Oktober 2012 HR Jura I denne udgave af Accuras nyhedsbrev kan du læse om forslagene til ændring af arbejdsmiljøloven og ligestillingsloven, hvor sidstnævnte vil medføre flere kvinder i de danske ledelser. Du kan også læse om de nyeste domme fra Højesteret, der omhandler tjenestemænds tålegrænse og muligheden for at give afslag til en gravid jobansøger. Nyhedsbrevet behandler endvidere emner som whistleblower-ordninger, medarbejderrepræsentation samt sygefraværspolitikker. HRJura er skrevet af Accuras Afdeling for Arbejds- og Ansættelsesret www.accura.dk
I denne udgave af HR Jura Flere kvinder i ledelsen lovforslag fremsat Beskæftigelsesministeren foreslår ændring af arbejdsmiljøloven Tjenestemænd kunne beordres udlånt til privat selskab Ikke godtgørelse til gravid medarbejder, på trods af arbejdsgivers kendskab til graviditet Bør jeres virksomhed have en whistle-blowerordning? Lovmæssige ordninger og frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation Har jeres virksomhed en sygefraværspolitik? Side 1 Side 2 Side 3 Side 4 Side 6 Side 7 Side 10 Gæsteartikler i oktober Som noget særligt har vi i denne udgave inkluderet en række gæsteartikler fra Accura Tax Partnerselskab om de markante, skattemæssige ændringer i forhold til arbejdsudleje, udstationering og arbejdsgivers indberetningspligt. Artiklerne er skrevet af Accura Tax s medarbejdere. God fornøjelse
Flere kvinder i ledelsen lovforslag fremsat Som omtalt i vores nyhedsbrev fra august 2012 indledte regeringen tidligere på året høring vedrørende flere lovforslag, der skal sikre en større andel af kvinder i de danske ledelser. Nu er processen nået et skridt videre, idet regeringen 3. oktober 2012 har fremsat et lovforslag til ændring af ligestillingsloven. Formålet med lovforslaget er, sammen med en række ændringsforslag på Erhvervs- og Vækstministeriets område, at skabe reelle fremskridt i udviklingen af andelen af kvinder i private og statslige virksomheders bestyrelser mv., således at der kommer en mere ligelig fordeling af kvinder og mænd i virksomhedernes øverste ledelsesorganer. Det forventes, at lovforslaget, såfremt det vedtages, træder i kraft 1. april 2013. Accura følger Folketingets behandling af lovforslaget og informerer herom i kommende nyhedsbreve. De samlede lovforslag fra regeringen vil medføre følgende: MÅLTAL: De ca. 1.100 største virksomheder pålægges at opstille måltal for andelen af det underrepræsenterede køn i det øverste ledelsesorgan (bestyrelsen, direktionen eller tilsynsrådet). POLITIK: De ca. 1.100 største virksomheder skal have en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn i virksomhedens øvrige ledelsesniveauer. STATUS: Virksomhederne skal redegøre for status for opfyldelsen af det opstillede måltal mv. i årsrapporten STATSLIGE: Alle statslige virksomheder og institutioner uanset størrelse skal opstille måltal og statslige virksomheder og institutioner med 50 medarbejdere eller flere skal udarbejde en politik for at få flere kvinder i ledelsen. De statslige virksomheder og institutioner skal endvidere redegøre for status for opfyldelsen af det opstillede måltal mv. 1
Beskæftigelsesministeren foreslår ændring af arbejdsmiljøloven Grundet en stigning i antallet af danskere, der oplever trusler om vold på arbejdspladsen, skal en lovændring og en målrettet tilsynsindsats nu være med til at styrke indsatsen mod vold, trusler og andre psykiske arbejdsmiljøproblemer. Regeringen foreslår, at psykiske arbejdsskader skal behandles på lige fod med fysiske arbejdsskader. En opgørelse fra Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø viser, at antallet af ansatte, som fortæller, at de bliver udsat for trusler om vold på arbejdspladsen, er steget fra 6% til 11% i perioden fra 2005 til 2010. Samtidig er antallet af ansatte, som fortæller, at de er blevet udsat for decideret vold på arbejdspladsen, mere end fordoblet i samme periode. Tal fra Danmarks Statistik viser ligeledes, at antallet af anmeldelser om vold mod ansatte i det offentlige er stigende. Udgangspunktet er i dag, at problemer i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø behandles forskelligt. Arbejdstilsynet afgiver først påbud i sager om psykisk arbejdsmiljø, når virksomhederne ikke selv kan løse problemerne efter at have modtaget en afgørelse. Anderledes foregår det, når der er tale om andre typer af arbejdsmiljøproblemer, hvor Arbejdstilsynet griber ind med påbud umiddelbart efter, at der konstateres en overtrædelse. Forslaget om ændringen af arbejdsmiljøloven indebærer, at der sker en ligestilling mellem fysiske og psykiske arbejdsskader i forhold til afgørelsesmetode. Desuden vil det eksisterende automatiske krav om rådgivning i forbindelse med påbud på det psykiske område blive afskaffet, og det vil blive fastlagt, hvornår påbud om psykisk arbejdsmiljø udløser rådgivningspligt. Accura bemærker Et målrettet tilsyn med fokus på det psykiske arbejdsmiljø kan bidrage til, at færre medarbejdere udsættes for psykisk nedslidning, herunder vold og trusler. Det er imidlertid usikkert, hvorvidt ændringen af loven i realiteten vil have den ønskede virkning med hensyn til ligestillingen af psykisk og fysisk arbejdsmiljø, da en overtrædelse af loven i forhold til det psykiske arbejdsmiljø alt andet lige vil være sværere at påvise. Beskæftigelsesministeriet meddeler, at lovforslaget vil blive forelagt for Folketinget i dette folketingsår. Accura vil følge lovforslagets behandling og løbende informere herom. For at sikre at det psykiske arbejdsmiljø er ligestillet med det fysiske arbejdsmiljø, foreslås det konkret, at formålsbestemmelsen i 1 i arbejdsmiljøloven præciseres, således at det klart fremgår, at den gælder både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø. 2
Tjenestemænd kunne beordres udlånt til privat selskab Kommunalt ansatte tjenestemænd kunne i forbindelse med en licitation beordres udlånt til et 100% privatejet selskab. Dette til trods for den tålegrænse, som tjenestemænd kan påberåbe sig ved forflyttelse. Det har Højesteret slået fast i dommen af 24. september 2012. Sagen drejede sig om 10 medarbejdere, der var ansat i FynBus som kommunale tjenestemænd med rettigheder og pligter i henhold til det kommunalt vedtagne tjenestemandsregulativ. Som led i kommunalreformen blev FynBus oprettet som et af de fem nye regionale trafikselskaber, der skulle stå for al offentlig transport i landet. I denne forbindelse blev buskørslen sat i udbud, og licitationen blev vundet af et 100% privatejet aktieselskab. FynBus bibeholdte en del af kørslen og kunne dermed beskæftige de tjenestemandsansatte chauffører, som ikke frivilligt ville overgå til ansættelse i det private selskab. Det private selskab overtog derimod al driften af busværkstedet, hvor de pågældende 10 medarbejdere var ansat. FynBus pålagde herefter medarbejderne, under opretholdelse af deres tjenestemandsansættelse i FynBus, at lade sig udlåne til det private selskab og fortsat gøre tjeneste på værkstedet. De 10 medarbejdere anlagde sag ved domstolene med påstand om, at FynBus skulle tilpligtes at anerkende, at medarbejderne var berettigede til at kræve rådighedsløn eller afsked med pension. Medarbejderne anførte til støtte herfor, at værkstedet ved overgang til licitation måtte anses som nedlagt, og at medarbejderne ikke efterfølgende var blevet anvist andre passende stillinger. Medarbejderne påstod desuden, at udlånet var en overskridelse af den tålegrænse, som tjenestemænd kan påberåbe sig ved forflyttelse. Sagens hovedspørgsmål var herefter, om det udløser krav på rådighedsløn eller afsked med pension, at tjenestemænd beordres udlånt til et 100% privatejet selskab i forbindelse med udlicitering af driften af en offentlig opgave. Højesteret henviste til forarbejderne til tjenestemandsloven og bemærkede, at en tjenestemand som hovedregel må tåle ændringer, som ikke forandrer hans ansættelsesområde, og som ligger inden for stillingsbetegnelsen. Tjenestemanden må derfor, som følge af den samfundsmæssige udvikling, tåle ændringer i tjenestestedets placering, når blot disse ændringer ikke går ud over den grænse, som ligger i ansættelsesområdet og stillingsbetegnelsen. Højesteret bemærkede, at medarbejderne forblev ansat som tjenestemænd i FynBus, og at FynBus fortsat træffede afgørelse om disciplinære forhold og afskedigelse samt stod for udbetaling af pension. Arbejdet foregik på samme sted og med samme stillingsbetegnelse. Medarbejderne skulle under udlånet udføre samme værkstedsarbejde, som da FynBus stod for driften af værkstedet. Lønforholdene var desuden uændrede, og FynBus hæftede tillige for lønnen. På denne baggrund fandt Højesteret, at udlånet af medarbejderne ikke gik ud over, hvad medarbejderne måtte anses for forpligtet til at tåle. Højesteret afviste derfor kravet om rådighedsløn eller afsked med pension og stadfæstede landsrettens dom. Accura bemærker Højesteret slår fast, at der skal være en balance mellem på den ene side det offentliges mulighed for at kunne tilpasse og effektivisere den offentlige administration og på den anden side beskyttelsen mod voldsomme ændringer i tjenestemandens personlige forhold. Afgørelsen er central for virksomheder, der i forbindelse med en udlicitering ønsker at påtage sig offentlige opgaver, og derfor vil have behov for lån af tjenestemænd. I en situation hvor arbejdsforholdene i det hele fremstår uændret, vil tjenestemænd med den nye Højesteretsdom være forpligtet til at tåle udlån. 3
Ikke godtgørelse til gravid medarbejder, på trods af arbejdsgivers kendskab til graviditet Efter udløbet af sin ansættelse som elev, søgte en medarbejder om fastansættelse i en opslået stilling hos arbejdsgiveren, men fik afslag. Medarbejderen havde forinden orienteret arbejdsgiveren om, at hun var gravid. Alligevel fandt højesteret i dom af 28. juni 2012 ikke, at der var tale om forskelsbehandling på grund af graviditet. Medarbejderen blev ansat som elev i september 2007, og afsluttede uddannelsen i marts 2009. Hun var informeret om, at hun ikke kunne påregne beskæftigelse ud over elevtiden, og at hun derfor ville blive bedømt på lige fod med andre ansøgere ved ansøgning af fast stilling. Forud for, at arbejdsgiverens ansættelsesudvalg skulle tage stilling til ansøgningerne, havde medarbejderen orienteret medlemmer af ansættelsesudvalget om, at hun var gravid. Hun havde fået generelt positive udtalelser fra arbejdsgiverens forskellige afdelinger, og hun var ligeledes blevet bedømt egnet til fastansættelse. Arbejdsgiveren afslog alligevel ansøgningen fra medarbejderen, og hun nedlagde derfor påstand om godtgørelse efter ligebehandlingsloven med henvisning til arbejdsgiverens kendskab til hendes graviditet. Arbejdsgiveren gjorde gældende, at der trods den indledningsvise positive holdning hos flertallet i ansættelsesudvalget, viste sig at være problemer mellem medarbejderen og andre ansatte hos arbejdsgiveren. HK s tillidsrepræsentant hos arbejdsgiveren kom desuden med en markant og næsten ultimativ udmelding om, at medarbejderens adfærd havde givet anledning til samarbejdsproblemer. Arbejdsgiverens ansættelsesudvalg havde herefter drøftet muligheden for, om de anførte samarbejdsproblemer kunne løses fremadrettet, men man kunne ikke komme frem til en tilfredsstillende løsning. Østre Landsret fandt, at medarbejderen havde påvist faktiske omstændigheder, som gav anledning til at formode, at der var udøvet direkte eller indirekte forskelsbehandling. Det påhvilede derfor arbejdsgiveren at bevise, at ligebehandlingsprincippet ikke var blevet krænket. På baggrund af arbejdsgiverens forklaringer, herunder at graviditeten ikke var kommet på tale i ansættelsesu dvalget, fandt landsretten, at arbejdsgiveren havde godtgjort, at medarbejderens graviditet ikke havde indflydelse på, at hun ikke fik en af de omhandlede stillinger hos arbejdsgiveren. Kravet om godtgørelse blev derfor afvist. Højesteret var enig i landsrettens afgørelse, men var imidlertid uenig i landsrettens begrundelse og afviste kravet om godtgørelse, allerede fordi medarbejderens forhold ikke gav anledning til at formode, at arbejdsgiveren ved sin beslutning om at afslå medarbejderens ansøgning havde lagt vægt på hendes graviditet. Højesteret bemærkede, at de forhold vedrørende samarbejdsproblemer, som arbejdsgiveren havde anført som begrundelse for afslaget, ikke var nærmere konkretiserede og godtgjort. Ligeledes havde flere af de ansøgere, som var blevet ansat i de ledige faste stillinger, ikke erfaring med tilsvarende arbejde, og fortsættes 4
var derfor ikke bedre kvalificeret end den pågældende medarbejder. Arbejdsgiveren havde desuden udtalt, at det var vigtigt at få de ledige stillinger besat hurtigt med dygtige medarbejdere. Højesteret fandt alligevel, at heller ikke disse forhold i sig selv eller sammen med de øvrige omstændigheder, gav anledning til at formode, at der var udøvet forskelsbehandling. Højesteret stadfæstede herefter landsrettens dom. Accura bemærker Højesterets dom viser, at medarbejderen ikke havde påvist faktiske omstændigheder, som gav anledning til at formode, at der var udøvet direkte eller indirekte forskelsbehandling blot ved at henvise til, at arbejdsgiveren havde kendskab til medarbejderens graviditet. Dermed skulle den tunge bevisbyrderegel i ligebehandlingslovens 16a ikke anvendes på arbejdsgiveren, som herefter blev frifundet. Det er således ikke udelukket for en arbejdsgiver at afvise en ansøgning om fastansættelse for en gravid medarbejder, når afslaget gives ud fra saglige kriterier og intet har med den pågældendes graviditet at gøre. 5
Bør jeres virksomhed have en whistle-blowerordning? Det sker med jævne mellemrum, at virksomheder bliver hængt ud i pressen i forbindelse med uheldige sager om forhold såsom bestikkelse, konkurrenceforvridende aftaler, forurening, børnearbejde, arbejdsmiljø mv. Sager som virksomhederne helst ville have været foruden, og som i flere tilfælde kunne have været opdaget på et langt tidligere tidspunkt, hvis virksomhederne havde haft nogle interne procedurer for anmeldelse af mistanke om uregelmæssigheder. En whistleblower-ordning giver en struktureret og enkel måde for medarbejderne, ledelsen, bestyrelsesmedlemmerne og andre personer med tilknytning til virksomheden at give udtryk for mistanke om alvorlige lovovertrædelser i virksomheden. Ordningen skaber dermed en klar proces for, hvordan mistanke om alvorlige lovovertrædelser kan blive ført frem i lyset via interne kanaler i stedet for i pressen. På den måde vil virksomheden skabe en mulighed for at opdage potentielle problemer, inden de vokser sig for store og vil kunne ende med at få voldsomme og vidtrækkende konsekvenser for virksomheden. Accura tilbyder rådgivning og bistand i forbindelse med etableringen og administrationen af whistleblower-ordninger. Vi giver gerne en fast pris for vores ydelser. Kontakt venligst partner Anne Marie Abrahamson på mailadressen anne.marie.abrahamson@accura.dk eller partner Anja Staugaard Jensen på mailadressen anja.staugaard.jensen@accura.dk for mere information. 6
Lovmæssige ordninger og frivillige ordninger om medarbejderrepræsentation Medarbejderrepræsentation i et selskabs øverste ledelsesorgan kan etableres ved en lovmæssig ordning på baggrund af medarbejdernes fremsættelse af krav herom eller ved en frivillig ordning, hvor selskabet af egen drift vælger at etablere en medarbejderrepræsentationsordning. I denne artikel kan du læse mere om de forskellige ordninger, samt hvilke opgaver vi i den forbindelse kan hjælpe med. Selskabslovens 140-143 indeholder regler, der giver medarbejdere ret til at vælge repræsentanter til et selskabs øverste ledelsesorgan, når visse betingelser er opfyldt. Denne ret til medarbejderrepræsentation gælder både i forhold til arbejdsgiverselskabets øverste ledelsesorgan (selskabsrepræsentation) og moderselskabets øverste ledelsesorgan (koncernrepræsentation). Et selskabs øverste ledelsesorgan udgøres af: bestyrelsen i selskaber, der både har en direktion og en bestyrelse, direktionen i selskaber, der alene har en direktion, og tilsynsrådet i selskaber, der både har en direktion og et tilsynsråd. Medarbejderrepræsentationsordninger er reguleret nærmere i bekendtgørelsen om medarbejderrepræsentation i aktie- og anpartsselskaber ( Bekendtgørelsen ). I det følgende gennemgås Bekendtgørelsens hovedregler for etablering af henholdsvis lovmæssige og frivillige medarbejderrepræsentationsordninger. Den lovmæssige ordning Ifølge Bekendtgørelsen har medarbejderne i aktieog anpartsselskaber samt koncerner af sådanne selskaber, der er registreret i Erhvervsstyrelsen, ret til at vælge medarbejderrepræsentanter og suppleanter til selskabets/moderselskabets øverste ledelsesorgan, såfremt selskabet/koncernen inden for de sidste 3 år gennemsnitligt har beskæftiget mindst 35 medarbejdere. Der er tale om en ret og ikke en pligt, som tilkommer medarbejderne i selskabet eller koncernen (herunder datterselskaberne). Medarbejderne kan således undlade at udnytte deres ret til medarbejderrepræsentation, selvom kravene herfor måtte være opfyldt. Endvidere har selskabet ikke pligt til af egen drift at oplyse medarbejderne om muligheden for medarbejderrepræsentation. Såfremt medarbejderne ønsker at udnytte deres ret til medarbejderrepræsentation, og de nævnte betingelser herfor er opfyldt, skal medarbejderne fremsætte et krav om, at der afholdes en såkaldt JA/NEJ-afstemning blandt medarbejderne i selskabet/koncernen. Ved afstemningen skal medarbejderne stemme JA eller NEJ til, hvorvidt de ønsker, at der etableres en medarbejderrepræsentationsordning. Når medarbejderne har fremsat krav om en JA/ NEJ-afstemning, skal selskabets/moderselskabets øverste ledelsesorgan på det førstkommende møde efter modtagelsen af kravet (dog senest 6 uger efter modtagelsen) nedsætte et valgudvalg/koncernvalgudvalg, som skal gennemføre afstemningen. Ved afstemningen skal mindst 50% af de stemmeberettigede medarbejdere stemme JA, hvis etablering af en medarbejderrepræsentationsordning skal vedtages. Opnås dette antal stemmer ikke, vil medarbejderrepræsentationsordningen ikke blive etableret. fortsættes 7
Hvis etablering af en medarbejderrepræsentationsordning vedtages ved JA/NEJ-afstemningen, skal valgudvalget/ koncernvalgudvalget indkalde forslag fra medarbejderne til kandidater, der ønsker at stille op til valget til medarbejderrepræsentationsordningen. Det antal medarbejdere, der kan vælges til det øverste ledelsesorgan, svarer til halvdelen af det antal medlemmer, der vælges af generalforsamlingen eller udpeges af andre (fx en kommune eller en anden offentlig myndighed) på baggrund af selskabets/moderselskabets vedtægter. Medarbejderne har dog som udgangspunkt ret til at vælge mindst 2 repræsentanter i forbindelse med selskabsrepræsentation og mindst 3 medlemmer i forbindelse med koncernrepræsentation. De medarbejdervalgte medlemmer er generelt set ligestillede med de øvrige medlemmer af det øverste ledelsesorgan i forhold til rettigheder og pligter. Det vil sige, at medarbejderrepræsentanterne har ret til at deltage i møder, stemme i forbindelse med beslutninger og modtage honorar, såfremt de øvrige medlemmer modtager dette. Medarbejderrepræsentanterne er ligeledes underlagt de generelle forpligtelser vedrørende tavshedspligt, oplysningspligt, straf- og erstatningsansvar mv. Den frivillige ordning Et selskab/moderselskab kan vælge at etablere en frivillig ordning vedrørende medarbejderrepræsentation, såfremt der ikke allerede er etableret en lovmæssig ordning, jf. ovenfor. En frivillig ordning kan etableres, uanset om Bekendtgørelsens betingelser for at etablere en lovmæssig ordning er opfyldt eller ej. En frivillig ordning vil således kunne etableres, selvom fx en koncern inden for de sidste 3 år gennemsnitligt har beskæftiget mindst 35 medarbejdere, og medarbejderne derfor ville have ret til at fremsætte krav om afholdelse af en JA/NEJ-afstemning, jf. Bekendtgørelsen. selskabet/koncernen uden at iagttage Bekendtgørelsens regler om fx oprettelse af valgudvalg/koncernvalgudvalg, valg af et bestemt antal repræsentanter, iagttagelse af forskellige frister mv. Det er imidlertid ikke muligt at fravige samtlige regler i Selskabsloven og Bekendtgørelsen ved etablering af en frivillig ordning. Herunder følger det af selskabsloven, at en valgperiode ophører senest 4 år efter valget, og denne øvre grænse skal respekteres ved etablering af frivillige ordninger. Det er imidlertid ikke noget til hinder for, at en frivillig ordning fastlægger en kortere valgperiode. Såfremt det pågældende selskab/moderselskab er et aktieselskab, følger det endvidere af selskabsloven, at de generalforsamlingsvalgte medlemmer altid skal udgøre flertallet i bestyrelsen/tilsynsrådet. Denne regel skal også iagttages ved etablering af en frivillig medarbejderrepræsentationsordning. Endvidere er det ikke muligt at fravige den regel i Bekendtgørelsen, der fastslår, at medarbejderrepræsentanter, der vælges i medfør af en frivillig ordning, har de samme rettigheder, pligter og ansvar som de øvrige medlemmer af det øverste ledelsesorgan. Heraf følger bl.a., at en frivillig ordning, som fastslår, at medarbejderrepræsentanterne tildeles et lavere honorar end det honorar, der tilkommer de generalforsamlingsvalgte medlemmer af det øverste ledelsesorgan, vil være i strid med Bekendtgørelsen. Medarbejderrepræsentanterne og det eventuelle tilsvarende antal suppleanter, der vælges i medfør af en frivillig ordning, vil ligeledes som under en lovmæssig ordning være beskyttet mod afskedigelse og anden forringelse af deres forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter inden for vedkommende eller tilsvarende faglige områder. Ideen med de frivillige medarbejderrepræsentationsordninger er, at der kan etableres mere fleksible ordninger, der afviger fra Bekendtgørelsens krav til den lovmæssige ordning. Det er således muligt at skræddersy en medarbejderrepræsentationsordning, der passer til fortsættes 8
I forhold til etableringen af den frivillige ordning vil det som udgangspunkt være et enigt samarbejdsudvalg i selskabet/moderselskabet, der træffer beslutning herom. Såfremt der ikke er etableret et samarbejdsudvalg i selskabet/moderselskabet træffes beslutningen ved enighed mellem direktionen i selskabet/moderselskabet og de lønmodtagerrepræsentanter, der skal informeres og høres i medfør af lov om information og høring. En beslutning om at etablere en frivillig ordning skal forelægges generalforsamlingen til godkendelse og indarbejdes i vedtægterne. Bestemmelsens optagelse i vedtægterne kræver dog ikke særskilt vedtagelse på generalforsamlingen. Når en frivillig medarbejderrepræsentationsordning er etableret, og repræsentanterne er valgt, indtræder de i selskabets/ moderselskabets øverste ledelsesorgan umiddelbart efter den ordinære generalforsamling. En frivillig ordning om medarbejderrepræsentation kan på et hvilken som helst tidspunkt opsiges ensidigt af generalforsamlingen. Ordningen ophører dog også, såfremt der ikke længere er enighed i samarbejdsudvalget mv., eller såfremt medarbejderne ved en JA/NEJ-afstemning vælger at udnytte deres ret til repræsentation i henhold til den lovmæssige ordning. Vedtægtsbestemmelsen om den frivillige ordning bortfalder og slettes formløst ved ordningens ophør. Accura bemærker Vi bistår vores klienter i relation til reglerne vedrørende medarbejderrepræsentation, herunder både i forbindelse med lovmæssige og frivillige ordninger om selskabs- og koncernrepræsentation. Vores ekspertise består udover at yde generel rådgivning om de gældende regler på området også i at løse de praktiske problemstillinger, der er forbundet med bl.a.: afholdelse af JA/ NEJ-afstemning, udsendelse af information til medarbejdere i selskabet/koncernen vedrørende opstilling af kandidater, valgbarhed, stemmeret, valgresultat mv. og afholdelse af valg til medarbejderrepræsentationsordningen. 9
Har jeres virksomhed en sygefraværspolitik? En sygefraværspolitik er en intern virksomhedspolitik, der fastlægger retningslinjerne for, hvordan en medarbejders sygefravær håndteres fra sygemeldingen, under sygefraværet, til medarbejderens tilbagevenden til arbejdet. Det er vigtigt, at man som virksomhed har en sådan politik, der regulerer, hvordan medarbejderen og virksomheden skal agere i forbindelse med medarbejderens sygdom, og som samtidig sikrer, at sygedagpengelovens regler overholdes. Sygefraværspolitikken kan være udarbejdet som en selvstændig politik eller fx udgøre en del af virksomhedens personalehåndbog. Uanset hvordan sygefraværspolitikken udformes, bør politikken regulere følgende forhold: Hvordan medarbejderen skal melde sig syg og inden for hvilken frist. Hvorvidt virksomheden vil forlange skriftlig dokumentation for sygdommen, herunder friteksterklæring (lægeerklæring). Hvorvidt der betales sygedagpenge, løn mv. under sygdom. Accura bemærker Såfremt din virksomhed endnu ikke har udarbejdet en sygefraværspolitik, hjælper vi gerne med at udarbejde en politik, der er skræddersyet til netop jeres virksomheds behov. Endvidere rådgiver vi gerne jeres virksomhed om de gældende sygefraværsregler, herunder praktikken forbundet med afholdelse af sygefraværssamtaler, udarbejdelse af mulighedserklæring, fastholdelsesplan mv., og de problemstillinger, der kan opstå i den forbindelse. Afholdelse af sygefraværssamtale (senest 4 uger efter medarbejderens første sygedag). Evt. udarbejdelse af mulighedserklæring, fastholdelsesplan og varighedsattest. Betaling af udgifter til mulighedserklæring samt øvrige erklæringer og attester. Anmeldelse af sygefravær og refusionskrav til kommunen. Medarbejderens pligt til at deltage i den løbende visitation og opfølgning hos kommunen. 10
Anne Marie Abrahamson Partner, Advokat (L) Tlf. +45 3945 2936 Mobil: +45 3078 6746 anne.marie.abrahamson@accura.dk Anja Staugaard Jensen Partner, Advokat Tlf. +45 3945 2937 Mobil: +45 3078 6747 anja.staugaard.jensen@accura.dk Marie Louise Hansen Advokat Tlf. +45 3945 2947 Mobil: +45 3078 6647 marie.louise.hansen@accura.dk Mette Søderlund Christensen Advokat Tlf. +45 3945 2958 Mobil: +45 3078 6758 mette.soderlund.christensen@accura.dk Maria Bukdahl Rukjær Advokatfuldmægtig Tlf. +45 3945 2966 Mobil: +45 3078 5766 maria.bukdahl.rukjaer@accura.dk Kontakt Tuborg Boulevard 1 2900 Hellerup/Cph. Denmark CVR no. 3303 9018 Phone +45 3945 2800 Fax +45 3945 2801 accura.dk
Større risiko for at der er tale om arbejdsudleje Visse brancher entrerer ofte med udenlandsk arbejdskraft. Det gælder især inden for byggebranchen, landbrug, på gartnerier og slagterier, inden for it-branchen, medicinalindustrien og andre produktionsog servicevirksomheder. Når der entreres med en udenlandsk virksomhed om at levere udenlandsk arbejdskraft til Danmark, skal der tages stilling til, om der er tale om en entrepriseaftale eller arbejdsudleje. Er der tale om et entrepriseforhold, har den danske virksomhed ingen forpligtelser i forhold til kildeskat mv., mens den danske virksomhed skal indeholde 30% kildeskat plus 8% arbejdsmarkedsbidrag, når der er tale om arbejdsudleje. Den danske virksomhed hæfter, hvis skatten ikke betales. og den danske virksomhed har indeholdelsespligt som beskrevet og hæfter for skatten. Kun hvor der fortsat er tvivl om, hvorvidt ydelserne er tilstrækkeligt udskilt fra den danske virksomheds forretningsområde, skal de tidligere anvendte kriterier bruges i vurderingen. Der har gennem tiden været ført mange sager, hvor spørgsmålet har været, om der var tale om et entrepriseforhold eller arbejdsudleje. Det har ikke været afgørende, hvad parterne har aftalt, men SKAT har set på en række momenter, der talte for enten arbejdsudleje eller entreprise. Der er blandt andet blevet lagt vægt på, hvem der havde instruktionsbeføjelsen, hvem der bar ansvaret for det udførte arbejde, hvem der stillede arbejdsredskaber og materiel til rådighed, hvem der fastsatte antallet af arbejdstagere og deres kvalifikationer mv. Med ændringen af reglerne om arbejdsudleje bliver det udelukkende afgørende, om det arbejde, der skal udføres af den udenlandske arbejdskraft, er en integreret del af den danske virksomhed. Dermed skal det vurderes, om arbejdet udgør virksomhedens kerneydelser eller om arbejdet udøves som et naturligt led i en virksomheds drift, eksempelvis kantinedrift, bogholderi, rengøring mv. Er arbejdet en integreret del af virksomheden, er der tale om arbejdsudleje Det bemærkes, at der ikke er tale om arbejdsudleje, hvor den danske virksomhed permanent har outsourcet en arbejdsopgave, fx kantinedrift, eller hvor virksomheden får leveret ydelser af en selvstændig kontraktproducent. I forbindelse med stramningen af reglerne, er der i lovforarbejderne angivet nogle eksempler på, hvornår der er tale om arbejdsudleje: -- Der er ikke tale om arbejdsudleje, hvis en udenlandsk computersoftwarevirksomhed indgår en aftale om instruktion i brugen af software i en dansk virksomhed, når disse tjenesteydelser ikke er en integreret del af det danske firmas forretningsydelse. -- Der er ikke tale om arbejdsudleje, hvis et udenlandsk moderselskab skal implementere en markedsstrategi i det danske datterselskab, når sidstnævnte ikke har markedsstrategi som en del af sin virksomhed. ACCURA TAX Partnerselskab Tuborg Parkvej 8 2900 Hellerup
(fortsat fra forrige side) -- Derimod er der tale om arbejdsudleje, hvis et dansk hotel får tilført en receptionist fra et udenlandsk hotel i kæden, fordi det udførte arbejde er en integreret del af hotellets almindelige arbejdsområde. -- Der er ikke tale om arbejdsudleje, hvis hotellet får et udenlandsk byggefirma til at ombygge hotellets køkken, fordi hotellet ikke selv beskæftiger sig hermed. -- Der vil være tale om arbejdsudleje, hvis et dansk byggefirma indgår en kontrakt med et udenlandsk arbejdsformidlingsfirma om at få tilført en ingeniør i eksempelvis 4 måneder til et bestemt byggeprojekt. Det samme er gældende, hvis samme aftale indgås med et udenlandsk byggefirma, hvis ingeniørens tjenesteydelser ligger inden for det danske firmas forretningsområde. Med denne stramning af reglerne forventes det endvidere, at der vil være tale om arbejdsudleje i endnu flere tilfælde end hidtil. Ofte kan det være svært for den danske virksomhed at vide, hvor stor en del af den samlede betaling, der vedrører lønnen til medarbejderne. Såfremt den danske virksomhed ikke har de relevante oplysninger, er virksomheden forpligtet til at indeholde skat og arbejdsmarkedsbidrag af den samlede betaling til den udenlandske virksomhed. Skatten er endelig for medarbejderen og der skal ikke indsendes selvangivelse. De nye regler får virkning for aftaler, der indgås eller ændres 14. september i år eller senere. For allerede indgåede aftaler, der ikke ændres efter lovændringens ikrafttræden, gælder de skærpede regler fra og med 1. oktober 2013. -- Der er ikke tale om arbejdsudleje, hvis et dansk datterselskab i en koncern, hvor selskaberne er funktionsopdelt, får en medarbejder fra et udenlandsk selskab ansvarlig for juridisk support til Danmark i en periode. Det skyldes, at arbejdet ikke er en integreret del af det danske selskabs forretningsområde. På trods af, at der nu som udgangspunkt kun er ét kriterium, der er afgørende for, om der er tale om arbejdsudleje, forventes der fortsat at ville være en del tvivlstilfælde. Virksomheder, der har indgået aftaler med udenlandske virksomheder om levering af udenlandsk arbejdskraft, bør gennemgå deres kontrakter nøje med henblik på at vurdere, hvorvidt de falder inden for de skærpede regler om arbejdsudleje. På baggrund af hæftelsen kan det have store konsekvenser, hvis en virksomhed fejlbedømmer den aftale, der er indgået med den udenlandske virksomhed. Vi bistår gerne med gennemgang og vurdering af de nuværende kontrakter og rådgiver også nærmere om hensigtsmæssige kontraktsændringer. Kontakt Malene Overgaard (Senior Manager) fra ACCURA TAX for yderligere information: Dir. +45 3945 1713 Mobil +45 3078 6696 Email: malene.overgaard@accuratax.dk ACCURA TAX Partnerselskab Tuborg Parkvej 8 2900 Hellerup
Slut med lavere skat på arbejde i udlandet Med afskaffelsen af ligningslovens 33A vil lønindkomst optjent i udlandet som udgangspunkt blive beskattet på samme måde som lønindkomst optjent i Danmark. Indtil afskaffelsen af bestemmelsen med virkning fra den 14. september i år, kunne en person bosiddende i Danmark under arbejde i udlandet i minimum 6 måneder undgå at blive beskattet i Danmark af denne indkomst, såfremt visse betingelser var opfyldt. Det havde ingen betydning, om den pågældendes løn blev beskattet i udlandet. Med afskaffelsen af reglen beskattes personer bosiddende i Danmark fuldt ud af løn optjent i udlandet på samme måde som løn optjent i Danmark. Såfremt der betales skat i det pågældende arbejdsland, vil denne skat som udgangspunkt kunne fratrækkes i den danske skat, idet der gives credit for den udenlandske skat. Det betyder reelt set, at den samlede skat svarer til den danske skat, såfremt skatten i udlandet ikke overstiger den høje danske skat. Overstiger skatten i udlandet den danske skat, hvilket sjældent er tilfældet, vil der reelt blive betalt en højere skat af den udenlandske indkomst end indkomst optjent i Danmark. Det bemærkes, at der efter dobbeltbeskatningsaftaler med enkelte lande (Sverige, Norge og Tyskland) under særlige omstændigheder fortsat ikke sker beskatning i Danmark af den udenlandske indtægt, men dette er undtagelsen. For medarbejdere, der allerede er omfattet af ligningslovens 33A, er der indført en overgangsregel, således at den lempeligere beskatning fortsat finder anvendelse til og med udgangen af 2013. Arbejdsgivere, der udsender medarbejdere til udlandet, bør gennemgå nuværende udstationeringskontrakter og overveje, hvorvidt disse skal ændres i fremtiden. Afhængigt af hvordan kontrakterne er opbygget, vil de skærpede beskatningsregler ikke kun have betydning for medarbejderen, men også for arbejdsgiveren. Vi assisterer meget gerne med gennemgang af kontrakter og rådgiver nærmere om rækkevidden af de nye regler. Kontakt Malene Overgaard (Senior Manager) fra ACCURA TAX for yderligere information: Dir. +45 3945 1713 Mobil +45 3078 6696 Email: malene.overgaard@accuratax.dk ACCURA TAX Partnerselskab Tuborg Parkvej 8 2900 Hellerup
Pas på bøder ved manglende eller fejlagtig indberetning SKAT har ændret sin administrative bødepraksis vedrørende manglende indberetning eller genindberetning efter anmodning fra SKAT. De omfattede indberetninger er blandt andet indberetninger vedrørende løn og løngoder til medarbejdere. Fremadrettet afhænger bødens størrelse af antallet af medarbejdere i virksomheden. De objektive kriterier for bødeudmålingen trådte i kraft den 1. juli 2012. Hensigten med graduering af bøderne efter antallet af medarbejdere er at øge den præventive effekt af bøden. Korrekte indberetninger er vigtige for at sikre, at skatten kan opgøres korrekt, og for at bekæmpe socialt bedrageri. Bødeniveauet vil fremadrettet være følgende: Antal medarbejdere Bødens størrelse 1-4 ansatte DKK 5.000 5-19 ansatte DKK 10.000 En virksomhed kan pålægges en bøde, såfremt undladelsen skyldes forsæt eller grov uagtsomhed. Det må forventes, at der bliver udstedt bøder i stort omfang ved manglende indberetning, idet Skatteministeren under lovbehandlingen udtalte, at en virksomhedsejer som udgangspunkt skal have kendskab til de pligter, der er forbundet med at drive virksomhed, og derfor har handlet mindst groft uagtsomt, hvis disse pligter tilsidesættes. 20-49 ansatte 50-99 ansatte 100+ ansatte DKK 20.000 DKK 40.000 DKK 80.000 Kontakt Malene Overgaard (Senior Manager) fra ACCURA TAX for yderligere information: Dir. +45 3945 1713 Mobil +45 3078 6696 Email: malene.overgaard@accuratax.dk ACCURA TAX Partnerselskab Tuborg Parkvej 8 2900 Hellerup