Statens Administration Transition 07.09.2016
AGENDA 1. Lidt om Statens Administration 2. Flytning af Statens Administration 3. Erfaringer med flytningen 4. Perspektivering 2
EN STYRELSE I FINANSMINISTERIETS KONCERN 3
LIDT OM STATENS ADMINISTRATION 2008 2011 2012 2015 Oprettelse af økonomisk administrativt servicecenter Oprettelse af Statens Administration Business case opfyldt Statens Administration flytter til Hjørring Formål Udvikling af effektiv administration på tværs af staten Afdækning af yderligere effektiviseringsgevinster ved fælles løsninger af flere administrative opgaver på tværs af staten Kunder 160 institutioner som kunder, heraf: 125 regnskabskunder 143 lønkunder Ydelser Ca. 55.000 månedlige lønudbetalinger Ca. 980.000 købsfakturaer pr. år Ca. 763.000 salgsfakturaer pr. år Ca. 122.000 rejseafregninger pr.år 4
STATENS ADMINISTRATION: STORE GEVINSTER VED AT SAMLE LØN- OG REGNSKABSOPGAVER Effektiviseringsgevinster for Økonomiservicecenteret i Statens Administration Antal årsværk 431-52% 274 233 217 206 Effektiviseringen svarer til årlige besparelser på 174 mio. kr. 2008 (baseline) 2011 2012 2013 2014 5 Anm.: Der er ikke tilgængelige data for 2009-2010, hvor Økonomiservicecenteret var en del af Økonomistyrelsen. Baseline er opgjort for 2008 og omfatter de aftalte antal årsværk, der skulle overgå til Økonomiservicecenteret ved dets etablering. Kilde: SLS, 2011-2014 samt regnskab for Statens Administration, 2014
STATENS ADMINISTRATION: STIGENDE PRODUKTIVITET FOR LØNADMINISTRATION Produktivitetsudvikling for lønadministration i Statens Administration 2008-2014 Antal lønregistre pr. årsværk i Statens Administration +183% 797 838 859 303 I 2014 håndterede et årsværk i Statens Administration gennemsnitligt udbetalinger af løn mv. til 859 statsansatte 2008 (baseline) 2012 2013 2014 6 Anm.: Opgørelsen dækker over, hvor mange statsansattes lønhåndtering et enkelt årsværk varetager i Statens Administration Kilde: Statens Administration
STATENS ADMINISTRATION: ØSC KUNDETILFREDSHEDSMÅLINGER 2010-2014 7 september 2016
7 STATENS ADMINISTRATION: MEDARBEJDERTILFREDSHED 2013 2015 6 5 5,7 5,2 5,8 4 3 2 1 0 2013 2014 2015 8
FLYTNINGEN AF STATENS ADMINISTRATION 3.900 statslige arbejdspladser flyttes inden udgangen af 2017 herunder Statens Administrations Økonomiservicecenter (ØSC) flyttes fra København til Hjørring Statens Administrations Finansservicecenter (FSC) overdrages pr. 1.10 2016 til ATP i Holstebro, Frederikshavn, Hillerød og Allerød 9
FLYTNING AF STATENS ADMINISTRATION Som en del af Bedre Balance flyttes Statens Administration fra København til Hjørring Todelt flytning, hvor: Økonomiservicecenteret med ca. 245 årsværk flytter til Hjørring Finansservicecenteret med ca. 70 årsværk flytter til Udbetaling Danmark (Virksomhedsoverdragelse) 10
FLYTNING AF STATENS ADMINISTRATION SIT LØN OG HR SYSTEMER KONCERN ØKONOMI KONCERN SERVICE OG KOMMUNIKATION ANALYSE AF EFFEKTIVE LØSNINGER KONCERN HR Eksterne konsulenter 11
Statusrapportering uge 2-2016 Overordnet transitionsplan Design og etablering 3-4 måneder 3 måneder 3 måneder 3 måneder 3 måneder Løbende 1 2 3 4 5 Optimering 2016 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt 1. Projektledelse og planlægning 2. Forandringsledelse og kommunikation 3. Rekruttering 4. Procesdokumentation og arbejdsvejledninger 5.Faciliteter, infrastruktur og IT 6. Organisationsdesign 7. Onboarding og uddannelse 8. Opgaveoverdragelse 9. Det interne liv i SAM 1 Stabilisering 2 Stabilisering 3 Stabilisering 4 Stabilisering 5 Stabilisering Optimering Go-Live Go-Live Go-Live Go-Live Go-Live 12 1. bølge 2. bølge 3. bølge 4. bølge 5. bølge
Regnskab Løn Kunder & kvalitet Øvrige Processer Kunder Årsværk Processer Kunder Årsværk Roller Kunder Årsværk Go-Live 1. bølge Go-Live 2. bølge Go-Live 3. bølge Go-Live 4. bølge Go-Live 5. bølge plan Regnskab, løn, Kunder & Kvalitet, Sekretariat 3 måneder 4 måneder 3 måneder 3 måneder Design 1 2 3 4 3 måneder 5 2016 2017 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Kreditor Kreditor Team 1 Kreditor Team 2 K: 25 + 1 K: 19 + 1 Løn: Nyansættelser 46 (exl. særlige ansættelser, chefer, tjm. Mv.) Alle kunder Debitor Kreditor: Tilkøbsydelser (ex. Rejseud) Debitor: Alle kunder Kreditor: Alle kunder D: 20 + 1 K: 6 Løn: Nyansættelser 73 + fratrædelser Refusion: Refusion og afstemning Refusion Gr. 2 Finans Finans RejsUd Finans Team 1 F: 25 + 1 Løn: Øvrige lønopgaver 99 Finans Team 2 F: 26 + 1 Refusion: Refusion 126 og afstemning Alle kunder Refusion Gr. 1 Alle kunder Tekst Tekst L: 11 + 1 L: 5 L: 6 L: 11 + 1 L: 5 L: 5 Optimeringskonsulenter 24 R:10 Controlling + 1 Optimeringskonsulenter 45 Barsel & Fleks 56 R:11 Controlling 67 DUK (2/2) N/A DUK (1/2) Controller 1-9 DUK (N/A) Controller 10-18 DUK (N/A) BF: Alle kunder C: 2 C: 7 + 1 BF: 2 C: 9 6 O: 1 + 1 O: 1 + 1 ÅV ÅV Sek: 8 48 DUK: Sek: 7 + 1 228 Sek: 248 Sek: 338 Sek: I alt: 81 I alt: 148 I alt: 187 I alt: 234 39 8 I alt: 240 13
Statusrapportering 4. Procesdokumentation og arbejdsvejledninger Hovedaktiviteter 4.1 Proces governance 4.1.1 Roller og ansvar er defineret 4.1.2 Dokumentstyringsmodel 4.1.3 Governancemodel for opstartsperiode 4.1.4 Governancemode for kundedokumentation 4.2 Planlæg Pakke-Ned 4.2.1 Nedpakningskoncept procesdokumentation 4.2.2 Nedpakningskoncept kundedokumentation 4.3 Eksekver Pakke-Ned 4.3.1 Nedpakning af kreditorprocesser 4.3.2 Nedpakning af Nyansættelser (løn) 4.3.3 Nedpakning af Vejledninger 4.3.4 Nedpakning af Kundedokumentation 4.3.5 Nedpakning af arkiver 4.4 Processystem Måned Uge Januar Februar Marts April Maj 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Dags dato 4.4.1 Indgå kontrakt, beslutte skruktur, mv. 4.4.2 Beslut midlertidigløsning (til 1. marts) Leverancer Denne uge Næste uge Status, udfordringer og løsningsforslag Status Udfordring Løsningsforslag Governancemodel for opstartsperiode afklares Review og SAM vurdering af opdatering af kreditorprocesser Nytegnelse af lønproces startet op Besluttet template til procesdokumentation Beslutning omkring hvilke ressourcer, som skal opdatere dokumentation Opdatering af procesdokumentation Opdatering af kundedokumentation Nedpakning af opdateret dokumentation Afklare den tekniske del af nedpakningen, Sharepoint mv. Beslutning omkring procesdokumentationssystem Nuværende version af Visio håndtere ikke notationsmetodik Ressourcetræk til opdatering af dokumentation (regnskab) Afsætte ressourcer til at træffe beslutning omkring Afklare evt. opdatering af Visio eller nedgradering af notationsmetodik Dedikere ressourcer med navne og dage 14
FLYTNING AF STATENS ADMINISTRATION Før: Kundeorienteret SAM medarbejder Nu: Procesorienteret Medarbejdere i SAM team håndterer alle processer P P P P P Mange P P P P P P P P P P P P P håndterer hver især få processer for få kunder for mange kunder 15
16
ERFARINGER OG UDFORDRINGER MED FLYTNING AF STATENS ADMINISTRATION Indledning Udrulning Opstart Hurtig personaleafgang Direktørudskiftning Etablering af programorganisation og governancestruktur Stop for udviklingsprojekter Stor budgetusikkerhed Opbygning af ny organisation Onbording og uddannelse Opretholde produktionen Fokus på stabil drift Fokus på uddannelse og oplæring af nye medarbejdere Ændring i organisering fra kundebaseret til procesbaseret Omfattende ressourcetræk: nye medarbejdere, ny organisering, flytning af opgaver, nye lokaler, ny kultur, systemsplit,.. 17
FORSKELLIGE FASER I FLYTNINGEN Årsværk Hjørring København Tid 18
PERSPEKTIVERING Eksisterende løsninger kan udvides eller nye koncernløsninger kan udvikles I dybden - udvidelse af opgaveportefølje Digitalisering Nyt opgaveområde Etablering af ny fælles løsning I bredden - udvidelse af kundekreds 19
20 SPØRGSMÅL?
ERFARINGER MED FLYTNING AF STATENS ADMINISTRATION Fakta Flytning igangsat i februar 2016 Implementeringstilgang: Gradvis udflytning, periode med dobbeltdrift Opsigelser Rekruttering Fastholdelse Tidsplan Ca. 100 opsigelser pr. 1. juni 2016 Pr. august 2016: 135 medarbejdere Pr. 1. okt. 2016: Ca. 170 ansatte i alt 16 medarbejdere har givet tilsagn om at flytte med Mellem bølgerne suppleres løbende med drypvise ansættelser. Der foretages efter ansættelsesrunden d. 1. oktober en vurdering af behovet for yderligere ansættelsesbølger for at nå op til 245 årsværk. Flytningen forventes afsluttet senest i juni 2017 21
STATENS ADMINISTRATION HJØRRING (SEPTEMBER 2016) Kontorchef Christian Nielsen Refusion Pia S. Bengtsen Løn 1 Anette Rosengren Løn 2 Birthe Madsen