Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. juni 2012, kl i beboerlokalerne Oasen, Strandmarksvej 18, 1.

Transkript

1 Dagsorden Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 20. juni 2012, kl i beboerlokalerne Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Til stede: Afbud: Medarbejderudpeget observatør: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Spidsbelastningscentralen Forvaltningsrevision Bestyrelseshonorar for Langhusene Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning Investering af selskabets opsparede midler... 7 Bilag 1: Målsætning nr. 1 elforbrug på fællesarealer... 4 Bilag 2: Målsætning nr. 2 ejendomskontoret som servicecenter /8

2 Til beslutning 1. Spidsbelastningscentralen Organisationsbestyrelsen valgte på mødet den 28. marts 2012 at udskyde endelig beslutning om indgåelse af ny aftale med Hvidovre Syd Fjernvarme om spidsbelastningscentral i Friheden. Bestyrelsen ønskede belyst, hvilken holdning VEKS og Hvidovre Kommune har til fremtiden for spidsbelastningscentralen i Friheden. Hvidovre Kommunes tekniske forvaltning oplyser, at der ikke fra kommunes side stilles krav om en spidsbelastningscentral i Friheden. De vil heller ikke gøre indsigelse, hvis spidsbelastningscentralen nedlægges. Med andre ord overlader kommunen dette spørgsmål alene til afklaring mellem og Hvidovre Syd Fjernvarme. Teknisk direktør i VEKS bekræfter, at den nuværende aftale om spidsbelastningscentral i Friheden er opsagt, idet de ikke skønner den er nødvendig. Endvidere oplyser direktøren, at Hvidovre Fjernvarme er i gang med en større udbygningsplan konvertering af naturgas til fjernvarme. Såfremt denne plan godkendes af Hvidovre Kommune, vil VEKS igen se positivt på indgåelse af en aftale med Hvidovre Syd om spidsbelastningscentral i Friheden. Efter ønske fra EBO Consult (administrator for Hvidovre Fjernvarme) har formandskabet sammen med forretningsfører afholdt et møde den 7. juni På mødet bekræftede EBO Consult, at Hvidovre Fjernvarme er langt med en udbygningsplan for fjernvarme. Spidsbelastningscentralen i Friheden indgår i udbygningsplanen, men i tilfælde af at organisationsbestyrelsen skulle beslutte sig for ikke at indgå ny aftale med Hvidovre Syd, har de medtaget Dansborgskolen som alternativ. Bestyrelsen i Hvidovre Syd har givet Friheden frist til 1. juli 2012 med hensyn til beslutning om spidsbelastningscentralens fremtid. Endvidere oplyste EBO Consult, at de tre fjernvarmeselskaber Hvidovre Syd, Midt og Nord er fusioneret den 1. juni Det nye selskab hedder Fjernvarmedistributionsselskabet Hvidovre A.m.b.a. I forbindelse med møde den 28. marts 2012 er udsendt tre bilag: Notat fra advokatfirmaet Energi & Miljø, budget for demontering af kedler og andre installationer samt udkast til ny aftale med Hvidovre Syd Fjernvarme. Bilagene udsendes ikke med denne dagsordenen, men kan rekvireres ved henvendelse til KAB. I nedenstående skema er oplistet mulige fordele og mulige ulemper ved henholdsvis at bibeholde spidsbelastningscentralen og nedlægge den. 2/8

3 Hvad taler for en ny aftale om spidsbelastningscentral Friheden bibeholder en indtægt på kr. Hvidovre Fjernvarme vil ved nedlæggelse af spidsbelastningscentral betale for nedtagning af kedler m.v. Anslået værdi ca kr. I dag hæfter Friheden for alle udgifter. Beboerne i Friheden har en fordel ved forsyningssvigt af fjernvarme, idet spidsbelastningscentralen opretholder et vist varmeniveau. Hvad taler imod en ny aftale om spidsbelastningscentral Friheden mister en indtægt på godt kr. årligt. Ved udskiftning af varmerør og forsyning via boilerrum kan varmecentralen nedlægges (på nær enkelte vekslere til forsyning af vaskeri og ejendomskontor). Dette kan frigive bygningen til andre formål. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, der skal indgås en ny aftale med Hvidovre Syd Fjernvarme (nu Fjernvarmedistributionsselskabet Hvidovre A.m.b.a.) om fortsat spidsbelastningscentral i Friheden. 1. Forvaltningsrevision På møde den 5. september 2011 nedsatte bestyrelsen en arbejdsgruppe, der skulle udarbejde forslag til målsætninger for lokal forvaltningsrevision. Arbejdsgruppen har i første omgang valgt at udarbejde forslag til to målsætninger. Tanken er, at der senere kan komme flere til, men der er i arbejdsgruppen også enighed om, at målsætningerne skal have relevans. Såfremt bestyrelsen godkender de to forslag til målsætninger, vil arbejdsgruppen foreslå en evaluering af disse målsætninger, inden der arbejdes videre med forslag om flere målsætninger. Den ene målsætning vedrører elforbrug på fælles arealer. Arbejdsgruppen har fokus på to mål, dels muligheden for at spare på elforbruget og et ønske om, at det skal være trygt at færdes på Frihedens fællesarealer. Den anden målsætning vedrører service på/fra ejendomskontoret. Ejendomskontoret er Boligselskabet Frihedens servicecenter, og der er fokus på, at der løbende skal ske udvikling af 3/8

4 kompetencer og opgaveløsning, således at beboere og selskabets samarbejdspartnere til enhver tid får den bedste service. De to målsætninger er nærmere beskrevet i hver sit skema, som vedlægges som bilag. Bilag 1: Målsætning nr. 1 elforbrug på fællesarealer Bilag 2: Målsætning nr. 2 ejendomskontoret som servicecenter at organisationsbestyrelsen godkender målsætning om elforbrug på fællesarealer, og ejendomskontoret som servicecenter. 2. Bestyrelseshonorar for Langhusene Som alle er bekendt med, er byggeriet af Langhusene meget tæt på en afslutning, og byggeregnskabet er under udarbejdelse. Der er afsat kr. til bestyrelseshonorar. Der er udarbejdet følgende forslag til fordeling af honoraret: 4/8

5 Beregning af mødedeltagelse og fordeling af bestyrelseshonorar Version 1 Møde Dato CTH MS JD MS Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Møde Har deltaget i antal møder: Har deltaget i antal møder (pct.): 92,3 % 92,3 % 69,2 % 53,8 % Bestyrelseshonorar iht. budget: kr. CTH MS JD MS Fordeling af bestyrelseshonorar: ,00 kr ,00 kr ,00 kr ,00 kr. at organisationsbestyrelsen godkender udbetaling af bestyrelseshonorar i henhold til ovenstående beregning. 3. Fælles udbud af EMO EnergiMærkningsOrdning En ny energimærkningsordning EMO trådte endeligt i kraft i efteråret Ordningen er lovpligtig, og kan kun udføres af certificerede firmaer. Det betyder, at ordningen skal sættes i værk for de KAB administrerede boligorganisationer. 5/8

6 Hvor den hidtidige energimærkningsordning var baseret på beregnet forbrug, kan energimærkningen i den nye ordning nu også foregå efter målt forbrug. Energistyrelsen har dermed rettet sig efter den kritik, som bl.a. BL har rejst af den hidtidige ordning. Ved at udbyde ydelsen samlet for alle boligorganisationer forventer vi, at KAB-fællesskabet kan opnå meget fordelagtige priser. Det viser erfaringer fra andre lignende udbud. Det forventes, at udbuddet deles op i flere enkeltstående rammeaftaler, sådan at der knyttes et bestemt rådgivningsfirma til hver bygningsgruppe opdelt efter type, størrelse eller opførselssår. Benyttelse af aftalen Når kontrakterne er indgået, kan aftalen benyttes direkte af hver boligafdeling. Driftschef/ejendomsleder eller andre driftsansvarlige kan tage direkte kontakt til rådgiveren for den pågældende bygningsgruppe, og indgå aftale om EMO. Tidsplan På grund af opgavens omfang skal der afholdes et EU-udbud. KAB forventer, at udbuddet kan gennemføres på 5-6 måneder. Det betyder, at der vil være brugbare aftaler fra oktober Udbuddet forudsætter, at alle boligorganisationer har behandlet denne manchet og givet tilbagemelding til forretningsføreren senest 1. juli KAB s Byggeri- og teknikområde sørger efterfølgende for, at den relevante information om det enkelte energimærke formidles via Deltagelse og betaling KAB opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet for at opnå de bedste betingelser og priser. Gennemførelse af et EU-udbud kræver en del administrative ressourcer. Boligorganisationen opkræves derfor et gebyr for at deltage i aftalen og dermed kunne benytte rammeaftalerne. Omkostningerne til gebyret forventes at blive dækket af besparelserne ved at deltage i udbuddet. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: En engangsudgift på kr. inkl. moms for hver boligorganisation. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i den enkelte boligorganisation inden 1. juli at organisationsbestyrelsen tager til efterretning, at alle bygninger skal forsynes med lovpligtigt energimærke. 6/8

7 - at boligorganisationen senest den 1. juli beslutter at deltage i det fælles udbud af EMO og dermed betale et engangsbeløb på kr. inkl. moms. 4. Investering af selskabets opsparede midler KAB ønsker at skaffe beboerne det størst mulige afkast af de opsparede midler i boligorganisationerne, uden at gå på kompromis med sikkerheden af investeringerne. KAB har indgået en rammeaftale med tre af de bedste formueforvaltere i Danmark og en administrationsaftale med SEB. KAB har ingen indtægt fra aftalen, som er et frivilligt tilbud til KAB s kunder. De tre formueforvaltere er følgende: Afkast 2011 Afkast KAB Danske Capital 6,9 4,7 2 KAB SEB Asset Management 8,4 5,2 3 KAB Nykredit Portefølje 8,1 5,0 Som det fremgår af ovenstående, har der været et pænt afkast på investeringsforeningerne de sidste par år, ikke mindst set i lyset af den meget lave rente, som man p.t. kan opnå ved at have pengene stående i banken. Der er naturligvis ingen garanti for, at investeringsforeningerne vil give afkast hvert år. KAB er dog af den overbevisning, at dette er den bedste investering på mellemlang eller lang sigt. Yderligere indskud Vi foretager løbende en vurdering af, hvor meget de enkelte boligorganisationer kan indskyde i investeringsforeninger. Det gøres ved at se på, hvor stort boligorganisationens bankindestående har været set over en periode. Vi vurderer, at den laveste saldo på bankkontiene set over det sidste år sædvanligvis lige efter at der er betalt terminer til kreditforeningerne er det, der som udgangspunkt kan investeres. Dog har vi, for ikke at skære helt ind til benet, valgt at sige, at 75 % af den laveste saldo kan investeres. Herudover skal man holde sig for øje, om der evt. er fremtidige projekter m.v., hvor boligorganisationen har brug for at lægge penge ud, og i den forbindelse har brug for at have flere likvide midler. Det praktiske omkring investeringerne foretages af økonomiområdet i KAB, som også beslutter, hvordan investeringerne fordeles mellem de tre porteføljer medmindre der er særlige ønsker fra boligorganisationens side. Udgangspunktet er, at investeringen fordeles ligeligt mellem de tre porteføljer, for derved at sprede risikoen mest muligt. 7/8

8 Investeringsbeviserne kan købes og sælges til den til enhver tid gældende kurs. I begge tilfælde tager processen ca. tre hverdage. har i øjeblikket følgende andele: 1 KAB 2 KAB 3 KAB Nominel værdi Danske Capital SEB Nykredit Ifølge vores beregning, jf. ovenstående fremgangsmåde, vurderer vi, at der i øjeblikket kan investeres ca. 7,8 mio. kr., uden at det derved går ud over boligorganisationens evne til at betale alle løbende udgifter. Endvidere vil vi foreslå, at samtlige 7,8 mio. kr. indskydes i Nykredit for at opnå størst mulig ligevægt mellem porteføljerne. at organisationsbestyrelsen godkender en yderligere investering på 7,8 mio. kr. i Nykredit. 8/8