Vejledning til bekendtgørelse om arbejdsgiveres pligt til at oplyse løn, beskæftigelse m.v. til brug for administrationen af forsikringssystemet Beskæftigelsesministeriet (Arbejdsdirektoratet) Nr. 39 af 7. juni 2005 I bekendtgørelse nr. 440 af 7. juni 2005 er der fastsat regler om arbejdsgiveres pligt til at give oplysninger om ansattes løn- og beskæftigelsesforhold m.v. og pligt til at foretage daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden til brug for administrationen af forsikringssystemet. I denne vejledning beskrives bekendtgørelsens regler nærmere. Arbejdsgiverens oplysningspligt Til 1 1 indeholder en generel forpligtelse for arbejdsgiveren til at give oplysninger til brug for administrationen af forsikringssystemet. I bestemmelsen nævnes nogle typiske tilfælde, hvor en arbejdsgiver kan blive pålagt at give oplysninger til brug for arbejdsløshedsforsikringen. Opremsningen er ikke udtømmende, idet en arbejdsgiver kan blive anmodet om at give yderligere oplysninger. Som eksempler kan nævnes: Om en ansat på nedsat tid er omfattet af et opsigelsesvarsel eller ej. Nærmere vilkår for udbetaling af en fratrædelsesgodtgørelse. Om arbejdsforholdet har været etableret med tilskud fra det offentlige.
Antallet af arbejdstimer. Årsagen til eventuelt fravær. Oplysningspligten gælder både for nuværende og tidligere ansatte. Ifølge vejledning nr. 53 af 17. juni 2004 om dokumentation for arbejdsløshedskassernes administration af bestemmelserne i arbejdsløshedsforsikringsloven m.v., skal arbejdsløshedskasserne sikre sig, at der foreligger den fornødne dokumentation, før der sker udbetaling af ydelser til medlemmerne. Ud over dette generelle krav, er det fastsat i bekendtgørelse nr. 496 af 21. juni 1999 om arbejdsgiverdokumentation som betingelse for udbetaling af arbejdsløshedsdagpenge og efterløn, at arbejdsløshedskasserne er forpligtet til at sikre sig dokumentation for arbejdsfortjenesten i beregningsperioden, og for at medlemmet opfylder beskæftigelseskravet for modtagelse af dagpenge eller efterløn. Udgangspunktet for anvendelse af arbejdsgiveroplysninger til brug for administrationen af forsikringssystemet er, at medlemmerne afleverer disse oplysninger i form af lønsedler til arbejdsløshedskassen, når de skal have udbetalt dagpenge m.v. Kun i det omfang, hvor lønsedlerne ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger, eller medlemmet ikke længere er i besiddelse af lønsedlerne, vil arbejdsløshedskassen rette henvendelse til arbejdsgiverne for at få oplysningerne. Til 2 Til brug for arbejdsløshedskassens beregning af ydelser er det vigtigt, at arbejdsgiveren hurtigt fremsender oplysningerne. Det er derfor i 2, stk. 2, fastsat, at arbejdsgiveren skal give oplysningerne senest 3 hverdage efter, at der er fremsat begæring herom. Om rykkerprocedure og politianmeldelse se nedenfor til 8. Til 3 Bestemmelsen giver adgang til, at direktoratet kan rekvirere arbejdsgiveroplysninger til brug for tilsynsvirksomheden. Der kan her fx være tale om, at direktoratet som led i en»krydsrevision«ønsker at sammenholde medlemmets oplysninger om ledighed m.v. med arbejdsgiverens oplysninger om arbejde for at kontrollere, om der er tale om uoverensstemmelser. Til 4
4 vedrører de oplysninger, som arbejdsgiveren har pligt til at give til brug for administrationen af forsikringssystemet, jf. 1, stk. 1, og til brug for direktoratets tilsynsvirksomhed, jf. 3, stk. 1. Arbejdsgiveren skal give disse oplysninger inden for en fastsat frist, der dog ikke kan være kortere end 10 hverdage. Om rykkerprocedure og politianmeldelse se nedenfor til 8. Til 5 5 angiver formen af den dokumentation, som arbejdsgiveren har pligt til at give ifølge 1-3. Der er fastsat særlige regler i bekendtgørelse nr. 669 af 11. juli 2000 om dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag om arbejdsgiverdokumentationens form ved arbejdsgiverens betaling af dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag. Ifølge 5 skal man som udgangspunkt anvende lønsedler som arbejdsgiverdokumentation. Kun i tilfælde, hvor lønsedlerne ikke foreligger, eller hvor lønsedlerne ikke indeholder de nødvendige oplysninger, skal der indhentes nærmere oplysninger fra arbejdsgiveren. Disse oplysninger kan indhentes på særlige blanketter, der er udarbejdet eller godkendt af direktøren for Arbejdsdirektoratet. Arbejdsgiverens pligt til at oplyse om betaling af dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag Til 6 Det følger af loven, at en arbejdsgiver højst skal udbetale dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag 16 gange til det samme medlem i løbet af et kalenderår. For så vidt angår de nærmere regler herom, herunder reglerne om arbejdsgiverens oplysningspligt, henvises til bekendtgørelse om dagpengegodtgørelse for 1. og 2. ledighedsdag og vejledningen hertil. Hvis en lønseddel rent undtagelsesvis ikke opfylder lovens krav, kan en særskilt erklæring om, at medlemmet har modtaget dagpengegodtgørelse 16 gange i kalenderåret, anvendes som dokumentation. For så vidt angår andre tilfælde, hvor en arbejdsgivers pligt til at betale er bortfaldet, kan dette fx dokumenteres ved udfyldelse af den erklæring, der er optrykt som bilag 1 til ovennævnte bekendtgørelse.
Arbejdsgiverens pligt til at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden Til 7 Arbejdsdirektoratet kan pålægge en arbejdsgiver at føre daglige registreringer (logbog) over beskæftigede i virksomheden. Det bemærkes, at de statslige told- og skattemyndigheder og kommunerne har en tilsvarende hjemmel til at pålægge en arbejdsgiver at føre logbog. Det er hensigten, at der vil være et myndighedssamarbejde mellem direktoratet, de statslige told- og skattemyndigheder og kommunerne i forbindelse med, at der føres kontrol af et pålæg om logbog. Arbejdsgiverens registreringer i logbogen kan således blive kontrolleret af de tre myndigheder. Formålet er at sikre aktuelle oplysninger om ansatte i virksomheder, hvor der under et kontrolbesøg opstår en formodning om misbrug af dagpenge m.v. (og eventuelt sort arbejde), fx fordi en eller flere ansatte oplyser, at de ''lige er startet'', ''er på prøve'' eller lignende. Registreringen skal i tilsynssammenhæng bruges til bl.a. at kontrollere misbrug med dagpenge m.v., idet oplysningerne i ''logbogen'' vil kunne sammenholdes med de ansattes ansøgninger om dagpenge m.v. Registreringen skal foretages hver dag fra beskæftigelsens start. Registreringen kan være enten papirbaseret eller digital. En papirbaseret registrering føres i en autoriseret logbog, som udleveres af direktoratet. Hvis arbejdsgiveren foretrækker at foretage registreringen af de ansatte digitalt, skal arbejdsgiveren hver dag fremsende en e-mail til direktoratet med oplysninger om de beskæftigede. E-mailen sendes til det journal-nummer, som sagen er oprettet under, og de gældende regler med hensyn til sikker internetkommunikation skal være opfyldt. Til 7, stk. 2 Et pålæg om at føre logbog skal være skriftligt og skal bl.a. indeholde begrundelse og klagevejledning. Direktoratet kan under et kontrolbesøg give et pålæg til ejeren eller dennes repræsentant, hvis det konstateres, at virksomheden ikke på anden måde har foretaget registreringer over beskæftigede, fx ved ansættelsesbrev, lønregistreringer m.v. I andre tilfælde sendes pålægget om at føre logbog efterfølgende til virksomhedens ejer.
Efter modtaget skriftligt pålæg har virksomheden 3 hele hverdage til at iværksætte en daglig registrering af beskæftigede, dvs. hvis et pålæg er modtaget torsdag, skal registreringen senest påbegyndes den efterfølgende onsdag. Klage over direktoratets pålæg om at føre logbog følger de almindelige klageregler i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., hvorefter direktoratets afgørelse kan påklages til beskæftigelsesministeren efter 99, stk. 3. Til 7, stk. 3 Et pålæg om at føre logbog udløber automatisk efter en periode på 12 måneder. Ved lukning, bortforpagtning eller overdragelse af virksomheden bortfalder pålægget om logbog. Hvis direktoratet efter udløb af perioden på 12 måneder ved et genbesøg i virksomheden konstaterer, at der fortsat ikke foretages de nødvendige registreringer over beskæftigede, kan arbejdsgiveren på ny blive pålagt at føre logbog. En arbejdsgivers tilsidesættelse af et pålæg om at føre logbog eller mangelfuld førelse af logbogen vil medføre politianmeldelse med anmodning om bødestraf, jf. 8. Til 7, stk. 4 I bestemmelsen er det fastsat, hvilke oplysninger den daglige registrering af beskæftigede den pågældende dag skal indeholde. Alle, der er beskæftiget i virksomheden den pågældende dag, skal registreres, uanset om der udbetales løn for arbejdet, og uanset om arbejdet er af begrænset omfang, eller at den pågældende er ansat ''på prøve'', ''i aktivering'' eller lignende. Til 7, stk. 5 Bestemmelsen indebærer, at direktoratet til enhver tid kan kræve at få forevist en opdateret registrering over beskæftigede i virksomheden enten i forbindelse med kontrolbesøg i virksomheden eller ved skriftlig anmodning om fremsendelse af registreringer for en given periode. Der er fastsat en opbevaringspligt for arbejdsgiver af de daglige registreringer over beskæftigede på 5 år efter regnskabsårets udløb. Straffebestemmelse Til 8
Arbejdsløshedsforsikringslovens 101 fastslår, at en arbejdsgiver, som ikke opfylder sin pligt til at afgive oplysninger til brug for administrationen af forsikringssystemet i henhold til lovens 91, straffes med bøde. Endvidere fastslår lovens 102 bl.a., at en arbejdsgiver, som ikke opfylder sin pligt til at afgive oplysninger om dagpengegodtgørelser på hver lønseddel i henhold til lovens 90 a, straffes med bøde. Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens 101 for overtrædelse af bekendtgørelsens 1-3 (arbejdsgiverens oplysningspligt) Overtræder en arbejdsgiver bekendtgørelsens 1-3, kan arbejdsgiveren ifølge lovens 101 politianmeldes. Direktoratet går dog ud fra, at det som udgangspunkt vil være muligt gennem forhandling med en arbejdsgiver at tilvejebringe de nødvendige oplysninger. Direktoratet skal i den forbindelse indskærpe over for arbejdsløshedskassen, at den i størst muligt omfang begrænser arbejdsgiverens oplysningspligt til at omfatte de nødvendige oplysninger, og at den på de relevante blanketter til rekvirering af arbejdsgiveroplysninger præcist angiver for hvilke(n) periode(r), der ønskes oplysninger. Retningslinier for tilfælde, hvor henvendelse til en arbejdsgiver om oplysninger om løn, beskæftigelse m.v. sker forgæves. 1. Hvis de i bekendtgørelsens 2 omhandlede lønoplysninger m.v. (arbejdsgivererklæring eller lønsedler) ikke kommer frem senest 3 hverdage efter, at arbejdsløshedskassen har fremsat begæring herom, skal arbejdsløshedskassen på ny ved anbefalet brev rette henvendelse til arbejdsgiveren for at få oplysningerne. Arbejdsgiveren underrettes samtidig om i det anbefalede brev, at sagen vil blive overgivet til politiet, hvis oplysningerne ikke kommer frem senest 3 hverdage efter, at den nye begæring er fremsat. 2. Hvis de i bekendtgørelsens 1 omhandlede oplysninger ikke kommer frem inden den fastsatte frist, jf. 4, skal arbejdsløshedskassen på ny ved anbefalet brev rette henvendelse til arbejdsgiveren for at få de ønskede oplysninger. Arbejdsgiveren underrettes samtidig om i det anbefalede brev, at sagen vil blive overgivet til politiet, hvis oplysningerne ikke kommer frem senest 5 hverdage efter, at den nye begæring er fremsat.
3. Er oplysningerne i punkterne 1 og 2 fortsat ikke kommet frem efter fristernes udløb, skal arbejdsløshedskassen indgive politianmeldelse i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens 101. Samtidig kan arbejdsløshedskassen anmode om, at arbejdsgiveren, hvis det er nødvendigt, under tvang af fortløbende bøder i henhold til retsplejelovens 997, stk. 3, tilpligtes at fremsende oplysningerne. 4. Politianmeldelsen skal være ledsaget af dokumentation for, at arbejdsløshedskassen mindst to gange over for arbejdsgiveren har fremsat begæring om afgivelse af oplysningerne. 5. Arbejdsløshedskassen underretter skriftligt arbejdsgiveren om den foretagne politianmeldelse. Opmærksomheden henledes i øvrigt på, at begæringen om oplysninger anses for fremsat over for arbejdsgiveren, når begæringen er kommet frem til arbejdsgiveren, og at dage, hvor virksomhedens lønadministration eller lignende er lukket, fx på grund af ferie, forlænger de oven for nævnte frister. Fastsættelse af bødestraf og anvendelse af tvangsbøder I tilfælde, hvor det er nødvendigt at foretage politianmeldelse af en arbejdsgiver i henhold til lovens 101, bør der fastsættes en bødestraf på 3 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner. Der bør som hovedregel stilles krav om pålæg af bøde, uanset om arbejdsgiveren - efter at politiet er inddraget i sagen - efterfølgende berigtiger forholdet. Direktoratet anmoder derfor arbejdsløshedskassen om ved politianmeldelse at stille forslag om bødepåstand i overensstemmelse med foranstående. Det fremgår af retsplejelovens 997, stk. 3, at man, når nogen ved dom pålægges at opfylde en forpligtelse mod det offentlige, som tvangsmiddel kan fastsætte en fortløbende bøde, der tilfalder statskassen. Det er direktoratets opfattelse, at denne bestemmelse i retsplejeloven, hvorved der ved dom er mulighed for under tvang af fortløbende bøder at pålægge en arbejdsgiver at opfylde hans oplysningspligt i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens 91, bør tages i anvendelse i de formentlig meget få tilfælde, hvor en arbejdsgiver, efter at politiet har fremsat anmodning herom, fortsat nægter at fremkomme med de ønskede oplysninger.
Direktoratet finder, at der bør fastsættes fortløbende ugentlige bøder, der svarer til 1 gang den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner. Der bør i disse tilfælde efter direktoratets opfattelse således dels nedlægges bødepåstand i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens 101, stk. 1, samt dels nedlægges påstand om fortløbende bøder i henhold til retsplejelovens 997, stk. 3. Det bemærkes, at direktoratet er af den opfattelse, at omhandlede bestemmelse også bør finde anvendelse i de tilfælde, hvor en arbejdsløshedskasse politianmelder en arbejdsgiver i henhold til arbejsløshedsforsikringslovens 101, stk. 1. Direktoratet anmoder derfor arbejdsløshedskassen om i forbindelse med en politianmeldelse af en arbejdsgiver at henlede politiets opmærksomhed på denne bestemmelse i retsplejeloven med bemærkning om, at bestemmelsen om nødvendigt tages i anvendelse. Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens 102 for overtrædelse af bekendtgørelsens 6 (oplysning om dagpengegodtgørelse) Opfylder en arbejdsgiver ikke sin pligt til at oplyse om udbetaling af dagpengegodtgørelse efter 90 a, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., kan arbejdsgiveren ifølge lovens 102 politianmeldes. I tilfælde, hvor der er indgivet politianmeldelse i henhold til lovens 102, bør der nedlægges påstand om en individuelt fastsat bøde for den enkelte arbejdsgiver. Der bør som hovedregel nedlægges påstand om bødestraf, uanset om arbejdsgiveren - efter at politiet er inddraget i sagen - efterfølgende berigtiger forholdet. Endvidere finder direktoratet, at der i de tilfælde, hvor en arbejdsgiver, efter at politiet har fremsat anmodning herom, fortsat nægter at indrette sine lønsedler i overensstemmelse med kravene i 90 a, i lov om arbejdsløshedsforsikring m.v., bør nedlægges påstand om tvangsbøder efter retsplejelovens 997, stk. 3. Tvangsbøderne bør fastsættes individuelt for den enkelte arbejdsgiver. Indgivelse af politianmeldelse i henhold til lovens 101 for overtrædelse af bekendtgørelsens 7 (pålæg om logbog) En arbejdsgiver, der ikke efterkommer direktoratets pålæg om at føre logbog, straffes med bøde i henhold til lovens 101.
En arbejdsgiver, der er blevet pålagt at føre logbog af direktoratet, og som på direktoratets efterfølgende begæring ikke kan fremvise en opdateret logbog, der opfylder kravene i bekendtgørelsens 7, stk. 4, om virksomhedens ansatte, anmeldes af direktoratet til politiet for overtrædelse af arbejdsløshedsforsikringslovens 91, stk. 4. Direktoratet vil som udgangspunkt foretage kontrolbesøg i virksomheder, der har fået pålæg om at føre logbog, men direktoratet kan også anmode om at få logbogen fremsendt til kontrol af, om arbejdsgiveren efterkommer pålægget. En arbejdsgiver, der ikke kan fremvise en opdateret logbog, vil skriftligt blive orienteret om, at sagen vil blive overgivet til politiet med henblik på, at arbejdsgiveren pålægges en bøde. Direktoratet skal sammen med anmeldelsen til politiet fremsende dokumentation for, at arbejdsgiveren er pålagt at føre logbog samt dokumentation for, at kravet ikke er efterkommet. Direktoratet vil som hovedregel stille krav om pålæg af bøde, uanset om arbejdsgiveren - efter at politiet er inddraget i sagen - efterfølgende kan fremvise en logbog. Fastsættelse af bødestraf og anvendelse af tvangsbøder I tilfælde, hvor det er nødvendigt at foretage politianmeldelse af en arbejdsgiver i henhold til arbejdsløshedsforsikringslovens 101, indstiller direktoratet til politiet, at der fastsættes en bødestraf på 8 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner. I retsplejelovens 997, stk. 3, er der endvidere mulighed for at fastsætte tvangsbøder, indtil arbejdsgiveren opfylder direktoratets krav om logbog. Direktoratet vil derfor samtidig indstille til politiet, at arbejdsgiveren fortløbende pålægges ugentlige tvangsbøder, der udgør 2 gange den maksimale dagpengesats for fuldtidsforsikrede medlemmer, afrundet til nærmeste hele hundrede kroner. Til 9 Denne vejledning erstatter vejledning nr. 207 af 20. december 1995. Arbejdsdirektoratet, den 7. juni 2005 Susanne Bærentzen /Yvonne Olesen