Forebyggelsesfondens vejledning om støtte til hovedformål 3 Juni 2007
Indholdsfortegnelse 1. Forebyggelsesfonden kan under hovedformål 3 yde støtte til følgende formål:... 3 1.1. Prioriterede midler i 2007... 3 2. Hvem kan søge støtte?... 3 2.1. Virksomheder... 3 2.2. Foreninger og organisationer... 4 2.3. Flere ansøgere... 4 3. Hvilke projekter kan der søges støtte til?... 4 3.1. Ekstraordinær indsats... 4 3.2. Utraditionelle initiativer... 5 3.3. Bilag til ansøgningen... 5 3.3.1. Om de obligatoriske bilag... 5 3.3.2. Om de valgfri bilag... 6 4. Hvor meget støtte kan der søges?... 6 4.1. Støtteloft... 6 4.2. Vilkår for støtte... 7 4.3. Medfinansiering... 7 5. Hvornår kan der søges om støtte?... 8 6. Hvordan kan der søges om støtte?... 8 7. Procedure ved behandling af ansøgning... 9 7.1. De faglige rådgivende udvalg... 10 7.2. Bestyrelsen... 10 7.3. Sekretariatet... 10 8. Formkrav til ansøgningen... 11 9. Hvornår fås svar på en ansøgning?... 11 10. Øvrige oplysninger... 11
1. Forebyggelsesfonden kan under hovedformål 3 yde støtte til følgende formål: Projekter, der styrker bevidstheden om risiko forbundet med rygning, alkohol, fedme og fysisk inaktivitet. 1.1. Prioriterede midler i 2007 Der er i 2007 afsat 20 mio. kr. til projekter, der øger bevidstheden om risikoen ved rygning, alkohol, fedme og fysisk inaktivitet. Alle midler skal gå til projekter om rygestopaktiviteter og projekter om fremme af fysisk aktivitet. 2. Hvem kan søge støtte? Private og offentlige virksomheder Kommuner Foreninger Organisationer Private personer kan ikke søge om støtte fra fonden. Organisationer, konsulenter, arbejdsmiljørådgivere eller andre kan bistå virksomheder med at udforme ansøgning, herunder bistå med eventuel etablering af samarbejdsprojekter, partnerskaber og konsortier m.v. Konsulenter og rådgivere kan imidlertid ikke søge om støtte fra fonden til projekter, der skal foregå i andre virksomheder, men de kan indgå i et projekt som leverandør af ydelser f.eks. i form af konsulentbistand. 2.1. Virksomheder Projekterne skal være forankret i virksomheden og berøre virksomhedens ansatte. Det er en forudsætning for at opnå støtte fra fonden, at projektet enten skal foregå på en virksomhed eller inddrage en eller flere virksomheder. En virksomhed kan have en eller flere produktionsenheder. Selvstændige produktionsenheder i en virksomhed er støtteberettigede. Det betyder, at flere enheder i den samme virksomhed kan søge om støtte. F.eks. kan flere daginstitutioner i en kommune hver især søge om støtte, da hver daginstitution betragtes som en selvstændig produktionsenhed. Kommunen kan også søge om støtte til et projekt, der omfatter flere daginstitutioner. Flere virksomheder kan gå sammen om at søge støtte til et projekt se nedenfor. Det kan f.eks. være: en gruppe af virksomheder inden for samme branche en gruppe af virksomheder inden for samme geografiske område en kommune, der samarbejder med en eller flere private virksomheder 3
2.2. Foreninger og organisationer Foreninger og organisationer kan søge om støtte fra fonden til projekter. En forening eller en organisation kan også søge om støtte til projekter i samarbejde med en eller flere virksomheder. Projektet skal foregå på en arbejdsplads eller inddrage arbejdspladser. Eksempelvis skal et projekt om fysisk aktivitet henvende sig til medarbejdere i en eller flere konkrete virksomheder. 2.3. Flere ansøgere Fonden giver mulighed for at flere virksomheder, kommuner, foreninger og/eller organisationer går sammen om at søge støtte til et fælles projekt. Det kan være et konsortium eller et partnerskab, hvor flere går sammen om et projekt, f.eks. mellem flere virksomheder eller kommuner eller mellem en forening og en virksomhed. Hvis flere går sammen om et projekt skal hver deltagende virksomhed, kommune, forening eller organisation indsende en ansøgning til fonden. Det skyldes, at fonden skal give tilsagn til de enkelte af hensyn til statsstøttereglerne jf. afsnit 5. Når EU-Kommissionen har taget stilling til fondens anmeldelse, vil ansøgningsproceduren blive rettet til i overensstemmelse hermed. Endvidere skal hver ansøger sikre, at der er oplysninger om medarbejderrepræsentant på de enkelte ansøgninger. Der skal udarbejdes en fælles projektbeskrivelse, der beskriver det samlede projekt samt hvordan de enkelte virksomheder/kommuner indgår i projektet. Den fælles projektbeskrivelse skal fremgå af den uddybende projektbeskrivelse, der skal vedlægges som bilag til ansøgningen. Der skal endvidere udarbejdes en fælles tids- og arbejdsplan og et fælles budget, der indeholder både det samlede budget og den del af det samlede budget, som hver virksomhed/kommune er ansvarlig for. Det er dog kun en af ansøgerne, der som bilag til ansøgningen skal indsende den fælles projektbeskrivelse, tids- og arbejdsplan samt budget. De øvrige ansøgere kan vælge alene at henvise til disse i ansøgningen. 3. Hvilke projekter kan der søges støtte til? De konkrete projekter, som fonden kan støtte annonceres i opslag. I begge ansøgningsrunder i 2007 er det muligt at søge bredt inden for fondens formål. Der kan ikke gives støtte til forskning. 3.1. Ekstraordinær indsats Fondens aktiviteter udgør en ekstraordinær indsats, og ligger ud over det, som virksomhederne i forvejen skal gøre for de ansatte ved overholdelse af f.eks. arbejdsmiljøregler. 4
Fonden skal på denne måde være med til at skabe incitamenter til at gøre noget ekstra for at forebygge og nedbringe nedslidning. Projekter kan både bestå i at implementere kendte koncepter og i at udvikle nye. Et eksempel er, at det er veldokumenteret, at rygestopkurser er et særdeles velegnet instrument til at opnå rygeophør. Støtte til virksomheder, der ønsker at gennemføre rygestopkurser, vil derfor ligge inden for fondens formål. 3.2. Utraditionelle initiativer For at opnå støtte skal projektet indebære utraditionelle initiativer. Det utraditionelle i initiativer kan f.eks. bestå i, at projekter sættes i gang i samarbejde mellem flere aktører. Det kan f.eks. være samarbejde mellem kommuner, det lokale erhvervsliv, de lokale arbejdstager organisationer og idrætsforeninger m.v. om fysisk aktivitet. Det kan også dreje sig om samarbejde mellem kommuner og fagforeninger for at nå de målgrupper på virksomheder, som erfaringsmæssigt hidtil har været sværest at motivere til rygestop eller til at deltage i motionsaktiviteter. Et andet eksempel på en utraditionel tilgang kan være projekter, der sammentænker de forskellige sider af de ansattes arbejdsliv i samme projekt. Det vil sige projekter, der f.eks. forsøger at skabe sammenhæng mellem livsstil, arbejdsmiljø og sygefraværs- og fastholdelsespolitik. Der henvises til fondens Idékatalog, som indeholder en nærmere uddybning af hovedformål 3 og eksempler på mulige projekter. 3.3. Bilag til ansøgningen Bemærk, at der skal vedlægges en række bilag til ansøgningen, se Guide til udfyldelse af digitalt ansøgningsskema. Følgende bilag er obligatoriske og skal vedlægges ansøgningen: 1. Uddybende projektbeskrivelse (bilag 1 i pdf eller word format) 2. Tids- og arbejdsplan (bilag 2 i pdf eller word format) 3. Detaljeret budget (bilag 3 i excel format) Følgende bilag kan valgfrit vedlægges (i pdf, word eller excel format): 4. Uddybende plan for evaluering eller dokumentation af projektets resultater (bilag 4) 5. Liste over samarbejdspartnere (bilag 5) 6. Oversigt over eventuel projektgruppes navne, adresser og funktioner (bilag 6) 7. Øvrige bilag 3.3.1. Om de obligatoriske bilag Bilag 1. Uddybende projektbeskrivelse Projektbeskrivelsen må maksimalt fylde 5 normalsider (normalside = 2400 anslag inkl. mellemrum). Ved større ansøgninger, der indeholder flere delprojekter, skal der endvidere vedlægges maksimalt 2 normalsiders projektbeskrivelse per delprojekt. 5
Projektbeskrivelsen skal som minimum indeholde: Beskrivelse af projektets formål, herunder præcisering af målgruppe Projektets aktiviteter og metode Begrundelse eller baggrund/argumentation for at projektet vil virke Forventet effekt og resultater, herunder evalueringsmetode og målemetode Projektets betydning for det ansøgte hovedformål De praktiske muligheder for projektets gennemførelse, herunder eventuelt samarbejde med andre institutioner Bilag 2. Tids- og arbejdsplan På baggrund af projektbeskrivelsen skal der udarbejdes en tids- og arbejdsplan med vigtige milepæle, der angiver, hvornår veldefinerede produkter eller resultater vil foreligge i projektforløbet. Bilag 3. Detaljeret budget Der skal vedlægges et detaljeret budget, For mere information om udarbejdelse af budget for projekter se Forebyggelsesfondens vejledninger om støtte til hovedformål 1, 2 eller 3 på www.forebyggelsesfonden.dk Hvis der er tale om en gruppe af ansøgere, skal der vedlægges et samlet budget for hele projektet og et særskilt delbudget for hver ansøger. 3.3.2. Om de valgfri bilag Bilag 4. Uddybende plan for evaluering eller dokumentation af projektets resultater En evalueringsplan er en beskrivelse, der giver et overblik over, hvordan projektet skal evalueres. Evalueringsplanen kan indeholde overvejelser om, hvem der står for evaluering, og hvem der involveres, hvordan evalueringen gennemføres, og hvilke aktivitet den indeholder samt målemetoder, de forventede resultater og effekter af projektet. Bilag 5. Liste over samarbejdspartnere Såfremt antallet af samarbejdspartnere overstiger to, skal der i bilag vedlægges en liste med følgende oplysninger for hver samarbejdspartner (hovedansøger skal nævnes først): Firma/Organisation/Institution Kontaktperson Adresse Telefon E-mail Bilag 6. Oversigt over en eventuel projektgruppes navne, adresser og funktioner Hvis der er nedsat en projektgruppe, kan der vedlægges en oversigt over antal deltagere med kontaktinformationer samt funktion i projektgruppen (fx projektleder eller økonomiansvarlig) Bilag 7. Øvrige bilag Øvrige relevante bilag kan vedlægges. 4. Hvor meget støtte kan der søges? 4.1. Støtteloft Fonden er anmeldt til EU-Kommissionen, men er ikke godkendt endnu. Det betyder, at fonden indtil videre kan give støtte til virksomheder med op til 200.000 euro svarende til cirka 1,5 mio. kr. pr. virksomhed over en treårig periode i henhold til Kommissionens de minimis-forordning. 6
Der kan ske ændringer i støtteloftet i forbindelse med Kommissionens endelige godkendelse af fonden. Ved etablering af partnerskaber og/eller konsortier med flere virksomheder regnes støtten pr. virksomhed og ikke pr. projekt. Er der etableret et konsortium med 3 virksomheder, hvor der søges om midler til et projekt, vil der kunne bevilges op til cirka 4,5 mio. kr. svarende til cirka 1,5 mio. kr. pr. deltagende virksomhed. Selvstændige produktionsenheder i en virksomhed er støtteberettigede. Det betyder, at flere enheder i den samme virksomhed kan søge om støtte. Er der f.eks. 5 selvstændige produktionsenheder i den samme virksomhed, der søger om midler til et projekt, vil der kunne bevilges op til cirka 7,5 mio. kr. svarende til cirka 1,5 mio. kr. pr. selvstændig produktionsenhed. Der kan samlet set gives statsstøtte til en virksomhed på cirka 1,5 mio. kr. beregnet over 3 år. Det beregnes som det samlede beløb for støtte, som virksomheden har modtaget fra staten inden for de sidste 3 år. 3 års perioden opgøres i forhold til virksomhedens regnskabsår. Virksomheden skal underskrive en erklæring og angive størrelsen af udbetalt statsstøtte inden for virksomhedens seneste 3 regnskabsår. Virksomheder inden for brancherne transport af gods og transport af passagerer kan kun få en samlet statsstøtte på op til 100.000 euro svarende til cirka 750.000 kr. over 3 år. Støtte til virksomheder inden for primær produktion af landbrugsprodukter kan for nuværende modtage 3000 euro i støtte svarende til cirka 25.000 kr. over 3 år i henhold til Kommissionens forordning for landbrugs de minimis-støtte. Støtte til virksomheder inden for fiskeri kan modtage støtte op til 30.000 euro svarende til cirka 230.000 kr. pr. virksomhed. 4.2. Vilkår for støtte Støtte til projekter skal være relateret til faktiske udgifter, der er forbundet med gennemførelsen af selve projektet. Som hovedregel sker udbetaling af tilskuddet kun på baggrund af regnskaber, der dokumenterer faktisk bogførte, godkendte og betalte udgifter (bagudbetaling). Fonden har dog mulighed for at træffe afgørelse om forskudsmæssig udbetaling af tilskud, såfremt det skønnes nødvendigt for at sikre projektets igangsættelse og gennemførelse. Fonden dækker ikke udgifter forbundet med udarbejdelse af ansøgning om støtte til projekter og tilbud. Der kan søges om støtte til projekter af både kortere og længere varighed, dog normalt maksimum 3 år. 4.3. Medfinansiering Der stilles ikke krav om medfinansiering fra virksomheden til projektet, men en vis medfinansiering kan indgå i bestyrelsens vurdering af, om et projekt skal have støtte. Det kan f.eks. være: 7
udgifter til vikar eller til aflønning af egne ansatte, der deltager i projektet udgifter til køb af eksterne konsulenter, der skal hjælpe med at udføre projektet udgifter til møder og rejseomkostninger i relation til projektet driftsudgifter, der knytter sig til projektet, fx indkøb af materialer og brug af udstyr, der er nødvendige til gennemførelse af projekter. 5. Hvornår kan der søges om støtte? Opslag sker i form af annoncering i dagspressen og på fondens hjemmeside. Ansøgningsfristen fremgår af opslaget. Ansøgningen skal være modtaget i Forebyggelsesfondens sekretariats elektroniske postkasse den pågældende dag senest kl. 12.00. Der gennemføres to ansøgningsrunder i 2007. Den første runde iværksættes med opslag i uge 25 med ansøgningsfrist i uge 34. Anden runde iværksættes med opslag i uge 37 med ansøgningsfrist i uge 43. 6. Hvordan kan der søges om støtte? Ansøgningen skal udfylde og anvende Forebyggelsesfonden ansøgningsskema, som findes på www.forebyggelsesfonden.dk eller på www.virk.dk. Virk.dk er en offentlig portal og virksomhedernes elektroniske indgang til alle erhvervsrettede offentlige myndigheder. Ansøgningen skal være påført digital signatur. Bemærk: Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristen vil blive afvist. Se nærmere i Guide til udfyldelse af digitalt ansøgningsskema. 8
7. Procedure ved behandling af ansøgning "! #$ % % 9
7.1. De faglige rådgivende udvalg De faglige rådgivende udvalg skal fastsætte faglige kvalitetskriterier, som anvendes ved vurdering af ansøgninger. Udvalgene vurderer kvaliteten af ansøgningerne ud fra nedenstående kriterier: om der er opstillet en evalueringsplan med relevante og målbare succeskriterier om ansøgerne vurderes at kunne gennemføre projektet om der er et rimeligt forhold mellem støtteniveau og de forventede resultater og effekter om projektet kan tilvejebringe ny viden om, hvilke indsatser og metoder, der virker. Det kan vedrøre såvel afprøvning af nye metoder samt hvordan kendte metoder bedst implementeres om projektet er velbegrundet, f.eks. ud fra forskning, tidligere forsøg og projekter. De faglige udvalg fastsætter selv de mere præcise kvalitetskriterier, som skal godkendes i bestyrelsen. 7.2. Bestyrelsen Bestyrelsen vurderer de projekter, som er godkendt af de faglige udvalg ud fra en nedenstående relevanskriterier. Vurderingen danner baggrund for en prioritering af, hvilke projekter, der skal støttes. Bestyrelsen har valgt at lægge vægt på, at projekterne opfylder et eller flere af følgende relevanskriterier: Projektets forventede betydning for forebyggelse og nedbringelse af nedslidning blandt virksomhedens ansatte Muligheden for at projektets resultater kan omsættes i en bedre indsats i andre virksomheder eller kommuner og andre myndigheder For mindre projekter i såvel virksomheder som kommuner vægtes konsortiedannelse, hvor de samme ekstraordinære indsatser afprøves flere steder samtidigt. Derved styrkes mulighederne for en anvendelig effektevaluering Projektets omfang, f.eks. antal omfattede ansatte At de støttede projekter tilsammen dækker fondens formål og tilgodeser flere brancher og jobgrupper Projekter, hvor ansøger selv bidrager økonomisk, f.eks. med medarbejdere 7.3. Sekretariatet Sekretariatet forestår tilsagn og udbetaling af støtte og giver vejledning om muligheden for udbetaling af støtte. Sekretariatet fastsætter de nærmere vilkår for støtten. 10
8. Formkrav til ansøgningen Følgende bilag skal være vedlagt: Projektbeskrivelse Tids- og arbejdsplan Detaljeret budget Bemærk: Hvis der f.eks. der mangler bilag til ansøgningen eller bilagene ikke opfylder kravene i vejledningen, kan ansøgningen blive afvist fra behandling i fondens udvalg. 9. Hvornår fås svar på en ansøgning? Ansøgere kan forvente at få svar inden for 2-3 måneder efter ansøgningsfristens udløb. 10. Øvrige oplysninger Fonden stiller ved ydelse af støtte krav om, at resultatet af projektet gøres offentligt tilgængeligt med henblik på at styrke formidlingen om forebyggelse og forhindring af fysisk og psykisk nedslidning. Fonden forestår offentliggørelsen af resultaterne. Sekretariatet meddeler tilsagn om midler til de godkendte ansøgninger og tilbud og meddeler afslag på ansøgninger og tilbud, der ikke opfylder kriterierne om kvalitet og relevans. Sekretariatet fører tilsyn med de projekter, der modtager støtte fra fonden. Støttemodtager skal underrette sekretariatet, hvis et projekt forsinkes eller forudsætningerne for støtten ændres væsentligt. Hvis betingelserne for støtte fra fonden ikke længere er opfyldt, eller det viser sig, at støttemodtager har givet urigtige eller vildledende oplysninger, kan fonden standse udbetalingen af støtte og/eller kræve støtten tilbagebetalt. Hvis projekter efterfølgende bliver udnyttet kommercielt vil eventuelle indtægter ved en sådan udnyttelse af resultatet blive trukket fra de støtteberettigede omkostninger. Det kan betyde, at støtten skal betales tilbage til fonden. Der henvises til fastsatte standardvilkår for støtte fra fonden. De nærmere standardvilkår for modtagelse af støtte er under udarbejdelse. Der henvises i øvrigt til Guide til udfyldelse af digitalt ansøgningsskema, Forebyggelsesfondens vejledning om udarbejdelse af budget, samt Idékatalog. 11