FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Kasse- og regnskabsregulativ Version 3 Senest ajourført 18. december 2006 1
Indholdsfortegnelse 1. GENERELT OM REGELSÆTTET...4 1.1. LOVGRUNDLAG...4 1.2. FORMÅL...4 1.3. FORHOLDET TIL KOMMUNENS GENERELLE STYRINGSPRINCIPPER...4 1.4. UDDYBENDE BESKRIVELSER...4 1.5. GYLDIGHEDSOMRÅDE...4 2. AJOURFØRING...5 2.1. SELVE REGELSÆTTET...5 2.2. BILAG...5 3. FORMELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER...6 3.1. ØKONOMIUDVALGET...6 3.2. UDVALGENE...6 3.3. BORGMESTEREN...6 4. ØKONOMISK STYRING...7 4.1. GENERELT...7 4.2. BEVILLINGSMYNDIGHED...7 4.3. BEVILLINGSNIVEAU OG AFTALESTYRING...7 5. BUDGETPROCESSEN...9 5.1. GENERELLE PRINCIPPER...9 5.2. DET ENKELTE ÅRS BUDGETPROCEDURE...9 5.3. BUDGETBEMÆRKNINGER...9 6. BUDGETOPFØLGNING... 10 6.1. GENERELT...10 6.2. DET ØKONOMISKE ANSVAR...10 6.3. SAMLET BUDGETKONTROL...10 6.4. LØBENDE BUDGETOPFØLGNING...10 6.5. SYSTEMATISK RAPPORTERING...11 7. REGNSKABSAFLÆGGELSE... 12 7.1. GENERELT...12 7.2. REGNSKABET...12 7.3. ANLÆGSREGNSKABER...12 8. BOGFØRINGSPROCES SEN... 13 8.1. GENERELT...13 8.2. KRAV TIL DE BUDGETANSVARLIGE...13 8.3. LEDELSESTILSYN...13 9. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING... 15 9.1. GENERELT...15 9.2. BETALINGSFORMIDLING...15 9.3. KASSER...15 9.4. BANKKONTI...15 9.5. AFSTEMNING AF STATUSKONTI...16 9.6. TRANSPORTER...16 9.7. DEBITORSYSTEM...16 10. ANVENDELSE AF IT - FAGSYSTEMER... 17 10.1. GENERELT...17 10.2. SYSTEMANSVARLIG...17 10.3. KVALITETSKONTROLLER...17 10.4. KONTROLLER MOD SVIG...17 2
11. ANDRE OMRÅDER... 18 11.1. SIKRING AF KOMMUNENS AKTIVER...18 11.2. SIKRING AF VÆRDIER TILHØRENDE ANDRE...18 11.3. KØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER...18 11.4. EKSTERNE REGNSKABER...18 3
1. GENERELT OM REGELSÆTTET 1.1. Lovgrundlag Kasse- og Regnskabsregulativet er Faaborg-Midtfyn Kommunes overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi. Regelsættet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens 42, stk. 7 om, at Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. Regulativet tilstilles den kommunale revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft. 1.2. Formål men det er også en del af grundlaget for Økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. kravene i styrelsesloven og Faaborg-Midtfyn Kommunes styrelsesvedtægt. Formålet med regelsættet er at sikre:? tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi? korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen? præcisering af budgetansvar og ledelsestilsyn? fornuftige og meningsfulde interne kontroller, som tager udgangspunkt i vurdering af væsentlighed og risiko 1.3. Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper Regelsættet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle med hensyn til økonomistyring. Beskrivelsen er derfor kortfattet, men der skal i relevant omfang være en henvi s- ning til den fulde beskrivelse heraf, så det er muligt at se mere detaljerede beskrivelser. I praksis fungerer regelsættet derfor også som en portal til mere uddybende beskrivelser, bilag, beslutninger i Kommunalbestyrelsen m.m. 1.4. Uddybende beskrivelser Regelsættet suppleres af uddybende beskrivelser i form af bilag, som i mere detaljeret grad redegør for, hvordan de overordnede principper i praksis er udmøntet. Disse bilag vil fremgå som links til hoveddokumentet. 1.5. Gyldighedsområde Regelsættet er gyldigt for hele kommunens virksomhed. I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regelsættet også gældende for disse. 4
2. AJOURFØRING 2.1. Selve regelsættet 2.2. Bilag Kommunalbestyrelsen beslutter reglerne for økonomisk styring. Økonomichefen har en særlig rolle mht. at tage initiativ til at vedligeholde og ajourføre regelsættet i overensstemmelse hermed. Økonomichefen er derfor ansvarlig for, at ændringsforslag sendes vi a Direktionen og Økonomiudvalget til godkendelse i Kommunalbestyrelsen. Økonomichefen skal på eget initiativ tilrette regelsættet som følge af Kommunalbestyrelsesbeslutninger, der har direkte betydning for de regler, der er fastsat i Kasse- og Regnskabsregulativet. I forbindelse med sådanne tilretninger skal Kommunalbestyrelsen orienteres. Lederne af Faaborg-Midtfyn Kommunes fagsekretariater, stabe og institutioner forventes, som led i den økonomiske styring, at påpege overfor Økonomichefen, hvis kommunens regelsæt bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete styring i fagsekretariater, stabe og institutioner. Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regelsættet alene godkendes af Direktionen. Kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af regelsættet samt væsentlige ændringer i bilag hertil, før ændringerne sættes i kraft. Økonomichefen er ansvarlig for, at ændringer til regelsættet formidles i organisationen. 5
3. FORMELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 3.1. Økonomiudvalget 3.2. Udvalgene 3.3. Borgmesteren Jævnfør styrelseslovens 18 skal Økonomiudvalget have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige kommunens administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, forinden sagen forelægges Kommunalbestyrelsen til beslutning. Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Faaborg-Midtfyn Kommunes stående udvalg har i henhold til en midlertidig bestemmelse i Styrelsesvedtægtens kapitel IX ikke del i den umiddelbare forvaltning. Jævnfør styrelseslovens 31 har borgmesteren den øverste daglige ledelse af kommunens administration. Til den daglige administrative ledelse af Faaborg-Midtfyn Kommune er der ansat en Direktion. 6
4. ØKONOMISK STYRING 4.1. Generelt Kommunalbestyrelsen har det overordnede ansvar for styringen af Faaborg- Midtfyn Kommunes økonomi. Direktionen har det praktiske ansvar for at sikre, at der udarbejdes mål, strategier og handlingsplaner for kommunen, at der foretages resultatopfølgning, og at der aflægges regnskab for anvendelsen af midlerne. Det overordnede økonomiske styringsprincip i Faaborg-Midtfyn Kommune er Decentral Ledelse Central Styring et styringsprincip baseret på aftaler. I det følgende beskrives de overordnede rammer for den økonomiske styring. 4.2. Bevillingsmyndighed Bevillingsmyndigheden er hos Kommunalbestyrelsen. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Kommunalbestyrelsen har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, om fornødent iværksættes uden Kommunalbestyrelsens forudgående bevilling, men bevilling må da indhentes snarest muligt. Ved en bevilling forstås en bemyndigelse fra Kommunalbestyrelsen til at afholde udgifter eller oppebære indtægter inden for de fastsatte økonomiske rammer og i overensstemmelse med de vilkår, hvorunder bevillingen er givet. Bevillingerne kan gives i form af? etårige driftsbevillinger? anlægsbevillinger? tillægsbevillinger Nærmere regler for anlægsbevillinger fastsættes af Kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelse af årsbudgettet. 4.3. Bevillingsniveau og aftalestyring Under iagttagelse af de regler, der er fastsat af Indenrigsministeren, tager Kommunalbestyrelsen ved vedtagelsen af årsbudgettet stilling til bevillingsniveauet. Kommunalbestyrelsen har i Spilleregler for Decentral Ledelse - Central Styring fastsat hensigterne for bevillingsniveauet i Faaborg-Midtfyn Kommune. Decentral Ledelse - Central Styring Kommunalbestyrelsen har i Spilleregler for Decentral Ledelse - Central Styring beskrevet beslutningen om, at der mellem Kommunalbestyrelsen og hver enkelt institution, fagsekretariat eller stab indgås en aftale om de forpligtelser og mål samt muligheder herunder økonomiske rammer, der er gældende for hver enkelt aftaleholder. Hver enkelt aftaleholder er defineret ved:? at ledelse og ansvar entydigt kan henføres til én person den budgetansva r- lige 7
? at den pågældende aftaleholders budgetområde kan opgøres isoleret Som udgangspunkt fastlægger Kommunalbestyrelsen bevillingsniveauet som den enkelte aftaleholder. Omplaceringer Omplaceringer af budgetbeløb mellem de enkelte aftaleholdere kan kun ske som tillægsbevillinger med Kommunalbestyrelsens godkendelse. I forbindelse med Kommunalbestyrelsens vedtagelse af årsbudgettet fastsættes særlige regler for omplaceringer af centrale puljer og rådighedsbeløb til anlægsbevillinger. Budgetoverførsel Der er som udgangspunkt overførselsadgang for over- eller underskud for de enkelte aftaleholdere. De nærmere regler er beskrevet i Spilleregler for Decentral Ledelse - Central Styring. Kommunalbestyrelsen skal godkende overførslerne som en tillægsbevillingssag. Tillægsbevillinger Ifølge en midlertidig bestemmelse i Styrelsesvedtægtens kapitel IX er Direktionen pligtig til at foretage indstilling om tillægsbevilling til Kommunalbestyrelsen via Økonomiudvalget, såfremt det har været nødvendigt at gribe ind i aftaler som følge af forudsætningsændringer, misligholdelse eller hvor det budgetmæssige grundlag overskrides, og hvor der ikke samtidig kan ske kompenserende besparelser. Alle tillægsbevillings- og øvrige bevillingssager skal inden forelæggelse for Økonomiudvalget fremsendes til udtalelse i Økonomistaben under Økonomichefens ansvar. 8
5. BUDGETPROCESSEN 5.1. Generelle principper De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i Styrelsesloven og i regler fastsat af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Reglerne er nærmere beskrevet i Budget- og Regnskabssystem for kommunerne. Kommunalbestyrelsen har ansvar for at skabe sammenhæng mellem kommunens strategier, kommuneplanen og budgettet. 5.2. Det enkelte års budgetprocedure For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetproceduren foregå efter en nærmere fastsat plan. Direktionen har på Økonomiudvalgets vegne ansvar for, at der inden igangsættelsen af budgetarbejdet udarbejdes en Budgetvejledning hvori der indgår en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure. Planen udarbejdes af Økonomistaben og skal indeholde en beskrivelse af den proces, budgetlægningen for det kommende år skal gennemløbe. Økonomichefen har ansvar for, at den centrale koordinering af det praktiske budgetarbejde foregår i overensstemmelse med budgetvejledningen. 5.3. Budgetbemærkninger Ifølge Styrelsesloven skal Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. Som leder af Økonomistaben er det Økonomichefens ansvar at der udarbejdes budgetbemærkninger. Bemærkningerne skal udarbejdes i samarbejde med fagsekretariaterne. Økonomistaben har ansvaret for at koordinere udarbejdelsen af budgetbemærkningerne således at budgetbemærkningerne fremstår som en helhed. 9
6. BUDGETOPFØLGNING 6.1. Generelt Det budget, som er godkendt af Kommunalbestyrelsen, definerer rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler. Budgettet og dets formulerede mål er det væsentligste element i kommunens samlede økonomistyring, og de givne bevillinger skal, ligesom forholdet mellem bevillingerne og de fastsatte mål, overholdes. I praksis forvaltes bevillingerne af de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. Det er Økonomichefens ansvar at der føres en komplet og ajourført fortegnelse over de ledende medarbejdere, der har budgetansvar for de enkelte aftaleholdere. Med ansvaret for overholdelse af budgetbeløb følger naturligt ansvaret for opnåelse af målene for det område, som den budgetansvarlige har ansvar for. 6.2. Det økonomiske ansvar Det økonomiske ansvar påhviler entydigt Kommunalbestyrelsen og er i praksis delegeret via aftalerne til de budgetansvarlige for de enkelte aftaleholdere. Direktionen varetager i det daglige ansvaret for indgåelse af og opfølgning på aftalerne. Økonomichefen har som leder af Økonomistaben ansvaret for den overordnede økonomistyring. Økonomichefen skal organisere den samlede, overordnede rapportering til Direktionen og til Økonomiudvalget. 6.3. Samlet budgetkontrol Økonomichefen er ansvarlig for at der, når Økonomiudvalget eller Direktionen beslutter det, eller mindst én gang i løbet af budgetåret, foretages en samlet budgetkontrol, hvor der på tværs af kommunens aftaleholdere foretages en vurdering af årsbudgettet contra det forventede forbrug. Budgetkontrollen forelægges gennem Økonomiudvalget for Kommunalbestyrelsen. 6.4. Løbende budgetopfølgning Alle budgetbeløb skal entydigt henføres til en person, som har det umiddelbare ansvar for at overholde den givne bevilling og for at føre tilsyn med anvendelse af den. Det er Kommunalbestyrelsens krav til de budgetansvarlige, at budgettet overholdes, samtidig med at målene opfyldes. Bliver den budgetansvarlige opmærksom på, at dette ikke er tilfældet, skal der ske ledelsesmæssig indgriben. Der skal derfor ske en løbende opfølgning for at få afklaret, om der er behov for korrigerende handlinger og i givet fald hvilke. Afklaring af behov for korrigerende handlinger sker i samarbejde mellem den budgetansvarlige og Økonomistaben. Den enkelte budgetansvarlige fastsætter selv proceduren for den løbende budgetopfølgning for sit eget ansvarsområde. Den budgetansvarlige tager som en integreret del af sin budgetopfølgning ansvar for, at den konkrete anvendelse af budgetmidlerne er i overensstemmelse med bevillingens formål. 10
6.5. Systematisk rapportering Økonomichefen har som leder af Økonomistaben ansvar for, at der finder en løbende, overordnet opfølgning sted i form af en systematisk rapportering fra visse dele af den kommunale virksomhed. Den systematiske rapportering skal sikre dokumentation for og varsling af afvigelser fra budgettets indholdsmæssige og økonomiske rammer. Den systematiske rapportering er Faaborg-Midtfyns væsentligste informationskilde vedr. økonomistyring, og Direktionen har ansvar for at indstille til Økonomiudvalget og Kommunalbestyrelsen, hvilke informationer, nøgletal mv., der skal indeholdes i den. Fagsekretariater, stabe og institutioner har pligt til i fornødent omfang at bidrage til den systematiske rapportering, og Økonomistaben har samtidig en forpligtelse til at konsultere relevante fagsekretariater, stabe og institutioner i forbindelse med tilrettelæggelsen af rapporteringen. 11
7. REGNSKABSAFLÆGGELSE 7.1. Generelt 7.2. Regnskabet Faaborg-Midtfyn Kommunes regnskab skal udover opfyldelsen af Indenrigs- og Sundhedsministeriets tids- og indholdskrav til kommunernes regnskabsaflæggelse primært anvendes aktivt i kommunens stræben efter at skabe økonomiske og indholdsmæssige forbedringer overalt i sin virksomhed. Regnskabet skal samtidig anvendes proaktivt i forhold til den efterfølgende budgetlægning og budgetopfølgning. Det er Økonomichefens ansvar, at den praktiske udarbejdelse af Faaborg-Midtfyn Kommunes årsregnskab hvert år bliver beskrevet i en regnskabsvejledning. Faaborg-Midtfyn Kommunes årsregnskab skal indeholde Indenrigs- og Sundhedsministeriets obligatoriske regnskabsoversigter, og dokumentere og forklare årets resultater på dels de finansielle poster (udgifts- og omkostningsregnskab), dels de opstillede mål for hele kommunens virksomhed. Økonomichefen har som leder af Økonomistaben det overordnede ansvar for regnskabsudarbejdelsen, men fagsekretariaterne skal på overordnet niveau formidle dokumentation for opfyldelse af årets mål for Faaborg-Midtfyn Kommunes virksomhed. 7.3. Anlægsregnskaber Der skal aflægges særskilt anlægsregnskab til Økonomiudvalget samt Kommunalbestyrelsen for hver anlægsbevilling, der overstiger Indenrigs- og Sundhedsministeriets fastsatte minimumsbeløb. Øvrige anlægsregnskaber aflægges i forbindelse med årsregnskabet. De nærmere regler fremgår af bilag til regulativet. 12
8. BOGFØRINGSPROCESSEN 8.1. Generelt I praksis forvaltes den daglige udførelse af de opgaver, der iværksættes af Kommunalbestyrelsen af de ledende medarbejdere, der har det daglige budgetansvar. De budgetansvarlige har udover ansvaret for at overholde mål og rammer for eget omkostningssted ansvaret for den daglige betaling, bogføring og beslægtede opgaver. Den enkelte budgetansvarlige skal derfor være rustet til at varetage denne opgave. Det er Økonomichefens ansvar at stille den nødvendige rådgivning til rådighed for de budgetansvarlige. 8.2. Krav til de budgetansvarlige 8.3. Ledelsestilsyn Korrekt bogføring og god bogføringsskik Det er væsentligt for den samlede styring af Faaborg-Midtfyn Kommune, at bogføring af alle udgifter og indtægter sker korrekt og til tiden. Det daglige ansvar for bogføringen påhviler entydigt de budgetansvarlige, der i deres udførelse skal følge god bogføringsskik. Som følge heraf er det Økonomichefens ansvar at udarbejde retningslinier bl.a. for, at al betaling og bogføring sker elektronisk. Bogføringsgrundlag Grundlaget for bogføring og betaling er originale og kontrollerede regnskabsbilag. Det vil sige, at der skal foreligge et bilag - i hovedreglen i form af en elektronisk faktura som svarer til den vare eller ydelse, der er leveret. Det er den budgetansvarliges ansvar, at der er sikkerhed for, at oplysningerne på fakturaen svarer til den modtagne vare eller ydelse. I tilrettelæggelsen af forretningsgange til kontrol af bilag skal den budgetansvarlige tage væsentlighed og risiko i betragtning, således at effektive arbejdsgange sikres. Arkivering og genfinding Faaborg-Midtfyn Kommunes økonomisystem skal være indrettet således, at regnskabsbilag arkiveres elektronisk og dermed kan genfindes elektronisk. Det er den budgetansvarliges ansvar, at regnskabsbilag, der undtagelsesvis ikke findes i elektronisk form, bliver opbevaret sikkert. De budgetansvarlige Med baggrund i Faaborg-Midtfyn Kommunes generelle krav til effektivitet, skal så få personer som muligt involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Arbejdsgange og interne kontroller skal derfor tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Den enkelte budgetansvarlige kan frit delegere til sine medarbejdere at varetage de daglige opgaver med f.eks. bestilling af varer, betaling og bogføring. Den budgetansvarlige har dog i den sammenhæng stadig ansvaret og skal derfor foretage et økonomisk ledelsestilsyn. 13
Det økonomiske ledelsestilsyn fastlægges af den budgetansvarlige selv, idet Økonomichefen kan udstikke særlige retningslinier herfor. Økonomistaben Økonomichefen skal udarbejde principielle retningslinier for intern revision og kvalitetskontrol af den decentrale bogføring, betaling og økonomistyring. Det skal i valg af metoder og anvendelse af ressourcer sikres, at egentlige kontroller sker så effektivt som muligt ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Samtidig er det Økonomichefens ansvar, at Økonomistaben foretager det overordnede økonomiske ledelsestilsyn over for de enkelte budgetansvarlige selv. Den interne revision, kvalitetskontrol og det overordnede ledelsestilsyn udføres i regi af Økonomistaben, men ikke nødvendigvis direkte af Økonomistaben. 14
9. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 9.1. Generelt Kommunalbestyrelsen fastsætter de overordnede regler for Faaborg-Midtfyn Kommunes finansielle styring, herunder anbringelse af midler, lånoptagelse, leje og leasing samt anvendelse af finansielle instrumenter. Direktionen har ansvaret for at udmønte disse regler i praksis i en Finansiel Politik, idet styrelseslovens 41 fastsætter, at kun Kommunalbestyrelsen kan optage lån. 9.2. Betalingsformidling 9.3. Kasser Alle ind- og udbetalinger skal principielt bogføres forinden de effektueres. Den kommunale betalingsformidling er i vidt omfang lovreguleret. Således skal betalinger til borgere, leverandører m.v. foregå elektronisk. Faaborg-Midtfyn Kommune anvender elektronisk betaling, diverse IT-fagsystemer og andre udbetalingssystemer. Der må ikke anvendes systemer som ikke er godkendt af Økonomichefen. Med henblik på opnåelse af størst mulig administrativ effektivitet og sikkerhed har Faaborg-Midtfyn Kommune valgt som hovedregel ikke at benytte kontanter eller checks som betalingsmidler. Enhver form for betalingsformidling skal ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko være underlagt kontroller som en integreret del af budgetansvar og forretningsgange vedrørende IT-systemer. Er det for et områdes almindelige drift af praktiske, pædagogiske eller andre hensyn nødvendigt at anvende kontanter til indbetaling eller udbetaling, kan der oprettes kasser. Disse kan f.eks. være:? kasseapparater til modtagelse af betalinger i svømmehaller, på lystbådehavne eller lign.? personlige forskud til budgetansvarlige, der har behov for lejlighedsvise mindre kontante betalinger? automater mv. 9.4. Bankkonti Hvor der oprettes kasser, skal der i samarbejde med Økonomistaben tilrettelægges et tilstrækkeligt internt kontrolniveau ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Alle bankkonti, der anvendes i forbindelse med Faaborg-Midtfyn Kommunes virksomhed skal oprettes i Faaborg-Midtfyn Kommunes navn. Ingen medarbejder ved Faaborg-Midtfyn Kommune må have enefuldmagt til at hæve på bankkonti i kommunens navn. Bankkonti oprettes af Økonomichefen og en anden dertil udpeget medarbejder i forening. 15
9.5. Afstemning af statuskonti 9.6. Transporter 9.7. Debitorsystem Kommunens balance består af en række statuskonti. Korrekt og fuldstændig afstemning af disse konti er en væsentlig del af fundamentet for kommunens økonomistyring og regnskabsaflæggelse. De budgetansvarlige er ansvarlige for, at samtlige sådanne konti afstemmes og posterne specificeres regelmæssigt og senest i forbindelse med udarbejdelse af årsregnskabet. Intervallerne for afstemning fastlægges af Økonomichefen ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Aftaler om anmeldte transport af fordringer, dvs. overdragelse af tilgodehavender til 3. mand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning, skal styres centralt. Den budgetansvarlige for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftale om anmeldt transport, har ansvar for at kendskabet til aftalen formidles til Økonomistaben. Transport i øvrigt håndteres jfr. reglerne i Lov om Offentlige Betalinger, således at transport automatisk effektueres ved elektronisk betaling af fakturaer. Faaborg-Midtfyn Kommunes fordringer registreres elektronisk i et centralt debitorsystem. Indbetaling skal som udgangspunkt ske elektronisk ved tilmelding til BetalingsService eller tilsvarende. Der udarbejdes nærmere regler for opkrævning og afskrivninger af ubetalte fordringer. 16
10. ANVENDELSE AF IT - FAGSYSTEMER 10.1. Generelt Mange af Faaborg-Midtfyn Kommunens IT-fagsystemer håndterer udbetalinger til borgere og leverer bogføringsposter til regnskabet. Det gælder eksempelvis fagsystemer til administration af løn, sociale ydelser m.m. For at sikre kvaliteten i anvendelsen af disse systemer og dermed også i bogføringen fastsætter Kommunalbestyrelsen krav til anvendelsen. 10.2. Systemansvarlig Fagsekretariats- samt stabscheferne er med baggrund i Faaborg-Midtfyn Kommunes IT-sikkerhedspolitik ansvarlige for, at der for hvert af sådanne systemer udpeges en ledende medarbejder som systemansvarlig. Den systemansvarlige har ansvaret for systemets forretningsmæssige anvendelse, dvs. tilrettelæggelse af arbejdet omkring systemerne, kvalitetssikring og kvalitetskontrol. Den systemansvarlige skal beskrive de væsentligste forretningsgange og kontroller for systemet. Direktionen kan fastsætte formkrav til disse beskrivelser. Den systemansvarlige skal også have et dokumenteret overblik over datakvaliteten, eksempelvis ved en systematisk, stikprøvevis efterkontrol suppleret med en løbende registrering af konstaterede fejl. 10.3. Kvalitetskontroller Alle kvalitetskontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko. Hovedreglen er, at kontrollerne udføres ved stikprøver. Der skal dog tilrettelægges særlige kontroller omkring personer med indberetningsadgang til et IT-system. Direktionen kan afgøre, at der skal udføres en særlig kvalitetskontrol vedrørende udvalgte målgrupper, eksempelvis politikere og ledende medarbejdere i kommunen. 10.4. Kontroller mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. For at reducere risikoen herfor, har kommunen valgt at fortage en funktionsmæssig adskillelse, så medarbejdere der indberetter sager til IT-systemerne ikke samtidigt kan påvirke betalingsstrømmene. I et enkelt tilfælde skal der etableres en særlig kontrol. Det gælder såfremt et ITsystem undtagelsesvis selv styrer pengestrømmen uafhængigt af kommunens centrale udbetalingssystem. I disse tilfælde skal den systemansvarlige tilrettelægge en stikprøvevis kontrol af, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for betalingen. Denne kontrol kan naturligvis ikke foretages af den medarbejder, som har foretaget selve indberetningen. Udførte kontroller og resultater heraf skal kunne dokumenteres. 17
11. ANDRE OMRÅDER 11.1. Sikring af kommunens aktiver Direktionen er ansvarlig for, at der fastsættes regler for registrering og sikring af værdifulde aktiver og dokumenter, og for at føre tilsyn med overholdelse af reglerne. Tilsvarende gælder registrering af aktiver m.m., hvor der måtte være fastsat lovkrav herom. Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til, i hvilket omfang kommunens aktiver skal forsikres i form af vedtagelse af en forsikringspolitik. Konkret sker dette i forbindelse med udbud af forsikringer. 11.2. Sikring af værdier tilhørende andre Faaborg-Midtfyn Kommune opbevarer eller administrerer værdier tilhørende andre, og det er Økonomichefens ansvar, at der udarbejdes retningslinier herfor. Reglerne skal stille krav om høj grad af kontrol, dels for sikring af værdierne, dels for sikring mod unødig mistænkeliggørelse af de involverede medarbejdere. De lokale regler skal udarbejdes af den enkelte ledelse for området, hvor der opbevares og administreres værdier tilhørende andre, på baggrund af centrale regler. 11.3. Køb af varer og tjenesteydelser Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af Faaborg-Midtfyn Kommunes samlede udgifter. Kommunalbestyrelsen fastsætter i en udbudspolitik de nærmere principper for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler. Ansvaret for at overholde indkøbspolitikken og dermed udnytte fælles indkøbs - aftaler er placeret hos de budgetansvarlige. 11.4. Eksterne regnskaber I det omfang Faaborg-Midtfyn Kommune fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom. Aftalen, der skal godkendes af Økonomiudvalget, skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtigelser og ansvar. I det omfang Faaborg-Midtfyn Kommune udbetaler støtte, yder garantier mv. til foreninger og andre, skal det sikres, at disses regnskaber og budgetter godkendes, eller gennemses i fornødent omfang. Økonomichefen har ansvar for at udarbejde retningslinier for tilsyn med eksterne regnskaber mv. 18