Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 7. maj 2012, kl Egedal Centret 53 C 1, Stenløse

Transkript

1 Dagsorden Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 7. maj 2012, kl Egedal Centret 53 C 1, Stenløse Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 5. marts Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Gennemgang og godkendelse af regnskaber Budget for boligorganisationen Organisationsbestyrelsens beretning Stenløsebo s banklån Fortehusene udskiftning af gaskedler Teglværksparken udskiftning af gaskedler Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning... 9 Sager til orientering Afdelingsmøder i Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne Nyt fra udvalgene Emner til næste møde Kommende møder Eventuelt /13

2 Bilag 1: Afdelingsregnskaberne Regnskaber fra Boelholm I og Boelholm II - Eftersendes... 7 Bilag 2: Driftsbudget for boligorganisationen perioden 1. januar december 2013 Eftersendes Bilag 3: Beretning Bilag 4: Oplæg til datoer for afdelingsmøder 2012 Omdeles på mødet Bilag 5: Beboerklagenævnssager /13

3 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 5. marts 2012 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 5. marts 2012 er udsendt den 19. marts at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indførelser i revisionsprotokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning På repræsentantskabsmødet den 10. oktober 2011 blev foretaget valg til organisationsbestyrelsen. Næstformand Leif Gade Heller er fraflyttet boligforeningen og derfor udtrådt af organisationsbestyrelsen, og suppleant Sanne Skogstad indtræder som bestyrelsesmedlem. Kate Mogensen, der hidtil har været personlig suppleant for Leif Fynbo, er fraflyttet boligforeningen. Der er derfor ikke længere en personlig suppleant for Leif Fynbo. Bjørli Denbak (Afd. 8) 2012 Formand Steffen Bargholz (Afd. 3) 2012 Næstformand, Lene Pedersen som suppleant Brian Øllegaard (Afd. 1) 2012 Medlem, Aksel H. Pedersen som suppleant Ole Jensen (Afd. 2) 2013 Medlem, Otto Pedersen som suppleant Anne Sørensen (Afd. 5) 2012 Medlem, Michael Adelsbæk som suppleant Jørgen Hansen (Afd. 6) 2012 Medlem, Margit Nansen som suppleant Sanne Skogstad (Afd. 7) 2013 Medlem Mogens Olsen (Afd. 8) 2012 Medlem, Birgit Petersen som suppleant Jens Kristensen (Afd. 11) 2012 Medlem Vanda Jakobsen (Afd. 12) 2013 Medlem, Kirsten Sørensen som suppleant Leif Fynbo (Afd. 13) 2012 Medlem Jette Thaarup (Afd. 14) 2013 Medlem, Jesper Thaarup som suppleant Torben Tingstrup (Afd. 16) 2013 Medlem, Sanne Nielsen som suppleant 3/13

4 Sonja Hansen (Afd. 20) 2012 Medlem, Inga Jeppesen som suppleant Nina Møller (Afd. 24) 2013 Medlem, Christina Borgen som suppleant Anne Larsen (Afd. 25) 2013 Medlem, Kirsten Pedersen som suppleant Mogens Poulsen (Afd. 26) 2012 Medlem, Keld Hansen som suppleant Tina Degn (Afd. 28) 2012 Medlem, Carsten Dahl som suppleant Jørn Schmidt (Afd. 3) 2013 Medlem Lene Søberg (Afd. 3) 2013 Medlem, Susse Bargholz som suppleant Hanna Brandt (Afd. 14) 2013 Medlem 4. Meddelelser fra formanden Hermed en lille husker: Indsigelser til referater skal sendes skriftlig til KAB senest 14 dage efter modtagelsen af referatet. Spørgsmål til orienteringspunkter sendes ligeledes skriftlig til KAB før mødets start. Administrationen og formandskabet ønsker at ensrette kontrakterne for udlejning af vores fælleshuse, hvis Carsten Have er klar med udkastet, vil det blive forelagt på HB-mødet. Vi vil gerne gøre dette for at imødekomme et ønske om bedre gennemskuelighed med disse udlejninger. Den 25. marts 2012 vil der blive indlagt trådløst netværk på kontoret. Dette er noget, vi alle kan få glæde af, da vi nu er overgået til ipad. Der er ligeledes indkøbt en ipad til Charlotte Konstantin-Hansen. Jeg er meget glad for min ipad. Har stort set ikke fået papirbreve fra KAB siden, herligt, herligt. Det fylder ikke så meget reolplads mere. Da nu alle vores referater lægges på nettet, kan vi komme ud for personsager eller andre fortroligheds sager, der måske ikke lige hører hjemme på nettet, derfor vil vi fremover sætte et punkt på dagsorden, der vil hedder fortrolighedssager. Som I kan se i regnskaberne, er Stenløse Syd s regnskab endelig blevet færdig, dog er det sidste møde i udvalget, på grund af tidnød, endnu ikke afholdt. Det vil blive afholdt i løbet af maj. På formandskabets vegne/bjørli Denbak 4/13

5 Sager til beslutning 5. Gennemgang og godkendelse af regnskaber Stenløsebo Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Vestervang Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afvikling af egenfinansiering, dels overføres til opsamlet resultat Halkær Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Boelholm I Regnskabet eftersendes Boelholm II Regnskabet eftersendes Stengården I Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården II/1 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Skibsted Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Møllehøj Resultatopgørelsen slutter med et underskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. 5/13

6 Halkærgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr. der overføres til opsamlet resultat Veksølund Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stengården II/2+3 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der dels anvendes til afvikling af egenfinansiering, dels overføres til opsamlet resultat Stengården II/4+5 Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Halkærgård Ungdomsboliger Resultatopgørelsen slutter med et overskud på 114 kr., der overføres til opsamlet resultat Kelstedgård Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der anvendes til afskrivning på egenfinansiering Fortehusene Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Teglværksparken Resultatopgørelsen slutter med et underskud på 832 kr., der overføres til opsamlet resultat Marienlyst Park Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Æblehaven Resultatopgørelsen slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat Stenløse Syd Byggeregnskabet slutter med en anskaffelsessum på kr. 6/13

7 Bilag 1: Afdelingsregnskaberne Regnskaber fra Boelholm I og Boelholm II - Eftersendes at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne. 6. Budget for boligorganisationen 2013 Driftsbudget for perioden 1. januar december 2013 eftersendes. Bilag 2: Driftsbudget for boligorganisationen perioden 1. januar december 2013 Eftersendes. at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgettet for perioden 1. januar december Organisationsbestyrelsens beretning Som bilag vedlægges organisationsbestyrelsens beretning for seneste regnskabsår. Organisationsbestyrelsen bedes drøfte beretningen og eventuelt fremkomme med tilføjelser. Bilag 3: Beretning 2011 at organisationsbestyrelsen godkender beretningen. 8. Stenløsebo s banklån På et ekstraordinært afdelingsmøde den 16. februar 2012 blev det besluttet, at der kan optages banklån til individuel modernisering. Lånebeløb er maksimalt kr. pr. bolig, som følger boligen til udløb. Der er ikke mulighed for lån til individuelle moderniseringer i afdelingens friværdi. Lån i friværdien skal bruges til en kommende udskiftning af afdelingens udvendige døre og vinduer. 7/13

8 at organisationsbestyrelsen godkender afdelingens beslutning om at optage lån på maksimalt kr. pr. bolig Fortehusene udskiftning af gaskedler Afdelingen har på det ordinære afdelingsmøde den 19. september 2011 vedtaget driftsbudgettet, hvor det er planlagt at udskifte afdelingens gaskedler i budgetåret På baggrund af tilstandsvurdering og reparationer kan det konstateres, at gaskedlerne i afdelingen trænger til udskiftning. Nedenstående budget er anvendt som grundlag for udførelse af det samlede projekt. Anlægsomkostninger Honorar til tekniker, omkostninger mv. Finansiering Frie henlæggelsesmidler 15-årigt annuitetslån Huslejevirkning 15-årig annuitetsydelse Svarende til en huslejestigning på 9,05 % Lejestigning fordeles ens pr. bolig pr. måned ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. 456,00 kr. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde om gaskedeludskiftningen sidst i maj at organisationsbestyrelsen forhåndsgodkender projektet vedrørende udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering Teglværksparken udskiftning af gaskedler Afdelingen har på det ordinære afdelingsmøde den 19. september 2011 vedtaget driftsbudgettet, hvor der er planlagt udskiftning af afdelingens gaskedler i budgetåret På baggrund af tilstandsvurdering og reparationer kan det konstateres, at gaskedlerne i afdelingen trænger til udskiftning. 8/13

9 Nedenstående budget er anvendt som grundlag for udførelse af det samlede projekt. Anlægsomkostninger Honorar til tekniker, omkostninger mv. Finansiering Frie henlæggelsesmidler 15-årigt annuitetslån Huslejevirkning 15-årig annuitetsydelse Svarende til en huslejestigning på 7,53 % Lejestigning fordeles ens pr. bolig pr. måned ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. 467,00 kr. Der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde om gaskedeludskiftningen sidst i maj at organisationsbestyrelsen forhåndsgodkender projektet vedrørende udskiftning af gaskedler samt budget og finansiering. 11. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret Ordningen er lovpligtig og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB-administrerede boligorganisationer. Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB//Fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. 9/13

10 Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/- ejendomsleder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygningsgruppe og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli KAB s byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: En engangsudgift på kr. inkl. moms for hver boligorganisation. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. Det indstilles desuden, at organisationsbestyrelsen senest 1. juli beslutter at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale et engangsbeløb på kr. inkl. moms. 10/13

11 Sager til orientering 12. Afdelingsmøder i 2012 Oplæg til datoer for afdelingsmøderne i 2012 vil blive omdelt på mødet. Bilag 4: Oplæg til datoer for afdelingsmøder 2012 Omdeles på mødet 13. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 5: Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne Der har ikke været større sager i afdelingerne siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 15. Nyt fra udvalgene Det foreslås, at de enkelte udvalg giver en kortfattet orientering om deres arbejde. Kursusudvalg: (Bjørli Denbak og Steffen Bargholz). Budgetkontroludvalg: (Brian Øllegaard og Mogens Olsen). 11/13

12 Handlingsplanudvalg: (Tovholder: Torben Tingstrup, Aksel Hein Pedersen, Mogens Olsen, Steffen Bargholz og Brian Øllegaard). Ungdomsboligudvalg, afdeling 19 Halkærgård Ungdomsboliger: (Tovholder: Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Leif Fynbo). Halkærgård Udvalg: (Vanda Jacobsen, Kirsten B. Sørensen og Aksel Hein Pedersen). Stenløse Syd - følgegruppe: (Bjørli Denbak, Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Lene Ravn). Boelholm følgegruppe: (Jørn Schmidt, Torben Tingstrup og Nina Møller). Teglværksparken følgegruppe: (Jørn Schmidt og Torben Tingstrup). Fortehusene følgegruppe: (Nina Møller, Brian Øllegaard og Anna Sørensen). Energiudvalg: (Torben Tingstrup, Anna Sørensen, Leif Fynbo og Brian Øllegaard). 16. Emner til næste møde Der lægges op til, at medlemmerne af organisationsbestyrelsen kan komme med forslag til emner, der bør tages op til behandling på det kommende møde i organisationsbestyrelsen. 17. Kommende møder Mandag den 3. september 2012, kl Mandag den 5. november 2012, kl Repræsentantskabsmøder Mandag den 21. maj 2012, kl (behandling af regnskab) Mandag den 8. oktober 2012, kl (valg af medlemmer) 12/13

13 18. Eventuelt 13/13