Sådan er vi forsikret Forsikringsvejledning for Faxe Kommune Risikostyringsprisen 2013 Pris givet af Gjensidige Forsikring Tænk dig om det skader ikke Revideret Januar 2015 Side 1 af 10
Indholdsfortegnelse HVEM ER OMFATTET AF FORSIKRINGSPOLITIKKEN... 3 ANSVAR OG KOMPETENCE... 3 Politisk godkendelse... 3 Direktionen... 3 Risikokoordinatoren... 3 Forsikringsmægleren... 4 ET TYPISK SKADESFORLØB... 4 FORSIKRINGSLØSNING... 4 Bygningsforsikring Gjensidige... 4 Entrepriseforsikring Gjensidige... 5 Løsøreforsikring Gjensidige... 5 Motorkøretøjsforsikring Topdanmark - Policenr. Kommer senere... 5 Arbejdsskadeforsikring Protector (Katastrofedækning)... 6 Rejseforsikring AIG... 6 Kollektive ulykkesforsikringer AIG... 6 Kriminalitetsforsikring AIG... 6 Kunstudstilling... 6 Lystfartøjsforsikring Gjensidige... 6 Erhvervs- og produktansvarsforsikring... 6 1) Kommunal ledelsesansvarsforsikring (bestyrelsesansvar) - Gjensidige... 7 2) Ansvars/kollektiv ulykke for børn og plejeanbragte børn... 7 GENERELT OM DÆKNING AF SKADER... 7 TAKSTFINANSIERET OMRÅDE... 7 SKADEANMELDELSER... 7 TYPISKE SKADETYPER OG DERES BEHANDLING... 8 Bygnings-, løsøre-, auto- og ansvarsskader... 8 Arbejdsskader... 8 Brilleskader... 8 MÆGLERSERVICERING/FORSIKRINGSENHEDEN... 9 Arbejdsskader... 9 Erhvervsansvarsskader... 9 Skadebehandling bygning/løsøre... 9 INTERN SELVRISIKO... 9 FORSIKRINGS OG SIKRINGSREGISTER... 9 Opdatering af aktiver... 9 Bygninger... 9 Entreprise... 10 Løsøre... 10 Motor... 10 ØVRIG INFORMATION... 10 Side 2 af 10
Hvem er omfattet af forsikringspolitikken Formålet med nærværende vejledning er at sikre, at der administreres efter ensartede retningslinjer i forsikringssager i Faxe Kommunes centre og kommunale institutioner og gælder således for alle centerområder og alt personale. Med virkning fra den 1. januar 2014 har Faxe Kommune indgået nye forsikringsaftaler på baggrund af et gennemført EU-udbud. Aftalerne gælder 3 år med mulighed for forlængelse i op til 2 år. Ansvar og kompetence Politisk godkendelse Det fremgår af styrelsesvedtægten 11, at Økonomiudvalget fastsætter regler om i hvilket omfang kommunens værdier skal forsikres. Det betyder at ansvar og kompetence er placeret hos Økonomiudvalget. Direktionen Direktionens forpligtigelse: Har ansvaret for at forsikringerne administreres i henhold til den overordnede forsikringspolitik samt træffe beslutninger om problemstillinger i den anledning. Der aflægges årsrapport til økonomiudvalget / kommunalbestyrelsen. Risikokoordinatoren Risikokoordinatorens forpligtigelse: Har ansvaret for, at den daglige forsikringsadministration sker i overensstemmelse med forsikringspolitikken. Har ansvaret for, at der etableres et rapporteringssystem for omkostninger til sikring, forsikring og egenrisiko og derigennem et samlet overblik over kommunens risikoomkostninger. Udarbejder årlig rapport til Direktionen/Økonomiudvalg/ Kommunalbestyrelse til brug for ajourføring af forsikringspolitikken. Er ansvarlig for etablering af de vedtagne policer for kommunen. Er kommunens kontakt til forsikringsmægleren og har ansvaret for, at informere vedrørende ændringer i risici samt anmeldelse af storskader til forsikringsmægleren. Side 3 af 10
Forsikringsmægleren Forsikringsmægleren er kommunens eksterne forsikringsmæssige ekspertise, hvorigennem al kontakt med forsikringsleverandørerne foregår. Forsikringsmægleren yder kommunen rådgivning og bistand på forsikringsområdet. Et typisk skadesforløb 1. Skaden opstår og registreres til anmeldelse. 2. Afværgeforanstaltninger iværksættes, ansvarlig leder eller Center for Kommunale Ejendomme rekvirerer håndværkere, - akut afhjælpning kan være nødvendig for at begrænse skaden. 3. Hærværk og tyverier anmeldes altid til politiet. 4. Skaden anmeldes via ISAP skadesregistreringssystem. Du finder systemet på Medarbejderportalen Forsikringsenheden og her anvender man Faxekuben. Brugernavn og password til skadesregistreringssystemet får du i Forsikringsenheden. Ved tvivlsspørgsmål kan du kontakte Tina Petersen eller Berit Pedersen, Forsikringsenheden på tlf. 5620 3839 eller 5620 3838. Alle skader skal anmeldes uanset evt. dækning af hensyn til skadesforebyggende tiltag og et samlet overblik over kommunens skader. 5. Faktura fra håndværkere mv. fremsendes elektronisk til betaling hos Forsikringsenheden efter godkendelse på institution/center og betales herefter centralt. 6. Forsikringsenheden konterer evt. selvrisiko og modregner direkte på institutionernes konti. Udbetaling af erstatning eller refusion i forbindelse med skader kan ikke ske før skaden er godkendt af Forsikringsenheden. Forsikringsløsning De forsikringer, som Faxe Kommune har etableret med virkning fra den 1. januar 2014 er placeret således: Bygningsforsikring Gjensidige Dækningsomfang bygningsforsikring: Bygningsbrand inkl. el-skade/kortslutningsdækning, fuld- og nyværdi Stormskade Jordskadedækning Huslejetab og genhusningsomkostninger Side 4 af 10
Der er for den enkelte institution en selvrisiko pr. skadesbegivenhed på kr. 2.000. Entrepriseforsikring Gjensidige Dækningsomfang entrepriseforsikring: Entreprisesum kr. 25.000.000 Bygherrens bestående bygninger kr. 5.000.000 Ansvarsforsikring kr. 10.000.000 ved personskade og tingskade. Der er for kommunen en selvrisiko på kr. 25.000 pr. skadesbegivenhed, som skal afholdes af byggeprojektet. Alle entrepriser op til kr. 25.000.000 er automatisk forsikringsdækket. Ved farlige arbejder såsom ramning, pilotering og lignende samt ved entrepriser der beløbsmæssigt overstiger ovenstående sum, skal der indhentes særlig dækningsbekræftelse. Spørg hvis du er i tvivl om dækning. Ved entrepriser over 25.000.000 eller hvis byggeperioden overstiger 24 mdr. skal der tegnes selvstændig police på entreprisen. Løsøreforsikring Gjensidige Dækningsomfang løsøreforsikring: Brand inkl. el-skade/kortslutningsdækning Der er for den enkelte institution en selvrisiko pr. skadesbegivenhed på kr. 2.000. Ved samtidig skade på bygning og løsøre opkræves selvrisikoen kun én gang. Motorkøretøjsforsikring Gjensidige - Policenr. - 3532840 Dækningsomfang motorkøretøjsforsikring: Ansvar Brand Der er for den enkelte institution en selvrisiko pr. skadesbegivenhed på kr. 2.000. Når skaden er sket: o o o o Skaden skal registreres i ISAP-skadesregistreringssystem Bilen skal på det værksted I plejer at benytte o Taksator vurderer skaden ved skader over 8.000 o Skadesrapport skal sendes til Forsikringsenheden indeholdende oplysninger om skade & pris Alle skader skal godkendes af Forsikringsenheden inden reparation påbegyndes Når fakturaen fra værkstedet kommer skal den godkendes af institutionen og efterfølgende sendes elektronisk via web betaling til enhed forsikring med henblik på betaling. Side 5 af 10
Arbejdsskadeforsikring Protector (Katastrofedækning) Faxe Kommune er selvforsikret på området, dog er der tegnet en katastrofedækning der dækker, hvis mere end to personer ved samme begivenhed kommer til skade. Rejseforsikring AIG Der er tegnet års rejseforsikring. Inden afrejse anmeldes rejsen til Forsikringsenheden med oplysning om - Rejseperiode - Antal deltagere - Destination Husk før rejsen at få udleveret et forsikringskort som dokumentation. Kollektive ulykkesforsikringer AIG Der er etableret ulykkesforsikringer for følgende personkreds: Kommunalbestyrelsesmedlemmer Brandmænd Forsikringen omfatter invaliditet samt dødsfald. Kriminalitetsforsikring AIG Der er tegnet Kriminalitetsforsikring for kommunens ansatte hos AIG omfattende: Direkte økonomisk tab påført kommunen ved kriminelle handlinger begået af ansatte i kommunen. Der er for den enkelte institution en selvrisiko pr. skadesbegivenhed på kr. 2.000. Kunstudstilling Kommunen tegner ikke længere forsikring for kunstudstillinger. Evt. forsikring må tegnes af udstillerne. Lystfartøjsforsikring Gjensidige Der er tegnet søforsikring for diverse lystfartøjer og omfatter afhængig af fartøjets alder, størrelse og værdi: Ansvar eller Ansvar og kasko Der er for den enkelte institution en selvrisiko pr. skadesbegivenhed på kr. 2.000. Erhvervs- og produktansvarsforsikring Faxe kommune er selvforsikret på området. Der er dog tegnet nogle få mindre specialforsikringer, jfr. nedenfor: Side 6 af 10
1) Kommunal ledelsesansvarsforsikring (bestyrelsesansvar) - Gjensidige Der er tegnet kommunal ledelsesansvarsforsikring hos Gjensidige. Forsikringen dækker personer der er udpeget af kommunalbestyrelsen til at sidde i bestyrelse, repræsentantskab, nævn og råd. Forsikringen er tegnet uden selvrisiko. 2) Ansvars/kollektiv ulykke for børn og plejeanbragte børn Kommunen tegner ikke ansvars- og kollektiv ulykkesforsikring for børn og børn i familiepleje og aflastning. Det er forældrenes ansvar at tegne disse forsikringer. Generelt om dækning af skader Der vil være dækning for de samme skadestyper, som hidtil har været dækket af forsikringen. Det vil sige, at der også er dækning på områder, hvor kommunen nu er selvforsikret, eksempelvis kaskoskader på biler. Følgende skader er derfor fortsat ikke dækket og må fuldt ud bæres af institutionen selv, såsom bl.a.: - Glasskader der er oprettet en speciel pulje til disse skader - Hærværksskader uden for bygning, - Simpelt tyveri, - Skader afledt af manglende vedligeholdelse. - Svamp- og insektskader - Udvidet rørskade Glas-, hærværks- og udvidet rørskader skal anmeldes i ISAP skaderegistreringssystemet for, at der skal skabes et overblik over skadesomfanget på disse områder. Takstfinansieret område Der er etableret eget forsikringsprogram for Udlejningsejendomme. Dette område er fuldt forsikrede uden selvrisiko. Udlejningsejendommene er placeret hos Gjensidige. Skadeanmeldelser Alle skader anmeldes elektronisk via nettet. Du finder systemet på Medarbejderportalen under Forsikringsenheden og vælger herefter Faxekuben. Brugernavn og password til skadesregistreringssystemet får du i Forsikringsenheden. Side 7 af 10
Af hensyn til styringen på økonomien i forhold til de enkelte år er det administrativt besluttet, at alle skader skal anmeldes hurtigst muligt. Husk ved tyveri og hærværk altid at anmelde skaden til Politiet. Ved tvivlsspørgsmål kan du kontakte Forsikringsenheden: Tove Bjørklund, tlf. 5620 3842 Berit Pedersen, tlf. 5620 3838 Tina Petersen, tlf. 5620 3839 Alle skader også skader under selvrisiko skal anmeldes i ovennævnte skadesregistreringssystem ISAP, så vi har et overordnet overblik over alle skader. Typiske skadetyper og deres behandling Bygnings-, løsøre-, auto- og ansvarsskader Hærværksskader og indbrud anmeldes først til Politiet. Skadesanmeldelse udfyldes af leder/medarbejder via nettet på ISAP skadesregistreringssystem. Forsikringsenheden behandler herefter sagen, og skriver i sagen om skaden er dækningsberettiget. Erstatning for stjålet motorkøretøj udbetales først efter 30 dage fra tyveriet er anmeldt til politiet. Arbejdsskader Alle arbejdsulykker skal anmeldes snarest muligt og senest 9 dage efter skadens indtræden. Ulykken skal altid anmeldes uanset sygefravær. Der kan efter bekendtgørelse om anmeldelse af arbejdsulykker m.v. til Arbejdstilsynet pålægges arbejdsgiveren bødeansvar, hvis en arbejdsulykke ikke bliver anmeldt rettidigt. I Faxekuben får du en masse god viden om arbejdsulykker. Anmeldelse af arbejdsulykker skal ske via A-skade i Faxekuben under arbejdsskader. Du skal have et brugernavn for at komme ind i systemet, dette kan du få ved henvendelse til Forsikringsenheden. Skadelidte får automatisk kopi af skadesanmeldelsen i sin E-boks. Brilleskader Skadeanmeldelse (kan printes fra Faxekuben) sendes til Forsikringsenheden. Ved skade på brillestel erstattes højest med Arbejdsskadestyrelsens satser. Pr. 1.januar 2015 udgør beløbet kr. 1.106 (jfr. lov om arbejdsskadesikring). Glas dækkes dog fuldt ud. Side 8 af 10
Mæglerservicering/Forsikringsenheden Arbejdsskader Der er lavet administrationsaftale med Willis omkring behandling af arbejdsskader før 1/1 2014. Herefter administrerer Forsikringsenheden selv disse skader. Alle fakturaer håndteres og betales af kommunen ved Forsikringsenheden. Erhvervsansvarsskader Der er lavet administrationsaftale med Willis omkring behandling af erhvervsansvarsskader. Alle fakturaer håndteres og betales af kommunen ved Forsikringsenheden. Skadebehandling bygning/løsøre Forsikringsenheden vurderer om skader er omfattet af Faxe Kommunes forsikringspakke, og behandler skader under selvrisikoen på baggrund af de gældende forsikringsbetingelser. Alle fakturaer håndteres og betales af kommunen ved Forsikringsenheden. Intern Selvrisiko Uanset størrelse af den eksterne selvrisiko på den tegnede forsikring, har den enkelte institution som udgangspunkt en selvrisiko på kr. 2.000 pr. skade. Resterende andel af selvrisiko overfor forsikringsselskabet dækkes af Forsikringsenheden. Forsikrings og sikringsregister Opdatering af aktiver Af hensyn til sikringsindsatser og forsikringsdækninger, er institutionerne forpligtet til løbende at underrette Forsikringsenheden om tilkøb og frasalg af bygninger, løsøre og motorkøretøjer således, at ændringerne kan registreres i Faxe Kommunes forsikringsregister. VIGTIGT: Hvis bygninger, motorkøretøjer og løsøre m.m. ikke er opført på Forsikringsenhedens aktivlister, er de ikke dækket af forsikringen, så husk at give besked. Bygninger Ved køb af nye bygninger skal følgende oplyses til Forsikringsenheden: Overtagelsesdato Kvm. Byggeår Anvendelse Tidligere ejer, forsikringsselskab samt policenummer Side 9 af 10
Ved salg af bygninger skal salgsdato meddeles Forsikringsenheden. Derudover skal købers forsikringsselskab fremsende skriftlig opsigelse til Gjensidige som bekræftelse på, at den nye ejers forsikringsselskab har overtaget brandrisikoen. Entreprise Alle entrepriser skal anmeldes til Forsikringsenheden på særskilt elektronisk entrepriseskema via mail senest 3 uger før start. Du kan få entrepriseskemaet tilsendt ved henvendelse til Forsikringsenheden, eller printe det fra Faxekuben på Medarbejderportalen under Forsikringsenheden. Løsøre Ændringer i løsøresummer eller nye forsikrings-/dækningsadresser skal straks anmeldes til Forsikringsenheden. Løsøresummerne skal svare til den forventede nyanskaffelsespris. Motor Køb af nye motorkøretøjer skal straks meldes til Forsikringsenheden, dette gøres ved at fremsende registreringsattest påført bilens nyværdi inkl. moms. For køretøjer hvor den originale attest skal være i bilen, fremsendes en kopi til Forsikringsenheden. Husk Faxe kommune skal stå som ejer og institutionen som bruger. Øvrig information Henvend dig til Forsikringsenheden ved Tove Bjørklund, tlf. 5620 3842, Berit Pedersen tlf. 5620 3838 eller Tina Petersen 5620 3839 hvis du har spørgsmål til ovenstående. Du kan også finde al information om forsikring, sikring og risikoforebyggelse i Faxekuben. Det er også her du anmelder skader. Side 10 af 10