DEN PRAKTISKE LITTERATURSØGNINGSPROCES Fagkonsulentens version 15. januar 2014 KIBI 1. Kronologisk procesbeskrivelse Formøde med fagkonsulent og søgespecialist: Søgekriterier og søgeord diskuteres. Fagkonsulenten undervises i RefWorks og får særskilt login. Efter mødet: Fagkonsulent sender evt. yderligere søgeord til søgespecialisten Med baggrund i søgeordene fremsætter søgespecialisten i samarbejde med fagkonsulenten en søgestrategi for databaserne. Søgespecialisten laver guidelines-søgning i sekundærlitteraturen, i første omgang kun efter guidelines og MTV. Søgningen udføres i databaserne: 1) GIN (intl), NICE (UK), CRD/HTA (UK), NGC (USA), Sign, SBU (Sverige), Socialstyrelsen (Sverige), Kunnskapssenteret (Norge), Helsedirektoratet (Norge), Helsebiblioteket Norge) 2) Medline, Embase, evt. Cinahl/PsycInfo/ERIC/Pedro/OTSeeker Søgespecialisten lægger alle fremsøgte referencer i Refworks i mappen: Guidelines.Alle (Se detaljeret vejledning i Refworks vejledningen.) Dubletter slettes. Søgespecialisten genererer en liste fra Refworks, der gives til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger litteraturen og sender mail til søgespecialisten med de relevante RefID nr. Evt. supplering af søgningen med fagkonsulenten. Søgespecialisten skaffer litteraturen hjem, hvilket tager max. 14 dage. Guidelines og artikler sendes i en elektronisk og en papirkopi til fagkonsulenten. Søgespecialisten lægger litteraturen i den fulde tekst i Refworks under de respektive referencer som Attachments. Placering i undermappen Guidelines - Relevante Søgespecialisten udfærdiger søgeprotokol udfra baggrundssøgningen med søgeord, fund og søgehistorie (i Microsoft WORD). Denne udsendes til arbejdsgruppens medlemmer senest 14 dage før 1. arbejdsgruppemødet. 1. arbejdsgruppemøde Forslag til fokuserede spørgsmål (PICO/PIRO), udarbejdet af fagkonsulenten, diskuteres. Søgeprotokol, søgeord og valgte databaser præsenteres. RefWorks mini kursus 1
Efter mødet: Fokuserede spørgsmål udarbejdes endeligt af fagkonsulenten og indsættes i et PICO/PIRO skema, der sendes til arbejdsgruppen. Fagkonsulent og arbejdsgruppe læser baggrundslitteraturen (14 dage) Referencer, der skal vurderes til NKR, kopieres af fagkonsulenten fra undermappen Guidelines - Relevante over i undermappen: Guidelines - Inkluderede. Relevante referencer til PICO/PIRO spørgsmålene kopieres også til undermappen Inkluderede under mapperne P1-10. 2. Arbejdsgruppemøde Der diskuteres: Er alle fokuserede spørgsmål besvaret?. Hvis ikke, udarbejdes søgestrategi for søgning af primær- og sekundær litteratur til ubesvarede spørgsmål. Efter mødet: Fagkonsulenten og søgespecialisten mødes og vælger mulige søgeord for ikke besvarede PICO/PIRO-spørgsmål. Søgespecialisten udleder søgestrategi og søgeord for de enkelte PICO/PIRO-spørgsmål til PICO-søgning. PICO-søgningen udføres for de enkelte PICO/PIRO spørgsmål efter: 1) Sekundærlitteratur udkommet efter up-to-date datoen for de fundne guidelines. Søgning i Medline, Embase, Cochrane og evt. Cinahl, Eric, PsycInfo, Pedro, OTSeeker (metaanalyser og systematic reviews). 2) Sekundærlitteratur udfra ikke besvarede fokuserede spørgsmål. Søgning i Medline, Embase og Cochrane + evt. Cinahl, Pedro, OTSeeker, Psycinfo, ERIC (metaanalyser og systematic reviews) 3) Evt. søgning efter primærlitteratur i Medline/Embase, evt. Cinahl/ERIC/PsycInfo for PICO/PIRO-spørgsmål, der ikke er blevet besvaret i sekundærlitteraturen. Søgespecialisten lægger de fremsøgte referencer i Refworks i mappen: Pxx. Dubletter slettes. Søgespecialisten genererer en liste fra Refworks, der gives til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger litteraturen og sender mail til søgespecialisten med de relevante RefID nr. Søgespecialisten fremskaffer litteraturen, hvilket max tager 14 dage. Artikler og guidelines sendes i en elektronisk og en papirkopi til fagkonsulenten. Søgespecialisten lægger litteraturen i den fulde tekst i Refworks under de respektive referencer som Attachments. Reviews-artikler placeres i mappen Px - Px.Relev.Reviews Primærlitteratur placeres i mappen Px - Px.Relev.Primær Ny søgeprotokol for PICO-søgning udarbejdes af søgespecialisten og sendes til fagkonsulenten og arbejdsgruppen. 2
Fagkonsulent samt evt. 1-2 medlemmer af a-medlemmer læser sekundær- og primærlitteraturen fra den PICO-søgning (ca. 14 dage) Fagkonsulenten kopierer de referencer, der skal vurderes/bruges i NKR, til undermappen: Inkluderede under de respektive Pxx-mapper. Fagkonsulenten bruger RefWorks Write-N-Cite funktion i Word til at indsætte citationer og referenceliste i NKR guidelinen. 3
2. Termer og koder - forklaring Brugte termer Fokuserede spørgsmål = PICO/PIRO-spørgsmål Reference = Litteraturhenvisning Søgestrategi = Den strategi, søgespecialisten lægger, for at kunne søge de relevante referencer frem. Medtager inklusions- og eksklusionskriterier. Søgehistorie = Alle søgespørgsmål, man har angivet i en given database samt resultat af søgningen Søgeprotokol = Samlingen af baggrundsinformation, søgekriterier, liste over søgte databaser, søgeord, evt. søgehistorie og søgeresultat med referencer Med = Medline Pub = Pubmed Em = Embase Coc = Cochrane Library Cin = Cinahl Psy = Psycinfo Eric = ERIC Pedro = Pedro OTS = OTSeeker GIN = G-I-N International NICE = NICE (UK) NGC = National Guideline Clearinghouse (USA) SIGN = Scottish Intercollegiate Guidelines Network HTA = HTA Database SBU = SBU, Statens beredning för medicinsk utvärdering (Sverige) Social = Socialstyrelsen (Sverige) NOCK = Kunnskapssenteret (Norge) Helsedir = Helsedirektoratet (Norge) Helsebib = Helsebiblioteket (Norge) Numre på referencer Søgespecialisten overfører alle referencer til Refworks. Hver reference får et RefID i RefWorks. Dette RefID nummer skal angives til søgespecialisten ved ønske om fremskaffelse af litteratur. Søgespecialisten lægger den hjemkomne fuldtekst litteratur ind i Refworks og på PC under som pdf-fil med filnavnet NKR.RefID.bilag.pdf: Guidelines-søgning:. GS.341.summary.BAG NKR Grå stær RefID 341 i Refworks-basen GråStær Summary PICO-søgning GS.15.full.5 NKR Grå Stær RefID 15 i Refworks-basen GråStær Den fulde artikel P5 (PICO 5) 4
3. Søgning i databaser Søgeprocessen planlægges i tæt samarbejde mellem søgespecialisten, fagkonsulenten og projektgruppen. Fagkonsulenten får individuelt login til RefWorks. Søgespecialisten foretager en systematisk litteratursøgning i databaser. Der vil evt. også være nødvendigt at søge i organisationernes hjemmesider/guidelines for yderligere litteratur. For uddybende oplysninger om de enkelte databaser, se Metodehåndbogen side 18 Søgningen med søgeprotokol bliver lagt på Sundhedsstyrelsens hjemmeside som dokumentation sammen med emnet for NKR. FORSØGNINGEN Inden formødet, hvor kommissoriet godkendes, laves en forsøgning for at se, om der allerede synes at være eksisterende guidelines til emnet. De indledende søgeord finder søgespecialisten selv, evt. i samarbejde med projektlederen fra sekretariatet. Der søges efter guidelines i: GIN, NICE, SIGN, HTA, NGC, Medline, Embase. GUIDELINES-SØGNINGEN Guidelines-søgningen er en litteratursøgning efter guidelines, der giver arbejdsgruppens medlemmer et billede af eksisterende evidens i form af kliniske retningslinjer og MTV er indenfor feltet. Fagkonsulenten udtænker mulige søgeord og søgekriterier og vedlægger gerne en eller flere højt relevante artikler eller referencer til søgespecialisten. Søgespecialisten laver på den baggrund en søgestrategi for de enkelte databaser. Efter finjustering med fagkonsulenten udfører søgespecialisten guidelines-søgningen. Der søges kun i sekundær litteratur. Der bliver søgt efter: 1) Guidelines i databaserne GIN, NICE, SIGN, HTA, NGC, SBU, Socialstyrelsen (Sverige), Kunnskapssenteret, Helsedirektoratet (Norge), Helsebiblioteket (Norge), Medline, Embase og evt. Cinahl, PsycInfo, ERIC, Pedro, OTSeeker. 2) Evt. systematic reviews og metaanalyser i Medline, Embase Cochrane og Cinahl, såfremt der kun er fundet få guidelines. Der krydstjekkes med litteratur, som fagkonsulenten evt. har medsendt som relevant litteratur. Der krydstjekkes med guidelines på de relevante videnskabelige selskabers hjemmesider. 5
Søgeprotokol Der udfærdiges en søgeprotokol, og på forsiden står, at det er en Guidelines-søgning. Søgeprotokollen er kun til orientering. Fagkonsulentens udvælgelse af referencer foretages fra lister, genereret i Refworks. Også referencelisten i søgeprotokollen genereres fra Refworks, efter dubletter er slettet. Søgeprotokollen skrives i Microsoft Word. Søgeprotokollen indeholder: Baggrund RefWorks projekt login og password PICO-spørgsmål Søgestrategi Databaser søgte Søgehistorie Referenceliste som vedlagt fil Søgehistorien kopieres og sættes ind i Word-dokumentet under de enkelte databaser. Se eksemplet på en søgeprotokol bilag 1. Søgeprotokollen inkl. referencerne sendes til Fagkonsulenten, og søgeprotokollen ekskl. referencerne sendes til arbejdsgruppen senest 14 dage før 1. arbejdsgruppemøde. Udvælgelse og fremskaffelse af litteratur Søgespecialisten overfører hele guidelines-søgningen til Refworks og lægger referencerne i mappen Guidelines. Dubletter slettes. Søgespecialisten genererer en liste fra RefWorks med referencerne, som gives til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger den relevante litteratur og mailer RefID numrene til søgespecialisten (numrene står på listen for hver reference) Søgespecialisten lægger de umiddelbart tilgængelige guidelines i RefWorks mappen Guidelines Relevante og skaffer den resterende udvalgte litteraturen hjem. Fuldtekst artikler og guidelines ind i RefWorks Referencerne til litteraturen lægges i mappen: Guidelines - Relevante. De tilhørende artikler og guidelines i den fulde tekst lægges ved den relevante reference som Attachments, hvor de er tilgængelige for fagkonsulenten og arbejdsgruppen. Søgespecialisten gemmer en elektronisk kopi hos sig selv og sender en elektronisk kopi og en papirkopi til fagkonsulenten. 6
PICO-SØGNINGEN På baggrund af den fremskaffede litteratur og referencerne finder fagkonsulenten og 1-2 arbejdsgruppemedlemmer ud af, om alle fokuserede spørgsmål er besvaret. Hvad enten de fokuserede spørgsmål er besvarede eller ej, søger søgespecialisten i: 1) Sekundærlitteratur udkommet efter up-to-date datoen for de udvalgte guidelines. Søgning i Medline, Embase, Cochrane og evt. Cinahl, Eric, PsycInfo, Pedro, OTSeeker (metaanalyser og systematic reviews). Er nogle af de fokuserede spørgsmål (PICO/PIRO spørgsmål) ikke besvaret, søger søgespecialisten videre i sekundær- og primærlitteraturen således: 2) Sekundærlitteratur målrettet for hver af de ikke besvarede fokuserede spørgsmål. Søgning i Medline, Embase og Cochrane + evt. Cinahl, Pedro, OTSeeker, Psycinfo, ERIC (metaanalyser og systematic reviews) 3) Evt. søgning efter primærlitteratur i Medline og Embase, evt. Cinahl/ERIC/PsycInfo. Søgeprotokol Søgespecialisten laver en ny søgeprotokol. På forsiden står, at det er en PICO-søgning. Søgeprotokollen er kun til orientering. Udvælgelsen af referencer foregår i Refworks. Søgeresultaterne listes efter 1) PICO/PIRO-spørgsmål 2) Database 3) Fund (hvis ikke andet er aftalt). Referencerne vedlægges i filer for hvert PICO/PIRO-spørgsmål. Søgeprotokollen med referencer fra den opfølgende sendes hurtigst muligt til fagkonsulenten. Til Arbejdsgruppen sendes søgeprotokollen ekskl. referencerne. Udvælgelse og fremskaffelse af litteratur Søgespecialisten lægger alle referencer fra den PICO-søgning i de respektive PICO/PIROmapper i mapperne P1-P10. Dubletter slettes. Søgespecialisten genererer en liste fra RefWorks med referencerne, som gives til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger den relevante litteratur og mailer RefID numrene til søgespecialisten (numrene står på listen for hver reference). Søgespecialisten skaffer litteraturen hjem. Referencer og fuldtekst til RefWorks De udvalgte referencer lægges i mapperne: Px - Px.Relev.Reviews eller Px - Px.Relev.Primær alt efter dokumenttype og PICO/PIRO-spørgsmål. De tilhørende artikler og guidelines i den fulde tekst lægges ved den relevante reference som Attachments, hvor de er tilgængelige for fagkonsulenten og arbejdsgruppen. Søgespecialisten gemmer en elektronisk kopi hos sig selv og sender en elektronisk kopi og en papirkopi til fagkonsulenten. 7
KRYDSCHECK Yderligere søgninger kan være nødvendig for at skaffe ekstra litteratur, som fagkonsulenten eller arbejdsgruppen har fået oplysninger om i guidelines o.lign eller har fået på anden vis. Der krydstjekkes med nye tidsskriftartikler fra vigtige tidsskrifter, der endnu ikke er kommet ind i databaserne. DEN VIDERE PROCES I Refworks: Efterhånden som fagkonsulenten finder ud af, hvilke guidelines og artikler, der skal inkluderes i NKR gør fagkonsulenten flg: Træk (kopier) reviews referencer fra Px.Relev.Reviews til Px.Inklud.Reviews Træk (kopier) primærlitt referencer fra Px.Relev.Primær til Px.Inklud.Primær Når fagkonsulenten skriver NKR, bruges RefWorks til at indsætte citationer og lave referencelisten. (Se RefWorks vejledningen). 8