Rammekontraktbilag A Kravspecifikation 1
1 Indledning Nærværende Rammekontraktbilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for varetagelsen af ydelsen som udbudt af Ordregiver. Kontraktbilaget skal ses i sammenhæng med Rammekontraktbilag B, som fastsætter de gældende kvalitetsstandarder for Ordregiver. Rammekontrakthaveren gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i tilbuddet og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf accepterer Rammekontrakthaveren med sin underskrift i Rammekontraktbilag C Tilbudsbesvarelse samtlige forhold. Bemærk! Ordregiver henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med spørgsmål & svar, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2 Generelle krav 2.1 Lovgivning Rammekontrakthaveren er forpligtet til at gøre sig bekendt med relevant lovgivning inden for det udbudte område. Rammekontrakthaveren er ansvarlig for til enhver tid at overholde gældende lovgivning, som er relevant for ydelser inden for det udbudte område. Såfremt der sker ændringer i relevant lovgivning eller ændringer i praksis vedrørende fortolkning heraf i rammekontraktens løbetid, er Rammekontrakthaveren forpligtet til at tilpasse driften og opgavens udførelse i overensstemmelse med den ændrede lovgivning hurtigst muligt, således at driften og opgavens udførelse til enhver tid er i overensstemmelse med seneste praksis for området og gældende lovgivning. 2.2 Aktindsigt, oplysningspligt og indsigtsret Borgeren har aktindsigt efter offentlighedsloven, forvaltningsloven og sundhedsloven og indsigtsret efter persondataloven vedrørende oplysninger, der vedrører borgeren selv. Hvis Rammekontrakthaveren modtager mundtlige eller skriftlig begæring om aktindsigt, skal disse videresendes til Ordregiver, der behandler alle begæringer om aktindsigt. Rammekontrakthaveren skal notere mundtlige begæringer efter reglerne om notatpligt i 13 i offentlighedsloven. Rammekontrakthaveren er i øvrigt forpligtet til at efterleve reglerne om oplysningspligt over for den registrerede, reglerne om den registreredes indsigtsret samt den registreredes øvrige rettigheder, jf. persondataloven, kap. 8-10. Rammekontrakthaveren er forpligtet til straks at indsende borgernes begæringer om aktindsigt til Ordregiver. Rammekontrakthaveren er endvidere forpligtet til at stille de fornødne oplysninger til rådighed, som Ordregiver ved Socialafdelingen, måtte have behov for i forhold til dennes behandling af begæringerne. 2.3 Behandling af personoplysninger Ordregiver er dataansvarlig og Rammekontrakthaveren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. 2
Rammekontrakthaveren handler alene efter instruks fra Ordregiver. Rammekontrakthaveren skal sikre sig imod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Rammekontrakthaveren skal på Ordregivers anmodning give Ordregiver tilstrækkelige oplysninger til at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Bestemmelserne i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er ligeledes gældende for Rammekontrakthaveren. Rammekontrakthaveren er forpligtet til, i overensstemmelse med bestemmelserne i Lov om behandling af personoplysninger, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. 2.4 Tavshedspligt Rammekontrakthaveren og dennes medarbejdere har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152, 152 a, og 152 c, og 152 d. Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om enkeltpersoner, herunder borgerens helbredsforhold eller eventuelle sociale problemer. Også andre oplysninger vedrørende enkeltpersoners forhold vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder f.eks. oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold. Alle Rammekontrakthaverens ansatte skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderne har tavshedspligt. Tavshedserklæringer skal kunne fremsendes til Ordregiver på forlangende. Forpligtelsen til at underskrive og efterleve tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos Rammekontrakthaveren som eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Rammekontrakthaveren har ansvaret for, at alle ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved kontraktperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at borgeren vælger en anden Rammekontrakthaver. Rammekontrakthaveren og dennes medarbejdere må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. 2.5 Informationsmateriale Rammekontrakthaveren kan udarbejde informationsmateriale til borgerne, som Ordregiver udleverer eller sender til borgerne. Informationsmaterialets skal indeholde oplysninger om navn, adresse, telefon og ydelser. Materialet må størrelsesmæssigt maksimalt fylde en foldet A4-side, hvor der må være information på alle 4 sider. 3
Det er op til Rammekontrakthaver at printe det ønskede antal informationsfoldere til udlevering. Ordregiver skal modtage materialet elektronisk. 2.6 Omfang Den valgte Rammekontrakthaver vil være forpligtet til at yde den pågældende service hos alle borgere, der vælger pågældende Rammekontrakthaver, i hele kontraktperioden (dog undtaget plejeboliger/plejehjem). Rammekontrakthaveren er ikke garanteret en vis mængde opgaver. 2.7 Skift af Rammekontrakthaver Rammekontrakthaveren kan ikke opsige en aftale med en borger. Borgeren kan skifte Rammekontrakthaver med 30 dages varsel til udgangen af en måned. Ordregiver kan dog i særlige tilfælde imødekomme borgerens ønske om skifte med kortere varsel. 2.8 Sikker mail Rammekontrakthaver skal have en sikker mailadresse, hvor Ordregiver samt andre interessenter kan kommunikere til. 3 Krav til Rammekontrakthaveren og dennes personale 3.1 Uddannelseskrav Rammekontrakthaveren er forpligtet til, at hjælpen ydes af kvalificeret personale. Medarbejderne skal have kendskab til målgruppen, ligesom medarbejderne skal være i stand til at observere ændringer i borgerens almentilstand. Medarbejderne skal kunne arbejde målrettet i henhold til det grundlæggende formål efter kvalitetsstandarderne, som er gældende for servicelovens bestemmelser om personlig pleje og praktisk hjælp, samt den rehabiliterende indsats efter 83a. Medarbejdere der udfører personlig pleje, skal have kvalifikationer, således at de kan honorere kravene i dette rammekontraktbilag. Personale som udfører personlig pleje skal således have en social- og sundhedsmæssig uddannelse. Ordregiver definerer en social- og sundhedsmæssig uddannelse som værende: Social- og sundhedshjælper Social- og sundhedsassistent Sygehjælper Sygeplejerske Plejehjemsassistent eller hjemmehjælpere såfremt de er ansat før 1.1.07 kan indgå som faglært personale. Rammekontrakthaveren garanterer, at ydelser leveres i overensstemmelse med branchens faglige niveau og god skik indenfor ydelsesområderne, herunder at de gældende krav til faglige standarder overholdes, og at reglerne om arbejdsmiljølovgivningen, gældende lovgivning, Ordregivers instruktioner samt alle øvrige myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse, til enhver tid overholdes. 4
Rammekontrakthavers daglige leder skal have en sundhedsfaglig uddannelse, som minimum er social- og sundhedsassistent med autorisation. 3.2 Medarbejdere Rammekontrakthavers medarbejdere skal bære en arbejdsdragt, og udførelsen af opgaven skal være overensstemmende med Ordregivers krav til egne medarbejdere, jf. Rammekontraktbilag E beklædning og hygiejne. Rammekontrakthavers udførelse af infektionshygiejne skal være overensstemmende med Ordregivers retningslinjer for infektionshygiejne, jf. Rammekontraktbilag M Infektionshygiejniske retningslinjer for ansatte med plejeopgaver. Rammekontrakthaver skal ligeledes følge Sundhedsstyrelsens til enhver tid gældende vejledning om arbejdsdragt, jf. http://sundhedsstyrelsen.dk/publ/publ2011/bos/arbejdsdragt/vejlarbejdsdragt.pdf Eventuelle ændringer til Rammekontraktbilag E og M vil blive fremsendt til Rammekontrakthaver, som er forpligtet til at indarbejde ændringerne i den daglige drift. 3.3 Straffeattest Straffeattest skal indhentes på alle medarbejdere, der ansættes af rammekontrakthaver til at udføre den udbudte opgave. Børneattest skal desuden indhentes for nye og nuværende medarbejdere, hvis de får opgaver med direkte kontakt til børn under 15 år. Rammekontrakthaver må ikke benytte medarbejdere dømt for vold, svindel eller berigelsesforbrydelser til at udføre tjenesteydelsen ved Ordregiver. Ordregiver kan forlange, at Rammekontrakthaver benytter andre medarbejder til udførelsen af opgaven såfremt Ordregiver mener, at der ikke e fremlagt tilfredsstillende straffeattest. 3.4 Social- og sundhedshjælperelever og Social- og sundhedsassistentelever Efter Lov om Erhvervsuddannelser påhviler det Ordregiver at ansætte elever efter behovet for uddannet personale. Ordregiver er samlet set for hele plejeområdet inklusiv plejehjemmene dimensioneret til at uddanne 50 social- og sundhedshjælperelever samt 11 social og sundhedsassistent elever pr år (aftalt ved Trepartsforliget). Den fastlagte dimensionering udløber i 2015. Jammerbugt Kommune er på nuværende tidspunkt ikke bekendt med dimensioneringstallene pr. 2016. Ordregiver er ansvarlig for at dimensioneringen overholdes. Dette varetages af uddannelsesansvarlige. Ordregivers Den private Rammekontrakthaver skal påtage sig en uddannelsesforpligtigelse svarende til Rammekontrakthavers andel af det samlede antal visiterede timer, hvilket indebærer, at såfremt Rammekontrakthaver har en andel eksempelvis på 20 % af de i kommunen visiterede timer, skal denne påtage sig uddannelsesansvar for maksimalt 20 % af social- og sundhedsassistenter eleverne og social- og sundhedshjælper eleverne. Den pågældende andel elever skal ansættes og aflønnes af Rammekontrakthaver. 5
For at varetage uddannelsesopgaven skal Rammekontrakthaver være godkendt som praktiksted. Ordregiver er godkendt som praktiksted via en koncerngodkendelse udstedt af PASS (Fagligt udvalg for pædagogisk assistentuddannelse og social- og sundhedsuddannelsen). Nye praktikpladser som oprettes inden for koncernen (kommunen) skal derfor ikke godkendes, mens nye praktiksteder på virksomheder, der ligger uden for kommunen, skal godkendes af PASS. Rammekontrakthaver sørger selv for godkendelsen fra PASS, samt uddannelse af et passende antal praktikvejledere og stiller i øvrigt den fornødne tid til rådighed for praktikvejledning og andre elevrelaterede opgaver. Denne godkendelse skal være på plads senest 30. dage efter kontraktstart. Som baggrund for varetagelsen af elevuddannelsen ligger for nuværende: Lov om Erhvervsuddannelser LBK nr. 439 af 29/04/2013 Bekendtgørelse om erhvervsuddannelser BEK nr. 834 af 27/06/2013 Bekendtgørelse om uddannelserne i den erhvervsfaglige fællesindgang sundhed, omsorg og pædagogik BEK nr. 816 af 20/07/2012 Uddannelsesordningen for social- og sundhedsuddannelserne udarbejdet af PASS 02/10/2012 Der træder en ny EUD reform i kraft den 1 august 2015. uddannelsesbekendtgørelser og Lokal Uddannelsesordning. Ordregiver afventer som følge heraf Kravene til læringsmiljø, rammer og vilkår, vilkår for vejledning og praktikvejleder skal være i overensstemmelse med følgende: Funktionsbeskrivelse for praktikvejledere SOSU-uddannelserne, jf. Rammekontraktbilag H Funktionsbeskrivelse for elevkoordinator, jf. Rammekontraktbilag I Vejledningstid, jf. Rammekontraktbilag J Fordelingen af Ordregivers samlede dimensionerede elever aftales mellem Ordregivers uddannelsesansvarlige og den private Rammekontrakthaver medio september måned hvert år. Denne fordeling meddeles SOSU Nord Aalborg i slutningen september måned hvert år. Rammekontrakthaver skal indgå i samarbejdet omkring fordelingen af eleverne på en positivt og konstruktivt måde. Til sikring af dokumentation for den private Rammekontrakthavers opfyldelse af sin del af dimensioneringen skal den private Rammekontrakthaver sende kopi af uddannelsesaftaler med sine elever til Ordregivers uddannelsesansvarlige ved elevernes start på uddannelsen. Ligeledes skal den private Rammekontrakthaver give Ordregivers uddannelsesansvarlige besked straks, hvis én af den private Rammekontrakthavers elever stopper uddannelsen, og efterfølgende sende kopi af Ophør af uddannelsen til kommunens uddannelsesansvarlige. Der forudsættes et anerkendende og udviklende samarbejde mellem den private Rammekontrakthavers uddannelsesansvarlige og Ordregivers uddannelsesansvarlige. Der forventes minimum 2 årlige møder mellem Rammekontrakthaver og Ordregivers uddannelsesansvarlige. Omkostninger forbundet med varetagelsen af uddannelsesforpligtelsen skal være indregnet i de tilbudte priser. 6
3.5 Sprogkrav Rammekontrakthaveren og dennes medarbejdere skal kunne tale, læse og skrive forståeligt dansk. 3.6 Arbejdsmiljø Rammekontrakthaveren skal overholde arbejdsmiljølovgivningen og arbejdstilsynets krav samt sikre sine medarbejdere gode rammer og et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø. Der henvises til branchearbejdsmiljørådet inden for Social og Sundhed, som kan medvirke ved løsning af sikkerheds- og sundhedsspørgsmål inden for hjemmeplejen. Rammekontrakthaveren er forpligtet til at medarbejderne modtager uddannelse i forflytning. Medarbejdere skal kunne udføre en forsvarlig forflytning i overensstemmelse med den til enhver tid gældende forflytningspolitik, jf. Rammekontraktbilag N - Forflytningspolitik. Det er Rammekontrakthaverens ansvar, at dennes medarbejdere arbejder i henhold til arbejdsmiljøloven, herunder at der af Rammekontrakthaveren er foretaget en APV-vurdering af borgerens hjem. Personhåndteringshjælpemidler som er nødvendige af hensyn til medarbejdernes arbejdsmiljø i forbindelse med personhåndtering er omfattet af arbejdsmiljøloven. Eksempelvis plejesenge, lifte, bløde forflytningshjælpemidler, drejetårne m.m. De hjælpemidler, som eventuelt er nødvendige for at overholde APV'ens krav, stilles til rådighed af Jammerbugt Kommune uden udgift for Rammekontrakthaver. Arbejdsredskaber som anvendes i forbindelse med udførelsen af den personlige pleje og den praktiske hjælp, så som rengøringsmidler og værnemidler m.m. stilles ikke til rådighed af Ordregiver. Vaskefade og vaskeklude samt støvsugere stilles til rådig for Rammekontrakthaveren af borgeren. Rengøringsartikler skal være parfumefrie og miljømærkede produkter såsom Svanen, EU blomst eller andre artikler, som opfylder kravene hertil. Undtaget herfra er stærkt alkaliske og sure rengøringsprodukter. 3.7 Rygepolitik Medarbejderne må ikke ryge, mens medarbejderne opholder sig på borgeres matrikel. 4 Krav til udførelsen af ydelsen 4.1 Visitation Det er Ordregiver, som på baggrund af en konkret, individuel vurdering af borgerens samlede behov og situation visiterer, og dermed afgør ydelsernes omfang. Denne visitation foretages af en visitator fra Ordregivers myndighedsdel. Hvis borgeren opfylder kriterierne for tildelingen af ydelserne, modtager borgeren en bevilling og hjælpen kan iværksættes. Visitator vurderer behovet til løsning af de tildelte ydelser, hvilket udgør den visiterede pakke, jf. Rammekontraktbilag B - Kvalitetsstandarder og ydelseskataloger 2015 side 53 ff. Disse pakker udgør afregningsgrundlaget til Rammekontrakthaver. Tidsforbruget i vurdering oplyses ikke over for borgeren, idet 7
det relevante for borgeren er hjælp til udførelsen af opgaven, og ikke hvor lang tid den pågældende opgave tager. Hvis borgeren vælger Rammekontrakthaver, så modtager Rammekontrakthaver: Borgerens samlede faglige vurdering/ helhedsvurdering Formål og begrundelse for pakkeydelserne Tidsangivelse på pakkeydelserne Tidsperiode, hvis hjælpen er midlertidig Tidspunkt for udførelsen af opgaven angives af Ordregiver i forhold til udførelse i hverdagstimer eller øvrige timer. Rammekontrakthaveren tilrettelægger selv opgaveløsningen. Opgaveløsningen udføres så beskrevne mål og formål med hjælpen opnås. Rammekontrakthaveren er til enhver tid forpligtet til at anerkende resultatet af visitationer og revisitationer, også i tilfælde, hvor det medfører økonomiske konsekvenser for Rammekontrakthaveren. Der fortages fornyet visitation efter behov og med følgende konsekvenser; Ved nedsættelse af hjælp, ændres aftalegrundlaget fra ændringsdatoen og betalingen følger samme dato. Ved standsning af hjælpen, ophører betalingen med opgaveudførelsen. I tilfælde af borgerens indlæggelse eller flytning, ophører hjælpen og betalingen fra henholdsvis indlæggelses- eller fraflytningsdatoen, hvilket ikke kræver revisitation. I tilfælde af dødsfald ophører hjælpen og betalingen på dødsdagen, hvilket ikke kræver revisitation. 4.2 Kvalitetstandarder og ydelsesbeskrivelse Ydelserne skal udføres i henhold til den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra Ordregivers til enhver tid gældende serviceniveau for personlig pleje og praktisk hjælp. 4.2.1 Personlig hjælp og pleje Se Rammekontraktbilag B Kvalitetsstandarder og ydelseskataloger 2015 side 39 ff. 4.2.2 Praktisk hjælp Se Rammekontraktbilag B Kvalitetsstandarder og ydelseskataloger 2015 side 35 ff. 4.2.3 Sygeplejefaglige ydelser efter sundhedslovens 138 og 139 Den private Rammekontrakthaver skal kunne levere videredelegerede sygeplejefaglige opgaver. Ordregiver opererer med 2 begreber, som definerer hvilken faggruppe, der kan varetage videredelegerede sygeplejefaglige opgaver. Stabile forløb (når der ikke er tale om komplekse sygeplejefaglige opgaver / borgerforløb), og som kan varetages af en social- og sundhedsassistent. Ustabile forløb (komplekse sygeplejefaglige opgaver / borgerforløb), som skal varetages af en sygeplejerske. 8
Rammekontrakthaver skal kunne håndtere sygeplejefaglige opgaver hørende under stabile forløb. Sundhedsfaglige ydelser visiteres i enkeltydelser og afregnes efter medgået tid i forhold til ydelseskataloget, jf. Rammekontraktbilag F. Dette betyder, at såfremt Rammekontrakthaver har brugt 16 minutter på behandling af sårpleje, så modtager Rammekontrakthaver betaling for 16 minutter. Der er tale om følgende opgavetyper: Medicinhåndtering, lettere sårpleje, kateterpleje, stomipleje samt hjælp til støttestrømper (ikke udtømmende oplistning). Medicinhåndtering og øjendrypning kan indgå i de visiterede pakker. Det er Ordregiver, der vurderer om opgaven kan delegeres til Rammekontrakthaveren. Sundhedslovsydelser skal minimum leveres af social- og sundhedsassistenter eller social- og sundhedshjælpere. Social- og sundhedsassistenter kan uddelegere til social- og sundhedshjælpere. Sygeplejersker kan uddelegere til social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere. Rammekontrakthaveren skal være opmærksom på de særlige forpligtelser, der gælder, når der levereres delegerede sygeplejefaglige opgaver. Rammekontrakthaveren skal f.eks. følge gældende instrukser fra og indgå i et samarbejde med den Ordregivers specialuddannede sygeplejefaglige personale. Delegation af sygeplejefaglige opgaver skal ske i overensstemmelse med Rammekontraktbilag K Uddelegering af opgaver til social- og sundhedsassistenter eller social- og sundhedshjælpere. Rammekontrakthaveren er ansvarlig for, at personalet er instrueret og oplært i at udføre de mindre komplekse sygeplejeopgaver samt at dokumentere og sikre, at alle krav følges samt at føre tilsyn hermed. Hvis Rammekontrakthaveren ikke lever op til bestemmelserne i kravspecifikationen, vil Rammekontrakthaveren modtage en skriftlig advarsel, der angiver hvordan og hvornår forholdene skal være bragt i orden. Hvis forholdene ikke bringes i orden, vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse af kontrakten fra Rammekontrakthaverens side. Ordregiver forventer at implementere det fælleskommunale indsatskatalog for sygepleje, Fælles Sprog III, i 2015. Rammekontrakthaver er ligesom den kommunale Rammekontrakthaver efter meddelelse fra Ordregiver forpligtet til at tilpasse driften i overensstemmelse med den ændrede praksis hurtigst muligt, således at driften til enhver tid er i overensstemmelse med seneste praksis for området. 4.3 Bytteydelser Rammekontrakthaveren er forpligtet til at levere fleksibel hjemmehjælp, jf. serviceloven 94a. Borgere som modtager hjælp eller støtte efter Servicelovens 83, kan vælge en hel eller delvis anden hjælp, end der er truffet afgørelse om (bytteydelser). Bytteretten skal kunne udføres inden for den visiterede pakke. Aftaler om bytteydelser indgås mellem borgeren og Rammekontrakthaveren. Rammekontrakthaveren dokumenterer leveringen af bytteydelser. Rammekontrakthaveren har ansvar for, at der ydes den nødvendige hjælp i forhold til behovet og de fastsatte mål. Rammekontrakthaveren vurderer derfor i hvert enkelt tilfælde, i hvilket omfang det er acceptabelt og forsvarligt at tilsidesætte den visiteret hjælp. 9
4.4 Samtykke Rammekontrakthaveren er forpligtet til at dokumentere borgernes samtykke i henhold til gældende lovgivning både i forhold til reglerne i retssikkerhedsloven og persondataloven. Dokumentation sker i Ordregivers omsorgssystem. 4.5 Tilrettelæggelse og planlægning Rammekontrakthaver skal tilstræbe, at opgaverne hos den enkelte borger, som modtager pleje, udføres af den samme medarbejder, og at hjælpen udføres af personale, der kender den aftalte hjælp. Rammekontrakthaver skal oprette faste arbejdsrutiner, der sikrer, at alle ændringer i borger tilstand og funktionsniveau, som kan medføre ændringer/justeringer i behovet for hjælp registreres i Ordregivers omsorgssystem. Rammekontrakthaver skal organisere hjælpen således, at borgere, der deltager i aktiviteter/træning på aktivitets-/sundhedscenter eller skal til undersøgelse/ behandling på sygehus, hos egen læge m.v. er klar til at tage af sted/blive afhentet på det aftalte tidspunkt. Tidspunktet koordineres mellem borgeren og Rammekontrakthaveren. 4.6 Beredskab og erstatningshjælp Rammekontrakthaver skal lede og tilrettelægge arbejdet, så borgerne ikke mærker eventuelle driftsproblemer. Rammekontrakthaver skal således til enhver tid opretholde et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Aflysninger fra Rammekontrakthaver: De visiterede pakker for personlig pleje og praktisk hjælp kan ikke aflyses. Planlagte besøg kan flyttes afhængig af opgavens karakter, jf. Rammekontraktbilag B. Aflysninger fra borgeren: Aflysninger, der meddeles til Rammekontrakthaver før kl. 12.00 ugedagen inden hjælpen skal leveres, honoreres ikke. Borgerens krav på et erstatningsbesøg, når borgeren selv aflyser efter kl. 12.00, afhænger dels af hjælpens karakter og dels af, hvornår den næstfølgende hjælp er planlagt. Denne vurdering foretages i tvivls tilfælde i samråd med Ordregivers visitator. For både pleje og praktisk hjælp gælder, at alle aflysninger skal indberettes i Ordregivers omsorgssystem. 4.7 Fælles Sprog II Ordregiver anvender Fælles Sprog II til vurdering af borgerens funktionsniveau, hvorfor Rammekontrakthaveren skal kunne anvende dette. 4.8 Adgang til borgerens hjem Hvis Rammekontrakthaveren kommer til en låst dør og ikke kan komme i kontakt med borgeren i forbindelse med et aftalt besøg, skal Rammekontrakthaveren sikre, at der ikke er hændt borgeren noget. Rammekontrakthaveren skal observere, om boligen ser ud som sædvanligt (vinduer, lys, gardin, bil, cykel osv.) Hvis borgeren er synlig, og det vurderes, at der er akut behov for hjælp, er det tilladt at slå en rude itu for at få adgang til borgeren (nødværgehandling). 10
Hvis ikke borgeren er synlig, skal Rammekontrakthaverens medarbejder kontakte den ansvarlige leder med henblik på at vurdere, om man skal se tiden an eller om pårørende/nærtstående skal kontaktes med henblik på at undersøge hvor borgeren kan være. Når pårørende eller nærtstående er kontaktet, skal det aftales, at pårørende eller nærtstående overtager den videre eftersøgning og Rammekontrakthaveren ikke foretager yderligere i sagen, men afventer at høre fra borgeren eller de pårørende eller nærtstående. Såfremt man ikke kan få kontakt med pårørende eller nærtstående, skal den ansvarlige leder vurdere, om/hvornår der via politiet skal iværksættes eftersøgning eller rekvireres låsesmed. Det videre forløb herunder kontakt til pårørende eller nærtstående sker i samarbejde med politiet, som overtager sagen. Der må aldrig rekvireres en låsemed uden politiets tilladelse. Ved anvendelse af låsesmed betales udgiften af borgeren. Rammekontrakthaveren skal straks efterfølgende vurdere, om den pågældende medarbejder har behov for krisehjælp (samtale med en psykolog). Hele hændelsesforløbet noteres i omsorgssystemet. 4.9 Midlertidig hjælp Rammekontrakthaver skal også udføre hjælp, som udelukkende gives for en defineret tidsperiode. Dette vil fremgå af visitationsmaterialet til Rammekontrakthaveren. Ved udløb af perioden stopper Rammekontrakthaver leverancen. Hvis borgerens situation gør, at der fortsat er behov for hjælp, skal Rammekontrakthaver forinden kontakte Ordregivers visitation, der herefter revurderer behovet for hjælp. 4.10 Ophør af varig hjælp Ophør af varig hjælp kan kun finde sted efter Ordregivers revisitation. 4.11 Akut visitering Rammekontrakthaver skal iværksætte akut hjælp, som følge af akutte ændringer hos borgeren. Akutte ændringer registres som afvigelser, hvis ydelsen øges med mere end 15 minutter end visitationsgrundlaget. Afvigelser må registres i op til 5 dage, hvorefter Visitationen senest skal kontaktes med henblik på revisitation. Der ydes ikke betaling for ydelser som ikke er visiteret. Dvs. afvigelser udløser først betaling, når visitator er inddraget. 4.12 Leveringstidspunkt Rammekontrakthaveren er forpligtet til at levere ydelserne i overensstemmelse med kvalitetsstandarderne, jf. Rammekontraktbilag B. Rammekontrakthaver er forpligtet til at levere hjælp hele døgnet på alle årets dage. Det gælder såvel planlagte ydelser, som akutydelser og håndtering af nødkald i forbindelse med personlig og praktisk hjælp, samt sygeplejefaglige opgaver. Personlig pleje: 11
Rammekontrakthaveren er forpligtet til at kunne levere personlig pleje alle døgnets 24 timer alle ugens dage. Tidspunkt for udførelsen af opgaven angives af Ordregiver i forhold til udførelse i hverdagstimer eller øvrige timer Det konkrete tidspunkt for ydelsens udførelse aftales konkret mellem den enkelte borger og Rammekontrakthaveren. Såfremt udførelsen af ydelsen forskydes med mere end 60 minutter i forhold til det aftalte tidspunkt, skal Rammekontrakthaveren kontakte borgeren telefonisk. Tilsvarende gælder for delegerede sygeplejefaglige opgaver efter sundhedsloven. Praktisk hjælp: Rammekontrakthaveren er forpligtet til at kunne levere praktisk hjælp i tidsrummet kl. 8-17 mandag til fredag (undtagen helligdage). Der går højst 4 uger fra henvendelsen vedrørende ansøgning om hjælp til visitator tager kontakt til borgeren for at aftale tid for hjemmebesøg. Den aftalte hjælp iværksættes senest 10 hverdage efter besøget. Det konkrete tidspunkt for ydelsens udførelse aftales konkret mellem den enkelte borger og Rammekontrakthaveren. Såfremt udførelsen af ydelsen flyttes med mere end 60 minutter i forhold til det aftalte tidspunkt, skal Rammekontrakthaveren kontakte borgeren telefonisk. Praktisk hjælp kan visiteres på andre tidspunkter i det omfang, Ordregivers visitation har vurderet behov herfor. 4.13 Kontaktmuligheder Rammekontrakthaveren skal kunne træffes telefonisk på ét hovednummer af såvel borgere som Ordregiver alle døgnets 24 timer alle ugens dage. 4.14 Nødkald Rammekontrakthaver er forpligtet til at modtage og følge op på alle alarmer og nødkald. Rammekontrakthaveren skal handle på ovenstående ved: Selv at sende hjælp til borgeren (hovedreglen) At rekvirere sygeplejerske (i tilfælde af behov for sygeplejeydelser) fra den pågældende driftsenhed Kontakte læge eller vagtlæge Kontakte alarmcentralen 112, såfremt nødkaldet har en karakter, der kræver dette. Hvis nødkaldet ikke besvares af rammekontrakthaver, viderestilles kaldet til den pågældende driftsenhed. Rammekontrakthaver skal efterfølgende og inden 7 ugedage give en skriftlig begrundelse til Ordregiver for manglende besvarelse af nødkald. Hvis der minimum to gange inden for 30 dage sker viderestilling af nødkald, vil Ordregiver kræve en handlingsplan for at få rettet op på disse forhold. Hvis der efterfølgende ikke rettes op på problemerne i henhold til den aftalte handlingsplan, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Det vil ligeledes være at betragte som væsentlig misligholdelse, hvis Rammekontrakthaver ikke vil acceptere Ordregivers rimelige tidsfrister for udbedring af den utilstrækkelige håndtering af nødkald jf. ovenstående. Ordregiver leverer, installerer og programmerer nødkald til borgere som er visiteret til et nødkald. Ordregiver leverer opsætning og nedtagning af nøgleboks i forbindelse med opsætning af nødkald. 12
Rammekontrakthaver skal overholde Ordregivers retningslinjer for nøgleboksordningen, jf. Rammekontraktbilag L - Retningslinjer for håndtering af nøgler tilhørende den fælles nøgleboksordning. Ændringer til Rammekontraktbilag L - Retningslinjer for håndtering af nøgler tilhørende den fælles nøgleboksordning vil blive fremsendt til Rammekontrakthaver, som er forpligtet til at indarbejde ændringerne i den daglige drift. 4.15 Oplysnings- og underretningspligt Rammekontrakthaveren har oplysningspligt. I kontraktperioden er der gensidig informations- og orienteringspligt mellem Rammekontrakthaveren og Ordregiver om forhold, der har relation til udførelsen af personlig pleje og/eller praktiske hjælp, herunder om borgeren ikke behøver hjælp i en periode. Rammekontrakthaveren skal skriftligt underrette Ordregiver, hvis borgeren selv tilkendegiver eller det observeres, at der er problemer eller ændringer i behov (f.eks. behov for hjælp til mad, pleje samt hyppig anvendelse af bytteydelser, nye eller ændrede hjælpemidler, træning, aktiviteter). Samme forpligtelse gælder, hvis Rammekontrakthaveren observerer, at borgeren har fået det bedre. Rammekontrakthaveren skal straks underrette Ordregiver ved: Alvorlige svigt hvis borgerens grundlæggende behov for omsorg, pleje og praktisk hjælp ikke er tilgodeset, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb. Væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for opgavens planmæssige udførelse (f.eks. indlæggelse, afbestilling af aktiviteter, træning, mad og dødsfald). Alle uheld og ulykker der vedrører tilknyttede borgere eller disses ejendom. Rammekontrakthaveren skal ligeledes straks underrette Ordregiver, hvis Rammekontrakthaveren bliver bekendt med forhold hos andre borgere, hvor Rammekontrakthaveren ikke selv leverer ydelser. Foretager Rammekontrakthaveren observationer, hvor der er behov for en sygeplejefaglig eller lægefaglig vurdering af borgerens tilstand, er Rammekontrakthaveren forpligtet til at agere på dette. Lov om patientsikkerhed i sundhedssektoren beskriver sundhedspersonalets pligt til at indrapportere utilsigtede hændelser, der opstår i forbindelse med: Sektorovergange, medicin, infektioner og patientsikkerhed. Rammekontrakthaveren skal tilegne sig viden om, hvorledes indberetning af utilsigtede hændelser skal foregå i DPSD (Dansk Patient Sikkerhedsdatabase), således at Rammekontrakthaveren er i stand til at foretage eventuelle indberetninger. Rammekontrakthaveren skal ligeledes stille oplysninger og mødetid til rådighed i forbindelse med sagsbehandling af utilsigtede hændelser. 4.16 Notatpligt Rammekontrakthaveren har notatpligt, og skal notere oplysninger, som har betydning for den tildelte hjælp. 13
4.16.1 Omsorgssystem Ordregiver anvender på nuværende tidspunkt omsorgssystemet Avaleo til journalisering af relevante oplysninger vedrørende borgere. Ordregiver er parallelt med dette udbud i gang med at udbyde et nyt omsorgssystem, og som følge heraf stiller Ordregiver krav om, at Rammekontrakthaveren tillige anvender dette it-baserede omsorgssystem, når det er færdigimplementeret hos Ordregiver, således at alle oplysninger omkring borgerne kan udveksles elektronisk. Omsorgssystemet anvendes til planlægning og udførelse af praktisk hjælp og personlig pleje, herunder: Faglig dokumentation i en fælles borgerjournal, dokumentation af medicin, samt særlige indsatser i forhold til den enkelte borger. Medarbejder vagtplan. Ledelsesinformation. Ældredokumentation hvor statistik automatisk overføres til Danmarks Statistik. Omsorgssystemet tilgås via en browser på internettet, hvilket indebærer, at Rammekontrakthaverens personale kan tilgå dette via eksempelvis smartphones, såfremt de har sådanne. Ordregiver stiller ikke mobil devices til rådighed, hvorfor udgiften skal afholdes af Rammekontrakthaveren. Rammekontrakthaveren skal stille relevant hardware til rådighed med online-adgang, og skal afholde alle udgifter for oprettelse, opkobling og drift af hard- og software, som medarbejdere skal anvende i forbindelse med plejen. Rammekontrakthaveren skal selv stå for alt hardware/software installation/opdatering og fejlfinding i forbindelse med dennes brug af omsorgssystemet. Rammekontrakthaveren skal opdatere efter Ordregivers anvisninger. Rammekontrakthaveren forpligtes til løbende at tilpasse sin IT-platform i nødvendigt omfang. Behandling og udveksling af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med persondataloven. Rammekontrakthaveren skal udpege en medarbejder til at fungere som superbruger af omsorgssystemet for Rammekontrakthaverens øvrige personale. Ordregiver forestår vederlagsfrit opstartsundervisningen af den ansatte superbruger i omsorgssystemet, hvortil der samlet skal forventes afsat nødvendig tid. Såfremt der er behov for opfølgende undervisning drøftes dette. Borgerens elektroniske journal i omsorgssystemet skal til enhver tid indeholde relevante og tilstrækkelige oplysninger om borgerens helbredssituation; fysisk, psykisk og socialt samt alle aftaler mellem Rammekontrakthaveren og borgeren om, hvilke opgaver der skal løses for borgeren. Ændringer i forhold til det visiterede skal ligeledes fremgå af journalen. 14
Ordregiver er ved at implementere en elektronisk database (SSP) Sundhedsfaglige Sygepleje Procedurer, som kommende Rammekontrakthaver forventes at få adgang til. Samspillet mellem PPS og den elektroniske patientjournal giver en effektiv og kvalitetssikret dokumentation i patientbehandlingen. 4.17 Klager Klager vedrørende udførelsen af hjælpen, skal registres af Rammekontrakthaveren. Dette gælder både mundtlige og skriftlige klager. Klagen sendes sammen med Rammekontrakthavers skriftlige redegørelse til Ordregivers visitation. Registrering af klager skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Ordregiver skal orienteres løbende om klager over medarbejdere, ledere og andre forhold, der vedrører levering/udførelse af ydelser til borgerne. En klage skal sendes sammen med Rammekontrakthaverens skriftlige redegørelse til Ordregiver. Rammekontrakthaveren skal senest fem hverdage efter anmodning fra Ordregiver skriftligt kommentere klager. Såfremt der rejses klagesag vedrørende forhold omkring Rammekontrakthaverens opgaveløsning, vil Ordregiver varetage både Ordregiver og Rammekontrakthaverens interesser. Rammekontrakthaveren skal uden beregning medvirke ved behandlingen af relevante reklamationer og klagesager, til dialogmøder med borgere og pårørende samt til besvarelse af klager fra borgere. Klager vedrørende afgørelsen behandles af Ordregivers visitation. Modtager Rammekontrakthaver klager vedrørende afgørelsen (f.eks. om omfanget af den tildelte hjælp) henvises til Ordregivers visitation. Praktisk hjælp og personlig pleje er omfattet af reglerne for klageadgang til Ankestyrelsen. 4.18 Afregning Ordregiver yder betaling for opgaver ud fra visiterede pakker, jf. Rammekontraktbilag B - Kvalitetsstandarder og ydelseskataloger 2015 side 53 ff. Der afregnes på baggrund af 3 timepriser: - Praktisk hjælp - Personlig pleje - hverdagstimer - Personlig pleje - øvrige timer Den rehabiliterende indsats og de sundhedsfaglige ydelser efter Rammekontraktbilag F Ydelseskatalog for sygepleje assistenter (nr. 32) afregnes efter medgået tid til timeprisen for personlig pleje. Alle de omkostninger, der er forbundet med løsningen af opgaven, herunder administrative opgaver, møder, kørsel, håndtering af nødkald mv. skal være indeholdt i prisen. Aftaler mellem den private Rammekontrakthaver og borgeren om evt. tilkøbsydelser vil i relation til betaling være Ordregiver uvedkommende. 15
5 Krav til samarbejdet 5.1 Kontakt til kommunen Ordregiver og Rammekontrakthaveren udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Disse personer indføres i kontrakten. Visitationen kan kontaktes på følgende adresse: Myndighedsafdelingen Toftevej 43 9440 Aabybro Tlf.: 7257 7590, Kl. 08.00 12.00. Mail: visitator@jammerbugt.dk 5.2 Opstartsmøde Rammekontrakthaveren er forpligtet til at deltage i et opstartsmøde med Ordregiver. Opstartsmødet vil blandt andet omfatte følgende: Visitation og tilsyn Kvalitetsstandarder Samarbejdskultur Tavshedspligt og meddelelsespligt Dokumentation og notatpligt Klagevejledning Utilsigtede hændelser Rammekontrakthaveren er forpligtet til at introducere sine medarbejdere i ovenstående emner. 5.3 Fællesmøder Med henblik på udvikling af serviceområdet afholdes 2 møder årlig mellem Ordregiver, den kommunale Rammekontrakthaver og de 2 private Rammekontrakthavere. Rammekontrakthaver honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. Ordregiver udarbejder beslutningsreferater fra møderne. 5.4 Tværfagligt samarbejde Rammekontrakthaveren deltager som part i et borgerrelateret tværfaglige samarbejde, der har til formål at koordinere indsatsen overfor borgeren. Dette samarbejde kan f.eks. være korrespondance med Sundhedscentret, Jobcenter, Hjerneskaderådgiver, Handicap og psykiatri, læge eller sygehus via telefon/mail, opfølgning på advis, eller mødedeltagelse omkring specifikke problemstillinger omkring borgeren. Rammekontrakthaver skal deltage i fælles temadrøftelser og arrangementer tilrettelagt af Ordregiver. Eksempler for dette er temaer omkring inkontinens, hygiejne, demens mv. Der skal som minimum deltage 16
én repræsentant fra Rammekontrakthaver, og dennes deltagere har pligt til at videreformidle informationer, procedureændringer mv. 5.5 Samarbejde med de pårørende Rammekontrakthaver skal respektere borgerens ønske om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende under hensyn til borgerens samtykke. 5.6 Ændring af serviceniveau Ordregiver skal orientere Rammekontrakthaver om ændringer i serviceniveau m.v., og Rammekontrakthaver er forpligtet til at sætte sig ind i disse ændringer. Ordregiver foretager herefter en ny visitation hos borgerne, som Rammekontrakthaver skal efterkomme 5.7 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse Rammekontrakthaveren skal fastsætte egenkontrolprocedurer, der internt i Rammekontrakthaverens organisation skal sikre, at ydelserne leveres korrekt og i overensstemmelse med den indgåede kontrakts krav. Ordregiver kan til en hver tid kræve Rammekontrakthaverens procedure for egenkontrol dokumenteret samt kræve udfærdiget rapporter og/eller anden dokumentation for resultaterne af egenkontrollen. Manglende overholdelse af egenkontrolprocedurer er at betragte som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Ordregiver fortager løbende tilsyn og kvalitetssikring, bl.a. via kontrolbesøg, kontrol af oplysninger i omsorgssystem, ved registrering af klagesager og i forbindelse med revurderinger. Ordregiver vil endvidere gennemføre brugerundersøgelser m.v. der efter forudgående drøftelse med Rammekontrakthaver offentliggøres. Rammekontrakthaver er forpligtet til at bistå og levere oplysninger ved sådanne besøg, analyser og kontroller. 5.8 Økonomisk tilsyn Rammekontrakthaver udarbejder en årsrapport ved afsluttet regnskabsår som minimum består af ledelsespåtegning, balance, resultatopgørelse og noter, herunder redegørelse for anvendt regnskabspraksis. Det betragtes som væsentlig misligholdelse, hvis Rammekontrakthaver kommer i økonomiske vanskeligheder, herunder får forfalden gæld til det offentlige af et sådan opfang, at gælden overstiger det tilladte i henhold til loven om begrænsninger af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Årsrapporten og et revisionspåtegnede årsregnskab sendes til Ordregiver. 17