Bestyrelsesmøde nr. 78, d. 28. april 2015 Pkt. 4. Bilag 2

Transkript

1 Bestyrelsesmøde nr. 78, d. 28. april 2015 Pkt. 4. Bilag 2 Til bestyrelsen for Københavns Universitet St. Kongensgade København K Tlf Fax rr@rigsrevisionen.dk Afrapportering af årsrevisionen af Københavns Universitets regnskab for april kontor I. Indledning Generelt J.nr.: Til orientering for Styrelsen for Videregående Uddannelser og institutionsrevisor Deloitte 1.Til brug for bestyrelsens behandling af Københavns Universitets (KU s) årsrapport for 2014 fremsender Rigsrevisionen hermed sin afrapportering af årsrevisionen vedrørende regnskabsåret 2014 og resultaterne af gennemgangen af årsrapporten Årsrevisionen af KU omfattede for regnskabsåret 2014 løbende årsrevision vedrørende indkøbsområdet og afsluttende årsrevision af årsrapporten. Såfremt der ikke inden og under bestyrelsens behandling og vedtagelse af årsrapporten på bestyrelsesmødet den 28. april 2015 fremkommer yderligere væsentlige oplysninger eller ændringer, og institutionsrevisors protokollat underskrives i den foreliggende form er vedlagte afrapportering endelig i forhold til KU s årsrapport Rigsrevisionen skal oplyse, at resultaterne af den udførte revision på KU og de øvrige universiteter vil indgå i den samlede rapportering om revisionen af universiteternes årsrapporter for 2014 i Rigsrevisionens beretning til statsrevisorerne om revisionen af statsregnskabet for Beretningen om revisionen af statsregnskabet vil i år blive behandlet på statsrevisorernes møde i oktober. Ledelsens ansvar for årsrapporten 2. Årsregnskabet underskrives af universitets ledelse, jf. universitetslovens 28, stk. 5. Med underskriften tilkendegives: 1/5

2 At årsrapporten er rigtig, dvs. at årsrapporten ikke indeholder væsentlige fejlinformationer eller udeladelser, herunder at målopstillingen og målrapporteringen i årsrapporten er fyldestgørende. At de dispositioner, som er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. At der er etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk og hensigtsmæssigt forvaltning af de midler, der er omfattet af årsrapporten. Grundlaget for revisionen 3. Efter universitetslovens 28, stk. 2 revideres KU s årsrapport af rigsrevisor i henhold til lov om revisionen af statens regnskaber m.m. (rigsrevisorloven). Rigsrevisor har den 24. juni 2014 indgået aftale med uddannelses- og forskningsministeren om, at revisionsopgaven varetages i et nærmere fastlagt samarbejde mellem rigsrevisor og en intern revision (institutionsrevision), jf. universitetslovens 28, stk. 3 og rigsrevisorlovens 9. Efter aftalen har Rigsrevisionen ansvaret for den samlede revision af KU i henhold til rigsrevisorloven, mens institutionsrevisor over for universitetets bestyrelse har ansvaret for den samlede interne revisionsindsats på KU og afgiver påtegning herom på universitetets årsrapport. Rigsrevisionen har for regnskabsåret 2014 revideret KU. Revisionen er udført i overensstemmelse med God Offentlig Revisionsskik. Dette indebærer ifølge lov om revisionen af statens regnskaber, at Rigsrevisionen har efterprøvet, om regnskabet er rigtigt, og om der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter, samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Rigsrevisionen betragter denne afrapportering af KU s årsrapport som afsluttet. Rigsrevisionen kan dog tage spørgsmål vedrørende dette og tidligere regnskabsår op til yderligere undersøgelser. I den forbindelse kan der fremkomme nye oplysninger, som kan give anledning til, at konkrete forhold, der er behandlet i denne afrapportering, vil blive vurderet på ny. 2/5

3 II. Den udførte revision 4. Rigsrevisionens afrapportering om revisionen af KU s årsrapport er baseret på Rigsrevisionens løbende årsrevision ved universitetet, den afsluttende årsrevision af årsrapporten samt samarbejdet med institutionsrevisor, herunder en gennemgang af dennes revision og en drøftelse af resultatet. A. Rigsrevisionens løbende årsrevision ved KU Ved den løbende revision vurderer Rigsrevisionen, om forretningsgange og interne kontroller på udvalgte områder fungerer tilfredsstillende og opfylder kravene til en god og pålidelig forvaltning. Vi har i den forbindelse gennemført en nærmere undersøgelse af indkøbsområdet på KU. Hovedformålet med revisionen har været at belyse, om KU har tilrettelagt et styringsgrundlag på indkøbsområdet, som sikrer at universitetet foretager indkøb bedst, billigst og i overensstemmelse med gældende regler ( sparsommelige indkøb ). Det overordnede spørgsmål er besvaret ved en nærmere undersøgelse af 2 delspørgsmål: 1. Har KU etableret et grundlag for styring på indkøbsområdet, der understøtter sparsommelige indkøb? 2. Gennemfører KU indkøb i overensstemmelse med styringsgrundlaget? Det er Rigsrevisionens samlede vurdering, at KU ikke i tilstrækkelig grad har fulgt det grundlag for styring på indkøbsområdet, som er etableret og dermed ikke har sikret, at KU foretager sine indkøb bedst, billigst og i overensstemmelse med gældende regler ( sparsommelige indkøb ). Den samlede konklusion er baseret på følgende 2 delkonklusioner. Ad 1) KU har etableret et grundlag for styring på indkøbsområdet, der understøtter sparsommelige indkøb. Rigsrevisionen har i sin vurdering lagt særlig vægt på, at: KU har en velbegrundet organisering af indkøbsområdet, der understøtter indkøb til rette pris og kvalitet KU har fastlagt et klart ansvar for indkøbsområdet, samt for disponering af varer og tjenester KU har fastlagt en ramme for indkøb, registrering og rapportering på indkøbsområdet KU i 2014 ikke løbende har fulgt op på indkøbspraksis, herunder på om indkøbsreglerne overholdes. 3/5

4 Ad 2) KU har ikke i tilstrækkelig grad gennemført sine indkøb i overensstemmelse med styringsgrundlaget. Rigsrevisionen har i sin vurdering lagt særlig vægt på KU s egen dokumentation for overholdelse af indkøbsaftaler, der viste en opfyldelsesgrad på knapt 50 % og med en betydelig variation inden for varekategorierne. Det er Rigsrevisionens vurdering, at KU ved at styrke det ledelsesmæssige fokus på indkøbsområdet ville kunne sikre større opbakning og anvendelse af de indgåede indkøbsaftaler og dermed opnå mulighed for at kunne optimere sine indkøb. B. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision ved KU 5. Rigsrevisionens afsluttende årsrevision omfattede en gennemgang og vurdering af KU s årsrapport, herunder det finansielle regnskab og målrapporteringen. Ved revisionen er det påset, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med bekendtgørelse nr af 15. december 2011 om tilskud og revision m.v. ved universiteterne samt Moderniseringsstyrelsens vejledning om udarbejdelse af årsrapport fra januar 2014, hhv. skrivelse fra Styrelsen for Videregående Uddannelser til universiteterne om årsrapport 2013 af 16. december 2013 samt skrivelse om opdatering af hovednøgletalsoversigten i universiteternes årsrapport af 18. januar Revisionen af årsrapportens regnskabsdel viste, at årsrapporten er udarbejdet i overensstemmelse med reglerne i tilskuds- og revisionsbekendtgørelsen for universiteterne. Rigsrevisionen har gennemgået årsrapportens beretning og målrapportering for at vurdere, om virksomheden har redegjort for målopfyldelsen. Rigsrevisionen har desuden vurderet, om der er fyldestgørende analyser af de væsentligste mål og resultater. 6. Det er Rigsrevisionens vurdering, at der i beretningen er foretaget en velbegrundet vurdering af de overordnede finansielle og faglige resultater samt forventningerne til det kommende år. 7. KU redegør i oversigtsform for status for alle kontraktens mål i afsnittet om målrapportering. KU har opgjort, at 13 af udviklingskontraktens 15 milepæle blev opfyldt i 2014, og 2 milepæle blev ikke opfyldt. Rigsrevisionen finder målrapporteringen tilstrækkelig og dækkende. 4/5

5 C. Gennemgang af institutionsrevisors arbejdspapirer 8. Samarbejdet med institutionsrevisor vedrørende årsrevisionen i 2014 har omfattet en gennemgang af dennes planlægning og arbejdspapirer, samt en drøftelse af revisionsprotokollatet for at vurdere, om Rigsrevisionen tillige kan basere sin revision af KU s årsrapport på institutionsrevisors arbejde. Rigsrevisionen er enig i institutionsrevisors anbefalinger og finder anledning til at fremhæve følgende fra revisionsprotokollaterne: KU har anvendt betydelige ressourcer på indførelsen af Navision Stat og på at frembringe et pålideligt regnskabsgrundlag til brug for den løbende økonomirapportering. Fokus har derfor i mindre omfang været på at beskrive forretningsgange og kontroller. KU arbejder fortsat på at beskrive forretningsgange og kontroller på væsentlige områder i forhold til Navision Stat, herunder at opdatere regnskabsinstruksen. Institutionsrevisor anbefaler KU at fastholde fokus på at beskrive forretningsgange og kontroller til brug for økonomiforvaltningen. Herudover bør KU fortsat foretage en detaljeret opfølgning på registreringer og skønsposter. Institutionsrevisor konstaterede ved revisionen, at der ikke har været etableret tilfredsstillende funktionsadskillelse eller logisk adgangsbeskyttelse i Navision Stat. Dette har medført at et større antal brugere har haft adgang til kritiske eller følsomme oplysninger, eller uhensigtsmæssige kombinationer heraf. Ved statusrevisionen konstaterede revisor, at antallet af medarbejdere med adgang til kritiske og følsomme funktioner nu er væsentligt nedbragt. Institutionsrevisor anbefaler KU at være opmærksom på udviklingen i den indtægtsdækkede virksomhed, der udviser et underskud i Rigsrevisionen finder, at samarbejdet med institutionsrevisor har været tilfredsstillende, og det er Rigsrevisionens vurdering, at vi kan basere vores vurdering af årsrapporten på institutionsrevisors arbejde. Med venlig hilsen Tina Mollerup Laigaard Kontorchef 5/5