Når en medarbejder skal på barsel

Transkript

1 Når en medarbejder skal på barsel Når en medarbejder skal på graviditets-, barsels- eller forældreorlov, er der en række oplysninger du som arbejdsgiver skal huske og en række oplysninger du kan give videre til din medarbejder, allerede inden du indberetter orloven. Vi anbefaler derfor, at du gennemgår nedenstående forløb med din medarbejder. På den måde er I på forkant under hele forløbet. Forløbet fra en medarbejder giver besked om kommende orlov til medarbejderen er tilbage på arbejde Klik på teksten ved hvert punkt for at få yderligere forklaring på, hvad du som arbejdsgiver skal gøre. Dig som arbejdsgiver 3. Hvis sygdom: Arbejdsgiver indberetter Sygdom under graviditet på Virk 5. Indberetter perioden 4 uger før forventet fødsel og søger om refusion på Virk Planlæg orloven sammen med medarbejderen 8. Søger om refusion løbende med tilbagevirkende kraft 10. Oplyser hvis lønnen til medarbejder ophører Gravid Tilbage på arbejde Din medarbejder 1. Oplyser arbejdsgiver om graviditet 2. Hvis sygdom: Oplyser arbejdsgiver om graviditetsbetinget sygdom 4. Går fra 4 uger før forventet fødsel 6. Får brev i Digital Post på borger.dk med besked om at tjekke arbejdsgivers oplysninger Planlæg orloven sammen med arbejdsgiveren 9. Får brev i Digital Post på borger.dk med besked om at tjekke arbejdsgivers oplysninger 11. Søger om barselsdagpenge på borger.dk, når lønnen ophører 12. Oplyser hvis der er ændringer under barselsorloven fx ferie under orlov

2 1. Medarbejder oplyser arbejdsgiver om graviditet Din medarbejder oplyser dig om graviditet og terminsdatoen. 2. Hvis sygdom: Medarbejder oplyser arbejdsgiver om sygdom Du modtager oplysning om graviditetsbetinget fravær fra din medarbejder, hvis hun bliver syg. 3. Hvis sygdom: Arbejdsgiver indberetter Sygdom under graviditet på Virk Hvis din medarbejder bliver syg under graviditet, skal du oplyse os om det på Virk.dk/barselsdagpenge. Hvis fraværet kræver en lægeerklæring, får din medarbejder en besked fra os i Digital Post på borger.dk om, at hun skal gå til sin læge og få udfyldt en lægeerklæring inden en bestemt dato.. Du bliver orienteret, hvis din medarbejders fravær kræver en lægeerklæring.. Frist Senest 5 uger efter første fraværsdag skal du anmelde Sygdom under graviditet for at få refusion for perioden. 4. Medarbejder går fra 4 uger før forventet fødsel Din medarbejder starter orlov 4 uger før forventet fødsel. 5. Arbejdsgiver indberetter perioden 4 uger før forventet fødsel og søger om refusion på Virk Som arbejdsgiver skal du oplyse Udbetaling Danmark om, at en medarbejder skal på orlov. Det gør du via en selvbetjeningsløsning på Virk. Dine frister Løn under barsel: Senest 8 uger efter at du stopper med at udbetale løn, skal du anmode om refusion. Du kan dog anmelde orloven, så snart din medarbejder går på orlov 4 uger før forventet fødsel. Vær opmærksom på, at du kun kan anmode om refusion med tilbagevirkende kraft. Når løn under barsel stopper: Senest 8 uger efter sidste dag med løn skal din medarbejder søge om barselsdagpenge. For at din medarbejder kan søge, skal du have indberettet på Virk, at du ikke længere udbetaler løn. Vi anbefaler derfor, at du anmelder din medarbejders fravær, så snart lønnen ophører. Ingen løn under barsel: Du skal anmelde fraværet, for at din medarbejder kan søge om barselsdagpenge. Vi anbefaler derfor, at du anmelder din medarbejders fravær så tidligt som muligt og senest 8 uger efter fødsel modtagelse af adopteret barn eller første fraværsdag. 1

3 6. Medarbejder får brev i Digital Post på borger.dk med besked om at tjekke arbejdsgivers oplysninger Når du som arbejdsgiver har anmeldt barselsorlov på Virk, modtager din medarbejder et brev i Digital Post på borger.dk. I brevet kan medarbejderen se, hvad du som arbejdsgiver har oplyst. I nogle situationer skal medarbejderen sende os supplerende oplysninger, for at du som arbejdsgiver kan få refusion. Udbetaler du ikke løn under barsel, så gå til punkt 10. Planlæg orloven sammen med medarbejderen Vi anbefaler, at du sammen med medarbejderen planlægger barselsforløbet, inden du indberetter orloven på Virk, så I er enige om, hvordan orloven skal forløbe. Du kan læse mere om medarbejderens barsel her: Det skal du vide, når I planlægger jeres barsel 8. Arbejdsgiver søger om refusion løbende med tilbagevirkende kraft Når du ønsker refusionen udbetalt, skal du indberette fraværet på Virk.dk/barselsdagpenge. Du kan kun anmode om refusion med tilbagevirkende kraft, men du kan allerede fra første fraværsdag anmelde fraværet. Udbetaler du ikke løn under barsel, så se punkt 10. Dine frister Løn under barsel: Senest 8 uger efter at du stopper med at udbetale løn, skal du anmode om refusion. Du kan dog anmelde orloven, så snart din medarbejder går på orlov 4 uger før forventet fødsel. Vær opmærksom på, at du kun kan anmode om refusion med tilbagevirkende kraft. Når løn under barsel stopper: Senest 8 uger efter sidste dag med løn skal din medarbejder søge om barselsdagpenge. For at din medarbejder kan søge, skal du have indberettet på Virk, at du ikke længere udbetaler løn. Vi anbefaler derfor, at du anmelder din medarbejders fravær, så snart lønnen ophører. Ingen løn under barsel: Du skal anmelde fraværet, for at din medarbejder kan søge om barselsdagpenge. Vi anbefaler derfor, at du anmelder din medarbejders fravær så tidligt som muligt og senest 8 uger efter fødsel modtagelse af adopteret barn eller første fraværsdag. 2

4 9. Medarbejder får brev i Digital Post på borger.dk med besked om at tjekke arbejdsgivers oplysninger Når du som arbejdsgiver har anmodet om refusion af barselsdagpenge på Virk, modtager din medarbejder et brev i Digital Post på borger.dk I brevet kan medarbejderen se, hvad du som arbejdsgiver har oplyst. I nogle situationer skal medarbejderen sende os supplerende oplysninger, for at du som arbejdsgiver kan få refusion. 10. Arbejdsgiver oplyser hvis lønnen til medarbejder ophører Husk at anmelde, når lønnen stopper. Det er afgørende for, hvor længe din medarbejder kan risikere at undvære indkomst. Når din medarbejder ikke længere får løn fra dig, kan han eller hun som udgangspunkt få barselsdagpenge fra os. Først når du har anmeldt, at lønnen er stoppet, modtager medarbejderen et brev med mulighed for at søge barselsdagpenge. Medarbejderen skal søge om barselsdagpenge senest 8 uger efter sidste dag med løn. Vi anbefaler derfor, at du anmelder hurtigst muligt, efter at medarbejders løn er stoppet. 11. Medarbejder søger om barselsdagpenge på borger.dk, når lønnen ophører Når du som arbejdsgiver har indberettet, at lønnen er stoppet, skal din medarbejder søge om barselsdagpenge på borger.dk. Dette skal medarbejderen gøre senest 8 uger efter sidste dag med løn. Medarbejderen får et brev i Digital Post på borger.dk med besked om at søge barselsdagpenge via selvbetjening på borger.dk. 12. Medarbejder oplyser om eventuelle ændringer til barselsorloven Hvis der sker ændringer, skal medarbejderen oplyse det til os på borger.dk via selvbetjening. Det er ændringer som fx Ferie Forlængelse af orloven med nedsatte barselsdagpenge Orloven stopper/delvis genoptagelse af arbejde Indlæggelse af medarbejderens barn inden 46 uger efter barnets fødsel/modtagelse af barnet. Medarbejderen kan læse mere på borger.dk/barsel. Her kan medarbejderen bl.a.: få svar på de oftest stillede spørgsmål beregne og se sin orlov læse om reglerne for lønmodtagere på barsel oplyse ændringer til orloven 3

5 Læs mere på Som arbejdsgiver kan du få mere information om refusion af barselsdagpenge på under Vejledning og Regler. Her kan du bl.a. få svar på: hvorfor virksomheden ikke har fået refusion hvor meget virksomheden kan få i refusion hvornår refusionen kommer. Hvis du er i tvivl om, hvad du skal, er du også velkommen til at ringe til Udbetaling Danmark på telefon