Referat Organisationsbestyrelsesmøde den 3. november 2014, kl. 19:30 i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Sara, Haugesen, Robert Andersen, Lone Henriksen Afbud: Marie Grundtvig Buss, Hanne Tennes, Lærke Spenner, Jesper Rauff, Nina Winther Overby Fra administrationen: Kundechef Lene Vennits, driftschef Viggo Strøm Børsting, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse Sager til beslutning 1. Referat... 3 2. Årets gang og forslag til mødeplan med KAB 2015... 3 3. Ny udlejningsaftale og blandet beboersammensætning... 4 4. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale... 5 5. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser... 7 6. Nyt fra driftschefen... 8 7. Status og videre proces for vedligeholdelsesmanual for... 8 8. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen... 10 9. Elektronisk håndtering af syn E-syn... 10 10. Næste møde... 11 11. Eventuelt... 11 1/12
Bilag 1: Udkast til årshjul Bilag 2: Udkast til Hovedaftale Bilag 3: Udkast til måling af måslætninger i Hovedaftale Bilag 4: Udkast til Udlejningsaftale Bilag 5: Serviceramme Bilag 6: Velkomstbrev Bilag 7: Opslag ny beboer i opgangen Bilag 8: Aktionsliste Bilag 9: Udkast til vedligeholdelsesmanual Bilag 10: Forslag til vision 2/12
Sager til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 1. oktober 2014 blev udsendt den 11. oktober 2014 og referatet er efterfølgende tilrettet med formandens kommentarer til referatet. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Årets gang og forslag til mødeplan med KAB 2015 For at sikre en god planlægning og gennemsigtighed i bestyrelsesarbejdet har vi udarbejdet et udkast til et årshjul for bestyrelsesarbejdet i (vedlagt som bilag 1). Ligeledes er der fra udarbejdet et forslag til mødeplan for det kommende år: Mandag den 2. februar 2015 Kl. 19.30 Ismjeriet Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 27. april 2015 Kl. 19.30 Ismejeriet Organisationsbestyrelsmøde Mandag den 18. maj 2015 Kl. 19.30 Kostalden Generalforsamling Mandag den 17. august 2015 Kl. 19.30 Ismejeriet Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 28. september 2015 Kl. 19.30 Kostalden Beboermøde Mandag den 2. november 2015 Kl. 19.30 Ismejeriet Organisationsbestyrelsesmøde På grund af blandt andet ferieplanlægning foreslår KAB, at augustmødet flyttes til 31. august 2015. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årshjul og mødeplan Bilag 1: Udkast til årshjul Organisationsbestyrelsen godkendte mødeplan med KAB for 2015 med den ændring, at augustmødet flyttes til 31. august 2015. Udkast til årshjul blev taget til efterretning med tilføjelse af vårfest i juni og ændring af årets gang til året rundt. 3/12
3. Ny udlejningsaftale og blandet beboersammensætning BL's 1. kreds og Københavns Kommune har forhandlet om en ny hovedaftale og udlejningsaftale. Aftalerne foreligger i udkast, se vedlagte bilag. Udlejningsaftalen er på mange måder en videreførelse af den nuværende udlejningsaftale, men aftalen indeholder også en række nye elementer. Princippet om, at kommunen har anvisningsret til hver tredje bolig og at en vis procentdel af en boligafdelings boliger udlejes efter fleksible kriterier, fastholdes. Det har vist sig vanskeligere og vanskeligere at finde boliger til unge medborgere med en lav betalingsevne. Derfor introduceres som led i den boligsociale anvisning et nyt begreb "delebolig". En delebolig er et koncept, hvor flere unge kan anvises til samme bolig. De skal have eget værelse, men fælles faciliteter som køkken og bad deles. Kommunen forventer i samarbejde med at etablere en delebolig til to personer i. En række juridiske ting skal aftales, inden ordningen kan iværksættes. Ordningen evalueres efter et år. Bofællesskab er betegnelsen for en boform, hvor beboerne i det daglige lever tættere sammen end i gængse boliger. Ideen er at skabe rammer for et socialt fællesskab, som beboerne aktivt har tilvalgt. Bofællesskaber kan etableres via ommærkning af almene familieboliger til bofællesskaber f.eks. for børnefamilier eller seniorer. Beboerne har en vis indflydelse på, hvem der flytter ind i bofællesskabet og derfor skal der være klare kriterier herfor. Der er i hovedaftalen fokus på bæredygtighed og pris elementer, der i s tilfælde skal håndteres indenfor de rammer, som fredningen definerer. Københavns Kommune sigter mod at indgå nye udlejningsaftaler med boligorganisationerne inden årets udgang. Succeskriterierne for udlejningsaftalen er, at : Andelen af beboere i aldersgruppen 18 år+, som hverken er i beskæftigelse eller under uddannelse, ikke må stige væsentligt Afdelingen må ikke ændre kategori til udsat område eller 40 plus område Afdelingen kan tiltrække boligsøgende, som opfylder de fleksible kriterier Øget beboertilfredshed, trivsel og tryghed (social kapital) Der er en del teknik forbundet med udlejningsaftalen. Trappetrinsmodellen, udlejningshjulet og den fleksible udlejning, som sigter mod forebyggelse af "udsatte boligområder". Der er behov for en specifik drøftelse, hvor KAB s udlejningschef deltager. Dette vil blive aftalt efterfølgende. 4/12
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen orienterer sig i materialet med henblik på en drøftelse af: - Hvorledes er det gået med den eksisterende udlejningsaftale godt og skidt - Hvorledes forholder bestyrelsen sig til de nye initiativer i udkastet til ny udlejningsaftale - Hvilke initiativer kunne der tages for at sikre en fortsat mangfoldighed i beboersammensætningen unge, ældre, børnefamilier, singler mv. Bilag 2: Udkast til Hovedaftale Bilag 3: Udkast til måling af målsætninger i Hovedaftale Bilag 4: Udkast til Udlejningsaftale Udkastene blev kort gennemgået og drøftet og organisationsbestyrelsen besluttede at afholde møde med s formandskab, Lene Vennits og udlejningschef Finn Larsen. Hvad angår deleboliger, skal bidrage med en delebolig til to personer. Det juridiske grundlag mangler fortsat at blive fastlagt af aftaleparterne. [Administrationen kan efterfølgende bekræfte, at deleboligen skal være en del af den kommunale anvisning, det traditionelle udlejningshjul. Det vil sige, at det ikke er en ekstra bolig, der stilles til rådighed]. Administrationen og organisationsbestyrelsen vil løbende drøfte forskellige initiativer med henblik på at sikre mangfoldighed i beboersammensætningen. Hvad angår den eksisterende udlejningaftale kunne organisationsbestyrelsen glæde sig over, at der ingen tomme boliger var. På negativsiden talte ensidig anvisning og det forhold, at det er svært at komme videre i systemet til en større bolig. 4. KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale En række boligorganisationer har igennem noget tid efterspurgt et øget fokus på den lokale service. KAB igangsætter derfor en lille proces, der kan danne rammen om en dialog om en endnu klarere prioritering af den lokale service. Samtidig tilbyder vi en bedre velkomst til nye beboere gennem en mere målrettet og professionel information. Til dialogen om service er der udviklet et værktøj, der kan bidrage til, at afdelingen får sat fokus på en række servicetemaer. Værktøjet kaldet Servicerammen, se bilag 5, er udviklet i samarbejde med KAB s Forvaltningsudvalg og fremmødte på beboerrepræsentantskabsmøderne i KAB i 2014. Selv om der har været en positiv udvikling i servicen på s ejendomskontor og bestyrelsen er aktivt involveret i at stille specifikke krav, præsenterer vi alligevel materialet for s organisationsbestyrelse. Fokus kan jo altid blive skærpet. Inden for hvert tema indgår en række obligatoriske servicemål, som foreslås at være generelt gældende for alle boligafdelinger i KAB-fællesskabet. Den enkelte boligorganisation/afdeling 5/12
vurderer de obligatoriske servicemål og beslutter, om man ønsker at tilføje yderligere obligatoriske servicemål. Det anbefales, at der inden for hvert servicetema maks. indgår 3-5 obligatoriske servicemål, der kan afspejle, hvad boligorganisationen særligt ønsker at have fokus på. Servicerammen indeholder 5 temaer: 1. At bo og leve alment, 2. Service af ude- og fællesarealer, 3. Service på ejendomskontoret, 4. Service hjemme hos beboeren og 5. Service via IT. Når servicemålene er fastlagt tager driftschefen en dialog med medarbejderne om de obligatoriske servicemål og hvad der skal gøres eller gøres anderledes for at realisere dem. I servicerammen indgår KAB s nye velkomstkoncept. Til denne del af servicerammen er der under KAB s projekt En hånd til alle udviklet en ny metode og en række redskaber til brug for ejendomskontorets modtagelse af nye beboere. Det nye velkomstkoncept består af følgende to elementer: Den nye velkomst fra ejendomskontorerne består af følgende 2 elementer: 1. Driftslederen (eller anden medarbejder) ringer den kommende beboer op og aftaler tidspunkt for nøgleudlevering samt informerer om lejlighedens stand særligt hvis der er B- ordning. I dag henvender den kommende beboer sig selv til ejendomskontoret. 2. På indflytningsdagen udleverer driftslederen (eller anden medarbejder): a) Et velkomstbrev med praktiske og lokale oplysninger, herunder info om fejl og mangelliste, info om A- eller B-ordning, vaskeri, tv, internet, beboerlokale og affald. Afsender er boligorganisationen, men brevet udfyldes og udleveres af driftslederen (eller anden medarbejder). b) Opslag, der kan udfyldes af nye beboere og omdeles via ejendomskontoret i afdelingen. Opslaget fortæller f.eks., at Peter og Ditte flytter ind med 2 børn i 1. tv. den 1. juni. c) En magnet, der f.eks. kan sættes på køleskabet med ejendomskontorets oplysninger. Afdelingen betaler selv for disse magneter til nye beboere. d) Et visitkort med navn på den medarbejder, der flyttede beboeren ind og et telefonnummer, der er aktivt i hele arbejdstiden i 14 dage, hvis der skulle opstå problemer. Afdelingen betaler selv for disse visitkort og eventuelle omkostninger for særlig service telefonnummer. Det indstilles - at organisationsbestyrelsen beslutter om de foreslåede obligatoriske servicemål, der indgår i servicerammen, kan godkendes og fastlægger den videre proces - at organisationsbestyrelsen beslutter, om der lokalt i boligorganisationens afdelinger skal indgå yderligere obligatoriske servicemål i servicerammen end de allerede fastsatte - at organisationsbestyrelsen beslutter, at det nye velkomstmateriale indgår i boligorganisationens obligatoriske servicemål i servicerammen 6/12
Bilag 5: Servicerammen Bilag 6: Velkomstbrev Bilag 7: Opslag ny beboer i opgangen Lene Vennits konkretiserede konceptet. Formanden orienterede om, at for nuværende har akutnumre, som beboerne kan ringe til. Orientering om evnetuelle opkald til akutnumrene tilgår organisationsbestyrelsen via ejendomskontoret. Velkomstmaterialet skal tilpasses specifikt til. Driftschef Viggo Strøm Børsting påtog sig opgaven i samarbejde med Lene Vennits, ligesom Marianne (H 104) vil blive involveret. 5. Afskaffelse af diæter ved BL-kurser I dag er det praksis, at beboervalgte ved deltagelse i BL-kurser får udbetalt en dagsdiæt på 116 kr. Sidste år deltog 119 beboervalgte fra 17 boligorganisationer i 201 BL-kursusdage og fik dermed udbetalt diæter. Der er to forhold, der begrunder indstillingen om afskaffelse af diæter ved BL-kurser. 1. Diæter er ikke skattepligtige, men de skal indberettes til SKAT. Hvis man derfor er på kontanthjælp, vil diæten blive modregnet. Det betyder, at nogle deltagere er bedre stillet end andre. 2. Der er uforholdsmæssig meget administration forbundet med udbetalingen, så det langt overstiger det beløb, den enkelte får udbetalt. Afskaffelsen af diæter vil ikke påvirke muligheden for at få transportgodtgørelse, der videreføres efter de gældende regler. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at diæter til BL-kurser afskaffes. I har der ikke været udbetalt diæter og det vil der heller ikke blive fremover. 7/12
Sager til orientering 6. Nyt fra driftschefen Der vedlægges aktionsliste som Bilag 8 fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager aktionslisten til efterretning. Bilag 8: Aktionsliste Omkring maskinparken forklarede Viggo Strøm Børsting, at der er penge afsat i budgettet til mindre støjende maskiner. Der vil blive indkøbt en elektrisk ladvogn til serviceopgaver samt en mulitmaskine med lavt DB til fejning etc. Til pkt. 10 Affaldshåndtering svarede Viggo på forespørgsel, at ekstra sortering foregår på containerplads, hvor spandene er sat op. Københavns Kommune har varslet en opkrævning på 1.500 kr. per spand per fejlsortering. Piktogrammer til spandene kan printes via København Kommunes hjemmeside. Organisationsbestyrelsen vil på internt møde diskutere kildesortering og affaldssortering generelt og efterfølgende diskutere strategi med ejendomskontoret. På forespørgsel omkring pkt. 11 Nøglesystem svarede Viggo, at han vil en rykke for en løsning. Omkring pkt. 13 Legeplads svarede Viggo på forespørgsel, at det fungerer med den årlige inspektion, som foretages af en udefra certificeret. Hvad angår punkt 15 Rotter informerede Viggo om, at der var blevet afholdt et fællesmøde i teamet, hvor skadedyrskonsulent gennemgik, hvad der kunne gøres for at imødegå rotteplage. s samlede ejendomskontor deltog i mødet. Endelig informerede Viggo om, at organisationsbestyrelsen i løbet af året vil blive opdateret omkring økonomiske konsekvenser ved at have en lærling. Da der ikke var yderligere til aktionslisten, tog organisationesbestyrelsen denne til efterretning. 7. Status og videre proces for vedligeholdelsesmanual for Der har gennem længere tid været arbejdet på en vedligeholdelses- og udviklingsmanual for. Der foreligger nu et udkast til manual, som skal forhandles med Kulturstyrelsen. 8/12
Det er vigtigt at holde fast i, at manualen på trods af sit omfang skal være et opslagsværk, som kan guide bestyrelsen og den enkelte beboer. Det er ambitionen, at manualen skal lette og forhåbentlig også billiggøre vedligeholdelsen af. Den skal sikre værdierne samtidig med, at det moderne byliv kan udleves i. Med hensyn til udearealerne udestår en præcisering bl.a. med hensyn til beplantning af friarealer bærbuske ol. Der er aftalt et forløb herom. Til inspiration har vi udarbejdet et forslag til en vision for, hvad er og skal kunne samt illustreret rammerne for dette udviklingsrum. Dette kan fx sættes ind i indledningen af manualen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter udkastet og den videre proces. Bilag 9: Vedligeholdelsesmanual Bilag 10: Forslag til vision Organisationsbestyrelsen drøftede udkastet til vedligeholdelsesmanual og fastslog, at såvel råderet som udearealer er udestående og at dele af råderetten hører hjemme som et bilag til manualen samt at forhold vedrørende udearealer indkorporeres i manualen. Det blev aftalt, at der arbejdes videre med råderetten og at Viggo Strøm Børsting sender udkast til råderet for til formanden. Det blev ligeledes aftalt, at råderet skal ligge klar til møde med Kulturstyrelsen. Viggo orienterede om, at der er aftalt møde omkring udearealer. Administrationen indkalder til møde om manual med Kulturstyrelsen, Mikala Kloppenborg, formanden samt Lene Vennits og Viggo Strøm Børsting. Omkring forslaget til vision/rammebetingelser fandt organisationsbestyrelsen, at beboere/årsmødet i givet fald skulle stå øverst i stedet for Kulturstyrelsen. Organisationsbestyrelsen ville dog lige vurdere, om de ønskede visionen sat ind i manualen som en præambel. 9/12
8. Orientering om lancering af Psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning angående beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden og der er åbent på hverdage mellem kl. 09.00 22.00. I tidsrummet kl. 16.00 22.00 dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august 2015. I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organistionsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og oplyste, at psykiatrilinjen allerede er lanceret på s intranet. 9. Elektronisk håndtering af syn E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden november 2014 til marts 2015. Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret og giver dermed en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være 20-40 minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. 10/12
Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn,leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til 3.438 kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre 6.875 kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om E-syn til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 10. Næste møde Næste møde med KAB er planlagt til mandag den 2. februar 2015 kl. 19.30 11. Eventuelt Næstformand Marie Buss har informeret bestyrelsen om en indbrudsbølge i blokkene R og P, hvor det er forsøgt at trænge igennem dørene uden held. Alle bedes skærpe øjne og ører og holde ekstra godt øje med hinanden. Børnehaven bruger støjende bladblæser kl. 7 om morgenen. Viggo Strøm Børsting vil tale med forstanderen af børnehaven. Fodboldklubben Skjolds festlokaler bruges tilsyneladende som udlejningslokale og brugerne udviser en meget støjende adfærd. Det er gentagne gange meldt til politiet. Robert Andersen påtager sig opgaven med at indsamle informationer fra andre naboer om støj og melde tilbage til Viggo, som vil vurdere next step. Lene Vennits informerede på vegne af økonomimedarbejder Ragavan Rudran om intensiv brevveksling med Vilhelm (B 31) om gebyrer til YouSee ved pakkeskift. Viggo skriver til Vilhelm med information om, hvordan sagen om pakkeskift konkret håndteres. Lene orienterede om, at revisionen har været på uanmeldt besøg og at de havde fokus på udlejning af Kostalden, vaskehuse og Museet. 11/12
Omkring udlejning af Kostalden blev det oplyst, at eksterne kun kan reservere ½ år i forvejen, mens der for interne ingen restriktion er. Desuden bruges Kostalden hver mandag af foreningen, ligesom den udlejes til såvel beboeraktiviteter som interne arrangementer. Lene vil bede Ragavan sikre, at administrationen får en årlig oversigt fra over udlejningen af Kostalden opgjort med intern brug, intern udlejning samt ekstern udlejning. Hvad angår vaskehuse, så har ikke fælles vaskeri, men vaskehuse. Der foreligger referat fra beboermøde eller generalforsamling hvoraf det fremgår, at det ikke kan betale sig at etablere individuel afregning af vand/strøm, idet udgifterne ikke står mål med arbejdet. Formanden finder referatet og sender det til Viggo, som efterfølgende vil udarbejde en beregning til revisionen med referatet som bilag. Administrationen undersøger, om der foreligger en dispensation for ikke at afregne individuelt. Findes en sådan ikke, skal der søges dispensation. Omkring museet oplyset organisationsbestyrelsen, at der ikke bliver tale om indtægtsdækkende virksomhed i købmandsgården, det er udelukkende museum. 12/12