Referat Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 3. november 2011, kl. 17.00 på ejendomskontoret, Grønnegade 4B, Hillerød Til stede: Anette Fogh, Jette Nørskov, Henning Bros, Poul-Erik Poulsen, Karen-Lis Mohr, Dorte Davidsen, Niels B. Schmidt, Klaus O. Larsen og Bertel Rønne Fra administrationen: Bjarne Wiingaard, Ingo Hvid og Lone Skriver Afbud: Marianne Stadager Fra revisionen: Indholdsfortegnelse 1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. maj 2011... 3 2. Referat fra repræsentantskabsmøde den 25. maj 2011... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 3 5. Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning... 5 6. Afdelingernes driftsbudgetter... 5 7. Udkast til forretningsorden... 7 8. Vedtægter... 7 9. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012... 7 10. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012... 9 1/21
11. Ændringer af tingbogsoplysninger... 10 12. Tal fra beboerserviceområdet 2010... 11 13. Bestyrelseshonorar 2012... 12 14. Tilgængelighed indberetning til handicapbolig.dk... 13 Sager til orientering... 14 15. Orientering om Ålholmhjemmet 5-års eftersyn... 14 16. Nyt fra afdelingerne... 15 17. Boligbutikken 2010... 16 18. Orientering om selskabets økonomiske situation... 17 19. Ny forsikringsaftale... 18 20. Beboerklagenævnssager... 20 21. Forvaltningsrevision... 20 22. Mødeplanlægning... 20 23. Eventuelt... 21 Bilag 1: Afdelingernes driftsbudgetter... 6 Bilag 2: Udkast til forretningsorden... 7 Bilag 3: Notat 1 - Tal fra Udlejningen... 12 Bilag 4: Notat 2 -Tal fra Huslejegruppen... 12 Bilag 5: Statistik over beboerklagenævnssager 2008-2011... 20 2/21
1. Referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 25. maj 2011 Referat af ovennævnte organisationsbestyrelsesmøde er udsendt til organisationsbestyrelsen den 10. juni 2011. Der er ikke indkommet rettelser eller kommentarer til referatet. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet med følgende kommentarer. Marianne Stadager deltog ikke i mødet. Administrationen kunne oplyse at en samlet regnskabsmappe indeholdende regnskaber for begge de sammenlagte selskaber samt revisionsprotokollater for 2010 fremsendes sammen med førstkommende referat. Der vil for beboerlokalet, der er fælles for Hillerødsholm og Stutterivænget, blive udarbejdet fordelingsregnskab for de seneste år. 2. Referat fra repræsentantskabsmøde den 25. maj 2011 Referat fra ovennævnte repræsentantskabsmøde er udsendt til repræsentantskabet den 10. juni 2011. at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol Foreningens revisionsprotokol fremlægges til gennemsyn, idet det bemærkes, at der ikke er sket nogen indførelser siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: 3/21
På valg: Formand Anette Fogh 2011 Næstformand Jette Nørskov 2011 Karen Lis-Mohr 2011 Henning Bros 2011 Marianne Stadager 2011 Poul-Erik Poulsen 2011 Anna Marie Mason 2011 Erik Nielsen 2011 Dorte Davidsen - suppleant 2011 Niels B. Schmidt - suppleant 2011 Klaus O. Larsen - suppleant 2011 Bertel Rønne - suppleant 2011 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden orienterede om hvilke af boligorganisationens afdelinger, der ikke havde valgt bestyrelse. Det blev anbefalet, at organisationsbestyrelsen på et kommende organisationsbestyrelsesmøde drøftede A og B vedligeholdelsesordningerne og drøftede de valg af ordning, der aktuelt var gældende i boligorganisationen. Administrationen vil i den sammenhæng på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde, orientere om de to ordninger. Formanden anbefalede at afdelingerne, når dette var muligt, anbefalede beboerne at regulere vandog varmebidrag med det formål, at dette så godt som muligt dækkede de faktiske udgifter. Det blev nævnt, at KAB har startet et projekt op, der har til formål, gennem rådgivning af udsattruede beboere, at hindre udsættelser. I første omgang er ikke i projektet. 4/21
KAB konferencen blev omtalt. Konferencen havde som tema frivillighed og havde bl.a. omtalt det forhold at frivilligt bestyrelses- og andet frivilligt arbejde i den almene boligsektor kunne være fordelagtigt at omtale i forbindelse med jobsøgning. Også styringsdialogen blev omtalt af formanden. I den sammenhæng den mulighed der gennem styringsdialogen er for at sikre et godt samarbejde med Hillerød Kommune. Administrationen vil snarest fremsende styringsdialogmateriale til afdelingsbestyrelser og også fremlægge dette til drøftelse på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Administrationen orienterede om arbejdsrettens afgørelse i forbindelse med betaling for vintervejrligsovervågning. Sager til beslutning 6. Afdelingernes driftsbudgetter Som bilag vedlægges afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. januar til 31. december 2012. Det bemærkes at Ålholmhjemmet og Løngangshuset ikke har valgt afdelingsbestyrelse. Driftsbudgetterne udviser følgende: Hillerødsholm Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 2.276.000 kr., og slutter med en nødvendig merindtægt på 9.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 0,41 % eller 2,92 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 712,71 kr. pr. m² årligt. Stutterivænget Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 2.783.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 164.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 6,48 % eller 38,47 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 632,51 kr. pr. m² årligt. Havrevangen Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 3.777.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 180.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 5,12 % eller 42,53 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 872,75 kr. pr. m² årligt. Grønnegade Ældreboliger Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 3.186.500 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 61.500 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 2,01 % eller 19,71 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 1.000,40 kr. pr. m² årligt. 5/21
Nyhuse Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 3.697.935 kr., svarende til en lejenedsættelse på 0,68 % eller -5,14 kr. pr. m² af nuværende leje., hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2012 til 751,45 kr. pr. m² årligt. Mosehusene Driftsbudgettet - mrk. B1-1- balancerer med 5.305.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 0,15 % eller -1,54 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2012 til 1.034,10 kr. pr. m² årligt. Løngangshuset Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 1.440.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 50.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 3,83 % eller 47,42 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 1.286,66 kr. pr. m² årligt. Ålholmhjemmet Driftsbudgettet - mrk. B1-1 - balancerer med 4.036.000 kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 151.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 4,03 % eller 48,41 kr. pr. m² af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.1.2012 udgør 1.250,19 kr. pr. m² årligt. Sophienborgvænget Driftsbudgettet - mrk. B1-1- balancerer med 2.362.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 9,56 % eller -116,08 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2012 til 1.097,70 kr. pr. m² årligt. Hammershøj Driftsbudgettet - mrk. B1-1- balancerer med 2.714.000 kr., svarende til en lejenedsættelse på 13,61 % eller -147,44 kr. pr. m² af nuværende leje, hvilket medfører en nedsættelse af lejen pr. 1.1.2012 til 935,76 kr. pr. m² årligt. Bilag 1: Afdelingernes driftsbudgetter at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne. Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgetterne. Karen Lis Mohr og Anna Marie Mason ønskede forhold i forbindelse med særlige punkter, bl.a. telefonudgifter, belyst. Administrationen vil formidle en orientering i den sammenhæng. 6/21
7. Udkast til forretningsorden Boligselskabet AKB, Nordsjælland godkendte årligt forretningsorden for organisationsbestyrelsen. Efter ønske fra organisationsbestyrelsen har administrationen tilpasset denne forretningsorden til ny og revideret lovgivning. Administrationen vil på mødet kommentere materialet. Bilag 2: Udkast til forretningsorden at organisationsbestyrelsen godkender forretningsorden for organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen godkendte forretningsordenen med rettelse af punkt 2, 5 samt 14. Yderligere vil der finde enkelte sproglige rettelser sted. Forretningsordenen fremsendes sammen med referatet. 8. Vedtægter Administrationen vil på mødet kommentere vedtægternes 4 stk. 2 og 10. 4 stk. 2: Repræsentantskabet kan bestå af et lige antal medlemmer. Hvor en afstemning i repræsentantskabet udviser stemmelighed er formandens stemme afgørende. 10: Organisationsbestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. Repræsentantskabet vælger, udover formanden, 6 medlemmer til bestyrelsen blandt boligorganisationens boliglejere og disse myndige husstandsmedlemmer. Samtidig med valg og udpegning af medlemmer til bestyrelsen, vælges/udpeges 6 personlige suppleanter. Der vælges/udpeges ikke suppleant for formanden. at organisationsbestyrelsen godkender vedtægtsændringerne til endelig godkendelse af Frederiksborg Boligselskabs repræsentantskab. Organisationsbestyrelsen godkendte vedtægtsændringerne. 9. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles elindkøb, som en række boligorganisationer i KAB fællesskabet har tiltrådt, udløber pr. 31. december 2011. Der er derfor behov for at overveje at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 7/21
1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet. Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca. 1500 elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på vegne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret elpris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. Arbejdet med aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb, er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige elleverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at organisationsbestyrelsen drøfter eventuel tilslutning til fælles el-køb ved Energi Danmark. 8/21
Organisationsbestyrelsen tilsluttede sig fælles el-køb ved Energi Danmark. 10. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2011 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i 2012. En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene i 2011 findes i vedlagte Notat om Beboerhøjskolen 2011. 190 beboere ønskede i 2011 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 36 voksne og 48 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2012 vil der være en kapacitet, så i alt 225 kan deltage i Beboerhøjskolerne (Senior- og Familiehøjskolerne). Der forventes yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan fastholdes for voksne deltagere. Det skyldes gode forhandlinger samt skift af opholdssted for Familiehøjskolen. For børn nedsættes deltagerprisen med 300 kr. pr. barn. Det betyder, at vi kan tilbyde en opholdspris for voksne på 3.300 kr. og 1.500 kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt - fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2012 indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der vil blive afholdt med én uge på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorhøjskolen er igen booket med én uge på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i Beboerhøjskolerne 2012, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. I lighed med tidligere år skal boligorganisationen købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt 2 Beboerhøjskoler. Prisen vil fortsat være 1.000 kr. pr. faktisk deltager. Men i modsætning til tidligere skal boligorganisationen også købe pladser til de beboere, der deltager med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Baggrunden er, at en større andel af beboerne forventes at deltage via Feriefonden i 2012. Tilskud fra boligorganisationen til disse beboere vil sikre afviklingen af højskolerne. Det skal bemærkes, at det kun er på Familiehøjskolerne, der kan ydes støtte fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Boligorganisationerne har hidtil betalt et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål ekskl. moms, hvis de havde tilmeldte deltagere i årets Beboerhøjskole. Basisbidraget bortfalder med virkning fra 2012, således at det alene er udgiften til de købte pladser, der skal afholdes af boligorganisationen. Samlet set vil Beboerhøjskolerne altså fortsat hvile i sig selv økonomisk. 9/21
I 2011 havde reserveret fire pladser. Ingen deltog fra selskabet hverken med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet skal udsendes fra medio februar 2012. Derfor beder udvalget organisationsbestyrelserne om svar senest med udgangen af 2011. Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af 1.000 kr. pr. plads. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. Organisationsbestyrelsen godkendte, i lighed med sidste år, at reservere 4 pladser. 11. Ændringer af tingbogsoplysninger KAB ønsker som administrationsselskab at få fuldmagt fra boligorganisationerne til at rette ukorrekte eller mangelfulde tingbogsoplysninger på vegne af boligorganisationerne, så arbejdet lettes. Baggrunden for ønsket er, at al tinglysning vedrørende fast ejendom nu foregår digitalt. I forbindelse med konverteringen fra det gamle manuelle tinglysningssystem til det nye digitale system er der opstået nogle fejl hos tinglysningsretten i Hobro. Desuden har tinglysningsretten i en periode været inkonsekvent i måden at registrere oplysninger på, da dommen om, at boligafdelingerne ikke længere skulle have et CVR-nr., skabte tvivl hos tinglysningsretten. Det drejer sig om forskellige oplysninger, der alle vedrører navne og ejerforhold (adkomst). Der er eksempler på, at organisationens eller afdelingens navn mangler, er stavet forkert, har et helt forkert navn eller indeholder tal - ofte gamle afdelingsnumre. Nogle steder fremstår det desuden som om, at boligorganisationen er ejer på skødet enten helt eller delvist. Dette er i strid med Lov om almene boliger 16, der fastslår, at den enkelte afdeling skal have skøde på ejendommen. Ovenstående giver problemer i forhold til tinglysning f.eks. ved tinglysning af pantebreve og deklarationer. Tinglysningsretten har dog nu udarbejdet en vejledning, der beskriver, hvordan ejerforholdet fremover skal registreres i tingbogen. Det er vores håb, at fremtidige tinglysninger vil fremgå korrekt af tingbogen. Tinglysningsretten ændrer dog ikke automatisk de oplysninger, der allerede er registeret. 10/21
For at kunne rette fejl i navne og ejerforhold er det i princippet nødvendigt med en fuldmagt fra boligorganisationens bestyrelse til KAB hver gang en fejlagtig oplysning skal ændres, da det er boligorganisationen, der er tegningsberettiget. En sådan fuldmagt skal derfor underskrives af organisationsbestyrelsen og KAB. Derefter skal fuldmagten indsendes til tinglysningsretten til godkendelse sammen med vedtægter og tegningsudskrifter for både boligorganisationen og KAB. Det tager lang tid og er en bureaukratisk proces. I langt de fleste tilfælde vil det dog sandsynligvis være tilstrækkeligt med organisationsbestyrelsens generelle godkendelse af, at administrationen kan foretage ændringerne i tinglysningssystemet uden en fuldmagt. at organisationsbestyrelsen godkender, at boligorganisationens administration foretager ændringer af navne og ejerforhold for boligselskab og boligafdelinger i de tilfælde, hvor dette ikke fremgår korrekt af tingbogen. Ændringerne foretages i overensstemmelse med de gældende navne for boligorganisationer og boligafdelinger. Organisationsbestyrelsen godkendte, at boligorganisationens administration foretager ændringer i henhold til ovennævnte. 12. Tal fra beboerserviceområdet 2010 Vedlagt er to notater vedr. henholdsvis huslejerestancer m.v. og opnoteringer m.v., der er udarbejdet af Beboerserviceområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. I Notat 1 Tal fra Udlejningen findes i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser og i bilag C omkring alle fraflytninger. Antallet af udsættelser er som bekendt stigende, og det samme gælder summen af de udestående fordringer. KAB overvejer i øjeblikket hele processen omkring inddrivelse af fordringer for om muligt at gøre yderligere for at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Boligorganisationen kan i forlængelse heraf overveje, om de nuværende indskud er tilstrækkelige til at imødegå tab ved fraflytninger og udsættelser. I Notat 2 Tal fra Huslejegruppen i bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 13 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. Boligorganisationen opfordres til at overveje, om der skal tages særlige/yderligere initiativer for at nedbringe antallet af fraflytninger. 11/21
Bilag 3: Bilag 4: Notat 1 - Tal fra Udlejningen Notat 2 -Tal fra Huslejegruppen at boligorganisationen gør sig bekendt med tallene for boligorganisationen og drøfter, om de giver anledning til særlige initiativer. Organisationsbestyrelsen drøftede tallene for boligorganisationen. Materialet medførte en drøftelse af styringsdialogens mulighed for at begrænse anvisningen af f. eks. psykisk svage/syge beboere. Der blev i den sammenhæng omtalt muligheden for at søge at sikre at Hillerød Kommune, når det var påkrævet, sikrede at boligorganisationen havde en kontaktperson i kommunen. 13. Bestyrelseshonorar 2012 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse 1. januar 2012. Reguleringsindekset for september 2011 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 72,88 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 43,72 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2011. Organisationsbestyrelsen i det tidligere besluttede, at bestyrelseshonoraret udbetales og fordeles ligeligt mellem bestyrelsesmedlemmerne. Dog ønskede Karen Lis Mohr ikke at modtage honorar. Organisationsbestyrelsen i det tidligere Boligselskabet AKB, Nordsjælland besluttede at bestyrelseshonoraret udbetales og fordeles ligeligt mellem bestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelseshonoraret skal dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen drøfter udbetaling af bestyrelseshonorar og ved udbetaling godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 12/21
Organisationsbestyrelsen ønskede bestyrelseshonoraret udbetalt med den anførte regulering. Honoraret fordeles ligeligt mellem alle bestyrelsesmedlemmer. Dog ønskede Karen Lis Mohr ikke honorar udbetalt. 14. Tilgængelighed indberetning til handicapbolig.dk Som tidligere drøftet i organisationsbestyrelsen har Landsbyggefonden i Regulativ af 5. februar 2008 om Boligportalen pålagt de almene boligorganisationer at indberette data til en ny Boligportal over alle almene boliger. Formålet er at tilbyde boligsøgende én indgang til den almene sektors boliger. Heri indgår kravet om obligatorisk indberetning om tilgængelighed via en særlig portalafdeling på www.handicapbolig.dk. Det er boligorganisationen, der har ansvaret for indberetningsforpligtelsen. De tidligere, Boligselskabet AKB, Nordsjælland og, har fået gennemført en række tilgængelighedsundersøgelser og indberetninger til boligportalen Fem afdelinger er endnu ikke er indberettet: Mosehusene, Løngangshuset, Ålholmhjemmet, Sophienborgvænget og Hammarshøj. Organisationsbestyrelsen har tidligere drøftet dette forhold, og har ikke ønsket at foretage indberetning for de afdelinger, der alene består af plejeboliger. Det skal bemærkes, at Hammarshøj med 27 familieboliger også mangler i indberetningen. Som tidligere tilbyder KAB at etablere et digitalt tegningsarkiv og at kortlægge og indberette tilgængeligheden. Pris 2011 iht. prisblad for tilgængelighed Afd. nr. Afdelingsnavn 1. Digitalt tegn. arkiv 2. Indberetning 3. Mærkning I alt inkl. moms I alt ekskl. moms 4205-7 Nyhuse 2.281 2.281 1.825 4206-4 Mosehusene 2.281 10.350 0 12.631 10.105 4207-1 Løngangshuset 2.281 2.300 0 4.581 3.665 4208-9 Ålholmhjemmet 2.281 6.613 0 8.894 7.115 4209-6 Sophienborgvænget 2.281 3.738 0 6.019 4.815 4210-6 Hammarshøj 3.700 4.169 0 7.869 6.295 I alt 15.106 27.169 0 42.275 33.820 13/21
Boligorganisationen har mulighed for at finansiere sit bidrag via dispositionsfonden. Ved fremtidige ombygningsprojekter, som KAB står for, vil data i www.handicapbolig.dk og ABCD-mærkning i KABAS blive revideret som et led i KAB s byggestyring af projektet. at organisationsbestyrelsen beslutter, om der yderligere skal foretages tilgængelighedsregistrering. Organisationsbestyrelsen ønskede ikke yderligere tilgængelighedsregistrering udført. Sager til orientering 15. Orientering om Ålholmhjemmet 5-års eftersyn Bestyrelsen blev sidst orienteret om sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 25. maj 2011. Sagen har nu følende status: KAB har orienteret forstanderen om forholdet vedrørende de utætte ovenlys. Yderligere har KAB drøftet forholdet med Ncc. KAB har ladet forstå, at hvis forholdet ikke kunne løses i mindelighed, var KAB/ parate til at bringe sagen i Voldgiftsretten. Ncc indvilligede herefter i at udbedre de - på nuværende tidspunkt - fire stk. utætte ovenlys. Disse ovenlys er placeret ens steder i tagkonstruktionen, og de er i princippet placeret så tæt på kippen, at en detailløsning i tagkonstruktionen med opkant og diverse papoverlæg næsten forekommer umuligt. Ncc fremsendte kort efter et løsningsforslag, som efterfølgende blev godkendt af KAB s eksterne rådgiver. Udbedringen skulle foretages udefra, og udskiftningen af skadede indvendige loftsplader og med afsluttende rengøring skulle foretages fra loftet. Altså ikke gener for plejehjemmets almindelige drift. Selve ovenlysene vurderedes at være i fin stand. Dog var zinkinddækningen i hjørnerne flere steder gået fra hinanden, hvilket kunne give anledning til en mindre vandindtrængen ved ugunstige vindforhold/vejrforhold. Vinduesproducenten Husmer indvilligede i at afhjælpe forholdet ved at montere en vinkel i zink på de defekte hjørner. Forholdet er nu eftergået og afhjulpet. 14/21
KAB betragter derfor 5-års eftersynet som værende afsluttet. at organisationsbestyrelsen tager forholdet til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog forholdet til efterretning. 16. Nyt fra afdelingerne 4201-8 Hillerødsholm Der har den 22. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Hillerødsholm. Budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse. Knud Valbjørn er pr. 17. oktober 2011, tilbage efter sit sygdomsfravær, både i Hillerødsholm og i Stutterivænget. 4202-5 Stutterivænget Der har den 26. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Stutterivænget. Budgettet blev godkendt. 4203-2 Havrevangen Der har den 27. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Havrevangen. Budgettet blev godkendt. 4204-0 Grønnegade Ældreboliger Der har den 21. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Grønnegade Ældreboliger. Budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse men en kontaktperson Aase Islin Ohlrich. Servicemedarbejder Martin Risager, der startede den 1. september 2011, blev samtidig præsenteret. 4205-7 Nyhuse Der har den 28. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Nyhuse. Budgettet blev godkendt. 4206-4 Mosehusene Der har den 27. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Mosehusene. Budgettet blev godkendt. 4207-1 Løngangshuset På grund af besparelser i psykiatrien i Hillerød Kommune, ydes der nu ikke hjælp til fællesarrangementer for beboerne i fælleshuset. Efter et beboermøde blev det aftalt, at beboerne 15/21
selv skulle stå for fælleshuset i en prøveperiode på en måned med start den 3. oktober 2011. Der vil i starten af november blive afholdt et opfølgende beboermøde. 4208-9Ålholmhjemmet Intet nyt. 4209-6 Sophienborgvænget Der har den 26. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Sophienborgvænget. Budgettet blev godkendt. 4210-8 Hammarshøj Der har den 20. september 2011 været afholdt afdelingsmøde i Hammarshøj. Budgettet blev godkendt. Der blev ikke valgt nogen afdelingsbestyrelse. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ingo Hvid orienterede uddybende om fælleshuset, Løngangsstræde og om overvejelserne om muligheden for at indrette ejendomskontor i lokalerne. 17. Boligbutikken 2010 Som medlem af BoligButikken får boligorganisationen her en status over BoligButikkens virksomhed 2010. KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over 90.000 boliger i københavnsområdet. Boligbutikken bidrager til at hjælpe de boligsøgende på det komplicerede boligmarked. Det sker gennem rådgivning og enkle procedurer for opnotering. BoligButikken udlejer altså ikke boliger, men guider til opnotering. Den 26. maj 2011 afholdt BoligButikken generalforsamling. I 2010 steg antallet af opnoteringer med 20 procent til 7.179 i forhold til 2009. Fremgangen ser ud til at fortsætte i 2011. Derimod faldt antallet af opnoterede via opnoteringsbeviset Flyv fra reden til 166 efter at have ligget på ca. 225 de foregående år. BoligButikken overvejer nye tiltag i den forbindelse. Bestyrelsen i BoligButikken besluttede i foråret 2010 at nedlægge BytteService på grund af et lavt aktivitetsniveau. I stedet henvises til BL s Bytteservice. Den er gratis, landsdækkende og 16/21
har langt flere bytteemner i databasen end BoligButikkens BytteService på noget tidspunkt har haft. Årsregnskabet 2010 viste et overskud på 166.057 kr., efter at der er overført 1,2 mio. kr. til andelshaverne som kompensation for merarbejde i forbindelse med fleksibel udlejning. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør omkring 1,77 mio. kr. Andelskapitalen udgør 1,47 mio. kr. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at et eventuelt medlemskab af Boligbutikken blev optaget som punkt på næste organisationsbestyrelsesmøde. 18. Orientering om selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,50 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 4,70 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i første halvår 2011 været på +0,60 %. I 2010 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,00 %. Indre værdier 17/21
Danske Capital Nominel beholdning 17. oktober 2011 (kurs 100) Indre værdi 1. januar 2011 (efter udlodning) Indre værdi 17. oktober 2011 4.377.169 100,31 104,93 SEB 3.112.336 100,16 105,28 Nykredit 3.138.459 100,45 105,57 Ændring af indre værdi 4,62 %- point 5,12 %- point 5,12 %- point Indre værdi 31. december 2010 (efter udlodning) er udtryk for korrigeret indre kursværdi pr. 31. december 2010 efter udbetaling af udlodning for regnskabsåret 2010. Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt udlodning på 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Ny forsikringsaftale Organisationsbestyrelsen vedtog på møde den 25. maj 2011 at bemyndige formandskabet til sammen med administrationen at forhandle og træffe beslutning om ny forsikringsaftale for selskabet. Willis har gennemført EU-udbud af KAB s rammeaftale for forsikringer. Topdanmark har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt de fleste forsikringer og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Resultatet af udbuddet har Willis gennemgået med formandskabet på et møde den 10. august 2011. I nedenstående skema ses de økonomiske konsekvenser af udbuddet for Frederiksborg Boligselskab. 18/21
Nuværende præmie Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko 0 kr. (generelt) AKB (10.000 kr.) Ny præmie - Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko 0 kr. (generelt) Difference Alternativt tilbud Alle forsikringer v/ Bygningsforsikring Selvrisiko 10.000 kr. (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko. 218.184 kr. kr. 286.870 kr. 68.686 kr. 269.519 kr. Alternativt tilbud Alle forsikringer 252.309 kr. v/ Bygningsforsikring Selvrisiko 25.000 kr. (generelt) Inkl. forventet udgift til dækning af egen betaling ved selvrisiko. Ikrafttrædelse 1. oktober 2011 Andre særlige oplysninger: Der skal i forbindelse med forsikringsskift betales stempelafgift til staten. Stempelafgiften er en engangsudgift, som vil blive opkrævet i forbindelse med 1. års præmie Stigninger i præmien tilskrives skadesudviklingen i selskabet. Formandskabet har besluttet at tiltræde aftalen med Topdanmark med 10.000 kr. i selvrisiko og samme tilvalgsdækninger som i nuværende forsikringsaftale. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/21
20. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008-2011. Bilag 5: Statistik over beboerklagenævnssager 2008-2011 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Forvaltningsrevision Det er forvaltningsrevisionens formål at sikre, at boligorganisationens drift til stadighed optimeres i forhold til sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. På organisationsbestyrelsesmøderne er det drøftet, hvorledes boligorganisationen kan sikre den mest hensigtsmæssige drift. Sammenlægningen af Boligselskaber AKB, Nordsjælland og er et eksempel herpå. Ligeledes er det vigtigt at afdelingsbestyrelserne drøfter den driftsmæssige udfordring, der ligger i forvaltningsrevisionen Det indstilles at organisationsbestyrelsen fortsat drøfter, hvorledes drift af selskab og afdelinger optimeres. I forbindelse med at drøftelserne om at sikre gennemført en grundig og effektiv forvaltningsrevision, blev der peget på det forhold at afdelingsbudgetterne, for de fleste afdelinger, indeholdt en nedsættelse af huslejen. 22. Mødeplanlægning Organisationsbestyrelsesmøder Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 6. marts 2012, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde - (Regnskab) tirsdag den 29. maj 2012, kl. 17.00 Organisationsbestyrelsesmøde - (Budget) tirsdag den 23. oktober 2012, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøde: Repræsentantskabsmøde - tirsdag den 29. maj 2012, kl. 17.00 20/21
at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om mødedatoer for 2012. Afholdelse af organisationsbestyrelsesmøde den 6.marts 2012 blev godkendt. Organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 29. maj blev ændret til den 21. maj 2012. Endelig fastlæggelse af møde oktober 2012, vil finde sted på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. 23. Eventuelt 21/21