2014.1
Vejledning til opdatering af gamle kundefiler 3 1. Indledning 3 2. Sikkerhedskopi af aktuel version 3 3. Opdateringer til Magnus:Revision 2014.1 3 3.1 Substanshandlingsskabelon 3 3.2 Øvrige tjeklister 3 3.3 Posttypeinddeling. 3 3.4 Tekstbehandlingsskabeloner 4 3.5 Vejledningstekster 4 4. Årsrulning 4 Opdatering 4 5. Substanshandlingsskabelon 4 6. Posttypeinddeling 4 7. Øvrige tjeklister 5 7.1 Enkeltvis opdatering af tjeklistespørgsmål 6 7.2 Samlet opdatering af tjeklister 6 8. Tekstbehandlingsskabelon 6 9. Vejledningstekster 6 Oversigt opdaterede substanshandlingsskabeloner 7 Oversigt opdaterede øvrige tjeklister 8 Oversigt opdaterede vejledningstekster 9
Vejledning til opdatering af gamle kundefiler 1. Indledning Denne vejledning beskriver fremgangsmåden for opdatering ved årsrulning af kundefiler fra version 2013.2 eller før i Magnus:Revision 2014.1 2. Sikkerhedskopi af aktuel version Vi anbefaler at man tager en sikkerhedskopi af installationsfolder af Magnus:Revision inden opdatering til Magnus:Revision 2014.1. Derved har man en kopi af den tidligere version, som kvalitetskontrollen kan anvende ved evt. senere besøg. Kvalitetskontrollen ser på kvalitetssystem på tidspunktet for udarbejdelse af erklæringen. På denne måde sikrer man at revisionsdokumentationen bliver udskrevet nøjagtigt, som på dette tidspunkt. Åbnes en revisionsfil i en efterfølgende version (nyere version), vil der ske automatisk opdatering af fx nye tjeklister 3. Opdateringer til Magnus:Revision 2014.1 Samlet oversigt over opdaterede og tilføjede tjeklister mv. er vedlagt bagerst i vejledningen. Når man foretager årsrulningen i Magnus 2014.1 skal man være opmærksom på følgende opdateringer 3.1 Substanshandlingsskabelon Følgende substanshandlingsskabeloner er opdateret i Magnus:Revision 2014.1 og opdateres manuelt på de enkelte kundefiler hvis man ønsker at anvende opdateringen se afsnit 5.: Magnusskabelon for review, Magnusskabelon for udvidet gennemgang Magnusskabelon for assistance med regnskabsopstilling Bemærk, at ved en samlet opdatering af substanshandlingsskabelon, kan sidste års noteringer på substanshandlinger ikke overføres til det aktuelle regnskabsår. 3.2 Øvrige tjeklister I Magnus:Revision 2014.1 er der foretaget opdatering af følgende tjeklister, som skal opdateres manuelt enkeltvis eller samlet - se afsnit 6. Gennemgang af årsregnskab/koncernregnskab Følgende øvrige tjeklister og rapporter er tilføjet i Magnus:Revision 2014.1 bliver automatisk er tilføjet i kundefilen: Generelle revisionshandlinger/stiftelse af kapitalselskab Generelle revisionshandlinger/erklæringsopgave ifm. budgetter og fremskrivning (ISAE 3400) Generelle revisionshandlinger/andre erklæringsopgaver med sikker end (ISAE 3000) Rapportering/Planlægningsmemo (ASM) Rapportering/Sammenfattende memo (SRM) 3.3 Posttypeinddeling. Der er ingen opdatering af posttypeinddeling i Magnus:Revision 2014.1. Opdatering er ikke nødvendig. Generel beskrivelse vedlagt se afsnit 7. 3
3.4 Tekstbehandlingsskabeloner Der er ingen opdatering af tekstbehandlingsskabeloner i Magnus:Revision 2014.1. Opdatering er ikke nødvendig. Generel beskrivelse vedlagt se afsnit 8. 3.5 Vejledningstekster Der er ingen opdatering af vejledningstekster i Magnus:Revision 2014.1. Opdatering er ikke nødvendig. Generel beskrivelse vedlagt se afsnit 9. 4. Årsrulning Sidste års kundefil åbnes i Magnus:Revision 2014.1. Årsrulningen af revisionsfiler foretages under Filer/Nyt regnskabsår Årsrulningen medfører at: - Der oprettes ny revisionsfil - Noteringer under Basisoplysninger og Revision/Planlægning bliver automatisk overført til nyt regnskabsår. - Sidste års substanshandlinger bliver overført til nyt regnskabsår. - Øvrige tjeklister under primobalance/førstegangsrevision, generelle revisionshandlinger, gennemgang af årsregnskab og gennemgang af skatteoplysninger m.fl. bliver overført med sidste års markeringer. - Dokumenterne: Indholdsfortegnelse, aftalebrev, revisionsnotat, brev til ledelsen, protokoller mfl. fra tidligere år bliver overført. Bemærk at sidste års noteringer under substanshandlinger kan overføres til aktuelt år, såfremt det ikke indhentes ny skabelon. Dette foretages under Udførelse af substandshandlinger og underfanen tidligere år og at vælge kopier tekst. Ligeledes kan noteringer i tekstbokse indhentes fra forrige år når der i tilknytning til tekstboksen er et link med Hent sidste års noteringer. Opdatering Nye skabeloner til programmet for posttypeinddeling, substanshandlinger og tekstbehandlingsdokumenter indhentes under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon 5. Substanshandlingsskabelon Substanshandlingsskabelonen kan opdateres samlet ved at gå under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon. Ved opdatering på denne måde slettes alle eksisterende noteringer for indeværende og forrige år. Derfor er det kun relevant at opdatere på denne måde efter hver årsrulning, hvor man endnu ikke har foretaget nogle noteringer under udførelsen. Hvis substanshandlingsskabelonen skal opdateres i en fil, hvor man allerede har påbegyndt dokumentationen anbefales det, at man anvender opdateringsfunktionen i programmet, hvor man kan opdatere enkelte handlinger uden at opdatere hele skabelonen: Oversigt over hvilke områder hvor der er opdaterede substanshandlingsskabeloner fremgår af bilag 1. 6. Posttypeinddeling Skabelon for posttypeinddeling kan opdateres ved at gå under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon. 4
Skabelonen for posttypeinddelingen ændrer sig løbende især efter indførelsen af BRL-taksonomi, hvor vores posttypeinddelinger skal være kompatibel med denne taksonomi for at kunne indberettes til Erhvervsstyrelsen. Det er ikke Magnus:Revision, der skal kunne indberette, men for at opretholde en integration til Magnus:Årsafslutning (som skal kunne indberette) skal posttypeinddelingsskabelonen for artsopdelt og funktionsopdelt opstilling være ens i de to programmer. Hvis man anvender Magnus:Årsafslutning vil en løbende opdatering af posttypeinddelingen i gamle kundefiler ikke være nødvendig, da posttypeinddelingen automatisk opdateres ved overførsel fra Magnus:Årsafslutning. Anvender man ikke Magnus:Årsafslutning vil man indimellem skulle opdatere posttypeinddelingen i sine filer, da det ellers vil skabe problemer andre steder i programmet (posttypeinddelingen er styrende for mange dele af programmet). Generelt anbefales det, at man opdaterer posttypeinddelingen i filer, der er oprettet i version 2011.3 eller tidligere. Det er i den forbindelse vigtigt, at der sættes hak i boksen Behold kontointerval fra aktuel posttypeinddeling. Derved sikres, at den opmappede saldobalance trækkes med over i den opdateres posttypeinddeling. Det er vigtigt at bemærke, at har der været foretaget individuelle tilretninger i posttypeinddelingen, fx i form af undergrupper under nettoomsætningen, vil de opmappede konti ikke bliver overført til den nye posttypeinddelingen. Der vil i denne situation skulle ske en gen-opmapning af disse konti. 7. Øvrige tjeklister Nye tjeklister, nye tekstfelter og ny opbygning af enkelte områder bliver automatisk tilføjet revisionsfilen ved åbning i den seneste version af Magnus:Revision Eksisterende tjeklister, som er blevet opdateret fagligt med nye eller andre punkter, skal opdateres manuelt i eksisterende revisionsfiler. Opdateringen kan foretages på 2 måder afhængig af, hvor man er i processen med den enkelte fil, og om der er lavet egne tilretninger i tjeklisten. Oversigt over hvilke områder hvor der er opdaterede tjeklister fremgår af bilag 2. 5
7.1 Enkeltvis opdatering af tjeklistespørgsmål Ved egne tilrettede tjeklister og på igangværende opgaver hvor arbejdet er i gang og hvor tjeklisterne er helt eller delvist udfyldt kan det overvejes at opdatere de enkelte spørgsmål enkeltvis. Dette gøres ved at vælge Vis alle påstande. Systemet sammenligner herved de påstande som indgår i klientfilen med den aktuelle standard på samme måde, og det er muligt at opdatere de forskellige påstande manuelt. Forskelle mellem klientfil og skabelon vises visuelt med farvemarkering 7.2 Samlet opdatering af tjeklister Dette anbefales ved påbegyndelse af et nyt år, således, at det sikres, at alle påstande er opdateret, og hvor der ikke er lavet egne tilretninger til tjeklisten. Du kan vælge at opdatere hele tjeklisten ved hjælp af Opdater-påstande knappen. Herved erstattes den eksisterende tjeklisten med den seneste skabelon og alle tidligere noteringer slettes. 8. Tekstbehandlingsskabelon Nye skabeloner til tekstbehandlingsdokumenter indhentes under Skabeloner -> Guide for valg af skabelon Tekstbehandlingsskabelonen indeholder de standarddokumenter, vi har indarbejdet i programmet såsom skabelon til aftalebrev, protokollat, revisionserklæring mv. Det er vigtigt, at dette gøres ved hver opdatering til programmet for erklæringer og protokollater, da disse dokumenter kan indeholde vigtige faglige opdateringer. Ved opdatering af skabelonen kan man udvælge nogle specifikke dokumenter, man ønsker at opdatere, og således kan man undlade at opdatere andre dokumenter end erklæringer eller protokollater. De øvrige dokumenter kan opdateres efter behov. Man kan have lavet egne tilretninger til disse dokumenter, man ønsker at beholde, fordi de er relevante for den aktuelle kundesag, og i disse tilfælde er en opdatering ikke relevant. Hvis en opdatering er fagligt relevant vedr. de øvrige dokumenter, vil vi oplyse herom. 9. Vejledningstekster Vejledningsteksterne i programmet bliver jævnligt opdateret, og det er derfor en god idé at opdatere disse i eksisterende kundefiler. Opdatering af hjælpeteksterne foretages samlet under Værktøjer i windows menuen. Har der været foretaget egne tilretninger i hjælpeteksterne vil disse blive slettet i forbindelse med ovenstående generelle opdatering af alle hjælpeteksterne. Oversigt over hvilke områder hvor der er opdaterede vejledningstekster fremgår af bilag 3 6
Bilag 1. Oversigt opdaterede substanshandlingsskabeloner 7
Øvrige RAPPORTERING Konklusion UDFØRELSE REVISION PLANLÆGNING BASIS- OPLYSNI NGER før 2013.2 2014.1 Vejledning til opdatering af gamle kundefiler Bilag 2. Oversigt opdaterede øvrige tjeklister OMRÅDE TJEKLISTE/SKABELON Dokumentationsguide Påstand Indholdsfortegnelse Stamoplysning Indholdsfortegnelse Årsoplysninger Uafhængighedsvurdering Uafhængighedsvurdering Opgavevurdering og professionel risiko Påstand Planlægningsmøde Planlægningsmøde med kunde IT-systemer IT-systemets kompleksistet IT-systemer Applikationer Vurdering af interne kontroller på virksomhedsniveau Vurdering af kontrolmiljø Vurdering af interne kontroller på virksomhedsniveau Observationer i relation til risikovurdering, kontrolaktiviteter, information/kommunik Indkøb Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Salg Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Løn Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Varelager, varer under udførelse Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Igangværende arbejder og projekter Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Likvide (ind- og udbetalinger) Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Andre processer Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Regnskabsafslutningsproces Oversigt over mulige "Hvad kan gå galt" med tilhørende kontroller Primobalance/førstegangsrevision Påstand Generelle revisionshandlinger Forvaltning/overvejelser af lovgivningen Generelle revisionshandlinger Bogføringsloven Generelle revisionshandlinger Hvid-/sortvask af penge Generelle revisionshandlinger Vurdering af besvigelser Generelle revisionshandlinger Kommunikation af revisionsmæssige forhold Generelle revisionshandlinger Nærtstående parter Generelle revisionshandlinger Anvendelse af IT-serviceleverandører Generelle revisionshandlinger Anvendelse af andre revisorers/eksperters arbejde Generelle revisionshandlinger Efterfølgende begivender Generelle revisionshandlinger Fortsat drift (going concern) Generelle revisionshandlinger Eventualforpligtelser og sikkerhedsstillelser Generelle revisionshandlinger Udtalelser fra ledelsen Generelle revisionshandlinger Andre revisionsopgaver Generelle revisionshandlinger Stiftelse af kapitalselskab Generelle revisionshandlinger Kapitalforhøjelse og nedsættelse i Kapitalselskab Generelle revisionshandlinger Andre revisionsopgaver Generelle revisionshandlinger Erklæringsopgave ifm. budgetter og fremskrivning (ISAE 3400) Generelle revisionshandlinger Andre erklæringsopgaver med sikker end (ISAE 3000) Gennemgang af årsregnskab Regnskabsafslutning (FSCP) Gennemgang af årsregnskab Ledelsesberetning Gennemgang af årsregnskab Regnskabsopstilling Gennemgang af årsregnskab Pengestrømsopgørelse Gennemgang af årsregnskab Regnskabspraksis og noter Gennemgang af årsregnskab Koncernregnskab Gennemgang af årsregnskab Indsendelse af årsregnskab via BRL Gennemgang af skatteoplysninger Detaljeret gennemgang Sammenfatning af udført arbejde Kvalitetssikring af udført revision (ISA 220) Sammenfatning af udført arbejde Kvalitetssikring af udført review (ISRE 2400) Sammenfatning af udført arbejde Kvalitetssikring af udført udvidet gennemgang (Erklæringsbekendtgørelsen) 8
RAPPORTERING KONKLUSION UDFØRELSE REVISION PLANLÆGNING BASISOP LYSNIN GER før 2013.2 2014.1 Vejledning til opdatering af gamle kundefiler Bilag 3. Oversigt opdaterede vejledningstekster OMRÅDE Dokumentationsguide Virksomhedsoplysninger Opgavebeskrivelse Indledende handlinger Uafhængighedsvurderinger Opgavevurdering og professionel risiko Aftalebrev Forhold fra tidligere år Instruktioner til/fra andre revisorer Planlægningsmøde Væsentlige hændelser Forståelse af klienten og dens omgivelser Virksomhed og forretningsdrift Interessegruppe og rammevilkår Nølgetalsanalyse Historik/økonomisk udvikling Finansiel situation Langsigtede planer Markedssituation og kritiske succesfaktorer Forsikringer Organisation Personaleforhold Kunder og salg Leverandører og indkøb Produkter/produktion/tjenester Regnskabsfunktion og økonomistyring Regnskabsprincipper og øvrige problemstillinger IT-systemer Øvrig information om virksomheden Væsentlighedsniveau Vurdering af interne kontroller på virksomhedsniveau Vurdering af risiko for besvigelse Procesbeskrivelse med "hvad kan gå galt" Indkøb Salg Løn Varelager, varer under udførelse Igangværende arbejder og projekter Likvider (ind- og udbetalinger) Andre processer Regnskabsafslutningsproces Generelle IT-kontroller Revisionsstrategi/sammenfatning Anslået risiko Primobalance/førstegangsrevision Generelle revisionshandlinger Gennemgang af årsregnskab Gennemgang af skatteoplysninger Forvaltning/overvejelser af lovgivningen Bogføringsloven Hvid-/sortvask af penge Vurdering af besvigelser Kommunikation af revisionsmæssige forhold Nærtstående parter Anvendelse af IT-serviceleverandører Anvendelse af andre revisorers/eksperters arbejde Efterfølgende begivender Fortsat drift (going concern) Eventualforpligtelser og sikkerhedsstillelser Udtalelser fra ledelsen Andre revisionsopgaver Stiftelse af kapitalselskab Kapitalforhøjelse og nedsættelse i Kapitalselskab Andre revisionsopgaver Erklæringsopgave ifm. budgetter og fremskrivning (ISAE 3400) Andre erklæringsopgaver med sikker end (ISAE 3000) Gennemgang af årsregnskab Regnskabsafslutning (FSCP) Ledelsesberetning Regnskabsopstilling Pengestrømsopgørelse Regnskabspraksis og noter Koncernregnskab Indsendelse af årsregnskab via BRL Gennemgang af skatteoplysninger Detaljeret gennemgang Opsummering af fejl og afvigelser Nøgletalsanalyse Sammenfattende memo Opfølgning Kvalitetssikring af udført revision (ISA 220) Kvalitetssikring af udført review (ISRE 2400) Kvalitetssikring af udført udvidet gennemgang (Erklæringsbekendtgørelsen) 9