Vejledning for tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks pulje (DDB Puljen) September 2014 1. Om vejledningen Denne vejledning gælder for tilskud fra Danskernes Digitale Biblioteks pulje (DDB Puljen) for ansøgningsåret 2014. Vejledningen er offentliggjort på DDB s hjemmeside www.danskernesdigitalebibliotek.dk under rubrikken DDB Puljen. Eventuelle meddelelser om hvordan vilkår for tilskud fra og behandling af ansøgninger til DDB Puljen skal forstås, offentliggøres samme sted. Ud over de anvisninger for ansøgninger, der findes i denne vejledning, fastsættes der i selve tilsagnsbrevet vilkår for det enkelte projekt. For driftstilskud til nettjenester gælder endvidere lov nr. 1531 af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet (driftstilskudsloven) med senere ændringer. Denne vejlednings afsnit 2 indeholder fælles bestemmelser for projekttilskud og driftstilskud, afsnit 3 omhandler projekttilskud og afsnit 4 driftstilskud. 2. Fælles bestemmelser for projekttilskud og driftstilskud 2.1 Formålet med tilskud fra DDB Puljen Midlerne i DDB Puljen er afsat til at fremme DDB-samarbejdet. Fra DDB Puljen ydes tilskud til projekter og initiativer, der bidrager til effektivisering, udvikling, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes digitale tilbud, som kan sikre borgerne nem adgang til udvalgt, kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. Det er endvidere sigtet med DDB Puljen at yde støtte til bibliotekers drift af nettjenester, der har opbakning hos bibliotekerne, som har væsentlig biblioteksfaglig og -politisk betydning og som ikke eller kun i begrænset omfang kan drives uden tilskud fra DDB Puljen. 2.2 Ansøgning og ansøgningsfrist Web-ansøgningen på www.danskernesdigitalebibliotek.dk skal anvendes. Kravene til udformning af ansøgningen fremgår af den elektroniske ansøgningsblanket med tilhørende hjælpetekster. Ansøgningsfristen er onsdag den 15. oktober 2014 kl. 14.
Den elektroniske ansøgning skal være afsendt senest på dagen for ansøgningsfristen kl. 14.00. Det kan ekstraordinært i henhold til meddelelse fra DDB på hjemmesiden indsendes ansøgninger til DDB sekretariatet uden for den fastsatte ansøgningsfrist. Et underskrevet eksemplar af ansøgningen skal indskannes og fremsendes pr. mail til Danskernes Digitale Bibliotek. Underskriver er den juridisk/økonomisk ansvarlige for projektet (institutionens leder). Det underskrevne eksemplar af ansøgningen kan eftersendes efter ansøgningsfristen den 15. oktober. Ansøgningen anses for rettidig, når den elektroniske ansøgning er afsendt inden for ansøgningsfristen. Ansøgningen sendes til: ddb@kulturstyrelsen.dk For sent modtagne ansøgninger kommer ikke i betragtning Der kan fastsættes ekstraordinære ansøgningsfrister. I så fald offentliggøres meddelelse herom særskilt på DDB s hjemmeside. 2.3 Hvem kan søge? I udgangspunktet er det kun folkebiblioteker, som er tilsluttet DDB-samarbejdet, der kan ansøge om projekttilskud fra DDB Puljen. Dog kan også nettjenester ansøge om projekttilskud, hvis nettjenesten ejes og drives af et eller flere biblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et konsortium, en forening e.l., hvori et eller flere af de af DDB-samarbejdet omfattede biblioteker deltager. Nettjenester, som ejes og drives af biblioteker, der er med i DDB-samarbejdet, kan endvidere ansøge om tilskud til drift af nettjenesten. 3. Projekttilskud 3.1 Hvad kan der søges projekttilskud til? Der ydes kun tilskud til projekter, der tager sigte på udvikling af digitale løsninger, der kan indgå i DDB-samarbejdet og komme flest mulige folkebiblioteker til gode. Der kan indgå elementer i et projekt, som fx angår det fysiske biblioteksrum, men projektet skal primært vedrøre udvikling, effektivisering, synliggørelse og/eller øget anvendelse af folkebibliotekernes fælles digitale tilbud. Der kan søges om tilskud til digitale projekter og tilskud til projektmodning. Der ydes ikke tilskud til projekter, hvor det må lægges til grund, at ansøgningen hovedsagelig tager sigte på udvikling af digitale ydelser med henblik på salg af ydelserne, herunder udvikling af særlige serviceydelser omfattet af biblioteksloven 20. Det bemærkes, at hvis et projekt, der har opnået tilskud fra DDB Puljen, måtte resultere i en ydelse, der med hjemmel i bibliotekslovens 20, i anden lovgivning eller i kommunalfuldmagtsreglerne, kan tilbydes mod betaling, kan der være fastsat krav om, at tilskuddet skal indgå som en omkostning ved prisfastsættelsen af ydelsen. 2
Der gives ikke tilskud til administration og overhead af et projekt, men udgifter til administration kan indgå som egenfinansiering med maksimalt 3 pct. af den samlede egenfinansiering. Der ydes normalt ikke tilskud til it-udstyr og inventar, som kun kommer ansøger til gode lokalt. 3.2 Bevillingsforudsætninger Hvis der opnås tilsagn om tilskud fra DDB Puljen, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsforudsætninger for tilskuddet. Et tilsagn om tilskud fra DDB Puljen ydes altid på betingelse af 1) at de i tilsagnsbrevet fastsatte bevillingsforudsætninger opfyldes, 2) at tilskuddet anvendes i overensstemmelse med det i ansøgningen anførte om projektets økonomi, om projektplanen og det i øvrigt i ansøgningen anførte, 3) at DDB-sekretariatet uden ugrundet ophold informeres om væsentlige ændringer i projektet med henblik på godkendelse heraf, 4) at tilskuddet helt eller delvis kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes som anført i ansøgningen, i overensstemmelse med de fastsatte bevillingsforudsætninger eller i overensstemmelse med eventuelt senere godkendte ændringer. De bevillingsforudsætninger, som almindeligvis fastsættes i tilsagnsbrevet er følgende: 3.2.1 Samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen Af hensyn til samspil med og integration til de øvrige komponenter i DDB-infrastrukturen skal den udviklede løsning, komponent e.l. være undergivet open source-licens. Herved forstås, at kildekoden gøres tilgængelig ved udvikling af løsningen, komponenten e.l. eller ved genimplementering af eksisterende funktionalitet. Open source-licensen for den udviklede løsnings eller komponents kildekode er GPLv3 og for webbaserede systemer Affero-GPL (AGPLv1). Andre licenser, der skal være OSI godkendte licenser 1, kan godkendes af DDB-sekretariatet. Ved overdragelse af den udviklede løsning til drift i DDB-infrastrukturen skal det endvidere sikres, at den udviklede løsning, komponent e.l., der er undergivet open source-licens, repræsenterer den funktionelle helhed af den udviklede løsning, komponent e.l. Der må ikke uden DDB-sekretariatets udtrykkelige godkendelse forekomme tekniske afhængigheder i den udviklede løsning, komponent e.l., som ikke er undergivet open source-licens. Den udviklede løsning, komponent e.l. skal kunne indgå i DDB-infrastrukturen, fx ved benyttelse af DDB s infrastruktur-komponenter såsom login, CMS og indholdsdeling. Hvis DDB ønsker det, skal den udviklede løsning, komponent e.l. overdrages til DDB med henblik på at stille løsningen, komponenten e.l. til rådighed for den samlede bibliotekssektor. 3.2.2 Dialog med DDB-sekretariatet Tilskudsmodtager skal være indstillet på at indgå i løbende dialog med DDB-sekretariatet. Ved projektets start kan det aftales, at DDB-sekretariatet yder rådgivning, og at der foretages en forventningsafstemning. 3.2.3 Indholdsdeling 1 http://opensource.org/licenses/alphabetical 3
Tilskudsmodtager skal levere en plan for fremtidig deling af indhold på tværs af folkebiblioteker, hvis dette er relevant. 3.2.4 Statistik Tilskudsmodtager skal levere statistik for benyttelse. Det kan aftales med DDB-sekretariatet, hvad der er de væsentligste parametre for statistikken. 3.2.5 Fremtidssikring Tilskudsmodtager skal sikre, at der tilvejebringes nødvendig dokumentation med henblik på overdragelse af projektets resultater, fx i form af forretningsmodel, business case, dokumentation o.l., hvis der ønskes fremtidig drift i DDB-regi. Al it-udvikling skal som udgangspunkt følge T!NG kode-retningslinjer 2. Tilskudsmodtager kan foreslå alternative retningslinjer for kvalitet i den udviklede løsning, komponent e.l. til DDB s godkendelse. 3.3 Proces forud for ansøgning til DDB Puljen 3.3.1 Strategiske indsatsområder DDB s Koordinationsgruppe og DDB s Styregruppe har fastsat de strategiske indsatsområder, som udgør en ramme for tilskud fra DDB-puljen for ansøgningsåret 2014. Indsatsområderne er: 1) Projekter, der gør digitale løsninger mere synlige. 2) Projekter, der bidrager til fælles formidling på tværs af bibliotekerne. 3) Projekter, der giver en bedre brugeroplevelse. 4) Projekter, der har karakter af frie forsøg, som falder uden for de i nr. 1 til nr. 3 nævnte kategorier. 3.3.2 Ideudviklingsproces Der har forud for ansøgningsfristen til DDB Puljen været afholdt en ideudviklingsdag i september for alle DDB-bibliotekerne, hvor bibliotekerne i fællesskab har kunnet drøfte og kvalificere projektideer. Det er ikke en betingelse, for at et projekt kan opnå tilskud fra DDB Puljen, at projektet som projektide har været drøftet og har fået opbakning hos bibliotekerne på ideudviklingsdagen. Det er på den anden side heller ingen garanti for tilsagn om tilskud, at et projekt som projektide har været drøftet og har fået opbakning blandt bibliotekerne på ideudviklingsdagen. 3.4 Økonomi Projekter, der gennemføres af folkebiblioteker eller andre kommunale institutioner, bør være delvis finansieret af kommunen. Egenfinansieringen bør normalt udgøre 40 pct. af det samlede budget. Men en del af egenfinansieringen kan komme fra private samarbejdspartnere, fonde, legater m.fl. I særlige tilfælde kan Danskernes Digitale Bibliotek imødekomme en ansøgning med en reduceret egenfinansieringsgrad. I ansøgningen skal der argumenteres for, hvorfor der skal ydes tilskud uanset den normale egenfinansiering på 40 pct. ikke er opfyldt. Danskernes Digitale Bibliotek kan bevillige tilskud med et mindre beløb end det ansøgte. 2 http://ting.dk/wiki/ding-code-guidelines 4
3.5 Hvad skal ansøgningen indeholde? Alle ansøgninger skal indeholde en række oplysninger, der anvendes som grundlag for vurderingen af ansøgningen. Nedenstående oplysninger skal gives i ansøgningen: Projektets formål Samarbejder Projektets målgruppe(r) Understøttelse af DDB s strategiske indsatsområder Succeskriterier og projektets potentielle effekt(er) Projektets økonomi Idriftsætning af projektet Projektplan inkl. slutfrist og milepæle. 3.6 Vurdering af ansøgningen Om der skal ydes tilskud til et projekt, beror på en samlet vurdering af ansøgningen under hensyn til de udmeldte indsatsområder og under inddragelse af en række kriterier. Bedømmelsen af ansøgninger om tilskud fra DDB Puljen foretages overordnet ud fra fire hovedkriterier. Disse kriterier skal en ansøgning opfylde, men ansøgningerne vil typisk opfylde kriterierne i varierende omfang. Hovedkriterierne er: National karakter: Projektet skal have national karakter. Herved menes, at projektet skal tage sigte på den samlede bibliotekssektor, og projektets resultater skal kunne udbredes og bruges af andre biblioteker. Fremtidsperspektiv: Projektet skal have fremtidsperspektiv. Dette skal forstås sådan, at der skal være realistiske muligheder for at udnytte projektet eller dets resultater ved idriftsættelse efter projektets afslutning. Brugerværdi: Projektet skal have brugerværdi. Hermed menes, at projektet skal give værdi for biblioteksbrugeren eller understøtte bibliotekets betjening af biblioteksbrugeren. Sandsynlighed for opfyldelse af bevillingsforudsætninger: Det skal være sandsynligt, at projektet kan opfylde de bevillingsforudsætninger, som DDB almindeligvis fastsætter, fx om open sourcelicens, dokumentation mv. Ved en nærmere vurdering af de enkelte ansøgninger og ved prioritering mellem ansøgningerne, når der er indkommet flere ansøgninger for et større samlet beløb, end der er afsat midler til i puljen anvendes følgende kriterier: Strategisk værdi for bibliotekssektoren: Det vurderes, hvor vigtigt projektet er i forhold til den samlede bibliotekssektor. I hvilket omfang realiserer eller understøtter projektet DDB s mission om at styrke, effektivisere og synliggøre det samlede bibliotekstilbud, og at sikre borgerne nem adgang til kvalitativt, aktuelt og alsidigt medieindhold via digitale platforme. Værdi for den fælles infrastruktur: Det vurderes, hvilke elementer i DDB-samarbejdets infrastruktur projektet fremmer eller understøtter. Det vurderes endvidere, hvilke teknologiske funktioner projektet muliggør for bibliotekssektoren som helhed. 5
Gennemførlighed: Det vurderes, hvor let eller svært det må antages at være at gennemføre projektet ud fra parametrene risiko, kompleksitet og omfang/tid. Det vurderes i forlængelse heraf, hvilke funktioner der bliver muliggjort for bibliotekssektoren som helhed ved idriftsættelse af projektet, og hvilke foranstaltninger der agtes foretaget for at sikre en smidig og økonomiske drift efter projektets afslutning. Kriterierne indgår ikke med samme vægt. Den strategiske værdi for bibliotekssektoren, er således højere prioriteret end de andre. Kriterierne vil dog ikke blive anvendt isoleret, idet der foretages en samlet vurdering ud fra kriterierne. 3.7 Hvad sker der med ansøgningen? Ved ansøgningsfristens udløb foretages følgende i DDB-sekretariatet: Når ansøgningen er modtaget, får ansøgere en elektronisk kvittering. Ansøgningerne fordeles derefter blandt sekretariatets faglige konsulenter, som udarbejder indstillinger til koordinationsgruppen for DDB. Derudover bliver den fagligt relevante faggruppe bedt om en vurdering af projektet. Oplysninger om hvornår der er møde i koordinationsgruppen, og hvornår der kan forventes svar på ansøgningen, offentliggøres på hjemmesiden. Projekter, der opnår tilsagn, følges herefter af en af sekretariatets faglige konsulenter. I perioden frem til afgørelse træffes, forbeholder DDB sig ret til at indhente yderligere oplysninger fra ansøger. 3.8 Regnskab og revision Senest fire måneder efter projektets afslutning (jf. projektplanen i ansøgningen) skal der indsendes et afsluttende regnskab for hele projektet til DDB-sekretariatet. Regnskabet opgøres således: Opgørelse over alle projektets udgifter og indtægter Redegørelse for beløbsmæssige afvigelser mellem budget og regnskab. Bemærk at beløbsmæssige afvigelser skal være aftalt med DDB-sekretariatet på forhånd Underskrift af den projektansvarlige og institutionens leder. Regnskabet skal følge budgettet. Underskrevet regnskab indsendes til DDB sekretariatet enten pr. brev eller pr. mail. Bemærk at der ikke skal sendes bilag for de afholdte udgifter sammen med regnskabet. Revision skal ske efter følgende regelsæt: For projektbevillinger på kr. 500.000 og derover er der krav om: - Regnskab revideret og underskrevet af en statsautoriseret eller registreret revisor For projektbevillinger på mellem kr. 50.000 og kr. 500.000 er der krav om: - Regnskab revideret og underskrevet af en registreret eller ikke-faguddannet revisor 6
For projektbevillinger på kr. 50.000 og derunder er der alene krav om: - Regnskab underskrevet af institutionens leder 3.9 Afsluttende projektrapport Senest fire måneder efter projektets afslutning skal en samlet rapport afleveres til sekretariatet. Det skal ske, dels ved at publicere rapporten i projektbanken på www.danskernesdigitalebibliotek.dk, dels ved at indsende rapporten elektronisk til projektets faglige konsulent. Den indledes med en kort sammenfatning. Derudover skal tilskudsmodtager udarbejde en evalueringsrapport i henhold til skabelonen på DDB s hjemmeside. Evalueringsrapporten samler op på projektets erfaringer og potentielle nye projekter. 3.10 Udbetaling Som udgangspunkt udbetales det samlede projekttilskud, når DDB sekretariatet har modtaget en udbetalingsanmodning samt underskrevet regnskab og afrapportering. Det kan mellem DDB-sekretariatet og en tilskudsmodtager aftales, at der halvårligt udbetales projektilskud i henhold til den givne bevilling og efter sekretariatets modtagelse af økonomisk statusrapport fra tilskudsmodtager. 3.11 Afrapportering af projektmodning Afrapportering fra projekter, der har modtaget tilskud til projektmodning, foregår enten ved fremsendelse af egentlig ansøgning eller ved en kort rapport om, hvad der førte til, at projektmodningen ikke resulterede i en egentlig ansøgning. 4. Driftstilskud 4.1. Ansøgning, budget og tilskudsperiode Der kan kun ydes tilsagn om driftstilskud til biblioteksdrevne nettjenester. Ansøgning om driftstilskud til en nettjeneste, der fremsendes i overensstemmelse med den i pkt. 2.2 beskrevne procedure, skal indeholde et budget for tilskudsperioden. Tilsagn om driftstilskud kan ydes for op til to år. 4.2 Vurdering af ansøgningen Det er en betingelse, for at en nettjeneste kan opnå tilsagn om driftstilskud, at nettjenesten ejes og drives enten af et eller flere biblioteker, der er tilsluttet DDB-samarbejdet, eller af et konsortium, forening e.l., hvori et eller flere af de af DDB-samarbejdet omfattede biblioteker deltager. Der kan efter en samlet biblioteksfaglig vurdering ydes driftstilskud til biblioteksdrevne nettjenester, hvis nettjenesten 1) i væsentlig grad har biblioteksfaglig og bibliotekspolitisk betydning for bibliotekssektoren og betydelig opbakning fra bibliotekerne, 7
2) er tilgængelig for alle landets folkebiblioteker og 3) ikke eller kun i begrænset omfang kan drives uden tilskud fra DDB Puljen. 4.3 Bevillingsforudsætninger Hvis der opnås tilsagn om driftstilskud til en nettjeneste, fastsættes der i tilsagnsbrevet bevillingsforudsætninger for tilskuddet. Et tilsagn om driftstilskud ydes altid på betingelse af 1) at de i tilsagnsbrevet fastsatte bevillingsforudsætninger opfyldes, 2) at tilskuddet anvendes i overensstemmelse med budgettet og i overensstemmelse med hvad der senere måtte blive aftalt mellem DDB-sekretariatet og tilskudsmodtager om anvendelse af tilskuddet. 3) at DDB-sekretariatet uden ugrundet ophold informeres om væsentlige ændringer i driften af tjenesten med henblik på godkendelse heraf, 4) at tilskuddet helt eller delvis kan bortfalde eller kræves tilbagebetalt, hvis det ikke anvendes som anført i ansøgningen, i overensstemmelse med de fastsatte bevillingsforudsætninger eller i overensstemmelse med eventuelt senere godkendte ændringer. Endvidere kan der bl.a. opstilles bevillingsforudsætninger om, at nettjenestens løsninger omfattes af en eller flere bestemte open source-licenser, at nettjenesten understøtter DDB s strategier og indsatsområder, at nettjenesten løbende er i dialog med DDB-sekretariatet, at der opstilles succeskriterier for nettjenesten og at der indgås en samarbejdsaftale mellem DDB og nettjenesten. 4.4 Driftstilskudsloven og revision og regnskab Driftstilskud til bibliotekernes nettjenester er omfattet af lov nr. 1531 af 21. december 2010 om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet (driftstilskudsloven) med senere ændringer og dertil hørende bekendtgørelse Tilskudsmodtager skal overholde driftstilskudsloven, herunder med hensyn til revision og regnskabsaflæggelse. 4.5. Udbetaling Udbetaling af tilskud sker kvartalsvis. 8