægning af asfaltering af den fælles stamvej. Legepladseftersyn Der er bestilt årligt lovpligtigt legepladseftersyn til de afdelinger, der har legeplads, hhv. afdeling 5707, 5708, 5710, 5711, 5714, 5716 og 5728. På legepladsen i 5705 og 5706 er der kontrakt på dette eftersyn. 10. Nyt fra udvalgene 11. Emner til næste møde 12. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. marts 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 19. maj 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 15. september 2014, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 17. november 2014, kl. 19.00 9/10
Repræsentantskabsmøder: Repræsentantskabsmøde mandag den 26. maj 2014, kl. 19.00 Repræsentantskabsmøde mandag den 20. oktober 2014, kl. 19.00 13. Eventuelt 14. Referat fra mødet - fortrolighed 10/10