Projekt SAPA (Sagsoverblik/Partskontakt)

Projekt SAPA (Sagsoverblik/Partskontakt) Kontaktnetværket VEST, Vejle, d. 1. oktober 2012 ØST, Høje Taastrup, d. 3. oktober 2012

Agenda 1. Status på projektet siden sidst og næste skridt 2. Åbent Hus Slides, Videoer og FAQ 3. Flere videoer er på vej! 4. Hjemmeopgave: Fastlæg brugermønstre for forskellige roller 5. Kommunernes kontraktstyring overblik over KMD-kontrakterne 6. Manuelle sager i KMD Sag 7. Krav til 3. partsystemer: Udstille sager og dokumenter i SAPA 8. Drejebogen for Kommunernes forberedelse 9. Projektrisici 2

3 Nye læsere kan begynde her.

Hvad er målet? Sikre kommunerne en reel mulighed for at frigøre sig fra KMD Sag Basis Så kommunerne kan opsige kontrakter om KMD Sag Basis Og spare 25 pct. på årlige licensomkostninger 5

Hvad er løsningen? Undersøge hvilke arbejdsgange KMD Sag understøtter Finde alternative it-løsninger (tilrette eksisterende og udvikle nye) Frigøre andre systemer fra kontraktlige bindinger til KMD Sag Bistå hinanden med at flytte brugere og data ud af KMD Sag Opsige aftalerne med KMD om KMD Sag Standarder, standarder, standarder 6

KMD Sag Produkterne As-Is Personoverblik Dagsorden Arbejdsgange Adviser Sager Sagskarakteristik Dokumenteksport Aktivitetsstyring Journal EDH Ejerskab Advisfravalg Fordeling Typeplaner Dagsorden skabeloner Standardtekster Administration Sagsstyring Automatisk journalskrivning Journal- og sagsrelation EDH-- skabeloner 7

KMD Sag Produkterne As-Is = non-tsa Personoverblik Dagsorden Arbejdsgange Adviser Sager Sagskarakteristik Dokumenteksport Aktivitetsstyring Journal EDH Ejerskab Advisfravalg Fordeling Typeplaner Dagsorden skabeloner Standardtekster Administration Sagsstyring Automatisk journalskrivning Journal- og sagsrelation EDH-- skabeloner 8

KMD Sag Basis gør mange ting Person- og sagsoverblik SAPA 360 Overblik Sagsbehandling og sagsstyring ESDH & Fagsystemer Infrastruktur Fordeler sager, hændelser, adviser Fælleskommunal Rammearkitektur KMD Sag Basis 9

CPR 1204791234 Sarah Jensen Adresse CPR Familie Andre Adresse: Slotsgade 5, 2. th. 5000 Odense C OBS: Adressebeskyttelse Telefon: 40302010 Email: saraj@gmail.dk Digital post: Nej Læge OBS: Civilstand ændret: 01102011 Sagsoprettelse: KMD-Care Adresseændring: 13082011 Adressebeskyttelse: 13082011 Indlagt: 25032012 Flyttehistorik Advarsel: Borger kan optræde voldeligt Sager Hop til fagsystem Søg sag Opret ny Sagområde Sagsnr. Status Sagsdato Sagsinfo Kilde Sagsbehandler Chat Handicap 2009/122110 Akt 10/10-2009 ESDH Mia Foged Hansen (MFHA) Handicap 2010/172010 Akt 19/12-2010 ESDH Gitta Demant Carlsen (GDEC) Pension 2011/199011 Akt 27/09-2011 ESDH Kirsten Merete Hansen (KMH) Boligstøtte 2011/128752 Akt 09/08-2011 ESDH Linda S. Skytte Carlsen (LSSC) Beskæftig 2011/183100 Pass 10/07-2011 ESDH Anita Pedersen (AMAT) Boligsikring 32.06.08 Akt 02/10-2011 KMD Gudrun Schmidt (GUSM) Social Pension 025.01.10 Akt 06/09-2011 KMD Hanne Andersen (HAAN) Dokumenter Korrespondance Dokumenter (sag) Journal (sag) Seneste j.noter Ud: 01 11 2011: Udbetaling Boligydelse Ud: 30 10 2011: Udbetaling Pension Ind: 12 09 2011: Ansøgning Boligydelse Ydelser Pension Boligydelse

Brugeradm. Borger.dk UDK SAPA Kommuneportal Fagsystem SAPA-ADM Sagsoverblik & Partskontakt D Sagsfunktionalitet Partskontakt Advisfunktionalitet Klassifikation Sager K Hændel ser L Ind/Ud N Dokumenter Organisation Beskedfordeler Serviceplatform Adviser Ydelser ESDH ESDH ESDH ESDH Fagsystemer ESDH ESDH ESDH Registre

Projektplan for KMD Sag monopolbrud Mere konkurrence via ESDH Implementér OIO Sag & Dokument Frigør KMDfagsystemer ESDH TILRETNINGER (Markedet genoptager konkurrencen) ESDH I HELE KOMMUNEN (Øget anvendelse af standard-esdh) STANDARD SERVICE INTERFACE (Sagsbærende systemer modtager data) METADATA REPOSITORIES (Sagsbærende systemer udstiller data) KMD TILRETNINGER (Frigør KMD-løsninger fra KMD SAG) Kommunernes it-strategier, it-indkøb og it-kontraktstyring KMD Sag: Migrér data og opsig aftaler KRAV & KONTRAKT (TSA-Udfasning) UDVIKLING & OVERTAGELSE (Byg & Test) PILOT OPSIG KMD SAG DRIFT & SYSTEMFORVALTNING Byg og brug fælleskommunal infrastruktur KRAV & KONTRAKT (Udbud) UDVIKLING & OVERTAGELSE (Byg & Test) PILOT FÆLLESKOMPONENTER DRIFT & SYSTEMFOR SAPA It-løsningen ANALYSE & PLAN (BC) KRAV & KONTRAKT (Udbud) UDVIKLING & OVERTAGELSE (Byg & Test) UDRULNING SAPA DRIFT & SYSTEMFORVALTNING 2011 2012 2013 2014 2015 2016

1. Status på projektet siden sidst og næste skridt Vi gennemgår kort status for projektet Hvordan synes I selv det går?

2. Åbent Hus Slides, FAQ og videoer Powerpoint præsentation Sendes med mail til kontaktnetværk FAQ på kombit.dk/sapa Flere spørgsmål og feedback på dårlige svar er velkomne! Videoer fra Åbent Hus Uploades til kombit.dk/sapa

Mere om videoer fra Åbent Hus Kenneth om monopolbrud Morten om mock-up Kenneth om kommunernes forberedelse

Forskellige målgrupper Forskellige budskaber Ledere Brugere It-folk

Historien om SAPA kan fortælles på mange måder SAPA? Det handler om at reducere vores udgifter til KMDlicenser SAPA? Det handler om at google en borger i alle vores itsystemer. Det gir mig overblik på et øjeblik! SAPA? Det handler om øget konkurrence via en åben og standardiseret it-arkitektur 23

Forskellige videoer til forskellige målgrupper Direktionen: Kort interview om Monopolbrud med Jørgen Clausen, Stadsdirektør Odense Kommune Brugerne: Kort film om Borgersagsportalen i Odense med sagsbehandlere fra Odense Kommune 24

Forskellige videoer til forskellige målgrupper Fagchefer: Kort film med 3-4 fagchefer i møde med Morten Friis Dall, Odense Kommune 25 It-folk: Animationsfilm om Baggrund, Løsning, Arkitektur og Forberedelse

Brugernes forskellige anvendelse af KMD Sag Output: Udfyldt skema KOMMUNE: Silderødkøbing Mønster 0 Mønster A Mønster B Mønster C Mønster D Mønster E Jobcentermedarbejder PPR-medarbejder Borgerservice Kontanthjælp Sociale sager ( 50) Visitator ældreområdet Hjælpemidler UDK-medarbejder Indberettes online til SAPA

Brugernes forskellige anvendelse af KMD Sag Output: Udfyldt skema KOMMUNE: Silderødkøbing Mønster 0 Mønster A Mønster B Mønster C Mønster D Mønster E Jobcentermedarbejder X (22) PPR-medarbejder X (3) Borgerservice X (10) Kontanthjælp X (47) Sociale sager ( 50) X (18) Visitator ældreområdet X (4) Hjælpemidler X (3) UDK-medarbejder X (ca. 30) Indberettes online til SAPA

4. Hjemmeopgave: Fastlæg brugermønstre for forskellige roller For at begribe omfanget af de kommende opgaver har hver kommune behov for at kortlægge brugermønstrene ift. anvendelsen af KMD Sag i dag. Derfor skal hver kommunes kontaktperson på banen og foretage en minikortlægning i egen organisation. Primært formål (for kommunen): Opnå en mere præcis forståelse af kommunens afhængighed af KMD Sag Forstå nuancerne i forskellige brugergruppers anvendelse af KMD Sag Overveje hvilke brugere, der er lette eller svære at flytte med Primært formål (for SAPA): Opnå en mere præcis forståelse af kommunernes forskellighed

4. Hjemmeopgave: Fastlæg brugermønstre for forskellige roller SAPA har beskrevet i alt 9 roller eller brugereksempler Så man kan få "kød og blod" på de nuværende brugere af KMD Sag og de kommende brugere af SAPA Folderen kan anvendes til at skabe en forståelse af SAPAs rækkevidde samt til at påbegynde en dialog med de pågældende brugergrupper i sin egen organisation. Listen er ikke udtømmende! Find gerne selv på flere (NB! Hvorfor kun 8? Fordi Kontrolgruppen er udeladt)

4. Hjemmeopgave: Fastlæg brugermønstre for forskellige roller 1.Jobcentermedarbejder 2.Ydelsesservicemedarbejder 3.Frontmedarbejder i borgerservice 4.PPR-medarbejder 5.Børnefamiliesagsbehandler 6.Visitator på ældreområdet 7.Sagsbehandlende terapeut 8.Udbetaling Danmark-medarbejder Listen er ikke udtømmende! Find gerne selv på flere

Brugerne anvender KMD Sag forskelligt! Fire forskellige brugermønstre Mønster A Person- og sagsoverblik Advis-behandling (produktionsplanlægning) Mønster B Sagsbehandling og sagsstyring Journalnotater tilknyttet en sag i et KMD-fagsystem Mønster C Infrastruktur Fordeler sager, hændelser, adviser Al sagsbehandling og sagsstyring (ej noget fagsystem) Mønster D KMD Sag Basis 34

4. Hjemmeopgave: Fastlæg brugermønstre for forskellige roller Hvordan fordeler vores brugere sig på følgende brugermønstre? 0: Bruger ikke KMD Sag i dag A: Bruger i dag kun KMD Sag til overbliksdannelse, fordi det konkrete sagsarbejde understøttes i et fagsystem B: Bruger i dag KMD Sag til overbliksdannelse og advis er, mens sager, dokumenter og journal ligger i fagsystem C: Bruger i dag KMD Sag i sampsil med et fagsystem (typisk et KMD-system). Sagen (fx beregning af en ydelse) er i fagsystemet, mens advis er og journalnotater samt overbliksdannelse er understøttet af KMD Sag D: Har ikke noget fagsystem og bruger i dag KMD Sag til hele sagsarbejdet E: Det konkrete sagsarbejde ligger i et generisk sagssystem, fx ESDH. 35

Brugernes forskellige anvendelse af KMD Sag Output: Udfyldt skema KOMMUNE: Silderødkøbing Mønster 0 Mønster A Mønster B Mønster C Mønster D Mønster E Jobcentermedarbejder X (22) PPR-medarbejder X (3) Borgerservice X (10) Kontanthjælp X (47) Sociale sager ( 50) X (18) Visitator ældreområdet X (4) Hjælpemidler X (3) UDK-medarbejder X (ca. 30) Indberettes online til SAPA

38 Er opgaven forstået?

Spørgsmål til støtte for interview af faggrupper Start Har et særskilt fagsystem? Nej Anvender KMD Sag? Nej Ja Ja Relevante adviser kan ses i fagsystem? Nej Ja Ja Journal(notater) skrives i fagsystem? Nej Ja Anvender KMD Sag som sit eneste/primære sagsssystem? Nej Brugertype 0 Brugertype A Brugertype B Brugertype C Brugertype D Brugertype E Ingen afhængighed Blot afhængig af KMD Sag til tværg. sagsoverblik Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik og adviser Afhængig af KMD Sag til sagsoverblik, adviser og journalnotater Fuldkommen afhængighed af KMD Sag Lav afhængighed af KMD Sag 39

40 Data registreres online på kombit.dk/sapa

Hvorfor? Med det færdige resultat i hånden får SAPA-projektet et mere præcist overblik over anvendelsen af KMD Sag. Bedre planlægning af projektets udrulning kommunalt og fælleskommunalt 41

5. Kommunernes kontraktstyring overblik over KMDkontrakterne Til at understøtte kommunernes arbejde med at kortlægge kontrakterne har KOMBIT (i samarbejde med bl.a. Favrskov, Næstved og Svendborg) udarbejdet et excel-ark, som hver kommune kan udfylde for at skaffe sig et overblik over kontraktkomplekset. Værktøjet er alene tænkt som et internt værktøj til hver enkelt kommunes overblik. Gør det for jeres egen skyld! På mødet gennemgår vi excel-arket og beriger det med evt. input.

5. Kommunernes kontraktstyring overblik over KMDkontrakterne Hvad vil vi gerne vide for at få overblik? AFHÆNGIGHEDER PÅ TVÆRS Hvilke snitflader til hvilke systemer (inkl. dokumentation) Forudsætninger (pr. system hvilke andre systemer er påkrævet?) FORLÆNGELSE? UDBUD? Kontraktens udløb (dd/mm/åååå) OPSIGELSE Opsigelsesvarsel (antal måneder)

46 12.10.2012

GAP-analyse: SAPAs konklusioner Gængse ESDH-løsninger indeholder sagsfunktionalitet, der modsvarer KMD Sag. Mulighed for at bevæge sig mod uafhængighed allerede nu! Kommuner der ønsker at forberede sig på en hverdag uden KMD Sag: kan med fordel begynde at kigge på de brugere, der ikke har et dedikeret fagsystem og som anvender KMD Sag som deres primære redskab til sagsbehandling (D-brugerne) disse brugere og de relevante sagsdata (primært journalnoter) kan man allerede nu begynde at flytte ud af KMD Sag og over i andre generiske sagsløsninger (ESDH). Måske - det er op til den enkelte kommune.

Manuelle sager ud af KMD Sag? Når vi flytter sager fra KMD Sag til en anden ESDH-løsning, Så forvandler vi D-brugere til E-brugere. Fordele Man kan tyvstarte på den lokale udfasning af KMD Sag Reducerer kompleksitet og risici for brugerne Der er go tid til oprydning i og flytning af data reducerer fejl. ESDH-leverandørerne får tid til at komme op i gear dvs. øge brugervenligheden, modtage adviser Ulemper Brugerne har sikkert stadig brug for KMD Sag til det tværgående overblik Brugerne har måske stadig brug for KMD Sag til at se adviser Måske behov for dobbeltregistrering, hvis andre faggrupper har brug for at kende til sager fra faggrupper, der er flyttet ud af KMD Sag 51

7. Krav til 3. partsystemer: Udstille sager og dokumenter i SAPA SAPA har udarbejdet første udkast til de krav, som kommunerne (og KOMBIT!) kan stille til leverandører af sagsbærende itløsninger Således at it-systemerne kan aflevere metadata om sager og dokumenter til de kommende fælleskommunale indexer, der skal anvendes til at sammenstille sagsoverblikket i SAPA. Udkastet udleveres på mødet og eventuelle review-bemærkninger modtages inden udgangen af oktober.

Krav: Udstilling af metadata om Sager og om Dokumenter Løsningen skal udstille metadata om Sager og om Dokumenter i overensstemmelse med de OIO godkendte Standarder for Sag og Dokument, således at 3. parts systemer kan læse metadata om sager Leverandøren skal i Løsningen udover OIO Sag og Dokument standarden udstille følgende metadata om Sager og Dokumenter: KommuneNummer KommuneNavn FagystemID FagsystemNavn FagsystemAdresse (URL) Det skal beskrives hvordan standarden anvendes, herunder hvilke felter der anvendes til at udstille de enkelte dele af standarden. 55

Krav: Sager skal hænge sammen med dokumenter Løsningen skal udstille relationen mellem Sager og Dokumenter i overensstemmelse med OIO standarden. Krav: Nye versioner af OIO Standarderne I forbindelse med at OIO standarden for sag og dokument godkendes i en ny version skal leverandøren indenfor 6 måneder opdatere de udstillede snitflader. 56

Krav: Dokumentation af de udstillede snitflader 57 Dokumentation skal indeholde følgende: En beskrivelse af hver udstillet snitflade: Hvad er formålet med snitfladen? Hvilke kriterier (før & efter) skal være til stede for at kalde snitfladen Hvilken sikkerhedsløsning er implementeret i snitfladen? Beskrivelse af input og output strukturen Beskrivelse af de enkelte attributter Beskrivelse af de tekniske og forretningsmæssige valideringer i snitfladen Feltvalideringer Krydsvalideringer Tabelvalideringer Eksempler på input/output strukturen Eksempler på forskellige fejlsituationer. Det er til enhver tid leverandørens ansvar at sikre, at Kunden har modtaget og godkendt en opdateret dokumentation. Dokumentation skal godkendes af Kunden mindst 45 arbejdsdage, før ændringerne af snitfladerne kan idriftsættes.

Krav: Initiel load og kvalitetskontrol af metadata for sager og dokumenter til sagsindeks og dokumentindeks Løsningen skal kunne eksportere metadata for sager og dokumenter til sagsindeks og dokumentindeks via Sag og dokument standarderne. Det skal beskrives hvordan standarden anvendes, herunder hvilken transportprotokol der anvendes til f.eks. initiel load eller kvalitetskontrol. En beskrivelse af de transportprotokoller som kan anvendes kan ses her http://digitaliser.dk/resource/1055342 58

Krav: Eksport af metadata for sager og dokumenter til sagsindeks og dokumentindeks Løsningen skal kunne eksportere metadata for sager og dokumenter til sagsindeks og dokument indeks via Sag og dokument standarderne. Eksporten skal ske ved nyoprettelser, ændringer og sletning af metadata for sager og dokumenter. Det skal beskrives hvordan standarden anvendes, herunder hvilken transportprotokol der anvendes til løbende eksport af data. En beskrivelse af de transportprotokoller som kan anvendes kan ses her http://digitaliser.dk/resource/1055342 59

Krav: Svartider på snitflader fra fagsystemer til sagsindeks og dokumentindeks Leverandøren skal i forbindelse med de udstillede snitflader garantere at svartiden på max xxx ms pr. kald. Dvs. at svartiden fra snitfladen modtager kaldet til snitfladen svarer tilbage, maks må tage xxx ms. I forbindelse med snitflader, der indeholder lister på mere end 10 rækker, skal der til den maksimale svartid lægges xx ms pr. række. Leverandøren skal i løsningsbeskrivelsen redegøre for hvordan svartiderne garanteres i løsningen. 60

8. Drejebogen for Kommunernes forberedelse SAPA har arbejdet videre med listen over opgaver til kommunernes forberedelse. Det er et dynamisk dokument, som udvikler sig løbende. Vi gennemgår den overordnede arbejdsdeling mellem kommunerne, KOMBIT, KL og leverandørerne og knytter et par ord til de konkrete opgaver, der står på listen (udleveres på mødet).

Hvem gør hvad? Under udarbejdelse. KL KOMBIT Kommuner Digital strategi Tilslutning Arkitekturrådet Standarder Datatilsynet Eksisterende kontrakter Granskning af stikprøve Overordnet vejledning Snitflader (SAPA) Fastlæg As-Is KMD-Sag Principper (S&D-krav) Dialog m. leverandører Eksisterende kontrakter Gransk KMD-kontrakter Forlæng klogt Opsig rettidigt Snitflader (SAPA) S&D-krav i nye udbud Ønsker til nye data? Hop til andre systemer Gevinstrealisering Ny it-løsning Foranalyse Business Case Kravspecifikation Udbud Leverandørstyring Udrulningsplan Ny it-løsning Kortlæg brugermønstre og arbejdsgange (as-is & to-be) Review kravspec Lokal Business Case & gevinstrealiseringsplan Lokal udrulning 65 Datakonvertering As-Is Data i KMD-Sag Aftale m. KMD Datakonvertering Manuelle sager: Bo hvor? Fastlæg data til migrering

9. Projektrisici Mundtlig gennemgang af slides med Top-10 risici. NB! Risikoanalysen er en drejebog til at kompromittere projektets succes, så vi beder om jeres forståelse for, at vi ikke udleverer risikoanalysen.