Kontrolinstruks Økologisk jordbrugsproduktion Primærbedrifter - marts 2010 jáåáëíéêáéí=ñçê=c ÇÉî~êÉêI=i~åÇÄêìÖ=çÖ=cáëâÉêá mä~åíéçáêéâíçê~íéí=
Kolofon Kontrolinstruks Denne vejledning er udarbejdet af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri i 2010 Bidragyder(e): Plantedirektoratet Fotograf(er): Kontrollør Ralf J. Pedersen Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Plantedirektoratet Skovbrynet 20 2800 Kgs. Lyngby Tlf.: +45 4526 3600 Fax: +45 4526 3610 E-mail: pdir@pdir.dk Hjemmeside: Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.www.pdir.fvm.dk ISBN 978-87-7083-766-8 (Tryk) ISBN 978-87-7083-767-5 (Web)
Indholdsfortegnelse Information vedrørende kontrolinstruksen... 4 1. Beskrivelse af ordningen... 5 2. Retsgrundlag... 5 2.1. Håndhævelsesmidler... 6 2.2. Opfordring... 6 3. Vejledning... 7 4. Almindelige bestemmelser... 8 5. Kontrollens omfang... 9 5.1. Obligatorisk årlig kontrol (aktivitet 9043 AKT_10)... 9 5.1.1. Kontrol af autoriserede bedrifter... 9 5.1.2. Reduceret kontrol af bedrifter uden salg... 9 5.1.3. Procedure for ophørskontrol... 10 5.1.4. Kontrolgrundlag... 11 5.2 Kontrol af nyansøgere (aktivitet 9043NYA_10)... 12 5.3. Stikprøvekontrol (aktivitet 9043 STK_10)... 13 5.4. Kontrollens tilrettelæggelse... 13 6. Ekspeditionsgang... 14 6.1. Kontrolbesøg... 14 6.2. Overdragelse af kontrolsager og dokumenter til Økologi i Sorgenfri... 14 7. Sagsgang og gennemførsel af kontrol... 16 7.1. Generelt... 16 7.1.1. Til stede ved kontrolbesøget... 16 7.1.2. OK-besøg... 16 7.1.3. Opfordringer... 16 7.1.4. Manglende bilag (jf. KSK punkt 1.3)... 17 7.2. Ikke-OK-besøg... 18 7.2.1 Beskrivelse af overtrædelser... 19 7.3. Rettelser til bedriftens registreringer af arealer og dyr... 19 8.1. Generelle punkter (kontrollørskemaets punkt 1.1 1.5)... 20 8.1.1. Omlægning... 20 8.1.2. Omlægningstiden overholdes ved markedsføring af produkter fra bedriften... 24 = 1
8.1.3. Bilagskontrol... 25 8.1.4. Opbevaring af hjælpestoffer... 28 8.1.5. Adskillelse... 28 8.2. Planteavl (Kontrollørskemaets pkt. 2.1 2.4)... 32 8.2.1. Parallelavl... 32 8.2.2 Frø, sædekorn, planteformeringsmateriale mv.... 33 8.2.3. Gødning... 36 8.2.4. Plantebeskyttelsesmidler... 42 8.3. Husdyr (Kontrollørskemaets punkt 3.1 3.9)... 45 8.3.1. Parallelavl... 45 8.3.2. Fodring... 45 8.3.3. Genetisk modificeret materiale... 49 8.3.4. Tilsætningsstoffer og ikke-økologiske foderstoffer... 51 8.3.5. Medicin... 52 8.3.6. Operative indgreb... 55 8.3.7. Staldforhold... 57 8.3.8. Udeforhold... 65 8.3.9. Dyrenes oprindelse/opdræt/avl... 71 9. Instruksens ikrafttræden... 73 2
3
Information vedrørende kontrolinstruksen Kontrolinstruksen er skrevet til de kontrollører, der udfører kontrollen. Da den er skrevet til Plantedirektoratets kontrollører, kan der være internt sprogbrug og henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor Plantedirektoratet ikke har adgang til. Hvis der er bilag knyttet til instruksen, vil de normalt også være tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede har mulighed for omgå kontrollen, hvis de pågældende informationer er offentligt tilgængelige. Af denne grund kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i Plantedirektoratet. Der vil ske en årlig revision af kontrolinstruksen. Der kan dog i løbet af året forekomme rettelser/ændringer af instruksen. Disse vil blive offentliggjort i form af en revideret kontrolinstruks på hjemmesiden samtidigt med, at kontrollørerne modtager ændringerne. 4
1. Beskrivelse af ordningen Plantedirektoratet administrerer og kontrollerer reglerne om økologisk jordbrugsproduktion. Direktoratet autoriserer jordbrugsbedrifter til økologisk jordbrugsproduktion og autoriserer virksomheder til salg, behandling samt opbevaring af økologiske produkter. Der var pr. den 4. marts 2010 2.674 jordbrugsbedrifter, der enten er autoriseret eller som har søgt om autorisation. 2. Retsgrundlag Økologiloven giver fødevareministeren (Plantedirektoratet) hjemmel til at fastsætte de nærmere regler for økologisk jordbrugsproduktion. Denne hjemmel er blevet anvendt til at udstede flere bekendtgørelser. Loven fastsætter bødestraf for manglende efterkommelse af påbud eller forbud og for manglende afgivelse af oplysninger. I bekendtgørelserne er der i medfør af loven indsat bestemmelser om bødestraf for overtrædelse af regler i den enkelte bekendtgørelse samt for overtrædelse af regler fastsat af EU om økologisk produktion og mærkning af økologiske produkter, (økologiforordningen). Loven giver endvidere ministeren (Plantedirektoratet) adgang til bedrifter og virksomheder og deres regnskaber, forretningsbøger m.v. uden retskendelse for at kunne udføre økologikontrollen. Loven indeholder desuden regler for opretholdelse og fratagelse af autorisation. Produktionsbestemmelserne for den økologiske jordbrugsproduktion reguleres overordnet af en EU-rådsforordning (RFO) og en Kommissions forordning (KFO). En EU-forordning har, lige så snart den træder i kraft, samme virkning som en national lov og gælder således umiddelbart i Danmark. Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 af 28. juni 2007 om økologisk produktion og mærkning af økologiske produkter og om ophævelse af forordning (EØF) nr. 2092/91. Kommissionens forordning (EF) nr. 889/2008 af 5. september 2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning nr. 834/2007 om økologisk produktion og mærkning af økologiske produkter, for så vidt angår økologisk produktion, mærkning og kontrol. Kommissionens forordning (EF) nr. 1254/2008 af 15. december 2008 om ændring af forordning (EF) nr. 889/2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 om økologisk produktion og mærkning af økologiske produkter, for så vidt angår økologisk produktion, mærkning og kontrol. Kommissionens forordning (EF) nr. 710/2009 af 5. august 2009 om ændring af forordning (EF) nr. 889/2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 834/2007, for så vidt angår fastsættelse af gennemførelsesbestemmelser for økologisk produktion af akvakulturdyr og tang. 5
Kommissionens forordning (EF) nr. 1235/2008 af 8. december 2008 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 834/2007 for så vidt angår ordninger for import af økologiske produkter fra tredjelande (importforordningen). Økologiloven, lovbekendtgørelse nr. 196 af 12. marts 2009. Bekendtgørelse nr. 1111 af 21. november 2008 om økologisk jordbrugsproduktion. Bekendtgørelse nr. 409 af 21. maj 2001 om anvendelse af økologikontrolmærket (Ømærket) på økologiske jordbrugsprodukter, der skal anvendes til nonfood. Bekendtgørelse nr. 1089 af 12. december 2003 om registrering i database for økologisk frø og vegetativt formeringsmateriale. Bekendtgørelse nr. 1289 af 14. december 2004 om ændring af bekendtgørelse om registrering i database for økologisk frø og vegetativt formeringsmateriale. Bekendtgørelse 999 af 26. oktober 2009 om foderstoffer til anvendelse i økologisk akvakulturbrug. Bekendtgørelse nr. 1112 af 21. november 2008 om produktion og markedsføring af økologiske levekyllinger. I bilag 11 findes ovenstående forordninger, love og bekendtgørelser. 2.1. Håndhævelsesmidler I relation til kontrolopgaven på økologiområdet har Plantedirektoratet mulighed for at reagere med et eller flere af følgende tiltag: - opfordring - nedklassificering - genomlægning - indskærpelse - påbud - forbud - bøde/politianmeldelse - inddragelse af autorisation. Med mindre andet er fastsat, varetages håndhævelse i forhold til manglende overholdelse af reglerne af Økologi i Sorgenfri. 2.2. Opfordring En opfordring er en skriftlig henstilling om at bringe utilfredsstillende forhold i orden. Ved meddelelse af en opfordring er der ikke tale om at fastlægge nye krav eller vilkår, men alene om at opfordre modtageren til at overholde allerede gældende bestemmelser. Opfordringer kan anvendes af afdelingernes kontrollører på udvalgte områder af økologilovgivningen, når der foreligger undskyldelige omstændigheder for den manglende overholdelse af reglerne. En undskyldelig omstændighed kan f.eks. være, at der er tale om en mindre grov overtrædelse, en førstegangsovertrædelse eller lignende. 6
Kontrolløren foretager i hvert tilfælde et konkret skøn. Vurderes det, at betingelserne for anvendelse af opfordring ikke er til stede, kan sagen ikke afgøres med en opfordring. Sektor for Økologi fastlægger løbende, på hvilke områder af lovgivningen, kontrollørerne har mulighed for at anvende opfordring som afgørelse. 3. Vejledning Vejledning om økologisk jordbrugsproduktion (herefter vejledningen) er udtryk for Plantedirektoratets fortolkning af bestemmelserne i både forordningerne og bekendtgørelsen og er et nødvendigt redskab for såvel kontrolløren som producenten. Vejledningen fastsætter dog ikke selvstændige retsregler. Vejledningen bliver løbende opdateret på Plantedirektoratets hjemmeside. Oplysninger om, at der sker opdateringer af vejledningen, kommer via ØKO-meddelelser og DI-meddelelser. 7
4. Almindelige bestemmelser Kontrollen omfatter Kontrollen omfatter jordbrugsbedrifter, der er autoriseret, og bedrifter, der har ansøgt om autorisation. Kontrollen gennemføres på baggrund af ovennævnte bestemmelser og denne instruks. Kontrolinstruksen Denne instruks beskriver, hvordan økologikontrollen skal gennemføres. Der er udarbejdet en kontrolinstruks til beskrivelse af generelle retningslinjer i forbindelse med hele Plantedirektoratets kontrol 1 (herefter kaldet den generelle kontrolinstruks). Den generelle Kontrolinstruks indeholder beskrivelser af de forhold, der gælder for alle kontroller. Den omfatter blandt andet information om retssikkerhedsloven, veterinærhygiejniske forholdsregler ved besøg på bedrifter med husdyr og frister for indsendelse af kontrolrapporter til sektorerne. Bedriftsadresser Hvis en bedriftsadresse ikke er sammenfaldende med producentens bopælsadresse, udføres kontrollen som udgangspunkt i det distrikt, hvor bedriften er beliggende. Det vil sige, at bor en producent i ét distrikt (A), men bedriften er beliggende i et andet distrikt (B), foretager distrikt (B) normalt hele kontrollen. Det påhviler distrikt A at tage kontakt med distrikt B for indgåelse af den konkrete aftale om kontrollen. Dyreværnsloven Hvis der ved et kontrolbesøg konstateres forhold, der er eller mistænkes at være i strid med dyreværnsloven, skal politiet og Økologi i Sorgenfri kontaktes telefonisk. Hvis Økologi i Sorgenfri kontakter politiet vil oplysningerne blive videregivet til politiet, der har pligt og hjemmel til at undersøge forholdene. Politianmeldelsen skal registreres på kontrolsagen i Captia. På et internt notat/telefonnotat noteres, hvad der foretages i sagen. Se endvidere bilag 8A (internt arbejdsdokument). 1 Udsendt i DI-52/09, bilag 1. Den generelle kontrolinstruks revideres løbende. 8
5. Kontrollens omfang Kontroltyper Obligatorisk, årlig kontrol omfatter ansøgningskontrol og årlig kontrol af autoriserede bedrifter. Desuden foretages der stikprøver på udvalgte bedrifter. 5.1. Obligatorisk årlig kontrol (aktivitet 9043 AKT_10) Risikovurdering og væsentlighed Kontrollen er en helhedsorienteret kontrol, der skal tilrettelægges ud fra en risikovurdering. Fokus i kontrollen afhænger som udgangspunkt af: Kontroltidspunkt (årstid), bedriftens historik og produktion samt kontrollørens vurdering af de aktuelle forhold ved besøget. I den forbindelse skal følgende vægtes: Områder i kontrollen, hvor der ved de seneste to kontrolbesøg er fundet mindst én overtrædelse eller er givet mindst én opfordring. Forhold, der kunne tyde på uregelmæssigheder, opdaget enten ved kontrollen eller under forberedelsen til kontrollen. Omfanget af producentens markedsførte produktion. 5.1.1. Kontrol af autoriserede bedrifter Alle autoriserede bedrifter skal kontrolleres i perioden den 1. marts 2010 til 28. februar 2011. Året er periodemæssigt opdelt: Kontrol af husdyrbedrifter i perioden den 1. marts til den 1. april 2010. Mindst halvdelen af alle husdyrbedrifter skal kontrolleres i vækstsæsonen. Kontrol af afgræsningsforhold på 75 % af kvægbedrifterne fra den 15. april til den 1. oktober 2010. Kontrol af planteavlsbedrifter fra 1. april og kontrolåret ud. 5.1.2. Reduceret kontrol af bedrifter uden salg Bedrifter, der er tilmeldt ordningen med reduceret kontrol, skal ikke kontrolleres fysisk hvert år. Afdelingerne udvælger hvert år 10 % til kontrol. Bedrifter tilmeldt ordningen er registreret under kontrolopgave 9043_AUT (tilmeldingsskema) og med udtræksårsag: Økologer uden salg. Afdelingerne kan fremsøge bedrifter, som er tilmeldt ordningen i SOK_026 i InfoView. Afdelingerne meddeler Økologi i Sorgenfri, hvilke bedrifter, som ønskes kontrolleret. Økologi opretter herefter kontrolopgaverne i DCK. 9
Betingelserne for at tilmelde sig ordningen fremgår af Vejledningens afsnit 27.1.2. Tilmelding til ordningen skal ske skriftligt på et særskilt skema, der udfyldes og underskrives af producenten. Skemaet medbringes ved kontrolbesøg på bedrifter, som det kan være relevant at informere om ordningen. Kontrollen på de udvalgte bedrifter gennemføres som almindelig årlig kontrol. Som udgangspunkt kontrolleres ca. 12 måneder tilbage, regnet fra kontroldatoen. Hvis det ved kontrolbesøget konstateres, at bedriften ikke opfylder betingelserne for at deltage i ordningen, krydses af i Nej på KSK ved de kontrolpunkter, som ikke er fundet i orden. Overtrædelserne beskrives i fanebladet Beskrivelse af overtrædelser. 5.1.3. Procedure for ophørskontrol Situation 1: Hvis afdelingen/kontrolløren i forbindelse med varslingen af kontrolbesøg modtager oplysninger om, at økologen er ophørt, undlader kontrolløren at gennemføre den planlagte kontrol. Nedenstående procedure følges herefter. Situation 2: Hvis kontrolløren får telefonisk besked om ophøret, informerer kontrolløren økologen om, at en kontrol muligvis vil blive gennemført, og at økologen vil blive kontaktet af Plantedirektoratet om dette. Nedenstående procedure følges herefter. Procedure til situation 1 og 2 Kontrolløren indtaster følgende oplysninger i fanen Interne bemærkninger i KSK med oplysning om: Hvornår økologen er ophørt Hvordan økologen er ophørt (meddelelse til FERV eller Økologi i Sorgenfri, producentskifte, afhændelse eller andet) Eventuelle forhold af betydning for, om en ophørskontrol skal gennemføres (kender kontrolløren til forhold, som taler for eller imod en ophørskontrol) Herefter overdrages sagen til Økologi i Sorgenfri i Captia. Se afsnit 6.2. Beslutningen om en eventuel ophørskontrol træffes herefter af Økologi i Sorgenfri. Økologi i Sorgenfri vil meddele afdelingen/kontrolløren beslutningen, hvis der skal gennemføres kontrol. I de tilfælde opretter Økologi i Sorgenfri en stikprøve i DCK. Situation 3: I de tilfælde, hvor kontrolløren først får kendskab til økologens ophør, når kontrolløren er mødt op hos landmanden, gælder følgende: 10
a. Hvis landmanden meddeler, at han er ophørt før kontroldagen, gennemfører kontrolløren en ophørskontrol. Kontrollen skal følge retningslinjerne, der er beskrevet i nedenstående afsnit om ophørskontrollens indhold. b. Hvis landmanden meddeler, at han ophører på kontroldagen eller på et senere tidspunkt, skal kontrolløren gennemføre det planlagte kontrolbesøg (sædvanligvis den årlige kontrol). Kontrollen skal følge retningslinjerne i kontrolinstruksen. I situation a og b noteres det i KSK på fanen Interne bemærkninger, at producenten har oplyst, at han ophører, og tidspunktet for ophøret. Endvidere oplyses producenten om, at han skriftligt skal underrette Plantedirektoratet om ophøret. Ophørskontrollens indhold En ophørskontrol tager udgangspunkt i kontrollørskemaets (KSK) pkt. 1.2. Ophørskontrollen indebærer, at der skal fokuseres på, om produkter, der er solgt fra bedriften efter ophørsdato udelukkende er solgt med ikke-økologisk status 2. Til brug ved denne kontrol anvendes primært regnskabsbilag. Det kontrolleres, om evt. påbudt nedklassificering / genomlægning er overholdt ved salg. Hvor det vurderes relevant i forhold til pkt. 1.2., udvides kontrollen til kontrollørskemaets øvrige punkter. Kontrollen foretages da i henhold til instruksteksten for de enkelte punkter. Hvis der ved kontrollen af pkt. 1.2 umiddelbart kan vælges Ja, skal de øvrige punkter ikke kontrolleres, og kontrollen afsluttes. Er forholdene ikke i orden vælges Nej. 5.1.4. Kontrolgrundlag Markkort Markkort vil være klar omkring den 15. maj. Bedriftsrapporten (kontrolgrundlaget) Bedriftsrapporten er et internt arbejdsdokument, der danner grundlag for kontrollen. Bedriftsrapporten for 2010 kan løbende trækkes i afdelingerne, efter at indberetningen er sket (frist den 23. april 2010). Hovedparten af bedriftsrapporterne vil kunne trækkes fra omkring den 15. maj. Afdelingerne vil få besked, når bedriftsrapporterne er klar. Bedriftsrapporten skal udskrives umiddelbart inden kontrolbesøget og udgør en væsentlig del af kontrolgrundlaget ved kontrolbesøget. Bedriftsrapporten udskrives fra DCK. Samtlige koder, der anvendes på bedriftsrapporten, fremgår (sammen med en tilhørende forklaring) af bilag 5A (internt arbejdsdokument). 2 Vejledningen afsnit 32. 11
I de tilfælde, hvor bedriftsrapporten indeholder en markering af, at der er givet dispensation eller truffet en afgørelse, der kan have relevans for kontrolbesøget, skal afdelingen/kontrolløren finde de detaljerede oplysninger frem i den relevante sag i Captia med henblik på at understøtte de data, der fremgår af bedriftsrapporten. Kontrolløren kan medbringe kopi af tilladelse eller afgørelse ved kontrolbesøget. Hvor det fremgår af bedriftsrapporten, at der er sket en anmeldelse (eks. af ikke-økologiske frø), skal kontrolløren medbringe kopi af anmeldelsen ved kontrolbesøget. Økologistatusrapporten Statusrapporten sendes til alle autoriserede bedrifter. Et eksempel på en statusrapport er vedlagt i bilag 4E. Registrering i DAKAR For hvert årligt kontrolbesøg skal der på aktivitet 9043-1-1 registreres en kontrolrapport. For registrering af kontrollen for Dyrenes Beskyttelse (9042DB_10), NOP-kontrollen (9042NOP_10) og Brancheaftalen kvæg (9042BAK_10), se de respektive instrukser. For hønsevelfærdskontrollen, se bilag 12 til denne instruks. For hvert årligt kontrolbesøg skal der efterfølgende, på aktivitet 9043904 (økologisk jordbrug), i DAKAR registreres en kontrolrapport, tidsforbrug på den samlede tid, der er gået med kontrolbesøget og kontrolrapporten. Herunder hører forberedelse, kørsel, selve kontrollen, eventuel opfølgning på indsendelse af bilag eller høringssvar, samt rapportskrivning og afdelingens afslutning af sagen. Ressourcetildeling til kontrollens gennemførelse meddeles via DAKAR. Til brug for aktivitetsregistrering henvises til bilag 6A. Kontrollen skal generelt gennemføres i henhold til årsplanen og DAKAR-budgettet. 5.2 Kontrol af nyansøgere (aktivitet 9043NYA_10) Ansøgning om autorisation kan indgives hele året. Fristen for indsendelse af den årlige indberetning er den 23. april 2009. Som udgangspunkt skal alle nyansøgere kontrolleres senest 6 måneder efter ansøgningstidspunktet. Kontrol af nyansøger skal ske i indeværende kontrolperiode, hvis ansøgning om autorisation er modtaget før den 1. juli 2010. Nyansøgere, der har produkter, der straks eller inden for kort tid kan sælges som økologiske, skal kontrolleres hurtigt. Afdelingen vil blive orienteret i disse tilfælde. 12
Ansøgningskontrollen gennemføres på grundlag af ansøgningsoplysninger, suppleret med eventuelt indberettede oplysninger. 5.3. Stikprøvekontrol (aktivitet 9043 STK_10) Meddelelse til afdelingerne om stikprøverne i 2010/2011 sker via en DI-meddelelse. Kontrolperiode Som udgangspunkt skal der udføres stikprøvekontrol hele året. Tema for stikprøverne meddeles ved DI-meddelelse fra Økologi i Sorgenfri. Afdelingerne udvælger bedrifterne og Økologi i Sorgenfri lægger adresserne ind i DCK med kontrolopgavekode 9043STK_10. Registrering i DAKAR For hvert stikprøvekontrol skal der (efter samme model som beskrevet ovenfor under årlig kontrol) på den pågældende stikprøveaktivitet 9043924 registreres ét kontrolbesøg. 5.4. Kontrollens tilrettelæggelse Af hensyn til den praktiske tilrettelæggelse, herunder hensynet til bedrifternes beliggenhed, afgør afdelingerne som udgangspunkt, hvornår de enkelte bedrifter kontrolleres og under hensyntagen til afsnit 5.1.1. 13
6. Ekspeditionsgang 6.1. Kontrolbesøg Varsling Obligatorisk årlig kontrol varsles mindst 14 dage før kontrollen. Varslingen skal være skriftlig 3. Varslingsbrevet registreres i Captia på kontrolsagen. Stikprøvekontrol er som udgangspunkt uvarslet, og retssikkerhedsbrevet udleveres på stedet umiddelbart før, kontrollen påbegyndes. Forberedelse af kontrolbesøg Udskrivning af markkort/finde markkort frem Udskrivning af bedriftsrapport (fra DCK) Fremsøgning af relevant sagsmateriale fra Captia, f.eks. tidligere afgørelser, anmeldelser mv. Fremsøgning af relevant materiale fra CHR-registret. Kontrollørskema Ved kontrollen udfyldes KSK i DCK efter retningslinjerne i afsnit 7 og 8. Procedurerne for håndtering af afsluttede kontrollørskemaer er beskrevet i afsnit 7. Skabelon til kontrollørens bemærkninger til høringssvar Skabelonen: Bemærkninger til høringssvar skal benyttes, når kontrolløren har fået høringssvar ind på en kontrolsag. Dokumentet registreres på kontrolsagen i Captia. Fanen Interne bemærkninger til kontrollen kan benyttes til afdelingens eget interne brug, f.eks. vedr. informationer til næste års kontrol. Den kan også benyttes til at videregive oplysninger til Økologi i Sorgenfri. Bemærkningerne vil efterfølgende komme med ud på bedriftsrapporten. 6.2. Overdragelse af kontrolsager og dokumenter til Økologi i Sorgenfri Ok kontrolsager afsluttes af afdelingen Ok kontrolsager (ok og opfordringskontrolsager) afsluttes i Captia ved at sætte afslutningsdato på kontrolsagen, når alle relevante dokumenter er registreret på sagen og kontrollen er afsluttet. Ved afslutning af 9043NYA sendes et link til sagen til BEN@pdir.dk Overdragelse af overtrædelseskontrolsager i Captia Kontrolsagerne overdrages til Økologi i Sorgenfri ved at ændre ansvarlig enhed fra afdelingen til Økologi i Sorgenfri og fjerne kontrollørens navn i feltet sagsbehandler (Feltet skal vælges tomt). 3 Se om varsling og retssikkerhed i den generelle kontrolinstruks. 14
Overdragelse af elektroniske dokumenter Dokumenter, som Økologi i Sorgenfri skal sagsbehandle (ændringer til bedriftsrapporten, m.m.), søges bl.a. frem af Økologi i Sorgenfri via dokumenttitlen. Det er derfor vigtigt at kontrollere, at dokumentet er navngivet korrekt. Skabelonen Bemærkninger til høringssvar: Her kopieres titlen efter dokumentet er flettet og indsættes som dokumenttitel. Bedriftsrapporter, hvor der er foretaget ændringer, skannes ind og registreres på kontrolsagen i Captia. I dokumenttitlen skrives: Rettelse bedriftsrapport, husdyr, planter, aut.nr. (det korrekte autorisationsnummer sættes ind efter aut.nr.). Se også Kvik guide: Vejledning til Økologi 9043AKT_10. 15
7. Sagsgang og gennemførsel af kontrol 7.1. Generelt Ved hvert kontrolbesøg udfyldes KSK på kontrolsagen 9043AKT_10 i DCK. KSK er inddelt i faner: Fane 1: Oplysninger om varslings- og kontroldato, bedriftens aut.nr., kontrollørens navn, initialer og afdelingens navn og adresse. Endvidere anføres, hvem der var til stede ved kontrolbesøget. NOP, DB og BAK kontrol er afmærket med et tjek, hvis de skal kontrolleres samtidig. Fane 2 og 3: Dækker de generelle punkter fra 1.1. til 1.5. Fane 4: Dækker punkterne vedrørende planter punkt 2.1 til 2.5. Fane 5-7: Dækker punkterne vedrørende husdyr punkt 3.1 til 3.9. Fane 8: Her beskrives eventuelle overtrædelser i blokfeltet Fane 9-18 Hønsevelfærdskontrollen Fane 19: Interne bemærkninger til kontrollen. 7.1.1. Til stede ved kontrolbesøget Når KSK er udfyldt, danner kontrolløren et kontrolbrev. Kontrolbrevet skal underskrives af kontrolløren. Kontrollørens underskrift er en bekræftelse på, at kontrollen er foretaget i henhold til denne kontrolinstruks. I situationer, hvor det ikke er producenten (den driftsansvarlige) selv, der er til stede, men en stedfortræder for denne, skal vedkommendes navn noteres i KSK. Herudover skal det noteres, hvilken relation den tilstedeværende har til bedriften. Som minimum skal en stedfortræder for producenten kunne fremvise stalde, bygninger, marker og regnskaber. Vurderes det, at den fremmødte stedfortræder ikke har den fornødne kompetence/adgang, skal kontrolbesøget udskydes, indtil der er en kompetent stedfortræder tilstede. 7.1.2. OK-besøg Et OK kontrolbrev, der er underskrevet af kontrolløren, udleveres på stedet eller fremsendes efterfølgende. 7.1.3. Opfordringer Kontrolløren udfylder KSK ved kontrolbesøget og udleverer eller fremsender efterfølgende et underskrevet kontrolbrev med opfordring/er. Under det punkt, hvor der vælges Opfordring, noteres, hvad der er set på besøget, som opfordringen gives for. 16
7.1.4. Manglende bilag (jf. KSK punkt 1.3) Kontrollen skal altid gennemføres på bedriften, hvis der på kontroltidspunktet foreligger bilag, der muliggør kontrollen. Hvis der mangler bilag, der forhindrer kontrollen af et eller flere kontrolpunkter, skal der gives mulighed for, at det pågældende materiale indsendes i løbet af 7 dage. Ved alvorlige overtrædelser skal Økologi i Sorgenfri kontaktes, og i disse tilfælde kan det aftales, at sagen umiddelbart sendes i høring, uden at der først gives en 14 dages frist for indsendelse af manglende bilag. Bilag er: Regnskab, fakturaer, enhver form for dokumentation som f.eks. foderplan/liste over anvendte fodermidler, plantelogbog, mark- og gødningsplan, medicinlogbog, behandlingsregnskab, besætnings- og andre former for oversigtslister. Ved manglende bilag på kontroltidspunktet følges nedenstående procedure: 7 dages indsendelsesfrist: Mangler der bilag, gives producenten en frist på 7 dage til at indsende materialet/dokumentationen. Nej vælges ud for de relevante kontrolpunkter på KSK. Det skal være klart for producenten, hvilke bilag der skal indsendes til afdelingskontoret. Kontrolløren noterer ned, hvilke bilag, det er aftalt med producenten, der skal fremsendes. Skabelonen Manglende bilag kan anvendes og det skal klart beskrives, hvilket materiale, der efterspørges. Bilaget registreres på kontrolsagen og udleveres/sendes til producenten. Modtager distriktskontoret bilagene indenfor den fastsatte tidsfrist, færdiggøres kontrollen af de pågældende punkter (se nedenfor) o Er punktet ok, vælges ja i punkt 1.3. Endvidere vælges ja ved det punkt, hvor kontrollen ikke kunne gennemføres i første omgang. Afdelingen sender herefter et kontrolbrev til producenten, og brevet registreres på kontrolsagen i Captia. Kontrollen betragtes herefter som afsluttet og kontrolsagen kan derfor afsluttes i Captia. o Er punktet ikke ok, fastholdes Nej ved punkt 1.3. Endvidere vælges Nej ved det pågældende kontrolpunkt (da kontrolpunktet jo ikke er ok). Overtrædelsen skal beskrives på fanen Beskrivelse af overtrædelser. o Et kontrolbrev med høring sendes til producenten, jf. afsnit 7.2. Modtager afdelingen ikke bilagene inden for den fastsatte indsendelsesfrist, sendes sagen i høring jf. afsnit 7.2. Der vælges Nej ved kontrollens punkt 1.3 og ud for de punkter, hvor kontrollen ikke kan gennemføres pga. manglende bilag. Overtrædelsen beskrives i feltet Beskrivelse af overtrædelse på Fane 8. 17
Sager, som er sendt i høring: Har afdelingen ikke modtaget bilagene inden for den fastsatte høringsfrist overdrages sagen til Økologi i Sorgenfri med en bemærkning om, at afdelingen ikke har modtaget bilag. Afdelingens evt. bemærkninger til kontrolsagen skrives i fanen interne bemærkninger til økologikontrol. I de tilfælde, hvor de modtagne bilag ikke er tilstrækkelige for gennemførsel af kontrollen, noteres afdelingens bemærkninger i skabelonen Bemærkninger til høringssvar. Modtager distriktskontoret bilagene indenfor den fastsatte høringsfrist, færdiggøres kontrollen af det pågældende punkt (se nedenfor). Er sagen ok, vælges der ja ud for de relevante punkter, og kontrollen betragtes som afsluttet. Afdelingen sender et nyt kontrolbrev (skabelonen ok kontrol efter manglende bilag anvendes) til producenten og afslutter sagen i Captia. Er sagen ikke ok, færdiggøres kontrollen af de pågældende punkter ved, at kontrolløren forholder sig til/kommenterer producentens høringssvar på skabelonen Bemærkninger til høringssvar. Herefter overdrages sagen til Økologi i Sorgenfri. Modtager afdelingen bilagene efter, at sagen er overdraget til Økologi i Sorgenfri, skal bilagene scannes ind og lægges på kontrolsagen. Der sendes et link til kontrolsagen via e-mail til sok postkassen eller den ansvarlige sagsbehandler. I bilag 1F er sagsgangen i forbindelse med manglende bilag skitseret i et diagram. 7.2. Ikke-OK-besøg Kontrolløren udfylder KSK ved kontrolbesøget og udleverer eller fremsender efterfølgende kontrolbrevet med høringen. Producenten gøres opmærksom på, at der er tale om en partshøring. Hvis der er taget foto under kontrollen, skal disse sendes med i høring og det skal klart fremgå af høringsbrevet ved tjek i boksen foto vedlagt at foto er vedlagt høringsbrevet. Afdelingen skal registrere kontrolbrevet med høringen samt evt. foto på kontrolsagen i Captia. Har afdelingen ved høringsfristens udløb ikke modtaget høringssvar, oprettes en oplysning om dette på kontrolsagen, som herefter overdrages til Økologi i Sorgenfri senest 14 dage efter høringsfristens udløb. Afdelingens bemærkninger til høringssvaret noteres i skabelonen Bemærkninger til høringssvar og registreres på kontrolsagen i Captia. Når Økologi i Sorgenfri har truffet afgørelse i en sag, sendes der et link til sagen i Captia til det distrikt, som har foretaget kontrolbesøget. 18
7.2.1 Beskrivelse af overtrædelser Feltet Beskrivelse af overtrædelse på Fane 8 anvendes altid, når der er valgt Nej i et punkt i KSK. Beskrivelsen af overtrædelsen er grundlaget for høringen af producenten. Beskrivelsen skal indeholde en sammenfatning af, hvad der er det væsentlige i overtrædelsen. Beskrivelsen skal endvidere opregne de faktiske forhold omhyggeligt, uddybende og præcist og følge retningslinjerne i bilag 4D (internt arbejdsdokument). Der er endvidere under de enkelte punkter i afsnit 8 givet eksempler på, hvad beskrivelserne kan omfatte. I tilfælde af, at et kontrolbesøg ikke kan gennemføres, noteres dette sammen med begrundelsen i fanen Interne bemærkninger til økologikontrol. Sagen overdrages herefter til Økologi i Sorgenfri. 7.3. Rettelser til bedriftens registreringer af arealer og dyr Alle rettelser skal altid meddeles til Økologi i Sorgenfri på den seneste bedriftsrapport. Rettelser til bedriftsrapporten anføres ved at strege de ukorrekte oplysninger over og tilføje de korrekte ved siden af. På samtlige af bedriftsrapportens sider, hvor der foretages rettelser, skal såvel producentens som kontrollørens daterede underskrift fremgå. Den korrigerede bedriftsrapport scannes ind og registreres på kontrolsagen i Captia. Rettelser til arealer på bedriftsrapporten Rettelser vedrørende afgrøder og arealer suppleres med de afgrødekoder, der fremgår af bilag 5B. Rettelser i omlægningsdato eller manglende omlægningsdato er særligt vigtige at registrere. Rettelser til husdyrhold på bedriftsrapporten Hvis rettelser vedrørende omlægningsdatoer, husdyrarter og antal dyr er meddelt Plantedirektoratet eller FødevareErhverv, noteres de på bedriftsrapporten. Ændringer vedr. husdyrhold til eget brug noteres blot på bedriftsrapporten. Der er ikke tale om opfordring eller overtrædelse, hvis ændringerne ikke er meddelt til Økologi i Sorgenfri. Det skal noteres, om dyrene er indsat i overensstemmelse med afsnit 8.3.9. Se endvidere afsnit 8.1.1 om overtrædelser i forbindelse med ændringer i husdyrholdet eller omlægningsdatoer. Ændringer skal suppleres med de husdyrkoder, som fremgår af bilag 5B. Det er særlig vigtigt at registrere ændringer til omlægningsdatoer. 19