Vedtægter for Hald Ege Hallen (fond).

Transkript

1 Vedtægter for Hald Ege Hallen (fond). Navn og hjemsted: 1. Institutionens navn er Hald Ege Hallen (fond), med hjemsted i Hald Ege, 8800 Viborg, Viborg Kommune. Formål: 2. Institutionen har til formål at opføre og drive en idrætshal til brug for idræts- og ungdomsforeninger samt andre foreninger med kulturelle formål, samt for Hald Ege skole. Driftsoverskud henlægges til opretholdelse af hallens standard. Kapitalforhold: 3. Grunden, hvorpå hallen opføres, stille vederlagsfrit til rådighed af Viborg Kommune, så længe hallen opretholdes og drives efter sit formål som anført i 2. Den til opførelsen af hallen og til anskaffelse af inventar og materiel nødvendige kapital søges tilvejebragt ved kommunal tilskud, ved indsamling, ved ansøgning hos institutioner og fonds, samt evt. ved optagelse af lån i ejendommen. Egenkapitalen andrager kr , - som indbetalt kontant. Hæftelse og tegning: 4. Institutionen er selvejende, således at institutionens formue - nuværende som fremtidig - ikke individuelt tilhører nogen person eller forening, ej heller i tilfælde af institutionens opløsning, i hvilket tilfælde der efter rådslagning med Viborg Byråd træffes bestemmelse om anvendelsen af eventuel nettoformue, jfr. 21. For institutionens forpligtelser hæfter alene institutionen, således at der for institutionens forpligtelser ikke er noget personligt eller solidarisk ansvar for nogen person eller nogen forening eller Viborg Kommune, ud over de tilfælde, hvor kautions- eller garantiforpligtelse direkte er påtaget. Institutionen tegnes af tre bestyrelsesmedlemmer i forening, hvoraf det ene medlem skal være formanden eller næstformanden. Ved køb og salg samt pantsætning af fast ejendom tegnes institutionen af bestyrelsen og repræsentantskabet i forening. Endvidere kræves Viborg byråds godkendelse, såfremt der indestår kommunegaranterede lån i institutionens ejendom, eller kommunen har pant i ejendommen eller kommunens oprindelige tilskud til hallens opførelse ikke er tilbagebetalt. Formueforvaltning: 5. Bestyrelsen drager omsorg for, at institutionens likvide pengebeholdning indsættes på institutionens navn i pengeinstitut eller anbringes i børsnoterede obligationer, der er noteret på institutionens navn. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 1 af 6

2 Administrationsudgifter: 6. For hvervet som medlem af repræsentantskab og bestyrelse kan der ikke tillægges honorar. Der ydes godtgørelse for dokumenterede udgifter til kontorhold og til opgaver, som er pålagt repræsentantskabs- eller bestyrelsesmedlemmer ifølge lovlig beslutning af repræsentantskabet eller bestyrelsen. Antagelse af lønnet medhjælp kan kun finde sted med repræsentantskabets samtykke. 7. Regnskab og revision: 8. Institutionens regnskabsår er kalenderåret, første regnskabsår er fra institutionens stiftelse til Revision af institutionens regnskaber foretages enten af 2 af repræsentantskabet for et år ad gangen valgte revisorer, der ikke må være medlemmer af institutionens bestyrelse, og hvoraf den ene skal være statsautoriseret eller registreret revisor, eller af Kommunernes Revisionsafdeling. 10. Driftsregnskab og status indleveres inden udgangen af januar måned efter regnskabsårets afslutning til revisorerne, der senest efterfølgende 1. marts afleverer regnskabet til bestyrelsen i revideret stand og med eventuelle revisionsmæssige bemærkninger. Regnskabet skal underskrives af såvel bestyrelsen som revisorerne. 11. Et eksemplar af institutionens årlige driftsregnskab og status skal hvert år indsendes til Viborg Kommune inden 15 dage efter afholdelse af det ordinære repræsentantskabsmøde. Regnskabet skal være påført en af formanden underskrevet påtegning om regnskabets forelæggelse for repræsentantskabet med oplysning om, hvorvidt dette har godkendt regnskabet eller ej. Repræsentantskabet: 12. Medlemmer til repræsentantskabet vælges således: A. Viborg Kommune kan vælge 2 medlemmer. Dersom kommunen ønsker det, kan kommunen overlade udvælgelsen af de 2 medlemmer til DSI. B. Idrætsforeningerne: Ravnstrup KFUM's Idrætsforening, Ravnsbjerg Idrætsforening og Almind/Birgittelyst Idrætsforening vælger hver et medlem pr. påbegyndt antal af 50 aktive medlemmer foreningen har registreret. For denne registrering gælder den senest foretagne indberetning til DSI af foreningens medlemsantal pr. seneste 31. december. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 2 af 6

3 De enkelte foreninger kan max. vælge 6 medlemmer til repræsentantskabet. C. Følgende foreninger i Almind og Hald Ege skoledistrikt kan hver vælge 1. medlem til repræsentantskabet: Almind Borgerforening, Dollerup Beboerforening, Finderup Borgerforening, Grundejerforeningen Birgittelyst, Hald Ege Nonbo- Bækkelund Grundejerforening, Lysgård Borgerforening, Ravnstrup Borgerforening, Ravnstrup KFUM & K's hovedafdeling, Støtteforeningen for Almind/Birgittelyst idrætsforening, Hald Ege Ungdomsklub, Ravnstrup KFUM's Idrætsforenings Venner og Ravnsbjergs Venner. D. Efter ansøgning fra nye, foreninger med hjemsted i Almind og Hald Ege skoledistrikter kan repræsentantskabet med 2/3 stemmeflertal, jfr. 21, beslutte at godkende disse til at vælge repræsentanter, idet idrætsforeninger, der er tilsluttet DSI, berettiges til optagelse under ovenstående gruppe B, mens andre foreninger optages under gruppe C. Ophæves en valgberettiget forening, ophører tillige pågældende forenings repræsentantskabsmandat. 13. Valg til bestyrelsen foretages for en 2-årig periode, idet dog Viborg Kommunes repræsentanter vælges for en 4-arig periode. Genvalg kan finde sted. På lige årstal opfordrer institutionens bestyrelse inden 1. marts de valgberettigede foreninger til at vælge repræsentantskabsmedlemmer for den kommende 2-årige periode. De valgberettigede foreninger skal herefter anmelde de valgte repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af navn og adresse til bestyrelsens formand senest 1.april. Overskrides anmeldelsesfristen kan pågældende mandat fortabes indtil næste repræsentantskabsanmeldelse. Som repræsentantskabsmedlemmer kan kun vælges personer, der er personlig myndig og som er medlem af en af de i 12 gruppe B og C anført foreninger. Undtaget herfor er dog Viborg Kommunes eller DSI's repræsentanter. Udmelder et repræsentantskabsmedlem sig af den forening, der har udpeget vedkommende som repræsentantskabsmedlem, i valgperiodens forløb, er den udpegende forening berettiget til at vælge et nyt medlem til repræsentantskabet for den resterende del af valgperioden. Det samme er gældende, dersom et repræsentantskabsmedlem af anden grund udtræder af repræsentantskabet i utide. Ordinært repræsentantskabsmøde: 13. Ordinært repræsentantskabsmøde afholdes hvert år inden 1. juni. Bestyrelsen indkalder til ordinært repræsentantskabsmøde, hvilket skal ske skriftligt til hvert enkelt anmeldt repræsentantskabsmedlem, såvel ny anmeldte som afgående, med mindst 14 dages varsel. Indkaldelsen skal indeholde mødets dagsorden, der skal indeholde mindst følgende punkter: A. Valg af dirigent. B. Formandens beretning om institutionens virksomhed i det forløbende år. C. Kassererens forelæggelse af det reviderede årsregnskab til godkendelse. D. Indkomne forsalg, der skal være formanden i hænde senest 8 dage før mødet. E. Valg af 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer. F. Valg af 1 suppleant til bestyrelsen. G. Valg af revisor. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 3 af 6

4 H. Valg af revisorsuppleant. I. Eventuelt. Under mødets dagsorden har alle deltager ret til at udtale sig, men stemmeret kan kun udøves af medlemmerne af det nye repræsentantskab efter de i 13 fastsatte regler. Afgørelser og valg træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte repræsentantskabsmedlemmer, dog jfr. 21 om vedtægtsændringer og institutionens opløsning. På repræsentantskabsmøderne deltager bestyrelsen, hvis medlemmer har taleret, men kun stemmeret hvis de tillige er medlemmer af repræsentantskabet. Forslag, der ikke er optaget på den udsendte dagsorden kan ikke bringes til afstemning og afgørelse, medmindre samtlige repræsentantskabsmedlemmer er mødt og indvilger i forslagets behandling. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde: 15. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde afholdes når et flertal i bestyrelsen beslutter det, eller når mindst 4 repræsentantskabsmedlemmer begærer dette med angivelse af dagsorden. Indkaldelsesmåde og -varsel er den samme, som er gældende for ordinært repræsentantskabsmøde. Det samme gælder for vedtagelser på mødet. Bestyrelsen: 16. Til varetagelse af institutionens daglige ledelse vælger repræsentantskabet en bestyrelse på 5 medlemmer, indenfor eller udenfor repræsentantskabets kreds, idet Viborg Kommune, alt. DSI's repræsentanter har ret til at vælge et af disse medlemmer. Som bestyrelsesmedlem kan kun vælges personer, der er personlig myndig og som er medlem af en af de i 12 gruppe B og C anførte foreninger. Dette gælder dog ikke det af Viborg Kommune, alt. DSI's repræsentanter eventuelt valgte medlem. Valg til bestyrelsen foretages på det ordinære repræsentantskabsmøde og er gældende for 2 år således at der skiftevis vælges 2 og 3 medlemmer hvert år. Viborg Kommune kan vælge et bestyrelsesmedlem blandt sine repræsentantskabsmedlemmer. Kommunen meddeler før repræsentantskabsmødets start om man ønsker at gøre brug af retten til at vælge et bestyrelsesmedlem. Opnår flere kandidater samme stemmeantal, foretages der ny afstemning mellem kandidaterne med stemmelighed; dersom stemmerne stadig er lige, foretages herefter lodtrækning om valget. Dersom et bestyrelsesmedlem i valgperiodens løb ikke længere er medlem af et af de i 12 gruppe B og C nævnte foreninger, indtræder den suppleant, der er valgt samtidig med det fratrædende medlem, i bestyrelsen. Såfremt denne suppleant allerede er indtrådt i bestyrelsen eller af anden årsag ikke er til rådighed, indtræder den anden valgte suppleant. Er samme forhold gældende for denne, kan bestyrelsen vælge mellem at afholde ekstraordinært repræsentantskabsmøde for at vælge det/de manglende medlem/ medlemmer eller at køre videre med reduceret bestyrelse indtil næste ordinære repræsentantskabsmøde. 17. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 4 af 6

5 Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter dets valg med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen holder møde så ofte, som formanden ønsker det, eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kræver det med angivelse af forhandlingerne. Formanden indkalder til bestyrelsesmøde med normalt mindst en uges varsel. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, såfremt mindst 3 medlemmer er til. stede. Hvert bestyrelsesmedlem har kun en stemme, og stemmeretten er personlig, således at der ikke kan Stemmes ved fuldmagt eller befuldmægtiget. Alle beslutninger træffes ved absolut stemmeflertal, men i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. 18. Bestyrelsen udarbejder reglement for hallens benyttelse og fastsætter vederlag herfor, samt om servering skal finde sted i henhold til beværterbevilling eller som marketendervirksomhed eller ifølge lejlighedstilladelser. Reglementet skal forelægges repræsentantskabet til godkendelse. Bestyrelsen drager omsorg for og er ansvarlig for, at institutionens indtægter tilbørligt indkasseres, at sædvanlige driftsudgifter - herunder renter og afdrag på lån - betales, samt at institutionens midler er anbragt som i 5 foreskrevet. 19. Udgifter, der ikke er en følge af institutionens normale drift, ma kun afholdes efter godkendelse i repræsentantskabet. Forhandlingsprotokol: 20. I institutionens forhandlingsprotokol, der er fælles for repræsentantskabet og bestyrelsen, konstateres tid og sted for alle møder, mødedeltagelsen og beslutningsdygtigheden, samt de på møderne trufne beslutninger og vedtagelser. Herudover skal hvert år, forud for protokollater af det ordinære repræsentantskabsmøde, indføres navn og adresse på samtlige repræsentantskabsmedlemmer med angivelse af, hvilken valgberettiget forening, det enkelte repræsentantskabsmedlem repræsenterer. Forhandlingsprotokollen føres normalt at bestyrelsens sekretær, men i Øvrigt af den, der hertil udpeges af formanden respektive næstformanden. Forhandlingsprotokollen underskrives af samtlige tilstedeværende, stemmeberettigede medlemmer af repræsentantskabet, eller, for så vidt angår bestyrelsesmøder, samtlige tilstedeværende medlemmer af bestyrelsen. Vedtægtsændringer og opløsning: 21. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 5 af 6

6 Forslag til ændring af vedtægterne og om institutionens opløsning indstilles, med 2/3 flertal af samtlige repræsentantskabsmedlemmer, til vedtagelse af bestyrelsen. Vedtages forslaget med 2/3 flertal af de mødte, men ikke 2/3 af samtlige repræsentantskabsstemmer, indkaldes med 14 dages skriftlig varsel til nyt repræsentantskab møde, hvor forslaget kan vedtages med 2/3 af de mødtes stemmer, uanset disse antal. Vedtægtsændringer sker efter forudgående rådslagning med Viborg Byråd. Besluttes institutionens opløsning, anvendes eventuel formue efter rådslagning med Viborg Byråd til formål i det pågældende geografiske virkeområde af tilsvarende art som den opløste institutions. Den Selvejende Institution Hald Ege Hallen Birgittelystvej Viborg. SE/CVR-nr.: DK Side 6 af 6