Den 14. februar 2013 JAST Kontrolprocedurer for gennemførelse af stikprøvekontroller af SBA-medlemmers efterlevelse af Servicenormens krav I. Nedenstående procedurer er fastlagt med henblik på gennemførelse af uvildig stikprøvekontrol af SBAmedlemmers efterlevelse af de til enhver tid gældende krav i Servicenormen. Stikprøvekontrollen gennemføres af DANSK STANDARD som uvildig 3. part. II. Stikprøvekontrollerne gennemføres efter Servicenormens fjerde godkendelsesrunde pr. 1. januar 2013. Forud for gennemførelse af stikprøvekontrollerne træffes der nærmere aftale mellem SBA s sekretariat og DANSK STANDARD om antallet af virksomheder, der udtages til stikprøvekontrol. Der udvælges et repræsentativt udsnit af SBA s medlemmer på baggrund af virksomhedsstørrelse, geografisk beliggenhed og aktivitetsområde. III. IV. De til stikprøvekontrollen udvalgte virksomheder kontaktes af DANSK STANDARD med henblik på fastsættelse af tidspunkt for gennemførelse af stikprøvekontrollen. Virksomheden skal gives et varsel på mindst én uge og højst fire. Inden kontrollen påbegyndes, skal det afklares om den virksomhed, der skal kontrolleres har opnået fritagelse fra et eller flere af Servicenormens krav. Dette afklares mellem DANSK STANDARD og sekretariatet inden kontrollen påbegyndes Sekretariatet skal udlevere kopi af godkendelsesskemaet fra den virksomhed, som der skal gennemføres stikprøvekontrol af.
V. Den person, der udfører stikprøvekontrollen skal være i stand til at foreslå korrigerende handlinger og processer. VI. Den (eller de personer) der gennemfører kontrollen skal konstatere overensstemmelse eller mangel på samme af følgende krav i Servicenormen. a. Lovpligtig arbejdsskadeforsikring og erhvervsansvarsforsikring Der skal konstateres overensstemmelse med de oplysninger virksomheden har indberettet til SBA s sekretariat. b. Eget system til kvalitetskontrol dokumentation for virksomhedens system til kvalitetskontrol. Kontrollanten skal alene konstatere om der forefindes et system til kvalitetskontrol ikke hvordan dette fungerer. c. Virksomhedens kvalitetshåndbog dokumentation for at virksomheden har udarbejdet en kvalitetshåndbog og at denne følges i det daglige arbejde. Kontrollanten skal alene konstatere om der forefindes en kvalitetshåndbog ikke hvad denne indeholder. d. Anvendelse af økologimærkede produkter/miljømærkede midler dokumentation herfor. Dette kan ske ved en gennemgang af de produkter/råvarer, der anvendes af virksomheden. e. Formulering af virksomhedens miljøpolitik dokumentation for at virksomheden har formuleret en miljøpolitik. Kontrollanten skal alene konstatere om der er udarbejdet en miljøpolitik ikke hvad denne indeholder. 2
f. Lovpligtig arbejdsmiljøorganisation Kontrollanten skal konstatere om virksomheden har færre end 10 ansatte og derfor ikke er pligtig til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. Hvis dette ikke er tilfældet, skal virksomheden overfor kontrollanten fremvise dokumentation for etablering af en arbejdsmiljøorganisation for eksempel ved fremlæggelse af mødereferater eller lignende. g. Deltagelse i den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse Kontrollanten skal konstatere om virksomheden har færre end 10 ansatte og dermed ikke har pligt til at gennemgå arbejdsmiljøuddannelsen. Hvis dette ikke er tilfældet, skal virksomheden overfor kontrollanten fremvise dokumentation for at virksomhedens arbejdsmiljørepræsentant og arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen har gennemgået uddannelsen. Dette skal ske ved at virksomheden fremviser diplom eller lignende for gennemført uddannelse. h. Lovkrav om gennemførelse af arbejdspladsvurdering (APV) dokumentation for gennemført APV. i. Virksomhedens arbejdsmiljøledelsessystem dokumentation for virksomhedens arbejdsmiljøledelsessystem. Kontrollanten skal alene konstatere om dette forefindes ikke hvad det indeholder. j. Den formulerede personalepolitik dokumentation for at virksomheden har formuleret en personalepolitik for eksempel ved at fremvise kopi af denne og/eller andre formulerede retningslinjer. Kontrollanten skal alene konstatere om der er udarbejdet en personalepolitik. 3
k. Uniformering af og/eller legitimation for medarbejdere dokumentation for en formuleret politik for uniformering og/eller legitimation af medarbejdere. Dette kan ske ved fremvisning af nedskrevne retningslinjer, eksempler på virksomhedens eventuelle uniformer og legitimationskort for medarbejdere. l. Virksomhedens fraværspolitik dokumentation for en fraværspolitik for eksempel i form af uddrag fra virksomhedens personalehåndbog. m. Virksomhedens integrationspolitik dokumentation for en integrationspolitik for eksempel i form af uddrag fra virksomhedens personalehåndbog. n. Virksomhedens uddannelsesplaner for medarbejdergrupper dokumentation for virksomhedens uddannelsesplaner for eksempel ved fremvisning af kopi af disse. o. Virksomhedens introduktionsforløb for nye ansatte dokumentation for virksomhedens introduktionsforløb for nye ansatte. Dette kan ske i form af nedskrevne retningslinjer herom eller ved fremvisning af kopier af planlagte og/eller gennemførte forløb. p. Brug af underleverandører Såfremt en medlemsvirksomhed leverer traditionel rengøring, vinduespolering og/eller kantine- /cateringservices og anvender underleverandører til disse opgaver, skal virksomheden have udarbejdet en underleverandørpolitik. Desuden skal der være indgået skriftlige kontrakter med de pågældende i henhold til SBA s tjekliste for un- 4
derleverandører. Dokumentation herfor skal fremvises overfor kontrollanten for eksempel i form af kopi af indgåede kontrakter. VII. Efter gennemførelse af stikprøvekontrollen udarbejdes en kontrolrapport. Denne underskrives af kontrollanten og virksomhedens kontaktperson, der har været til stede ved gennemførelse af stikprøvekontrollen. Herefter indsendes rapporten til SBA s sekretariat. Kontrolrapporten skal indeholde oplysninger om hvor, hvornår og af hvem kontrollen er gennemført, samt anførelse af kontaktperson og kontaktoplysninger hos den virksomhed, hvor kontrollen er gennemført. Såfremt den kontrollerede virksomhed har opnået fritagelse fra et eller flere af Servicenormens krav, skal dette fremgå af kontrolrapporten. Eventuel manglende efterlevelse af Servicenormens krav skal fremgå af rapporten, med klar angivelse af hvilke krav, der ikke er efterlevet. Såfremt der i forbindelse med kontrollen er foreslået korrigerende handlinger og procedurer, skal disse fremgå af rapporten. Rapporten skal desuden indeholde kontrollantens vurdering af hvorvidt og hvornår den kontrollerede virksomhed vil være i stand til at efterleve de krav, hvor der i forbindelse med kontrollen er konstateret manglende overensstemmelse. Kontrolrapporten skal alene være en konstatering af hvorvidt den kontrollerede virksomhed efterlever Servicenormens krav. Konsekvenserne af manglende overensstemmelse med Servicenormens krav er ene og alene en beslutning, der træffes af SBA s bestyrelse. VIII. På baggrund af den modtagne kontrolrapport udarbejder sekretariatet en indstilling til SBA s bestyrelse. Med udgangspunkt i kontrolrapporten og sekretariatets indstilling, træffer SBA s bestyrelse beslutning om eventuelle konsekvenser af manglende efterlevelse af Servicenormens krav. Ifølge 7 i SBA s vedtægter kan bestyrelsen fastsætte en bøde ved overtrædelse af foreningens vedtægter, bestemmelser og etiske regler. Manglende efterlevelse af Servicenormens krav, kan medføre bødeansvar. Dette vil afhænge af bestyrelsens vurdering af den konkrete sag. 5
Fastsættelse af eventuel bøde sker på grundlag af et skøn over sagens betydning, og inden for en ramme på mindst kr. 1.000 og højst kr. 500.000. Såfremt bestyrelsen beslutter at fastsætte en bøde, skal den pågældende virksomhed hurtigst muligt orienteres herom. Samtidigt skal den pågældende virksomhed oplyses om, at spørgsmålet om den af bestyrelsen ikendte bøde, kan indbringes for foreningens voldgiftsret jævnfør 25 27 i SBA s vedtægter. Ifølge 13 i SBA s vedtægter kan et medlem ekskluderes, såfremt vedkommende har gjort sig skyldig i grove eller gentagne overtrædelser af foreningens vedtægter, lovligt udfærdigede bestemmelser, etiske regler eller på anden måde udvist en adfærd, der klart er til skade for foreningens gode omdømme. Det er alene bestyrelsens beslutning om manglende efterlevelse af Servicenormens krav skal medføre eksklusion. Såfremt et medlem ekskluderes, skal den pågældende gøres opmærksom på adgangen til at indbring eksklusionsbeslutningen for foreningens voldgiftsret i henhold til 25-27 i SBA s vedtægter. Eventuelle beslutninger om bødestraf eller eksklusion skal meddeles SBA s medlemmer. 6