PEFC sporbarhedscertificering. Årligt audit 2014 Rapport til: Superwood A/S i. Hampen

Transkript

1 Certificeret af: PEFC sporbarhedscertificering Guldsmedgade 34, Århus Danmark Årligt audit 2014 Rapport til: Superwood A/S i Hampen Certificering forvaltes af: NEPCon Tlf: Fax: Kontaktperson: Julie Møhl Laursen [email protected] Rapport afsluttet: 03. juli 2014 Datoer for audits: 19. juni 2014 Evalueringshold: 26. juni 2014 Julie Møhl Laursen, Lead auditor Kent Skovgaard, Auditor Akkrediteret af DANAK under registreringsnummer 7029 til certificering af produkter Certifikattype: Certificeringskode: Single CoC NC-PEFC/COC Certifikat udstedt: 14. August 2012 Rapporten er baseret på standarden: PEFC ST 2002:2013 Kontakt hos virksomheden: Benny Petersen Adresse: Palsgaardvej Hampen

2 INDHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKTION AUDIT KONKLUSIONER AUDIT PROCES VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER AUDIT OG IDENTIFICERING AF AFVIGELSER...12 BILAG...13 Bilag A: Tjekliste for single site certificering...13 Bilag B: Outsourcing...23 Bilag C: Tjekliste for anvendelse af logoer og varemærker...27 Bilag D: Liste over rapportbilag PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

3 INTRODUKTION Formålet med denne rapport er at dokumentere overensstemmelse med kravene for PEFC sporbarhedscertificering (CoC) af Superwood A/S, i det følgende benævnt "virksomheden". Rapporten præsenterer NEPCon auditorernes resultater, som har evalueret virksomhedens systemer og ydeevne mod de gældende krav. Afsnittet nedenfor beskriver audit konklusionerne og eventuelle nødvendige opfølgende foranstaltninger, som virksomheden skal korrigere gennem anmodede handlinger. NEPCon s evalueringsrapporter holdes fortrolige, bortset fra oplysninger, der er anført i den offentlige database på PEFC s hjemmeside (virksomhedens kontaktperson, PEFC-produkternes navn og beskrivelse, information om certifikat). PEFC s sporbarhedscertificering er en mekanisme til at spore certificeret materiale fra skoven til det endelige produkt for at sikre, at træbaserede og ikke-træbaserede skovprodukter, som indgår i produktet eller produktlinjen, kan spores tilbage til certificerede skove. Konfliktløsning: Hvis kunder hos NEPCon støder på organisationer eller enkeltpersoner, der har bekymringer eller kommentarer til NEPCon og vores ydelser, opfordres disse parter kraftigt til at kontakte det relevante regionale NEPCon kontor. Formelle klager og bekymringer skal sendes skriftligt. 1. AUDIT KONKLUSIONER 1.1. Audit ANBEFALINGER Baseret på virksomhedens overensstemmelse med kravene for PEFC CoC fremstiller auditoren følgende anbefaling: Certificering godkendt: Upon acceptance of NCR(s) issued below Certificering ikke godkendt: Yderligere kommentarer: 3

4 1.2. Afvigelser Bemærk: Dette beskriver beviser for virksomhedens afvigelser, som er identificeret under audits. Beskrivelser af afvigelser indeholder en defineret tidsfrist inden for hvilken, virksomheden skal påvise overholdelse. VÆSENTLIGE afvigelser udstedt under vurderinger/revurderinger skal være lukket før udstedelsen af certifikat. VÆSENTLIGE afvigelser udstedt under overvågelsesaudits skal være lukket inden tidsfristen udløber, ellers resulterer dette i suspension. Ingen afvigelser Virksomheden har accepteret følgende afvigelser: Yderligere kommentarer: Afvigelse: 01/14 Klassificering af afvigelse: Mindre Standard & krav: PEFC ST 2002:2013 p 5.1.2, 5.1.4, 5.4.1, 5.4.2, 8.1 Rapportafsnit: Bilag A, p , , , , Beskrivelse af afvigelse og tilhørende beviser: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden. Da virksomheden udelukkende handler med PEFC certificeret materiale vurderes risikoen at være minimal og afvigelsen klassificeres derfor som Mindre. Krav til korrigerende handling: Virksomheden skal gennemføre korrigerende handlinger for at vise overholdelse af de krav, der refereres til ovenfor. Bemærk: Effektive korrigerende handlinger fokuserer på at behandle den specifikke forekomst beskrevet i ovenstående beviser, samt den egentlige årsag til at fjerne og forebygge gentagelsen af afvigelsen. Tidsfrist for overholdelse: Beviser fra virksomheden: Resultaterne af bevisbedømmelse: Status for afvigelse: Kommentarer (valgfrit): Ved den næste årlige overvågningsaudit AFVENTENDE AFVENTENDE ÅBEN 4 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

5 Afvigelse: 02/14 Klassificering af afvigelse: Mindre Standard & krav: PEFC ST 2002:2013 p 8.6.1, Rapportafsnit: Bilag A, p , Beskrivelse af afvigelse og tilhørende beviser: Virksomheden har implementeret procedurer for udarbejdelse af årligt internt audit. Gennemgang af auditrapporten viste dog, at denne var fra internt audit udført lige inden reinstate PEFC audit i august Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på, at internt audit skulle udføres inden det eksterne audit og har således planlagt at afholde internt audit i august Da virksomheden har planlagt internt audit klassificeres afvigelsen som Mindre. Krav til korrigerende handling: Virksomheden skal gennemføre korrigerende handlinger for at vise overholdelse af de krav, der refereres til ovenfor. Bemærk: Effektive korrigerende handlinger fokuserer på at behandle den specifikke forekomst beskrevet i ovenstående beviser, samt den egentlige årsag til at fjerne og forebygge gentagelsen af afvigelsen Virksomheden skal foretage interne audits mindst én gang om året, som dækker alle kravene i denne standard, og skal etablere korrigerende og forebyggende foranstaltninger, hvis det kræves. [8.6.1] En rapport om den interne audit skal gennemgås mindst en gang årligt. [8.6.2] Tidsfrist for overholdelse: Beviser fra virksomheden: Resultaterne af bevisbedømmelse: Status for afvigelse: Kommentarer (valgfrit): Ved den næste årlige overvågningsaudit AFVENTENDE AFVENTENDE ÅBEN 1.3. Observationer Bemærk: Observationer er udstedt for de tidlige stadier af et problem, som ikke i sig selv udgør en afvigelse, men som auditoren vurderer kan føre til en fremtidig afvigelse, hvis de ikke behandles af virksomheden; observationer kan føre til direkte afvigelser, hvis de ikke behandles. Ingen afvigelser 5

6 OBS: 01/14 Standard & krav: PEFC ST 2002:2013 p 4.1.1, 4.2.1, Rapportafsnit Bilag A, 2. Standardtjekliste P , , Beskrivelse af fund, der har ført til observation: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som sikrer indhentning af kopi af leverandørers certifikater (bilag 1). Gennemgang af certifikater viste dog, at certifikatet for leverandøren Vida Wood kun er en del af et gruppecertifikat for Pan Cert AB. Der manglede således angivelse af både PEFC CoC kode og udløbsdato. Interview med ansvarlig medarbejder viste dog, at virksomheden ikke har indkøbt materiale fra denne leverandør endnu. Observation: Virksomheden bør indhente gruppecertifikatet inden handel med Vida Wood og fremover være opmærksom at kontrollere alle oplysninger fremgår af indhentede leverandørers certifikat inden vareindkøb Foranstaltninger truffet af virksomheden før færdiggørelsen af rapport 6 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

7 2. AUDIT PROCES 2.1. Auditgruppe Auditor(er) Julie Møhl Laursen Kent Skovgaard Kvalifikationer Lead Auditor, Civilingeniør i Miljøteknologi Julie er uddannet civilingeniør i miljøteknologi ved Syddansk Universitet i Odense. Hun har bestået Lead Auditor uddannelse i sporbarheds- og skovcertificering. Erfaring fra mere end 80 FSC og PEFC sporbarhedsrevisioner hos træ- og papirbaserede virksomheder i Danmark. Tidligere konsulent og CSR-koordinator i den grafiske branche herunder ansvarlig for FSC gruppecertificering. Auditor, Trætekniker Kent er uddannet trætekniker ved Skive Tekniske Skole. Han har bestået SmartWood lead auditor træning i sporbarhedscertificering. Har 11 års erfarring som projektleder i møbelindustrien herunder ansvarlig for virksomhedens FSC certificering Overblik over audit Bemærk: Tabellen nedenfor giver et overblik over omfanget af auditten og auditorerne. Se standardens bilagstjekliste for specifikke detaljer om de mennesker, der er interviewet samt audit resultaterne per site auditeret. Site(s) Dato(er) Længde på audit Auditor(er) Superwood A/S, Hampen Løgstrup Træindustri ApS 19. juni ,0 timer Julie Møhl Laursen, Lead auditor 03. juli ,5 timer Kent Skovgaard, Auditor Anneberg Limtræ A/S 03. juli ,0 timer Kent Skovgaard, Auditor 2.1. Beskrivelse af den samlede audit proces - Åbningsmøde, herunder præsentation af deltagere og dagens program (Deltagere: alle nøglepersoner) - Præsentation af Ledelsessystem, dokumenterede rutiner, uddannelse af medarbejdere, proces for implementering af rutiner, ledelsens gennemgang (Deltager: Overordnet COC ansvarlig, ledelsesrepræsentant, evt. nøglepersoner) - Revision af procedure for indkøb af FSC (Deltager: Indkøbsansvarlig) 7

8 - Revision af procedure for ordrestyring (Deltager: Ordrestyrer) - Revision af varemodtagelse, produktion, lager og forsendelse - Afslutningsmøde (Deltagere: alle nøglepersoner) Præsentation af foreløbige observationer. Bemærk at en ledelsesrepræsentant skal være tilstede under åbning og afslutningsmødet. I tillæg er der gennemført on-site revision af underleverandører, hvor instruktioner for modtagelse, adskillelse på lager og i produkton og afsendelse blev gennemgået. 8 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

9 3. VIRKSOMHEDSOPLYSNINGER 3.1. Kontakter Primærkontakt for koordinering med NEPCon Primærkontakt, stilling: Adresse: Tlf/Fax/ Benny Petersen, Driftschef Palsgaardvej 3, 7362 Hampen / / [email protected] Faktureringskontakt Samme som vist i afsnit Kontakt, stilling: Adresse: Tlf/Fax/ On-line certifikat kontakt Bemærk: Ved certificering er oplysningerne i tabellen nedenfor bogført på PEFC s hjemmeside Felt Tekst Har dette ændret sig? (IR ved vurderinger) Kontakt, titel: Se Adresse: Se Tlf/Fax/ Se Hjemmeside: 9

10 3.3. Afgrænsning af certifikat Generel oversigt over virksomheden Organisationen udfører imprægnering af savet træ af gran. Efter salg tidligere i 2013 er virksomheden overgået fra at være 100% underleverandør til selv at indkøbe råvarer og sælge slutproduktet (Superwood ) Certifikatets afgrænsning Afgrænsning Afkryds alt, der vedrører certikatets afgrænsning Ændring af afgrænsning Certifikat type: Single Multi-site (IR ved hovedevaluering) Godkendte standarder: PEFC ST 2002:2013; PEFC ST 2001:2008 2ed Aktivitet: Primær: Secondary manufacturer Øvrig: - System for PEFC betegnelser: Input: Brug af ikkecertificeret materiale: Fysisk adskillelse Procent beregning Simpel procent Rullende procent PEFC certificeret materiale PEFC kontrollerede kilder Ubetydelige risiko kilder Procentvis Procent fordeling Gennemsnitlig procent Volumen kredit Genanvendt materiale Andet materiale (ikkecertificeret) Betydelige risiko kilder Outsourcing: Inkluderet Ikke inkluderet PEFC logo anvendelse: On-product Off-product Angiv PEFC produktgrupper, som er tilføjet eller fjernet: Kommentarer: Årlig omsætning: 2,28 mio Antal sites inkluderet i certifikatet: Sites der er kvalificeret til desk-audits: Ingen Type af juridisk enhed (certifikatets indehaver): Aktieselskab Jurisdiktion af primær juridisk enhed: Danmark 10 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

11 Detaljer om site Site Superwood A/S, Hampen Adresse Tlf/Fax/ Type drift Antal medarbejdere (ca.) PEFC produktgrupper (includér kort beskrivelse) Se herover Imprægnering Coniferous Detaljer om produktgrupper Produktgruppe Sporbarhedsmetode Input materiale Arter Coniferous Fysisk adskillelse PEFC Certified material Picea abies 11

12 4. AUDIT OG IDENTIFICERING AF AFVIGELSER 4.1. Detaljer om audit 1.1. Audit periode (datointervallet som auditten dækker over): August juni Har styringssystemet ændret sig siden den forrige evaluering: Hvis ja, gennemgå kort ændringerne: 1.3. Er der rejst nogen klager, sager eller påstande om afvigelser fra standarden mod virksomheden under audit perioden: Hvis ja, henvis til standard samt kriterier, hvor de tilsvarende resultater er fundet i rapporten: 4.1. Evaluering af afvigelser Bemærk: Dette afsnit angiver virksomhedens foranstaltninger til at efterkomme afvigelser, der er udstedt under eller siden sidste audit. Manglende overholdelse af mindre afvigelser resultater i at afvigelsen opgraderes som væsentlig. Den angivende opfølgende handling er påkrævet af virksomheden eller ufrivillig suspension vil finde sted. Status Kategorier LUKKET ÅBEN Forklaring Den certificerede virksomhed har opfyldt den udstedte NCR. Den certificerede virksomhed har enten undladt at opfylde eller kun delvist opfyldt den udstedte NCR Kryds af, hvis IR (der er ingen åbne afvigelser, der kræver gennemgang) 12 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

13 BILAG Bilag A: Tjekliste for single site certificering 1. Evaluering af site: Superwood A/S Primær ansvarsperson: Auditor(er): Folk interviewet, titler: Faciliteter besøgt: Kort gennemgang af auditprocessen for denne lokation: Kommentarer: Benny Petersen, Driftschef Julie Møhl Laursen, Lead auditor Benny Petersen, Driftschef Dorte Flyvholm, Regnskabschef Jenni Nielsen, Forvalter Preben Jørgensen, Ejer (Løgstrup Træindustri) Frits Anneberg, medejer (Anneberg Limtræ A/S) Superwood A/S, Hampen Anneberg Limtræ A/S, Nørre Nebel Løgstrup Træindustri ApS, Løgstrup Se afsnit Standard tjekliste (PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products Krav) Standard krav 1. Identificering af materialekategori for materialer/produkter 1.1. Identificering på leverings- (indgående) niveau Virksomheden skal anskaffe information fra leverandøren, der er nødvendige for at identificere og verificere oprindelseskategorien for det indkøbte materiale, for hver levering af materiale i sporbarhedsproduktgruppen. [4.1.1] Overensstemmelse Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som sikrer indhentning af kopi af leverandørers certifikater (bilag 1). Gennemgang af certifikater viste dog, at certifikatet for leverandøren Vida Wood kun er en del af et gruppecertifikat for Pan Cert AB. Der manglede således angivelse af både PEFC CoC kode og udløbsdato. Interview med ansvarlig medarbejder viste dog, at virksomheden ikke har indkøbt materiale fra denne leverandør endnu. OBS 01/ Dokumentet forbundet med hver levering af materiale/produkter skal mindst indeholde følgende oplysninger: a) virksomhedens navn som kunden af leverancen, b) identificering af leverandør, c) identificering af produkt(er), 13

14 d) mængden af leveringen for hvert produkt, der er omfattet af dokumentationen, e) dato for levering/leveringsperiode/regnskabsperiode Derudover skal dokumentet indeholde følgende for hvert produkt med PEFC betegnelse: f) Den formelle betegnelse på materialekategorien (procent af certificeret materiale specifikt for hver af de enkelte anførte produkter, der omfattet af den dokumentation, hvor relevant, g) identificering af leverandørens sporbarheds- eller FM certifikat eller andet dokument, der bekræfter leverandørens certificerede status. [4.1.2] Resultater: Transportdokumenter indeholder alle påkrævede informationer Virksomheden skal for hver levering klassificere indkøbt materiale som certificeret (med leverandørens betegnelse "X% PEFC-certificeret" og/eller genanvendt), neutral (ikke-skov baseret) eller andet (med leverandørens betegnelse "PEFC kontrollerede kilder" og/eller materiale dækket med virksomhedens eget DDS) materiale, der følger betegnelsesspecifikationen, for hvilken sporbarhedssystemet blev implementeret. [4.1.3, Bilag 1] Resultater: Ved modtagelse af leverandørfaktura kontrolleres at kun berrettiget input bruges til videresalg. Salgsfaktura påføres samme certificeringsbetegnelse som leverandørfakturaen er påført. Interview og dokumenterde procedurer bekræftede dette Identificering på leverandørniveau Virksomheden skal kræve en kopi af, eller adgang til en kopi af, FM eller sporbarhedscertifikatet eller andet dokument, der bekræfter leverandørens certificerede status fra alle leverandører af den certificeret materiale. [4.2.1] Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som sikrer indhentning af kopi af leverandørers certifikater (bilag 1). Gennemgang af certifikater viste dog, at certifikatet for leverandøren Vida Wood kun er en del af et gruppecertifikat for Pan Cert AB. Der manglede således angivelse af både PEFC CoC kode og udløbsdato. Interview med ansvarlig medarbejder viste dog, at virksomheden ikke har indkøbt materiale fra denne leverandør endnu. OBS 01/ Virksomheden skal for leverandørens af certificeret materiale evaluere leverandørens overholdelse af kriterierne baseret på gyldigheden og omfanget af modtagne dokumenter. [4.2.2] Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som sikrer indhentning af kopi af leverandørers certifikater (bilag 1). Gennemgang af certifikater viste dog, at certifikatet for leverandøren Vida Wood kun er en del af et gruppecertifikat for Pan Cert AB. Der manglede således angivelse af både PEFC CoC kode og udløbsdato. Interview med ansvarlig medarbejder viste dog, at virksomheden ikke har indkøbt materiale fra denne leverandør endnu. OBS 01/14 2. Due Diligence System (DDS) 2.1. Generelle krav 14 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

15 PEFC DDS skal implementeres for alt skovbaseret input materiale, der er omfattet af virksomhedens PEFC sporbarhedscertificering med undtagelse af: a) genanvendt materiale, og b) materiale, der stammer fra arter, der er opført i bilag I-III af CITES, forudsat at det er i overensstemmelse med gældende international, europæisk og national lovgivning i henhold til CITES. [5.1.2] Resultater: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden. NCR 01/ Virksomheden skal implementere PEFC DDS i tre trin vedrørende: a) indsamling af oplysninger, b) risikovurdering og c) forvaltning af væsentlige risiko forsyninger. [5.1.4] Resultater krævet hvis NEJ: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden. NCR 01/ Virksomheder, der indkøber råvarer, som stammer fra arter, der er opført i bilag I-III af CITES, skal overholde gældende international, europæisk og national lovgivning i henhold til CITES. [5.1.5] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified, og der indkøbes ikke råvarer af arter der er omfattet af CITES bilag I-III. Interview af relevant personale viste god forståelse for kravet i standarden Virksomheden må ikke inkludere begrænset skovbaseret materiale fra lande, der er omfattet af gældende FN, EU eller nationale regeringssanktioner, som begrænser eksport/import af sådanne skovbaserede produkter. [5.1.6] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Konflikttømmer må ikke anvendes af virksomheden. [5.1.7] IR 15

16 Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Virksomheden må ikke inkludere materiale fra genetisk modificeret skovbaserede organismer i produkter, der er omfattet af virksomhedens PEFC DDS. [5.1.8] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Virksomheden må ikke inkludere træbaseret materiale med oprindelse i konvertering af skov til anden vegetationstype, herunder omdannelse af primære skove til skovplantager, i produkter omfattet af virksomhedens PEFC DDS. [5.1.9] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Indsamling af informationer PEFC DDS er baseret på oplysninger fra leverandøren. Virksomheden skal have adgang til følgende oplysninger: a) identifikation af materialet/produktet, herunder dets handelsnavn og type; b) identifikation af træarter, som indgår i materialet/produkt ved deres fælles navn og/eller deres videnskabelige navn, hvis tilgængeligt; c) hugstland af materialet og i givet fald region i landet og/eller dets hugstrettigheder. [5.2.1] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikrer at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Risikovurdering 2.4. Underbyggede kommentarer eller klager Virksomheden skal sikre, at underbyggede bekymringer fra tredjeparter om leverandørens overholdelse af lovkrav og andre aspekter af kontroversielle kilder omgående bliver undersøgt og hvis de er valideret, resulterer i (re-)vurdering af de risici, der er forbundet med de relevante forsyninger. [5.4.1] Resultater: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden. NCR 01/14 16 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

17 I tilfælde af begrundede bekymringer skal materiale, der oprindeligt er udelukket fra risikovurderingen gennemgå en risikovurdering i henhold til kravene i standarden. [5.4.2] Resultater: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden. NCR 01/ Styring af væsentlige risikoforsyninger Kryds af hvis afsnittet ikke er anvendeligt (Virksomheden bruger ikke, og har ikke planer om at bruge høj-risikoforsyninger) 2.6. Ingen placering på markedet Træ eller træ produkt(er) fra ukendte kilder eller fra kontroversielle kilder må ikke kunne medtages i produktgrupper, der er omfattet af virksomheden PEFC CoC. [5.6.1] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified eller højere, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden Tømmer kendt eller rimeligt mistænkt for at komme fra ulovlige kilder må ikke kunne behandles og må ikke blive handlet, og/eller må ikke placeres på markedet, medmindre relevant dokumentation er blevet fremlagt og efterprøvet, som tillader det leverede træ at blive klassificeret som bærende "ubetydelig risiko". [5.6.2] Resultater: Virksomheden indkøber udelukkende materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified eller højere, hvilket i tilstrækkelig grad sikrer overensstemmelse med ovenstående krav. Interview af indkøberen viste god forståelse for kravet i standarden. 3. Sporbarhedsmetode 3.1. Fysisk adskillelsesmetode Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant Generelle krav til fysisk adskillelse af certificerede materialer/produkter Virksomheder, hvis certificerede materialer/produkter ikke er blandet med andet materiale/produkter, og/eller hvor certificeret materiale/produkter kan identificeres under hele processen, bør anvende fysisk adskillelsesmetode som den foretrukne løsning. [ ] Fysisk adskillelsesmetoden kan også gælde for certificerede produkter med forskelligt indhold af certificeret materiale. [ ] Resultater: Organisationen opretholder fysisk adskillelse på alle tidspunkter baseret på individuelle pakkeid for alle pakker af træ. Alle produkter kan identificeres ved pakkenummer gennem alle faser af produktion og oplagring. Hvis det er nødvendigt, kan pakkerne omnummereres, men det sikres på alle tidspunkter, at identificeringen af produkterne er klar og entydig Virksomheder, der anvender fysisk adskillelsesmetode skal sikre, at certificeret materiale separeres eller er tydeligt identificerbart under alle 17

18 stadier af produktion eller handel, herunder opbevaring. Dette skal opnås ved: a) fysisk adskillelse i form af produktion og oplagringsrum, eller b) fysisk adskillelse i form af tid, eller c) klar identificering af det certificerede materiale/produkter under processen. [ ; ] Resultater: Se Procentbaseret metode (gælder for virksomheder, der blander certificeret materiale/produkter med andre materialekategorier) Kryds af, hvis afsnittet ikke er relevant 4. Salg og kommunikation på produkter med betegnelse 4.1. Dokumentation forbundet med solgte/overførte produkter På tidspunktet for salg eller overførsel af certificerede produkter til kunden, skal virksomheden give kunden en kopi eller adgang til en kopi af sit sporbarhedscertifikat. Virksomheden skal informere kunderne om eventuelle ændringer i afgrænsningen af certifikatet og må ikke misbruge sin sporbarhedscertificering. [7.1.1] Resultater: Virksomheden har gjort eget certifikat offentligt tilgængeligt på hjemmesiden Interview af den ansvarlige medarbejder viste god forståelse for kravet i standarden Med henblik på kommunikation omkring sporbarheds betegnelsen, skal virksomheden identificere et enkelt type dokument, der er forbundet med leveringen af alle solgte/overførte produkter. Dokumentet, som inkluderer bl.a. den formelle betegnelse, skal udstedes til en enkelt kunde. Virksomheden skal opbevare kopier af disse dokumenter og sikre, at oplysningerne i disse kopier ikke kan ændres, efter at originalerne er leveret til kunderne. [7.1.2] Resultater: Alle påkrævede informationer påføres både følgeseddel og faktura, hvilket blev verificeret ved gennemgang af ordrestyringssystemet samt ved stikprøvevis kontrol af salgsdokumenter Dokumentet som er forbundet med hver levering af alle certificerede produkter skal som minimum indeholde følgende oplysninger: - Identificering af kunde; - Identificering af leverandør; - Identificering af produkt(er); - Mængden af hvert leveret produkt, der er omfattet af dokumentationen; - Dato for levering/leveringsperiode/den formelle betegnelse på materialets oprindelse (herunder andel af certificeret materiale) specifikt for hvert certificeret produkt, som er omfattet af dokumentet, - Identifikationsnummeret på leverandørens sporbarhedscertifikat eller et andet dokument, der bekræfter leverandørens certificerede status. [7.1.3] Resultater: Gennemgang af virksomhedens salgsfaktura og udgående følgesedler viste at der automatisk påføres PEFC Claim når den anvendte råvare er registreret som PEFC Certificeret Brug af logoer og mærker Kryds af, hvis afsnittet ikke er relevant (Virksomheden burger ikke, og har ikke planer om at bruge logoer og mærker) 18 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

19 Virksomheder der bruger et logo eller mærke til on-product og/eller off-product formål, i forbindelse med sporbarhedscertificering, skal have en tilladelse fra varemærkeindehaveren af logoet/mærket eller fra ejerens repræsentant og brugen skal udføres i henhold til vilkår og betingelser for godkendelsen. [7.2.1] Resultater: Ved dokumentreview og interview kunne det konstateres at ovenstående er opfyldt Virksomheden må kun anvende on-product mærket for de certificerede produkter, der opfylder kriterierne for mærkning af produkter som angivet af mærkevareindehaveren af logoet/mærket. [7.2.2] Resultater: Virksomheder der benytter on-product betegnelser på selve produktet eller emballagen (uden et logo eller mærke) vedrørende sporbarhedscertificeringen skal altid bruge den formelle betegnelse og virksomheden der benytter betegnelsen skal være certificeret. [7.2.3] Resultater: 5. Minimumskrav til styringssystemer 5.1. Generelle krav Virksomheden skal drive et styringssystem, der er overensstemmende med kravene i standarden, hvilket sikrer korrekt implementering og vedligeholdelse af sporbarhedsprocessen(-erne). Styringssystemet skal være passende til type, rækkevidde og omfang af det udførte arbejde. [8.1] Resultater: Virksomheden vil udelukkende indkøbe materiale bærende betegnelsen 100% PEFC Certified og sikre at der er adgang til informationer om oprindelsesland og træart. Virksomheden har udarbejdet procedurer som sikrer at indkøber kontrollerer indgående følgeseddel og faktura for korrekt angivelse af PEFC CoC kode samt PEFC materialekategori (bilag 1). Der indhentes kopi af leverandørens PEFC Certifikat ved førstkommende ordre. Gennemgang af de dokumenterede procedurer viste dog, at virksomheden ikke etableret og implementeret PEFC DDS. Interview af ansvarlig medarbejder viste, at denne ikke var opmærksom på kravet i standarden Ansvarsområder og autoriteter Generelle ansvarsområder Virksomhedens ledelse skal definere og dokumentere sin forpligtelse til at implementere og opretholde kravene til sporbarhed, i overensstemmelse med standarden. Virksomhedens forpligtelse skal gøres tilgængelig for virksomhedens personale, leverandører, kunder og andre interesserede parter. [ ] Resultater: Organisationens ledelse har forpligtet sig til at engagement i opfyldelse af standardens krav gennem organisationens hjemmeside ( og gennem trykt marketingmateriale Virksomhedens ledelse skal udpege et medlem af ledelsen, som uanset andet ansvar skal have det overordnede ansvar og beføjelser for virksomhedens sporbarhedssystem. [ ] Resultater: Det overordnede ansvar for virksomhedens PEFC CoC-system er givet til Driftschef, Benny Petersen. IR IR IR 19

20 Virksomhedens ledelse skal foretage en regelmæssig periodisk gennemgang af virksomhedens sporbarhedssystem og dens overensstemmelse med kravene i denne standard. [ ] Resultater: Interviews af den hovedansvarlige viste at der gennemføres periodiske gennemgange af virksomhedens PEFC CoC System, hvilket sikrer korrekt implementering af systemet Ansvarsområder og autoriteter for sporbarhed Virksomheden skal identificere det personale, der udfører aktiviteter til implementering og vedligeholdelse af sporbarhedssystemet og skal fastlægge medarbejderansvar og autoriteter vedrørende sporbarhed for mindst følgende elementer: - Indkøb af råmaterialer og identifikation af oprindelse, - Forarbejdning, der dækker fysisk adskillelse eller procent beregning og overførsel til output produkter, - Produktsalg og -mærkning - Journalføring, - Intern auditering og kontrol af afvigelser, - Due diligence-system vedrørende kontroversielle kilder. [8.2.2] Resultater: Ansvarsfordeling er defineret i virksomhedens procedurer (bilag 1) Dokumenterede procedurer Virksomheden skal etablere skriftligt dokumenterede procedurer for dens sporbarhedssystem. De dokumenterede procedurer skal som minimum omfatte følgende elementer: - Organisationsstruktur, ansvar og autoriteter vedrørende sporbarhedssystemet, - Beskrivelse af flowet af råmaterialer i produktion/handelsprocesen(-erne), herunder definition af produktgrupper - Procedurer for sporbarhedssystemet, der dækker alle krav i denne standard, herunder - identifikation af råmaterialets oprindelse, - fysisk adskillelse af certificeret materiale (for de virksomheder, der anvender fysisk adskillelse) - definition af produktgrupper, beregning af den certificerede procentdel, beregning af volumen kreditter, forvaltning af kreditkonti (for de virksomheder, der anvender procentsatsbaseret metode) - salg/overførsel af produkterne, on-product betegnelser og on- product mærkning - Procedurer for due diligence-systemet vedrørende kontroversielle kilder, hvis relevant - Procedurer for interne audits, - procedurer for håndtering af klager. [8.3.1] Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som dækker alle gældende og relevante krav i standarden (bilag 1) Journalføring Virksomheden skal etablere og opretholde registreringer vedr. sporbarhedssystemet, for at kunne fremlægge dokumentation for 20 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

21 overensstemmelse med kravene i standarden samt dens effektivitet. Virksomheden skal opretholde mindst følgende registreringer vedrørende de produktgrupper, der er omfattet af sporbarhedssystemet: - Registreringer af alle leverandører af certificeret materiale, herunder kopier af leverandørernes skovdrift eller sporbarhedscertifikater eller andre dokumenter, der bekræfter leverandørens overholdelse af kriterierne for leverandører af certificeret materiale, - Registreringer af alt input materiale, herunder betegnelser på materialets oprindelse og dokumenter, der vedrører levering af input-materiale, - Registreringer af beregning af den certificerede procentdel, overførsel af procentdelen til output produkter og forvaltning af kreditkonto, hvor det er relevant, - Registreringer af alle produkter, der sælges/overføres, herunder betegnelser på materialets oprindelse og dokumenter, der vedrører levering af output produkter, - Registreringer af due diligence-systemet vedrørende kontroversielle kilder, herunder registreringer af selvangivelser, risikovurdering samt styring af høj risiko forsyninger, hvor det er relevant, - Registreringer af interne audits, periodisk sporbarheds anmeldelse, afvigelser der er opstået og korrigerende foranstaltninger, der er blevet truffet, - Registreringer af klager og håndteringen af disse. [8.4.1] Resultater krævet hvis NEJ: Virksomheden skal opretholde registreringer i en periode på mindst fem år. [8.4.2] Resultater krævet hvis NEJ: 5.5. Ressourcestyring Human resources/personale Virksomheden skal sikre og påvise, at alt personale der udfører aktiviteter, som påvirker implementering og vedligeholdelse af sporbarhedssystemet er kompetente på grundlag af relevant uddannelse, træning, kvalifikationer og erfaring. [8.5.1] Resultater: Virksomheden dokumenterer alt gennemført uddannelse i en uddannelsesmatrix (Bilag 06). Interviews af relevant personale viste generelt god forståelse for og kendskab til egne procedurer samt for relevante krav i standarden Tekniske faciliteter Virksomheden skal identificere, levere og vedligeholde infrastrukturen og de tekniske faciliteter, der er nødvendige for en effektiv implementering og vedligeholdelse af virksomhedens sporbarhedssystem i henhold til kravene i denne standard. [8.5.2] Resultater: Det dokumenterede kontrolsystem refererer til alle de nødvendige infrastrukturer og tekniske faciliteter, og dette blev fundet af auditor at være fuldt tilstrækkeligt til at opretholde virksomhedens CoC-system (Bilag 1) Tilsyn og kontrol 21

22 Virksomheden skal foretage interne audits mindst én gang om året, som dækker alle kravene i denne standard, og skal etablere korrigerende og forebyggende foranstaltninger, hvis det kræves. [8.6.1] Resultater: Virksomheden har udført internt audit og udarbejdet en afvigelsesrapport. Se bilag En rapport om den interne audit skal gennemgås mindst en gang årligt. [8.6.2] Resultater: Frank Larsen er direktør og er samtidig ansvarlig for gennemførelse af interne revisioner. Revisionsrapporter er således forankret i ledelsen. Se bilag Klager Virksomheden skal fastlægge procedurer for håndtering af klager fra leverandører, kunder og andre parter i forbindelse med organisationens sporbarhedssystem. [8.7.1] Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer for håndtering af klager i henhold til kravet i standarden (bilag 1) Efter modtagelsen af klagen skal virksomheden: - Anerkende klagen til klageren, - Indsamle og kontrollere alle nødvendige oplysninger til at vurdere og validere klagen og træffe afgørelse om klagen, - Formelt kommunikere afgørelsen om klagen og behandlingsprocessen af klagen til klageren, - Sikre, at alle passende korrigerende og forebyggende foranstaltninger træffes. [8.7.2] Resultater: Se Outsourcing Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Virksomheden bruger ikke og har ikke planer om at gøre brug af udlicitering) Virksomheden skal følge kravene i punkt 6.8 i PEFC ST 2002:2010 for eventuelle outsourcede aktiviteter, der omfatter PEFC certificeret materiale/produkter. Resultater: Organisationen har dokumenteret procedurer for anvendelse af underleverandører (bilag 01). 6. Sociale-, sundheds- og sikkerhedskrav for sporbarhedssystem Virksomheden skal vise sin forpligtelse til at overholde de sociale-, sundheds- og sikkerhedskrav, der er defineret i PEFC sporbarhedsstandarden. [9.2.1] Resultater krævet hvis NEJ: Virksomheden har implementeret en arbejdsmiljøgruppe i henhold til dansk arbejdsmiljø lovgivning. Gruppen består representanter fra ledelsen og fra medarbejderne. Alle medlemmer har gennemgået arbejdsmiljøuddannelse. Virksomheden har udarbejdet APV'er for alle afdelinger og er screenet af dansk arbejdstilsyn. Der blev under audit ikke observeret forhold i strid med arbejdsmiljø lovgivning Virksomheden skal demonstrere, at: - Arbejdstagerne ikke forhindres i at associere frit, at vælge deres repræsentanter og kollektivt forhandle med deres arbejdsgiver, 22 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

23 - Tvangsarbejde ikke anvendes, - Arbejdstagere, der er under den lovlige mindstealder, der er i en alder af 15, eller i skolepligtig alder, hvad end der er højest, ikke benyttes, - Arbejdstagerne ikke nægtes lige beskæftigelsesmuligheder og behandling - Arbejdsvilkårene ikke bringer sikkerhed eller sundhed i fare. [9.2.2] Resultater: Alle ovenstående krav er omfattet af dansk lovgivning Bilag B: Outsourcing 1. Outsourcing for site: Superwood A/S 2. Underleverandører inkluderet i certifikatets afgrænsning Underleverandør Adresse Besøgt i forbindelse med audit Anneberg Limtræ A/S Løgstrup Træindustri Optimera Skodborg Lundtangvej 16, 6830 Nørre Nebel Hovedgaden 11, 8831 Løgstrup Røddingvej 8, 6630 Rødding (kryds af hvis JA) 3. Detaljer om outsourcing Beskrivelse af udlicitering: Begrundelse for udlicitering: PEFC produktgrupper inkluderet i udliciteringen: Kommentarer: Kløvning, kehling og maling af brædder hos Løgstup Træindustri Kehling og lammelering (limning) hos Anneberg Limtræ) Ingen egen kapacitet 9000 Exterior products 23

24 4. Klassifikation af risiko Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (Virksomheden benytter PEFC-certificerede underleverandører, der ikke kræver auditering af NEPCon i henhold til oursourcing) Risiko Beskrivelse Risiko klassifikation Virksomheden outsourcer et bredt udsnit af produktionsaktiviteterne: Virksomheden outsourcer regelmæssigt til mere end én underleverandør: Underleverandør(er) klassificerer og/eller sorterer materialet: Underleverandør(er) anbringer PEFC mærke på produkter: Virksomheden tager ikke fysisk besiddelse af materialet efter outsourcing: Outsourcing finder sted på tværs af nationale grænser: Andet: Virksomheden vil jævnligt outsource til op til tre underleverandører. Materialet modtages som hovedregel altid varerne på eget lager inden forsendelse til slutkunden. Skulle det ske at en forsendelse sendes direkte til slutkunden fra underleverandøren, udarbejder Superwood følgeseddel som es til slutkunden samtidigt med forsendelse af varen fra underleverandøren. Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR Høj risiko Lav risiko IR 24 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

25 5. Standard tjekliste (PEFC ST 2002:2013 Chain of Custody of Forest Based Products krav, 6.8) Standard krav Virksomhedens sporbarhedssystem skal også omfatte underleverandørers aktiviteter, som er involveret i fremstillingen af produkter, der er omfattet af virksomhedens sporbarhedsproces (ser), inden for eller uden for virksomhedens site. [8.8.1] Overensstemmelse Resultater: Virksomhedens procedurer (bilag 01), gælder også for outsourcede processer. Personalet hos underleverandører er gjort bekendte med kravet om fysisk adskillelse Virksomheden må kun behandle disse aktiviteter som outsourcing, hvis underleverandøren modtager materialet fra virksomheden, som er fysisk adskilt fra andet materiale og returnerer materialet tilbage til virksomheden efter underleverandørens arbejde er afsluttet, eller hvis virksomheden forbliver ansvarlig for salg eller overdragelse af produktet til kunden. [8.8.2] Resultater krævet hvis NEJ: Alt materiale sendes fra virksomheden til underleverandøren eller leveres direkte hos underleverandøren. I sidste tilfælde foretager virksomhedens selv kontrol af indgående faktura og følgeseddel for korrekt angivelse af PEFC Claims. Interviews af relevant personale viste god forståelse for egne procedurer samt for kravet i standarden Virksomheden skal tage det fulde ansvar for alle de outsourcede aktiviteter i forbindelse med virksomhedens sporbarhedssystem. [8.8.3] Resultater: Virksomheden opretholder fuld kontrol over processen under outsourcing Virksomheden skal have en skriftlig aftale med alle underleverandører, der sikrer, at virksomhedens materiale/produkter er fysisk adskilt fra andre materialer eller produkter. [8.8.4] Resultater: Virksomheden har indgået outsourcingaftaler med alle underleverandører (bilag 09) Virksomhedens interne revisionsprogram skal dække underleverandørens aktiviteter.[8.8.5] Resultater: Virksomheden har udarbejdet og implementeret procedurer som sikrer at interne audits også vil blive foretaget hos underleverandører (bilag 1). PEFC-certificerede underleverandører Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant (ingen underleverandører er certificerede) 6. Generel on-site sporbarhedsaudit af underleverandør Standard krav Underleverandør skal opbevare råmaterialer til PEFC produktgrupper som separate, sikre og identificerbare enheder. Overensstemmelse Resultater: Det blev under audit konstateret at alt materiale eget af Superwood opbevares i sikre enheder på afmærket område, separat fra øvrigt materiale Underleverandør skal opbevare materialer til PEFC produktgrupper fysisk adskilte gennem alle faser af behandlingen. 25

26 Resultater: Alle pakker med træ mærkes med unikke pallesedler som følger varen under hele processen. Der håndteres aldrig materiale fra andre kunder på samme tid med certificeret materiale Underleverandør skal opbevare endelige output materialer til PEFC produktgrupper som separate, sikre og identificerbare enheder. Resultater: Se observationer under Underleverandør skal opretholde alle relevante optegnelser, i forbindelse med behandling af PEFC certificeret materiale/produkter. Resultater: Interview og gennemgang af dokumentede procedurer viste at underleverandørerne er opmærksomme på at opbevare alle sporbarhedsrelevante dokumenter (følgesedler og pakkespecifikationer) i minimum 5 år. 26 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13

27 Bilag C: Tjekliste for anvendelse af logoer og varemærker 1. Standard tjekliste (PEFC ST 2001:2008, 2. ed PEFC Logo Usage Rules - krav) Standard krav 1. PEFC logo og varemærke Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant 1.1. Generelle krav Virksomheden kan anvende PEFC logoet i forbindelse med produkter for at: a) henvise til oprindelsen af skovbaseret råmateriale (on-product brug), eller b) henvise til PEFC ordningen eller brugerens engagement med PEFC ordningen. Overensstemmelse Resultater: Ved dokumentreview og interview kunne det konstateres at ovenstående er opfyldt On-product anvendelse Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant 1.3. Off-product anvendelse Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant PEFC logo kan bruges til off-produkt formål af virksomheder med gyldigt PEFC logo licens. Resultater: Ved dokumentreview og interview kunne det konstateres at ovenstående er opfyldt Virksomhedens brug af PEFC off-product mærker skal følge standardkravene for PEFC s logobrug. Resultater: Ved dokumentreview og interview kunne det konstateres at ovenstående er opfyldt NEPCon og DANAK logo Kryds af hvis afsnittet ikke er relevant 27

28 Bilag D: Liste over rapportbilag Bilag Enhed 1 Dokumenteret kontrolsystem 2 Produktgruppeliste 3 Leverandørliste 5 Liste over underleverandører af outsourcede funktioner 6 Uddannelsesjournal 7 Intern auditreferat Pakkelabels 09 Outsourcingaftaler 10 Leverandørers PEFC certifikater 28 PEFC sporbarhed audit rapport version 01Okt13