J.nr. 118875 hls/mg/ka SAMARBEJDSAFTALE/AFTALE OM STØTTE Mellem Faaborg-Midtfyn Kommune Tinghøj Allé 2 5750 Ringe (Herefter benævnt FMK) og Foreningen Faaborg Outdoor Event (Herefter benævnt FOE) er der indgået følgende samarbejdsaftale omkring realisering af projektet, der ligger bag stiftelsen af FOE. AFTALENS FORMÅL: Aftalen har til formål at fastlægge de nærmere rammer for parternes samarbejde omkring realisering af målene, der ligger bag projektet Faaborg Outdoor Event. FOE skal danne rammen om en række udendørs aktiviteter, der alle har til formål at give borgerne mulighed for at motionere i noget af Danmarks smukkeste og mest udfordrende natur, og at styrke og motivere foreningen til øget aktivitet samt øget tilgængelighed til øhavsområdets muligheder.
FOE er arrangør af de planlagte aktiviteter, og det er forventningen mellem parterne, at der på sigt afholdes en større outdoorevent en gang årligt, og at aktiviteterne der igangsættes i aftaleperioden, gerne skulle blive til varige aktiviteter i området i årene der følger efter udløbet af aftaleperioden. I forbindelse med opstarten af projektet er FMK indstillet på at bistå med midler og praktisk hjælp i de første 3 år, hvilket vil sige til og med udgangen af 2015. Dette sker for at sikre projektets mangeårige eksistens til gavn for FMK s borgere i form af øget fokus på områdets muligheder for at styrke folkesundheden gennem motion, ligesom området i øvrigt bliver styrket gennem en øget oplevelsesøkonomi til glæde for kommunens erhvervsdrivende og borgere. Efter de indledende 3 år er det forudsat, at foreningen FOE er indstillet på at fortsætte med at arrangere de planlagte events med midler optjent fra opstartsfasen fra sponsorindtægter m.v.. FMK har givet tilsagn om, i hvert af årene 2013-2015, at bidrage med et tilskud på kr. 300.000,00, enten i form af et tilskud eller i form af, at der stilles arbejdskraft til rådighed for foreningen, der modsvarer et beløb på 300.000,- kr. Herudover har FMK medvirket i forbindelse med ansøgning om støtte fra fonde. Parterne er opmærksomme på, at det skal sikres, at de krav/betingelser, der er stillet fra disse fonde ved tildeling af midlerne, efter bedste evne skal opfyldes. Foreningen etableres i udgangspunktet for at drive den ovennævnte årligt tilbagevendende større friluftsevent med mange forskellige aktivitetsformer repræsenteret. På sigt, når denne event er vel konsolideret, er det tillige målet at arrangere supplerende understøttende events på andre årstider og måske med andre geografiske udgangspunkter i det sydfynske. Dette kan dog fordre ændringer af vedtægterne. Foreningens opretter et sekretariat for afvikling af aktiviteterne. Frivillige foreningsaktive skal danne en væsentlig del af grundlaget for afviklingen af aktiviteterne. 2
AFTALENS VARIGHED: Aftalen løber fra aftalens underskrift frem til udgangen af 2015. Aftalen ophører uden særskilt varsel, pr. 31.12.2015. PARTERNES FORPLIGTELSER: FOE s opgaver: FOE har det overordnede ansvar for realisering af projektet, herunder har foreningen ansvaret for, at man får det fremtidige arbejde organiseret på en hensigtsmæssig måde, og således at man i videst muligt omfang drager nytte af de involveredes parters resurser. Blandt nogle af opgaverne kan følgende nævnes uden at oplistningen er udtømmende: Bestyrelsen har ansvaret for: - at godkende aktiviteter og koncepter - den samlede planlægning og gennemførelse af Faaborg Outdoor Event. - at godkende budget og organisationsplan. - at budgettet overholdes og at arrangementet gennemføres på rette vis. - godkendelse af sponsorkoncept. - kontakt til sponsorer - den overordnede markedsføring af eventen. - at bidrage med netværk der kan styrke og udvikle eventen. Eventledelsen har ansvaret for - at koordinere og være ansvarlig for kvaliteten af aktiviteterne. - at udarbejde budget og budgetopfølgning. - udarbejdelse af sponsorkoncept, salg af sponsorater samt overholdelse af disses betingelser. - den overordnede logistik og afvikling. - indhentning af nødvendige myndighedsgodkendelser og sagsbehandling af disse. - booking af faciliteter. Aktivitetsholderne har ansvaret for - at udvikle relevante aktiviteter indenfor det enkelte adventure tema. - at aktiviteterne har den rette kvalitet og overholder gældende normer. - at aktiviteterne overholder gældende regler for sikkerhed. - skiltning - logistik, tidtagning og afvikling 3
- forplejning - den aktivitetsspecifikke markedsføring herunder indtastning i diverse løbska lendere. Faaborg-Midtfyn Kommune s opgaver: FMK yder et årligt tilskud på kr. 300.000,00, enten i form af et tilskud eller i form af, at der stilles arbejdskraft til rådighed for foreningen, der modsvarer et beløb på 300.000,- kr. FMK medvirker til kontakt til foreninger og andre interessenter m.v., ligesom FMK vil bidrage med praktisk bistand i forbindelse med afvikling af events m.v. Parterne forpligter sig herudover til at overholde de aftaler, betingelser og forpligtelser, der fremgår af indgåede sponsoraftaler eller som er fastlagt ved tildeling af støtte fra fonde eller lignende. Med henblik på at sikre dette, skal hver part derfor acceptere indholdet af sponsoraftaler inden disse indgås. Parterne er herunder opmærksomme på, at kommunens muligheder for at deltage i projektet er begrænset af de for kommunen gældende regler, herunder kommunalfuldmagtsreglerne. I det omfang betingelser eller lignende måtte være i strid med disse regler, er parterne forpligtet til at medvirke til at aftalerne forhandles, så de for FMK gældende regler overholdes. ØKONOMI: Eventen finansieres primært ved indtægter i form af sponsorater, støtte fra fonde m.v. samt deltagergebyrer m.v. ved afvikling af events. FOE hæfter direkte for de krav, der måtte opstå som følge af gennemførelse af projektet i foreningens regi i det omfang de ikke kan dækkes af de midler, der fremkommer ved ansøgning til fonde, sponsorindtægter og deltagerbetaling. 4
FMK hæfter ikke for de krav, der opstår som følge af foreningens drift. Til sikkerhed for eventuelt uforudsete krav, er det aftalt, at der i foreningens budget afsættes kr. 50.000,00 i 2013, kr. 50.000,00 i 2014 og kr. 75.000,00 i 2015 som en kapitalreserve, der ikke medtages ved budgettering ved følgende års arrangementer. Dette gælder også for så vidt angår budgetteringen for 2015, idet kapitalreserven fratrukket uforudsete omkostninger henstår som kapital til brug for de kommende års arrangementer. BUDGET OG REGNSKABSAFLÆGGELSE: FOE påser, at der til hver regnskabsår udarbejdes budget over forventede indtægter og udgifter. Budgettet skal være udarbejdet så tidligt, så budgettet kan godkendes af eventuelle bidragsydere, der har betinget bidrag af dette og inden regnskabsårets begyndelse. REGNSKAB: FOE er ansvarlig for, at der aflægges regnskab for hvert regnskabsår. Første regnskabsår løber fra underskriften af nærværende aftale til 31.12.2013. Det reviderede regnskab fremsendes til FMK straks efter, at det er godkendt af foreningen. TVISTER: I tilfælde af, at der opstår tvist om forhold omfattet af nærværende aftale mellem parterne, er parterne enige om at søge alle konflikter løst ved direkte forhandling. Hvis parterne ikke kan løse en konflikt ved direkte forhandling, søges konflikten løst ved mægling. Såfremt der ikke inden 14 dage efter at ønske om mægling er fremsat af en af parterne, er opnået enighed om, hvem der skal være mægler, kan hver af parterne anmode retspræsidenten i Retten i Svendborg om at udpege en mægler. Hvis tvisten ikke kan løses ved mægling, kan tvisten indbringes for de almindelige domstole. Faaborg, d. 2013 5
6