28-01-2016 Studieadministrativt system, UMS og UNI-login - et hurtigt overblik Udfærdiget af: Thomas Eriksen, IT-Center Fyn, ther@itcfyn.dk
Indhold Formål... 2 Oprettelse af brugerkonti... 2 Træk af data fra SA-system. Hvad kan gå galt?... 3 Hvad kan partnerskolen gøre?... 3 SharePoint Online portal... 4 Hvor langt er vi?... 4 Hvad er målet?... 4 Side 1 af 4
Formål Formålet med dette dokument er, at give en kort indføring i sammenhængene mellem partnerskolernes studieadministrative systemer (SA-systemer), driftsfællesskabets brugerhåndteringssystem (UMS), UNIlogin, Office 365 s SharePoint Online og Online tjenester fx Google Apps. Alle skoler har Office365 da det er en forudsætning for at medarbejder/elever/kursister har adgang til en gratis Office pakke til PC eller Mac. Det gælder også skoler som anvender Google Apps som læringsplatform. Oprettelse af brugerkonti Nedenfor ses et flowchart med de vigtigste aktører og de vigtigste sammenhænge. SA-systemet er fundamentet og udgangspunktet, som sætter det hele i gang. Webtop Inlogic Office 365 Online tjenester F.eks. Google Apps 5 4 6 7 SA-systemer Lectio, EASY, LUDUS 1 UMS User Management System 4 AD IT-Center Fyns fælles brugerdatabase 6 STIL 2 3 1. Medarbejderes og elevers/kursisters stamdata trækkes fra SA-system af UMS 2. UNI-login trækkes fra STIL af UMS via CPR-numre 3. UNI-login oprettes hos STIL, såfremt brugeren ikke eksisterer 4. Brugerkonti oprettes i AD et og i Office 365 5. UMS synkroniserer klasser, hold, faggrupper osv. til Office 365 og opretter sites i SharePoint Online 6. Brugerne skifter deres midlertidige adgangskode, som derefter synkroniseres til Office 365 og til STIL s UNI-login 7. UNI-login kan give adgang til online tjenester, som partnerskolerne abonnerer på, f.eks. Google Apps og online ordbøger. Side 2 af 4
Vedr. adgangskodeskiftet Specielt for SOSU- og VUC-skoler, som ofte får nye kursister/elever, er adgangskodeskiftet en gene, som besværliggør skolestarten. Adgangskodeskiftet er en slags kvittering for, at borgeren er en aktiv elev/kursist på skolen, som tager ejerskab over sit UNI-login. Via flettebreve, vejledninger og UMS-hjemmesiderne kan nye elever skifte adgangskoden hjemmefra og f.eks. få adgang til skolens intranet inden skolestart. Træk af data fra SA-system. Hvad kan gå galt? Samme medarbejder/elev i flere SA-systemer UMS skal nødvendigvis kunne håndtere dette scenarie, men kan det ikke fuldstændigt endnu. Driftsfællesskabets ServiceDesk er klar til at håndtere konflikterne. Logfiler kontrolleres om morgenen for at finde konflikterne, rette dem og informere de berørte. Forskellige strategier fra skole til skole mht. indtastning af data i SA-systemerne Det er en stor fordel, hvis datatræk fra SA-systemerne er ensartet. Automatisering bliver nemmere og erfaringer/metoder/moduler fra én partnerskole kan hurtigt overføres til en anden. Manglende informationer i forbindelse med ændringer i SA-systemerne Udbyderne af SA-systemerne laver ændringer, som får UMS til at fejle eller gå i stå. Specielt Lectio laver ændringer uden information. Ændringerne udløser efterfølgende en nødvendig og akut ændring i UMSopsætningen. Synkroniseringsfejl generelt Høj kompleksitet vanskeliggør fejlfinding og fejlretning. Den bagvedliggende teknik i SA-systemerne består bl.a. af et stort antal databasetabeller, og fejlfinding er ofte et detektivarbejde, som indebærer gennemsyn af diverse tabeller og logfiler samt udførsel af diverse tests. Hvad kan partnerskolen gøre? Vedligeholde SA-system omhyggeligt Nødvendige felter, som UMS benytter ved datatræk, udfyldes jf. flow charts fra Inlogic Ophørsdatoer/fratrædelsesdatoer indsættes i SA-system straks de er kendte, så elever og medarbejdere optræder i så få SA-systemer som muligt. Være klar til, om nødvendigt, at ændre måden, felter i SA-systemet udfyldes på Søge rådgivning hos IT-Center Fyn, når nye UMS-moduler indkøbes Indkøbet foretages godt nok af skolen direkte hos Inlogic, som står for alt arbejde i forbindelse med implementering, information, vejledning og opstart, men inden da er det en god idé at søge rådgivning hos IT-Center Fyn; hvad kan modulet? og specielt, hvad kan det ikke? og hvad er tidshorisonten? Side 3 af 4
Tænke muligheder i SA-system Hvilke IT-brugbare informationer kan man trække fra SA-system? Her er 2 eksempler: Oprettelse af mailgrupper i Outlook. Kan gruppen eventuelt trækkes direkte via felter i SA-system, således at yderligere vedligehold af mailgruppen undgås? Felter med telefonnumre kan vedligeholdes og bruges til diverse SMS-løsninger f.eks. i forbindelse med adgangskodeudløb. Benytte de rigtige kommunikationskanaler ved fejl Dvs. den lokale tekniker og ServiceDesk en, servicedesk@itcfyn.dk Det sikrer, at sagen håndteres rigtigt og ikke bliver glemt. SharePoint Online portal Der er to løsninger i driftsfællesskabet til partnerskoler, som ønsker en færdigsyet SharePoint Online portal i Office 365 fra firmaerne InLogic og Webtop. Begge løsninger kræver, at hele organisationen og IT-Center Fyns lokale tekniker arbejder aktivt i forbindelse med implementering af SharePoint Online og f.eks. uddannes i håndteringen/ administrationen af systemet. IT-Center Fyn har udarbejdet en vejledning til implementering af nyt LMS system (Office 365 eller Google Apps) Hvor langt er vi? 1. Flere partnerskoler anvender aktivt Office 365 og Google Apps. 2. Alle Outlook-postkasser skal flyttes til Office 365 3. Nogle partnerskoler mangler, at administrativt personale håndteres i UMS, dvs. de er ikke med i automatikken, som opretter UNI-login og f.eks. synkroniserer sites til SharePoint Online 4. Lokale teknikere og partnerskolers SharePoint-ansvarlige medarbejdere skal uddannes i håndteringen og brugen af SharePoint Online. 5. Skype for Business, telefoniløsning, er startet op. Planen er, at opgaverne afsluttes i løbet af skoleåret 2015/2016. Lokale teknikere på partnerskoler, som benytter Webtops SharePoint-løsning, uddannes i efteråret 2015. Hvad er målet? Alle partnerskoler, som ønsker det, benytter aktivt Office 365 eller Google Apps, så alle medarbejdere/ lærere/elever/kursister har en fælles, sammenhængende platform at arbejde, kommunikere og dele materiale på. Side 4 af 4