REP Gør en forskel! Dagsorden 1 Valg af mødedirigent og to stemmetællere 2 Godkendelse af referat for Repræsentantskabsmøde den 5. maj 2015 Godkendelse af referat for Ekstraordinære Repræsentantskabsmøde den 12. maj 2015 3 Meddelelser til/fra formandskabet - FMS kontortid i sommerferien 4 Meddelelser fra bogholderiet - Godkendelse af regnskab for forårsfest 2015, se bilag - Godkendelse af regnskab for Otto Festival 2015, se bilag - Godkendelse af regnskab fra introfesten, efterår 2014, se bilag - Udsendelse af rykkere i juni 5 Meddelelser til/fra bestyrelsen Bestyrelsesmøde d. 13. maj - Renovation af baren - Tv-signal - Kloak-renovering 6 Forslag til afstemning - Ændring i Regulativ for Formandskabet, se bilag - Ændring i Regulativ for Indstillingsudvalget, se bilag - Oprettelse af Regulativ for motorcykelkælderen, se bilag - Forslag til nyt tv-signal, se bilag 7 Meddelelser til/fra inspektøren 8 Meddelelser til/fra øvrige udvalg - OMKnet -> opfølgning på generalforsamling - Otto Festival -> evaluering af festivalen 9 Stillinger på valg - 1 suppleant til Formandskabet - 2 suppleanter til parlamentariske revisorer - 8 medlemmer af Bodegaslænget - 1 formand for badmintonklubben Hvis du vil vide mere om stillingerne og deres opgaver så kontakt Formandskabet. 10 Eventuelt DET ORDINÆRE REPRÆSENTANTSKABSMØDE TIRSDAG DEN 2. JUNI 2015 KL. 20 I EFOREN Resterende bevillinger: 1/3 til 1/9 Bevillinger fra REP KAB beboerkonto 9131 kr 12950 kr Næste repræsentantskabsmøde er tirsdag d. 1. september 2015
Regnskab Forårsfest 2015 Indtægter Billetindtægter kr. 5.897,50 Barsalg dankort kr. 16.488,00 Barsalg kontant kr. 4.810,00 Total barsalg kr. 21.298,00 Total indtægter kr. 27.195,50 Udgifter Baren Vareforbrug kr. 11.386,50 Bartenderløn kr. 500,00 Total baren kr. 11.886,50 Musik Band kr. 5.000,00 Diverse PR m.m. Plakater kr. 219,00 Armbånd kr. 312,18 Pynt kr. 320,80 Rekvisitter til lege kr. 54,00 Pokaler kr. 269,00 Gaffa tape kr. 100,00 Total diverse kr. 1.274,98 Total udgifter kr. 18.161,48 Resultat kr. 9.034,02 Til hver gang kr. 1.505,67 Til Kollegianersamfundet kr. 3.011,34 Til Baren kr. 3.011,34
Regnskab Otto Festival 2015 Patoutbillet (billet for begge dage) kr. 120,00 Billetpris fredag kr. 65,00 Billetpris lørdag kr. 75,00 Antal gæster fredag 275 Antal gæster lørdag 200 Antal solgte partoutbilletter 100 Antal solgte dagsbilletter fredag 175 Antal solgte dagsbilletter lørdag 100 INDTÆGTER ENTRÉ Entre fredag kr. 17.375,00 Entre lørdag kr. 13.500,00 30.875,00 BARSALG Barsalg fredag kr. 22.369,51 Barsalg lørdag kr. 26.763,35 Pant - estimeret kr. 1.084,50 Tilskud fra baren til elevatorbar kr. 370,15 50.587,51 PRE FESTIVAL EVENT Overskud kr. 5.879,50 Pant - estimeret kr. 650,00 6.529,50 Indtægter 87.992,01 UDGIFTER BAR Barens vareforbrug fredag kr. -9.489,50 Barens vareforbrug lørdag kr. -8.162,75 Vareforbrug dåseøl - estimeret kr. -8.678,61 Vareforbrug Tempt - estimeret kr. -1.955,15 Leje af baren kr. -1.400,00 Barløn kr. -3.000,00 Kakao kr. -221,25 Rosé kr. -1.200,00-34.107,25 PR Banner Sponsoreret Armbånd kr. -1.209,13 Plakater Gratis print
Pynt, udsmykning og materialer kr. -956,98-2.166,11 LØRDAG EFTERMIDDAG/FÆLLESSPISNING -796,55 MUSIK Fredag Band 1 (Juvenile Dolphin) kr. -413,00 Band 2 (Keep Camping) kr. -4.000,00 Band 3 (100 gram) kr. -1.800,00 DJ kr. -1.000,00 Lørdag Eftermiddag Duel & Death kr. -302,00 Cowdy Custards kr. - Band 1 (Trubadur) kr. -1.000,00 Band 2 (Bye Barat) kr. -2.000,00 Band 3 (De Dødelige) kr. -15.675,00 DJ kr. -1.000,00-27.190,00 FORPLEJNING AF BANDS Øl kr. -574,56 Vand kr. -159,88 Mad kr. -33,00 Service kr. - -767,44 UDSTYR Lydmand kr. -18.500,00 Lys kr. -2.500,00 Leje af baggear kr. -250,00 Scene kr. -438,97-21.688,97 DIVERSE Slå søm i konkurrence kr. -99,00 Elevatorbar kr. -370,15 Slik til frivillige - rapelling kr. -50,45 kr. -519,60 UDGIFTER -87.235,92 756,09
ANDET Frivillige m.m. 2 frivillige til madlavning og elevatorbar 2 partoutbillet 16 Bar-frivillige 16 halv partoutbillet 8 betalte bartendere 8 partoutbillet 1 konferencier 1 partoutarmbånd 5 arrangører og udvalgsmedlemmer 5 partoutarmbånd Bands (42 medlemmer i alt) 42 partoutarmbånd Partoutbilletter til bands' venner (ca. 8*4) 32 dagsbilletter Superbrugsen Royal Rema 1000 FMS Red Bull Bezzer Wizzer Sponsorer Ingredienser til mad til bands Diverse bl.a. mobil bar og oppyntning Vand, øl og service til bands 2 dørmænd per aften Uddeling af Red Bull Pre festival event
INDTÆGTER FRA SPONSORATER - Otto Festival 2015 Festivalbar fra Royal kr. 10.000,00 Banner fra Royal kr. 2.000,00 Print af plakater kr. 700,00 Sponsoreret af Royal Sponsoreret af Royal Printet af Frederik, 3 øst. Mad til bands kr. 1.500,00 Sponsoreret af Super Brugsen Øl til bands kr. 555,80 Sponsoreret af Royal Snacks, vin m.m. til bands kr. 1.200,00 Sponsoreret af Rema 1000 Vand til bands kr. 100,00 Sponsoreret af Rema 1000 Service til mad til bands kr. 200,00 Overslag. Sponsoreret af Rema 1000 Dørmænd kr. 13.125,00 Uddeling af Red Bull kr. 1.375,80 Præmier Bezzerwizzer-spil kr. 400,00 Trailerpark-billetter kr. 1.040,00 Mintto kr. 75,00 Diverse Royal-ting kr. 300,00 32.571,60 2 dørmænd x2 aftenenr. Betalt af FMS 4 kasser. Sponsoreret af Red Bull Vinder af Krydsfit+selfie. Sponsoreret af Bezzerwizzer Sponsoreret af Trailerpark Festival Sponsoreret af Royal Sponsoreret af Royal Dette ark er lavet for at gøre det tydeligt at festivalen har genereret ekstra indtægter på ca. 30.000 kr. i sponsorater. Disse tal er hovedsageligt estimeret på baggrund af de oplysninger festival-udvalget havde.
Regnskab for 2. introfest 2014 Budgetteret beløb kr. 5.700,00 Kostumer og sminke kr. 1.826,00 Pynt kr. 446,00 Snacks/drinks kr. 839,23 Leg kr. 110,95 Plakater kr. 87,50 Øl kr. 2.335,05 I alt kr. 5.644,73
Ændringer i Regulativ for Formandskabet 1.3 Ansvar Formandskabet er ansvarligt overfor Repræsentantskabet og forpligtet til at overholde vedtagelser og retningslinjer givet af bestyrelsen, generalforsamlingen og Repræsentantskabet. Formandskabet aflægger beretning om dets arbejde på de halvårlige generalforsamlinger. Formandskabet arbejder under tavshedspligt i personsager. Tavshedspligten gælder personoplysninger i forbindelse med ansøgninger, indgivne oplysninger og klager. 3.1 Repræsentantskabsmøder a. Indkalde til Repræsentantskabsmøder, generalforsamlinger og lignende. b. Sammensætte dagsorden og sikre, at denne er i overensstemmelse med vedtægter for kollegianersamfundet. Dagsorden udsendes senest 1 uge før afholdelse. c. Senest en uge før valgrepræsentantskabsmøder og generalforsamlinger opslå stillingsopslag. d. Lede mødet på demokratisk vis og udnævne ordstyrer. e. Løbende informere repræsentantskabet om dispositioner og tiltag. f. Udsendelse af referat fra møder senest 1 uge efter afholdelsen. g. Udsende opdaterede kollegianersamfundssedler, når der er ændringer. h. At sikre øl/vand til repræsentantskabsmøderne og forplejning til bestyrelsesmøder. i. Formandskabet administrer hvilke køkkener der er berettigede til tilskud til avisabonnement, ved at føre lister over tilstedeværelse ved repræsentantskabsmøder, samt hvem der er køkkenrepræsentant. Hvert køkken skal minimum deltage ved otte repræsentantskabsmøder hvert år. Såfremt køkkener er berettigede til tilskud til avis, kan de indhente 1500 2000 kroner inden udgangen af januar.
2. Generelt om Indstillingsudvalget Ændringer i Regulativ for Indstillingsudvalget 2.1 Sammensætning IU består af to ligeværdige medlemmer fra om muligt forskellige læreanstalter. Medlemmerne af IU må ikke være fra samme køkken. Medlemmer af Formandskabet kan ikke beklæde poster i IU. 2.2 Valgbarhed Enhver fastboende kollegianer er valgbar. 2.3 Valg IU vælges af Repræsentantskabet en gang årligt på valgrepræsentantskabsmødet. Eventuelle opsagte stillinger opslås ledige til først kommende repræsentantskabsmøde. 5. Indstillingsudvalgets arbejdsopgaver 5.1 IU modtager værelsesopsigelser og bekræfter disse skriftligt. I bekræftelsen skal der oplyses om konsekvenserne af manglende opfyldelse af nøgleafleveringsfristen. 5.2 IU modtager og godkender fremlejekontrakter. 5.3 Inden d. 1. i en måned afleveres en liste over de, der fraflytter ca. en måned senere til OMKnet samt KAB. Formandskabet og Inspektøren kan få listen tilsendt efter ønske. 6. Studiekontrol For at sikre at beboeren stadig er berettiget til værelse, og at kravene til beboersammensætningen er opfyldt, gennemfører IU studiekontrol to gange årligt (1/5 og 1/11). For at være berettiget til et værelse, skal beboeren være studieaktiv. For at kunne blive regnet som studieaktiv, skal beboeren som minimum have bestået én eksamen inden for de sidste 12 måneder. 6.1 Studiekontrolmeddelelser udsendes til samtlige beboere (fremlejere og fraflyttere undtaget) minimum en måned før afleveringsfristen. Har IU ikke modtaget karakterudskriften eller lign. maskinel dokumentation eller dokumentation for orlov inden fristens udløb opsiges beboeren med 3 måneders varsel. 6.2 Ved for sent afleverede studieaktivitetssedler uddeles afgifter på 50 kr pr påbegyndt uge der afleveres for sent i op til 4 uger.
Baggrund for regulativet Fra Formandskabets side har vi oplevet en interesse i at bruge motorcykelkælderen, hvorfor vi nu stiller forslag om dette regulativ. Ganske kort, indeholder dette regulativ at kælderen kan bruges til opbevaring af motorcykler, mod at brugeren betaler et depositum på 200 kr., samt indgiver registreringsnummer på motorcyklen til formandskabet, således at der er mulighed for at sikre at antallet af motorcykler stemmer overens med antallet af nøgler. At der ikke gives mulighed for parkering af cykler og scootere i kælderen skyldes den begrænsede mængde plads, plus at meget af det øvrige kælderareal er afsat til dette formål. Regulativ for motorcykelkælderen Vedtaget på den ordinære repræsentantskabsmøde d. 2. juni 2015 1. Formål 1.1 Formålet med regulativet er at sikre at kollegianere med motorcykler kan benytte kælderen til opbevaring af disse køretøjer under ordnede forhold. 2. Administration 2.1 Adgang til motorcykelkælderen kan erhverves ved at kontakte formandskabet, der, i samarbejde med inspektøren, administrerer brugen af kælderen. 2.2 Hos formandskabet registreres følgende oplysninger - Navn på kollegianeren der ønsker adgang - Telefonnummer på kollegianeren der ønsker adgang - Registreringsnummer på motorcyklen 2.3 Formandskabet må udelukkende bruge disse oplysninger til kontrol af at kun registrerede bruger parkerer motorcykler i kælderen. Formandskabet har tavshedspligt omkring ovenstående oplysninger. 2.4 Nøgler udleveres af formandskabet. Der indbetales ved udlevering af nøglen et depositum på 200 kr. til formandskabet. 2.5 Der opkræves ikke et månedligt gebyr for brugen af motorcykelkælderen. 3. Regler for brug af kælderen 3.1 Motorcykler skal parkeres således at alle brugere af kælderen har adgang til deres køretøjer og nemt kan få dem ud af kælderen. Endvidere skal motorcykler parkeres således at ladcyklen nemt er tilgængelig for alle kollegianere. 3.2 Der udleveres kun nøgler til brug af motorcykelkælderen til ejere af motorcykler. Scootere, cykler og lignende køretøjer må ikke parkeres i motorcykelkælderen. 3.3 Adgang til motorcykelkælderen er privat, og nøglen må ikke lånes ud til andre kollegianere.
3.4 Opbevaring af motorcykel i motorcykelkælderen er på eget ansvar. Hverken Kollegianersamfundet, KAB, Inspektøren eller øvrige beboere på kollegiet kan holdes ansvarlige for eventuelle skader eller tyveri. 4. Konsekvenser ved overtrædelse 4.1 Overtrædelse af regulativet medfører fratagelse af nøglen og dermed adgangen til brug af motorcykelkælderen.
Nyt TV-signal på kollegiet At den nuværende TV-løsning på kollegiet er dyr og ufleksibel kan der næppe herske nogen tvivl om. 141 kr. om måneden for alle, uanset om man ser TV eller ej og uden mulighed for fleksibel adgang til TV-kanaler. Hos Formandskabet er vi derfor stolte af, sammen med KAB, at kunne præsentere et forslag der skal gøre TVmulighederne bedre, billigere og mere fleksible. KAB fik en ekspert der tidligere har hjulpet andre kollegier og boligforeninger med TV-signaler til at kigge på forholdene hos OMK, og hans konklusion blev at en DVB-T-løsning vil være den mest fordelagtige for kollegiet. Hans tekniske udredning kan findes i bunden af forslaget, til de interesserede. Kort fortalt involverer hans forslag at kollegiet skifter YouSee ud med Boxer-TV. Boxer-TV er en fleksibel løsning, idet beboerne selv kan vælge hvilke kanaler de vil havde på deres TV. Alle kollegianere vil her skulle betale 18 kr. om måneden, hvilket giver adgang til de såkaldte must-carry kanaler: DRs og SVTs kanaler. Priser og udvalg kan ses på www.boxertv.dk. Vil man have yderligere kanaler skal man altså betale mere, mens man blot skal betale 18 kr. hvis man slet ikke ser TV eller kun ser DRs kanaler. I stil med meget andet på kollegiet bliver det altså en løsning hvor man betaler efter forbrug og behov. Der vil være etableringsomkostninger forbundet med projektet, men iflg. KAB er chancerne gode for at Boxer-TV vil dække disse etableringsomkostninger, hvis vi vælger denne løsning. Skal vi selv dække omkostninger ville det kunne finansieres for 5 kr. om måneden per værelse i et år, hvilket stadig gør løsningerne billigere end den nuværende. Det indstilles til at Repræsentantskabet tager beslutning til hvorvidt TV-signalet på kollegiet skal overgå til Boxer- TV. Fra Formandskabets side støtter vi denne løsning, da det vil sikre end fleksibel TV-løsning, der vil gøre det markant billigere for det store mindretal på kollegiet der ikke ser TV, samt stadig give dem der ønsker at se TV, denne mulighed. Peter Pejdersen udredning Indledning På mødet og den efterfølgende gennemgang af tv-fordelingsnetværket den 24. marts 2014 talte vi om tv-signalforsynings aftaler, som vil medføre lavere kollektive omkostninger til signalforsyning og øget individuelt valg af tv-kanaler og eventuel pakke sammensætning. Eksisterende forhold TV-fordelingsnetværket er udført som et stikledningsnetværk med en kabeltilslutning til hvert kollegieværelse. Der er opsat 2 aflåselige kabelfordelerskabe pr. etage, hvori stikledningerne bl.a. er udstyret med filtre for valg af tv-pakker m.m. Det ses at en del af tv-fordelingsnetværket i nogen omfang er blevet opdateret med beskyttelse mod højfrekvent signalstøj (HF) fra 4g mobiltelefoni, da der bl.a. blevet skiftet f-konnektorer. Hele netværket kan med fordel undersøges for eventuelle begrænsninger i frekvensbånd og eventuel manglende HF-beskyttelse. Kabelfordelerskabene ses udført med ekstra forstærket lås til beskyttelse mod uautoriseret adgang og der blev i forbindelse med den delvise visuelle inspektion fundet eksempler på hærværk. DVB-T Som alternativ til en operatørtilslutning kan tv-fordelingsnetværket ombygges med en tv- hovedstation og antenne til modtagelse af DVB-T (Boxer) tv-kanaler. Der udsendes luftbårent en række free to air tv-kanaler i DVB-T, som via en tvhovedstation kan distribueres på tv-fordelingsnetværket uden anden udgift end Koda/Copydan afgifter. Der ydes 50% rabat på Koda/Copydan afgifter, når der er tale om kollegier. Dette medfører at tv-fordelingsnetværket kan signalforsynes med free to air tv- kanaler for en månedlig kollektiv afregnet afgift på ca.18 kr. pr. værelse eksklusive administrations udgifter. Free to air tv-kanaler er DR kanaler og SVT kanaler men ikke TV2. Kanaludbuddet på tv-fordelingsnetværket kan udbygges med næsten alle de tv-kanaler Boxer tilbyder. Det kræver blot at den enkelte kollegie beboer tegner en individuel Boxer aftale og anskaffer dekodningsboks eller CI modul. Priser og kanaler kan ses på www.boxertv.dk. Håndværker udgifterne til etablering af ovenstående løsning er kr. 40.000 til kr. 65.000,- eksklusive 25% moms. Prisen er afhængig af nødvendige ombygninger til HF tæthed og ombygning af eventuelle begrænsninger i frekvensbåndet. Viasat tillader ikke at Viasat DVB-T programmer nedtaget via en boxeraftale dekodes på et kollektivt tv-signalforsynings netværk. Ovenstående betyder at en kollegie beboer ikke må dekode et Viasat programpakke signal via det kollektive tvfordelingsnetværk, men beboeren må gerne dekode det samme Viasat programpakke signal via en stueantenne.