1. august 2007/juni 2008/december 2010 Seniorpolitik ved Ingeniørhøjskolen i Århus 1. Definition Seniorpolitikken defineres som de personalepolitiske elementer, der retter sig mod ældre medarbejdere over 58 år og disses arbejds- og livsvilkår. Politikken er fra institutionens side led i en hensyntagende adfærd, der søger at forbedre de vilkår og forhold, der præger den ansatte i alle livsfaser. 2. Formål Formålet med institutionens seniorpolitik er at sikre og udvikle mulighederne for denne medarbejdergruppe, så dens ressourcer udnyttes bedst muligt til gavn for den enkelte, gruppen, Ingeniørhøjskolen og samfundet. 3. Principper Ingeniørhøjskolen i Århus lægger vægt på: at ældre medarbejdere kan forblive en engageret, aktiv og efterspurgt arbejdskraft i den sidste fase af arbejdslivet, at seniorpolitikken og rekrutteringspolitikken ses i sammenhæng og anvendes aktivt og fremadrettet til gunst for den ansatte og institutionen, at støtte seniormedarbejderne med efter - og videreuddannelse, der sikrer disses faglige og personlige kompetenceudvikling, at sikre, at der mellem seniormedarbejderne og deres yngre kolleger sker en systematisk vidensoverførsel, der udnytter førstnævntes erfaringer og overblik, at skabe forudsætninger for, at seniormedarbejderne selv kan planlægge en positiv overgang fra arbejdsliv til efterløns- eller pensionisttilværelse, at informere seniormedarbejderne om nuværende og kommende ordninger samt muligheder i forbindelse med fratræden, at der på en for parterne tilfredsstillende måde udvikles lokale ordninger, der muliggør, at seniormedarbejderne kan trappe ned i forhold til jobbelastning og/eller arbejdstid eller modtage nye udfordringer ved rokade, jobændring mv. at der skabes rammer, der sikrer at pensionerede medarbejdere kan bibeholde en faglig og social kontakt med hinanden, institutionen og dens aktiviteter.
4. Politik Kernen i Ingeniørhøjskolens seniorpolitik er den opfattelse, at velfungerende seniorer er en vigtig erfaringsressource for institutionen, som det er væsentligt at tiltrække og udvikle. Ingeniørhøjskolen er stolt af sine gode seniorer som kolleger og kulturbærere og tilstræber vedvarende at udvikle seniorprogrammer med gyldighed fra det fyldte 58. år, eller når behovet eller muligheden er til stede. Et væsentligt aspekt af en proaktiv seniorpolitik er under respekt for den enkelte seniors helbred, økonomi og sociale situation - at fastholde seniorerne på arbejdsmarkedet og styrke deres arbejdsglæde. Det er således afgørende, at institutionen tilbyder fleksible rammer og vilkår for fastholdelsen af sine seniorer og medtænker dem ved rekrutteringer og udviklingen af sine værdier. Samtidig bør den enkelte senior aktivt bidrage til Ingeniørhøjskolens udvikling og løbende have mulighed for at udvikle personlighed og kompetencer. Ingeniørhøjskolen vil aktivt modvirke, at der skabes holdningsmæssige barrierer mellem seniormedarbejderne og deres yngre kolleger. 5. Planlægning 5.1 Seniorplanlægning Ingeniørhøjskolen tilstræber at skabe et planlægningsmæssigt beredskab på seniorområdet, der sikrer institutionens opfyldelse af sine vedtægtsmæssige mål og dens mulighed for en strategisk indsats. Antallet af seniorer på arbejdspladsen kortlægges 5 år frem i tiden, ligesom deres aldersprofil, aldersfordelingen på institutionens ansættelsesområder samt seniorernes nuværende og kommende virkefelter registreres. Institutionens HR-medarbejder er ansvarlig for indsamlingen af disse data. 5.2 Medarbejderudviklingssamtalen Den obligatoriske medarbejderudviklingssamtale (MUS) indeholder fra den ansattes 58. år seniortemaet, der afhandles på et separat skema i tilknytning til normalskemaet. Det seniorspecifikke skema bilægges indkaldelsen til samtalen. Seniormedarbejderens kompetencer fastlægges herunder som udgangspunkt for en drøftelse om evt. kompetenceudvikling, jobændringer eller nye opgaver, ligesom nærmeste leder og medarbejderen drøfter mulige seniorordninger. Når samtalen har fundet sted, vil medarbejderen efterfølgende have mulighed for at udfylde et spørgeskema. Det samlede resultat af samtale og skema formidles til samtalens parter. Institutionens HR-medarbejder har det overordnede ansvar for sikringen af resultatet. 2/7
6. Senior- og fratrædelsesordninger 6.1 Principper Principperne for etableringen af seniorordninger med fratrædelses eller fastholdelseselementer fremgår af Cirkulære om Senior- og fratrædelsesordninger 2005 (Personalestyrelsen 2005 PKAT nr. 05-347-37), der baserer sig på en indgået aftale mellem Finansministeriet og centralorganisationerne af 5. oktober 2005. Cirkulærets bestemmelser har endelig gyldighed i relation til nærværende formulering af IHA s senior- og fratrædelsesordninger. Cirkulæret justerer og erstatter hidtidigt cirkulære af 21. november 2002, baseret på aftaleresultatet i 2002. Heri præciseres betingelserne for mulige seniorordninger: a. Seniorordninger kan generelt etableres, når institutionen vurderer, at det vil være muligt og hensigtsmæssigt at etablere en ordning for den enkelte ansattes gradvise tilbagetrækning i form af deltid og/eller aftrapning i jobbet (retræte). b. Fratrædelsesordninger for de ansatte kan etableres i de tilfælde, hvor ansættelsesmyndigheden vurderer, at personalereduktioner er eller forudses at bliver nødvendige, eller i særlige tilfælde, hvor det anses for nødvendigt at rette op på en skæv aldersfordeling. Etableringen af en senior- eller fratrædelsesordning sker i forståelse mellem den ansatte og ledelsen, idet ordningerne hviler på et frivillighedsprincip. Det er således for en ordning forudsat, at dens økonomiske vilkår aftales af den ansatte og ledelsen og efterfølgende formaliseres af den ansattes tillidsrepræsentant med ledelsen inden for rammerne af den eksisterende aftale. Finansministeriet har tilkendegivet, at udformningen af ordninger i størst muligt omfang skal overlades til institutionerne med en delegeret aftaleret mellem institutionsledelse og tillidsrepræsentant. Ordningerne finansieres inden for rammerne af Ingeniørhøjskolens bevillinger. Samarbejdsudvalget drøfter og aftaler løbende seniorpolitiske initiativer og evaluerer anvendelsen af de eksisterende senior- og fratrædelsesaftaler. 6.2 Seniorordninger Seniorordninger kan aftales for ansatte, der er fyldt 60 år (deltidsordning) eller 55 år (retræteordning), der ansøger herom. Cirkulæret muliggør, at der for den ansatte kan etableres ordninger, der kombinerer deltid og retræte. 6.2.1 Seniorordning med deltid En seniorordning med deltid forudsætter, at den ansatte: a. er fyldt 60 år, b. har været ansat i de seneste 10 år inden for aftalens dækningsområde, c. efter nedsættelsen har en arbejdstid, der udgør mindst 15 timer pr. uge, d. eksisterende overenskomst indeholder hjemmel til deltidsansættelse. 3/7
Det kan mellem parterne aftales, at der for ansatte med forsikringsmæssig pensionsordning indbetales et ekstra pensionsbidrag, der maksimalt må svare til forskellen mellem det aktuelle, samlede pensionsbidrag og det samlede pensionsbidrag ved det hidtidige beskæftigelsesomfang. 6.2.2 Seniorordning med retræte En seniorordning med retræte forudsætter, at den ansatte: a. er fyldt 55 år, b. har været ansat på fuld tid i de seneste 10 år i en stilling med ledelsesansvar eller i tilsvarende krævende stilling samt c. efter ansøgning overgår til en lavere placeret stilling. Ordningen er ikke begrænset til ansatte i bestemte lønrammer. Det kan mellem parterne aftales, at institutionen til den ansattes pensionsordning indbetaler et forhøjet pensionsbidrag, dog maksimalt op til det samlede pensionsbidrag i den hidtidige stilling. Institutionen kan med den ansatte, der opnår en senioraftale med retræte, aftale, at der ydes denne et personligt, ikke-pensionsgivende tillæg. Tillægget må højst udgøre forskellen mellem lønnen (ekskl. pensionsbidrag) i den hidtidige stilling og lønnen (ekskl. pensionsbidrag) i retrætestillingen på tidspunktet for overgangen. Tillægget skal være aftrappet efter højst 3 år og skal aftrappes med mindst 1/3 for hver 12 måneder fra overgangen til retrætestillingen. Tillægget bortfalder fra måneden efter, at den ansatte har opnået folkepensionsalderen.. 6.2.3 Seniorordning med retræte med aftalt fratrædelsestidspunkt Der kan mellem institutionen og den ansatte aftales en seniorordning med retræte, der indebærer, at vedkommende fratræder efter en periode på højst 7 år. I en sådan ordning kan det med den ansattes tillidsrepræsentant aftales, at overgangen til den lavere løn i retrætestillingen sker på én gang, eller at aftrapningen af det personlige tillæg sker gradvis over en periode på op til 5 år. 6.2.4 Seniorordning med fastholdelse Indgåelse af en senioraftale med fastholdelse kan ske, når den ansatte er fyldt 62 år. a) Månedlig fridag Ingeniørhøjskolen kan i henhold til cirkulærets 10 som led i en fastholdelsesaftale bevilge den ansatte op til 1 dags frihed med løn pr. måned. Friheden kan afvikles som hele eller halve arbejdsdage, enkeltvis eller i sammenhæng, samt som enkelttimer. Efter drøftelse med den ansatte fastsætter institutionen afviklingstidspunkt og/eller afviklingsbetingelser. b) Fastholdelsesbonus I henhold til cirkulærets 11 kan Ingeniørhøjskolen tillige bevilge en ansat, der er fyldt 62 år, en særlig fastholdelsesbonus, som kommer til udbetaling, hvis den pågældende udskyder sin fratræden indtil et nærmere aftalt tidspunkt. Fastholdelsen har gyldighed for 1 år ad gangen. Hvis ansættelsen ophører før det fastsatte tidspunkt, bortfalder bonussen. 4/7
c) Seniorbonus I forliget mellem Finansministeriet og CFU 2008 om udmøntning af trepartsmidlerne til seniorfastholdelse tilsikres med gyldighed for perioden 1. januar 2009 til 31. december 2011: alle AC-ansatte ret til seniorbonus, når de fylder 64 år alle ansatte under COII og OAOs overenskomster ret til seniorbonus, når de fylder 62 år Seniorbonus ydes for hvert ekstra år, som den ansatte fortsætter efter de ovenfor angivne år, dog maksimalt 3 gange. Bonussen udgør for AC-ansatte 3%, for COII-ansatte 2,9% og for OAOansatte 3,2% af den samlede faste løn. Bonusretten indtræder, når den ansatte opfylder alderskriteriet, og bonussen udbetales ved den første mulige lønudbetaling efter, at den ansatte har begæret den udbetalt. Det er den ansattes ret: at veksle op til den fulde seniorbonus til et ekstraordinært pensionsbidrag at veksle den optjente bonus til et antal seniordage I forbindelse med sidstnævnte mulighed kan en AC-ansat som 64-årig begære sin bonus vekslet til 1-4 seniordage og som 65-årig og derover til 1-6 senior dage. For COII- og OAO-ansatte gælder, at de som 62-årige efter begæring kan veksle bonus til 1-4 seniordage og som 63-årige og derover til 1-6 seniordage. En seniordag for fuldtidsansatte svarer til 7,4 timer (1/260 del af den samlede faste løn, svarende til en omregningsfaktor på 0,003846). For deltidsansatte sker en forholdsmæssig reduktion af timetallet. 4 seniordage svarer for en fuldtidsansat til 29,6 timer (4 * 7,4) og 6 seniordage til 44,4 timer (6 * 7,4). Seniordage afvikles som hele fridage, men kan efter aftale med institutionen afvikles som halve dage eller enkelttimer. Afviklingstidspunkterne aftales med institutionen, idet denne dog i videst muligt omfang skal tilgodese den ansattes ønsker. Er den ansattes seniorbonus større end værdien af seniordagene, skal vedkommende meddele institutionen, om han/hun vælger at få det resterende beløb udbetalt eller indsat på sin pensionsordning. Ved sygdom før begyndelse af seniordagen betragtes den ikke som afholdt. Bliver den ansatte imidlertid syg, efter at seniordagen er påbegyndt, anses dagen for afholdt. Ikke-afholdte bonusdage overføres til det efterfølgende år. Ved ansættelsesforholdets afslutning udbetales ikke-afholdte seniordage. 6.3 Efterløn og deltidspension Ansatte, der overgår til deltidsansættelse, har mulighed for at modtage efterløn fra deres arbejdsløshedskasse. Ansatte, der overgår til deltid har mulighed for at modtage social delpension fra deres bopælskommune. 5/7
6.4 Frivillige fratrædelsesordninger Den eksisterende aftale om frivillig fratræden forudsætter, at den ansatte på tidspunktet for fratrædelsen er fyldt 62 år, men ikke 65 år, og at den ansatte søger fratræden på grund af alder. Forudsætningen under pkt. 6.1.b. skal tillige være opfyldt. Ingeniørhøjskolen kan i henhold til cirkulærets 15 til ansatte, der har været uafbrudt ansat i staten i 12, 15 eller 18 år, yde et fratrædelsesbeløb svarende til: 1 måneds løn efter 12 års uafbrudt beskæftigelse 2 måneders løn efter 15 års uafbrudt beskæftigelse 3 måneders løn efter 18 års uafbrudt beskæftigelse I særlige tilfælde kan de nævnte fratrædelsesbeløb forhøjes, og/eller den dertil knyttede beskæftigelsesgrad nedsættes, dog således at der maksimalt kan ydes et fratrædelsesbeløb svarende til: 2 måneders løn efter 9 års uafbrudt beskæftigelse 4 måneders løn efter 12 års uafbrudt beskæftigelse 6 måneders løn efter 15 års uafbrudt beskæftigelse Ingeniørhøjskolen kan imødekomme en ansats anmodning om at oppebære sædvanlig løn i en tjenestefrihedsperiode på indtil 7 måneders varighed umiddelbart før fratrædelsestidspunktet. Tilgodehavende ferie forudsættes her i videst muligt omfang afholdt i tjenestefrihedsperioden. Fratrædelsesbeløbet udbetales ved fratrædelsen, medmindre andet er aftalt mellem parterne. Det beregnes som løn under sygdom ekskl. eget og institutionens pensionsbidrag. Der betales ikke eget eller arbejdsgiverens pensionsbidrag af fratrædelsesbeløbet, ligesom der ikke betales feriepenge af beløbet. Fratrædelsesbeløbet kan have indflydelse på, på hvilket tidspunkt et medlem af en arbejdsløshedskasse kan overgå til efterløn. Arbejdsløshedskassen træffer som 1. instans afgørelsen om den ansattes overgang til efterløn. Som alternativ til ovennævnte fratrædelsesbeløb og/eller tjenestefrihed med løn kan Ingeniørhøjskolen i henhold til cirkulærets 17 indbetale ekstraordinære pensionsbidrag til ansatte med forsikringsmæssig pensionsordning. Der kan ekstraordinært af højskolen indbetales 2 4 års ekstraordinært pensionsbidrag (såvel eget bidrag som arbejdsgiverbidrag) til pensionsordningen. Der kan maksimalt ydes ekstraordinært pensionsbidrag for et tidsrum, der svarer til perioden fra fratrædelsen til det fyldte 70. år. 6.5 Konsulenttilknytning Ingeniørhøjskolen kan tilknytte en seniormedarbejder som konsulent med kontraktlig aftale om levering af specifikke ydelser. 6/7
7. Procedure ved fratræden 7.1 Fratrædelsessamtale Ved en fastansat medarbejders fratræden afholdes en fratrædelsessamtale med nærmeste leder og rektor, hvor det mellem den ansatte og institutionen indgåede aftaler om fratræden bekræftes. Ligeledes aftales her evt. yderligere forhold og vilkår i forbindelse med den ansattes fratræden. 7.2 Reception Ingeniørhøjskolens ledelsessekretariat arrangerer en reception, hvor den/de fratrædende ansatte kan invitere egne gæster herunder tidligere kolleger, og hvor Ingeniørhøjskolens ansatte kan tage afsked med den/de pågældende. Lukket arrangement for indtil 20 kolleger incl. den pågældende person med nærmeste leder. Traktement fra kantinen inden for en beløbsgrænse på op til 100 kr./deltager. Bestilling og afvikling i henhold til nærmere aftale med Ingeniørhøjskolens ledelsessekretariat. 8. Seniorkontor og -aktiviteter Ingeniørhøjskolen stiller et seniorkontor, faciliteter og administrativ bistand til rådighed for gruppen af pensionerede seniorer, der udpeger deres egen bestyrelse og er selvforvaltende. Bestyrelsen arrangerer møder, udflugter og aktiviteter, hvis udgifter dækkes af gruppen selv. Ingeniørhøjskolen indkalder til og afholder et årligt julearrangement for sine tidligere ansatte. Ovennævnte tiltrådt af Samarbejdsudvalget på dets møde den 4. juni 2007, ændringer 25. juni 2008 samt ændringer 1. december 2010 litra 7.2 reception. 7/7