Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 22. august 2011, kl i Ismejeriet

Transkript

1 Referat #JobInfo Criteria=S1# Organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 22. august 2011, kl i Ismejeriet Til stede: Stine Gotved, Marie Buss, Niels Rasmussen, Morten Skipper Dinesen, Lone Henriksen, Susanne Hviid Thune, Robert Andersen, Steen Donsby, Gitte og Vilhelm fra IT-/TV-gruppen, Benedicte fra Ismejeriudlejningen Afbud fra: Hanne Tennes, Jonas M. Cohen Fra administrationen: Områdechef Lone Skriver, driftschef Viggo Strøm Børsting, økonomimedarbejder Maja Didic, sekretær Gitte Nielsen (referent) Indholdsfortegnelse Til beslutning Referat Ismejeriudlejningen v/ Benedicte (L152) IT/TV-gruppen v/ Vilhelm (B 31) Konstituering efter generalforsamling Afdelingsmøde den 26. september Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Afskaffelse af karenstid for flytninger Tilbud på KAB s nye fælles forsikringsramme Energiaftale med KAB... 8 Til orientering Nyt fra driftschefen Dialogmøde med Københavns Kommune Næste møde Eventuelt /12

2 #JobInfo Criteria= Bilagsoversigt Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 2: Indkaldelse til afdelingsmøde Bilag 3: Pjece om KAB//Bolignøglen Bilag 4: Beslutningsoplæg, forsikring af Bilag 5: Aftale om Ressourceadministration Bilag 6: Aftale om Forbrugsregnskaber Bilag 7: Aftale om Energi- og varmekonsulentydelser Bilag 8: Aktionsliste pr. 11. august 2011 Bilag 9: fra Københavns Kommune om repræsentanter for ved styringsdialogmødet Bilag 10: Styringsrapport for almen boligorganisation med egne boligafdelinger Bilag 11: Oplysningsskema for afdelingen 2/12

3 Af praktiske #JobInfo årsager Criteria= blev det besluttet, at rykke punkterne 3, 5 og 2 frem som de forreste på dagsordenen, hvorefter Maja Didic forlod mødet. Til beslutning 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 26. april 2011 blev udsendt den 16. maj Der er ikke indkommet bemærkninger til referatet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Ismejeriudlejningen v/ Benedicte (L152) Dialog med Benedicte, L 152, som står for udlejningen af Ismejeriet. Eventuelle problemstillinger vil blive drøftet under mødet, hvor KAB er til stede. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager drøftelsen til efterretning. Punktet blev behandlet som punkt nr. 3 på dagsordenen. Organisationsbestyrelsen bemyndigede formanden til i fællesskab med Benedicte at gennemrette og stramme op på udlejnings kontrakten til Ismejeriet. Blandt andet skal det præciseres, at der ikke må annonceres om leje af Ismejeriet, ligesom lejer og festafholder skal være beboer i. Overholdes sidstnævnte ikke vil det medføre inddragelse af det indbetalte depositum. Næstformand Marie Buss vil udarbejde forslag til, hvordan arrangementerne kan organiseres og med hvilken frekvens Ismejeriet må lejes ud til eftermiddagsarrangementer. På det kommende afdelingsmøde vil organisationsbestyrelsen komme med forslag til prisfastsætning. Organisationsbestyrelsen tog drøftelsen til efterretning. 3/12

4 3. IT/TV-gruppen #JobInfo Criteria= v/ Vilhelm (B 31) Dialog med Vilhelm, B 31, som står for IT/TV-gruppen. Eventuelle problemstillinger vil blive drøftet under mødet, hvor KAB er til stede. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager drøftelsen til efterretning. Punktet blev behandlet som punkt nr. 1 på dagsordenen. Vilhelm ridsede kort problemstillingen omkring You See og varslingen af antennebudgettet op. Økonomimedarbejderen kunne imidlertid meddele, at antennebudgettet skal varsles en måned før ikrafttræden, hvorfor antennebudgettet kan udarbejdes i november og varsling kan udsendes uden ekstra omkostninger. Områdechef Lone Skriver og driftschef Viggo Strøm Børsting lovede at undersøge, hvorvidt det er muligt at ændre teksten på det standardbrev, hvor der på tro og love skrives under, at vedkommende beboer ikke har TV. Vilhelm vil i gruppens næste referat orientere om, at beboere selv kan henvende sig til You See og individualisere de kanaler, der findes i fællespakken. Det blev besluttet, at der fremover til lejekontrakten vil blive vedlagt en blanket til valg af tv-pakke. På forespørgsel svarede driftschefen, at KAB ikke har personale, som kan hjælpe boligafdelingerne med IT. Er der konkrete problemstillinger kan der rettes henvendelse enten til driftschefen eller forretningsfører Jonas M. Cohen.. Organisationsbestyrelsen tog drøftelsen til efterretning. 4. Konstituering efter generalforsamling Efter generalforsamling skal bestyrelsen, i henhold til vedtægterne, konstituere sig med en næstformand. Endvidere skal der efter gældende forretningsordens 2 ske konstituering af aktivitetslistefører, arkivar, kasserer, web-ansvarlig og referent. Som bilag 1 vedlægges gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen. På generalforsamlingen blev Stine Gotved genvalgt som formand ligesom Lone Henriksen og Susanne Hviid blev genvalgt, alle 3 for 2 år. Hanne Tønnes blev valgt ligeledes for 2 år og Niels Rasmussen blev valgt for 1 år. Som suppleanter blev Robert Andersen og Steen Donsby valgt. 4/12

5 #JobInfo Criteria= Det indstilles, at organisationsbestyrelsen konstituerer sig. Bestyrelsen konstituerede sig således: Marie Buss næstformand Lone Henriksen listefører Morten Skipper Dinesen kasserer Susanne Hviid Thune web ansvarlig Hanne Tennes arkivar 5. Afdelingsmøde den 26. september 2011 Dagsorden og indkaldelse til afdelingsmødet den 26. september 2011 gennemgås og godkendes til udsendelse. Budget for afdeling for perioden gennemgås og forudsætter en nødvendig merindtægt på kr., svarende til 3,13 % af nuværende leje eller 31,31 kr. pr. m 2 for almene boliger. Budgettet er fremsendt til afdelingsbestyrelsen den 29. juni Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender dagsordenen samt driftsbudgettet for 2012 til forelæggelse til godkendelse på budgetmødet, og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Bilag 2: Indkaldelse til afdelingsmøde Økonomimedarbejder Maja Didic havde til mødet udarbejdet en ny version med samme procentvise huslejestigning. Ændret var forsikringstilbuddet, som er lavere end det først budgetterede samt at der ikke skal betales moms ved ekstern udlejning af Kostalden. På forespørgsel svarede Maja, at der gerne må opkræves differentieret leje for intern og ekstern udlejning. Maja gjorde ligeledes opmærksom på, at organisationsbestyrelsen skal søges om kommunal godkendelse af leje og at dette skal ske via KAB. Susanne kontakter forretningsfører Jonas M. Cohen. Omkring stigningen i renovationsudgifter forklarede Maja, at det skyldes, at opkrævning af affaldsgebyrer er lavet om, således at der ikke længere betales efter volumen, men efter lejemål. 5/12

6 Driftschef #JobInfo Viggo Criteria= Strøm Børsting forklarede, at udgiften til renholdelse stiger på grund af lønninger og afløsning ved sygdom. En medarbejder, der fratræder udløser øjeblikkelig udbetaling af feriepenge og dertil kommer afløsning. Budgettet vil på afdelingsmødet blive detaljeret gennemgået af økonomisk konsulent Marit Frederiksen. Maja mailer budgettet til organisationsbestyrelsen og udarbejder komprimeret budget, som skal omdeles til beboerne inden afdelingsmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte driftsbudgettet for 2012 til forelæggelse til godkendelse på budgetmødet og tog i øvrigt orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte ligeledes dagsordenen til afdelingsmødet. 6. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet, som træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles, at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KABfællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. 6/12

7 #JobInfo Criteria= Bilag 3: Pjece om KAB// Bolignøglen Områdechef Lone Skriver forklarede om den nye fælles venteliste. Siger alle ja, kan der være lejemål på listen, som vil omfatte familieboliger, men ikke ældre- og ungdomsboliger. Lone Skriver fremviste powerpointshow og gennemgik fordele og ulemper ved en fælles venteliste. Organisationsbestyrelsen var interesserede i at få at vide, hvorvidt der i fortrinsretten kan laves en regel om, at 25 % går til ekstern venteliste og resten til beboerne. Lone Skriver forklarede, at en sådan dispensation skal søges hos ministeriet, hvilket KAB i givet fald gerne vil være behjælpelig med. Lone Skriver besvarede opklarende spørgsmål undervejs og anbefalede organisationsbestyrelsen at sige ja til den fælles venteliste for at være med i fællesskabet. Organisationsbestyrelsen udbad sig betænkningstid til efter bestyrelsesmødet den 5. september, hvor emnet vil blive drøftet. Organisationsbestyrelsens beslutning vil herefter blive meddelt KAB. Såfremt organisationsbestyrelsen siger ja til fælles venteliste, vil man på afdelingsmødet spørge, hvorvidt der er interesse for at søge dispensation for fortrinsretten. I givet fald vil KAB arbejde på at søge dispensation i ministeriet. 7. Afskaffelse af karenstid for flytninger På organisationsbestyrelsens seneste møde under eventuelt blev det drøftet at afskaffe karensperioden i forbindelse med flytninger for s beboere. Dette kunne ifølge vedtægterne ikke vedtages under eventuelt. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter at afskaffe karensperioden for beboere, som flytter. Organisationsbestyrelsen besluttede at afskaffe karenstiden og områdechef Lone Skriver vil sørge for, at den slettes i KAB s system. 7/12

8 #JobInfo Criteria= 8. Tilbud på KAB s nye fælles forsikringsramme Som det er bestyrelsen bekendt, besluttede organisationsbestyrelsen at tage stilling til et nyt tilbud om forsikring. Af bilag 4 fremgår et nyt forsikringstilbud, hvoraf det fremgår, at præmien stiger med 11 %. Dette er mindre end forventet. Der skal i forbindelse med tilbuddet gøres opmærksom på, at tilbuddet er afgivet før skybruddet den 2. juli 2011, hvorfor det vurderes, at indhentning af andre tilbud i dag vil blive dyrere. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter tilbuddet og evt. tilslutter sig tilbuddet om ny forsikring. Bilag 4: Beslutningsoplæg, forsikring af Organisationsbestyrelsen undrede sig over, at vindskader i s oversigt klassificeres som hærværk. Driftschef Viggo Strøm Børsting forklarede, at det formentlig skyldes, at det skrives ind under samme kategori som hærværk, deraf overskriften. Viggo vil undersøge dette. Organisationsbestyrelsen drøftede tilbuddet og tilsluttede sig tilbuddet om ny forsikring. 9. Energiaftale med KAB På det seneste organisationsbestyrelsesmøde blev der orienteret om de nye administrationsaftaler på energiområdet, som KAB leverer. KAB har ændret på administrationsaftalernes udformning. Formålet er at have et mere gennemskueligt system, hvor det er nemmere at få overblik over hvad der leveres af administration. Administrationen består af tre former for administrationskontrakter; Ressourceadministration (RA) (bilag 5), Energi- og varmekonsulentydelse (EVK) (bilag 7) og Forbrugsregnskaber (bilag 6). Administrationsaftalerne er ikke udfyldt, men ved hvert bilag ligger en ekstra side, hvoraf det fremgår, hvilken ydelse modtager i dag. På mødet vil de tre administrationsaftaler blive udfyldt og underskrevet. modtager i dag ressourceadministration, hvilket aftalen Ressourceadministration (RA) omhandler. For drejer det sig i alt om ,25 kr. for i alt 245 boliger på årsplan. 8/12

9 #JobInfo har Criteria= ingen aftale med KAB om forbrugsregnskaber, da dette varetages af et eksternt firma. For en god ordens skyld skal Forbrugsregnskaber underskrives således, at der ikke opstår misforståelser på et senere tidspunkt. KAB tilbyder til hver en tid at give et tilbud på, hvad det vil koste at få leveret denne ydelse fra KAB. modtager en ydelse fra en Energi- og varmekonsulentydelser, Energi- og varmekonsulent ydelse (EVK). For s vedkommende drejer det sig om i alt ,75 kr. på årsbasis. I denne indstilling er der ikke foreslået en ændring i forhold til de ydelser, som hidtil har modtaget. Der er dog mulighed for at få indskrevet nye ydelser, hvis organisationsbestyrelsen ønsker det. De administrationsaftaler, som fremlægges og udfyldes, udfyldes som udgangspunkt med de nuværende ydelser. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter de nuværende energiydelser, som modtager i dag, og underskriver de tre administrationsaftaler; Ressourceadministration (RA) (bilag 5), Energi- og varmekonsulentydelse (EVK) (bilag 7) og Forbrugsregnskaber (bilag 6). Bilag 5: Aftale om ressourceadministration Bilag 6: Aftale om forbrugsregnskaber Bilag 7: Energi- og varmekonsulentydelse Driftschef Viggo Strøm Børsting gennemgik kort energiydelserne. På forespørgsel lovede han at undersøge, hvorvidt forbrugsinformationen kan fås elektronisk. Viggo understregede, at der skrives under på status quo og at priser og ydelser er beskrevet i aftalerne. Organisationsbestyrelsen underskrev de tre administrationsaftaler: Ressourceadministration, Energiog varmekonsulentydelse samt Forbrugsregnskaber. Til orientering 10. Nyt fra driftschefen Der vedlægges som aftalt aktionsliste (bilag 8) fra seneste møde mellem driftschefen og ejendomskontoret. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 9/12

10 Bilag #JobInfo 8: Aktionsliste Criteria= pr. 11. august 2011 Det indstilles, organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Driftschef Viggo Strøm Børsting gennemgik aktionslisten overordnet og besvarede spørgsmål undervejs. Omkring punkt 7 budgetkontrol svarede Viggo på forespørgsel, at der ikke bør stå for store beløb tilbage på konto 116, idet det kan indikere, at man har glemt at sætte vedligeholdelsesarbejder i gang. Omkring punkt 12 og gavlisolering er det blok 1, der er tale om. På forespørgsel omkring pkt. 13 legepladsen og nyt fra Kulturarvsstyrelsen svarede Viggo, at der netop nu er aftalt møde mellem områdechef Lene Vennits, forretningsfører Jonas M. Cohen, Viggo og Kulturarvsstyrelsen den 7. oktober Hvad angår pkt. 14 og affaldshåndtering orienterede Viggo om, at den aftale, der er indgået med vognmand om ekstra afhentning er med i budgettet, men at det selvfølgelig er en løsning med ekstra udgift. Hvad angår pkt. 17 vandskade, så har Viggo i samråd med ejendomskontoret bedt mæglerne om at intensivere affugtningen, som er meget utilstrækkelig. Der skal passes meget på, at der ikke udvikler sig skimmelsvamp. Viggo understregede vigtigheden af, at holdes skadesløs, hvis skadeservicefirmaet ikke har udvist rettidig omhu. Forsikringsmægler er orienteret om dette. Omkring pkt. 18 og skybrud hilste organisationsbestyrelsen eventuelle tiltag for at fremtidssikre imod lignende uheld meget velkomne. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11. Dialogmøde med Københavns Kommune 2011 Københavns Kommune har inviteret til det årlige dialogmøde, mødet bliver afholdt den 29. november Til grundlag for mødet bliver der udarbejdet en såkaldt dokumentationspakke, som dels består af en række statistik og dels en række emner, som ønsker at drøfte med kommunen. Københavns Kommune ønsker at gennemføre dialogmøderne på et administrativt plan. Dette skyldes, at boligorganisationerne i København allerede har et politisk forum, hvor kommu- 10/12

11 nens #JobInfo politikere Criteria= og boligorganisationernes politiske repræsentanter mødes. Boligselskaberne er der repræsenteret ved Boligselskabernes Landsforenings 1. kreds (BL s 1. kreds). Dokumentationspakken består af to skemaer, et for organisationen og et for boligafdelingen. Organisationsbestyrelsen vil drøfte de åbne spørgsmål i skemaerne. De lukkede spørgsmål (statistiske oplysninger) vil blive trukket elektronisk via en database. KAB vil også skulle levere en række oplysninger, som endnu ikke er klar. Derfor foreslås det, at s formandskab bemyndiges til at godkende den endelige dokumentationspakke. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter emner til dokumentationspakken for henholdsvis s organisation og boligafdeling. Derudover indstilles det, at organisationsbestyrelsen bemyndiger formandskabet til at godkende den endelige dokumentationspakke, når den foreligger. Organisationsbestyrelsen beklagede Københavns Kommunes ønske om at gennemføre dialogmøderne på administrativt plan, men tog det i øvrigt til efterretning. Organisationsbestyrelsen bemyndigede formandskabet til at arbejde med besvarelsen af spørgsmål. Områdechef Lene Vennits og forretningsfører Jonas M. Cohen har tilbudt at deltage i møde med formandskabet for at belyse eventuelle spørgsmål i forbindelse med udfyldelsen af skemaerne. Dette tog organisationsbestyrelsen til efterretning. Bilag 9: fra Københavns Kommune om repræsentanter for ved styringsdialogmødet Bilag 10: Styringsrapport for almen boligorganisations ned egne boligafdelinger Bilag 11: Oplysningsskema for afdelingen 12. Næste møde Næste møde med KAB er aftalt til mandag den 7. november 2011 kl Afdelingsmøde afholdes den 26. september 2011 kl i Kostalden. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der er aftalt organisationsbestyrelsesmøde uden KAB den 5. september 2011 kl Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11/12

12 #JobInfo Criteria= 13. Eventuelt Susanne orienterede om, at der er problemer med hjemmesiden, idet man kommer forbi login og direkte ind. Marie orienterede om, at der er tanker om at lave et bytteforum på hjemmesiden. På forespørgsel om, hvorvidt det er muligt at slukke for bip-tonen på liften, der kører rundt og renoverer, svarede driftschef Viggo Strøm Børsting, at det ikke er muligt og at tonen skyldes sikkerhedshensyn. 12/12