RANDERS KOMMUNE Beretning nr. 2 (side 12-26) Revision af kommunens åbningsbalance pr. 1. januar 2007 Delberetning for regnskabsåret 2007 730.000
Side 12 Indholdsfortegnelse 1 Indledning................................................... 2 Åbningsbalancen pr. 1. januar 2007.............................. 2.1 Afgivelse af åbningsbalancen til revision........................ 2.2 Åbningsbalancens hovedtal................................... 2.3 Ledelsens regnskabserklæring................................. 2.4 Revisionspåtegning......................................... 3 Revision af åbningsbalancen.................................... 3.1 Generelt.................................................. 3.2 Kommunens regnskabspraksis................................. 3.3 Forretningsgange for udarbejdelse af åbningsbalancen.............. 3.4 Åbningsbalancens opbygning og indhold........................ 3.5 Anlægsaktiver, i alt 4.225,3 mio. kr............................. 3.6 Omsætningsaktiver (excl. likvide beholdninger), i alt 470,6 mio. kr.... 3.7 Likvide beholdninger, i alt 138,9 mio. kr......................... 3.8 Egenkapital, i alt 2.509,5 mio. kr............................... 3.9 Hensatte forpligtelser, i alt 620,5 mio. kr......................... 3.10 Gældsforpligtelser, i alt 1.690,2 mio. kr......................... 3.11 Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v., i alt 14,7 mio. kr.. 4 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger.................... 5 Revisionens bemærkninger..................................... Side 13 Side 14 Side 14 Side 14 Side 14 Side 15 Side 17 Side 17 Side 17 Side 18 Side 19 Side 19 Side 22 Side 22 Side 22 Side 23 Side 23 Side 24 Side 25 Side 26
Side 13 Til Randers Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Randers Kommune afgives hermed beretning om revisionen af åbningsbalancen pr. 1. januar 2007. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2007 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom.
Side 14 2 Åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 2.1 Afgivelse af åbningsbalancen til revision Byrådet har den 20. december 2007 godkendt regnskabspraksis og åbningsbalance pr. 1. januar 2007 og efterfølgende overgivet den til revisionen. 2.2 Åbningsbalancens hovedtal Den reviderede åbningsbalance pr. 1. januar 2007 med tilhørende regnskabspraksis, oversigter samt noter og bemærkninger udviser følgende hovedtal: Balance Anlægsaktiver i alt Omsætningsaktiver i alt (excl. likvide beholdninger) Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v. Kortfristede gældsforpligtelser Positive tal = tilgodehavender. Negative tal = egenkapital/gæld. Primo 2007 Mio. kr. 4.225,3 470,6 138,9-2.509,5-620,5-1.319,1-14,7-371,1 2.3 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af åbningsbalancen har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende åbningsbalancen for 2007.
Side 15 2.4 Revisionspåtegning Vi har den 26. februar 2008 forsynet kommunens åbningsbalance pr. 1. januar 2007 med følgende revisionspåtegning: Uafhængig revisors erklæring til Randers Byråd Vi har revideret åbningsbalancen pr. 1. januar 2007 for Randers Kommune, der er aflagt efter Velfærdsministeriets bestemmelser. Ledelsens ansvar for åbningsbalancen Byrådet har ansvaret for at udarbejde og aflægge en åbningsbalance, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge en åbningsbalance, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vort ansvar er at udtrykke en konklusion om åbningsbalancen på grundlag af vor revision. Vi har udført vor revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ og danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at åbningsbalancen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i åbningsbalancen. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i åbningsbalancen, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af en åbningsbalance, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af byrådet anvendte regnskabspraksis er passende, om de af byrådet udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af åbningsbalancen. Det er vor opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vor konklusion.
Side 16 Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Der henvises til revisionsberetningen. Det er vor opfattelse, at åbningsbalancen giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 1. januar 2007 i overensstemmelse med Velfærdsministeriets bestemmelser.
Side 17 3 Revision af åbningsbalancen 3.1 Generelt Den talmæssige korrekthed og sammenhængen mellem åbningsbalancen og de enkelte poster er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Vi har påset, om de opførte aktiver og passiver i balancen har været undergivet fornøden kontrol. Endvidere har vi undersøgt, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret. Vi har anvendt regnskabsanalytiske revisionsmetoder for at minimere den samlede revisionsrisiko. Via detailrevision har vi supplerende indhentet dokumentation for udvalgte enkeltposter i balancen og for lovligheden heraf. De typisk anvendte metoder har her været afstemninger, analyser af konti m.v., fysisk kontrol, efterregning, stikprøvevis kontrol af bilag samt gennemgang af skriftlige aftaler. 3.2 Kommunens regnskabspraksis Vi har foretaget en gennemgang af kommunens regnskabspraksis og vurderet den i forhold til de fastsatte krav og regler i Velfærdsministeriets regler m.v. Det er endvidere vurderet, hvorvidt regnskabspraksis er hensigtsmæssig, og således sikrer en korrekt registrering af kommunens aktiver og passiver m.v. Regnskabspraksis er efter vores opfattelse i overensstemmelse med Velfærdsministeriets regler. Det er generelt vor vurdering, at kommunens regnskabspraksis er hensigtsmæssig således, at kommunens aktiver og passiver registreres i henhold til gældende regler og giver et retvisende billede af kommunens finansielle stilling. Vi har dog konstateret, at de anvendte restlevetider på kloakforsyningsområdet ikke er i overensstemmelse med kommunens beskrevne regnskabspraksis for åbningsbalancen. I flere situationer anvender kommunen f.eks. en levetid for ledninger på 75 år, mens regnskabspraksis kun åbner op for anvendelse af en levetid på maksimalt 30 år.
Side 18 Vi har fået oplyst, at det har været kommunens hensigt, at Velfærdsministeriets levetidsregler skulle følges på alle områder, uanset om de ikke direkte er nævnt i kommunens regnskabspraksis. Vi har aftalt, at kommunens regnskabspraksis fremover også beskriver levetidsregler på kloakforsyningsområdet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af regnskabspraksis fungerer og er fulgt i praksis, ligesom de foretagne skøn og vurderinger er revideret. 3.3 Forretningsgange for udarbejdelse af åbningsbalancen Kommunens forretningsgange for konsolidering af åbningsbalancen er gennemgået. I denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad har sikret korrekt konsolidering af de sammenlagte kommuner, overtagne aktiver fra amter, delingskommuner, forsyningsvirksomheder m.v. Som et led heri har vi vurderet valgte procedurer, ansvarsplacering samt ledelsestilsyn og herunder anvendelsen af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vor opfattelse, at forretningsgangene for udarbejdelse af åbningsbalancen generelt har fungeret tilfredsstillende og bidraget til at sikre en korrekt og fuldstændig registrering af kommunens aktiver og passiver m.v. De fejl og mangler vi har konstateret i forbindelse med vores revision er alle aftalt rettet eller afklaret. Den udførte revision giver således ikke anledning til bemærkninger jfr. afsnit 5. Vi har konstateret enkelte beløbsmæssige fejl og klassifikationsfejl i kommunens åbningsbalance. Vi har nærmere redegjort for disse fejl i de efterfølgende afsnit. I de tilfælde, hvor der er tale om klassifikationsfejl påvirkes kommunens egenkapital ikke. Klassifikationsfejl har indflydelse på flere områder i åbningsbalancen. Af hensyn til læserne af denne beretning har vi valgt kun at redegøre for den enkelte fejl een gang i de efterfølgende afsnit således, at den ikke gentages under flere områder.
Side 19 3.4 Åbningsbalancens opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens åbningsbalance er udarbejdet i overensstemmelse med formkravene i de gældende regler fra Velfærdsministeriet og at aktiver og passiver er indregnet i overensstemmelse med underliggende materiale og gældende regler i øvrigt. Det er vor opfattelse, at åbningsbalancen i al væsentlighed er aflagt i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Velfærdsministeriet og indeholder de krævede oversigter og noter m.v. 3.5 Anlægsaktiver, i alt 4.225,3 mio. kr. 3.5.1 Materielle og immaterielle anlægsaktiver, i alt 3.919,6 mio. kr. Det er påset, at de opførte aktiver er registreret korrekt i åbningsbalancen og i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og der er herunder foretaget kontrol i forhold til aktivernes tilstedeværelse, kommunens ejendomsret, indregning og kommunens sikring af en fuldstændig registrering i henhold til gældende regler og kommunens regnskabspraksis. Det er vor vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver i alt væsentlighed er korrekt indregnet i åbningsbalancen. Vi har konstateret følgende fejl i åbningsbalancen: w Tekniske anlæg m.v. Der er netto optaget aktiver med i alt 9,3 mio. kr. for lidt. w Igangværende arbejder Der er optaget aktiver med i alt 15,0 mio. kr. for lidt. Det er aftalt, at der foretages de fornødne rettelser inden aflæggelsen af regnskabet for 2007.
Side 20 Vi skal herudover gøre opmærksom på følgende særlige forhold: Bygningers restlevetid Randers Kommune har generelt valgt at anvende den i henhold til reglerne og kommunens regnskabspraksis maksimale levetid på 30 år for skoler, daginstitutioner, ældreboliger m.v. Vi har været i yderligere dialog med kommunen om baggrunden for dette valg, da der som udgangspunkt burde være foretaget en mere individuel vurdering af restlevetiden for bygninger, da den vedligeholdelsesmæssige standard kan variere for især ældre bygninger og dermed også den estimerede restlevetid. Vi har fået oplyst, w at kommunens bygninger vurderes at være i en rimelig god vedligeholdelsesstand og der er ingen grund til at antage, at de ikke vil kunne holde den maksimale levetid w at indenfor den korte tid der var til rådighed, var det ikke muligt for bygningsafdelingen at foretage en individuel gennemgang af samtlige bygninger med henblik på at fastsætte restlevetiden w at bygningsafdelingen er i gang med gennemgå kommunens bygninger med henblik på fastsættelse af behovet for fremtidig vedligeholdelse m.v. Vi skal henstille, at kommunen i forbindelse med bygningsgennemgangen er opmærksom, hvorvidt der er enkelte af de omtalte bygninger, som skal optages med en restlevetid på mindre end 30 år. Optagelse af værdier på kloakforsyningsområdet Vi har konstateret, w at de optagne aktiver i åbningsbalancen ikke er ensartet behandlet for aktiver af samme tekniske stand og alder w at bygninger anskaffet før 1. januar 1999 umiddelbart ikke er værdisat korrekt ved anvendelse af ejendomsværdi pr. 1. januar 2004. Vi har fået oplyst, at området forventes udskilt i et selvstændigt selskab pr. 1. januar 2009. Der er nedsat en arbejdsgruppe vedrørende processen med udskillelsen, som skal foretage en nøje gennemgang af området herunder værdiansættelsesprincipper. Gennemgangen af området i 2008 kan således give anledning til værdimæssige korrektioner.
Side 21 3.5.2 Finansielle anlægsaktiver, i alt 305,8 mio. kr. Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale og indregnet i overensstemmelse med gældende regler. Det er herunder påset, at w tilgodehavenderne er registreret til nominel værdi w kommunens indskud i Landsbyggefonden er nulstillet w forsyningsvirksomhedernes mellemregninger er korrekt opdelt og konsolideret w aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne. Det er vor vurdering, at finansielle anlægsaktiver i al væsentlighed er korrekt optaget i åbningsbalancen. Vi har konstateret følgende fejl i åbningsbalancen: w Kommunens ejerandel i I/S Fællesforbrændingen skønsmæssigt er optaget med i alt ca. 1,8 mio. kr. for lidt w Der er optaget 0,4 mio. kr. for meget vedrørende ejerandele fra den endelige efterregulering af delingsopgørelsen for Langå Kommune og Sønderhald Kommune w Manglende optagelse af udlån i henhold til Lov om boligstøtte med 4,1 mio. kr. w For meget optaget mellemregning (gæld) vedrørende forsyningsområdet på 3,1 mio. kr. Det er aftalt, at fejlene rettes inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2007. Herudover har vi konstateret, at tilbagebetalingspligtig hjælp er fejlagtigt registreret som tilgodehavende i betalingskontrol (omsætningsaktiv). Det er aftalt, at disse tilgodehavender i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for 2007 registreres samlet som langfristet tilgodehavende (finansiel anlægsaktiv) og at der i forbindelse hermed foretages nedskrivning af forventet tab på disse tilgodehavender i henhold til reglerne i Budget- og regnskabssystemet for kommuner.
Side 22 3.6 Omsætningsaktiver (excl. likvide beholdninger), i alt 470,6 mio. kr. Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i åbningsbalancen i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Der er stikprøvevis foretaget kontrol af korrekt indregning af de kortfristede tilgodehavender i henhold til underliggende specifikationer. Det er vor vurdering, at omsætningsaktiver i al væsentlighed er korrekt optaget i åbningsbalancen. Vi har konstateret følgende fejl i åbningsbalancen: w For meget optaget tilgodehavende vedrørende FBS på 0,9 mio. kr. w For lidt optaget tilgodehavende vedrørende Langå Kommune på 0,1 mio. kr. Det er aftalt, at fejlene rettes inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2007. 3.7 Likvide beholdninger, i alt 138,9 mio. kr. Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver omfattende kontantbeholdninger, beholdninger i pengeinstitutter og obligationsbeholdninger er korrekt optaget i åbningsbalancen. Der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vor vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget. 3.8 Egenkapital, i alt 2.509,5 mio. kr. Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har herunder gennemgået de foretagne korrektioner og væsentlige ændringer.
Side 23 Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til Budget- og regnskabssystemets regler. De fejl vi har konstateret ved vores revision er ubetydelige i forhold til den samlede egenkapital. 3.9 Hensatte forpligtelser, i alt 620,5 mio. kr. Vi har påset, at kommunens pensionsforpligtelse er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Det er vor vurdering, at kommunens pensionsforpligtelse i al væsentlighed er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Vi har konstateret følgende fejl i pensionsforpligtelsen i åbningsbalancen: w Der er ikke beregnet en forpligtelse vedrørende lærere i den lukkede gruppe. På baggrund af vores erfaring fra en anden sammenlignelig kommune vurderer vi skønsmæssigt en yderligere forpligtelse på ca. 25,0 mio. kr. w Der er ikke i alle situationer beregnet pension til tidligere borgmestre. På baggrund af vores erfaring vurderer vi en yderligere forpligtelse på ca. 1,0 mio. kr. Det er aftalt, at fejlene rettes inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2007. 3.10 Gældsforpligtelser, i alt 1.690,2 mio. kr. Vi har undersøgt om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Vi har endvidere påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt indregnet i balancen. Det er vor vurdering, at gældsforpligtelserne i al væsentlighed er korrekt optaget i åbningsbalancen.
Side 24 Vi har konstateret følgende fejl i åbningsbalancen: w Der er optaget i alt 0,2 mio. kr. for lidt vedrørende kortfristede gældsforpligtelser fra den endelige efterregulering af delingsopgørelsen for Langå Kommune og Sønderhald Kommune. Det er aftalt, at fejlene rettes inden udarbejdelse af årsregnskabet for 2007. Vi har konstateret følgende forhold uden betydning for egenkapitalen og de samlede gældsforpligtelser: w Overtagne byggekreditter på i alt 13,4 mio. kr. fra efterregulering af delingsaftalen for Århus Amt og Langå Kommune er klassificeret som langfristet gæld. Gældsforpligtelserne skal klassificeres som kortfristet gæld i åbningsbalancen. Det er aftalt, at fejlene rettes inden aflæggelsen af årsregnskabet for 2007. 3.11 Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v., i alt 14,7 mio. kr. Det er kontrolleret, at kommunen har optaget legater, fonde m.v. i overensstemmelse med den underliggende dokumentation. Kommunens nettogæld vurderes i al væsentlig hed korrekt registreret i kommunens åbningsbalance. Vi har konstateret følgende fejl i åbningsbalancen: w Der er optaget i alt 0,9 mio. kr. for lidt fra den endelige efterregulering af delingsopgørelsen for Langå Kommune og Sønderhald Kommune. Det er aftalt, at fejlene rettes inden udarbejdelse af årsregnskabet for 2007.
Side 25 4 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen af åbningsbalancen er der foretaget en opfølgning på relevante bemærkninger afgivet til de tidligere kommuner Randers, Purhus, Nørhald, Langå, Sønderhald og Mariager. Vi har herunder foretaget en gennemgang af kommunens afgørelser med hensyn til fremsatte bemærkninger og efterlevelse af eventuelle berigtigelser. Vi har konstateret, at kommunen har været opmærksom på de afgivne bemærkninger til de tidligere kommuner således, at væsentlige fejl og mangler er søgt rettet i forbindelse med udarbejdelse af åbningsbalancen.
Side 26 5 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Randers, den 26. februar 2008 BDO KOMMUNERNES REVISION (Fremsendt via mail forsynet med digital signatur) Niels. J. Buhl / Ole Nielsen Landsdelschef Chefrevisor