FSC og PEFC sporbarhedscertificering

Standardernes Indhold Krav til ledelsessystemer Produktgrupper (scope) Leverandører & Indkøb Volumenkontrol Sporbarhedssystemer Salg Produktmærkning Outsourcing Supplerende krav Certificeringsprocessen Trademarkbrug 2 of 21

Ansvar (1.1) EN person eller en jobfunktion er ansvarlig for, at ALLE aspekter i standarden overholdes (1.1.1) Medarbejdere skal være vidende om deres ansvar og systemet (1.1.2) Uddannelse 3 of 21

Procedurer (1.2) Virksomheden SKAL have procedurer (arbejdsinstruktioner) som dækker ALLE relevante aspekter i standarden (1.2.1) Ansvaret for hver enkelt procedure defineres, samt hvilke kernekompetencer og uddannelse der er behov for (1.2.2). F.eks. indkøb, leveringskontrol, produktion, salg, logobrug og varemærkning, fakturering, fragt, sundhed og sikkerhed osv. Det er klart en fordel, at auditor får procedurerne til gennemgang FORUD for besøget hos virksomheden 4 of 21

Uddannelse (1.3) En uddannelsesplan skal udformes i henhold til uddannelseskravene (1.3.1) Uddannelsesplanen skal implementeres (1.3.1) Fortegnelser over gennemført uddannelse skal registreres og gemmes (1.3.2) Fortegnelser over uddannelse bør inkludere: uddannelsesdato, dagsorden, supervisors, deltagere (deltagelse valideres ved underskrift) 5 of 21

Fortegnelser (1.4) Virksomheden skal opretholde komplette og opdaterede fortegnelser, der dækker ALLE relevante aspekter i standarden (1.4.1) Opbevaringstid for fortegnelser er minimum 5 år og skal specificeres af virksomheden (1.4.2) Fortegnelser inkluderer: fakturarer, fragtbreve, uddannelsesdokumentation, produktionsrapporter, arbejdsvejledninger, arbejdsordre, leveringsordre, print fra produktionsdatabasen, pakkelabel osv. Fortegnelse: dokument (information og dets understøttende budskaber) der angiver opnåede resultater eller som beviser udførte aktiviteter (ISO ordliste) 6 of 21

Forpligtigelse i forhold til FSC-værdier (1.5) 1.5.1 Virksomheden skal vise forpligtelse og engagement i forhold til overholdelse af FSC-værdierne, som er defineret i Policy for the Association of Organizations with FSC (FSC-POL-01-004, godkendt første gang i juli 2009). 1.5.2 Virksomheden skal erklære at den ikke er direkte eller indirekte involveret i følgende aktiviteter: a) Ulovlig hugst eller handel med ulovligt skovet træ eller skovprodukter b) Krænkelse af traditionelle rettigheder eller menneskerettigheder ved skovdrift c) Ødelæggelse af elementer med høj bevaringsværdi ved operationer i skove d) Betydelig konvertering af skove til plantagedrift eller anden anvendelse e) Indføring af genetisk modificerede organismer i skovdriften f) Krænkelse af ILO s kerne-konventioner, som defineret i ILO Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work, 1998 7 of 21

Arbejdsmiljø og sikkerhed (1.6) Der skal udpeges en repræsentant med ansvar for arbejdsmiljø og sikkerhed i virksomheden Der skal udarbejdes en virksomhedsprocedure for arbejdsmiljø og sikkerhed Træning af medarbejdere i arbejdsmiljø- og sikkerhedsprocedurer Fortegnelser der demonstrerer implementeringen af uddannelsesplanen og monitorering og kontrol af foranstaltninger i forhold til arbejdsmiljø og sikkerhed i virksomheden Eksempler på indikatorer for virksomhedens overholdelse der kan blive evalueret af certificeringsorganet er at finde i FSC-PRO-20-001 V1-0 EN. 9 of 21

Commitment og klageprocedure (PEFC) management shall define and document its commitment. available to the organisation s personnel, suppliers, customers, and other interested parties (8.2.1.1) The organisation shall establish procedures for dealing with complaints from suppliers, customers and other parties relating to the organisation s chain of custody (8.7.1) 10 of 21

Intern Audit (PEFC) Årlig intern revision Korrigerende tiltag Rapport og vurdering 11 of 21

Produktafgrænsning (produktgrupper) (2.1) Afgrænsningen for hvert enkelt CoC-system er defineret ved produktgrupper Produktgruppelister skal holdes opdateret og være offentligt tilgængelig (2.1.1) Hver enkel produktgruppe skal specificeres i forhold til (2.1.1): FSC 100% FSC Mix FSC Recycled FSC Controlled Wood FSC-produktgruppeliste: Liste med alle de FSC-produktgrupper leverandøren anmoder om at få inkluderet i afgrænsningen (scopet) for deres FSC CoC-certifikat (FSC s ordforklaring). 13 of 21

Produktgrupper Virksomheden skal angive følgende for hver produktgruppe (2.1.1 b,c; 2.1.2): Angivelse af FSC-kontrolsystem der anvendes i produktion (transfer, procent eller kredit) Produkttype ift. FSC-produktklassifikation Træsorter der anvendes i produktgruppen (hvis relevant) Materialekategorierne som bruges som input Sites relevante for produktgruppen Alle kredit- og volumeberegninger skal laves seperat for hver produktgruppe 14 of 21

Definition af produktgrupper Procent- og kreditsystem: Produkterne i samme produktgruppe skal være ensartede mht råmaterialer Konverteringsfaktoren for produkterne i produktgruppen skal være ensarted Produkter i samme produktgruppe kan omfatte flere sorter, forudsat at samme sort anvendes i lignende mængde til samme produktdetaljer eller sorter ikke er væsentlig for produktet 15 of 21

Eksempel på en FSC-produktgruppeliste Produkttype** FSCproduktgruppe* FSCsalgsbetegnelse* Sort* Inputkategori Kontrol system Lokation Tømmer W5.2 FSC 100% Abies Alba FSC 100% Transfer Lokation Flis W3.1 FSC Mix Kredit Pinus spp FSC 100% FSC Controlled Wood Kredit Lokation Konvolutter P7.6 FSC Recycled N/A FSC recycled Transfer Lokation Finér W7.1 FSC Controlled Wood Betula spp FSC 100% FSC Controlled Wood Kredit Lokation * Information der skal inkluderes i den offentlige version af FSC-produktgruppeliste (2.1.1.) ** Ifølge FSC-produktklassificering FSC-STD-40-004a V2-0 STARK FSC STARK PEFC 18 of 21

Leverandørvalidering og Indkøb (FSC) FSC-materiale Tjek validitet og certifikatets afgrænsning for leverandøren (3.2.2) Dækket af anvendelsesområdet for leverandørens certifikat Korrekte volumner, mærkning og klassificering (4.1.1) Korrekt CoC-kode på den modtagne dokumentation (4.1.1) Controlled wood FSC-STD-40-005 skal efterleves (3.3.1) Der er specielle krav for biprodukter (ADVICE-40-005-20) Reclaimed material FSC-STD-40-007 skal efterleves (3.3.2) Beskrivelse af materialerne Hvordan er status for post-consumer verificeret 20 of 21

Leverandørregistering (FSC) Virksomheden skal opretholde en opdateret leverandørliste, som inkluderer (3.2.1): a) Den leverede produkttype b) Den leverede materialekategori c) Leverandørens FSC CoC kode (eller FSC CW-kode, hvis relevant) Virkomheden skal verificere gyldighed og afgrænsning (scope) for alle leverandører på http://info.fsc.org. 21 of 21

Leverandørvalidering og Indkøb (PEFC) Delivery level All material/products: Organisation s name Supplier identification Product(s) identification Quantity of delivery Date of delivery Supplier level Certified material/products: Copy or access to certificate Evaluation of certified status, www.pefc.org Certified material/products: Formal claim Identifier of the supplier s certificate

Volumenkontrol (5) Virksomheden skal fastlægge metode og udregne konverteringsfaktorer (5.1.1; 5.1.2) Virksomheden skal etablere materialeregistrering, for at sikre at output stemmer overens med input, herunder (5.2.1): Mængdeangivelse og reference til faktura for input og output Materialekategori og betegnelse (FSC 100%, FSC Mix xx% etc.) for input og output Information for at identificere produktartiklen på faktura 24 of 21

Årlige volumenopgørelser Virksomheden skal forberede årlige volumenopgørelser for hver af produktgrupperne, som indeholder (5.2.2): Modtaget input inputs som er brugt i produktionen (hvis relevant) Input som haves på lager outputs som haves på lager Solgte outputs Online Claims Platform er på vej: http://claims-forum.fsc.org/ 25 of 21

26 of 21

27 of 21

28 of 21

Tre CoC systemer (FSC) I Transfer system or Physical Separation method II Percentage systems III Credit systems 30 of 21

Chain of Custody methods (PEFC) Percentage based method Physical separation method STEP 1 - % calculation Simple percentage Rolling percentage STEP 2 - % distribution Average percentage Volume credit 31 of 21

FSC-materiale med FSCbetegnelse FSC-produkter FSCbetegnelse FSC transfer system (DDS) PEFC-material med PEFCbetegnelse PEFCprodukter PEFCbetegnelse PEFC fysisk segregeringsmetode Andre materialer Andre materialer 32 of 21

Sporbarhed og separation Separation I rum Opbevaringsområder Produktlinjer Faciliteter Dokumentation Mærkning I tid Parti Dage / uger af produktionen 33 of 21

FSC-Procentsystem FSC-materiale FSC-claim (FSC 100%, FSC Mix) FSC Controlled Wood ELLER Kontrolleret materiale FSC-produkter FSC-claim (FSC Mix x%) Andet materiale Andet materiale 34 of 21

PEFC-procentbaserede metode gennemsnitlig procent PEFC-materiale med PEFC-betegnelse PEFC-produkter % PEFC-certificeret Kontrolleret (DDS) materiale Andet materiale Andet materiale 35 of 21

FSC-kreditsystem FSC-materiale FSC-claim (FSC 100%, FSC Mix) FSC Mix Credit FSC Mix label FSC CW eller kontrolleret materiale FSC Controlled Wood materiale Andet materiale Andet materiale 36 of 21

PEFC-procentbaseret metode Volume kredit PEFC-materiale med PEFC-betegnelse PEFC-produkter % PEFC-certificeret Kontrolleret (DDS) materiale PEFC Controlled Sources Andet materiale Andet materiale 37 of 21

Kreditsystem: Som en bankkonto At optjene kredit: KØB certificeret råmateriale og TILFØJ konverteret materialemængde til kreditkontoen At bruge kredit: SÆLG certificerede produkter og træk mængde fra kreditkontoen 1. Ingen lån 2. Ingen hvidvask 3. Ingen skattesnyd (konverteringsfaktor) 4. Opdater balancen kontinuerligt 38 of 21

FSC Controlled Wood I. CoC virksomheder kan blande certificeret og ikke-certificeret (Utilstrækkelig forsyning af FSC 100%) II. III. Behov for at ekskludere dårligt tømmer fra FSC mærkede produkter Troværdighed i mærkningen 39 of 21

FSC Controlled Wood udelukker 1. Ulovligt fældet træ og tømmer; 2. Træhugst i strid med traditionelle og civile rettigheder; 3. Træ fældet i skove hvor high conservation values er truet af skovbrugsaktiviteter 4. Træ fældet i skove der er blevet konverteret til plantager eller ikke-skovmæssigt brug 5. Træ fra skove hvor genmodificerede træer er plantet. 40 of 21

CW system overview NEPCON - NATURE, ECOLOGY AND PEOPLE CONSULT MORE INFO - GO TO WWW.NEPCON.NET 41 of 21

PEFC due diligence Etabler procedure for indsamling af information (Træart og oprindelse) Risikovurdering Risikominimering 42 of 21

Risk assessment 43 of 21

Indikatorer af lav risiko (PEFC) 44 of 21

DDS Kontroversielle kilder Lovlighed - Skovdrift og hugst - høj miljømæssig eller kulturel værdi - beskyttede og truede arter - sundheds- og arbejdsmarkedsforhold - oprindelige folks rettigheder - betaling af skatter og afgifter GMO Anvendelse af GMO Konvertering Skove til anden anvendelse 45 of 21

Salg (FSC) Alle udstedte fakturarer for certificeret materiale/varer skal indeholde (6.1.1): Virksomhedens (sælger) navn og kontaktinformation; købers navn og adresse + dato for dokumentets udstedelse Beskrivelse og mængde af produkterne FSC-salgsbetegnelse (f.eks. FSC 100%) CoC-certifikatets registreringsnummer (f.eks. RA-COC-123456) Reference til transportdokumenter (hvis separeret fra anden dokumentation) Det skal være klart hvilke produkter der er certificeret og hvilke der ikke er certificeret, hvis begge er anført på samme faktura 47 of 21

Betegnelser på salgsfakturarer (FSC) Produkttype (FSC) Fakturabetegnelse FSC 100% FSC 100% FSC Mix produkter fra FSC Mix x% procentsystem FSC Mix produkter fra FSC Mix Kredit kreditsystem FSC Recycled produkter fra FSC Recycled x% procentsystem FSC Recycled produkter fra FSC Recycled Kredit kreditsystem FSC Controlled Wood eller FSC Controlled Wood materiale fra FSC Mix systemer som ikke sælges som certificeret 48 of 21

Følgesedler og FSC mærkede produkter Leveringsdokumentation skal have samme information som salgsfakturarer, hvis fakturaen ikke sendes sammen med leverancen (6.1.2) Hvis et produkt er FSC-mærket, SKAL salgsdokumenterne formuleres derefter 49 of 21

Salg (PEFC) Adgang til kopi af PEFC certifikat Identification of a delivery document(s) Virksomhedens (sælger) navn og kontaktinformation; købers navn og adresse + dato for dokumentets udstedelse Beskrivelse og mængde af produkterne PEFC claim (X% PEFC Certified or PEFC Controlled Sources) Certificeringskode Keep copies 50 of 21

52 of 21

Brug varemærkerne 53 of 21

54 of 21

FSC-DIR-40-004 EN, version af 27. februar 2013 ADVICE 40-004-01: FSC Certified COC Contractors ADVICE 40-004-02: After the certificate issuance, when the company products will be eligible to carry the FSC logo? ADVICE 40-004-03: Reduced labeling threshold of 50% for chip and fibre based products ADVICE 40-004-04: Use of uncontrolled co-products ADVICE 40-004-05: Identification of FSC claims on sales and delivery documents ADVICE 40-004-06: Which components of a product need to be certified? ADVICE 40-004-07: Sale of FSC certified products through non-fsc certified auction entities ADVICE 40-004-08: Non-conforming product ADVICE 40-004-09: Minor components ADVICE 40-004-10: Access to information required by timber legality legislations ADVICE 40-004-11: Trade and customs laws 56 of 21

Outsourcing Den certificerede virksomhed skal opretholde juridisk ejerskab til varerne Der skal indgåes en kontrakt med underleverandøren Der skal være en skriftlig procedure for outsourcingen Underleverandøren skal registrere inputs, outputs Videreoutsourcing er ikke tilladt. The supplier The organisation The customer Subcontractor 57 of 21

Multisite-certificering Single CoC-certificering m. flere sites Multi-site CoC-certificering Group CoC-certificering Kræver Central Office (CO) hovedkontorfunktion Fordelen er at kun en stikprøve af de deltagende sites skal have eksternt audit. (undtagen Single CoC-certification hvor alle sites har ) Standard for Multi-site Certification of Chain of Custody Operations FSC-STD-40-003 (Version 2-1) EN (implementering indtil 1. juni 2016) Accreditation Standard for Chain of Custody Evaluations FSC- STD-20-011 (Version 2-0) EN 58 of 21

Multisite certificering: Generelle krav Central Office (CO) skal være, eller agere på vegne af, den organisation der holder certificeringen Central Office skal have kapacitet, ressourcer eller autoritet til at administrere systemet på alle sites. Tiltrædelseserklæring skal undeskrives af sites, hvis ikke disse er sammenkædet af fælles ejerskab. Alle sites skal underkastes Central Office interne auditprogram, medmindre certificeringsorgan auditerer alle deltagende sites Certificeringsorgan definerer grænser for den årlige tilvækst af nye sites Tilføjelse af nye sæt af sites kræver en ekstern udvidelsesrevision 59 of 21

Krav til Central Office - Kvalitet En overordnet ansvarlig med juridisk eller ledelsesmæssig autoritet og ressourcer udpeges Dokumenterede procedurer skal udvikles Central Office skal have et uddannelsesprogram for deltagende sites Opretholdelse af: liste over deltagende sites, scope for certificeringen, interne audits og NCRs, gennemført uddannelse og liste over interne auditorer og deres kvalifikationer Regler for logobrug og ansvar skal defineres godkendelser bør søges af Central Office, eller minimum koordineres med Central Office 60 of 21

Krav til Central Office - kompetencer Den overordnede ansvarlige skal have tilstrækkelig erfaring, viden og kompetence. Interne auditorer skal være kompetente (viden om krav, sprogkundskaber, objektiv) For certifikater med mere end 20 sites og hvor de deltagende sites ikke er kædet sammen ved fælles ejerskab, skal interne auditorer have et formelt ISO 9001, ISO 14001 eller OHSAS 18001 lead auditor certifikat. 61 of 21

Intern auditering Initiale og årlige interne audits er et krav Initiale audits skal gennemføres før certifikatet udstedes eller før et site føjes til certifikatet. Interne audits gennemføres on-site, medmindre sitet ikke håndterer FSC-produkter fysisk, alene handler med færdigvarer eller FSC-produkter Årlige interne audits kan frafaldes efter Central Office har sikret at der ikke har været salg af FSC-produkter Påkrævet for alle sites stikprøver tillades ikke! Intern auditrapport skal omfatte alle siteoplysninger, checklister, NCRs, materialebalance og en auditkonklusion Årlig ledelsesgennemgang af de overordnede resultater 62 of 21

Krav til de deltagende sites Udpege en lokalt ansvarlig Overholde alle krav Efterlever forespørgsler fra Central Office Underetter Central Office om ændringer, der kan påvirke overensstemmelse med standarden Medvirker aktivt og samarbejder ved interne, eksterne og ASI audits Sikrer at alle NCRs bliver addresseret rettidigt Ved salg kan deltagende sites bruge deres CoC sub-kode på salgs- og transportdokumentation 63 of 21

Certificeringsprocessen 65 of 21

Blive og forblive certificeret Hovedevaluering (Assessment) Årlig revision Re-assessment År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 66 of 21

Certificeringsprocessen 1. Ansøgning om certificering 2. Forberedelse 3. On-site audit 4. Revisionsrapport 5. Rapportgennemsyn 6. Certificering 67 of 21

Din forberedelse 1: Forberede dokumenter 2: Indsend til gennemsyn 3: Eventuelt revidere 4: Implemetere procedurer og uddanne personale 68 of 21

Dokumentation CoC procedurer Produktgruppeliste Leverandørfortegnelse Volumendataoversigt Dok. for gennemført træning/uddannelse Erklæring vedr. FSC s kerneværdier Sundhed og sikkerhedsprocedurer Risikovurdering (hvis relevant) osv. 69 of 21

Værktøjer fra NEPCon 70 of 21

Conformance DEFINITION a state of being in accordance with established guidelines, specifications, or legislation Or the short version: The rules are followed. 71 of 21

Types of non-conformances MAJOR NON-conformance Minor non-conformance Observation 72 of 21

Brug varemærkerne 74 of 21

Tak! Michael Jakobsen Customer Relations Manager mkj@nepcon.net +45 2124 3852 FSC-SECR-0047 www.fsc.org the mark of responsible forestry PEFC/09-44-02 Presentation NEPCon NEPCon arbejder for ansvarlig anvendelse af naturressourcer og bæredygtig social udvikling gennem transformation af jordbrug, erhvervspraksis og forbrugeradfærd. 75 of 21