ØKONOMI-AFTALE Denne aftale er indgået mellem: Beboer: Frederiksberg Kommunes botilbud Evt. værge: Aftalens formål: Formålet med denne aftale er at fremme den enkelte brugers mulighed for valgfrihed, gennemsigtighed og sikkerhed: at sikre støtte til administration af egne midler efter ønsker og behov at fremme klarhed om på hvilke måder botilbuddets personale kan og skal give støtte at fremme klarhed om samarbejdet mellem den enkelte beboer, dennes pårørende og eventuelt værge samt botilbuddet Aftalens omfang (side 1 4) Økonomi-aftalen omfatter følgende: (sæt x) Vilkår for opbevaring af beboerens værdier ja nej Vilkår om administration af pengekonti ja nej Bilag: Budgetskema for udgifter og indtægter Botilbuddet bemyndiges til at administrere udgifter iht. budgetskemaet ja nej Afgørelse om værgemål fra statsamtet/dom fra retten ja nej Betaling over PBS Såfremt beboeren ikke ønsker regninger betalt over PBS, jf. Vilkår om administration af pengekonti Regninger ønskes ikke betalt over PBS Revision af aftalen Aftalen skal min. revideres én gang årligt. Det er aftalt, at nærværende aftale revideres (sæt x): Årligt På flg. dato: Underskrift og dato Aftalen skal underskrives af beboeren, hvis denne er myndig. Er beboeren undergivet samværgemål (Værgemålslovens 7), skal samværgen være medunderskriver af økonomiaftalen, såfremt værgemålet omfatter et eller flere af de forhold, som økonomiaftalen angår. Er beboeren undergivet økonomisk værgemål (Værgemålslovens 5, stk. 3), skal værgen skrive under på økonomiaftalen, såfremt værgemålet omfatter et eller flere af de forhold, som økonomiaftalen angår. Er beboeren frataget den retlige handleevne (Værgemålslovens 6), skal alene værgen skrive under på økonomiaftalen. Beboer: For botilbudet: Evt. værge: Botilbuddet påtager sig ikke ved økonomi-aftalen ansvaret for pligter, som i henhold til værgemålslovgivningen er henlagt til beboerens eventuelle værge. Botilbuddets ansvar for administrationen af beboerens økonomi i henhold til denne aftale begrænser sig til tilfælde, hvor botilbuddet har begået åbenlyse fejl. Genpart af økonomiaftalen er udleveret til beboeren og dennes eventuelle værge. 1
Vilkår for opbevaring af beboerens værdier Opbevaringen kan fx omfatte smykker, bankbøger, værdipapirer og/eller kontanter. Botilbuddet kan for hver beboer højst tage ansvar for at opbevare en kontant beholdning på maksimalt 1.000 kr. og en eller flere bankbøger med et samlet indestående på maksimalt 30.000 kr. Botilbuddet kan afvise at opbevare særligt værdifulde genstande og/eller særligt store genstande. Ved indlevering af værdigenstande til opbevaring, kvitterer botilbuddet for modtagelsen. Ved udlevering af værdigenstande kviterer den, som får udleveret værdigenstanden. Kvitteringer ved ind- og udlevering skal ske på én blanket, som opbevares af botilbuddet. Botilbuddet skal foretage kontrol af, om genstanden må udleveres til den pågældende, jf. nedenfor. Opbevaringsaftalen angår følgende genstande: (Genstandene beskrives så præcist, at de entydigt kan identificeres. Ved opbevaring af bankbøger angives banknavn, registrerings- og kontonummer.): Genstande som er tilgået/fragået listen efter den senest er revideret: Botilbuddet er berettiget og forpligtet til, om fornødent mod fremvisning af behørig identifikation, at udlevere de opbevarede genstande til (sæt x): beboeren beboerens (med-)underskrivende værge/samværge pårørende eller bekendte (specificer herunder): Relation/Navn: Relation/Navn: Adresse, By: Adresse, By: Cpr.nr.: Cpr.nr.: Såfremt der undtagelsesvis skal ske udlevering til andre end ovenstående, skal der foreligge en skriftlig fuldmagt fra de ovenstående og botilbuddet skal vurdere, at fuldmagten ikke er i strid med beboerens interesser. Særlige vilkår for opbevaringen/udleveringen af alle/enkelte af de opbevarede genstande: Botilbuddet er forpligtet til at opbevare beboerens værdier bankbøger, kontanter, værdigenstande mv. på forsvarlig vis, mens de er i botilbuddets varetægt. Medmindre botilbuddet kan påvise at beskadigelse eller bortkomst af opbevarede værdier ikke skyldes fejl eller forsømmelser fra botilbuddets side, vil botilbuddet være erstatningsansvarlig herfor. 2
Vilkår om administration af pengekonti Botilbuddet er forpligtet til at foretage registrering af saldo på beboerens konti i forhold til enhver disposition, som botilbuddet medvirker til. Botilbud det skal til enhver tid være i stand til at fremlægge bilag for alle sådanne dispositioner på forlangende. Botilbuddet har ikke bemyndigelse til uden ved beboerens og/eller værgens udtrykkelige anmodning herom at disponere over beboerens konti. Botilbuddet foretager en overordnet vurdering af, om den ønskede disposition er forenelig med beboerens økonomiske interesser og tager eventuelt en drøftelse af dispositionen med beboeren. Botilbuddet kan i tilfælde, hvor dispositionen er i klar modstrid med beboerens økonomiske interesser, nægte at medvirke til dispositionens gennemførelse. Gennemføres dispositionen alligevel, har botilbuddet ikke ansvaret herfor. Beboeren/værgen skal, eventuelt med botilbuddets hjælp, i videst muligt omfang indgå aftale med sin bank om betaling af faste udgifter via PBS. Såfremt beboeren ikke har fravalgt betaling på PBS, jf, s.1, er botilbuddet i henhold til denne aftale bemyndiget til at tilmelde beboerens løbende aftaler mv. til PBS på vegne af beboeren. Pengeinstitut Reg. og kontonr. Mærke Hævebemydigede Bemærkninger/særlige vilkår for konto medarbejdere Eventuelle øvrige generelle vilkår: 3
Vejledning til udarbejdelse af økonomiaftale og bilag Økonomiaftale og administrationsaftale er udarbejdet i forhold til: 1. Hensynet til beboerne (beskyttelse mod risikoen for udnyttelse af det faktiske afhængighedsforhold til personalet). 2. Hensynet til personalet (beskyttelse mod uberettiget mistanke om misbrug af beboernes midler) 3. Hensynet til revision og kontrol af den administration af beboernes midler, som botilbuddet udfører. 4. Hensynet til samarbejde med de pårørende og eller en eventuel værge. Økonomiaftalen Økonomiaftalen skal indgås med udgangspunkt i følgende forudsætninger: 1. Ophold i botilbuddet er frivilligt. 2. Den enkelte administrerer og træffer selv beslutning om sine midler i det omfang, det er muligt. 3. Myndige personer kan selv disponere over egne midler. Personale og pårørende til en myndig beboer har intet juridisk grundlag for at disponere på dennes vegne, medmindre beboeren har bemyndiget de pågældende hertil. 4. Der er meget store forskelle mellem de enkelte beboeres evne til at forstå penge og penges værdi og til at udtrykke behov, hvis opfyldelse forudsætter anvendelse af penge. Aftalens omfang: Til økonomiaftalen hører to underaftaler. Hvorvidt det er aktuelt at indgå ingen eller begge aftaler afhænger af beboerens habilitet og økonomiske handleevne. Når ja-feltet ud for en underaftale er afkrydset, gælder underskriften på økonomiaftalen også underaftalen. Underaftalerne skal derfor ikke underskrives. - vilkår for opbevaring af beboerens værdier: indgås hvis beboeren har værdigenstande eller bankbøger som vedkommende ikke ønsker at opbevare på eget værelse. - Vilkår om administration af pengekonti: indgås hvis beboeren skal have hjælp til at hæve penge i banken - Budgetskema et bilag til underaftalen Vilkår om administration af pengekonti : Budgetskemaet kan have to funktioner. Det kan enten være et rådgivnings- og planlægningsskema, hvor botilbuddet hjælper 4
beboeren med at få overblik over økonomien, så økonomien hænger sammen. Eller det kan være et aftaleskema, hvor beboeren får overblik over sin økonomi, men samtidig også bemyndiger botilbuddet til at foretage disponeringer i henhold til skemaet. Sammenhængen mellem Administration af pengekonti og Budgetskemaet : 1) Der kan indgås aftale om at botilbuddet er med til at administrere pengekonti, men ikke har nogen bemyndigelse til at disponere ift. budgetskemaet. 2) Der kan indgås aftale om at botilbuddet er med til at administrere pengekonti og bemyndiges til at disponere ift. budgetskema. 3) Der kan ikke indgås aftale om at botilbuddet bemyndiges til at disponere ift. budgetskemaet uden at der også er indgået aftale om at botilbuddet er med til at administrere pengekonti. Afgørelse om værgemål: såfremt der er indgået værgemål for beboeren, afkrydses der i ja-feltet, og afgørelsen vedlægges økonomiaftalen. Betaling over PBS: Det nemmeste og mest sikre er at beboeren får betalt de faste udgifter over PBS. Beboeren skal dog have mulighed for at fravælge ordningen. Revision af aftalen: Da der skal laves et budget hvert år, skal aftalen revideres mindst én gang om året. Ved samme lejlighed gennemgås økonomiaftalen og diverse bilag. Hvis der er brug for at aftalen revideres oftere, så skriv en dato. Underskrift: Beboeren er kun i stand til at indgå økonomi-aftalen på egen hånd, hvis pågældende er myndig og i øvrigt i stand til at handle fornuftsmæssigt. Er beboeren undergivet enten et samværgemål eller et økonomisk værgemål, der omfatter forhold, som berøres af økonomi-aftalen, skal (sam-)værgen underskrive sammen med beboeren. Er beboeren umyndiggjort, indgår værgen økonomi-aftalen på beboerens vegne, og det er i disse tilfælde alene værgen, der skal skrive under på aftalen. Hvis beboeren er uformuende og ikke har andre indtægter end sin sociale pension, kan en afgørelse om administration efter 36 i lov om sociale pension være tilstrækkelig som alternativ til indgåelsen af en økonomi-aftale. 5
Det er botilbuddet, der er ansvarlig for, at aftalen i sin helhed (dvs. alle 4 sider) udleveres til beboeren og dennes eventuelle værge. Såfremt beboeren udtrykkeligt anmoder herom, kan der udarbejdes og underskrives to enslydende økonomiaftaler, hvoraf den ene opbevares af botilbuddet og den anden af beboeren. Ved udarbejdelse af to originale økonomiaftaler, skal det fremgå af begge økonomiaftaler, at de er originale. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem de to udgaver, er det botilbuddets version, som er den gældende. Vilkår for opbevaring af beboerens værdier En aftale om opbevaring af hævekort forsynet med pin-kode betyder ikke, at personalet må kende koden, da denne er personlig. Hvis en bankbog er forsynet med mærke, skal oplysninger om mærket holdes adskilt fra bankbogen. Har beboeren bankbøger med indestående på over 30.000 kr., må pågældende, eventuelt med hjælp fra pårørende og/eller værge, opbevare bankbøger andetsteds fx i bankboks. Særlig værdifulde genstande bør opbevares i pengeinstituttets bankboks. Ledelsen i botilbuddet definerer hvad særlig værdifulde genstande er. Det henstilles til at beboerne, i det omfang det er naturligt muligt og forsvarligt, selv opbevarer værdigenstande, f.eks. i aflåste skabe. I forbindelse med indgåelsen/revision af aftalen skal der tages stilling til, hvem opbevarede værdigenstande kan udleveres til. Gælder der særlige vilkår for enkelte eller alle genstande, fx at bestemte genstande alene må udleveres til beboeren i følge med en bestemt pårørende, kan det noteres nederst på siden. Når botilbuddet opbevarer værdier/værdigenstande for beboeren, er botilbuddet forpligtet til at sikre, at opbevaringen sker på forsvarlig vis, ikke mindst i forhold til risikoen for tyveri, men også i forhold andre potentielle skader såsom brand-, vand- og fugtskader. Botilbuddets ansvar over for beboeren i denne henseende er strengt, og beskadiges eller bortkommer beboerens værdigenstande, mens de er i botilbuddets varetægt, vil botilbuddet som udgangspunkt være erstatningsansvarlig over for beboeren, medmindre botilbuddet kan godtgøre, at beskadigelsen/bortkomsten ikke kan bebrejdes botilbuddet. Opbevaring skal derfor altid ske i forsvarligt aflåst gemme (pengeskab eller lignende), og botilbuddet skal sikre, at adgangen til nøgle/kendskab til kode er begrænset til et absolut fåtal af ansvarlige, ledende medarbejdere. Vilkår for administration af pengekonti Pengeinstitut: Reg. og kontonr. Her skal stå, hvilken bank, kontoen er oprettet i, og hvilken konto, der er tale om, eks. pensionsbog, lønkonto, lommepengebog, opsparingskonto. Her skal stå bankens registreringsnummer og kontonummeret. 6
Mærke: Bemyndigelse: Mærket skal ikke stå der, men der skal afkrydses, om der er et mærke knyttet til kontoen. Her skal stå, hvilke medarbejdere, der er bemyndiget til at skrive under på at hævebilag. Banken skal have besked herom pr. brev (husk stillingsbetegnelse og cpr. nr.). For at imødegå påstande om uberettiget råden over beboernes midler, bør personalet kun have mulighed for at hæve på konti ved underskrift på bilag. Personalet må således ikke hæve penge på bankbøger eller hævekort via pin-kode. I tilfælde, hvor det ikke er muligt for det bemyndigede personale (på grund af ferie, sygdom eller lignende) at hæve penge for/med beboeren, anbefales brug af engangsfuldmagter. Engangsfuldmagten skal gemmes sammen med transaktionsbilagene. Kredsen af medarbejdere, der har underskriftsret i forhold til den enkelte beboers konti, skal begrænses mest muligt. Underskriftsretten må kun gives til fastansatte medarbejdere og må ikke omfatte forstanderen/afdelingslederen. Det anbefales at der højst er 3 medarbejdere som får underskriftsret til en beboers konti. Ved indflytninger af ny beboer indgås en økonomiaftale. Aftalen bør indgås inden indflytning. Den første aftale kan være midlertidig og det skal i så fald sikres, at aftalen justeres efter f.eks. 3 måneder ud fra såvel beboers, pårørendes og personalets erfaringer under den første periode. Beboernes økonomiske og personlige oplysninger skal opbevares i aflåst skab. Kontoudskrifter fra pengeinstitutter, udskrevne bankbøger mv. skal sammen med dokumenterede udgifts- og indtægtsbilag, samt fortegnelse over beboerens inventar opbevares i mindst fem år efter udløbet af det kalenderår, som bilagene mv. vedrører. Ud over de her anførte regler gælder bestemmelserne i Kasse- og Regnskabsregulativet om afholdelse af udgifter og indtægter og dokumentation herfor. Personalet må ikke medvirke til, at beboeren opretter kreditkort eller kontokort eller foretager indkøb med kreditkort eller kontokort Kontrol af økonomiadministrationen Botilbuddet har pligt til at forholde sig kritisk og gribe ind i forhold til beboerudgifter som virker usandsynligt store eller i øvrigt er påfaldende. Forstanderen/ledende hjemmevejleder eller den, han/hun bemyndiger hertil, skal mindst en gang månedligt på særlig ark attestere, at afstemning har fundet sted, herunder at de af pengeinstituttet kvitterede bilag er sammenholdt med kontoudskriften. Forstanderens pligt til at underskrive den månedlige attestationsliste er ikke forenelig med underskriftsret på hævebilagene til beboerkonti. Det samme gælder naturligvis i forhold til den 7
medarbejder, som forstanderen måtte bemyndige til at foretage afstemning af beboernes regnskaber. Attesteringsarket påtegnes med. Afstemning udført af: Underskrift: Eventuelle bemærkninger: Kommunen søger for, at der foretages revision og tilsyn med botilbuddets administration af beboermidler. Hvis administrationen foretages af en selvejende institution, skal revisionen foretages af den revisor, som institutionen benytter ved revision af institutionens regnskab. På revisionsprotokollatet skal det fremgå, at revisoren har påset, at kommunens retningslinjer for administration og opbevaring af beboermidler er overholdt. Derudover indebærer Frederiksberg Kommunes tilsynsforpligtelse bl.a. kontrol med opfyldelse af beboernes rettigheder efter lovgivningen og med varetagelse af beboernes sikkerhed, herunder beskyttelse mod udnyttelse, samt med måden, hvorpå forsørgelsen udøves. Bilag Budgetskema for indtægter og udgifter Indtægter: Pensionen, boligydelsen og varmetilskud fremgår af pensionsmeddelsen. Husk at beløbet skal være nettobeløbet. Løn fremgår af lønsedlen. Hvis lønnen er forskellige fra gang til gang så find et gennemsnit for de sidste par måneder. Husk, at det er lønnen efter skat, der skal stå i skemaet. Udgifter: I skemaet skal stå: 1) de faste udgifter, det vil sige udgifter som beboeren ved skal afholdes og 2) variable udgifter og 3) opsparing, som beboeren kan vælge at afholde. Ift. balancen mellem indtægter og udgifter, er det vigtigt at sikre, at økonomien hænger sammen også i de måneder, hvor der er flere/større udgifter end i andre måneder. For nogle beboere vil det være en god ide at aftale et fast, ugentligt lommepengebeløb. Lommepenge om måneden = 4,3 x lommepenge om ugen. Det er altid en god ide at sikre, at beboeren ikke har alt for mange kontanter. Botilbuddet kan for hver beboer, undfer særlige omstændigheder, ligge inde med en kontant beholdning på max. 1.000 kr. Der skal føres nøje regnskab med pengenes ejerforhold, og for samtlige udbetalte beløb, uanset størrelse, skal det af bilag fremgå, hvem pengene er udbetalt til. 8
Afgørelse om værgemål fra statsamtet/dom fra retten Såfremt beboeren er under værgemål, vedlægges afgørelsen fra statsamtet eller dommen, hvor det fremgår hvilket værgemål der er tale om. 9