REFWORKS vejledning til Nationale Kliniske Retningslinjer Fagkonsulentens version (december 2013)

Transkript

1 REFWORKS vejledning til Nationale Kliniske Retningslinjer Fagkonsulentens version (december 2013) 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. Refworks og Nationale Kliniske Retningslinjer Log ind i RefWorks Navigation i RefWorks Visning af referencer Mapper (folders) Søgning Hurtig søgning Søgning i indeks Avanceret søgning Fuldtekstlitteraturen som attachment Tilføjelse af referencer Write-N-Cite Installation Log ind i RefWorks databasen gennem Microsoft Word En alternativ måde at logge ind på Brug Write-N-Cite Indsæt referencer fra PICO-mapperne Sync database Opret en referenceliste Hjælp

3 1. RefWorks og Nationale Kliniske Retningslinjer RefWorks er det referenceprogram, der holder styr på alle de søgninger og referencer, der er tilknyttet et projekt. Hvert projekt har sin database, og brugere skal have login-navn og password for at kunne rette/tilføje/benytte referencerne. 2. Log ind i RefWorks Denne vejledning instruerer dig i, hvordan du logger på RefWorks udefra. Åbn hjemmesiden: Klik på Favoritter i topmenuen og klik på Føj til favoritter. Så ligger den blandt Favoritterne næste gang, du skal logge ind. Klik på knappen login : - 3 -

4 Et andet vindue åbner. 1. Ved Login name, skriv: NKRxxxxx (f.eks. NKRpcos) 2. Ved Password, skriv: Det udleverede password, der kun er til brug for fagkonsulenten Login name Password Du skulle nu være logget ind i databasen for din NKR

5 3. Navigation i RefWorks-systemet Når databasen åbnes, ses alle referencerne fra baggrundssøgningen i hovedvinduet. Senere når litteraturen er fremskaffet vil de fulde artikler, rapporter og guidelines ligge her - under de respektive referencer. Senere igen vil også alle referencer fra den opfølgende søgning med fuldtekst kunne ses her. Roller: Flytte referencer fra mappe A* til B * Sætte citationer ind i Microsoft Word Lave referenceliste i Microsoft Word Importere/tilføje referencer Flytte referencer generelt Oprette mapper Ændre eller slette poster Slette dubletter Fagkonsulenten Fagkonsulenten Fagkonsulenten Søgespecialisten Søgespecialisten Søgespecialisten Søgespecialisten Søgespecialisten 3.1. Visning af referencer Når du åbner en NKR database i Refworks, ser du denne visning. RefID er her. Panelet for den enkelte reference ser sådan ud: Klik på luppen for at få vist alle oplysninger om en bestemt reference. Hvis der er link til en guideline, kan du klikke på den. *Mappe A = 2) Relevante fuldtekst *Mappe B = 3) Inkluderede - 5 -

6 3.2. Mapper (folders) Der er oprettet flg. mapper i NKR databaser i RefWorks til brug for fagkonsulenten: Baggrundssøgning 1) Alle referencer 2) Relevante - fuldtekst 3) Inkluderede PICO 1 1) Alle - opfølg.søgning 2) Relevante - fuldtekst 3) Inkluderede Det er kun mapperne, der begynder med et tal, du skal bruge. Mapper Alle bestillinger er kun til brug for søgespecialisten. Baggrundssøgning 1) Alle referencer I denne mappe lægger søgespecialisten alle referencer fra baggrundssøgningen. Søgespecialisten genererer liste med alle referencerne og sender til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger materiale og mailer de udvalgte RefID numre til søgespecialisten (RefID står i listen for hver reference). 2) Relevante fuldtekst I denne mappe lægger søgespecialisten de udvalgte/relevante referencer med tilhørende artikel/guideline i den fulde tekst. 3) Inkluderede PICO 1-10 Når fagkonsulenten har fundet de referencer, der skal vurderes til NKR, flytter fagkonsulenten de respektive referencer til 1) Alle referencer I disse mapper lægger søgespecialisten alle referencer fra den opfølgende søgning alt efter PICO-spørgsmål. Søgespecialisten genererer liste med alle referencerne og sender til fagkonsulenten. Fagkonsulenten udvælger materiale og mailer de udvalgte RefID numre til søgespecialisten (RefID står i listen for hver reference). 2) Relevante fuldtekst Når litteraturen kommer hjem, lægger søgespecialisten de udvalgte/relevante referencer med tilhørende artikel/guideline i den fulde tekst i denne mappe. Når fagkonsulenten har fundet de referencer, der skal vurderes til NKR, flytter fagkonsulenten de respektive referencer til 3) Inkluderede Fra denne mappe tages referencer til citationer i NKRmanuskriptet i Microsoft Word

7 Mapper vises i højre bjælke. Klik på den relevante mappe. Kopier en reference til en mappe: Marker en eller flere referencer. Klik på mappeikonet. Før musen over den relevante mappe og klik. Nu kopieres de markerede referencer til den valgte mappe. Hvis du kopierer en reference til en forkert mappe Klik på den forkerte mappe i højrebjælken. Marker referencen og klik på i hovedpanelet for at slette Søgning Der er tre måder at søge referencer i RefWorks databaser: Hurtig søgning, søgning i indeks og avanceret søgning Hurtig søgning Hurtig søgning (Quick search) bruges til at søge indenfor alle titler, forfattere, abstracts og RefID. Der sættes automatisk OR imellem ord. Yderligere medtager søgninger ord, hvor det søgte ord indgår en søgning på art trækker også referencer med heart, part, etc. Resultaterne af en hurtig søgning er altid rangeret efter relevans. Hurtig søgning Resultaterne bliver vist med fremhævede søgeord

8 Søgning i indeks Hvis man ikke kender den præcise stavemåde på en forfatter eller tidsskrift, kan man guide sig ind på det ved at slå op i indeks. Der er genveje til opslag efter: Forfattere, emneord og tidsskrifter. Klik på Search i den grå topmenu og vælg By Authors. Nu søger du i forfatterindekset. Skriv stammen af efternavnet (her crit ) og klik på Search. Alle forfattere med begyndelsesbogstaverne crit vises + de følgende. Klik på en forfatter og alle referencer for den forfatter vises Avanceret søgning Avanceret søgning gør det nemt at lave emnespecifikke søgninger (fx forfatter ( Author ), title ( Title ), nøgleord ( Keyword )), konstruere Boolean-krav (fx AND, OR, NOT ) og afgrænse søgningen til en specifik folder/e. Resultaterne af en avanceret søgning vises i alfabetisk rækkefølge ud fra forfatteren og med fremhævede søgeord

9 1. Klik på Search i den grå topmenu og vælg Advanced. 2. Vælg evt. søgefelt og skriv søgeordene i menuen for Advanced Search. 3. Forbind evt. ordene ved at bruge Boolean-ordene AND,OR,NOT 4. Vælg at søge i All References eller en specifik mappe. 5. Klik på Search Litteraturen i den fulde tekst lægges som attachment Fuldtekstlitteraturen lægges ind i RefWorks af søgespecialisten, så snart litteraturen er fremskaffet. Fuldtekstlitteraturen ligger som pdf-filer under de respektive referencer. Fuldtekst fra baggrundssøgningen ligger i undermappen: Baggrundssøgning 2) Relevante fuldtekst. Fuldtekst fra den opfølgende søgning ligger i undermapperne: PICO x 2) Relevante - fuldtekst Søg referencen frem, som du vil se i fuldtekst. Klik på luppen for at få vist alle oplysninger om en bestemt reference

10 Her vises Pop-up billedet med hele referencen. Her vises også vedlagte filer: Klik på filnavnet i feltet Attachments, hvorefter pdf-filen vises. Der kan godt være flere Attachments til én reference, f.eks. bilag, summary eller full. Indholdet fremgår af filnavnet. 4. Tilføjelse af referencer Referencerne, der er fremkommet i de søgninger, som søgespecialisten har foretaget, er allerede lagt ind i databasen. Alle materialer, der bruges i NKR, skal ind i RefWorks. Også materiale, som fagkonsulenten har fået på anden vis end i søgningen. Har fagkonsulenten mere litteratur, der skal ind i RefWorks, vil søgespecialisten være hjælpelig med at lægge dem ind sammen med fuldtekstindholdet

11 5. Write-N-Cite Når du skriver retningslinjen i Microsoft Word, skal du samtidig bruge Refworks lille ekstraprogram Write-N-Cite, som indsætter citationer fra databasen i Word-teksten. Når du er færdig med retningslinjen, opbygger den også referencelisten for dig med et klik Installation Write-N-Cite 4 kræver Microsoft Word Bruger du tidligere udgaver af Word, så kontakt søgespecialisten. Luk alle versioner af Microsoft Word Log ind i RefWorks Klik på Tools i den grå topmenu vælg Write-N-Cite I pop-up billedet klikker du på Write-N-Cite 4 for 32-bit Word Download påbegyndes. Gem filen med programmet på PC en. Dobbeltklik på filen. Følg menuen og installer. Er der problemer med at installere, så kontakt Kirsten Birkefoss, Sundhedsstyrelsen ( [email protected]) Når du åbner Microsoft Word næste gang, vises allerøverst i topmenuen et nyt faneblad, kaldet RefWorks. Dette faneblad har en række funktioner til at indsætte citationer i Word-dokumentet fra Refworks og udarbejde referencelister (Write-n-Cite)

12 5.2. Log ind i RefWorks databasen gennem Microsoft Word Klik på Log In i RefWorks Write-N-Cite funktionerne i Word-menuen. Et pop-up billede vises: Group code: RWNATBRDHLTH User name: Project login til RefWorks Password: Project password Login code: Skal ikke udfyldes Klik på Login 5.3. Alternativ måde at logge ind på Hav databasen i RefWorks åben Klik på Tools Vælg Write-n-Cite. En Write-n-Cite pop-up boks vises. Klik på den lange tal- og bogstavrække i boksen, så den markeres, og kopier den med CtrlC. Indsæt tal- og bogstavrækken ved Login Code med CtrlV Klik på Login De tre øverste felter skal ikke være udfyldt

13 5.4. Brug Write-N-Cite Klik på Refworks-fanebladet i Word s topmenu Placer dig i Word-dok., hvor du vil have en citation ind. Klik på Insert Citation Insert new Sundhedsstyrelsen bruger output style Vancouver En pop-up boks vises. Skriv del af forfatternavn og tryk på ENTER Hvis der er flere citationer med samme forfatter listes de nedenunder. Klik på den korrekte reference. Citationen flytter ned i boksen nedenunder. Vil du citere endnu en reference på samme placering? Klik på + tegnet. Gentag processen For at indsætte citationen i Word-dokumentet - Klik på OK

14 Nu sættes citationen ind i word-dokumentet som et tal i parentes. Der kan gå mere end 10 sekunder, før citationen er indsat. Skal samme citation indsættes et andet sted i word-dokumentet, står forfatteren som genvej, når du klikker på Insert citation Indsæt referencer fra PICO mapperne Man kan indsætte referencer fra en bestemt mappe (folder) i RefWorks. Klik på Insert citation Klik på den mappe, hvor referencen befinder sig og find referencen. Dobbeltklik på referencen. Skal der udvælges flere referencer til samme placering, findes de andre referencer på samme måde. For at indsætte citationen i Word-dokumentet - Klik på OK

15 5.6. Sync database Hvis man ikke kan se referencen i Insert/edit citation-billedet efter søgning på en forfatter/titel. Prøv at klikke på Sync database og se derefter, om referencen kommer til syne, når man igen klikker på Insert New citationfunktionen. 6. Opret en referenceliste Når du er færdig med at arbejde i dokumentet og har indsat alle dine referencer, kan du lave referencelisten. (Inden du begynder, er det en god idé at lave en ekstra kopi af dokumentet, så du altid kan gå tilbage og starte forfra). 1. Klik på Log In i RefWorks Write-N-Cite funktionerne i Word-menuen. 2. Åbn det dokument, som referencelisten skal være i og placer dig i dokumentet, hvor du gerne vil have referencelisten. 3. Vælg type Style = NKR Write-N-Cite 4. I Refworks Write-N-Cite funktioner vælger du Bibliography Options Klik på Insert Bibliography. 5. Referencelisten genereres. 7. Hjælp? På refworks.com i topmenuen under Help findes en Tutorial. Du kan også i samme menu klikke på Launch Help File. Derudover er hjælpefunktionen altid tilgængelig i din online database. Kontakt søgespecialisten ved yderligere spørgsmål