Vejledning til udfyldelse af ny refusionsblanket til Barselsfonden Når du skal indberette refusion for en orlovsperiode, som er påbegyndt fra 1. januar 2009, skal du gøre det på den nye blanket. Du kan finde information om de nye regler på www.oes.dk Vi har udarbejdet en vejledning, som hjælper dig med at udfylde den nye blanket. Ansøgningsfrister Efter de nye regler skal refusion søges kvartalvis. Refusion skal søges senest to måneder efter udgangen af det kvartal, som refusionen vedrører. Eksempel: - 1. kvartal 2009 skal søges senest 2. juni 2009, da 31. maj 2009 falder på en søndag. - 2. kvartal 2009 skal søges senest 31. august 2009. - 3. kvartal 2009 skal søges senest 30. november 2009. - 4. kvartal 2009 skal søges senest 1. marts 2010, da 28. februar 2010 falder på en søndag. Overholdes ansøgningsfristen ikke bortfalder retten til refusion. Orlovsstart Du skal ved løbende indberetning hvert kvartal taste den samme dato, hvor medarbejderen oprindeligt gik på lønnet orlov. Dato for første lønnede orlovsdag i kvartalet Ved den første indberetning vil orlovsstart og dato for første lønnede orlovsdag i kvartalet være ens. Graviditetsbetinget sygdom Bliver medarbejderen sygemeldt pga. graviditetsbetinget sygdom op til påbegyndelse af lønnet orlov, skal du ved indberetning taste datoen for første sygedag.
Eksempel: En medarbejder, som arbejder på fuldtid, bliver fuldtidssygemeldt pga. graviditetsbetinget sygdom den 1. januar 2009 og resten af 1. kvartal 2009. For 1. kvartal 2009 skal blanketten udfyldes således: Er medarbejderen kun delvist sygemeldt skal du indberette denne periode som deltid. Eksempel: En medarbejder, som arbejder på fuldtid, bliver deltidssygemeldt den 1. januar 2009, graviditetsorlov påbegyndes 14. januar 2009. I perioden 1. januar 2009 til og med 13. januar 2009 arbejder medarbejderen 17 timer om ugen og er deltidssygemeldt 20 timer om ugen. Du skal indberette en arbejdstidsbrøk på 0,54 (20/37). Dato for orlovsstart skal være lig med første sygedag, dvs. 1. januar 2009. Dato for kvartalets første lønnede orlovsdag skal være 14. januar 2009, da refusion først fra 14. januar 2009 skal beregnes på fuldtid.
For første kvartal 2009 skal blanketten udfyldes således: Indberetning af afbrudt orlov Det følger af reglen i bekendtgørelsens 3 stk. 3, at orloven betragtes som én sammenhængende periode, når orloven afbrydes af færre end 7 arbejdsdage. Er der tale om en afbrudt orlov, skal du indberette orloven på to linjer, uanset om orloven betragtes som én sammenhængende periode eller ej. Det afgørende er, at du indberetter kvartalsvis inden fristen. Du kan finde to eksempler på hvordan du skal indberette nedenfor. Eksempel én orlovsperiode: En medarbejder holder orlov fra 1. januar 2009 til 14. januar 2009 og igen fra 21. januar 2009 til 15. april 2009. Der er tale om en sammenhængende periode, idet orloven kun afbrydes med 4 arbejdsdage. Selvom orloven betragtes som en sammenhængende periode, skal du indberette de to perioder på hver sin linje. Se eksempel på indberetning nedenfor.
Eksempel flere orlovsperioder: En medarbejder holder orlov fra 1. januar 2009 til 14. januar 2009 og igen fra 26. januar 2009 til 15. april 2009. Der er tale om to orlovsperioder, idet orloven afbrydes med 7 arbejdsdage. Du skal indberette orloven på to linjer som i eksemplet nedenfor
Supplerende blanket - Indberetning af samme kvartal flere gange Som udgangspunkt skal du kun indberette én gang for hvert kvartal. Du kan dog blive nødt til at indsende en supplerende blanket for samme kvartal, hvis du eksempelvis i den første indberetning har glemt at indberette en enkelt person på barsel. Du vælger samme kvartal under opgørelsesperiode og udfylder derefter blanketten. På den supplerende blanket skal du kun indberette den person, du tidligere havde glemt at indberette. Efter udfyldelse af blanketten skal du sætte kryds i feltet supplerer tidligere indsendt blanket nederst til venstre på blanketten.
Beregning af antal lønnede orlovstimer Antal lønnede orlovstimer pr. kvartal beregnes af blanketten. Antal lønnede orlovstimer beregnes på baggrund af de indtastede datoer for lønnet orlovsstart og orlovsslut i kvartalet og antal lønnede orlovstimer pr. hverdag. En medarbejder ansat på fuldtid har en arbejdstidsbrøk på (37/37) 1,0, hvilket svarer til 7,40 timer pr. hverdag. En medarbejder ansat på deltid med eksempelvis 30 timer pr. uge har en arbejdstidsbrøk på (30/37) 0,81, hvilket svarer til 5,99 timer pr. hverdag. Eksempelvis beregnes der for perioden 1. januar 2009 31. marts 2009 for en: - Fuldtidsansat, 64 hverdage x 7,40 timer pr. hverdag = 473,60 lønnede orlovstimer - Deltidsansat (arbejdstidsbrøk 0,81), 64 dage x 7,40 timer pr. hverdag x arbejdstidsbrøk 0,81 = 383,62 lønnede orlovstimer
Efterregulering - Ændring i antal lønnede orlovstimer Ved efterregulering skal du taste ændringen i antallet af lønnede orlovstimer i kvartalet. Eksempel. En medarbejder på deltid (arbejdstidsbrøk 0,81)er tidligere fejlagtigt blevet indberettet som fuldtid i perioden 1. januar 2009 31. marts 2009. Der er således indberettet 473,60 lønnede orlovstimer, jf. eksemplet ovenfor. Antal lønnede orlovstimer på deltid udgør rettelig 383,62 jf. eksemplet ovenfor. I eksemplet udgør ændringen i antal af lønnede orlovstimer 473,60-383,62 = 89,98 timer. Udfyld blanketten med csv-fil Du kan udfylde felterne i tabellen "oplysninger om personer på lønnet orlov" fra en csv-fil. Filen skal indeholde følgende felter: navn, orlovsstart, i lønramme 0-35? (ja/nej), dato for kvartalets første lønnede orlovsdag, dato for kvartalets sidste lønnede orlovsdag, fuldtid? (ja/nej), arbejdstidsbrøk. Det følgende er et eksempel på en fil: hans jensen;01-01-2009;ja;01-01-2009;31-03-2009;nej;0,81
Når du udfylder felterne fra en fil, sker der ikke andet, end at data fra filen skrives ind i blanketten. Det er herefter muligt både at rette og slette felter. Der kan altså ikke ske noget ved at eksperimentere lidt med filudfyldningsfunktionen. TIP: Du kan fx lave en csv-fil ved at taste oplysningerne ind i et excel-ark og så gemme excel-arket som en csv-fil. Der skal ikke være overskrifter over kolonnerne i excel-arket.