Notat Emne Til Kopi til Retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med private tilbud August 2012. 1. Indledning Aarhus Kommune har siden 1. januar 2007 haft opgaven med godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder for børn og unge (SL s. 66, nr. 5), private botilbud (SL s. 107), private behandlingstilbud (SL s. 101) samt pladser til anbringelser af børn og unge ved kost- og efterskoler. Opgaven er organisatorisk placeret i Tilsynsenheden, der er en stabsfunktion i Socialforvaltningens Sekretariat. For at sikre kvaliteten i Aarhus Kommunes godkendelser og tilsyn og for at sikre en hurtig, fair og ensartet sagsbehandling, fastlægges der retningslinjer for Tilsynsenhedens godkendelse af og tilsyn med private socialpædagogiske opholdssteder, private botilbud, private behandlingstilbud og pladser til anbringelser af børn og unge ved kost/ efterskoler. Retningslinjerne tager udgangspunkt i den lovgivning og det regelsæt og vejledninger, der er for området. Aarhus Kommunes udgangspunkt i godkendelsesprocessen og ved det løbende driftstilsyn er, at private tilbud er selvstændige virksomheder, der selv forvalter denne virksomhed ud fra den gældende lovgivning for drift af virksomhed for offentlige midler. Aarhus Kommune Socialforvaltningen Tilsyn Jægergården Værkmestergade 15 8100 Århus C Sagsnummer: Sagsbehandler: Ib Rønn Telefon: 8940 2000 Telefon direkte: 8713 4167 Telefax: 8940 3080 2. Lovgrundlag Den stedlige kommunalbestyrelse godkender private opholdssteder, private botilbud og private behandlingstilbud for stofmisbrugere efter lov om social service 66, stk. 5, 107 og 101 som generelt egnede. Opholdssteder for børn og unge og botilbud for voksne skal være godkendt som generelt egnede af den stedlige kommunalbestyrelse i henhold til lov om social service 142, stk. 7 og 144 stk. 1. Døgntilbud, der er godkendt af anden offentlig myndighed efter reglerne herom (f.eks. kost- og efterskoler), skal være godkendt af den stedlige kommune efter den sociale lovgivning, for at stedet kan anvendes af de sociale myndigheder som anbringelsessted. Overordnede retningslinier for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 1 af 8
Godkendelse af og tilsyn med private tilbud er blandt andet reguleret efter følgende lovgivning, bekendtgørelser og vejledninger: Lov om socialservice, Lovbekendtgørelse nr. 904 af 18.08. 2011 5, 46, 66 pkt. 5, 81 og 82, 101, 107, 143 stk. 7 148a og 149. Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, Lovbekendtgørelse nr. 656 af 15.06. 2012 15 og 16. Lov om retssikkerhed ved forvaltningens anvendelse af tvangsindgreb og oplysningspligt 5, Lov nr. 442 af 09.06. 2004. Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud. Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. 12. 2010. Socialministeriets bekendtgørelse nr. 1093 af 21. september 2010 om magtanvendelser over for børn og unge, der er anbragt uden for hjemmet. Socialministeriets bekendtgørelse nr. 688 af 21. juni 2010 om magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten overfor voksne, herunder pædagogiske principper overfor voksne. Socialministeriets bekendtgørelse nr. 627 af 15. juni 2006 om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer i visse tilbud efter lov om social service og i frivillige sociale organisationer. Vejledning nr. 1 til Serviceloven afsnit II om Godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og botilbud. KL s og Danske Regioners vejledning fra 2006. Herudover vil der være lovgivning og bekendtgørelser, (blandt andet - fondslovgivning, folkeskolelovgivningen og årsregnskabslovgivningen) der regulerer delelementer i godkendelsesarbejdet. 3. Beslutningskompetence Aarhus Kommune har delegeret beslutningskompetencen for godkendelse, ændringer af godkendelser, afslag på ansøgninger om godkendelser og tilbagekaldelse af godkendelser til Socialforvaltningen således: Socialforvaltningens ledelse har beslutningskompetencen for godkendelse og ændringer i godkendelser af opholdssteder og botilbud. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 2 af 8
Socialforvaltningens ledelse har beslutningskompetencen for afslag på ansøgninger om godkendelse samt inddragelse af godkendelse. Det forudsættes, at Rådmanden for Sociale Forhold og Beskæftigelse er orienteret forud for sådanne beslutninger. En gang om året udarbejdes redegørelser om henholdsvis tilsyn og magtanvendelse. Indholdet i disse redegørelser vil indeholde afsnit om godkendelse af og tilsyn med private tilbud herunder økonomisk tilsyn, magt-anvendelse, udviklingen på det private område og samarbejdet med de private tilbud. Redegørelsen behandles på Rådmandsmøde, i Socialudvalget og fremsendes til Byrådet, Handicaprådet og Det sociale Forbrugerråd til orientering. Aarhus Kommunes godkendelse af et privat tilbud er garant for, at der i forhold til organisation, fysiske rammer, ledelse og personale, målgruppe, pædagogiske målsætninger og metoder samt økonomi er den nødvendige kvalitet og sammenhæng mellem tilbuddets kvalitet og opholdsbetalingen. 4. Procedure for behandling af ansøgning om godkendelse til at drive et privat tilbud. I forbindelse med godkendelsen skal tilbuddet både vurderes som en helhed, og der skal foretages specifikke vurdering af andre væsentlige forhold ved tilbuddet: Organisatoriske forhold, blandt andet hvorvidt tilbuddet skal være privatejet, fondsejet eller ejet af et selskab. Vil de fysiske rammer være velegnede til målgruppen. Vil de fysiske rammer kunne understøtte de pædagogiske målsætninger og metoder. De fysiske rammer skal i den forbindelse forstås, som forholdene - i boligen, i nærmiljøet, ude areal og rummelighed og tilgængelighed i såvel individuelle som fælles arealer. Ledelse og medarbejdere, hvilke personlige og hvilke faglige kvalifikationer skal der være i den samlede ledelses- og medarbejdergruppe. Herudover skal det vurderes, om der skal være specifikke kompetencer med baggrund i målgruppen. Antal af medarbejdere set i forhold til, målgruppens behov og vanskeligheder, pædagogiske målsætninger og metoder. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 3 af 8
Definition og afgrænsning af målgruppen, herunder både beskrivelse af målgruppens generelle og specifikke behov, samt målgruppens generelle og specifikke vanskeligheder. Tilbuddets pædagogiske målsætninger og metoder, herunder eksempler på hvordan disse omsættes i praksis. I hvilket omfang og hvordan inddrages brugere og hvordan samarbejdes med pårørende. Tilbuddets økonomi. Forslag til budget og budgettets hovedposter vurderes for godkendelse. Eventuel huslejekontrakt vurderes konkret. Med baggrund i et godkendt budget fastsættes opholdsbetalingen. Henvendelse fra ansøger. Uanset henvendelsesform, vil Tilsynsenheden forsøge at sikre, at ansøger har eller får kendskab til de grundlæggende betingelser for godkendelse af et privat tilbud. Herudover opfordres ansøger til at orientere sig i den lovgivning og det regelsæt, der er grundlag for at oprette og drive privat tilbud og som minimum opfordre ansøger til at gennemlæse, Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud og disse retningslinier. For samtale med ansøger. En ansøger kan forinden en ansøgning er udarbejdet forvente, at blive indbudt til en forsamtale. Formålet med forsamtalen er, at sikre, at ansøger får indsigt i betingelserne for at oprette og drive et privat socialt tilbud, at sikre, at ansøger har et oplyst og kvalificeret grundlag for udarbejdelsen af en ansøgning, at medvirke til, at ansøger bliver afklaret i forhold til væsentlige elementer i en ansøgning. Ved forsamtalen gives der ikke rådgivning i forhold til, hvordan det aktuelle behov for private tilbud generelt, eller specifikt er i forhold til en bestemt målgruppe. I forlængelse af forsamtalen vil ansøger ved fremsendelse af et notat få en tilkendegivelse fra Tilsynsenheden om, hvorvidt det vurderes, at være grundlag for fremsendelse af en egentlig ansøgning, herunder hvilke forhold der skal afklares eller bringes i orden før behandling af ansøgning. Skriftlig ansøgning Ansøgning om oprettelse privat opholdssted, botilbud eller behandlingstilbud skal være skriftlige og som minimum indeholde: Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 4 af 8
Beskrivelse af organisationsform, skal tilbuddet oprettes som enkeltmandsvirksomhed, fond eller selskab? For tilbud, der oprettes som fonde eller selskaber, skal der udarbejdes en vedtægt. Herunder en formålsparagraf. Eventuelle oplysninger om bestyrelsessammensætning. Bestyrelsessammensætningen skal ikke godkendes. For tilbud, der oprettes som fond, skal der udfærdiges et stiftelsesdokument. Beskrivelse af tilbuddets pædagogiske målsætninger og metoder. Beskrivelse af tilbuddets målgruppe, herunder beskrivelse af såvel målgruppens generelle og specifikke behov, målgruppens vanskeligheder og problemstillinger. Beskrivelse af de fysiske rammer, herunder beskrivelse af lokalområdet, udenomsarealer, bygningers indretning og størrelse, fællesarealer og individuelle boliger. Herudover beskrives bade- og toiletfaciliteter, udfoldelsesmuligheder i fritid og adgangsforhold. Afklaring af myndighedsgodkendelse i forhold planlov, landzonelov, bygningsreglement og eventuelle servitutter på ejendommen. Beskrivelse af kontakten til og orienteringen af lokalområdet. Det forventes, at naboer så tidlig som muligt orienteres om planerne om oprettelse af tilbuddet. Beskrivelse af tilbuddets økonomiske forhold, herunder budgetforslag. Budgetforslaget opdeles i tre hovedgrupperinger lønudgifter, ejendomsudgifter og øvrige udgifter. Der skal være oplysninger og begrundelse for forslag til personaleressourcer og personalesammensætning, herunder aflønning og pensionsforhold. Beskrivelse af ledelses- og personalesammensætningen, herunder beskrivelse af faglige og personlige kvalifikationer. Tilsynsenheden godkender ikke den enkelte medarbejder, men den samlede personalesammensætning. Hvis der på ansøgningstidspunktet er kendskab til hvem, der konkret ansættes, skal der vedlægges CV for disse medarbejdere. Behandling af ansøgninger betragtes som en løbende proces, hvor der løbende vil være kontakt mellem ansøger og Tilsynsenheden. En ansøger kan under processen kræve ansøgningen behandlet på et foreliggende grundlag. Ligeledes kan behandlingen af ansøgning stilles i bero, hvis der er enighed herom mellem ansøger og Tilsynsenheden. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 5 af 8
Tilsynsenheden skal forelægges følgende attester fra ansøger: Børneattest, hvis der er tale om et tilbud der modtager børn. Straffeattest Restanceattest fra skattevæsenet Helbredserklæring, der udfyldes og underskrives af ansøger. Hvis ansøger ikke skal være leder af tilbuddet, skal ovennævnte attester også indhentes på lederen. Efter fremsendelse af ansøgning vil ansøger blive inviteret til et møde, hvor eventuelle spørgsmål eller uklarheder drøftes og søges afklaret. Herudover vil ansøger få oplyst, hvornår ansøgningen ventes færdigbehandlet. Sagsbehandlingstiden vil maksimalt være på tre måneder. Når der er truffet afgørelse om godkendelsen vil dette blive meddelt ansøger. Samtidig fremsendes klagevejledning. Ansøger kan klage over afslag på godkendelse eller betingelser i godkendelsen, til det sociale nævn. Når ansøgningen resulterer i en godkendelse, vil Tilsynsenheden fremsende en udkast til godkendelsesskrivelse til ansøger. Efter tilbagemelding fra ansøger vil der blive fremsendt endelig godkendelsesskrivelse. 5. Ændring af godkendelse Ændringer i godkendelsen kan behandles på baggrund af ønsker fra et tilbud. Forslag til ændringer beskrives af tilbuddet. Ansøgning om ændring af godkendelsen vil altid kunne behandles indenfor en frist på tre måneder. 6. Godkendelsens ophør Godkendelsen af et privat tilbud kan bringes til ophør, når det vurderes at forholdene på stedet er væsentlig ændret i forhold til godkendelsesgrundlaget. Før en godkendelse bringes til ophør, skal der på baggrund af en forhandling genvurderes om godkendelsen kan opretholdes. Endelig beslutning om godkendelsens ophør kan indbringes for det sociale nævn. Uanset om godkendelsen bringes til ophør efter kommunens beslutning eller efter beslutning i tilbuddet, skal det søges sikret, at der sker en hensigtsmæssig afvikling, af hensyn til de indskrevne. Tilsynsenheden skal tilstræbe en aftale med tilbuddet, der sikrer en hensigtsmæssig afvikling af tilbuddet. Tilsynsenheden følger afviklingen. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 6 af 8
7. Optagelse på tilbudsportalen Alle godkendte private tilbud skal være registreret på Tilbudsportalen. Tilbuddet indberetter sine oplysninger til Tilbudsportalen. Før disse oplysninger er tilgængelige på Tilbudsportalen, skal de være godkendt af Tilsynsenheden. 8. Tilsyn med private tilbud Tilsynsenheden fører det driftsorienterede tilsyn med de godkendte private tilbud, der er beliggende i Aarhus Kommune. Tilsynet ved det enkelte tilbud vil mindst omfatte et uanmeldt tilsyn om året og et varslet tilsyn hvert andet år. Herudover vil tilsynet omfatte tilsyn, hvor der er specielt fokus på udvalgte temaer. Mellem de ovennævnte tilsyn vil der være en løbende dialog mellem det enkelte tilbud og Tilsynsenheden. Denne dialog kan være om alle forhold, der kan have betydning for tilbuddet, tilbuddets brugere eller godkendelsesgrundlaget. Tilsynet følger de retningslinjer, der fremgår af Koncept for tilsyn med kommunale tilbud i Socialforvaltningen samt private opholdssteder, botilbud og behandlingstilbud til stofmisbrugere beliggende i Aarhus Kommune. Tilsynet skal primært tilse, at forudsætningen for indholdet i godkendelsen fortsat er til stede. 9. Særligt om økonomisk tilsyn Som en del af tilsynet med de private tilbud, føres der tilsyn med det enkelte tilbuds økonomiske forhold. Det økonomiske tilsyn finder blandt andet sted: I forbindelse med budgetlægningen, hvor Tilsynsenheden godkender budgettet. I forbindelse med budgetgodkendelsen fastsættes taksten for det kommende år. For opholdssteder er taksten bindende, for botilbud er taksten vejledende. Det reviderede regnskab gennemgås, vurderes og kommenteres af Tilsynsenheden, der kan indhente yderligere oplysninger og stille fremadrettede økonomiske krav til tilbuddet. I forbindelse med øvrige tilsyn vil budgetforudsætninger, sammenhæng mellem budget og forbrug og sammenhæng mellem opholdsbetaling og tilbuddets indhold løbende blive drøftet og vurderet. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 7 af 8
Forud for budgetlægningen udsender Tilsynsenheden en budgetvejledning, hvor rammer og forudsætninger for den kommende budgetlægning fastlægges. Forud for regnskabsaflæggelse udsendes et regnskabsbrev, hvoraf forventninger til regnskabsmaterialet fremgår, blandt andet et krav om at der er foretaget forvaltningsrevision af det indsendte regnskab. Overordnede retningslinjer for godkendelse af og tilsyn med botilbud og opholdssteder Side 8 af 8