Vedtægter For Snejbjerg-Hallen Snejbjerg-Hallen, Nørretanderupvej 28, Snejbjerg, 7400 Herning. www:snejbjerg-hallen.dk
1 Institutionens navn er Snejbjerg Hallen. Det er en selvejende institution, hvis hjemsted er Snejbjerg, Herning Kommune. 2 Institutionens formål er at drive og udvide idrætsfaciliteterne i den tidligere Snejbjerg Kommune, beregnet til benyttelse af tidligere Snejbjerg Kommunes beboere og disses foreninger, særligt idrætsklubber samt ungdomsforeninger og andre foreninger med fortrinsvis kulturelle formål samt til eventuelle arrangementer af udstillinger og lignende. 3 Den til opførelse af bygningerne nødvendige kapital søges tilvejebragt ved indsamlinger blandt kommunen beboere og foreninger, ved frivillig arbejdskraft, ved belåning af ejendommen, samt ved kommunal tilskud og lån mod garantier. 4 Den selvejende institution er oprettet af følgende foreninger: a. Studsgård Idrætsforening b. Studsgård Gymnastikforening c. Haunstrup Idrætsforening d. Snejbjerg Skytte-, Gymnastik- og Idrætsforening Opretterne af institutionen har ingen andel i dens formue eller overskud, og institutionen hæfter alene for institutionens gældsforpligtelser og underskud. 5 Institutionens optagelse af lån, må kun ske med Herning Kommunes godkendelse. 6 Institutionens anliggender varetages af et repræsentantskab og en bestyrelse. 7 Repræsentantskabet, der er institutionens højeste myndighed, dannes ved at den under 4c nævnte forening vælger 2 medlemmer, og den under 4d nævnet forening vælger 8 medlemmer. Herning Kommune vælger 1 medlem. Bidragsyderne samt den tidligere Snejbjerg Kommunes nuværende beboere vælger 8 medlemmer. De vælges fortrinsvis blandt den tidligere Snejbjerg Kommunes nuværende bosiddende bidragsydere. Dog kan nuværende bosiddende beboere i den tidligere Snejbjerg Kommune vælges, hvis der ikke er tilstrækkelig antal bidragsydere, der ønsker valg. Foreningerne nævnt under 4a og 4b ønsker fra år 2004 ikke sæde i repræsentantskabet. Antallet af repræsentantskabsmedlemmer kan udvides ved, at andre foreninger indenfor den tidligere Snejbjerg Kommune end de i 4 nævnte foreninger opnår ret til valg af medlemmer. En forudsætning for at en forening indenfor førnævnte område kan opnå ret til valg af repræsentantskabsmedlemmer er dels at foreningen har et medlemstal på mindst 25 og at den yder et indskud på mindst 1000 kr. pr. Medlem til institutionen og at mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer stemmer herfor. Nye repræsentantskabsmedlemmer tiltræder med virkning fra førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde.
Sammensluttes en eller flere foreninger af de under 4 omtalte foreninger har den derved dannede nye forening dog ret til valg af det antal medlemmer, som de ophævede foreninger i forening havde ret til at vælge. 8 Repræsentantskabsmøde afholdes ordinært hvert år i marts måned. Valg af repræsentantskabsmedlemmer skal finde sted og meddeles repræsentantskabets formand hvert år inden udgangen af januar måned til førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Repræsentantskabets formand skal med mindst 8 dages varsel inden udgangen af januar måned gennem en annonce indkalde til valg blandt bidragsydere og beboere jævnfør 7. Valgret har og valgbar er enhver, som har et gyldigt tegningsbevis med pålydende mindst kr. 50,00, skriver femti kroner 00 øre, hvis det er erhvervet før 14. Maj 1984 eller mindst kr. 300,00, skriver trehundrede kroner 00 øre, hvis det er erhvervet efter 14. Maj 1984. Nuværende bosiddende beboere i den tidligere Snejbjerg Kommune har endvidere valgret og er valgbare. Bidragsyderne har fortrinsret jfr. 7. Der kan kun afgives én stemme af hver bidragsydere og/eller beboer jfr. 7. Tegningsbeviset kan overdrages til ægtefælle eller børn. Herudover kan tegningsbeviset kun overdrages med bestyrelsens godkendelse. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Modtager repræsentantskabets formand ikke meddelelse fra foreninger eller kommunen om valg af nye repræsentantskabsmedlemmer inden udgangen af januar måned, anses de hidtil valgte repræsentantskabsmedlemmer for genvalgt for det følgende år. Hvis et repræsentantskabsmedlem dør eller fraflytter egnen eller af lignende årsager er forhindret i at udføre hvervet, kan et andet medlem straks vælges af den forening eller gruppe, som det fratrædende medlem repræsenterer. Repræsentantskabets formand skal straks have underretning om valget. Hvis en forening undlader at vælge medlemmer til repræsentantskabet eller i øvrigt i væsentlig grad misligholder sine forpligtelser, kan repræsentantskabet fratage den pågældende forening retten til at vælge medlemmer til repræsentantskabet. Vedtagelsen er kun gyldig, hvis mindst 2/3 af repræsentantskabsmedlemmerne stemmer derfor. Alle repræsentantskabsmedlemmer skal være myndig og må ikke være ude af rådighed over deres boer. Såfremt 1 repræsentantskabsmedlem efter eget ønske udtræder af institutionens bestyrelse, skal denne udtræde af repræsentantskabet ved valgperiodens udløb. Repræsentantskabsmøde afholdes så ofte, som formanden eller bestyrelsen måtte bestemme, dog mindst én gang årlig. Endvidere afholdes repræsentantskabsmøde, når mindst ¼ af repræsentantskabsmedlemmerne fremsætter skriftlig anmodning herom til formanden, og angiver dagsorden for mødet. Modtager formanden sådan anmodning, skal han senest 14 dage efter modtagelsen indkalde til repræsentantskabsmøde. Indkaldelse til repræsentantskabsmøde sker ved brev med 14 dages varsel med angivelse af dagsorden og tid og sted for mødets afholdelse. Formanden for repræsentantskabet indkalder til repræsentantskabsmøde, men i formandens fravær kan næstformanden indkalde til møde. Endvidere kan ¼ af repræsentantskabets medlemmer i forening indkalde til repræsentantskabsmøde, hvis formanden eller næstformanden undlader at indkalde til de møder, som efter vedtægterne skal afholdes. På repræsentantskabsmødet kan beslutninger kun tages om de forslag, der har været optaget i dagsordenen og ændringsforslag hertil. Beslutningerne træffes ved simpel stemmeflertal, med mindre andet er fastsat i nærværende vedtægter.
Hvert medlem af repræsentantskabet har 1 stemme. Der kan stemmes ifølge skriftlig fuldmagt til andet medlem af repræsentantskabet, men intet repræsentantskabsmedlem kan modtage mere end to fuldmagter. 9 Dagsorden for det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned er følgende: 1. Valg af protokolfører. 2. Bestyrelsesformandens beretning om institutionens drift i det forløbne år. 3. Fremlæggelse af Årsrapport til godkendelse. 4. Fremlæggelse af budget for de kommende år til godkendelse. 5. Valg af formand og næstformand for repræsentantskabet. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 7. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. 8. Valg af revisor. 9. Indsendte forslag 10. Eventuelt. Formanden for repræsentantskabet, i dennes fravær næstformanden for repræsentantskabet, er dirigent og leder mødet og afgør alle spørgsmål, der vedrører stemmeafgivningen. Stemmeafgivningen skal være skriftlig, når et medlem stiller krav herom. Formanden og næstformanden for repræsentantskabet kan samtidig være medlem af bestyrelsen og beklæde tillidsposter indenfor bestyrelsen. Forslag, der ønskes behandlet på et repræsentantskabsmøde, skal indgives skriftligt til formanden. Hvis et forslag skal behandles på det ordinære møde i marts måned, skal det indgives til formanden senest den 1. februar. Ønskes forslag behandlet på andre repræsentantskabsmøder, skal de indgives til formanden senest 7 dage før indkaldelse til mødet udsendes. Over det på repræsentantskabsmøderne passerede føres en beslutningsprotokol, det skal underskrives af samtlige tilstedeværende repræsentantskabsmedlemmer. En udskrift af forhandlingsprotokollen skal til enhver tid være gyldigt bevis for, hvad der er foregået og besluttet på mødet. 10 Institutionens bestyrelse består af 5 medlemmer som vælges af repræsentantskabet blandt dets medlemmer på det ordinære repræsentantskabsmøde. Intet medlem af repræsentantskabet kan nægte at modtage valg til bestyrelsen. Bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen på det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned, idet der hvert år afgår skiftevis 2 og 3 medlemmer. Genvalg kan finde sted. Udtræder et bestyrelsesmedlem af repræsentantskabet, udelukkes vedkommende fra at fungere som bestyrelsesmedlem ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde. Afgår et bestyrelsesmedlem i valgperioden indtræder den valgte suppleant for samme periode som det afgående medlem var valgt for. 11 Bestyrelsen konstituerer sig selv ved valg af formand, næstformand, kasserer og sekretær. Såfremt repræsentantskabets formand ikke er medlem af bestyrelsen, har han dog ret til at deltage i bestyrelsens
møder, men uden stemmeret. Bestyrelsen afholder møder, så ofte formanden eller mindst 3 medlemmer af bestyrelsen anser det for påkrævet. Bestyrelsens beslutninger afgøres ved simpelt flertal. I tilfælde af stemmelighed er formanden eller i dennes fravær næstformandens stemme afgørende. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 af dens medlemmer er tilstede. Over det på bestyrelsesmøderne passerede føres en beslutningsprotokol. Bestyrelsen har den daglige ledelse af institutionen, og den ansætter og afskediger det til driften nødvendige personale, og fastsætter lejen for lokalerne samt påser, at institutionen drives i overensstemmelse med formålsparagraffen. Bestyrelsen skal tilstræbe at opnå et driftsresultat, der skaber mulighed for passende afdrag på gæld og for afskrivninger og henlæggelser, men derudover bør bestyrelsen ikke tilsigte overskud. Ved køb, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom skal mindst 2/2 af repræsentantskabets medlemmer stemme for dispositionen, og den samlede bestyrelse skal underskrive dispositionen. 12 Institutionens regnskabsår går fra 1. januar til 31. december. Bogføring skal foretages på en sådan måde, at der gennem Årsrapporten gives en klar og overskuelig redegørelse for institutionens indtægter og udgifter i årets løb, samt institutionens aktiver og passiver ved regnskabsårets udgang. Årsrapporten skal forsynes med underskrift af revisorerne og bestyrelsen. Årsrapporten indleveres senest den 15. februar efter regnskabsårets afslutning den 31. december til revisorerne, som senest 28. februar afleverer det til bestyrelsen i revideret stand. Bestyrelsen sørger for, at institutionen tilhørende pengeeffekter indsættes på indlånskonto på institutionens navn i pengeinstitut, eller værdipapirer. Værdipapirerne skal noteres på institutionens navn. 13 På repræsentantskabsmøde vælges 2 revisorer, hvoraf kun den ene må være medlem af repræsentantskabet. De valgte revisorers funktionstid er 2 år, og afgår skiftevis. Revisorerne kan til enhver tid fordre alle institutionens regnskabsbøger og bilag forelagt og kan kræve alle oplysninger, som er nødvendige til dokumentation af Årsrapporten. Foruden gennemgang af Årsrapporten skal revisorerne flere gange i årets løb foretage revision af regnskabsføringen og i forbindelse hermed foretage afstemning af kasse- og bankbeholdning. Revisorerne skal føre en revisionsprotokol, og de indfører her beretning om den foretagne revision og de bemærkninger, som den har givet anledning til. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal underskrive på de enkelte protokollater som bevis for, at de har gjort sig bekendt med indholdet. Senest 14 dage efter det ordinære repræsentantskabsmøde i marts måned, skal et eksemplar af Årsrapporten og fremtidige budgetter, forsynet med revisorernes påtegning og bestyrelsens underskrift afleveres til Herning Kommune. Byrådet kan, hvis det finder det påkrævet, udpege en revisor til at foretage fornyet revision af institutionens regnskabsføring og Årsrapporter. Den af byrådet valgte revisor, der aflønnes af kommunen, har samme adgang til at fordre regnskabsbøger og bilag forelagt og oplysninger som de af institutionen valgte revisorer.
14 Herning Byråd er berettiget til at afkræve institutionen oplysning om ethvert forhold til belysning af, om institutionen og ejendommene drives på forsvarlig måde i overensstemmelse med formålet. Sammensætningen af institutionens repræsentantskab og bestyrelse og ændringer heri, skal indberettes til byrådet. 15 Ved likvidation af institutionen skal først betales al gæld, og derefter skal kommunen have tilbagebetalt, hvad den har ydet, dog uden beregning af renter. Hvad derefter er til rest, anvendes til fremme af institutionens formål i tidligere Snejbjerg Kommune. Likvidationen foretages af 3 likvidatorer, hvoraf indenrigsministeren, Herning Byråd og institutionen hver udpeger en. 16 Vedtægterne kan kun ændres, såfremt repræsentantskabet på 2 hinanden påfølgende møder, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum, har vedtaget vedtægtsændringerne med mindst 2/3 majoritet af repræsentantskabsmedlemmerne, som møder på det første repræsentantskabsmøde og flertallet af de mødte ved det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Således vedtaget på repræsentantskabsmøder den 17. marts 2004 og 1. april 2004. Ole Christiansen Jan Facius Niels Haunstrup Svend-Erik Henriksen Randi Bach Jørgen Lauridsen Benny Lægsgaard Søren Fløe Kirsten Knudsen Torben Mendgaard-Larsen Børge Thomsen Frits Horslund Alfred Vemmelund Kirsten Østergaard Jens Kirkeby