Om årsafslutning 2013 Oktober 2013
Indhold 1 Indledning 3 1.1 Departementernes ansvar 3 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) 3 1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) 4 1.4 Tilknyttede vejledninger omkring årsafslutningen 4 2 Hvad er nyt 5 2.1 Der lukkes for bogføring med udgangen af januar 5 2.2 Væsentlige fejlrettelser kan bogføres i uge 6 5 2.3 Periode 13 opdeles kun på 2 delperioder 5 2.4 Bevillingsafregningen omlægges 6 2.5 Endelig regnskabsgodkendelse den 20. februar 6 2.6 Offentliggørelse af årsrapporter den 20. marts 6 3 Processen 7 3.1 Periode 12 7 3.2 Periode 13,1 8 3.3 Periode 13,2 10 3.4 Godkendelse af ministerområderegnskab 10 3.5 Afstemning til SKS 11 3.6 ØSC understøttelse 11 3.7 Supplerende regnskabsmateriale 12 3.8 Regnskabsmæssige forklaringer 12 3.9 Årsrapport 2013 12 4 Otte gode råd om årsafslutningen 13 4.1 Udpeg en tovholder 13 4.2 Udarbejd huskelister 13 4.3 Kortlæg arbejdsgange 14 4.4 Arbejd med sideløbende processer 15 4.5 Udarbejd foreløbig årsafslutning 15 4.6 Anvend periodiseringsoversigter 16 4.7 Indhent fakturaer i god tid 16 4.8 Få mellemregningskonti udlignet 16 Vedlagte bilag Bilag 1: Tidsplan for årsafslutning 2013 Bilag 2: Regnskabserklæring til godkendelse af ministerområderegnskaberne Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 E modst@modst.dk www.modst.dk CVR-nr. 10213231 EAN-nr. 5798000015005
1 Indledning Årsafslutningen for 2013 fremrykkes med ca. én måned set i forhold til årsafslutningen for 2012 med henblik på, at statsregnskabet og årsrapporterne for 2013 kan fremsættes den 20. marts 2014. Fremrykningen gennemføres ved at lukke for bogføring i Navision ca. 2 uger tidligere end i 2012. De resterende 2 ugers besparelse opnås ved en omlægning af bevillingsafregningen. Vejledningen her indeholder en gennemgang af de nærmere retningslinjer for gennemførelsen af årsafslutningen 2013. Hovedprincipperne i omlægningen er nærmere gennemgået i kapitel 2. Herefter følger i kapitel 3 en nærmere gennemgang af årsafslutningsprocessen og de tidsfrister, der er knyttet til selve processen. Endelig indeholder kapitel 4 en række råd til, hvorledes man kan tilrettelægge selve processen. Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man så hurtigt som muligt går i gang med at fastlægge de nærmere interne retningslinjer for gennemførelsen af årsafslutningen for 2013, dels med henblik på at få gennemgået og fordelt arbejdsopgaver mv., og dels med henblik på at få tilrettelagt selve den interne proces omkring årsafslutningen. 1.1 Departementernes ansvar Det er departementernes ansvar at tilrettelægge årsafslutningen indenfor de enkelte ministerområder. Departementerne er i den forbindelse også ansvarlige for selve bevillingsafregningen, herunder sikring af at bevillingsafregningen bogføres i så god tid, at den samlede bevillingsafregning kan være afsluttet med udgangen af januar måned 2014, jf. afsnit 3.2. Departementerne er ligeledes ansvarlige for at godkende de endelige ministerområderegnskaber overfor Moderniseringsstyrelsen. Denne godkendelse skal senest foretages torsdag den 20. februar 2014. 1.2 Institutionernes ansvar (Navision brugere) De enkelte statsinstitutioner er ansvarlige for at gennemføre årsafslutningen inden for de overordnede rammer, der er udstukket af henholdsvis Moderniseringsstyrelsen og ressortdepartementerne. For Navision brugere, der er tilsluttet Økonomiservicecenteret, vil der blive udarbejdet en særskilt beskrivelse af tidsterminer i forbindelse med årsafslutningen. Vejledningen kan findes på Statens Administrations hjemmeside. 3
1.3 Institutionernes ansvar (øvrige brugere) Statsinstitutioner, der anvender andre lokale økonomisystemer end Navision, er underlagt de samme forpligtelser omkring årsafslutningen som Navision brugere, men de er selv ansvarlige for den løbende dataoverførsel til SKS. Disse institutioner skal derfor selv sørge for den løbende afstemning af data registreret i SKS set i forhold til data registreret i de lokale økonomisystemer, jf. afsnit 3.5. 1.4 Tilknyttede vejledninger omkring årsafslutningen Der vil i tilknytning til denne vejledning blive udarbejdet følgende vejledninger, der er relevante i relation til årsafslutningen: 1. Moderniseringsstyrelsens vejledning om bevillingsafregning 2013. Vejledningen kan hentes på ØAV under vejledninger på regnskabsområdet. 2. Moderniseringsstyrelsens vejledning om udarbejdelse af årsrapport 2013. Moderniseringsstyrelsen udsender særskilt information herom, når vejledningen er tilgængelig. 3. Moderniseringsstyrelsens vejledning om årsafslutning 2013 i Navision. Moderniseringsstyrelsen udsender særskilt information herom, når vejledningen er tilgængelig. 4. Statens Administrations vejledning om årsafslutning 2013. Statens Administration udsendes særskilt information herom, når vejledningen er tilgængelig. 4
2 Hvad er nyt Den centrale ændring i forbindelse med årsafslutningen for 2013 er, at den skal afsluttes ca. én måned tidligere end i 2012. Fremrykningen gennemføres ved at lukke for bogføring i de lokale økonomisystemer ca. 14 dage tidligere end i 2012, mens de resterende 14 dages tidsbesparelse opnås ved en omlægning af bevillingsafregningen. De væsentligste ændringer i relation til årsafslutningen 2013 er sammenfattet i nedenstående oversigt. De væsentligste ændringer i forbindelse med årsafslutningen 2013 1. Der lukkes for bogføring med udgangen af januar måned 2. Der er en uge til væsentlige fejlrettelser 3. Periode 13 opdeles kun på 2 delperioder 4. Bevillingsafregningen omlægges 5. Endelig regnskabsgodkendelse den 20. februar 2014 6. Offentliggørelse af årsrapporter og statsregnskab den 20. marts 2014 2.1 Der lukkes for bogføring med udgangen af januar Al bogføring skal være afsluttet med udgangen af januar måned 2014 inkl. bogføring af bevillingsafregningen, jf. afsnit 2.4. Efter udgangen af januar måned er der udelukkende adgang til bogføring af eventuelle fejlrettelser i den udstrækning, disse fejlrettelser er godkendt af Moderniseringsstyrelsen. 2.2 Væsentlige fejlrettelser kan bogføres i uge 6 Efter udgangen af januar er der én uge til bogføring af eventuelle væsentlige fejlrettelser (uge 6). Eventuelle væsentlige fejlrettelser må kun bogføres med Moderniseringsstyrelsens forudgående godkendelse, jf. den nærmere beskrivelse i afsnit 3.4. 2.3 Periode 13 opdeles kun på 2 delperioder Periode 13 har tidligere været opdelt på en række delperioder, hvor hver delperiode var forbeholdt bogføringen af en række særskilte regnskabsposter. I forbindelse med årsafslutningen 2013 opdeles periode 13 kun på 2 delperioder henholdsvis periode 13,1 og periode 13,2. 5
Periode 13,1 løber indtil udgangen januar måned, mens periode 13,2 løber indtil udgangen af uge 6 og udelukkende omfatter bogføring af væsentlige fejlrettelser. De to delperioder er nærmere beskrevet i afsnit 3.2 og afsnit 3.3. 2.4 Bevillingsafregningen omlægges Indtil i dag er bevillingsafregningen både blevet bogført i Navision (de lokale økonomisystemer), og samtidig har man manuelt skulle indrapportere bevillingsafregningen til Statens Budgetsystem. Fra i år skal bevillingsafregningen udelukkende bogføres i Navision, hvorefter den automatisk vil blive overført til Statens Budgetsystem. Herved kan processen gøres kortere og samtidig undgår man de mange differencer mellem registreringerne i Navision og Statens Budgetsystem. Bevillingsafregningen skal være afsluttet med udgangen af januar måned. Processen omkring bevillingsafregningen er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsen særskilte vejledning om bevillingsafregning 2013. 2.5 Endelig regnskabsgodkendelse den 20. februar Departementerne skal godkende ministerområderegnskaberne overfor Moderniseringsstyrelsen senest torsdag den 20. februar 2014. Godkendelsen foretages ved indsendelse af underskrevet regnskabserklæring til Moderniseringsstyrelsen, jf. afsnit 3.4. 2.6 Offentliggørelse af årsrapporter den 20. marts Den 20. marts 2014 offentliggøres det endelige statsregnskab for 2013 og på samme dato skal årsrapporterne for 2013 foreligge i underskrevet stand. Selve retningslinjerne for udarbejdelsen af årsrapporterne er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens særskilte vejledning om udarbejdelse af årsrapporter. 6
3 Processen De enkelte institutioners bogføring af årsafslutningen 2013 inkl. bevillingsafregningen skal som udgangspunkt være afsluttet med udgangen af januar måned 2014. Herefter kan der i uge 6 bogføres væsentlige fejlrettelser, såfremt disse er godkendt af Moderniseringsstyrelsen. Efter uge 6 foretager Moderniseringsstyrelsen den afsluttende konsolidering af det samlede statsregnskabet. Den samlede tidsplan for årsafslutningen er illustreret på nedenstående tidslinje, hvor det samtidig er angivet, hvor mange arbejdsdage der er til rådighed i de enkelte perioder. Tidsplan for årsafslutning 2013 7 arbdage 13 arbdage 5 arbdage 9 arbdage 20 arbdage 31.12 31.1 28. 14.1 7.2 20.2 Periode 12 Periode 13.1 Periode 13.2 20.2 Regnskabserklæring 20.3 Statsregnskab Tidsplanen er nærmere uddybet i bilag 1. 3.1 Periode 12 Sidste dag for bogføring i periode 12 er tirsdag den 14. januar 2014, hvor efter regnskabstal kan udskrives fra Statens Koncern System (SKS) onsdag morgen den 15. januar. Samlet set er der 9 arbejdsdage til bogføring i periode 12 efter månedens udløb. Den længere periode til bogføringen i periode 12 set i forhold til årets øvrige måneder skyldes, at al almindelig bogføring og afstemning så vidt muligt skal være afsluttet inden udgangen af periode 12, således periode 13 kan forbeholdes bogføring af poster, der først kan opgøres, når periode 12 er afsluttet. Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12: 01. december 2013 Periode 12 starter 18. december 2013 Sidste frist for registrering af betalinger i banken via ØSC 18. december 2013 Sidste frist for udsendelse af fakturaer til andre statsinst. 7
9. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 13. januar 2014 Afskrivninger foretages og bogføres i ØSC 14. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 12 Til brug for kontrol og afstemning af perioden udarbejder ØSC en samlet regnskabserklæring, når periode 12 er afsluttet, jf. afsnit 3.6. 3.2 Periode 13,1 Periode 13,1 løber fra onsdag den 15. januar til fredag den 31. januar, og efter udgangen af denne periode kan der kun foretages bogføring med Moderniseringsstyrelsen forudgående godkendelse. Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1: 15. januar 2014 Periode 13,1 starter 30. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 31. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,1 For at sikre en effektiv tids anvendelse i perioden, anbefaler Moderniseringsstyrelsen, at man udarbejder en nærmere arbejdsplan for, hvad der må bogføres i perioden, og på hvilke tidspunkter denne bogføring må foretages. Udarbejdelsen af en sådan arbejdsplan kan fx koordineres via en særskilt udpeget tovholder for årsafslutningsprocessen, jf. afsnit 4.1. Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man reserverer periode 13,1 til bogføring af følgende typer poster: Væsentlige fejlrettelser Transaktioner der først kan bogføres, når periode 12 er afsluttet Periodiseringsoversigter Bevillingsafregningen Væsentlige fejlrettelser Det er den enkelte institution, der selv afgør, hvad man vil acceptere af væsentlige fejlrettelser i perioden, men Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man fastlægger en intern definition, der sikrer, at man kun anvender tid til rettelse af fejl der har reel betydning for det endelige regnskabsresultat. Under væsentlige fejlrettelser bør endvidere indgå eventuelle rettelser på baggrund af den udsendte regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12, jf. afsnit 3.6. Periodiseringsoversigter Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man i løbet af periode 13,1 udarbejder periodiseringsoversigter med overslag over væsentlige udgifter og indtægter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger. 8
Disse oversigter kan så danne udgangspunkt for bogføring af udestående udgifter, således at man sikrer, at der sker en korrekt periodisering af regnskabet, jf. afsnit 4.6. Transaktioner der først kan bogføres, når periode 12 er afsluttet Udover væsentlige fejlrettelser og periodiseringsoversigterne kan der i periode 13,1 forekomme poster, der først kan opgøres, når periode 12 er afsluttet. Bogføringen af bevillingsafregningen vil falde under denne kategori. Af øvrige typer poster der kan falde under denne kategori kan fx være: 1. Lønreguleringer 2. Regulering af feriepengeforpligtelser eller øvrige reguleringer af hensættelser 3. Regulering af tilskud og refusionsordninger 4. Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler Det er ikke muligt at angive en udtømmende oversigt over poster, der kan falde under denne kategori, da dette vil variere fra institution til institution. Det centrale er imidlertid, at man i den enkelte institution gør sig nogle overvejelser om, hvad der findes af sådanne poster, således at man i god tid kan få fastlagt en procedure for håndtering af disse poster i periode 13,1. Bogføring af bevillingsafregningen Inden periode 13,1 afsluttes skal bevillingsafregningen være bogført. Bevillingsafregningen kan imidlertid først bogføres, når al anden bogføring er afsluttet, og bogføring af fejlrettelser, periodiseringsoversigter mv. skal derfor være foretaget inden den endelige bogføring af bevillingsafregningen kan foretages. Moderniseringsstyrelsen anbefaler at man tilrettelægger sine arbejdsgange således, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 5) kan forbeholdes departementernes kontrol af bevillingsafregningen plus eventuelle fejlrettelser i den forbindelse. Dette betyder, at institutionernes bogføring af bevillingsafregningen bør være afsluttet med udgangen af uge 4. ØSC vil i den forbindelse sikre, at alle bilag angående bevillingsafregningen, der modtages i ØSC fredag den 24. januar (uge 4) inden kl. 12 vil være bogført med udgangen af fredagen. Herved kan den endelige bogføring af bevillingsafregningen foreligge i SKS, når uge 5 starter, jf. i øvrigt afsnit 3.6. 9
De nærmere retningslinjer for håndteringen af bevillingsafregningen er nærmere beskrevet i Moderniseringsstyrelsens vejledning om bevillingsafregningen 2013. 3.3 Periode 13,2 Periode 13,2 løber fra lørdag 1. februar til fredag den 7. februar, og efter udgangen af denne periode kan der ikke længere foretages bogføring i relation til årsafslutningen. Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2: 01. februar 2014 Periode 13,2 starter 07. februar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC (kl.12.00) 07. februar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,2 Bogføring i periode 13,2 må udelukkende omfatte væsentlige fejlrettelser, der på forhånd er godkendt af Moderniseringsstyrelsen. Udgangspunktet for Moderniseringsstyrelsens definition af væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende. 3.4 Godkendelse af ministerområderegnskab Det afsluttende regnskab for 2013 er ministerområderegnskabet ultimo periode 13,2. Departementerne kan forvente, at dette regnskab er dannet som pdfdokument Kvartalsregnskab i SKS den 8. februar 2014. Ministeriernes godkendelse af regnskaberne sker i form af en særlig godkendelse (regnskabserklæring). Godkendelsen knytter sig til det afsluttende ministerområderegnskab. Det skal bemærkes, at kun fejl af væsentlig betydning for det endelige regnskabs rigtighed bør anføres i den særlige godkendelsesskrivelse (regnskabserklæring). Mindre væsentlige fejl og mangler anføres i stedet i de regnskabsmæssige forklaringer. Departementerne kan udfylde og underskrive den særlige godkendelse af ministerområderegnskabet (regnskabserklæring) og derefter fremsende den elektronisk til statsregnskab@modst.dk senest den 20. februar 2014. Alternativt kan departementerne returnere godkendelsen som udfyldt og underskrevet papirdokument. Det bemærkes, at regnskabserklæringen inkluderer en godkendelse af de indberetninger, som ministerområdet giver som input til statsregnskabets specifikationer og fortegnelser. 10
Departementerne skal samtidig markere i SKS, at de godkender det afsluttende ministerområderegnskab. Moderniseringsstyrelsen videresender de modtagne godkendelser til Rigsrevisionen. En kopi af regnskabserklæringen er angivet i bilag 2. 3.5 Afstemning til SKS De foretagne regnskabsposteringer i periode 13 fra brugere af Navision overføres løbende til SKS, mens brugerne af andre regnskabssystemer selv eksporterer deres regnskabsposter. Efter periode 13,1 skal der foretages afstemning mellem Navision og SKS. For Navision brugere sørger ØSC for at trække de relevante rapporter i hhv. Navision og SKS, som sikrer at disse perioder kan afstemmes. Rapporterne trækkes efter udløbet af periode 13,1 dvs. mandag den 3. februar 2014 om morgenen - før der bogføres yderligere i Navision. Institutioner der ikke betjenes af ØSC er selv ansvarlig for afstemningen. Der følges samme fremgangsmåde efter udløbet af periode 13,2 for de institutioner, som har fået tilladelse til at bogføre rettelser i periode 13,2. Oversigt over afstemningsrapporter i SKS og Navision Stat: Navision Stat: SKS Balance SKS-rapportering: Afstemningsliste til brug i løbet af periode 13. 3.6 ØSC understøttelse ØSC understøtter årsafslutningen ved udsendelse af regnskabserklæringer både med udgangen af periode 12 og med udgangen af periode 13. ØSC s regnskabserklæring angående periode 12 vil være tilgængelig i SKS den 23. januar 2014. Eventuelle rettelser som følge af regnskabserklæringen kan dermed bogføres i periode 13.1. ØSC s regnskabserklæring angående periode 13 vil være tilgængelig i SKS den 13. februar 2014. Denne erklæring omfatter den foretagne bogføring i periode 13,1 og 13,2. Når erklæringen foreligger, er der ikke længere mulighed for bogføring i regnskabsåret 2013, og eventuelle rettelser som følge af regnskabserklæringen må derfor medtages i det nye års regnskab. 11
I forbindelse med bogføringen af bevillingsafregningen i uge 4 og uge 5 kan man forvente, at bilag angående bevillingsafregningen, som er modtaget i ØSC inden kl. 12.00, vil være bogført inden dagens udgang. For at ØSC kan trække de relevante bogføringsbilag via DDI, er det vigtigt, at man holder kontakt til ØSC og i den forbindelse løbende informerer ØSC om fremsendte bestillingsnumre i relation til bogføringsbilag angående bevillingsafregningen. 3.7 Supplerende regnskabsmateriale Moderniseringsstyrelsen vil indkalde supplerende regnskabsmateriale (statslige garantiforpligtelser mv.) til brug for statsregnskabsudarbejdelsen. Det bemærkes, at kontaktpersonerne i departementerne kan nøjes med at indsende indberetningerne via e-mail til Moderniseringsstyrelsen, statsregnskab@modst.dk. 3.8 Regnskabsmæssige forklaringer Rigsrevisionens frist for aflevering af de regnskabsmæssige forklaringer for 2013 er fastlagt til den 20. marts 2014. Moderniseringsstyrelsen fremsender de tidligere omtalte regnskabserklæringer til Rigsrevisionen til brug for revisionen af statsregnskabet. Rigsrevisionen har endvidere adgang til alle de afsluttende ministerområderegnskaber for 2013, dvs. pdfversionen pr. ultimo periode 13,2. 3.9 Årsrapport 2013 Årsrapporten 2013 udarbejdes efter de særskilte retningslinjer der fremgår af Moderniseringsstyrelsens vejledning om årsrapport 2013. 12
4 Otte gode råd om årsafslutningen Nedenfor er samlet 8 gode råd til inspiration i forbindelse med den kommende gennemførelse af årsafslutningen. Rådene er baseret på de erfaringer som Moderniseringsstyrelsen indhøstede i forbindelse med forsøget angående en fremrykket årsafslutning i 2012. 8 gode råd i forbindelse med planlægningen af årsafslutningsprocessen for 2013 Et 1. Udpeg en tovholder for processen 2. Sørg for at udarbejde huskelister 3. Kortlæg arbejdsgange 4. Arbejd med sideløbende processer 5. Udarbejd foreløbig årsafslutning 6. Anvend periodiseringsoversigter 7. Indhent fakturaer i god tid 8. Få mellemregningskonti udlignet 4.1 Udpeg en tovholder Der er mange nye udfordringer, der skal håndteres i forbindelse med årsafslutningen for 2013, og det er derfor vigtigt, at man får tilrettelagt en struktureret proces, hvor alle har overblik over deres opgaver; hvornår de enkelte opgaver skal være løst, og hvorledes løsningen af de enkelte opgaver passer ind i den samlede sammenhæng omkring årsafslutningen. Til håndtering af disse udfordringer er det en god ide at udpege en overordnet tovholder til koordinering af processen. Denne tovholder vil udover selve koordineringen af processen også kunne sikre, at der tages de fornødne initiativer til kortlægning af arbejdsgange, udarbejdelse af huskelister mv. 4.2 Udarbejd huskelister Netop i forbindelse med årsafslutningen hvor mange mennesker er involveret i processen, og hvor mange opgaver kræver tæt opfølgning, er det en god ide at arbejde med huskelister, dels for at strukturere processen og dels for at sikre, at intet bliver glemt. Sådanne huskelister kan udarbejdes på mange forskellige måder og være mere eller mindre specificerede. En måde at arbejde med huskelister på er, at tage udgangspunkt i henholdsvis driftsudgifter og driftsindtægter, aktiver og passiver og så 13
nedskrive alle de opgaver, der er knyttet til de enkelte poster. Huskelisterne kan samtidig hensigtsmæssigt kombineres med angivelse af tidsfrister, ansvarlige mv. Nedenfor er angivet eksempler på poster der kan indgå i en huskeliste på indtægtsområdet. Eksempel på poster der kan indgå i en huskeliste om bogføring af driftsindtægter 1. Er der bogført 12-rater af FL bevilling samt TB? 2. Er indtægter fra EU-midler bogført? 3. Er refusioner fra kommunen bogført? 4. Er alle salgsfakturaer afsendt og bogført? 5. Er der opgjort fleksjobbidrag samt AER- og AES-bidrag? 6. Er der foretaget afregning af finansieringsbidrag ved ledighed, sygdom og barsel? 7. Er alle salg af anlægsaktiver bogført? 8. Er der foretaget likviditetsafstemning og bogføring af renter? 9. Er der registreret interne statslige overførselsindtægter? 4.3 Kortlæg arbejdsgange Ligesom det er en god ide at arbejde med huskelister, så det også en god ide at få kortlagt og beskrevet de forskellige arbejdsgange i forbindelse med årsafslutningen. Ved at beskrive de enkelte arbejdsgange sikrer man dels, at andre kan varetage opgaven ved sygdom eller rokeringer, men lige så vigtigt er det, at en kortlægning af de enkelte arbejdsgange giver mulighed for at vurdere, om de anvendte arbejdsgange er hensigtsmæssige. Bruger man fx tiden hensigtsmæssigt; er der områder hvor man udfører unødvendigt dobbelt arbejde; er der opgaver man hensigtsmæssigt kunne flytte til andre og mindre belastede tidspunkter af året osv. I forbindelse med en undersøgelse gennemført af Ernst & Young blandt store og mellemstore virksomheder svarer 74 pct. af de undersøgte virksomheder, at de arbejder med at forbedre og fremrykke deres årsafslutning og de hermed forbundne arbejdsprocesser. Citat fra Ernst & Young undersøgelse I praksis ser vi ofte, at der i forbindelse med årsafslutningen foretages posteringer, der reelt burde være foretaget i løbet af året. Dette medfører dels, at den periodevise rapportering ikke har en tilpas høj kvalitet, dels en ustabil udvikling i tallene i fjerde kvartal. Virksomheder der har stærk fokus på kvaliteten i den periodevise rapportering, opnår en hurtigere årsafslutning - dels fordi flere forhold er afklaret løbende, dels fordi processen er blevet en integreret del af økonomifunktionens hverdag. 14
4.4 Arbejd med sideløbende processer Der indgår mange forskellige opgaver i årsafslutningen. De enkelte regnskabskonti skal afstemmes i forhold til hinanden; der skal afstemmes likviditet; der skal opstilles resultatopgørelse og balance; der skal bogføres bevillingsafregning, og der skal udarbejdes årsrapporter. Alle disse opgaver er afhængige af hinanden, og for mange af opgaverne gælder samtidig, at den ene opgave ikke kan afsluttes, før resultatet af en anden opgave foreligger. Den omstændighed, at en opgave ikke kan afsluttes, før resultatet af en anden opgave foreligger, er imidlertid ikke ensbetydende med, at man ikke sideløbende kan arbejde med begge opgaver. Bevillingsafregningen kan først afsluttes, når al anden bogføring er afsluttet. Men inden da kan der sagtens tages stilling til, om der skal foretages bevillingsreservationer, eller om der skal ske bortfald i forbindelse med afregningen, således at disse forhold er afklaret, når det bliver tid til at bogføre den endelige bevillingsafregning. Tilsvarende med årsrapporterne der først kan afsluttes, når de finansielle regnskaber foreligger. Både beretning og målrapportering kan imidlertid sagtens udarbejdes inden de finansielle regnskaber foreligger, således at man hurtigt kan færdiggøre årsrapporten, når disse regnskaber foreligger. Det er derfor vigtigt, at man planlægger processen omkring årsafslutningen således, at man arbejder med sideløbende processer for herved at sikre, at afslutningen af de enkelte opgaver ikke unødigt forsinker hinanden. 4.5 Udarbejd foreløbig årsafslutning Jo flere opgaver man afslutter i løbet af året, jo mindre skal der følges op på ved årets slutning. En indlysende konstatering men ofte lader man alt for mange opgaver ligge indtil årsafslutningen, selvom de sagtens kunne være løst på et tidligere tidspunkt i løbet af året. Ved at gennemføre en foreløbig årsafslutning med udgangen af oktober eller november måned, får man fulgt op på de opgaver der ikke er løst, og samtidig sikrer man, at opgaverne bliver mere overkommelige i forbindelse med den endelige årsafslutning. Gennemførelsen af en foreløbig årsafslutning har samtidig den fordel, at man får øvet processen, og dermed kan nå at ændre uhensigtsmæssige arbejdsgange mv. Hvis det ikke er muligt at gennemføre en samlet foreløbig årsafslutning, kan man i stedet overveje at gennemføre en foreløbig årsafslutning på nogle få udvalgte områder, der fx udvælges ud fra, hvor man tidligere har oplevet problemer med overholdelse af tidsfrister mv. 15
4.6 Anvend periodiseringsoversigter For at sikre en korrekt periodisering af regnskabet er det en god ide at udarbejde periodiseringsoversigter inden regnskabet afsluttes. Oversigterne skal indeholde overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger. Oversigterne bør udarbejdes og bogføres inden man går i gang med den endelige bogføring af bevillingsafregningen. Oversigterne kan fx udarbejdes efter følgende overordnede retningslinjer: 1. Oversigten udarbejdes pr. bogføringskreds og medtager udelukkende poster over et vist minimumsbeløb (fastsættes af den enkelte institution) 2. I oversigten angives konteringsstreng for hvorledes de anførte poster skal bogføres 3. De enkelte poster indtastes i DDI og oversendes til ØSC senest på en på forhånd aftalt dato med ØSC I den udstrækning, der efter periode 13,1 modtages regninger, der afviger fra det fastsatte overslag i periodiseringsoversigten, udlignes forskellen i det nye års regnskab. Der kan læses mere om udarbejdelse af periodiseringsoversigter på ØAV under Registreringskriterier. 4.7 Indhent fakturaer i god tid Selvom de nye faktureringsbehandlingssystemer gør det lettere at danne sig et overblik over udestående regninger, er det en god ide, at man i forbindelse med årsafslutningen begynder at indhente ubehandlede regninger i god tid. Det klassiske eksempel er rejseafregninger, der ligger hos de enkelte medarbejdere, og som først dukker op lige inden årsafslutningen. Problemet er imidlertid det samme for alle andre typer regninger, og der bør derfor fastsættes nogle faste procedurer for løbende indhentning og opfølgning på ubehandlede regninger, således at man undgår ubehagelige overraskelser i forbindelse med årsafslutningen. Til hjælp hermed kan man i IndFak-systemet trække en rapport, som viser hvilke fakturaer der er modtaget i institutionen men endnu ikke godkendt og færdigbehandlede. Udtrækket kan hentes via rapporten Åbne dokumenter under Statistik-modulet i IndFak. 4.8 Få mellemregningskonti udlignet Et sidste godt råd. Få mellemregningskonti udlignet i god tid inden årsafslutningen. Der er ofte rigtig mange af dem, og de tidskrævende at behandle. 16
Bilag 1: Tidsplan for årsafslutning 2013 14. januar 2014 Sidste hverdag for indrapportering til periode 12. 15. januar 2014 Ministerierne kan udskrive regnskabstal ultimo periode 12 fra Statens Budgetsystem (SB) og Statens Koncern System (SKS). ØSC afvikler kørsel Afslut år for Navision brugere. Øvrige brugere forestår selv kørsel. 21. januar 2014 2. lønkørsel i SLS angående periode 13 23. januar 2014 ØSC udsender regnskabserklæring angående periode 12 31. januar 2014 Sidste dag i periode 13,1 31. januar 2014 Sidste dag for indlæsning af regnskabstal vedrørende periode 13,1 i SKS 1. februar 2014 Ministerierne kan udskrive foreløbige regnskabstal ultimo periode 13,1 fra SKS. Før dagens bogføring påbegyndes, skal brugere foretage udtræk af regnskabstallene fra periode 13,1. Disse tal kan efterfølgende afstemmes med de tilsvarende SKS-tal. 7. februar 2014 Sidste dag i periode 13,2 for de brugere, som har fået tilladelse til eller krav fra Moderniseringsstyrelsen (eller Finansministeriet) om at foretage yderligere posteringer til 2013. Forudsætter Moderniseringsstyrelsens eller Finansministeriets godkendelse. 7. februar 2014 Måneds- og kvartalskørsel for periode 13,2 i SKS og for hele 2013 8. februar 2014 Ministerierne kan udskrive endelige regnskabstal ultimo periode 13,2 fra SKS og for hele 2013. 13. februar 2014 ØSC udsender regnskabserklæring angående hele periode 13 15. februar 2014 ØSC afvikler kørslen Nulstil finans for Navision brugere. Øvrige brugere forestår selv afvikling af kørsel 20. februar 2014 Departementerne frist for godkendelse ad PDF-regnskab i SKS for 17
4. kvartal 2013 inkl. periode 13 20. februar 2014 Departementernes særlige godkendelsesskrivelse (regnskabserklæring) for det afsluttende ministeransvarsområderegnskab for 2013 skal være Moderniseringsstyrelsen i hænde 20. marts 2014 Statsregnskabet for 2013 afgives til Folketinget 20. marts 2014 Årsrapport for 2013 afleveres elektronisk til Folketingets finansudvalg; Rigsrevisionen; Finansministeriet og Moderniseringsstyrelsen 20. marts 2014 Ministerierne afgiver deres regnskabsmæssige forklaringer for 2013 til Rigsrevisionen 18
Bilag 2: Regnskabserklæring til godkendelse af ministerområderegnskaberne Moderniseringsstyrelsen Kontor for statsregnskab Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K Særlig godkendelsesskrivelse (regnskabserklæring) vedr. ministeriets afsluttende regnskab for 2013. Hermed godkendes det endelige ministeransvarsområderegnskab for 2013, som det foreligger ifølge pdf-filen Kvartalsregnskab i SKS-systemet med udgangen af efterposteringsperiode 13,2. Regnskabet er udarbejdet på baggrund af regnskabsbekendtgørelsens bestemmelser og indeholder efter ministeriets opfattelse: Alle de bogføringskredse og delregnskaber, som ministerområdet er ansvarlig for En korrekt opgørelse af de forbrugte bevillinger En korrekt opgørelse af aktiver og passiver Der er i tilknytning til regnskabsaflæggelsen etableret forretningsgange og interne kontroller som i videst muligt omfang sikrer, at de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der er endvidere efter ministeriets kendskab ikke sket ændringer i regnskabsprincipper, der har betydning for vurderingen af regnskabet for 2013. Endelig er det ministeriets opfattelse, at ministerområdets indberetninger af informationer, der anvendes som input til udarbejdelse af statsregnskabets specifikationer og fortegnelser, er korrekte og fyldestgørende. Dato: Ministerområde: Godkendt på ministeriets vegne: (underskrift) Stillingsbetegnelse: 19