Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 18. marts 2013, kl i Egedal Centret 53 C 1, Stenløse

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 18. marts 2013, kl i Egedal Centret 53 C 1, Stenløse Til stede: Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Aase Brøndsted, Anna Christina Sørensen, Anne Larsen, Birgit Pedersen, Brian Øllegaard, Hanna Brandt, Jørn Schmidt, Laila Søttrup Olsen, Leif Fynbo, Lene Søberg Petersen, Mogens Poulsen, Ole Jensen, Torben Tingstrup Afbud: Nina Møller, Jens Kristensen, Jette Thaarup, Jørgen Hansen, Tina Degn, Vanda Jakobsen Fra KAB: John Gilbert Nielsen, Carsten Have, Lars Simonsen Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar Revisionsprotokol Meddelelser fra formandsskabet Bestyrelsens sammensætning... 4 Sager til beslutning Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Stengården tagudskiftning godkendelse af byggeregnskabet Vestervang udskiftning af gaskedler godkendelse af projekt Veksølund udskiftning af ovenlysvinduer godkendelse af projekt Etablering af klimaanlæg på hovedkontoret... 9 Sager til orientering Afslag på ansøgning om midler fra boligselskabets dispositionsfond Stenløse Syd byggeregnskab og Boelholm I + II byggeregnskab Omlægning af realkreditlån Overenskomst for ejendomsfunktionærer Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Ajourføringsgebyr påmindelse ved manglende betaling Nyt fra afdelingerne Nyt fra udvalgene Beboerklagenævnssager Ordinære afdelingsmøder Emner til næste møde Kommende møder /19

2 23. Eventuelt Referat fra mødet eventuel fortrolighed Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 5 Bilag 2: Henvendelse fra bestyrelsen i afdeling 7, Stengården Bilag 3: Breve fra Papiruld Danmark og Gaihede Bilag 4: Statistik for beboerklagenævnssager Bilag 5: Liste over ordinære afdelingsmøder /19

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar 2013 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 21. januar 2013 er udsendt den 6. februar at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden seneste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 3. Meddelelser fra formandsskabet Efter afholdt dialogmøde med kommunen den 28. januar 2013 blev følgende aftalt: Fornyelse af anvisningsaftalen Der var en forhandling omkring fornyelse af anvisningsaftalen, hvor det blev aftalt, at alle afdelinger placeres i den gule kategori. Gul kategori, hver fjerde ledigblevne bolig (25 %) stilles til rådighed for kommunal anvisning, jf. Lov om almene boliger 59 stk. 1. De resterende boliger i afdelingerne udlejes efter den almindelige venteliste eller efter de fleksible regler. Det blev aftalt, at udviklingen i afdelingerne skal evalueres på næste dialogmøde, og at boligselskabet skal komme med en nærmere redegørelse for udviklingen og status i de enkelte afdelinger. Kursus Vi skal ligeledes gøre opmærksom på, at kurset i beboerdemokrati, budget og regnskab, som skulle have været afholdt i februar 2013, desværre måtte aflyses, men vi har nu fået tilsagn fra KAB, at det vil blive afholdt i april /19

4 På formandsskabets vegne Steffen Bargholz 4. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 8. oktober 2012 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Efterfølgende har Sanne Skogstad trukket sig, og 1. suppleant Laila Søttrup Olsen er indtrådt i stedet. Bjørli Denbak (Afd. 8) 2014 Formand Steffen Bargholz (Afd. 3) 2014 Næstformand Nina Møller (Afd. 24) 2013 Næstformand Brian Øllegaard (Afd. 1) 2014 Medlem Ole Jensen (Afd. 2) 2013 Medlem Anna Sørensen (Afd. 5) 2014 Medlem Jørgen Hansen (Afd. 6) 2014 Medlem Birgit Pedersen (Afd. 8) 2014 Medlem Jens Kristensen (Afd. 11) 2014 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2013 Medlem Leif Fynbo (Afd. 13) 2014 Medlem Jette Thaarup (Afd. 14) 2013 Medlem Torben Tingstrup (Afd. 16) 2013 Medlem Aase Brøndsted (Afd. 5) 2014 Medlem Anne Larsen (Afd. 25) 2013 Medlem Mogens Poulsen (Afd. 26) 2014 Medlem Tina Degn (Afd. 28) 2014 Medlem Jørn Schmidt (Afd. 3) 2013 Medlem Lene Søberg (Afd. 3) 2013 Medlem Hanna Brandt (Afd. 14) 2013 Medlem Laila Søttrup Olsen (Afd. 8) 2013 Medlem Suppleanter: Karin Lassen suppleant Aksel Hein Pedersen suppleant 4/19

5 Sager til beslutning 5. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Vedtægts- og forretningsordensudvalget har arbejdet med forretningsordenen for organisationsbestyrelsen og indstiller, at vedlagte forretningsorden godkendes af organisationsbestyrelsen. Ved godkendelse sætter forretningsordenen rammerne for arbejdet i organisationsbestyrelsen. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om forretningsordenen. Organisationsbestyrelsen drøftede ændringer i forretningsordnen. Følgende blev på mødet besluttet ændret: 1. Indledning Organisationsbestyrelsen i daglig tale kaldet Hovedbestyrelsen udøver sin virksomhed på møder. Faste møder i organisationsbestyrelsen: Der afholdes faste møder i organisationsbestyrelsen en mandag i månederne januar-marts-majseptember-november. 6. Beslutningsdygtighed og afstemning Formandsskabet forbereder hovedbestyrelsens møder sammen med forretningsføreren. Mellem hovedbestyrelsesmøderne kan formandsskabet træffe afgørelse ved: - Uopsættelige sager på vegne af hovedbestyrelsen. - Daglig drift af hovedkontoret inden for det godkendte budget. - I mindre sager kan formandsskabet selv træffe beslutning, større sager behandles i hovedbestyrelsen. - Medlemmer af hovedbestyrelsen tilsendes pr. mail referater af formandsskabets møder. 5/19

6 - Udvalg, som nedsættes af hovedbestyrelsen, skal samtidig have afklaret udvalgets kompetence og målsætning, ligesom udvalget skal have de nødvendige informationer for at kunne udføre deres arbejde. Forretningsorden tilrettes og gennemgås af KAB s jurister, inden forretningsordnen foreligges organisationsbestyrelsen til endelig godkendelse på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde Stengården tagudskiftning godkendelse af byggeregnskabet Hermed ønskes organisationsbestyrelsens godkendelse af byggeregnskabet på ovenstående projekt. Projekt og finansiering blev godkendt på afdelingsmødet den 3. oktober 2011, i Egedal Kommune den 2. marts 2012 og på organisationsbestyrelsesmødet i den 5. marts Byggesagen blev afleveret den 5. november 2012, og byggeregnskabet er revideret af Ernst & Young Godkendt Revisionspartnerselskab den 11. januar Revisionen af byggeregnskabet har ikke givet anledning til bemærkninger eller forbehold af nogen art. Byggeregnskab Regnskab Budget Afvigelse Håndværkerudgifter kr kr kr. Omkostninger og gebyrer kr kr kr. Samlet anskaffelsessum kr kr kr. Påregnet finansiering Realkreditlån 30 år kr kr kr kr kr kr. Budgettet i nærværende byggeregnskab er udarbejdet, før endelig aftale med rådgiver var indgået og honorarstørrelsen prissat. I byggeregnskabet er der derfor angivet et højere beløb i honorar til rådgiver end i budgettet, som blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 5. marts Dette giver en difference på kr. Samlet set har det ingen indflydelse på regnskab og lånets størrelse. Fejlen vil blive rettet i det endelige byggeregnskab. at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet. 6/19

7 Vestervang udskiftning af gaskedler godkendelse af projekt Hermed ønskes organisationsbestyrelsens godkendelse af ovenstående projekt herunder optagelse af kreditforeningslån til finansiering samt igangsættelse af projektet. Beboerne i Vestervang har på ekstraordinært afdelingsmøde den 27. november 2012 vedtaget at udskifte afdelingens gaskedler. Beskrivelse Arbejdet omfatter fjernelse af eksisterende gaskedler og varmtvandsbeholdere i redskabsrum/bryggers i afdelingens 15 boliger. Der monteres nye tidssvarende gaskedler og varmtvandsbeholdere af god kvalitet. Der udføres tilslutninger for el og VVS, isolering af rør samt nødvendige bygningsarbejder. De nye kedler skal af med kondensvand, hvorfor der i redskabsrum/bryggers etableres et nyt gulvafløb. Dette vil blive udført således, at der kan tilsluttes vaskemaskine samt kondenstørretumbler. Afløbet tilsluttes kloakken uden for bygningen, og der udføres nødvendige jordarbejder samt retablering af belægning. Da området har separate ledninger for spildevand og regnvand, kan gulvafløb ikke tilsluttes regnvandsledning under gulv i redskabsrum/bryggers. De nye skorstensrør fra kedlerne føres op gennem taget og altså ikke gennem ydervæggen, som ved de gamle kedler. På denne måde undgås risiko for problemer med fugt på facaderne. Hullerne efter de gamle aftræk lukkes. Projektøkonomi Følgende budget er anvendt som grundlag for udførelse af ovenstående arbejder: Håndværkerudgifter: Teknikeromkostninger: Byggesagshonorar: Øvrige omkostninger: Samlede udgifter: kr kr kr kr kr. Finansiering Tilskud fra HMN: kr. Finansiering over 15 år: kr. Årlig ydelse: kr. Husleje efter forbedring kr. pr. m²: 788 kr. Lejestigning pr. bolig pr. måned: 691 kr. Huslejestigning i %: 15,06 7/19

8 Til orientering har Vestervang et eksisterende renoveringslån med en årlig ydelse på kr. Dette lån udløber ved udgangen af at organisationsbestyrelsen godkender projektet vedrørende udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet vedrørende udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering Veksølund udskiftning af ovenlysvinduer godkendelse af projekt Hermed ønskes organisationsbestyrelsens godkendelse af ovenstående projekt herunder optagelse af kreditforeningslån til finansiering samt igangsættelse af projektet. Beboerne i Veksølund har på afdelingsmødet den 13. september 2012 principgodkendt at udskifte afdelingens ovenlysvinduer. Udskiftning af afdelingens ovenlysvinduer fremlægges til endelig godkendelse af beboerne i Veksølund, når endelig huslejeberegning er udarbejdet. Beskrivelse Arbejdet omfatter udskiftning af ovenlysvinduer i afdelingens 76 boliger. Følgende arbejder er indeholdt i projektet: Opstilling af rullestillads for arbejder Udtagning og bortskaffelse af eksisterende ovenlysvinduer Demontering og bortskaffelse af eksisterende lysninger og vinduesplader Montage af nye ovenlysvinduer med energiglas Montering af nye lysninger og vinduesplader Lukning af tagkonstruktion (supplering med nye betontegl) Projektøkonomi Følgende budget er anvendt som grundlag for udførelse af ovenstående arbejder: Håndværkerudgifter inkl. 10 % til uforudsete udgifter: Teknikeromkostninger: Byggesagshonorar: Øvrige omkostninger: Samlede udgifter: kr kr kr kr kr. 8/19

9 Finansiering Frie henlæggelsesmidler: kr. Finansiering over 30 år: kr. Årlig ydelse: kr. Lejestigning pr. m²: 55 kr. Husleje efter forbedring pr. m²: kr. Huslejestigning i %: 5,7 at organisationsbestyrelsen godkender projektet vedrørende udskiftning af ovenlysvinduer samt budget og finansiering. Godkendelse forudsætter, at beboerne i Veksølund godkender endelig huslejeberegning. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet vedrørende udskiftning af ovenlysvinduer samt budget og finansiering under den forudsætning, at beboerne i Veksølund godkender endelig huslejeberegning. 9. Etablering af klimaanlæg på hovedkontoret Grundet høje varmetemperaturer i sommerhalvåret på kontoret er der et ønske om, at der etableres et klimaanlæg, hvor der placeres fire indendørs-unit, en på hvert kontor, og udedelen placeres på taget over kontoret. Pris for klimaanlægget er ifølge tilbud for kontoret ,75 kr. og for de tre små kontorer ,50 kr. I alt ,25 kr. Priserne er inkl. moms. Arbejdet kan deles over to år, hvor indendørs-unitten til forkontoret og udedelen udføres det første år, og de tre små kontorer etableres det efterfølgende år. Beløbet til klimaanlæg foreslås taget fra arbejdskapitalen. at organisationsbestyrelsen godkender etableringen af klimaanlægget, og at organisationsbestyrelsen bevilger ,25 kr. fra arbejdskapitalen til etablering af klimaanlæg. Organisationsbestyrelsen godkendte etablering af klimaanlæg, og at organisationsbestyrelsen bevilger ,25 kr. fra arbejdskapitalen til formålet. Godkendelsen er betinget af, at det inden arbejdet igangsættes undersøges, om udlejer vil dække hele eller dele af udgiften til etablering af klimaanlægget, samt hvilke huslejekonsekvenser det får, hvis udlejer skal dække hele eller dele af udgiften. 9/19

10 Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes, at hele klimaanlægget ikke skal etableres i to etaper, men etableres på en gang. Sager til orientering 10. Afslag på ansøgning om midler fra boligselskabets dispositionsfond Organisationsbestyrelsen behandlede på organisationsbestyrelsesmødet den 21. januar 2013 en ansøgning fra afdeling 7, Stengården, om bevilling af støtte fra boligorganisationens dispositionsfond på kr. til miljøforbedringer. Dispositionsfondens midler udgør en særlig sikkerhedskapital, der skal anvendes som stødpude over for eventuelle uforudsete begivenheder. Dispositionsmidler kan i forsvarligt omfang udlånes midlertidigt, såfremt boligorganisationens økonomi ikke bringes i fare. Organisationsbestyrelsen besluttede på deres møde den 21. januar 2013, ved afstemning, at give afslag på ansøgning om tilskud på kr. fra boligorganisations dispositionsfond til miljøforbedringer i afdeling 7, Stengården. Baggrunden for beslutningen er, at organisationsbestyrelsen på mødet den 14. september 2009 besluttede, at der ikke bevilges støtte fra boligorganisationens dispositionsfond i perioden september 2009 til august Dette skal ses i sammenhæng med, at boligforeningen har behov for at opbygge en opsparing i dispositionsfonden, således at boligforeningen er bedre i stand til at imødekomme eventuelle fremtidige støtteansøgninger til større forbedringsarbejder. Bilag 2: Henvendelse fra bestyrelsen i afdeling 7, Stengården. at organisationsbestyrelsen fastholder tidligere beslutning af den 21. januar Grundet organisationsbestyrelsens tidligere beslutning af den 14. september 2009 om at der ikke bevilges støtte fra boligorganisationens dispositionsfond i perioden september 2009 til august Organisationsbestyrelsen fastholdt tidligere beslutning af den 21. januar Beslutningen begrundes med, at organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet, at der ikke bevilges støtte fra boligorganisationens dispositionsfond i perioden september 2009 til august /19

11 Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes, at beløbet ikke reserveres i dispositionsfonden i Der henvises til, at afdeling 7, Stengården, må finansiere miljøforbedringer ved egenfinansiering Stenløse Syd byggeregnskab Byggeregnskabet har længe været godkendt af revisionen. Der har imidlertid været nogle tekniske problemer ved udfyldelse af skema C. Disse problemer ser nu, efter flere møder med kommunen, ud til at være løst, og vi arbejder nu på en motiveret dagsorden til kommunen for behandling hos kommunalbestyrelsen og Boelholm I + II byggeregnskab Torben Trampe, KAB har overtaget sagerne i Boelholm I + II, efter Flemming Stagis er fratrådt sin stilling i KAB. Der har været afholdt to følgegruppemøder, og på det sidste blev byggeregnskabet vedtaget, men kun for så vidt angår udgifterne. Der har været kontakt til Landsbyggefonden, og det er aftalt, at vi skal opgøre hele sagen, inden vi aftaler endeligt, hvorledes finansiering og endelig husleje fastlægges. Derfor vil byggeregnskabet først blive forlagt på organisationbestyrelsens næste møde. Det skal samtidig bemærkes, at det efter aftale med Landsbyggefonden bliver en selvstændig sag at gennemføre den aftalte renovering på badeværelserne. 11/19

12 13. Omlægning af realkreditlån KAB varetager, som en del af kapitalforvaltningen for boligorganisationerne, en løbende overvågning og omlægning af boligorganisationens realkreditlån. Afdeling 8, Stengården II har med virkning fra den 1. april 2013 fået omlagt realkreditlån. Det gamle lån var på kr., og det nye lån er på Den årlige besparelse er på kr. Lånets løbetid er uændret. KAB tager en administrationspris på kr. pr. omlagt lån. 14. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen: Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden /19

13 15. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns og Furesø s Kommuner siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra den 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er at forhindre en udsættelse nu og her. at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra den 1. februar tre gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprettet PBS-aftaler. at undersøge, om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen. at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år hvor der var én gældsrådgiver ansat havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. 13/19

14 16. Ajourføringsgebyr påmindelse ved manglende betaling Pr. 23. januar 2013 er der kommet nye regler om ajourføringsgebyret. Reglerne fremgår af udlejningsbekendtgørelsens 3, stk. 3. Efter de nye regler skal boligorganisationen sende en påmindelse (rykker) til den boligsøgende, hvis den boligsøgende ikke betaler det årlige ajourføringsgebyr. Det skal fremgå af påmindelsen, at manglende betaling af ajourføringsgebyret vil betyde, at den boligsøgende slettes fra listen. Den hidtil gældende regel om, at den boligsøgende kan slettes fra ventelisten 6 uger efter, at boligorganisationen har sendt opkrævning på ajourføringsgebyret og betaling ikke har fundet sted, gælder derfor ikke længere. Der er i de nye regler ikke fastsat nogen frister for, hvornår påmindelse skal sendes, og hvor hurtigt herefter sletning kan ske. De nye regler giver ikke mulighed for at opkræve et rykkergebyr. De administrative udgifter ved påmindelse skal derfor dækkes af ajourføringsgebyret. Reglerne fastslår i øvrigt, at boligorganisationen allerede i forbindelse med opnoteringen skal meddele den boligsøgende, at der én gang årligt vil blive opkrævet et ajourføringsgebyr, at der vil blive sendt en påmindelse ved manglende betaling, og at manglende betaling vil medføre sletning fra ventelisten. KAB har imidlertid altid fremsendt en påmindelse før sletning af ventelisten. Ændringen i reglerne medfører derfor kun mindre ændringer i de breve, der udsendes i forbindelse med opnotering på venteliste. KAB s politik er fortsat, at sletning sker seks uger efter, at rykkeren er modtaget. at organisatonsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Medlemmer af organisationsbestyrelsen oplyste, at de har erfaret, at KAB har rod i udsendelse og opkrævning af påmindelser. KAB undersøger sagen og kommer med en tilbagemelding. 14/19

15 17. Nyt fra afdelingerne Afdelingen har i 2012 fået udført efterisolering med 200 mm papiruld på loftet over boligerne. Den 20. februar 2013 har alle beboerne, af en ukendt person, fået omdelt en artikel fra Politiken fra den 5. februar 2013, Miljøvenlig isolering er fyldt med farlige kemikalier. Artiklen er blevet forelagt vores rådgiver Gaihede A/S og producenten af isoleringen, Dansk Papiruld, som afviser, at den brugte papiruld i Stengården afdeling 16 skulle være farlig og miljøskadelig. Den 22. februar 2013 blev omdelt en beboerinformation til beboerne i afdeling 16 fra vores rådgiver Gaihede A/S om den brugte isolering på boligernes lofter. Bilag 3: Breve fra Papiruld Danmark og Gaihede 18. Nyt fra udvalgene Kursusudvalget Bjørli Denbak, Steffen Bargholz, Nina Møller. Handlingsplanudvalget Tovholder Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Steffen Bargholz, Brian Øllegaard. Forretningsordensudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Brian Øllegaard. Ungdomsboligudvalget, Halkærgård Tovholder Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Leif Fynbo. Halkærgård-udvalget Vanda Jakobsen, Kirsten B. Sørensen, Aksel Hein Pedersen. Stenløse Syd-følgegruppen Bjørli Denbak, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Lene Ravn. 15/19

16 Boelholm-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller, Anna Sørensen, Jørgen Hansen, Aase Brøndsted, Margit Nansen. Teglværksparken-følgegruppen Jørn Schmidt, Torben Tingstrup, Nina Møller. Fortehusene-følgegruppen Nina Møller, Brian Øllegaard, Anna Sørensen. Energiudvalget Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo, Brian Øllegaard. Kursusudvalget Der afholdes kursus i beboerdemokrati den 11. april Der afholdes kursus i regnskab og budget den 20. april Indbydelser fremsendes til afdelingsformændene. Kursusudvalget efterspurgte, om der var opbakning til, at der afholdes et seminar, hvor der er mulighed for at gå i dybden med nogle emner. Medlemmerne tilkendegav, at det var en god ide og bakkede op om forslaget. Handlingsplanudvalget Handleplanudvalget har udarbejdet et forslag til revideret handleplan Forslaget blev omdelt på mødet. Det blev aftalt, at forslaget kommer til behandling på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Forretningsordensudvalget Forslag behandlet under punkt 5 i dagsorden. Ungdomsboligudvalget, Halkærgård Der har været afholdt markvandring. Det var ikke opløftende, da der er stort behov for renovering, men ingen midler i budgettet. Halkærgård-udvalget Ingen af udvalgets medlemmer var til stede. Stenløse Syd-følgegruppen Behandlet under punkt 11 i dagsordenen. 16/19

17 Boelholm-følgegruppen Behandlet under punkt 12 i dagsordenen. Teglværksparken-følgegruppen Der har været afholdt markvandring. Afdelingen har modtaget henvendelse om tilladelse til placering af mobilsendemast på grunden. Der er i området store problemer med mobiltelefonforbindelsen. Fortehusene-følgegruppen Der har været afholdt markvandring. Energiudvalget Udvalget arbejder videre med forslag til energiforbedringer. Udvalget oplyste, at erfaringer viser, at varmepumper er en af de mest energirigtige løsninger. 19. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 4: Statistik for beboerklagenævnssager Ordinære afdelingsmøder 2013 Tekst fra brev som sendes ud til afdelingsformænd: Kære XX (navn) Nu er alle datoerne for afdelingsmøderne i fastlagt. Mødedatoen for XX (afdelingens navn) er den XX (dato). 17/19

18 Vi beder dig om at reservere et lokale til mødet. Da alle afdelingsmøderne i skal afholdes indenfor ca. en måned, er vi afhængige af en fast mødeplan. Derfor er der kun i mindre omgang mulighed for en ændring af datoen. Dette kan ske ved, at I bytter med en anden afdeling. Hvis I bytter dato, skal dette aftales med Carsten Have eller Michael Bjørn Larsen inden den 15. juni Liste over alle afdelingsmøder i er vedlagt. Bilag 5: Liste over ordinære afdelingsmøder Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. Emner til næste møde: - Handlingsplan Forretningsorden. - Organisationsbestyrelsens beretning. - Hvorledes sikrer KAB, at de entreprenører og deres eventuelle underentreprenører, vi samarbejder med overholder gældende overenskomster og ikke benytter sig af underbetalt udenlandsk arbejdskraft. 18/19

19 22. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: 21. maj 2013, kl september 2013, kl november 2013, kl Repræsentantskabsmøder: 29. maj 2013, kl oktober 2013, kl Eventuelt Et medlem af organisationsbestyrelsen er blevet orienteret om, at ikke alle fælleshuse er omfattet af de nye regler. Driftschefen oplyser, at det er besluttet, at alle fælleshuse er omfattet af de nye regler, og at han vil sikre, at alle fælleshuse efterlever beslutningen. 24. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 19/19