STS NETVÆRKSDAGE. Spor 3: Beskedfordeler. 11. og 12. marts Christian Callsen

Transkript

1 STS NETVÆRKSDAGE Spor 3: Beskedfordeler 11. og 12. marts 2015 Christian Callsen

2 SPOR: BESKEDFORDELER PRÆSENTERES AF: Christian Callsen, KOMBIT (ekstern) BAGGRUND: It-arkitekt, bl.a. speciale i hændelsesorientering OPGAVER I PROJEKTET: Teamlead for Delprojekt Beskedfordeler Leder/vært for arbejdsgruppen om Hændelser Kravspecificeret Beskedfordeler, deltaget i udbuddet Ansvarlig for faglig afklaring med tildelt leverandør samt godkendelser af snitflader, prøver, mm.

3 INDHOLD 1. Præsentation af Støttesystemet Beskedfordeler 2. Brug af beskeder mellem systemer 3. Roller og opgaver i implementeringsforløbet 4. Hændelsesorientering hvorfor er det vigtigt? 5. Kommunale eksempler på strategisk anvendelse af hændelsesorientering 6. Spørgsmål

4 PRÆSENTATION AF BESKEDFORDELER

5 Støttesystemet Beskedfordeler SYSTEMET Fordeler forretningsmæssige hændelser som beskeder HVORFOR DET ER ER RELEVANT Sikker beskedfordeling er fundamentet for hændelsesbaseret sagsbehandling PRIMÆRE GEVINSTER 1. Automatisk besked om forretningsmæssige hændelser (intet personale som beskedfordelere ) 2. Centralt sted for adgang til ændringer i fagsystemerne 3. Sikkerhed ved afsendelse og for levering til rette modtager

6 Det kommunale it-systemlandskab Staten Støttesystemer Part Borger.dk Virk.dk Dokument Digital Post Fjernprint Statens Arkiver Rettighed Nem Login Dokument Nem Konto Én konto Skattekor t Danmarks statistik Datafordeler Person CPR Indkomst eindkomst Virksomhed CVR Fast ejendom Matrikel BBR Adresse Geografi Geografiske kort Datafordeler Autoritative grunddata National serviceplatform Sygesikring Regionerne Kommunen Fælleskommunale Fagsystemer Udbetaling Danmark Fælleskommunale Støttesystemer ESDH Jobcenter Skole Børn & unge Organisation Organisation Klassifikation Klassifikation Beskedfordeler Beskedfordeler Rettighed Adgangsstyring Kontering Betaling Medarbejder HR Løn Økonomi LIS Hjemmeside Serviceplatform Dagtilbud Voksne & handikappede Bibliotek Institution Pas Flytning Kørekort Renovation Støttesystemer Fagsystemer Serviceplatform Beskedfordeler Fælleskommunal infrastruktur Pension Barselsdagpenge NemRefusion Boligstøtte Familieydelser SAPA KY Sygedagpenge Sygesikring Sag Dokument Ydelse Ydelsesindeks Organisation Klassifikation Klassifikation Organisation Stat Regionerne Kommunen Udbetaling Danmark Systemer Opgaveområder Signaturforklaring KOMBIT (fælleskommunalt) Adgangsstyring Sags- og Dokumentindeks

7 Beskedfordeler: Hvordan den arbejder OPGAVE Modtager, kvitterer og garanterer levering til de rigtige modtagere 1. Central abonnementservice 2. Udstiller til afhentning via dueslag Primære funktioner Modtager forretningsmæssige beskeder Leverer til alle abonnenter Kontrollerer afsender, og sikrer rette modtager og datarettigheder

8 Hvad er Beskedfordeler? Beskedfordeler er et essentielt støttesystem og udvikles af KOMBIT for at udmønte Rammearkitekturen Beskedfordeler er en teknisk integrationskomponent der gør det lettere at udveksle informationer Beskedfordeler har, efter modtagelse af en besked fra et afsendende it-system, ansvaret for, at alle interesserede itsystemer får leveret beskeden

9 Hvad er hændelser? Beskeder? Adviser? Hændelser sker når nogen registrerer noget (fx en flytning) Et it-system kan afsende en besked om hændelsen (fx ny adresse) Når et it-system ønsker at modtage beskeder skal det oprette et abonnement Når beskeder distribueres placeres de i dueslag Når et it-system modtager beskeder, kan det resultere i at det danner et advis til en sagsbehandler

10 Hvorfor Beskedfordeler? Gør det muligt at abonnere på relevante beskeder uden at kende afsenderen At kunne udveksle beskeder er en afgørende forudsætning for effektiv digitalisering i kommunerne Det gøres lettere at automatisere dele af forvaltningsprocesserne fx når ændringer så som flytninger sker

11 Beskedfordelers indre dele

12 Dueslag og køer Slet

13 Hvem bruger Beskedfordeler? Det er fagsystemer og støttesystemer, der udveksler beskeder via Beskedfordeler Dette er primært fælleskommunale (f.eks. KSD, SAPA) og kommunale it-systemer (f.eks. lokale fagsystemer) Det kan også være statslige og regionale it-systemer (f.eks. den Nationale Serviceplatform eller Datafordeleren) Personale fra it-leverandørerne anvender brugergrænsefladen til opsætning af abonnementerne

14 Beskedfordelers samspil med de øvrige STS Beskedfordeler er afhængig af Administrationsmodulet til opsætning af anvendersystemers rettigheder til brug Beskedfordeler selv er ikke afhængig af adgangsstyring eller øvrige støttesystemer for at kunne distribuere beskeder Anvendersystemerne er afhængige af adgangsstyring Opsætning af abonnementer er afhængigt af adgangsstyring Støttesystemerne K, O, SD og Y kan modtage beskeder Støttesystemerne K og O kan yderligere sende beskeder

15 Beskedfordeler arbejdsgange Opretter KY Anmoder om adgang Administrationsmodul Godkender adgang Kommune (GODKENDER) Leverandør Ansvarlig for Rettigheder overføres Leverandør Ansvarlig for KY Beskedfordeler SAPA Beskeder afsendes Beskeder modtages

16 Hvis du vil vide mere KOMBIT har udgivet: Introduktion til Beskedfordeler (dokument) FAQ om Beskedfordeler (web site) Vejledninger til Beskedfordeler Gå til: Du kan også skrive til:

17 BRUG AF BESKEDER MELLEM SYSTEMER

18 Brug af Beskeder mellem systemer Systemerne udveksler beskeder under forvaltningshandlingerne Det afsendende system medsender relevante informationer Modtagende system reagerer på det og sender evt. selv beskeder Eksempler: Ydelsessystemer sender beskeder til udbetalingssystemer. Udbetalingssystemet foretager en udbetaling og sender besked herom.

19 Beskedfordeler eksempel Arbejdsgiver anmelder sygefravær via NemRefusion. Sagen kommer ind i Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD). Da der ikke er en slutdato på fraværet skal der foretages opfølgning i Jobcenteret. Oplysning om sagens eksistens sendes via Beskedfordeleren. Jobcenterløsningerne abonnerer på forretningsmæssige hændelser fra KSD. Tilsvarende abonnerer KSD på forretningsmæssige hændelser fra Jobcenteret, fx at sygemeldte ikke dukker op til opfølgningen. Det får betydning for udbetalingen. Arbejdsgiver indberetter sygefravær på borger i Korsbæk KSD abonnerer på ændringer i sygedagpengesager fra Korsbæk kommune Virk.dk Sag oprettes Sag behandles Sag afgøres Ydelse udbetales Ydelse stoppes KSD Beskedfordeler Besked om sag oprettet (til JC) Besked om udeblivelse (til KSD) Beskedfordeler Jobcenterløsning abonnerer på sygedagpengesager i Korsbæk kommune Sag oprettes Sag behandles Opfølgnings plan Opfølgning startes Opfølgning afbrydes JC

20 Beskedfordeler distribuerer beskeder til monopolbrudssystemerne Serviceplatform Jobcenter Beskeder afsendes SAPA CPR Løsning Klassifikation UDK Organisation KSD Beskedfordeler KSD Pension Barsel KY KY KMD Indkomst Barsel STAR/DF DG Beskeder distribueres UDK Barsel Boligstøtte Social Pension UIS Beskeder modtages

21 BESKEDFORDELER ROLLER

22 Roller og opgaver til Beskedfordeler Rolle: GODKENDER Handler i relation til Beskedfordeler om at godkende serviceaftaler. Leverandørerne (af fx KY, KSD og SAPA) fremsender anmodninger via Administrationsmodulet. Kompetencebehov Viden om hvilke data der udleveres via beskeder Kommunale implementeringsmuligheder a) En specifik Godkender for Beskedfordeler b) Konsolidere alle godkender-opgaver på tværs af Støttesystemerne hos en eller flere personer

23 Proces for Støttesystemerne ift. Ibrugtagning af KY, KSD og SAPA 1 Hændelser (Beskedfordeler) 2 Adgangsstyring (Sikkerhed) 3 Klassifikation og Organisation 4 Indekser Analyse Strategi Plan Eksekvering A1 Analysér behov for ressourcer i forhold til Støttesystemerne (OA) Identificér nøglepersoner Gennemgå systemlandskab S1 Strategi for organisering (O) Beslut og fastlæg det fremtidige behov for ressourcer P1 Plan for organisering i fht. KY, KSD og SAPAs brug af Beskedfordeler (O) Udpeg lokal ansvarlig for at godkende brug af Beskedfordeler E1 Registrér nøglepersoner hos KOMBIT(O) Godkender for brug af Beskedfordeler registreres O: Organisatorisk forudsætning T: Teknisk forudsætning A: Aftalemæssig forudsætning

24 HÆNDELSES- ORIENTERING - HVORFOR ER DET VIGTIGT?

25 Hvad er hændelsesorientering? At orientere it-systemer imod at kommunikere indbyrdes når en hændelser opstår, ved at levere hinanden informationer om den opståede hændelse.

26 Hændelsesorientering Det drejer sig om at få beskeder i spil mellem kommunens itsystemer Afsenderen skal ikke kende modtageren mulig gevinst i simplificering Komplementært til serviceorientering

27 Forretningen Helhedsorienteret sagsbehandling bedre mulighed for at dele info på tværs sikre det digitale samarbejde mellem kommuner, regioner og stat Bedre og mere rettidig sagsbehandling begrænse tilfælde hvor der f.eks. udsendes breve til en afdød Højere grad af automatiseret sagsbehandling tværgående sagsgange relevante informationer tilflyder fagsystemerne automatisk f.eks. til tildeling eller genberegning af ydelser.

28 It-understøttelsen Løs koblet arkitektur Potentielt billigere videreudvikling og nyanskaffelse Lettere at være leverandør i markedet Bedre overblik over og styring af kommunens it-arkitektur Punkt-til-punkt integrationer reduceres Afsender skal kun levere information om hændelsen ét sted Hvilket giver færre integrationer og lavere kompleksitet Mulighed for mere omkostningseffektiv tilpasning af forretningen F.eks. til lovgivning, da konsekvenserne bedre kan begrænses til det enkelte system

29 Mulige gevinster flere eksempler Medarbejderen kan koncentrere sig om sin jobfunktion Fra proces til proces kan man gå til ægte digitale processer Bedre håndtering når udbetaling af ydelser til borgere skifter område Leverandøren kan fokusere på deres fagsystem

30 Strategi for hændelsesorientering Skal passe til kommunens størrelse Tager afsæt i konkrete behov Fastsætter en ambition Viser en vej med inkrementelle skridt Fastholder sammenhæng mellem investering og resultat Er kort og operationel den skal kunne implementeres Prioritering af hvor der kan høstes størst gevinst KOMBIT har udgivet Vejledning i strategi for hændelsesorientering

31 Det sker allerede i kommunerne! Aarhus Kommune arbejder med en vision for hændelsesorienteret sagsbehandling Henrik Arens, Aarhus Kommune Hjørring Kommune har digitaliseret dele af processen for vandindberetning Martin Corneliussen, Hjørring Kommune

32 HÆNDELSESORIENTERET SAGSBEHANDLING NÅR HÆNDELSER BLIVER MERE END ADVIS ER HENRIK ARENS, AARHUS

33 Der var engang M. I. Borger X M. I. M. I. Sagsbehandler Sagsbehandler M. I. Fagsystem M. I. Ydelse X Fagsystem Måske KMD Sag Fagsystem

34 Tværmyndighed Moder Barn 1 Placerer 751 Modtager Familieydelse STS Beskedfordeler Kommune 7 11 Sender hændelsesbesked 5 STS Beskedfordeler ATP/UDK Boligstøtte Dagpengesats Særlige indsatser Enkeltydelser Stop Udbetaling Registrering 2 Myndighedssystem 12 Sender hændelsesbesk ed 4 10 Sender hændelsesbesk ed 6 ATP Fam Opdater STS Sagsog Dokumentindeks 14 Sag Opdater 3 & 13 Send Advis UDK Sagsbehandler 9 Sag Opdater 8 14 Opdater STS Sags- og Dokumentindeks

35 Flytter Tværkommunal Familie Digital portal Opdaterer Særlig ydelse CPR Opdaterer grunddata 1 Service- Platfomen CPR Service CPR Service 2 2 Ydelsessystem STS Beskedfordeler Kommune 13 8 STS Beskedfordeler Anden Kommune Opdater STS Sagsog Dokumentindeks 16 System A Sag 3 & 5 & 14 Sender hændelsesbesk ed Send Advis Opdater Registrering 4 & 6 & Sagsbehandler 12 Send Advis Sagsbehandler Sender hændelsesbesk ed 10 9 System B Opret 11 Sag 16 Opdater STS Sags- og Dokumentindeks

36 Hændelsesorienteret sagsbehandling Fordele Automatiserede arbejdsprocesser Præcis sagsbehandling/færre fejl på nogle sagsområder Hurtig sagsbehandling Gør arbejdet mere spændende brug din faglighed Bedre udnyttelse af faglighed Lad folket koncentrere sig om borgeren Én snitflade på tværs Bedre vidensdeling Udnyttelse af rammearktikturen Forudsætninger Udvikling af fagsystemer Strategi Tæt overvågning/kontrolprocesser

37 PERSPEKTIVER PÅ HÆNDELSESORIENTERING MARTIN CORNELIUSSEN, HJØRRING

38 Spaghetti, Leverandører & Processer UDFORDRINGEN

39 Integrationsomkostninger for en dansk kommune Hjørring kommune It-relaterede udgifter: (Pr. borger) Estimerede integrationsomkostninger (Pr. borger) årligt ~ kr. (~1000 kr.) ~ kr. (~150 kr.) Estimeret for hele DK ~ kr.

40 KMD Sag - Integrationer

41 KMD Sag - Systemafhængigheder

42 Manuelle processer

43 Vandindberetning, end-end AUTOMATISERING

44 MOX Vandindberetning

45 Mål for ny vandindberetningsproces administrativ kvalitet rettidig indberetning korrekt billigt udsend anmodning overvåg indberetning selvkontrol genbrug målerdata Udsend digital post automatisk journalisering

46 Overblik over ny vandindberetningsproces

47 Ny Vandindberetningsproces

48 Flere på vej Ansøgning om hjælpemidler Kropsbårne Installationer Indberetning af markvandere Genbrug af komponenter fra vandindberetning DUBU Journalisering af dokumenter fra postfordeler Indberetning af BBR-oplysninger

49 INDHOLD 1. Præsentation af Støttesystemet Beskedfordeler 2. Brug af beskeder mellem systemer 3. Roller og opgaver i implementeringsforløbet 4. Hændelsesorientering hvordan/strategier? 5. Kommunale eksempler på strategisk anvendelse af hændelsesorientering

50 SPØRGSMÅL?